Materi Administrasi Humas Dan Protokoler - XII [PDF]

Citation preview

1



Administrasi Humas dan Protokoler (AHP) XII AP 1. ADMINISTRASI HUMAS DAN PROTOKOLER A. PENGERTIAN ADMINISTRASI DAN HUMAS Administrasi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan, seurat menyurat, ketatausahaan dalam sebuah organisasi yang dilayani secara prima/intensif pada suatu organisasi. Organisasi adalah sekumpulan orang dalam sebuah wadah yang memiliki tujuan yang sama. Humas adalah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian dan membangun citra positif organisasi/lembaga. Komunikasi adalah proses interaksi penyampaian pesan dari komunikator (Penyampai pesan) kepada komunikan (Penerima pesan) secara langsung maupun tidak lansung dengan media tertentu. Ruang Lingkup Administrasi :  Administrator  Sarana dan Prasarana  Tempat  Biaya  Tujuan Ruang Lingkup Humas :  Komunikasi  Pesan  Tujuan (target yang ingin dicapai)  Media  PR (orang yang melaksanakan humas)  Tempat (lokasi yang dipakai PR) Tujuan humas : 1. Adanya penguatan dan perubahan kognisi, apeksi dan perilaku komuikasinya (sikomotori) 2. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian 3. Menjaga dan membentuk saling percaya 4. Memelihara dan menciptakan kerjasama B. PENGERTIAN PROTOKOL, PROTOKOLER DAN KEPROTOKOLERAN Dalam Pengertian luas, protokler adalalah seluruh yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan / kantor maupun masyarakat. Secara etimologis, istilah protokol dalam bahasa inggris “protocol ”, bahasa perancis “protocole”, bahasa latin “protocoll(um)” dan bahasa yunani “protocollon ” Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang diletakan pada menu skrip atau naskah sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni “keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dll dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembngan selanjutnya protokol berarti kebiasaan –kebiasaan peraturanperaturan yang berkaitan dengan formalitas tata aturan dan etiket dipomatik.



2 Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan intuisi pemerintahan dan berlaku secara universal. Pengertian enurut UU No. 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, yaitu “keprokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dalam aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara pemerintahan atau masyarakat”. UU No. 9 Tahun 2010 tentang keprotokolan adalah pengganti UU No. 8 tahun 1987 tentang protokol yang sudah dianggap tidak sesuai dengan zaman. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal I Dalam UU ini yang dimaksud dengan : 1. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan. Sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara pemerintahan atau pmasyarakat. 2. Acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh oanitia negara secara terpusat, dihadiri oleh presiden dan/atau wakil presiden serta pejabat dan undangan lain. 3. Acara resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga neara dalam melaksanakan tugs fungsi tertetu dan dihadiri oleh ejabat negara dan/atau pejabat enerintah serta undangan lain. 4. Tata tempat adalah pengturan tempat bagipejabat negara, pejabat pemerintahan, pejabat neara sing dan atau organisasiinternasional serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan aau acara resi. 5. Tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. 6. Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi ejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara sing, dan atau organisasi internasional dan tokoh masyarakat terntentu dalam cara kenegaraan atau acara resmi. 7. Pejabat negara dalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam UUD Negara Reublik Indonesia tahun 1945 dan pejabat negara yang secara tegas ditentukan dalam UU. 8. Pejabat pemerintahan adalah pejabat yan menduduki jabatan tententu dalam pemerintahan, baik dipusat maupun di daerah. 9. Tamu negara dalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi atau pribadi ke negra indonesia. 10. Tokoh masyarakat tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosianya mendapat pengaturan keprotokolan. 11. DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat darah sebagai penyelenggara pemerintahan daerah. Asas Asas Protokol



3 Dalam keprotokolan negara Republik Indonesia terdpat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler. Yakni, asas kebangsaan, asas keterlibatan dan kepastian hukum, asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan dan asas timbal balik. 1. Asas Kebangsaan Yang dimaksud dengan asas kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa indonesia yang pruralistik (Kebinekaan) dengan tetap menjaga rinsip NKRI 2. Asas ketertiban dan kepastian hukum Dalam hal ini yang dimaksud dengan ketertiban dan kepastian hukum adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum. 3. Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan Dalam hal ini yang dimaksud keseimbangan kesesuaian dan keselarasan adalah keprotoklan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian dan keslarasan antara individu dan masyarakat dengan mengedepankan kepentingan bangsa dan negara. 4. Asas timbal balik Pada asas ke-empat ini yang dimaksud dengan timal baik adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain. TUJUAN PROTOKOL Selain asas-asas protokol terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokolan itu sendiri antara lain : 1. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintah, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu dan/atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam neara, pemerintah dan masyarakat. 2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional. 3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa. PERAN PROTOKOL (KEPROTOKOLAN) Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institus. Disamping itu, protokler juga merupakan bagian yang merekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan baik tingkat lokal maupun nasional. Pern protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan tamu duduk atau penyambutan tamu saja, namun protokol memiliki peran selain menjadi koordinator kegiatan/acara seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait. Seorang protokol juga harus bertinak sebagai mediator bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan semua piak yang terlibat.



4 UNSUR – UNSUR PROTOKOL Aktifitas keprotokolan secara lebih luas terdiri dari 5 hal, yakni : 1. Tata ruang Tata ruang adalah pengaturan ruangan yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruangan harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan tergantung jenis aktifitas. Didalam taa ruang ini terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat Keras sebagai macam perlengkaan yang dipergunakan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi atau sofa, sound system atau public adress, dejorasi, permodalan, bendera, taman, dll.Perangkat Lunak yaitu personl yang terkait dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti penerima tamu, pemanu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi, dsb. Dalam prakteknya, protokoler harus memperhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail. Misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain : a. Ruangan harus sesuai dengan kebutuhan b. Papan nama petnjuk yang diperlukan c. Tata suara yang memadai disesuaikan dengan tata ruang an tempat d. Tata lampu yang mecukupi kebutuhan 2. Tata upacara Tata tempat adalah urutan kegiatan yauti bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktifitasnya. Untuk keperluan tersebut harus memperhatikan : a. Jenis kegiatan b. Bahasa penganta yang diperlukan c. Materi aktifitas Dalam tata upacara haruslah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara personil penyelenggaraan dan alat penunjang lain. Untuk menguasai acara misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatanmereka yang akan memberikan sambutam. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu upacara diperlukan pula seorang stage manager yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dengan pelaksana acara. 3. Tata Tempat (Preseance) Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa inggris preceande yang artinya urutan. Yang dimaksudkan disini adalah aturan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam dal tata duduk para pejabat yang biasnya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat ang bersangkutan. Kedudukan administratf / struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan keputusan presiden nomor 265 tahun 1968. Adapun aturannya,terdaat pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam prseance antara lain :



5 a. Golongan very importam person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabata atau kedudukannya. b. GGolongan Very Importan Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatnya, mislanya bangsawan. Pedoman Dalam Preseance : 1. Aturan dalam preseance a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi mempunyai urutan paling depan atau mendahului. b. Jika orang-orang dalam posiis duduk atau berdiri berjajar yang palng penting adalah mereka yang berdiri disebelah kanan. 2. Aturan Umum Tata Tempat a. Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap sebagai empat pertama adalah orang yang menghadap pintu keluar sedangakan untuk yang duduk didekat intu dianggap sebagai tempat paling terakhir. b. Dala pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi) yakni jika orang – orang tersebut belajar pada garis yang sama maka tempat sebelah kanan diluar atau tempat yang paling tengah adalah yang paling utama. 3. Aturan Tempat Duduk Aturan tempat duduk diatur menurut auran sebagai erikut : a. Yang didahlukan adalah tempat duduk yang paling tinggi b. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan rutan nomor 2 sedangkan urutan sebelah kiri urutan nomor 3. 4. Aturan urutan memasuki kendaraan Selanjutnya ialah urutan memasuki kendaraan untuk undangan resmi atau kenegataan diperlukan perhatian dan penganganan khusus bahkan perencanaan yang sangat matng. Tipe kendaraan juga bahkah mempengaruhu pengaturan tersebut. Untuk mengemudiun ia juga harus mengenal pengetahuan protokoleryang juga akan mempengaruhi penampilannya. Ada beberapa cara bagaimana memasuki kendaraan, yaitu sebagai berikut : a. Pesawat Udara Sesorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir sedangkan ketika menuruni pesawat, orang yang utama tersebut akan turun lebih dahulu. b. Kapal Laut Seseorang dengan urutan utama akan naik terlebih dahulu dan akan tuun terlebih dahulu juga. c. Kendaraan Mobil atau Kereta Seseorang yang paling utama baik ketika naik maupun turun kendaraan akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur



6 sedemikian rupa oleh karena keadaan dan kondisi yang tidak memungkinkan, hal tersebut merupakan suatu hal perkecualian d. Untuk letak kendaraan, hendaknya dihadapkan ke kiri. Hal ini berarti arah kendaraan yang akan menuju berada di sebelah kiri. e. Seseorang yang utama duduk ditengah duduk di sebelah kanan sedangkan yang berikutnua disebelah kiri. f. Apabila telah sampai ke tempat tujuan, dan akan turun, hedak nya kendaraan dihadapkan ke sebelah kanan sehingga memudahkna orang utama untuk dapat turun terlebih dahulu. g. Jika penumpang mobil 3 orang dan duduk dibelakang, maka orang yang pling terhormat duduk di sebelah kanan, orang kedua duduk paling kiri dan orang ketiga duduk di bagian tengah. h. Jika mobil memungkinkan untuk ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6 orang. Karena ada tambahan bak ditegah, maka bak yang kedudukannya yang lebih tinggi meduduki di sebelah kanan kirinya. 4. Tata busana Tata busana ialah pakaian ayng harus dikenakan pada suatu aktifitas protokoler, baik oleh pejabat, undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan an dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun nonformal. Adapun jenis tata busana yang perlu diketahui antara lain : a. Pakaian sipil lengkap b. Pakaian sipil harian c. Pakaian dinas lapangan d. Pakaian dinas harian e. Pakaian dinas upacara f. Pakaian resmi jabatan g. Pakaian nasional / pakaian organisasi h. Toga 5. Tata warkat Tata warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain : a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah dipersiapkan sesuai dengan jenis keperluan kegiatan. b. Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kepastian tempat, kepetingan serta tujan yang ingin tercapai sendiri. c. Bentuk undangan sepadat mungkin, dilakukan untuk setiap jenis kegiatan baik mengenai formt isi, dsb d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabata maupun alamatnya. e. Dalam perlu dijelaskan bahwa undanan tersebt diperuntukkan beserta istri/suami



7 atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang. f. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduk. g. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang akan dikenakan. h. Menentukan batas akhir aktu penerimaan tamu. i. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidakhadirannya. (RSVP : respindez sil vous plaiz) j. Undangan dikirim dalam waktu reltif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan. Contohnya seminggu sebelumnya. Selain Ke-5 aturan tersebut terdapat hal-hal yang harus dimiliki dalam melaksanakan keprotokolan. Hal-hal yang akan mennjang dan menentukan keberasilan dalam melaksanakan kegiatan, antara lain : Tata cara : Setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib dan hidmat serta setiap perbuatan dan tindakan yang hendak dilakuka harus berdasarkan aturan dan urutan yang telah ditentukan. Tata Krama : yaitu etiket dalam pemberian penghormatan Aplikasi Aturan: Yaitu penerapan ketentuan peraturan peundang-undangan dibidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan. Hal ini harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi pada saat kegiatan. TUGAS DAN FUNGSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOLER Bagian humas dan protokol menyelenggarakan fungsi pelaksanaan sebagian fungsi dan pengkoordinasian pmbinaan di bidang informasi dan kehumasan yang meliputi pengumpulan informasi dan pemberitaan, kegiatan keprotokolern sera menkoordinasikan pembinaan rado siaran. Tugas Bagian Humas Dan Protokol  Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dibidang informasi kehumasan dan protokol yang meliputi pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran publik lokal serta keprotokoleran.  Melaksanakan pembinaan, dan pengendalian kegiatan pengumpulan bahan pedoman dan petunjuk teknis serta program di bidang informasi dan kehmasan sesuai dengan rencana strategi pemerintah daerah / organisasi  Melaksanakan koordinasi kebijakan dibidang informasi dan kehumasan  Melaksanakan penanggung jawab dalam penylenggaraan publikasi hasil keiatan pemerintah dan masyarakat.  Melaksanakan penanggungjawan pelayanan umum peneenggaraan pemerintah daerah dibidang informasi kehumasan dan keprotokolan  Menjalin komunikasi dengan seluruh satuan kerja di lingkungan pemerintah daerah agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan kompetemsi organisasi pemerintah secara keseluruhan.



8  Menyediakan dan memberikan informasi publik yang benar dan akurat kepada masyarakat, media massa dan instan pers sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.  Melaksanakan pembinaan dalam rangka perencanaan, pngorganisasian, pelaksanaan dan pengenmabangan serta pengendalian/evaluasi dalam rangka kegiatan pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran serta kegiatan keprotokolan.  Melaksanakan pembinaan dan pengawasan urusan ketatausahaan di bagian humas dan protokol.  Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan komputer/teknologi informasi  Mmberikan penilaian DP3 kepada kasubag yang menjadi tanggung jawabnya.  Menyimpan dan mengarsipkan dokumen kepegawaian termasuk surat keputusan lain yang diberikan oleh asisten III sesuai dengan tugas dan fungsinya. Tugas Subag Pengumpulan Informasi  Melaksanakan kegiatan pengumpuln data dan penyajian data  Membuat dan menyiapkan media informasi cetak/visual dan media informasi luar ruang  Melakukan pengumulan data dan informasi untuk materi penerbitan media internal Pemkab  Mendistribusikan hasil produk media cetak ke berbagai pihak  Menghimpun dan menyajikan kliping berita dari berbagai media cetak  Melakukan analisis terhadap berita dan informasi yang dimuat di media cetak dan elektronik  Menjalin kerja dan mitra kerja dibidang informasi dan kehumasan  Menghimpun dan menyiaokan materi dialog serta mengkoordinasikan kegiatan dialof interaktif baik di radio maupu Televisi  Membuat dan menyiapkan materi publikasi seperti pengumuman, iklan, tayangan masyarakat dan adio spot.  Melakukan pengawasan kegiatan kesenian serta pegelolaan gedung auditorium pemkab  Melaksanakan kegiatan kearsipan  Melaksanakan pengisian, penyimanan dan pemeliharaan data pegawai serta menyiapkan dan melaporkan data kpeawaian secara berkala.  Melayani administrasi surat-surat bagian humas baik surat keluar maupun surat masuk.  Melakukan pendataan dan pemeiharraan barang – barang inventaris daerah milik bagian humas dan protokol  Memberikan penilaian kepada staff yang menjadi tanggung jawabnya  Melaksanakan kegiatan lain ang dituaskan oleh kabag humas dan protokoler. Tugas Subag Dan Pemberitaan Dan Pembinaan Radio Siaran Publik Lokal :  Melaksanakan pendokumentasian kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya dalam bentuk foto dan rekaman video  Melaksanakan editing dan processing hasil dokumentasi kegiatan  Memberikan pelayanan dokumentasi foto dan shooting video untuk kepentingan pemkab berdasarkan ketentuan yang berlaku  Melaksanakan peliputan kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya  Menyusun press release sebagai bahan pemberitaan  Menyusun naskah daily news untuk website lembaga



9  Melaksanakan koordinasi dengan media massa dalam rangka penyebarkuasan informasi pemberitaan  Melaksanakan fungsi pembinaan terhadap radio siaran public lokal  Melaksanakan koordinasi dengan berbagai stasiun radio bik pemerintah maupun swasta dalam rangka publikasi berbagai kebijakan pemkab  Memberikan penilaian kepada staff yang mnjafi tanggung jawabnya  Melaksanakan tugas lain yang dibrikan kabag Humas dan Protokol. Tugas Subag Protokol :  Mempersiapkan akomodasi protokoler kegiatan pemkab  Mengatur layout atau tata letak posisi tamu undangan dan muspida pada rapat dan acara resmi  Mempersiapkan transit bagi muspida atau tamu penting lainnya  Menyusun teks doa serta menyiapkan petugas doa dalam acara – acara seremonial dilingkungan pemkab  Mengatur penerimaan tamu di lingkungan pemkab  Melaksanakan koordinasi dengan tamu dan mengatur jadwal kunjungan  Melaksanakan koordinasi dengan SKPD ( Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang terkait dengan kunjungn tamu  Melaksanakan penjemputan dan mengatur tamu serta menyiapkan trasnsit bagi pimpinan rombongan  Mempersiapkan dan mengatur jalannya acaara yang berkunjung ke lembaga  Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan komputer  Memberikan penialaian kepada staff yang menjadi tanggung jawabnya  Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kabag humas dan protokol. SYARAT-SYARAT BAGI PETUGAS PROTOKOL Kemudian hampir senada dengan yang diatas dalam beberapa literatur dapat ditemukan, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting, agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain: 1. Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk memperhatikan kepentingan bidang lainnya. 2. Bisa mewujudkan dirinya sebagai aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas / acara. 3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri. 4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban, dan lain-lain. 5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik. 6. Mampu berpenampilan yang baik. 7. Mampu berkomunikasi dengan baik. SUMBER- SUMBER PROTOKOL 1. Persetujuan Internasional - Konggres Westphelia 1648



10 - Konggres Wina 1815 - Vienna Convention of Diplomatic Relation 1961 - Vienna Convention of Consular Relation 1963 2. 3. 4. 5.



Peraturan Perundang-undangan masing-masing Negara Tradisi, adata istiadat dan kebiasaan setempat Azas Timbal Balik Kepribadian kepala negara



2. TATA CARA MENERIMA TAMU KANTOR



A. Pengertian Tamu Kantor Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas humas/sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris/humas, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang humas wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya. B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris/humas antara lain : • Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan). • Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman. • Berikan sapaan ramah kepada tamu. Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut : 1. Penanganan ruangan tamu, humas baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut : • Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi. • Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti : - buku tamu - kartu pengenal tamu - majalah/Koran - brosur/katalog perusahaan - tempat sampah/asbak • Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat. 2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:



11  Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.  Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.  Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.  Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.  Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.  Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.  Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor. C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain : a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu. b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik. c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud. d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan. e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.  Ada beberapa etika menurut beberapa ahli : - Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain : a. Bersikap sopan dan ramah b. Berkepribadian menarik c. Bijaksana d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya. - Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain : a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar b. Berperilaku sopan dan ramah c. Ekspresi wajah yang hangat d. Menghafal nama tamu e. Senang bergaul dan luwes f. Menjadi pendengar yang baik g.Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku



12 h. Bersikap hormat kepada tamu i. Memiliki semangat kerja yang tinggi j. Nada suara yang enak dan jelas k. Tenang dan menangani complain secara professional l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu m. Tulus melayani tamu D.



Cara pelayanan tamu kantor Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan halhal beriku :  Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.  Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.  Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.  Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.  Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.  Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.  Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.  Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor : 1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri. 2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa. 3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya. 4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”. 5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan. 6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan. 7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?” E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya: • Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:



13 No, Jenis Tamu Kantor, Kondisi atau sikap sekretaris 1. Tamu dengan perjanjian Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.  Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta. 2. Tamu tak dikenal  Sapa dan tanyakan keperluanya.  Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.  Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu. 3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya  Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.  Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar. 4. Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian  Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan 5. Anggota keluarga atau teman atasan  Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain. 6. Tamu yang tak diingikan  Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.  Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes. 7. Pramuniaga atau salesman  Perlakukan dengan baik. Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini. 8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik  Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan. 9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris  Terima secara wajar, tidak gaduh.  Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.  Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja. 10. Tamu ketika atasan membatalkan janji  Meminta maaf dan jelaskan alasanya.  Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru. • Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:  Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor. Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.  Melayani tamu menurut kepentingannya. • Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.



14 Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan. • Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa. Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut. • Tamu yang ingin membeli barang. Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang.  Tamu aparat pemerintah. a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan. b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.  Tamu Teman Pimpinan Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting. Contoh bentuk percakapan dengan tamu



15  saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”  saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”  saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?”(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia). F. Formulir Kedatangan Tamu Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Secara garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan. Kesimpulan Salah satu tugas Humas adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat. C. TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan atau organisasi. Rapat dilakukan karena orangorang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerjasama. Hal        



hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat diantaranya : Melihat tuuan rapat Mempersiapkan peserta rapat Mempersiapkan ruangan rapat Membuat daftar acara Mempersiapkan bahan rapat Memperseiapka peralatan rapat Mengirimkan hasil rapat Melakukan pekerjaan – pekerjaan tindak lanjut



1. Unsur – unsur rapat Secara umum, rencana rapat harus memenuhi unsur : 1. Why, mengapa rapat dielenggarakan ?



16 2. 3. 4. 5. 6.



What, agenda rapat / materi yang akan dibahas ? Who, siapa peserta rapat ? Where, dimana rapat akan diselenggarakan ? When, kapan rapat akan diselenggarakan ? How, bagaimana rapat akan diselengarakan, formal atau semi formal ?



2. Memimpin Rapat Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan organisasi atau perusahaan. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan daam memimpin rapat diantaranya : 1. Memahami tujuan rapat 2. Mengetahui wewenang dan tugas pimpinan 3. Memahami setiap acara rapat 4. Menghubungi / menyiapkan notulen 5. Memahami perencanaan prosedur rapat 6. Mengatur petugas konsumsi dan akomodasi 7. Mempersiapkan perlengkapan rapat 8. Memeriksa undangan rapat 3. Pimpinan rapat yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut : 1. Berbicara sopan 2. Mengemukakan gagasan cemerlang 3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat 4. Mewakili kepentingan pimpinandengan baik 4. Hal hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat formal : 1. Membuat agenda rapat 2. Menentukan peserta rapat 3. Membuat undangan rapat 4. Membuat daftar rapat 5. Memperiapkan bahan rapat 6. Mempersiapkan peralatan dan penyelenggaraan rapat 7. Mempersiapkan ruang rapat 8. Mempersiapkan akomodasi 9. Mempersiapkan transportasi 10. Mempersiapkan konsumsi 11. Mempersiapkan unit kesehatan 12. Pengecekan persiapan terakhir 5. 1. 2. 3. 4.



Fungsi pemimpin rapa : Sebagai pengarah Sebagai penengah Sebagai penggerak Sebagai pencari solusi



6. Peran sekretaris dalam rapat : 1. MC 2. Notulen 7. Jenis Jenis Rapat : 1. Rapat menurut tujuannya : a. Rapat penjelasan



17 b. Rapat pemecahan masalah c. Rapat perundingan 2. Rapat menurut sifatnya : a. Rapat resmi b. Rapat tidak resmi c. Rapat terbuka d. Rapat tertutup 3. Rapat menurut jangka waktunya : a. Mingguan b. Bulanan c. Semesteran d. Tahunan 4. Rapat menurut frekuensinya : a. Rutin b. Insidental 8. Syarat – syarat Rapat Yang Baik 1. Terbuka suasananya 2. Tidak ada monopoli 3. Partisipasi aktif dan pengawasan dari pimpinan 4. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi 5. Pertanyaan singkat dan jelas 6. Disiplin waktu 9. Tipe – tipe pemimpin rapat : 1. Otoriter 2. Demokrais 3. Leissez faire 10. Tipe – tipe peserta : 1. Pembri iformasi 2. Pemberi semangat 3. Inisiatif 4. Pemersatu 5. Penyerang 6. Perantara 7. Pendengar. 11. Membuat Catatan Hasil Pertemuan Rapat a. Bentuk-bentuk catatan rapat dibagi menjadi 2 yaitu : 1. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambah ataupun dikurangi 2. Resume, yaitu catatan yang berisi kesimpulan-ksimpulan. b. Fungsi catatan rapat : 1. Sebagai dokumen dan alat pembukian 2. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang tidak hadir 3. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya. 4. Sebagai alat pengingat.



18 c. Teknik Penusunan Notula Rapat : 1. Judul notula 2. Tanggal, bulan dan tahun diselenggarakannya rapat 3. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat 4. Nama pimpinan dan ekrearis rapat 5. Jumlah peserta yang diundang 6. Jumlah pesera yang hadir 7. Jumlah pesrta rapat yang tidak hadir 8. Acaa / agenda rapat 9. Jalannya rapat 10. Penandatanganan pembuat rapat 11. Pengesahan pimpinan rapat.