Management by Maxim [PDF]

Citation preview

Management by Maxim : How Business and IT Managers Can Create IT Infrastructure



Oleh



Nama NIM Kelas / Mata Kuliah



Rico Rahmat Pratama 1412412612 LMA2 / Information Systems Leadership (7213M)



Program Pascasarjana Ilmu Komputer PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN SISTEM INFORMASI JENJANG S2 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2015 MANAGEMENT BY MAXIM :



CREATING BUSINESS DRIVEN INFORMATION TECHNOLOGY INFRASTRUCTURES Langkah pertama pembuatan organisasi TI adalah membuat prinsip-prinsip penuntun bisnis yang disetujui. Prinsip ini disebut maxim. Maxim ini menyatakan apa yang paling penting bagi perusahaan. Dari bisnis maxim ini, kita mengembangkan menjadi TI maxim. TI maxim adalah pernyataann yang menunjukkan bagaimana perusahaan mendesain dan menerapkan TI di seluruh perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis dan mendukung bisnis maxim. Bisnis maxim dan TI maxim merupakan jembatan antara strategi bisnis dan strategi TI. Peter Weill dan Marianne menamakan hal ini sebagai management by maxim. Maxim adalah serangkaian pernyataan singkat yang menunjukkan fokus masa depan bersama dari suatu bisnis dalam istilih bisnis. Maxim melakukan translasi aspek-aspek dalam konteks strategis – strategic intent, strategi bisnis, pernyataan misi, customer value proposition – menjadi bentuk yang mudah dikomunikasikan dan dipahami ke seluruh organisasi. Perbedaan Maxim dengan strategi adalah strategi menunjukkan bagaimana suatu organisasi bersaing di market yang dipilih, sedangkan maxim menggambarkan pemahaman bersama tentang apa yang dibutuhkan oleh organisasi agar sukses menjalankan strateginya. Investment in IT Infrastructure TI mendukung kompetitif bisnis seperti meningkatkan waktu siklus, pelaksanaan proses lintas fungsional didesain ulang, memanfaatkan peluang cross-selling, dan menangkap saluran kepada pelanggan. Investasi infrastruktur TI adalah dasar untuk aplikasi komputer untuk melaksanakan proses bisnis. Proses perusahaan untuk membuat keputusan tentang investasi ini merupakan hal penting yang paling kontroversial dan paling sedikit dipahami. Bagaimana dewan direksi menilai kasus bisnis untuk investasi infrastruktur TI. Misalnya, adalah membuktikan kaitan investasi dalam jaringan komunikasi untuk mengurangi waktu kerja atau menghubungkan database bersama dan proses transaksi untuk cross-selling. Terlalu sering, dewan diminta untuk membuat keputusan berdasarkan kriteria teknis daripada kebutuhan bisnis jangka panjang.



IT Infrastructure Components



Di dasar piramida TI adalah komponen, seperti komputer dan teknologi komunikasi, yang sebagian besar komoditas dan tersedia di pasar. 4 Lapisan kedua terdiri dari satu set layanan yang berisi proses data yang berskala besar, penyediaan pertukaran data elektronik (EDI), atau manajemen database firmwide. Orang-orang dengan pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman mengikat komponen komoditas layanan infrastruktur TI yang dapat diandalkan. Aplikasi bisnis, membuka rekening bank, analisis penjualan, dan sistem pembelian, yang benarbenar melakukan proses bisnis memanfaatkan layanan infrastruktur bersama. Tantangan bagi perusahaan adalah untuk mengetahui layanan infrastruktur yang sesuai dengan konteks strategis mereka. Banyak pilihan untuk mengkonfigurasi investasi TI tidak membuat pilihan lebih mudah atau lebih jelas. Manajer umumnya menerima bahwa mereka harus bertanggung jawab atas pilihan TI mereka dan tidak turun tahta ke manajer TI. Tetapi proses pengambilan keputusan sering berbelit-belit, dan berbagai kemungkinan yang tidak jelas atau disajikan dalam hal teknis. Ketika mereka diberikan otorisasi pengeluaran TI yang besar, manajer mungkin masih tidak yakin apa yang telah mereka setuju atau apa kemampuan akan dikirim untuk mendukung bisnis mereka. Dilema ini sangat menonjol ketika perusahaan memutuskan investasi jangka panjang. Making IT Infrastructure Decisions Dari prinsip-prinsip bisnis, manajer bisnis dan TI bersama-sama mengidentifikasi maxims IT, yang mengungkapkan kebutuhan perusahaan untuk mengakses dan menggunakan informasi dan data serta sumber daya teknologi yang dibutuhkan untuk memproses transaksi dan memastikan kemampuan yang memenuhi syarat, integrasi, dan standar. Kerangka kerja ini membantu memperjelas investasi dalam hal keseimbangan antara biaya jangka pendek dengan tingkat minimum investasi dan pilihan masa depan dan fleksibilitas, yang mungkin memerlukan overinvestment didasarkan pada kebutuhan saat ini IT. Berikut ini adalah komponen dari kerangka maxim : 1. Considering Strategic Context Mengubah tuntutan bisnis, peran, dan hubungan sangat penting untuk membuat keputusan infrastruktur. Untuk mengklarifikasi kebutuhan infrastruktur, perusahaan juga butuh pemahaman mengenai strategi yang ada dan strategi di tiap-tiap bisnis unit, sinergi diantara unit yang ada, dan pengalaman perusahaan dan nilai keyakinan dari perluasaan sinergi yang ada.



Considering



Strategic



Context



memberikan



pandangan



mengenai



apa



yang



harus



dikoordinasikan di perusahaan, apa yang harus dikembangkan dari unit bisnis, dan apa yang harus ditinggalkan 2. Articulating Business Maxims Mengingat konteks strategis memberikan wawasan tentang apa yang harus berkoordinasi di perusahaan, apa yang harus memanfaatkan dari dalam unit bisnis, dan apa yang harus meninggalkan untuk pilihan local. Sebuah cara yang berguna untuk mengemukakan perpaduan ini sebagai kalimat pendek dari bisnis yang berfokus pada kebersamaan atau bisnis maxim. Maxim menarik misi atau strategi perusahaan yang bertujuan untuk mengartikulasikan sebuah persetujuan akan posisi dalam bentuk yang mudah dipahami dan ditindak oleh eksekutif. Bisnis maxim menerjemahkan aspek dari konteks strategi kedalam cara yang dapat secara mudah dikomunikasikan diperusahaan. Binis maxim focus pada seluruh karyawan perhatian pada pencapaian pesan yang simple dengan mengemukakan : 1. Sikap kompetitif perusahaan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. 2. Sejauh mana perusahaan mengkoordinasikan unit bisnis (misalnya, otonomi unit bisnis, cross-selling, sinergi, dan berbagi sumber daya) Implikasi untuk manajemen informasi dan IT. 3. Implikasi bagi penggunaan informasi dan TI Enam kategori bisnis maxim : 1. Fokus Biaya, Operational Excellence 



Harga produk dan layanan paling murah







Miningkatkan economic of scale melalui sharing best practices



2. Value differentiation as perceived by customer, Customer intimacy 



Memenuhi harapan kualitas dari pelanggan dengan biaya yang masuk akal







Membantu pelanggan memilih produk dengan mudah







Menyediakan informasi yang dibutuhkan pelanggan dari di setiap service point



3. Flexibility dan agility, Inovasi produk dan layanan 



Menumbuhkan kemampuan cross-selling







Mengembangkan produk dan layanan baru secara cepat







Meningkatkan kapasitas manufaktur di mana saja untuk pesanan tertentu



4. Growth, Cara memperluas bisnis 



Memperluas pasar yang muncuk dan sedang berkembang secara agresif







Go internasional sesuai kebutuhan pelanggan yang memperluas jaringan bisnisnya secara hati-hati







Target pertumbuhan produk tertentu dan nich emarket



5. Human Resources 



Kebijakan penempatan personel o Mengembangkan lingkungan yang memaksimalkan produktifitas intelektual o Memelihara profesional dan teknisi ahli tingkat tinggi o Identifikasi dan memfasilitasi perpindahan orang berbakat







Orientasi Manajemen, Aspek-aspek tata kelola bisnis dan decision making o Memaksimalkan independensi operasi lokal dengan mandat minimum o Membuat keputusan manajemen yang dekat dengan jalurnya o Mengembangkan kultur manajemen sharinf informasi ( untuk memelihara atau menghasilkan bisnis baru ).



6. Perancangan Jabatan







Memaksimalkan kebebasan operasi dengan minimum perintah dari atasan.







Memperluas sinergi sepanjang perusahaan







Budaya manajemen yang saling berbagi







Operasi yang fleksibel untuk membuat keputusan



3. Identifying IT Maxims IT Maxim menjelaskan bagaimana suatu perusahaan perlu untuk menghubungkan, berbagi, dan informasi struktur dan menyebarkan TI di perusahaan. Mereka mengidentifikasi bagaimana sebuah perusahaan harus: 



Memimpin atau mengikuti penyebaran IT dalam industri (misalnya, pemimpin, fast follower, atau pengguna aplikasi standar).







Memproses transaksi secara elektronik.







Terhubung dan berbagi sumber data di bagian yang berbeda dari perusahaan.







Terhubung dan berbagi sumber data di perusahaan yang diperluas (misalnya, pelanggan, pemasok, regulator, atau aliansi strategis).



IT Maxim menentukan pendekatan perusahaan untuk: 



Peran IT dan tingkat investasi relatif terhadap pesaing.







Pemrosesan transaksi (standardisasi, interface umum, atau menjahit lokal).







Akses, penggunaan, dan standardisasi dari berbagai jenis data (misalnya, keuangan, produk, atau pelanggan).



IT Maxim dikelompokan secara umum kedalam 5 kategori antara lain : 1. 2. 3. 4.



Ekspektasi untuk investasi IT di perusahaan. Akses dan penggunaan data. Sumber daya hardware dan software. Kemampuan berkomunikasi dan pelayanan.



5. Arsitektur dan pendekatan standar. 4. Clarifying a Firm’s View of IT Infrastructure Deciding on Infrastructure Services Jaringan menjadi semakin penting bagi perusahaan dengan tampilan yang tergantung atau memungkinkan infrastruktur TI.Perusahaan dengan pandangan utilitas sering menggunakan jaringan yang lebih untuk pesan elektronik selain sebagai bagian dari sistem antar atau intraorganizational untuk melaksanakan proses bisnis. Dalam perusahaan dengan pandangan yang memungkinkan, jaringan tersebut digunakan secara ekstensif untuk transaksi bisnis dan proses bisnis baik di dalam maupun antara perusahaan dan pelanggan mereka dan pemasok. Telstra, yang memiliki tingkat tinggi sinergi antara perusahaan, memiliki layanan infrastruktur firmwide yang meliputi: 



Pengelolaan, pemeliharaan, dan dukungan fasilitas pengolahan data skala besar.







Pengelolaan layanan jaringan komunikasi meliputi e-mail, lalu lintas transaksi, transfer file, pencitraan, video, dan akses jarak jauh ke sumber daya mainframe terlepas dari platform teknis atau lokasi geografis.







Manajemen database firmwide dan aplikasi untuk memungkinkan pendekatan one-stop untuk layanan pelanggan.







Manajemen layanan pesan firmwide.







Kebijakan dan arsitektur TI.



Two Routes: Maxims or Deals A. The Maxim Route Rute Maxim mengasumsikan bahwa bisnis dan manajemen TI melihat perusahaan secara keseluruhan, Jika suatu perusahaan mengambil rute Maxim, salah satu dari empat tampilan infrastruktur akan muncul, dan salah satu mungkin cocok, tergantung pada konteks strategis perusahaan dan Maxim.



B. The Deals Route Manajer TI berbicara dengan manajer unit bisnis, yang sering disebut sebagai bagian dari siklus perencanaan tahunan, untuk memahami unitTI perlu didasarkan pada strategi bisnis saat ini. Setelah diskusi dengan semua unit bisnis, manajer TI membuat rekomendasi infrastruktur firmwide didasarkan pada kombinasi dari kebutuhan unit.Setelah mereka memperkirakan biaya, manajer TI pergi ke setiap unit dengan proposal. Mereka bernegosiasi, perdagangan jasa biaya dan infrastruktur, dan membuat kesepakatan. Hambatan Menciptakan Infrastruktur Driven-Bisnis 1. Ekspresi Hambatan Ada hambatan ekspresi ketika Maxim sulit untuk menemukan atau mengartikulasikan, mengakibatkan manajemen operasional yang tidak mengerti atau tidak berkomitmen untuk strategi perusahaan. Kurangnya Maxim dapat disebabkan oleh kurangnya kejelasan strategis dari: 



Manajer eksekutif yang tidak mengerti baik tujuan strategis perusahaan atau strategi saat ini.







Manajer eksekutif yang belum berhasil diartikulasikan dan dikomunikasikan pesan kepada manajer operasional.







Sistem penghargaan individu dan budaya yang menghalangi sukses artikulasi dan penggunaan maksim.



2. Hambatan Pelaksanaan Hambatan implementasi terjadi ketika suatu perusahaan tidak dapat membentuk infrastruktur yang tepat karena penyebab mulai dari masalah organisasi, politik, budaya, dan sistem penghargaan kurangnya kepemimpinan TI dan hambatan teknis. Kadang-kadang IT manajer eksekutif tidak bisa mendapatkan organisasi setuju untuk berinvestasi dalam infrastruktur, khususnya dalam hal memungkinkan infrastruktur yang keuntungan bisnis tidak didasarkan pada pengurangan biaya



Hambatan pelaksanaan juga dapat terjadi ketika prinsip-prinsip bisnis dan TI yang dibentuk dalam isolasi dan tidak berhubungan. Misalnya, mendorong kelompok TI untuk mengatur dan menegakkan data firmwide dan standar komputasi tanpa sesuai hasil bisnis Maxim. Hambatan Implementasi juga dapat hasil dari kendala teknis infrastruktur saat ini. Seringkali, hambatan untuk meningkatkan jangkauan dan berbagai layanan berasal dari hak paten sistem operasi atau kurangnya definisi data standar. Jenis penghalang yang umum di perusahaan-perusahaan yang diakuisisi unit bisnis atau yang baru saja membutuhkan infrastruktur bersama untuk memfasilitasi inisiatif strategis baru, seperti cross-selling antar unit bisnis. Dalam kedua situasi, perusahaan membuat keputusan teknis untuk membentuk infrastruktur unit bisnis yang terpisah tanpa mempertimbangkan integrasi. Perkembangan bisnis Maxim Saat Ini Semakin banyak ragamnya jenis produk dan jasa perbankan yang mengandalkan dukungan infrastruktur TI pada saat ini, pengambilan keputusan investasi infrastruktur TI yang dilakukan manajer menjadi sulit dikarenakan adanya tekanan untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak. Sementara keterbatasan kapabilitas infrastruktur TI akan menghambat proses bisnis dikarenakan infrastuktur TI merupakan strategi utamadalam sebuah organisasi. Manajemen dengan maxim menggunakan kerangka berpikir terhadap pemahamarr kontek strategi perusahaan. Manajer akan mampu mengidentifikasi maxim bisnis dan maxim TI yang dapat menolong didalam menentukan kapabilitas infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis. Saat ini pandangan terhadap infrastruktur pada posisi bebas, namun untuk mencapai maxim, diperlukan perubahan pandangan yang memungkinkan untuk mengkuti trend saat ini. Banyaknya teknologi, kompetitor dan para penyedia layanan TI membuat Maxim yang digunakan berkembang dan diperlukan penelitian lebih lanjut dengan adanya teknologi mobile yang saat ini bukanlah barang yang jarang ditemui oleh para konsumen maupun para pengguna bisnis TI. Oleh karena itu permasalahannya adalah bagaimana cara organisasi mengelola siklus hidup dari layanan yang disediakan oleh TI, mengikuti trend yang ada tanpa mengganggu bisnis yang berjalan.