Protokoler HMI [PDF]

Citation preview

PROTOKOLER HMI Dona Muhammad Syukur, S.Pd Diskusi Online HMI Cabang Pers. Tanjung Selor Kab. Semarang, 07 Juni 2020



@donamuhammad



085725430702



CURRICULUM VITAE 



Nama : Dona Muhammad Syukur TTL : Kab. Semarang, 10 Juli 1994 Alamat : Krajan II, RT 04 RW 02 Bener, Tengaran Kabupaten Semarang







Jenjang di HMI







Jabatan di HMI



: LK I (Basic Training) HMI Cabang Salatiga Komisariat Walisongo 2012 : LK II (Intermediate Training) di HMI Cabang Kab. Bandung 2015 : Senior Course di Salatiga 2016 : : : :



Departemen Pembinaan Anggota HMI cabang Salatiga Kom. Ganesha 2013-2014 Ketua Bidang Pembinaan Anggota HMI cabang Salatiga Kom. Ganesha 2014-2015 Ketua Bidang Pembinaan Anggota HMI cabang Salatiga 2016-2017 Sekretaris Umum HMI Cabang Salatiga Periode 2017-2018



PENGERTIAN PROTOKOL Beberapa kalangan beranggapan bahwa protokol adalah seseorang berpakaian lengkap sibuk mengatur suatu kegiatan upacara, atau seseorang yang tampil di depan mice membawakan acara, atau seseorang yang bertugas melayani dan menerima tamu-tamu dalam suatu upacara “Protokol” tidak hanya terbatas mengenai upacara saja, karena upacara adalah hanya salah satu aspek daripada protokol.



PENGERTIAN PROTOKOL Diambil dari kata protokol yang secara etimologi istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis proto-cole, Bahasa Latin protocoll(um), dan bahasa Yunani protocollon. Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebi asan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etika diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi a cuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal. Dalam pengertian luas protokoler adalah orang yang mengatur seluruh hal tentang pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kan tor maupun masyarakat. (Susi Respati)



.



MENURUT UU N0 9 TAHUN 2020 Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.



PRAKTEK SEHARI-HARI Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya acara dengan serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman atau disesuaikan.



•



• •



Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara) Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan) Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacara kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)



Tugas Protokol adalah mengatur acara. Tanggung jawab Protokol membawahi:



Tugas PA/MC adalah membawakan acara.



- PA/MC - Dokumentasi - Konsumsi - Upacara - Penerimaan tamu - Hiburan - Perlengkapan - Dekorasi - Keamanan, dll



JENIS KEGIATAN PROTOKOL



1. Kegiatan kenegaraan dan dibawah naungannya 2. Kegiatan Institusi Swasta 3. Kegiatan Organisasi



PROTOKOLER HMI Tugas suatu bidang kesekretariatan tidak saja terbatas pada pengelolaan atau pengaturan surat menyurat organisasi, kearsipan mengadministrasi dan penyelenggaraan dokumentasi serta perpustakaan organisasi, tetapi juga meliputi penataan suatu acara dan pelaksanaan. Tugas yang disebut terakhir dalam pedoman ini disebut sebagai Protokoler. Keprotokoleran HMI merupakan segala aktifitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan suatu produser kelancaran (upacara) di dalam HMI. Oleh karena itu ia memegang peranan penting bagi berlangsungnya suatu upacara. Demi tertib, disempurnakan ini menyuguhkan kembali (walaupun sering dijadikan sebagai salah satu materi dalam training) sebagai bagian integral dari tugas bidang kesekretariatan.



Agar sasaran suatu aktifitas dapat dicapai secara optimal, diperlukan penanggung jawab dan pembagian tugas di dalam penyelenggaraannya. Apabila penyelenggaraan suatu aktifitas tanpa adanya panitia penyelenggara/project officer, maka pengelolaan penataan dan penyelenggaraannya langsung dibawah koordinasi staf Sekretaris Jenderal (Sekjen). Namun kesemuannya itu masih lagi dibutuhkan pelengkap penyelenggara seperti pengantar acara (announcer), penerima tamu, pengatur kelengkapan, konsumsi, kesenian dan segala hal yang berhubungan dengan kelancaran. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan suatu upacara, yaitu: - Tempat/Gedung (layout, pengaturan kursi, dekorasi) - Jenis Acara - Pengantar Acara - Susunan acara Hal yang disebut terakhir (susunan acara) merupakan hal yang sering terdapat kesalahan, terutama mengenai urut-urutan pemberian sambutan. Urutan pemberi sambutan berbeda dengan urutan kepada siapa kita harus menyapa dalam acara tersebut. Kalau dalam menyapa, urutnya adalah secara struktural pejabat/pengurus tertinggi mendahului pejabat/pengurus tertinggi mendahului pejabat dibawahnya dan seterusnya. Sedangkan urutan pemberi sambutan mulai dari pengurus terbawa sampai seterusnya ke atas (lihat pada lampiran).



JENIS KEGIATAN PROTOKOL DI HMI 1. Pelantikan Kepengurusan 2. Pembukaan Kegiatan seperti: a. b. c. d.



LK Seminar Nasional Workshop Talkshow dll.



AKTIFITAS PROTOKOLER



Aktifitas Protokoler meliputi: 1. Tata Ruang 2. Tata Upacara 3. Tata Tempat 4. Tata Busana 5. Tata Warkat Dalam hal mengawasi dalam pelaksanaan aktifitas protokoler di HMI adalah Sekretaris Umum dan PAO.



TATA RUANG Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. 1. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi /sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya. 2. Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.



TATA UPACARA



Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan: 1) Jenis kegiatan; 2) Bahasa pengantar yang dipergunakan; 3) Materi aktivitas. Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat pe nunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlu kan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.



TATA TEMPAT Ketentuan yang berlaku dalam hal tata tempat para pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam organisasi. 1) a) b)



Aturan dasar Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului (VIP) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelah kanan.



2) Aturan umum tata tempat a) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pi ntu dianggap paling terakhir. b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi. 3) Aturan tempat duduk Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut: a) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi b) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan no mor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.



TATA BUSANA Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.



TATA WARKAT Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah: 1) Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan. 2) Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri. 3) Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya. 4) Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan ala matnya. 5) Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya. 6) Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan. 7) Menentukan batas waktu penerimaan tamu. 8) Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya 9) Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya he ndaknya sudah terkirim).



UNSUR KEPANITIAAN DI HMI 1. 2. 3. 4.



Ketua Sekretaris Bendahara Divisi-divisi:



a. b. c. d. e. f.



Acara Perlengkapan Dekorasi & Dokumentasi Keamanan Konsumsi Humas



Pembawa Acara & MC



PENGERTIAN •



Pembawa acara oleh masyarakat sering disebut Mc (Master of ceremony). benarkah penyebutan itu? tidak selalu salah tetapi juga tidak selalu benar. Mengapa? antara keduanya memang terdapat persamaan dan perbedaan.



•



Pembawa acara dapat bertugas dalam acara resmi dan tidak resmi, sedangkan MC hanya bertugas dalam acara tidak resmi.



•



Dengan kata lain, dalam acara tidak resmi pemandunya dapat disebut pembawa acara atau MC akan tetapi dalam acara resmi pemamdunya disebut pembawa acara saja.



•



Ada anggota masyarakat yang memakai istilah protokol dengan arti yang sama dengan pembawa acara atau MC memakai kata itu jelas kurang tepat.



TUGAS & PERAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Memastikan acara berjalan dengan lancar dab tepat waktu. Mengumumkan acara atau susunan acara yang akan berjalan. Harus paham benar keseluruhan acara yang akan berlangsung. Menarik perhatian hadirin untuk mengikuti jalnnya acara dari awal hingga akhir. Menyusun acara dengan baik dan berkoordinasi dengan panitia. Mengecek pengeras suara (mike) atau sound system agar berfungsi dengan baik. Mengecek kesiapan acara dan kehadiran orang-orang penting yang akan tampil dan hadir. 8. Merkonsentrasi menyimak detail jalannya acara. 9. Mengendalikan waktu agar acara berjalan sesuai dengan alokasi waktu yang sudah ditetapkan. 10. Mengenalkan pembicara (introducing of the speaker) atau mengisi acar sebelum mereka tampil dipodium dan pengartar materi yang akan disampaikannya. 11. MC adalah orang pertama dan satu-satunya orang yang berhak membuka acara atau berbicara secara "resmi" kepada hadirin, jangan lupa karena MC adalah orang pertama yang berbicara dalam suatu acara , maka MC harus memperkenalkan diri sendiri kepada hadirin.



TIPS MENJADI MC 1. 2. 3. 4.



Murah senyum, tetapi bukan senyum murahan PeDe atau percaya diri. Konsentrasi, selalu siap untuk berimprovisasi. Menguasai urutan acara, bekerja sama dengan manager panggung (stage manager) atau protokoler. 5. Rajin membaca, untuk meningkatkan kemampuan improvisasi.



LAMPIRAN



TIPS



• • •



https://www.youtube.com/watch?v=4IoJJHrW9eM (Menjadi MC) https://www.youtube.com/watch?v=LEDjYxq402Q (Menjadi Dirigen) https://www.youtube.com/watch?v=BQOKVifR4mM (Contoh Membaca Doa)



CONTOH RUNDOWN ACARA TRAINING LK II (Intermediate Training) Waktu



09.00 -12.00



Kegiatan/ Hari Jum’at – Minggu 12 Oktober – 14 Oktober 2018



Opening Ceremony: 1. Pembukaan 2. Pembacaan ayat Suci Al Qur’an 3. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya dan Hymne HMI 4. Laporan Ketua Pelaksana 5. Sambutan-Sambutan: a. Ketua Umum HMI Cabang Salatiga Oleh: Dody Usman Tomagola, S.Sos a. Koordinator Presidium KAHMI Salatiga Oleh: Drs. Rofik Santosa a. Walikota Salatiga sekaligus membuka acara Oleh: Bpk. Yulianto, M.Si 1. Penyerahan berkas-berkas training dari SC ke MOT 2. Penyerahan simbolis ID-card kepada perwakilan peserta 3. Doa 4. Penutup



PJ



OC



Stadium General: 10.30 – 12.00



“HMI Mengabdi untuk Umat: Merawat Kedaulatan Bangsa” Oleh: Kanda Dr. Ir. Akbar Tandjung (Ketua DPR RI Periode 1999 – 2004)



OC



TEMPAT DUDUK PEMBUKAAN LK I D F G



A B C 9



10



11



12



4



1



2



3



5



6



7



8



13



14



15



16



17



18



19



20



21



22



23



24



Keterangan: 1. Ketua Umum Komisariat 2. Ketua Umum HMI Cabang 3. KAHMI 4. Koordinator MOT 5. Ketua Panitia 6 - 8 Lembaga Pengembangan Profesi 9, 10. 11, 12. Ketua Umum Komisariat lain



13, 14, 15, 16 Undangan Komisariat 17, 18, 19, 20 Pengurus dan Panitia Komisariat Pelaksana LK I 21, 22, 24, 24 Master of Training A, B, C Panitia Acara D Operator F-G MC *Kotak berwarna merah di isi Peserta LK I



Thanks.......