Makalah Sia Study Kasus 4 [PDF]

Citation preview

1



MAKALAH Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Pengetahuan Manajemen: Studi Kasus ZBMS Sdn. Bhd



KELOMPOK 3            



Feby Aulia Zahara Hesti Sabrina Jepiani Lyna Chandra Kasih Merry Desti Christianty Myranda Theresia Ayu Sri Lestari Tia Suciati Ghina Husnul Chotimah Nur Lisa Maulidya P Winta Riska Damayanti



i



(16116015) (16116012) (16116003) (16116004) (16116016) (16116005) (16116029) (16116006) (16102152) (16102182) (16102131) (14116020)



KATA PENGANTAR



Puji dan syukur kehadirat Tuhan YME karena hanya dengan berkat rahmat dan hidayahNya kami dapat menyelesaikan Tugas Makalah Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi yang berjudul “Studi Kasus ZBMS Sdn. Bhd”. Sebagaimana judul diatas, makalah ini disusun untuk membuka wawasan kita sebagai mahasiswa untuk lebih mengenal apa itu Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi dalam ZBMS, Program Sistem Informasi Akuntansi, yang diantaranya membahas mengenai Penggunaan, Fungsi, Penggunaan Informasi, Nilai Tambah, Peran Pengetahuan, Peran Strategis, dari AIS, sertadapat memahami ilmu yang ada didalamnya dimana sebagai Arah Untuk Penelitian Masa Depan. Kami sebagai penyusun dari makalah ini sebelumnya memohon maaf karena kami sepenuhnya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang. Dengan selesainya makalah ini, kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak Imam selaku Dosen Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi. Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan penyusun pada khususnya.



Jakarta, 22 April 2018



ii



DAFTAR ISI Halaman Judul .......................................................................................................................... i Kata Pengantar ......................................................................................................................... ii Daftar Isi .................................................................................................................................. iii BAB I (PENDAHULUAN) ........................................................................................................1 1.1 Latar Belakang....................................................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah ..............................................................................................................2 1.3 Tujuan .................................................................................................................................2 BAB II (PEMBAHASAN) .........................................................................................................3 2.1 Pengenalan ..........................................................................................................................3 2.2 Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi dalam ZBMS ....................................................3 2.3 Program Sistem Informasi Akuntansi ................................................................................4 2.3.1 Penggunaan AIS ..............................................................................................................4 2.3.2 Fungsi AIS .......................................................................................................................4 2.3.3 Penggunaan Informasi dalam AIS ...................................................................................5 2.3.4 Nilai Tambah dari AIS ....................................................................................................9 2.3.5 Peran Pengetahuan...........................................................................................................9 2.3.6 Peran Strategis dan AIS .................................................................................................10 2.4 Arah Untuk Penelitian Masa Depan .................................................................................10 BAB III (PENUTUP)...............................................................................................................12 3.1 Kesimpulan .......................................................................................................................12 DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................................................13



iii



BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Seiring berjalannya waktu, kondisi persaingan dalam dunia bisnis terus meningkat. Tentunya setiap perusahaan mendapat tantangan untuk memiliki keunggulan kompetitif agar mampu bersaing dengan para kompetitornya yang terus bermunculan. Bahkan tidak sedikit perusahaan yang terpaksa harus tutup atau mengakhiri usahanya dikarenakan tidak mampu bersaing dengan para kompetitor yang sebidangnya. Dengan memiliki manajemen, sistem, dan strategi yang baik perusahaan akan mampu bertahan secara jangka panjang dari persaingan bisnis yang semakin ketat. Dengan menerapkan strategi bisnis yang tepat didukung dengan adanya inovasi, maka perusahaan akan mampu memenangkan persaingan bahkan menjadi Market Leader bagi competitor sekelas dan sebidangnya. Perusahaan harus terus meningkatkan kualitas pada pelayanan kepada konsumen saat berorientasi pada kepuasan konsumen atau pelanggan sebagai hal terpenting bagi Perusahaan. Karena kepuasan konsumen sangatlah mempengaruhi Repeat Order bagi penjualan Perusahaan. Mencermati Industri konstruksi di Indonesia, terlihat bahwa Industri ini telah berkembang seiring perkembangan Indonesia. Industri Konstruksi adalah sebuah sector yang memegang peran penting dalam pembangunan Indonesia. Salah satu contoh yang termasuk dalam industry konstruksi adalah ZBMS Sdn. Bhd ZBMS adalah perusahaan yang terdaftar di Kuala Lumpur dan beroperasi di Indonesia dibidang industri konstruksi. Perusahaan menggunakan AIS otomatis yang dikenal sebagai “Kontrak Plus - Paket Akuntansi Keuangan & Proyek yang dikembangkan secara komersial oleh perusahaan swasta (ZYXW)”. Berbagai macam orang yang terlibat dalam operasi perusahaan di dalam dan di luar organisasi menggunakan informasi akuntansi yang dihasilkan oleh sistem ini untuk pengambilan keputusan. Berdasarkan masukan yang diberikan oleh manajer tingkat operasional, perangkat lunak Kontrak Plus menghasilkan laporan pendapatan, neraca, dan pernyataan perubahan proyek bulanan di posisi keuangan untuk manajer strategis dan taktis untuk merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan pada alokasi sumber daya. Peran yang dimainkan oleh AIS meningkatkan akuntansi organisasi fungsi, dan tambahan nilai informasi. AIS otomatis mempercepat proses untuk menghasilkan laporan keuangan dan mengatasi kelemahan manusia dalam pemrosesan data. Sistem meningkatkan manajemen sumber daya dan proses pemantauan, kontrol dan prediksi. Bisnis ZBMS untuk masa depan yang lebih baik. Dengan munculnya SIA, pertumbuhan tacit dan eksplisit pengetahuan dapat dilihat dari pelatihan intensif personil pada tahap awal implementasi sistem untuk pengembangan dan penggunaan manual 1



perusahaan sendiri dalam pelatihan staf baru dan membantu pekerjaan staf yang ada. Mengingat manfaat dari AIS ke ZBMS, ini merekomendasikan bahwa sumber data harus sepenuhnya otomatis, dan yang adasistem harus ditingkatkan melalui komputerisasi pratender dan pasca-tender proyek untuk mengaktifkan integrasi AIS.



1.2 RUMUSAN MASALAH 1) Bagaimana penggunaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada Perusahaan Konstruksi ZBMS?



1.3 TUJUAN 1) Mengetahui bagaimana penggunaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada Perusahaan Konstruksi ZBMS?



2



BAB II PEMBAHASAN 2.1 PENGENALAN Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sangat penting untuk semua organisasi dan mungkin, setiap organisasi baik keuntungan atau kebutuhan yang tidak berorientasi pada keuntungan untuk mempertahankan AIS. Istilah “Sistem Informasi Akuntansi”, tiga kata merupakan AIS. Uraian secara terpisah. Pertama, literatur mendokumentasikan bahwa akuntansi dapat diidentifikasi menjadi tiga komponen, yaitu sistem informasi, “bahasa bisnis” dan sumber informasi keuangan. Kedua, informasi adalah pemrosesan data berharga yang memberikan dasar bagi membuat keputusan, mengambil tindakan dan memenuhi kewajiban hukum. Akhirnya, sistem adalah entitas terintegrasi. Kombinasi dari tiga kata Akuntansi Sistem Informasi menunjukkan suatu kerangka terpadu dalam suatu entitas (seperti perusahaan bisnis) itu menggunakan sumber daya fisik (yaitu bahan, perlengkapan, personel, peralatan, dana) untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi keuangan untuk: (1) melakukan operasi dan kegiatan perusahaan, dan (2) memberikan informasi mengenai entitas kepada berbagai pengguna yang tertarik. Memang, kombinasi atau interaksi antara manusia, teknologi, dan teknik akan memungkinkan organisasi untuk mengelola pengetahuannya secara efektif. Saat ini, dunia dan kehidupan manusia telah berubah dari era informasi menjadi pengetahuan Umur dan pengetahuan telah diakui sebagai aset paling berharga. Bahkan, pengetahuan tidak bersifat pribadi seperti uang dan tidak berada dalam sebuah buku, bank data atau program perangkat lunak (Drucker, 1993). Drucker mempercayai pengetahuan itu selalu diwujudkan dalam diri seseorang, diajarkan dan dipelajari oleh seseorang, digunakan atau disalahgunakan oleh seseorang. Sebagai dunia bergerak ke era pengetahuan, tulisan ini akan meneliti bagaimana ZBMS Sdn. Bhd. Mengelola pengetahuan agar tetap kompetitif di antara industri konstruksi. Probst, Raub & Romhardt (1999, p.1) menekankan bahwa perusahaan harus belajar untuk mengelola aset intelektual mereka (yaitu pengetahuan) untuk bertahan hidup dan bersaing di “masyarakat pengetahuan”. Memang, pengetahuan manajemen prihatin dengan eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan (Davenport et al., 1998). 2.2 Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi dalam ZBMS ZBMS adalah perusahaan terbatas swasta yang terdaftar di Kuala Lumpur, Malaysia yang beroperasi dalam konstruksi industri, tempat kegiatan utamanya mulai dari pembangunan infrastruktur, bangunan, tenaga, limbah air untuk pengembangan properti serta rekayasa, pengadaan, konstruksi dan komisioning (EPCC) di sektor minyak & gas. 3



Perusahaan menggunakan AIS otomatis yang dikenal sebagai “Kontrak Plus Keuangan & Akuntansi Proyek” paket di Departemen Keuangan mereka, yang dikembangkan secara komersial oleh perusahaan swasta (ZYXW). Perangkat lunak ini akan menghasilkan data keuangan untuk dianalisis oleh akuntan dan kemudian digunakan oleh manajemen tingkat atas untuk pengambilan keputusan strategis, dengan demikian, para manajer ini dapat mengidentifikasi peluang dan keterbatasan masa depan yang dihadapi oleh perusahaan dan industri 2.3 Program Sistem Informasi Akuntansi 2.3.1 Penggunaan AIS Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-1, personel keuangan yang berada di kantor proyek situs (atau disebut Proyek Akuntan) dan kantor pusat seperti Akuntan Keuangan, Akuntan Manajemen dan Manajer Keuangan adalah pengguna internal sistem. Juga, tim manajemen yang terdiri dari General Manager Keuangan, Chief Operating Officer, Managing Director dan Direksi adalah di antara pengguna internal sistem. Di sisi lain, pengguna eksternal terdiri dari pemerintah agen (yaitu Pendapatan Darat), auditor eksternal, dan kreditor. Memang, berbagai macam orang di dalam dan di luar organisasi menggunakan informasi akuntansi untuk pengambilan keputusan. Gambar 1.1: Arus Informasi ZBMS



2.3.2 Fungsi AIS Fungsi utama SIA adalah menetapkan nilai kuantitatif dari ekonomi masa lalu, sekarang dan masa depan acara. Di ZBMS, AIS melalui sistem akuntansi terkomputerisasi (yaitu 4



ZYXW-Contract Plus) menghasilkan laporan keuangan yaitu laporan laba rugi, neraca dan laporan arus kas.Sistem akan memproses data dan mengubahnya menjadi informasi akuntansi selama input, tahap pemrosesan dan keluaran yang akan digunakan oleh berbagai macam pengguna seperti internal dan eksternal pengguna (lihat misalnya Wilkinson, 2000: 10-11). Wilkinson mencatat bahwa kinerja AIS yang efektif beberapa fungsi utama di ketiga tahap ini seperti pengumpulan data, pemeliharaan data, data Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Manajemen Pengetahuan: Studi Kasus 39 Pengelolaan: kontrol data (termasuk keamanan) dan pembentukan informasi. Gambar 1-2 meringkas proses transformasi AIS. Gambar 1.2: Pengolahan Data di Departemen Keuangan di ZBMS



2.3.3 Penggunaan Informasi Dalam AIS Proyek-proyek konstruksi yang dilakukan oleh perusahaan dibagi menurut jenis konstruksi kegiatan yang terdiri dari lima divisi, yaitu infrastruktur, bangunan, tenaga listrik, air limbah dan minyak dan gas, di mana setiap proyek diperlakukan sebagai perusahaan yang terpisah. Jumlah proyek yang dilakukan oleh setiap divisi tergantung pada kontrak yang diberikan kepada perusahaan. Sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 1-2, sumber data berasal dari pihak eksternal seperti klien, subkontraktor dan pemasok. Akuntan Proyek akan bekerja sama dengan Quantity Surveyor untuk mendapatkan informasi yang sesuai seperti yang digambarkan di bawah ini: Klien - Surveyor Kuantitas klien (QS) akan mengevaluasi pekerjaan yang sedang berjalan (WIP) dan keluar dengan persentase WIP untuk disetujui oleh kedua belah pihak. Setelah disetujui, Progress Billing Certificates (PBC) akan dikeluarkan oleh QS Klien, yang salinannya akan dikirim ke kantor pusat untuk pemrosesan data. Subkontraktor - QS ZBMS akan mengevaluasi WIP subkontraktor di situs dan keluar dengan 5



persentase WIP untuk disetujui oleh kedua belah pihak. Setelah disetujui, Sertifikat Kemajuan Subkontraktor (SPC) akan dikeluarkan oleh QS ZBMS dan diverifikasi oleh Project Manager ZBMS, yang salinannya akan dikirim ke kantor pusat untuk pemrosesan data. Pemasok - QS dan Akuntan Proyek akan memastikan bahwa materi dan mesin disampaikan dalam kondisi baik di lokasi konstruksi sebelum pesanan pengiriman diterima. Perintah pengiriman akan melekat pada faktur pemasok dan dikirim ke Kantor Pusat untuk diproses.



6



Gambar 1.3: Menyederhanakan SIA dalam ZBMS:



7



Dokumen-dokumen ini akan diverifikasi dan dimasukkan ke sistem oleh Akuntan Proyek. Itu data proyek akan disimpan di Piutang Proyek Proyek, Hutang Rekening, Aset Tetap demikian. Buku kas proyek akan diperbarui secara otomatis setelah data dimasukkan ke Piutang Rekening proyek dan Hutang Rekening. Setiap biaya yang dikeluarkan di kantor pusat akan disimpan di file master HQ Maintenance oleh Financial Accountant. Sistem Akuntansi Kontrak Plus perangkat lunak akan memproses data dan menghasilkan laporan keuangan proyek perusahaan individu secara bulanan, yang kemudian dikonsolidasikan pada tingkat grup. Aliran proses ditunjukkan pada Gambar 1-3 di atas. AIS otomatis berperan penting dalam level operasional ZBMS. Hal ini disebabkan oleh laporan keuangan yang dihasilkan oleh Kontrak Plus. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 14, proyek laporan keuangan dihasilkan oleh Proyek Akuntan, sedangkan Akuntan Keuangan menghasilkan laporan keuangan konsolidasi. Akuntan Manajemen menggunakan laporan keuangan konsolidasi untuk mempersiapkan kinerja perusahaan Laporan seperti perkiraan arus kas dan analisis rasio. Setelah Manajer Keuangan (tingkat operasional) menyetujui laporan, kemudian akan diserahkan kepada General Manager Keuangan dan Chief Operating Officer (level taktis) untuk membantu mereka dalam perencanaan, kontrol dan pengambilan keputusan. Penampilan Laporan akan memberikan informasi mengenai pekerjaan dalam proses informasi yang relevan. Karena itu, AIS berperan penting di tingkat operasional dan taktis karena kegiatan pada tingkat ini sangat bergantung pada informasi yang dihasilkan oleh SIA. Gambar 1.4: Jenis Informasi dalam ZBMS



8



2.3.4 Nilai Tambah Dari AIS AIS otomatis dipekerjakan oleh ZBMS mempercepat proses untuk menghasilkan laporan keuangan dan mengurangi kesalahan manusia dibandingkan AIS non-otomatis, yang menambah nilai akuntan yang ada. AIS juga menyediakan informasi mengenai data aktual dan anggaran dari organisasi yang membantu manajemen perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan operasi bisnis. Manajemen sumber daya yang baik dan kontrol biaya, penganggaran dan peramalan yang lebih baik akan meningkatkan kesejahteraan ZBMS secara berkelanjutan menghasilkan laba. SIA juga berkontribusi pada nilai ZBMS yang ditambahkan dengan menyediakan masukan internal dari laporan keuangan. 2.3.5 Peran Pengetahuan Di ZBMS, pengetahuan tacit dan eksplisit digunakan untuk membantu pengambilan keputusan bisnis. ZBMS mulai akuntansi terkomputerisasi sistem pada tahun 1997. Selama proses transformasi dari sistem akuntansi manual ke komputerisasi, semua personel keuangan dikirim untuk pelatihan komputer komprehensif. Tabel 1: Hubungan SIA di ZBMS dan Sistem Manajemen Pengetahuan



Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1, staf diberikan pengalaman di Sistem ZYXW. Selama tahap awal implementasi sistem, personil keuangan diberi fleksibilitas untuk mengeksplorasi sistem karena pengalaman terbatas pada perangkat lunak pada waktu itu, dan sebagian besar staf sangat bergantung pada manual yang disediakan oleh vendor untuk pemecahan masalah. Pada tahap awal, komunikasi dua arah dengan vendor dikembangkan untuk memecahkan masalah yang timbul. Seiring berjalannya waktu, para personel berada didorong untuk merekam masalah yang timbul. Masalah yang telah diselesaikan dicatat untuk masa depan referensi. Saat ini, Departemen Keuangan ZBMS memiliki manual ZYXW sendiri yang sesuai dengan kebutuhan departemen. Manual ini memberikan informasi yang berharga kepada karyawan baru dan juga kepada personil yang ada di Departemen Keuangan. Memang, SIA menyediakan rekaman sistematis, pemrosesan dan menghasilkan informasi akuntansi, dan tanpa 9



adanya SIA, informasi akan tersebar, acak dan sulit diakses, yang akan menjadi penghalang bagi pertumbuhan pengetahuan. 2.3.6 Peran Strategis dan AIS Automated AIS adalah bagian mendasar dari rencana strategis ZBMS pada tahun 1997. Ini telah diperbaiki selama bertahun-tahun pelaksanaan dan menghasilkan akuntansi yang akurat dan tepat waktu sehingga informasi yang berkontribusi pada pengambilan keputusan yang baik. Menyadari manfaat yang dibawa oleh SIA, sumber data harus sepenuhnya otomatis. Itu sistem yang ada harus ditingkatkan melalui komputerisasi pra-tender dan pasca-tender proyek dalam tahap utama kegiatan konstruksi. Saat sistem ditingkatkan, ZYXW Kontrak Plus akan mengintegrasikan dua modul pra dan pasca tender dengan yang saat ini otomatis Akuntansi Keuangan dan Proyek. Oleh karena itu, posisi yang paling cocok untuk mencari SIA di ZBMS pada McFarlan Grid ada di Factory Grid seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-5 di bawah ini. Gambar 1.5: Lokasi ZBMS di Grid Strategis McFarlan



2.4 Arah Untuk Penelitian Masa Depan Setelah menyebutkan peluang dan tantangan di atas untuk AIS, penelitian masa depan harus selidiki kontribusi AIS pada pertumbuhan pengetahuan organisasi. AIS akan mengatur dan struktur input data dan pengetahuan, kurangnya pemahaman tentang efek potensial dari perilaku manusia pada sistem seperti kesalahan manusia, manipulasi dan gaya kerja. Bahkan, Ponemon dan Nagoda (1990) mencatat, “masalah yang paling sulit sering disebabkan, atau diperparah oleh mereka individu yang memiliki harapan yang salah dari sistem baru yang sedang dilaksanakan 10



(hal. 1). Pembelajaran akan berbuah dengan penggunaan kuesioner dan survei wawancara. Mungkin, survei seharusnya berkonsentrasi pada sampel manajer senior dari ratusan perusahaan teratas yang terdaftar di Bursa Malaysia (Bursa Efek Malaysia), bank, dan badan pengatur. Kelompok-kelompok ini dapat berkontribusi secara signifikan karena peran mereka sebagai pengambil keputusan di organisasi masing-masing. Kedua, penelitian masa depan juga harus menyelidiki kemungkinan untuk memperluas penggunaan SIA kedaerah lain yang masih tidak menggunakan sistem seperti organisasi nirlaba dan masyarakat. Memang, tingkat penggunaan saat ini menunjukkan bahwa manfaatnya melebihi biaya investasi. Implementasi SIA dapat menghemat uang dan waktu pemegang saham. Akhirnya, penelitian masa depan seharusnya mengeksplorasi masalah pada nilai informasi yang dihasilkan oleh AIS kepada pemegang saham dan pemangku kepentingan dalam pembuatan keputusan investasi. Pendekatan studi kasus pada perusahaan-perusahaan top akan menjadi metodologi yang tepat, karena pemahaman pada model AIS spesifik akan lebih berharga daripada menggunakan kuesioner dan pendekatan wawancara yang mengasumsikan AIS di seluruh organisasi sampel adalah identik.



11



BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Makalah ini membahas penggunaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) oleh ZBMS Sdn. Bhd. dimana orang yang terlibat dalam operasi perusahaan mendapatkan manfaat dari implementasi SIA dan penggunaan perangkat lunak Kontrak Plus yang dikembangkan oleh ZYXW. Sistem ini membantu operasional manajer untuk keluar dengan laporan bulanan untuk tingkat manajerial teratas (yaitu taktis dan strategis) merencanakan, mengendalikan, dan memutuskan alokasi sumber daya. Selain itu, kertas menunjukkan bahwa SIA memberi nilai tambah informasi diproses di dalam perusahaan. AIS otomatis dapat mempercepat proses informasi dan mengatasi kelemahan/kesalahan manusia. Akibatnya, sistem ini mendukung manajemen sumber daya dan membantu ZBMS melanjutkannya proyeksi keuntungan bisnis yang berkelanjutan. Penggunaan SIA menunjukkan pertumbuhan tacit dan eksplisit pengetahuan, di mana personel dilatih secara intensif dan pengalaman serta kesulitan dalam menembak direkam untuk referensi dan pelatihan di masa mendatang. Memang, suksesnya suatu akuntansi sistem informasi dapat digambarkan sebagai serangkaian aktivitas yang kompleks dan saling berhubungan yang mengharuskan peserta untuk memiliki keterampilan teknis dan manajerial untuk menyelesaikan masalah prospektif (Ponemon dan Nagoda, 1990: 1). Catatan: Untuk menjaga identitas responden dan pengembang perangkat lunak anonim, nama khayalannya digunakan dalam penelitian ini yaitu ZBMS Sdn. Bhd. Dan ZYXW masing-masing.



12



DAFTAR PUSTAKA



13