RunDown Skenario Protokoler [PDF]

Citation preview

RUNDOWN ACARA & PERSIAPAN WISUDA SARJANA ITSB TAHUN 2016 Time 05.30 – 08.00



Duration 150’



08.00 – 08.45



90’



08.45 – 09.00 09.00 – 09.05



10’ 5’



09.05 – 09.10 09.10 – 09.20



5’ 10’



09.20 – 09.30



10’



09.30 – 10.30



60’



Description Pengecekan / Persiapan Akhir



Logistic



Kedatangan undangan Sidang Senat Terbuka Wisuda Pintu sisi utara :  Wisudawan  Orang tua wisudawan (undangan) Pintu sisi selatan :  Tamu VVIP (45) o Yayasan – 28 o MUSPIDA – 7 o PT Smart Tbk – 2 o APP – 2 o Kopertis – 1 o ITB – 5  Tamu VIP (77) o Senat - 33 o Dosen Tetap - 44 Welcome Speech Pimpinan ITSB dan Senat Memasuki Ruangan (Diiringi Lagu : Gaudeamus Igitur)



Pembukaan Sidang Senat Lagu Indonesia Raya Mengheningkan Cipta dipimpin oleh Rektor ITSB Laporan Ketua Panitia Wisuda ITSB 2015 dan Panitia PMB ITSB 2015 Penyerahan Ijazah oleh Rektor, didampingi oleh Dekan, dan Kaprodi



Person In Charge Seluruh Panitia Sie. Protokoler



Mic Mic Podium, Mic Padus, Pedel



Mic Podium Mic Podium, Mic Padus



NOTES Catatan Khusus (di lembar terpisah) Catatan Khusus Protokoler (1) (di lembar terpisah)



Sie. Acara LO Pimpinan ITSB & Senat : Koord. Padus Sie. Acara Sie. Acara Koord. Padus



Catatan Khusus Protokoler (2) (di lembar terpisah)



Sie. Acara, Sie. Peralatan, Sie. Protokoler Pembawa Baki : Pemberi Ijazah kpd



Catatan Khusus Protokoler (3) (di lembar terpisah)



Mic Podium Map Ijazah Wisudawan



Time



Duration



10.30 – 10.35



5’



Janji Wisudawan ITSB



Naskah Janji Wisudawan



10.35 – 10.40 10.40 – 11.05



5’ 25’ 5’ 10’ 10’ 5’ 40’ 5’ 5’ 5’ 25’



Lagu Bagimu Negeri Sambutan-sambutan : Wakil Wisudawan : Rektor : Prof. Dr. Ir. Ari Darmawan Pasek Yayasan ITSB : Prof. Dr. Ir. B. Kombaitan, M.Sc. Hymne ITSB Pidato Pembekalan oleh :Prof. Intan Ahmad, Ph.D. Pembacaan Doa oleh : Penutupan Sidang Senat Pimpinan ITSB dan Senat Meninggalkan Ruangan Foto Bersama Pimpinan dan Senat ITSB



Mic Padus



11.05 – 11.10 11.10 – 11.50 11.50 – 11.55 11.55 – 12.00 12.00 – 12.05 12.05 – 12.30



12.30 - selesai



Description



Santap Siang



Logistic



Mic Podium Mic Podium Mic Podium Mic Padus Mic Podium Mic Podium



Person In Charge Rektor : Sie. Acara Pemberi Naskah : Koord. Padus Sie. Acara Sie. Acara Sie. Acara Sie. Acara Koord. Padus Sie. Acara Sie. Acara Sie. Acara Sie. Acara Sie. Acara Sie. Dokumentasi



Sie. Konsumsi



NOTES



Catatan Khusus Protokoler (4) (di lembar terpisah) Sie. Perlengkapan dan Dekor membantu mengkondisikan / membereskan panggung untuk sesi foto bersama Catatan Khusus Protokoler (5) (di lembar terpisah) Sie. Konsumsi memastikan konsumsi telah mulai disiapkan saat sesi foto bersama Sie. Konsumsi mengatur konsumsi agar sesuai undangan (wisudawan & orang tua serta VVIP & VIP)



Catatan Khusus Pengecekan / Persiapan Akhir (dimulai H-1) 1. Sie Dekorasi : o



Layout ruangan (panggung & susunan kursi)



o



Tata panggung (meja, kursi, mimbar, bendera)



o



Dekor bunga area panggung



o



Pemasangan backdrop+garuda+foto pres wapres



2. Sie Logistik/Perlengkapan : o



Kelengkapan toga senat (h-1 sudah diangkut dan disiapkan di ruang ganti)



o



Kelengkapan kostum panitia (blazer ITSB)



o



Kelengkapan logistik seremoni (pedel, baki, bendera+penyangga, map ijazah wisudawan)



o



HT handsfree (?)



o



Lighting ruangan



o



Sound system (termasuk instalasi mic)



o



Pemasangan layar (termasuk pengkabelan)



3. Sie Dokumentasi : o



Video (?)



o



Cek akhir posisi fotografer untuk dokumentasi : (1) seremoni (2) pemberian selamat wisudawan



4. Sie Protokoler : o



Koordinasi akhir penempatan dan tugas



Catatan Khusus Sie. Acara (7 orang) : 1. MC (2 orang) 2. Pembawa baki map ijazah 3. Pemberi map kepada Rektor 4. Pembawa naskah janji wisudawan 5. Pembaca doa 6. Pembawa pedel



Catatan Khusus Tim Protokoler o



1 orang anggota tim protokoler mahasiswa bertindak sebagai koordinator untuk antisipasi pembagian tugas saat terjadi hal-hal di luar skenario



o



23 orang anggota tim protokoler mahasiswa bertugas dalam 5 (lima) pos berikut :



1. Penerima Tamu pada akses masuk venue/hotel : (4) 



LOBBY – undangan VVIP dan VIP



2 orang (didampingi oleh humas)







DROP OFF – wisudawan & orang tua



2 orang



TUGAS : 



menerima undangan saat masuk venue hotel dan mengarahkan ke ballroom







setelah pk.08.45 bertugas di area pre-function/foyer sebagai keamanan di LUAR BALLROOM untuk mengkondisikan tamu non-undangan agar duduk di kursi yang telah disediakan serta agar tidak ikut masuk ke dalam ballroom



2. Penerima Tamu & Penjaga Pintu pada akses masuk ballroom (FILTER TAMU MASUK BALLROOM) : (4) 



PINTU SELATAN – undangan VVIP dan VIP



2 orang (koordinasi dengan humas)







PINTU UTARA – wisudawan & orang tua



2 orang



TUGAS : 



screening undangan untuk masuk ke dalam ruang ballroom : o registrasi wisudawan o pengecekan undangan (orang tua/keluarga yang dapat masuk ballroom) o menerima tamu VVIP dan VIP ke dalam ballroom (koordinasi dengan humas)







PENERIMA TAMU TIDAK MENINGGALKAN POSISINYA (setelah mengarahkan undangan untuk masuk ke dalam ballroom, selanjutnya untuk mencapai area tempat duduk akan dibantu oleh Pemandu Tamu di dalam ballroom)







penerima tamu juga bertanggung-jawab sebagai penjaga pintu di LUAR BALLROOM setelah proses penerimaan tamu selesai o di pk. 08.45 SEMUA PINTU MASUK BALLROOM HARUS DITUTUP, TIDAK ADA LAGI UNDANGAN YANG MASUK RUANGAN o selama acara wisuda berlangsung, PINTU BALLROOM HARUS SELALU DALAM KEADAAN TERTUTUP DAN TIDAK ADA UNDANGAN MAUPUN PANITIA YANG KELUAR MASUK BALLROOM



3. Pemandu Undangan (BERGERAK DI DALAM RUANG BALLROOM) : (10) TUGAS : 



menerima undangan saat masuk ruang ballroom setelah melewati screening di pintu masuk







mengarahkan undangan (1) VVIP; (2) VIP non-Senat (dosen tetap); (3) Wisudawan; dan (4) Orang Tua Wisudawan ke area tempat duduk







mengarahkan undangan VIP Senat ke area ruang fitting







memandu mobilisasi wisudawan per-prodi saat sesi pemberian ucapan selamat (pembagian map ijazah, pemindahan tali toga wisudawan)







memandu mobilisasi wisudawan per-prodi saat sesi foto bersama prodi



PEMBAGIAN TUGAS DALAM SUSUNAN ACARA : (1) Sesi kedatangan undangan o 2 orang pemandu wisudawan ke area tempat duduk o 2 orang pemandu orang tua wisudawan ke area tempat duduk o 2 orang pemandu undangan VIP non-Senat (dosen tetap) ke area tempat duduk o 2 orang pemandu undangan VVIP ke area tempat duduk (koordinasi dengan humas untuk undangan di sofa dan di kursi) o 2 orang pemandu undangan VIP Senat ke area ruang fitting toga (2) Selama upacara wisuda berlangsung (di luar sesi pemberian ucapan selamat kepada wisudawan dan sesi foto bersama prodi) o tim protokoler berdiri menyebar di belakang area tempat duduk orang tua o bertindak sebagai kemananan di dalam ruangan ; mencegah undangan bergerak keluar-masuk ballroom atau mondar-mandir di dalam ballroom >> selalu arahkan undangan untuk kembali ke tempat duduknya o bersiap-siap untuk mengantisipasi hal-hal di luar rencana dan mengambil tindakan sesuai kebutuhan (3) Sesi pemberian ucapan selamat kepada wisudawan o 10 orang bertindak sebagai pendamping / LO prodi (2 LO untuk prodi TPS, TPP, PWK serta 1 LO untuk prodi DPI, TMM, TM, ET) o mengarahkan wisudawan per-prodi untuk berdiri dan keluar dari blok tempat duduk, kemudian membentuk barisan di sisi timur panggung



o sesuai urutan panggilannya, mengarahkan wisudawan untuk berbaris dekat panggung kecil untuk menerima map ijazah, ucapan selamat, dan pemindahan tali toga o memberi isyarat kepada setiap wisudawan untuk maju dan naik ke panggung, setiap 20 detik (berkoordinasi dengan MC) o setelah semua wisudawan selesai menerima ucapan selamat, LO prodi memastikan kembali semua wisudawan sudah kembali ke tempatnya (4) Sesi foto bersama prodi (setelah penutupan upacara wisuda) o 10 orang bertindak sebagai pendamping / LO prodi (2 LO untuk prodi TPS, TPP, PWK serta 1 LO untuk prodi DPI, TMM, TM, ET) o mengarahkan wisudawan per-prodi untuk berdiri dan keluar dari blok tempat duduk, kemudian membentuk barisan di sisi timur dan barat panggung bergantung pada lokasi tempat duduk prodi o sesuai urutan panggilannya, mengarahkan wisudawan untuk naik ke atas panggung, serta membentuk barisan sesuai ketinggian o setelah wisudawan prodi selesai melakukan foto bersama, LO prodi memastikan kembali semua wisudawan kembali ke tempatnya (5) Sesi santap siang o tim protokoler bertindak sebagai pemandu undangan untuk santap siang sesuai bagiannya o



6 orang memandu wisudawan dan orang tua ke arah meja makan prasmanan di bagian belakang area tempat duduk untuk mengambil makanan dan membantu mengarahkan kembali ke tempat duduk semula untuk makan (2 orang memandu wisudawan, 4 orang memandu orang tua)



o



4 orang memandu undangan VVIP dan VIP (termasuk senat) ke arah ruang makan VIP (1 orang memandu VVIP, 1 orang memandu VIP Senat, 2 orang memandu VIP Dosen Tetap)



4. Fitting Toga : (3) TUGAS : 



(h-1) mempersiapkan set properti toga senat, termasuk pemasangan peniti pada jubah untuk persiapan pemasangan kalung serta pemisahan kalung







(hari-h) membantu anggota senat dalam mengenakan toga (jubah, dasi kupu-kupu, toga dan kalung) serta menanggalkannya setelah selesai acara







saat sedang tidak bertugas selama acara berlangsung, tim fitting toga dapat membantu penyiapan map wisudawan untuk diserahkan kepada rektor atau membantu keamanan di dalam ballroom



5. Pemandu Senat : (2) TUGAS : 



(h-1) bersama tim acara (koordinasi dengan kesekretariatan) mempersiapkan skema barisan senat dalam memasuki ruang ballroom, naik ke panggung dan duduk di tempat masing-masing







(hari-h) mengkondisikan barisan senat sebelum memasuki ruang ballroom serta membantu mengarahkan barisan senat naik ke panggung dan menuju barisan kursi masing-masing, serta membantu mengarahkan barisan senat di bawah panggung saat acara selesai, NAMUN TIDAK IKUT DI SAMPING BARISAN SENAT SAAT MASUK / KELUAR BALLROOM DAN TIDAK IKUT NAIK KE PANGGUNG.







selama acara berlangsung,berdiri di bagian belakang area tempat duduk atau berdiri/duduk di belakang MC – siap mengantisipasi kebutuhan darurat di area panggung







pada sesi pemberian ucapan selamat kepada wisudawan, membantu mengarahkan Rektor, Dekan, Kaprodi untuk menuju panggung bawah (jika diperlukan)