MATERI [PDF]

Citation preview

XC



hange E



O W U B



MeMILIH PENYEDIA Barang/Jasa



om



to k lic



tr



ac



.c



C



.c



om



k lic C



t



Y



N Y U B to



re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



N



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



k e r- s o ft w a



re



UK 08



Buku Informasi



Menganalisis Potensi Kinerja Penyedia Barang/Jasa Menentukan Penyedia Barang/Jasa



Direktorat Pelatihan Kompetensi Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah



2016



XC



hange E



O W U B



ac



PROFIL Program Pelatihan



Seksi Materi Pelatihan LKPP Direktorat Pelatihan Kompetensi



Unit Kompetensi 08 M.749020.008.02 Versi. 2 31 Januari 2017



a



Editor



Memilih Penyedia Barang/Jasa



Per tam



Buku Informasi



Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa



.c



tr



om



to k lic C



.c



om



k lic C



t



Y



N Y U B to



re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



N



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



k e r- s o ft w a



re



XC



hange E



O W U B k lic



Berdasarkan SKKNI 2016



Unit Kompetensi 08



memilih penyedia barang/jasa



LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 2016



ac



.c



tr



om



to



B U K U I N FO R M AS I



C



.c



om



k lic C



t



Y



N Y U B to



re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



N



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



k e r- s o ft w a



re



XC



hange E



O W



t



Materi SKKNI 2016 Unit Kompetensi 08 Memilih Penyedia Barang/Jasa Disusun Oleh : Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Direktorat Pelatihan Kompetensi Deputi Bidang Pengembangan Pembinaan Sumber Daya Manusia LKPP ISBN : Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016 Cetakan II : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2017 Versi 1 : 31 Oktober 2016 Versi 2 : 31 Januari 2017 Hak Penerbitan pada LKPP Hak Cipta Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa LKPP Alamat Penerbit : Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Kuningan Jakarta Selatan 12940 Indonesia Telp : (021) 2991 2450 www.portalppsdm.lkpp.go.id www.lkpp.go.id



ac



.c



tr



om



k lic C



.c



C



lic



k



om



to



B



U



Y



N Y U B to



re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



N



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



k e r- s o ft w a



re



XC



hange E



t



N k lic



K ata P e n ga n ta r



ac



.c



C



om



.c



tr



k e r- s o ft w a



Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), pada tahun



2016 telah menyusun materi pelatihan berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) 2016 untuk Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 29 Unit Kompetensi yang dikelompokan dalam 4 Fungsi Kunci, meliputi; 1) Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 6 unit kompetensi; 2) Memilih Penyedia Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi; 3) Mengelola Kontrak dan Swakelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi; 4) Mengelola Logistik, Kinerja dan Risiko sebanyak 5 unit kompetensi.



Materi Pelatihan ini disusun untuk meningkatkan kompetensi Sumber Daya



Manusia di bidang Pengadaan Barang/Jasa baik pada sektor pemerintah maupun non pemerintah. Materi pelatihan ini juga dapat membantu para peserta, instruktur, penyelenggara pelatihan dalam melaksanakan kegiatan pelatihan, sehingga dapat berlangsung secara terencana, terarah, dan efektif.



Semoga materi pelatihan ini dapat dipergunakan dan dimanfaatkan secara



optimal oleh semua pihak terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Dengan demikian kegiatan Pengadaan Barang/ Jasa dapat dilakukan oleh para SDM yang profesional dan menghasilkan Pengadaan Barang/Jasa yang efektif, efisien dan akuntabel. Jakarta, Oktober 2016



Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah AGUS PRABOWO



om



to



B



U



Y



N Y U B to k lic C







re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



O W



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



re



XC



hange E



O W U B k lic



ac



Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ UK 01 : Menelaah Lingkungan PBJ UK 02 : Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 03 : Merumuskan Organisasi PBJ



Merencanakan PBJ



UK 04 : Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 05 : Menyusun Spesifikasi Teknis UK 06 : Menyusun Harga Perkiraan



MERENCANAKAN PENGADAAN BARANG JASA



Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa



MEMILIH PENYEDIA PENGADAAN BARANG JASA



UK UK UK UK



07 08 09 10



: : : :



Mengkaji Ulang Paket PBJ Memilih Penyedia Barang/Jasa Menyusun Rancangan Kontrak PBJ Menyusun Dokumen PBJ



Mengelola Penyedia Barang/Jasa UK 11 : Melakukan Kualifikasi PBJ UK 12 : Melakukan Evaluasi Kinerja PBJ



Melaksanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa UK 13 : Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ UK 14 : Mengevaluasi Dokumen PBJ UK 15 : Mengelola Sanggahan



Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa UK 16 : Melakukan Negosiasi UK 17 : Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ



Mengelola Kontrak Pengadaan Barang/Jasa UK UK UK UK UK



18 19 20 21 22



: : : : :



Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ Menyusum Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ Melakukan Penerimaan Hasil Kontrak PBJ



Melaksanakan PBJ Secara Swakelola



UK 23 : Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola UK 24 : Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola



MENGELOLA LOGISTIK, KINERJA DAN RISIKO



Mengelola Logistik



UK 25 : Mengelola Pengiriman UK 26 : mengelola Persediaan Uk 27 : Mengelola Penyimpanan



Mengelola Kinerja dan Risiko UK 28 : Mengelola Kinerja UK 29 : Mengelola Risiko



MENGELOLA KONTRAK DAN SWAKELOLA PBJ



.c



tr



om



to



U n i t ko m p e t e n si



C



.c



om



k lic C



t



Y



N Y U B to



re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



N



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



k e r- s o ft w a



re



XC



hange E



t



N k lic



ac



.c



C



om



k lic C



.c



tr



k e r- s o ft w a



BUKU INFORMASI MEMILIH PENYEDIA BARANG/JASA



LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH



DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016



om



to



B



U



Y



N Y U B to



re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



O W



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



DAFTAR ISI



DAFTAR ISI ---------------------------------------------------------------------------------------- 2 BAB I



PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------- 3 1.1 Tujuan Umum ---------------------------------------------------------------------- 3 1.2 Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------- 3 1.3 Gambaran Umum ------------------------------------------------------------------ 4



BAB II MENGANALISIS POTENSI KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ---------------- 5 2.1 Informasi Ketersediaan Penyedia Barang/Jasa------------------------------- 9 2.2 Informasi Potensi Kinerja Penyedia Barang/Jasa--------------------------- 11 2.3 Performance Equation Model ------------------------------------------------ 13 2.4 Supply Positioning Model ------------------------------------------------------ 15 2.5 Kriteria Kemampuan dan Motivasi------------------------------------------- 19 2.6 Supplier Perception Model ---------------------------------------------------- 31 BAB III MENENTUKAN PENYEDIA BARANG/JASA --------------------------------------- 35 3.1 Penyusunan Daftar Penyedia Mampu --------------------------------------- 38 3.2 Pengembangan Daftar Penyedia Mampu ----------------------------------- 40 Glossary ------------------------------------------------------------------------------------------- 50 Index ------------------------------------------------------------------------------------------------ 52



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 2 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



BAB I PENDAHULUAN



1.1



TUJUAN UMUM Setelah mempelajari buku informasi ini, peserta diharapkan mampu melakukan proses pemilihan (shortlisting) penyedia barang/jasa (penyedia). Proses pemilihan dilakukan dengan cara menganalisis potensi kinerja penyedia dan menentukan penyedia yang tepat sesuai dengan jenis barang/jasa yang diperlukan. Penyedia yang telah ditentukan kemudian diikutsertakan pada proses pengadaan (seleksi penyedia).



1.2



TUJUAN KHUSUS Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi pemilihan penyedia barang/jasa adalah



memfasilitasi peserta



sehingga pada akhir pelatihan



memiliki



kemampuan sebagai berikut: 1. Mampu menganalisis potensi kinerja penyedia yang meliputi kegiatan menghimpun informasi ketersediaan penyedia secara cermat; melakukan inventarisasi



kemampuan



penyedia



yang



sesuai



dengan



jenis



barang/jasanya; menganalisis kesesuaian kemampuan penyedia dengan strategi pengadaan dan rancangan kontrak pengadaan barang/jasa; dan mengidentifikasi motivasi penyedia yang sesuai dengan jenis barang/jasa yang diperlukan. 2. Mampu menentukan penyedia barang/jasa sesuai dengan jenis pengadaan barang/jasa; menyusun Daftar Penyedia Mampu (DPM) berdasarkan peringkat hasil penilaian potensi kinerjanya dan urutan kinerja penyedia.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



k lic C



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



Kode Modul



M.749020.008.02



w



w



ac



t



U



Y U to



B



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 3 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



GAMBARAN UMUM Proses pemilihan penyedia yang dibahas dalam buku informasi ini adalah proses menentukan atau memilih para penyedia yang dimasukkan dalam daftar pendek penyedia (shorlisted) atau Daftar Penyedia Mampu (DPM) berdasarkan hasil analisa potensi kinerjanya sesuai jenis atau kelompok barang/jasa. DPM dapat digunakan sebagai rujukan pembeli dalam melakukan proses pengadaan barang/jasa. Bentuk dan data yang disimpan dalam DPM bervariasi, disesuaikan dengan kebutuhan institusi atau perusahaan. Beberapa data yang disimpan dalam database DPM adalah data administrasi, data teknis umum, data K3L/K3LL, dan data keuangan. Jenis-jenis data tersebut telah terjelaskan lebih rinci pada buku informasi unit kompetensi melakukan kualifikasi penyedia barang/jasa. DPM menjadi rujukan pembeli dalam melakukan proses pengadaan barang/jasa. Proses pemilihan penyedia di atas sudah dilakukan oleh sebagian besar perusahaan di sektor profit organisasi. Proses pengadaan tidak lagi dimulai dengan mengumumkan di koran dan/atau media lainnya atau kita sebut sebagai Proses



A.



Di



sektor



organisasi



profit,



pembeli



barang/jasa



(pembeli)



mengundang para penyedia yang sudah terdaftar dalam DPM (proses B). Para penyedia tersebut dikelompokkan berdasarkan jenis barang/jasa atau kelompok barang/jasa yang sejenis atau disebut kategorisasi. Misal para penyedia yang mensuplai mobil, atau para penyedia yang mensuplai kelompok barang IT (komputer, laptop, USB, toner, dan lain-lain). Dengan menggunakan proses seleksi/pengadaan proses B dan dengan menggunakan sistem aplikasi dan internet, Pembeli: •



Mengakses data-data Penyedia secara cepat, lengkap, terkini dan akurat.



•



Dapat menjangkau Penyedia di luar daerah operasi baik di Indonesia maupun di luar negeri.



•



Dapat melakukan proses pengadaan lebih cepat.



•



Risiko potensi penyedia tidak dapat melaksanakan kewajibannya lebih kecil.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



1.3



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 4 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



•



Dapat mengalokasikan waktu pengelola pengadaan seperti



pengelolaan



perencanaan



k lic



ac



.c



k e r- s o ft w a



untuk kegiatan dan



strategi



pengadaan, pengelolaan kinerja penyedia. •



Dapat menurunkan biaya kepemilikan secara menyeluruh (Total Cost of



Ownership) DPM dikelola dan dimutakhirkan oleh pembeli berdasarkan perkembangan pasar dan kondisi para penyedia terkini apabila penyedia tersebut belum mendapatkan kontrak sebelumnya. Apabila para penyedia tersebut telah melaksanakan kewajibannya berdasarkan kontrak yang dipunyai dengan pembeli sebelumnya maka dimukhtahirkan berdasarkan kinerja nyata para penyedia. Potensi kinerja dinilai berdasarkan kemampuan dan motivasi penyedia, sesuai dengan kriteria dan nilai mínimum yang dipersyaratkan oleh pembeli. Kemampuan terdiri dari kemampuan administrasi, kemampuan teknis umum, kemampuan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan (K3LL) dan kemampuan keuangan. Pada Buku Informasi ini, pembahasan tentang pemilihan penyedia melalui analisa potensi kinerja terbagi beberapa bagian berikut : Bab 2 menjelaskan mengenai bagaimana memperoleh sumber dan cara menghimpun informasi ketersediaan penyedia dengan metode (wait and see,



attract and see, dan seek and find) serta memperoleh informasi potensi kinerja penyedia melalui informasi kemampuan administrasi, teknis umum, K3L/K3LL kemudian menganalisisnya. Pada bab ini dijelaskan pemanfaatan Performance Equation Model (PEM), Supplier Positioning Model (SPM), dan Supplier Perception Model (SPEM) dalam proses analisis. Bab 3 menjelaskan proses penyusunan DPM dan pengembangannya lebih lanjut. Pada bagian akhir buku informasi ini, tersedia : •



daftar Referensi yang berisikan rujukan literatur terkait;



•



glossary yang berisikan istiah yang digunakan dalam modul ini;



•



index untuk memudahkan pencarian topik tertentu.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to



Membangun dan meningkatkan hubungan bisnis dengan penyedia. lainnya



C



om



k lic C



.c



•



strategis



tr



.



.



k e r- s o ft w



Kode Modul



M.749020.008.02



w



w



ac



t



U



Y U to



B



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 5 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



BAB II MENGANALISIS POTENSI KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA



Potensi kinerja direpresentasikan melalui suatu ukuran atau nilai yang menggambarkan kemampuan penyedia untuk memenuhi kewajibannya kepada pembeli apabila penyedia mendapatkan kontrak. Dalam konteks organisasi profit untuk menganalisis potensi kinerja penyedia B/J dalam proses pemilihan penyedia biasanya dilakukan oleh



Procurement Specialist/Contract Specialist/Purchasing Specialist. Daftar penyedia yang diajukan kemudian di sahkan oleh pihak berwenang sesuai dengan tingkat otoritas delegasi (delegation of authority level). Daftar penyedia yang disahkan dapat di undang untuk mengikuti tender. Dalam konteks organisasi pemerintah di Indonesia, yang melekukan pemilihan penyedia barang/jasa dijelaskan pada kolom berikut :



Bagian Kelima ULP/Pejabat Pengadaan Pasal 15 (1) Pemilihan penyedia Barang/Jasa dalam ULP dilakukan oleh Kelompok Kerja ULP (2) Keanggotaan Kelompok Kerja ULP wajib ditetapkam untuk : a. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai di atas Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) b. Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai di atas Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). (3) Anggota Kelompok Kerja ULP berjumlah gasal beranggotakan paling kurang 3 (tiga) orang dan dapat ditambah sesuai dengan kompleksitas pekerjaan. (4) Kelompok Kerja ULP sebagaimana dimaksud pada ayai (1) dapat dibantu oleh tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis.



Dari penjelasan kolom tersebut dapat dipahami bahwa pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan oleh kelompok kerja ULP yang dapat dibantu oleh tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis. Maka proses evaluasi kinerja penyedia seyogyanya dilakukan tim ULP.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 6 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Tahapan analisis potensi kinerja Penyedia adalah: •



Melakukan spend analysis terhadap semua barang/jasa yang dibeli.



•



Mengkategorikan jenis barang/jasa dan mengelompokkan jika perlu serta mencari potensi Penyedia untuk setiap barang/jasa tersebut.



•



Melakukan mapping barang/jasa (atau kelompok) ke dalam Supply Positioning Model (SPOM).



•



Berdasarkan hasil mapping di atas, dan berdasarkan prioritas (nilai pembelian dan dampak-kesempatan-risiko atau DKR, memilih barang/jasa yang akan dievaluasi Penyedianya secara detil.



•



Menentukan strategi pengadaannya termasuk jenis, karakter, dan hubungan bisnis dengan Penyedia yang diinginkan.



•



Menggali informasi tentang potensi kinerja (kemampuan dan motivasi) Penyedia.



•



Menentukan kriteria penilaian terhadap potensi kinerja yang akan diukur.



•



Melakukan penilaian terhadap potensi kinerja Penyedia, termasuk melakukan evaluasi dan mempertimbangkan hasil evaluasi terhadap jawaban dan data-data yang disampaikan Penyedia terhadap kuesioner yang diberikan oleh Pembeli.



•



Menggambarkan hasil penilaian dan pemeringkatan dari para Penyedia ke dalam grafik kemampuan-motivasi.



•



Memilih para Penyedia yang lulus berdasarkan peringkat dan memasukkan Penyedia yang lulus ke dalam DPM.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 7 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Alur Proses Tingkat Strategi Strategi Organisasi (Korporasi)



Strategi Pengadaan (Fungsional)



Menyusun Kebutuhan



Menyusun Spesifikasi



Menentukan HPS



Melakukan Kaji Ulang Paket Pengadaan



Melakukan Pemilihan Daftar Penyedia Mampu (Shortlisted) Hasil survey Pasar



Regulasi dan Kebijakan



DataBase Penyedia organisasi



Alat : 1. Analisis 2. Pendapat Ahli Aspek yang ditelaah : 1. Ketersediaan 2. Kinerja 3. Administrasi 4. Keuangan 5. K3LL



Daftar Penyedia Mampu (Bidder List)



Pemilihan Penyedia dan Penandatanganan Kontrak



Pelaksanaan Kontrak



Penutupan Kontrak



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 8 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



Mapping jenis barang/jasa dalam SPOM



Potensi kinerja merupakan penilaian menyeluruh terhadap kemampuan dan tingkat motivasi Peyedia. Kemampuan terdiri dari kemampuan administrasi, kemampuan teknis umum, kemampuan K3LL, dan kemampuan keuangan. Lingkup kemampuan: • Kemampuan administrasi Kemampuan



penyedia



untuk



memenuhi



persyaratan



administrasi



yang



ditentukan oleh pembeli. Pemenuhan dibuktikan dengan adanya kesesuaian dan keabsahan dokumen penyedia dengan persyaratan yang ditentukan. • Kemampuan teknis umum Kemampuan penyedia untuk memenuhi persyaratan kemampuan teknis yang belum terkait secara langsung dengan spesifikasi atau lingkup kerja barang/jasa yang dibeli. Kemampuan ini berkaitan dengan sistem pengelolaan perusahaan, pengalaman perusahaan dan para personilnya dalam melaksanakan pekerjaan serupa, pengalaman penyedia dalam memproduksi barang/membeli dan mengirimkan barang tersebut secara tepat waktu.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 9 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



• Kemampuan K3L/K3LL Kemampuan penyedia untuk memenuhi persyaratan minimum dalam aspek sistem K3L/K3LL yang ditentukan oleh pembeli. • Kemampuan keuangan Kemampuan penyedia untuk menyediakan keuangan yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan persyaratan atau untuk memproduksi barang/mengirimkan barang kepada pembeli. Lingkup Motivasi: Tidak



semua



Penyedia



mempunyai



motivasi



tinggi



untuk



menjual



barang/jasanya dan mempunyai komitmen terhadap tujuan pembeli. Banyak faktor yang akan dipertimbangkan oleh penyedia untuk memutuskan apakah menjual barang/jasanya kepada pembeli atau tidak. Tingkat motivasi ini dapat diukur secara kualitatif dengan menggunakan Model Persepsi Pasokan atau Supply Perception Model (SPEM). Motivasi penyedia tentang SPEM dijelaskan lebih lengkap pada modul lain (unit kompetensi menyusun kebutuhan dan anggaran pengadaan barang/jasa dan unit kompetensi mengkaji ulang paket pengadaan barang/jasa). Kuadran SPEM digambarkan sebagai berikut : Supply Perception Model



Sumber: Modul MLS-ITC-IPSCM



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 10 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



INFORMASI KETERSEDIAAN PENYEDIA Setelah melakukan proses mapping menggunakan kerangka SPM, Pembeli menentukan prioritas dan memilih barang/jasa yang akan dinilai Penyedianya. Apabila ada 30 jenis barang/jasa yang telah dibeli atau berpotensi dibeli oleh pembeli, prioritas dapat diberikan untuk barang/jasa pada kuadran Routine Bottleneck, Ciritical, dan Leverage. Pembeli hendaknya juga menentukan karakter dan jenis hubungan kerja dengan penyedia yang diinginkan untuk barang/jasa yang telah dipilih. Langkah berikutnya adalah penggalian informasi ketersediaan para penyedia untuk barang/jasa tersebut. Penggalian informasi ketersediaan penyedia masih terbatas pada informasi pokok perusahaan. Informasi yang digali adalah, diantaranya adalah: •



Nama direksi, organisasi, dan jumlah karyawan penyedia.



•



Kepemilikan Penyedia.



•



Tanggal dibuatnya perusahaan penyedia.



•



Lokasi, tempat kedudukan, ijin-ijin kantor dan usaha penyedia.



•



Jenis barang/jasa yang dapat disediakan oleh penyedia.



•



Data penjualan. Beberapa rujukan yang dapat dipakai untuk menggali informasi



ketersediaan Penyedia diantaranya adalah: •



DPM Pembeli.



•



Buku petunjuk perdagangan dan industri.



•



Buku telepon.



•



Jurnal perdagangan dan industri.



•



Pameran perdagangan dan industri.



•



Brosur barang/jasa.



•



Kamar dagang industri.



•



Asosiasi di bidang pengadaan.



•



Perwakilan resmi perdagangan luar negeri.



•



Koran dan majalah.



•



Internet seperti situs penyedia, situs pemerintah, atau situs yang lain.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



2.1



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 11 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y



Kontak bisnis anda.



•



Informasi atau referensi dari perusahaan pembeli lainnya. Informasi-informasi



tersebut



dapat



diperoleh



dengan



B



ac



.c



k e r- s o ft w a



melakukan



penggalian informasi ketersediaan para penyedia yang dapat dilakukan dengan tiga (3) metode , yaitu wait and see, attract and see, dan seek and find yang dijelaskan sebagai berikut :



Wait and See



•



Pembeli pasif menunggu untuk dihubungi atau ditemui oleh penyedia. Pembeli



berasumsi



bahwa



setiap



penyedia



akan



berkompetisi



dalam



memasarkan barang/jasa nya sehingga penyedia akan dengan sendirinya akan aktif. Keuntungan metode ini: -



Pembeli tidak menyediakan waktu khusus untuk mendapatkan informasi sehingga waktunya dapat digunakan untuk hal-hal yang lain.



-



Pembeli tidak mengeluarkan dana untuk penggalian informasi.



Kekurangan metode ini: -



Pembeli mungkin mendapatkan penyedia yang kurang mampu, baik dalam aspek teknis maupun dalam aspek keuangan. Hal ini didasarkan pada asumsi bahwa penyedia yang mampu tidak akan melakukan pendekatan pemasaran yang aktif. Jumlah penyedia yang menghubungi pembeli tidak cukup sehingga pembeli tidak mendapatkan banyak pilihan.



•



Attract and See Dalam metode ini, pembeli secara aktif memperkenalkan diri dan



kebutuhannya. Media yang dipakai untuk memperkenalkan dapat melalui telepon, email, pengumuman di koran, majalah, internet, dan website pembeli. Setelah melakukan proses perkenalan tersebut, pembeli menunggu tanggapan dari pasar. Metode ini memberikan manfaat kepada pembeli terutama bila pembeli mempunyai rencana membeli barang/jasa dengan jumlah yang kecil, barang/jasa yang dibeli tidak standar, atau jumlah penyedia diperkirakan tidak banyak. Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



•



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 12 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Seek and Find Metode ini dilakukan dengan melakukan analisis terhadap pasar (supply



market analysis). Dalam analisis ini, pembeli melakukan identifikasi para penyedia, risiko, kesempatan dan manfaat apa yang mungkin diperoleh pembeli apabila berhubungan bisnis dengan para penyedia tersebut. Analisis juga dilakukan dengan melakukan segmentasi pasar. Segmentasi dapat melalui segmen negara, teknologi atau jalur distribusi. Karena metode ini memerlukan waktu, tenaga dan biaya, maka metode ini dilakukan hanya untuk barang/jasa yang mempunyai prioritas tinggi. Tingkat prioritas ditentukan berdasarkan tingkat DKR (dampak,kesempatan,risiko) serta nilai pembelian per tahun. Semakin tinggi DKR dan semakin tinggi persentase pembelian (terhadap total pembelian) per tahun, semakin tinggi prioritasnya. Lebih jauh tentang DKR dapat dibaca pada bagian SPM atau pada modul pelatihan yang lain. 2.2



INFORMASI POTENSI KINERJA PENYEDIA Setelah mendapatkan informasi tentang ketersediaan para penyedia dan data-datanya, tahapan berikutnya adalah menggali informasi potensi kinerja penyedia dan melakukan analisis potensi kinerja penyedia dari data-data yang ada. Analisis potensi kinerja dilakukan dengan cara mengukur kemampuan dan tingkat motivasi Penyedia. Di bawah ini adalah sumber informasi yang dapat dijadikan rujukan: 1.



Sumber-sumber yang diterbitkan a.



Informasi administrasi, seperti data kelengkapan dan keabsahan dokumen administrasi (lebih lanjut tentang dokumen administrasi dapat dilihat di Buku Informasi UK-11): ✓ DPM Pembeli ✓ Website Penyedia ✓ Laporan keuangan Penyedia ✓ Brosur Penyedia ✓ Jurnal perdagangan dan industri ✓ Majalah keuangan ✓ Bursa efek



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



•



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 13 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



✓ Buku petunjuk perdagangan dan industri ✓ Kamar dagang industri ✓ Asosiasi industri b.



Informasi teknis umum dan K3LL: ✓ DPM pembeli ✓ Brosur penyedia ✓ Manual atau SOP pemeliharaan barang/peralatan ✓ Petunjuk untuk pelanggan ✓ Database untuk hak kekayaan atas intelektual ✓ Kantor yang menerbitkan sertifikasi seperti ISO 9000, ISO 14000, atau sertifikasi lain yang berkaitan dengan barang/jasa yang dibeli ✓ Manual K3LL penyedia



c.



Informasi keuangan: ✓ DPM Pembeli ✓ Laporan keuangan penyedia ✓ Buku atau situs tentang credit ratings



d.



Informasi kasus hukum: ✓ DPM pembeli ✓ Situs pengadilan, mahkamah agung, badan arbitrase ✓ Majalah dan koran



2. Kuisioner kepada penyedia Dalam membuat kuesioner, perlu menyesuaikan dengan letak barang/jasa yang akan dibeli pada kuadran SPOM dan mempertimbangkan kriteria yang telah ditentukan. Dengan kuesioner, dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap dan lebih khusus. Kuesioner



memerlukan



waktu



dan



usaha



yang



lebih



banyak



sedangkan jawaban yang diperoleh mungkin merupakan jawaban yang kurang sesuai dengan yang sebenarnya karena dibuat oleh Penyedia untuk keuntungan mereka. (Contoh kuesioner dapat dilihat pada Lampiran 1 dari buku informasi ini).



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 14 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Kunjungan dan/ata pemeriksaan lokasi (site audit) kepada kantor dan fasilitas penyedia Meskipun memerlukan waktu dan tenaga yang banyak untuk menyiapkan daftar pertanyaan dan daftar yang akan dilihat/diaudit, kunjungan dan/atau audit ini merupakan cara yang sangat baik yang memberikan hasil yang aktual, lengkap, dan khusus. Cara ini tidak digunakan untuk barang/jasa yang bersifat rutin, pembelian yang bersifat tunai (spot), dengan nilai pembelian yang relatif kecil.



4.



Referensi dari pembeli lain Pembeli lain merupakan sumber informasi independen yang sangat berguna. Pembeli dapat minta nama atau kontak pembeli lain kepada penyedia atau dapat dicari sendiri. Apabila dimintakan kepada penyedia, kehati-hatian



diperlukan



memberikan



pembeli



karena ada



yang



baik



kecenderungan



kepada



penyedia,



penyedia akan sehingga



akan



memberikan kesan dan informasi yang baik kepada pembeli. Selain itu, ada kecenderungan bahwa pembeli lain tersebut merasa sungkan untuk memberikan informasi kekurangan atau ketidakmampuan penyedia kepada pembeli. Untuk itu, dapat dilakukan percakapan langsung bertemu dengan pembeli lain tersebut. 2.3



PERFORMANCE EQUATION MODEL (PEM) Dalam pemaparan sebelumnya, telah disebutkan tentang potensi kinerja. Potensi kinerja dapat diukur berdasarkan suatu model yaitu Performance Equation Model (PEM). PEM meliputi dan menilai 2 faktor, yaitu kemampuan dan tingkat motivasi Penyedia. Potensi Kinerja = Kemampuan x Motivasi



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



3.



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 15 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Potensi Kinerja Penyedia



Sumber: Modul MLS-ITC-IPSCM



Gambar di atas merupakan contoh potensi kinerja para penyedia. Gambar tersebut menunjukkan ada lima (5) penyedia yang di-plot ke dalam grafik untuk suatu jenis barang/jasa tertentu. Penyedia yang masuk dalam DPM adalah Penyedia yang tidak saja mempunyai potensi kinerja unggul secara teknis dan wajar dalam harga jual (tidak didasarkan pada penawaran harga dalam proses seleksi), namun juga mempunyai motivasi yang tinggi untuk menjual barang/jasa dan bekerjasama dengan pembeli. Dengan kemampuan dan



motivasi



yang



tinggi,



diharapkan



penyedia



dapat



menyelesaikan



kewajibannya secara memuaskan sesuai dengan yang diperjanjikan. Dalam menilai kemampuan dan motivasi penyedia, maka pembeli hendaknya mempertimbangkan jenis hubungan kerja yang diharapkan dengan penyedia. Jenis hubungan tersebut ditentukan oleh jenis kontrak yang akan dibuat oleh pembeli. Jenis kontrak yang dibuat ditentukan oleh letak barang/jasa dalam kuadran SPM. Lebih



jauh



tentang



Tingkat



Hubungan



Kerja



(Supplier-Buyer



Relationship/Contract Continum) dapat dibaca pada bagian lain dari buku informasi ini dan pada buku informasi pelatihan yang lain.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 16 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



SUPPLY POSITIONING MODEL (SPM) SPM adalah suatu model yang dapat dipakai untuk memberikan bobot terhadap tingkat pentingnya barang/jasa yang dibeli, berdasarkan dua faktor sebagai berikut: •



Nilai pembelian per tahun pada barang/jasa tertentu.



•



Impact-opportunity-risk



(IOR)



atau



dampak/kesempatan/risiko



(DKR)



barang/jasa. Supply Positioning Model



Sumber: Modul MLS-ITC-IPSCM



1. Nilai pembelian per tahun pada barang/jasa tertentu Ada dua rujukan yang dapat dipakai untuk menggambarkan perbandingan jumlah dan nilai pembelian, yaitu Hukum Pareto dan Sistem ABC. Hukum Pareto mengatakan bahwa 20% dari total jumlah item pembelian barang/jasa bernilai 80% dari total nilai pembelian per tahun, dan 80% dari total jumlah item pembelian barang/jasa bernilai 20% dari total nilai pembelian per tahun.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



2.4



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 17 dari 53



re



XC



hange E



N



O W



t



bahwa



barang/jasa A



B



ac



k e r- s o ft w a



mempunyai



persentase 60-70% terhadap total pembelian per tahun, barang/jasa B adalah sebesar 20-30%, dan barang/jasa C sebesar 10-15%. Dengan mengetahui nilai persentase barang/jasa yang dibeli, pembeli dapat menentukan skala prioritas apakah akan melakukan proses analisis potensi kinerja Penyedia yang menjual barang/jasa tersebut atau tidak. Proses analisis lebih diberikan kepada nilai prosentase pembelian barang/jasa yang lebih besar, bukan kepada jumlah yang lebih besar. 2. Impact-opportunity-risk(IOR) atau dampak/kesempatan/risiko (DKR) barang/jasa. Masing-masing jenis barang/jasa mempunyai karakteristik yang berbeda. Ada barang/jasa yang mudah diperoleh dengan tepat kualitas, tepat waktu, tepat jumlah dan tepat harga, karena spesifikasinya standar dan nilainya kecil (risiko kecil). Ada juga barang/jasa yang sulit diperoleh secara tepat kualitas, tepat waktu, tepat jumlah dan tepat harga, karena mempunyai spesifikasi khusus dan/atau dengan nilai yang besar (risiko besar). Apabila barang/jasa tidak diperoleh secara tepat kualitas, tepat waktu, tepat jumlah dan tepat harga, dapat mempunyai dampak yang signifikan terhadap perolehan keuntungan perusahaan. Begitu juga mempunyai



dampak



terhadap



kesempatan



perusahaan



untuk



meningkatkan keuntungan. Ada tiga tingkatan DKR, yaitu rendah, sedang, dan tinggi. Sebagai contoh yaitu komputer untuk perusahaan migas. Jika tidak diperoleh secara tepat kualitas, waktu, jumlah dan harga, maka komputer yang dibeli tidak mempunyai dampak yang besar terhadap jalannya operasional maupun terhadap perolehan keuntungan dan kelangsungan perusahaan



pembeli.



Kehilangan



kesempatan



untuk



menaikkan



keuntungan tidak signifikan bagi perusahaan migas tersebut. Namun sebaliknya, untuk pedagang komputer, apabila tidak tepat kualitas, waktu, jumlah dan harga, maka dampak dan kesempatan yang diperoleh terhadap nilai keuntungan akan besar. Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic



tr



.c



.c



U



Y



mengatakan



C



k lic C



om



to



B



U



Y



Sistem ABC



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 18 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



Seperti yang telah digambarkan pada grafik SPM di atas, ada empat kategori barang/jasa yang dibeli, yaitu: •



Routine



•



Bottleneck



•



Critical



•



Leverage



1. Item Routine Barang/jasa dalam kategori ini mempunyai nilai pembelian per tahun yang kecil dan DKR yang juga rendah. Barang seperti ATK, jasa kebersihan kantor, jasa sopir, barang lain yang standar dan mudah tersedia di toko-toko,



adalah



contoh



item routine.



Terhadap



barang/jasa jenis ini, pembeli berupaya untuk mencari penyedia yang dapat membantu mengurangi beban administrasi pembelian. 2. Item Bottleneck Barang/jasa ini mempunyai ciri nilai pembelian per tahun yang kecil dan DKR yang tinggi. Jumlah penyedia yang dapat menyediakan barang/jasa yang pembeli perlukan terbatas, bahkan mungkin hanya satu. Alasannya karena penyedia adalah pemegang hak paten, memerlukan teknologi yang khusus, penyedia adalah agen tunggal, atau sebab-sebab lain. Untuk kategori ini, pembeli memerlukan keamanan persediaan barang atau kesiapan dan kehandalan penyedia dalam melaksanakan pekerjaan. Pembeli harus berupaya untuk menurunkan risiko; dengan cara, salah satunya, membuat spesifikasi yang lebih standar, tidak terlalu khusus. Apabila tidak dapat menjadikan spesifikasi barang lebih standar supaya lebih banyak tersedia di pasar, dan jumlah penyedia terbatas, pembeli dapat melakukan program reverse marketing. Program ini adalah program mencari dan membina Penyedia lain yang berpotensi supaya dapat menyediakan barang/jasa untuk pembeli dan bersaing dengan penyedia yang sebelumnya. Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 19 dari 53



re



XC



hange E



N



O W



t



U



Y B



ac



k e r- s o ft w a



Item Critical Jenis barang/jasa ini mempunyai ciri nilai pembelian per tahun yang tinggi dan DKR yang tinggi. Pembeli mempunyai nilai tawar yang tinggi terhadap para penyedia. Tujuan pembeli adalah untuk menjamin keberlanjutan penyediaan dan kualitas yang sesuai dengan permintaan pembeli, sambil berupaya terus untuk menurunkan biaya. Pembeli harus selalu menekankan kepada penyedia, mendapatkan kesepakatan dan komitmen dari penyedia untuk bersama-sama mengurangi biaya barang/jasa. Hal ini dapat dicapai dengan memperat hubungan kerja antara pembeli dengan penyedia jenis item ini, seperti membentuk aliansi strategis atau kemitraan (partnership).



4.



Item Leverage Ciri item ini adalah nilai pembelian per tahun yang tinggi sedangkan DKR item ini rendah. Hal ini dapat terjadi karena item pada jenis ini adalah item dengan spesifikasi yang standar, banyak penyedia yang dapat memenuhi permintaan pembeli. Nilai pembelian item ini per tahun tinggi. Upaya pembeli adalah bagaimana mengurangi biaya barang/jasa. Kerjasama yang terus menerus dengan penyedia diperlukan untuk mengurangi biaya tersebut.



SPM dapat memberikan manfaat kepada pembeli sebagai berikut: 1. Membantu pembeli membuat skala prioritas dalam penilaian penyedia. Pembeli tidak perlu melakukan penilaian yang detil terhadap semua Penyedia.



Pembeli



dapat



memprioritaskan



untuk



barang/jasa



yang



mempunyai DKR dan nilai pembelian per tahun yang tinggi. Prioritas berikutnya dapat diberikan kepada jenis item bottleneck dan leverage. 2. Membantu pembeli untuk menentukan fokus penilaian penyedia. Strategi pembeli dalam pembelian barang/jasa serta hubungan kerja dengan penyedia yang perlu Pembeli bangun akan ditentukan oleh jenis barang/jasa Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic



tr



.c



.c



C



k lic C



om



to



B



U



Y



3.



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 20 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



yang pembeli perlukan. Pada kuadran mana item tersebut dalam SPOM. Lebih jauh tentang strategi dan jenis hubungan kerja untuk masing-masing kuadran dapat dibaca pada modul pelatihan yang lain. Di bawah ini dijelaskan tentang jenis kontrak yang dapat dipilih oleh Pembeli. Masing-masing jenis kontrak ini mencerminkan hubungan bisnis penyedia (supplier) dan pembeli (buyer), dan dikenal sebagai Supplier-Buyer



Relationship atau dengan istilah Contract Continum. Jenis kontrak yang dipilih oleh Pembeli, tergantung letak barang/jasa dalam SPM. Pasal-pasal ketentuan dan persyaratan kontrak akan ada perbedaan antara jenis kontrak yang satu dengan yang lainnya. Makin ke kanan, hubungan Penyedia dan Pembeli makin dekat. Contoh, untuk jenis



partnership, karena kedua belah pihak sudah saling percaya, maka jaminan pelaksanaan tidak diperlukan lagi. Hubungan Bisnis Penyedia dan Pembeli (Contract Continum)



Spot Purchase



Regular Trading



Call-off Contract



Fixed Contract



Partnership



Joint Venture



Internal Provision



Berikut Jenis kontrak yang dapat dipilih pembeli : 1.



Pembelian Tunai (Spot Purchase/Buying): Kontrak ini dipakai untuk pembelian barang/jasa yang hanya satu kali dalam waktu tertentu. Misal selama enam bulan atau satu tahun sekali. DKR dan nilai pembelian untuk jenis kontrak ini kecil sehingga apabila Penyedia A tidak dapat menyediakan karena sedang habis atau kekurangan sumberdaya, maka Pembeli dapat dengan segera membeli ke Penyedia untuk memenuhi target pengadaan.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 21 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Perdagangan Berkala (Regular Trading): Kontrak jenis ini dipakai untuk pembelian spot yang berulang, misal 4 kali dalam setahun. Upaya Pembeli adalah membuat kontrak pembelian kepada satu Penyedia saja namun tetap bersiap untuk mengganti Penyedia apabila kinerja Penyedia tersebut kurang memuaskan. Hal ini dapat dilakukan karena jumlah Penyedia banyak di pasar dengan spesifikasi dan kualitas yang setara. Dalam hal ini Pembeli harus membina hubungan baik dengan para Penyedia dalam DPM.



3.



Kontrak Panggil (Call-off Contract): Pada kontrak jenis ini, Pembeli mempunyai kontrak dengan jangka waktu tertentu, dengan harga yang sudah ditentukan dan bersifat tetap dalam kontrak selama jangka waktu tersebut. Tidak ada komitmen untuk membeli dengan jumlah tertentu selama jangka waktu kontrak tersebut. Dewasa ini, ada kecenderungan untuk tidak mengikat harga selama jangka waktu kontrak. Namun kedua belah pihak sepakat untuk melakukan negosiasi harga baru bila terdapat perubahan-perubahan asumsi perhitungan harga pada saat kontrak dibuat.



4.



Kontrak Tetap ( Fixed Contract): Jenis kontrak ini sama dengan call-off contract namun Pembeli sepakat dengan Penyedia untuk membeli sejumlah tertentu (minimum order) selama jangka waktu kontrak.



5.



Kerjasama (Partnership): Kontrak ini dibuat karena Pembeli dan Penyedia mempunyai hubungan bisnis yang dekat. Kedekatan tersebut ditandai dengan saling bertukar



informasi.



Misalnya,



Pembeli



menginformasikan



rencana



pembelian jauh hari sebelumnya, Penyedia memberikan informasi kapasitas produksi Penyedia yang tersedia. Tingkat kepercayaan pada kategori ini, antara Penyedia dan Pembeli lebih tinggi dari jenis kontrak sebelumnya. Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



2.



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 22 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Penanaman Modal (Joint Venture): Kontrak jenis ini melibatkan dua atau lebih perusahaan yang bersepakat untuk membentuk perusahaan baru (joint venture) guna memenuhi permintaan barang/jasa dari salah satu perusahaan yang membuat joint venture tadi. Pembeli dan Penyedia menjadi pemilik dari joint venture tersebut. Tujuan utama pembuatan perusahaan joint venture ini adalah untuk mendapatkan kontrol penuh terhadap kualitas, harga, jumlah, waktu penyerahan/penyelesaian barang/jasa yang diperlukan.



7.



Penyediaan Sendiri (Internal Provision): Kontrak jenis ini dipilih ketika Pembeli melihat risiko yang besar terhadap



penyediaan



barang/jasa



yang



diperlukan



sesuai



dengan



persyaratan yang ditetapkan. Pembeli kemudian memutuskan untuk memenuhi barang/jasa tersebut dengan membuat sendiri. Dengan demikian penilaian terhadap Penyedia tidak relevan untuk jenis ini. 2.5



KRITERIA KEMAMPUAN DAN MOTIVASI Seperti yang telah dijelaskan bahwa kemampuan meliputi administrasi, teknis umum, K3LL, dan keuangan. Kemampuan administrasi telah dijelaskan yaitu berkaitan dengan dokumen-dokumen perusahaan yang mendukung legalitas usahanya. Berikut ini adalah tentang penilaian kemampuan penyedia dalam hal teknis umum dan K3LL dan tingkat motivasi Penyedia, yang dilakukan dengan mempertimbangkan



target



pengadaan.



Target



pengadaan



ditentukan



berdasarkan letak barang/jasa pada kuadran SPM. Sehingga penentuan kriteria kemampuan dan motivasi dibuat berdasarkan 2 (dua) hal: • Target pengadaan • Letak jenis barang/jasa di kuadran SPOM



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



6.



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 23 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Penentuan kriteria berdasarkan target pengadaan: Seperti diketahui bahwa target pengadaan meliputi: •



Kuantitias



•



Kualitas



•



Ketersediaan



•



Biaya



•



Pelayanan dan daya tanggap (responsiveness) Karena barang/jasa yang dibeli beraneka ragam, dengan kondisi



pasar yang berbeda untuk setiap jenis barang/jasa (seperti pasar monopoli, oligopoli, atau kompetisi sempurna), dan karena tingkat DKR dari masing-masing barang/jasa yang banyak berbeda, maka pembeli dapat memfokuskan penilaian kemampuan dan tingkat motivasi penyedia pada beberapa target saja. Barang/jasa pada kuadran Bottleneck, target yang harus dicapai diantaranya adalah ketersediaan, kualitas dan kehandalan pelaksanaan kontrak. Target pengadaan untuk barang/jasa pada kuadran Routine diantaranya adalah mendapatkan harga yang paling baik untuk penyedia. Berdasarkan target yang dipilih, untuk jenis barang/jasa tertentu, pembeli melakukan proses penggalian informasi dan penilaian penyedia untuk memprediksi potensi kinerja penyedia tersebut. Dalam proses penilaian tersebut, beberapa kriteria terkait dengan target pembelian dianalisis untuk mengetahui kemampuan dan tingkat motivasi penyedia. Semakin tinggi kemampuan dan motivasinya, maka diharapkan penyedia dapat menyelesaikan kewajiban sesuai dengan kontrak. Di bawah ini dijelaskan lebih jauh tentang kriteria atau hal-hal apa yang dinilai berdasarkan masing-masing target pengadaan: 1. Kuantitas Kemampuan penyedia dimasa lalu yang dievaluasi dari aspek kuantitas meliputi: kesempurnaan dalam memenuhi jumlah order yang tertuang dalam kontrak. Idealnya jumlah pasokan yang akurat Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



A.



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 24 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



adalah 100% dari kuantitas yang disebutkan dalam kontrak, tidak lebih dan tidak kurang. Penilaian aspek kemampuan secara kuantitas, penyedia harus mampu menyerahkan barang atau hasil dari pekerjaan dengan kuantitas yang tepat. Kuantitas barang/hasil pekerjaan diberikan sesuai dengan apa yang tertera di dalam dokumen kontrak. Sedangkan terkait dengan volume, penyedia sebaiknya mempunyai kemampuan dalam menyediakan barang/menyelesaikan pekerjaan yang bervariasi baik dalam keadaan volume tinggi maupun volumen rendah (fleksibilitas).



Fleksibilitas akan meningkatkan kemampuan



penyedia dalam memenuhi kebutuhan pembeli, yang pada akhirnya menaikkan kinerja penyedia secara keseluruhan. 2.



Kualitas Dalam hal kemampuan kualitas, pembeli menilai kemampuan teknis umum penyedia saat ini dan yang akan datang. Pembeli menilai



motivasi



penyedia



untuk



menyediakan



barang



atau



melaksanakan pekerjaan. Penilaian kemampuan kualitas dilakukan terhadap dua jenis barang/jasa, yaitu standar dan non-standar: •



Item standar: ✓



Spesifikasi yang sesuai dengan persyaratan pembeli.



✓



Fleksibilitas dan kemampuan penyedia untuk menyesuaikan persyaratan pembeli.



✓



Tingkat pengembalian barang, perbaikan barang, penolakan atau



perbaikan



hasil



pekerjaan,



baik



pada



saat



pengiriman/penyelesaian, atau selama periode garansi atau pemeliharaan. ✓



MTBF (Mean Time Between Failures) dan outage rate. MBTF adalah berapa lama suatu peralatan dapat bekerja sebelum rusak atau tidak dapat berfungsi. Outage rate adalah nilai persentase, berapa kali peralatan tidak berfungsi (yang



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 25 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



seharusnya berfungsi) terhadap keseluruhan waktu operasi yang diharapkan. ✓



Durability, yaitu pengukuran berapa lama barang/peralatan atau bagian/komponen dari barang/peralatan yang dibeli dapat bertahan /berfungsi sebelum diganti.



•



Item non-standar: Selain kriteria-kriteria pada item standar di atas, untuk item non-standar dilakukan penilaian berdasarkan kriteria tambahan sebagai berikut: ✓ Nilai investasi penyedia atau prinsipalnya untuk penelitian dan pengembangan, termasuk untuk peningkatan mutu. ✓ Jumlah hak paten atau copy right yang dimiliki. ✓ Pengalaman



personil



penyedia



dalam



hal



desain



dan



pengelolaan produksi. ✓ Ketersediaan perangkat atau peralatan yang tepat untuk mendisain. ✓ Kemampuan manufaktur dan teknologi, seperti tersedianya metodologi produksi yang tepat dan peralatan-peralatan yang tepat. ✓ Adanya sistem manajemen mutu dan manajemen lingkungan. ✓ Pengalaman



penyedia



dalam



penyediaan



barang



atau



pelaksanaan pekerjaan yang serupa. ✓ Adanya fungsi manajemen mutu dalam organisasi penyedia. ✓ Adanya visi, misi, dan tujuan yang jelas dan tepat dalam hal peningkatan kualitas. Kemampuan kualitas di masa mendatang diukur dari tren/kecenderungan kriteria standar dan non-standar penyedia, misal apakah bertambah, berkurang, atau tetap. Penilaian motivasi penyedia pada aspek kualitas dapat dilakukan dengan: •



Menilai kemauan penyedia untuk memberikan semua informasi yang diperlukan untuk penilaian kemampuannya.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 26 dari 53



re



XC



hange E



N



O W



t



k lic



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



Keikutsertaan penyedia dalam proses Value Analysis/Value



Engineering yang dilakukan oleh pembeli, fleksibel dalam spesifikasi sesuai dengan keperluan pembeli. •



Memenuhi permintaan pembeli untuk melakukan inspeksi bersama terhadap suatu pengujian.



•



Memenuhi permintaan pembeli untuk melakukan transfer teknologi dan hak atas kekayaan intelektual.



3.



Harga Dalam menilai kemampuan harga saat ini, pembeli menggali informasi dan menilai hal-hal yang berkaitan dengan prediksi harga yang akan ditawarkan oleh penyedia dalam proses seleksi nanti. Data yang diperlukan dan dinilai seperti: •



Daftar harga barang/jasa dari penyedia.



•



Tingkat diskon yang diberikan.



•



Termin dan kondisi pembayaran.



•



Supplier credit, yaitu lamanya pembayaran dilakukan oleh pembeli setelah diterimanya tagihan tanpa ada bunga atau biaya lain.



•



Rumus revisi atau penyesuaian harga.



•



Biaya penanganan dan pengiriman.



•



Life-cycle cost dalam hal peralatan.



•



Sistem e-procurement, e-commerce, atau procurement card yang dipunyai oleh penyedia untuk upaya penurunan biaya administrasi pembelian. Selain menilai penyedia terhadap kemampuan harga terkini,



pembeli juga menilai kemampuan harga penyedia yang akan datang. Cara penilaiannya adalah dengan mengetahui apakah penyedia mempunyai sistem atau program peningkatan proses dan penurunan biaya produksi. Untuk menilai motivasi penyedia dalam hal harga, pembeli dapat melihat melalui: •



Kemauan penyedia untuk memberikan data biaya dan semua informasi yang terkait untuk perhitungan biaya.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to



B



U



Y



.c



C



k lic C



om



to



B



U



Y



•



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 27 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



•



Keikutsertaan penyedia dalam program pengurangan biaya.



•



Pemberian diskon, kondisi pembayaran yang menarik untuk



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



pembeli seperti tidak perlunya down payment. •



Pemberian supplier credit.



4. Ketersediaan Ketersediaan mengandung makna bahwa penyedia, setiap saat dan dimana saja, atas permintaan pembeli, mampu memberikan penawaran kepada pembeli. Dalam hal ketersediaan, pembeli dapat melakukan penggalian informasi dan penilaian melalui: •



Segmen pasar yang diambil oleh penyedia.



•



Penyedia tidak menjual barang/jasa serupa untuk pesaing pembeli terutama untuk barang/jasa yang penting sekali untuk perusahaan pembeli.



•



Kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan pembeli.



•



Tingkat persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pembeli.



•



Barang/jasa yang pembeli perlukan termasuk salah satu produk standar penyedia.



•



20% item yang pembeli beli merupakan salah satu lini produk standar penyedia dan merupakan bisnis utama (core business) penyedia.



•



Pengalaman penyedia dalam melakukan proses ekspor.



•



Komitmen



penyedia



untuk



menyediakan



barang/jasa



untuk



pembeli secara jangka panjang. •



Waktu normal pengiriman penyedia yang memenuhi persyaratan pembeli.



•



Persentase keterlambatan pengiriman ke para pembeli dan tren pengiriman apakah tepat waktu (on-time), lebih cepat atau keterlambatannya meningkat.



•



Ketersediaan sistem pemantau pembelian (order tracking).



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 28 dari 53



re



XC



hange E



N



O W



t



kasus



hubungan



industri yang



tidak



baik



B



ac



k e r- s o ft w a



dengan



masyarakat, karyawan, atau pihak lain. •



Ketersediaan sistem distribusi barang yang handal dan sistem pembelian serta jaminan penyediaan jangka panjang dari subpenyedianya.



•



Kemampuan keuangan yang baik untuk menjamin penyediaan barang/jasa dalam jangka panjang.



•



Ketersediaan sistem dan program pemasaran untuk menjaga pangsa pasar supaya terus meningkat.



•



Adanya



program



ekspansi



penyedia



untuk



meningkatkan



keberagaman (port folio) atau penghasilan (revenue) seperti adanya rencana investasi baru atau peningkatan jumlah dan kinerja peralatan. •



Pada tahapan mana barang/jasa penyedia berkaitan dengan posisi siklus daur hidup produk terhadap pasar (product-market life cycle



stage); apakah peluncuran (launch), pertumbuhan (growth), stabil (maturity), atau penurunan (decline). •



Ketersediaan sistem manajemen mutu. Penilaian



motivasi



dalam



hal



kemampuan



ketersediaan



memerlukan sumber data yang dapat diperoleh melalui: •



Investasi



penyedia



untuk



pengembangan



barang/jasa



yang



diperlukan pembeli. •



Memberikan informasi tentang perkiraan permintaan (demand



forecasting). •



Memberikan fleksibilitas dalam hal spesifikasi termasuk perubahan jumlah, waktu pengiriman dan tanggapan terhadap perubahan spesifikasi.



•



Ikut serta dalam program pengurangan biaya.



•



Menawarkan komitmen untuk mampu menyediakan barang/jasa dalam waktu jangka panjang.



•



Melakukan pengelolaan pengiriman ke luar negeri.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic



tr



.c



.c



U



Y



Jumlah



C



k lic C



om



to



B



U



Y



•



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 29 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



5. Pelayanan dan Daya Tanggap Pelayanan penyedia dalam hal penjualan barang/jasa dianggap penting untuk dinilai terutama apabila barang/jasa yang dibeli adalah jenis baru atau pembeli baru pertama kali membeli, atau barang/jasa yang tingkat kompleksitasnya tinggi. Penilaian terhadap pelayanan ini biasanya terkait dengan seberapa cepat tanggapan atau respon yang diberikan oleh penyedia terhadap keluhan dan masalah yang dihadapi oleh pembeli yang timbul dari barang/jasa yang dibeli. Meskipun tidak selalu sama kriteria yang akan dinilai, dalam penilaian kemampuan pada kriteria ini, pembeli dapat menggali informasi dan menilai hal-hal sebagai berikut yaitu adanya : •



program dengan tujuan peningkatan pelayanan terhadap pelanggan dan kebijakan dalam kecepatan pelayanan (responsiveness);



•



sistem pelaporan terhadap keluhan dan tindak lanjutnya;



•



tim yang khusus dan handal yang ditugaskan untuk melayani satu atau kelompok pelanggan;



•



program pelatihan yang cukup dan tepat kepada pembeli (terutama kepada pengguna);



•



tim lapangan yang akuntabel dan handal untuk penanganan keluhan dari Pembeli, jika diperlukan;



•



kemampuan personil dan sistem penyedia untuk dapat mengelola keluhan yang diakibatkan karena perbedaan budaya dan bahasa;



•



ketersediaan daya dukung Teknologi Informasi dan Komunikasi atau



Information and Communication Technology (ICT) yang cukup dan adanya tren yang semakin baik; •



service level agreement untuk penilaian kinerja penyedia;



•



pengukuran kinerja penyedia oleh penyedia sendiri secara teratur dan terus menerus, dan adanya permintaan feedback dari penyedia apabila hasil penilian kurang memuaskan;



•



program manajemen mutu dan strategi-nya dari penyedia.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 30 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



Penilaian motivasi penyedia pada kriteria ini menjadi lebih penting apabila lokasi pembeli jauh dengan lokasi penyedia. Penilaian dapat dilakukan dengan: •



Mengukur



tingkat



keterbukaan



penyedia



terhadap



permintaan



informasi oleh pembeli. •



Kemauan atau ajakan penyedia ke pembeli untuk memberikan prioritas memproduksi/mengirim barang pesanan, atau memulai dan menyelesaikan pekerjaan lebih awal.



•



Memberikan training kepada pegawai pembeli.



•



Menunjuk



account



manager



untuk



mengelola



hubungan



dan



pembelian pembeli. •



Kemauan



penyedia



untuk



terlibat



sejak



awal



dalam



proses



perencanaan penyediaan barang/jasa untuk atau pada saat kondisi darurat. Kemampuan Umum dan Sikap: Selain 4 (empat) area kemampuan di atas, perlu digali informasi dan dinilai hal-hal lain yang berhubungan dengan kemampuan umum dan sikap bisnis Penyedia, yaitu diantaranya sebagai berikut: •



Reputasi Penyedia secara keseluruhan, seperti sudah berapa lama Penyedia dibentuk dan beroperasi.



•



Kesan, nama baik perusahaan dan barang/jasa-nya di pasar.



•



Perlakuan Penyedia terhadap Pembelinya terutama yang berkaitan dengan keadilan (fairness), upaya mengeksploitasi Pembeli, dan lainlain.



•



Ketersediaan budaya korporasi yang tertulis dan terimplementasi dan tata organisasi Penyedia.



•



Kesesuaian arah dan tujuan perusahaan Pembeli dan Penyedia.



•



Kesesuaian kebijakan-kebijakan Pembeli dengan Penyedia seperti orientasi pada klien, lingkungan dan sosial, etika, dan kebijakan untuk selalu mentaati peraturan.



•



Penggunaan daya dukung ICT.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 31 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Kesesuaian syarat-syarat dan ketentuan yang dimiliki oleh Penyedia dan Pembeli.



B. Penentuan kiriteria berdasarkan letak barang/jasa pada kuadran SPM Karena setiap jenis barang/jasa mempunyai karakteristik yang berbeda dalam hal DKR, jumlah dan nilai pembelian per tahun, maka kriteria yang dipilih untuk penilaian dapat berbeda. Di bawah ini diterangkan tentang pemilihan kriteria yang akan dinilai berdasarkan jenis kuadran. 1. Kuadran Routine Pada kuadran ini jumlah pembelian barang/jasa banyak sedangkan nilainya relatif kecil, maka penekanan penilaian diberikan untuk hal-hal (kriteria) sebagai berikut: •



Seberapa luas variasi produk (product range) penyedia.



•



Berapa persen routine item pembeli dapat disediakan oleh satu penyedia.



•



Apakah penyedia dapat dan berkomitmen untuk menjual barang/jasa dalam waktu yang cukup lama kepada pembeli.



•



Apakah penyedia mau dan berkomitmen untuk membuat kontrak jangka panjang.



•



Respon yang tinggi dari penyedia ke pembeli.



•



Waktu pengiriman dan kehandalan tepat waktu pengiriman sesuai perjanjian serta kecocokan barang/jasa yang dikirim atau diselesaikan.



•



Sistem e-procurement, e-commerce dan procurement card yang dimiliki penyedia.



•



Kemauan dan komitmen penyedia untuk menerima penyatuan tagihan



(consolidated billing/invoice) •



Tingkat/jumlah penyimpanan persediaan oleh penyedia untuk pembeli.



•



Komitmen penyedia untuk menunjuk account manager untuk pembeli/klien. Penggalian informasi dan penilaian tidak perlu dilakukan kepada banyak



Penyedia, cukup beberapa saja karena jenis barang/jasa yang standar dan banyak Penyedia yang dapat menyediakannya. Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



•



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 32 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



2. Kuadran Bottleneck Pada kuadran ini karakteristik barang/jasa bersifat khusus, terkait dengan hak kekayaan intelektual, dan lain sebagainya, maka DKR untuk jenis barang/jasa ini tinggi sedang pembelian tidak banyak. Fokus pembeli adalah menurunkan DKR dan melakukan kompromi terhadap harga. Hal tersebut menjadi kriteria untuk menilai. Penyedia jenis kuadaran ini berbeda dengan routine, yaitu sebagai berikut: •



Kestabilan kemampuan keuangan penyedia.



•



Keberlangsungan posisi penguasaan pasar (market share) penyedia di pasar.



•



Tahapan barang/jasa penyedia dalam siklus hidup produk (product life-



cycle). •



Kepastian bahwa barang/jasa yang dijual adalah termasuk dalam core



business penyedia. •



Kemauan dan komitmen penyedia untuk membuat kontrak jangka panjang.



•



Kemampuan penyedia untuk melakukan perencanaan dan persiapan produksi terhadap permintaan pembeli.



•



Kemauan penyedia untuk terlibat dalam program peningkatan kualitas dan perencanaan kondisi darurat.



•



Ketersediaan order tracking system.



•



Kemauan penyedia untuk menunjuk account manager.



•



Ketersediaan ICT sistem untuk mendukung komunikasi dan perencanaan bersama. Pada kuadaran bottleneck ini, mengetahui tingkat motivasi penyedia



menjadi sangat penting. Penilaian ini dapat dilihat dari: •



Kemauan penyedia untuk fleksibel dalam jumlah permintaan, waktu pengiriman, dan respon yang baik terhadap kebutuhan penting dan mendadak pembeli.



•



Memberikan informasi balik secara tepat terhadap permintaan pembeli.



•



Menerima spesifikasi secara lebih awal dan bertahap untuk mengurangi waktu tunggu penyerahan (delivery lead-time).



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 33 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



3. Kuadran Critical Pada kuadran ini barang/jasa besar dan memiliki DKR yang tinggi, maka diperlukan hubungan kerja yang tinggi antara pembeli dan DKR. Semua kriteria yang disebutkan dalam kuadran terdahulu dipertimbangkan dalam penilaian potensi kinerja penyedia. Sehingga waktu, usaha, dan biaya yang diperlukan untuk kuadran ini lebih besar. Beberapa hal khusus sebagai tambahan yang dipertimbangkan dalam penggalian informasi dan penilaian sebagai berikut: •



Komitmen penyedia untuk sepakat membuat kontrak jangka panjang dan hubungan bisnis yang kuat.



•



Kesesuaian strategi bisnis antara pembeli dan penyedia.



•



Hubungan kerja yang khusus antara penyedia dengan kompetitor pembeli.



•



Apakah Penyedia merupakan penyedia dengan biaya rendah dalam durasi jangka panjang. Pembeli perlu memahami komponen-komponen biaya penyedia seperti biaya material langsung, biaya karyawan, biaya overhead, biaya distribusi, efisiensi dan efektifitas produksi, kemampuan mendeisain, dan akses untuk mendapatkan modal kerja.



•



Komitmen penyedia untuk bersama-sama pembeli melakukan upaya-upaya strategis untuk mengurangi biaya barang/jasa.



4. Kuadran Leverage Pada jenis barang/jasa di kuadran ini, penekanan pembeli adalah pengurangan biaya/harga. Dalam upaya pengurangan biaya, apabila salah satu strateginya adalah mengganti penyedia, maka perlu dihitung biaya pengalihan (switching cost) yaitu biaya yang harus dikeluarkan oleh pembeli apabila mengganti penyedia dan/atau spesifikasi barang/jasanya. Selain itu juga dilihat apakah ada perbedaan harga yang besar dari satu penyedia ke penyedia lain. Kuadran leverage ini mempunyai beberapa strategi dalam pembelian yang didasarkan pada contoh/skenario/kasus yang berbeda dan pada elemen strategi yang berbeda. Di bawah ini ditampilkan tabel yang menggambarkan hal tersebut.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 34 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Strategi Pembelian Untuk Item Leverage Unsur Strategi



Case 1: Switching Cost Besar



Jumlah Penyedia Jenis Kontrak Jenis Penyedia yang Diperlukan



Satu



Jenis Hubungan Bisnis yang Diinginkan



a.



Term Contract Biaya Terendah Selama Masa Kontrak Kerjasama



Case 2: Perbedaan Harga Kecil, Switching Cost Diabaikan Banyak



Case 3: Perbedaan Harga Kecil, Switching Cost Cukup Besar Satu



Case 4: Perbedaan Harga Besar, Switching Cost Rendah



Case 5: Perbedaan Harga Tinggi, Switching Cost Cukup Besar



Banyak



Dua atau Tiga



Spot



Term Contract Biaya Terendah Selama Masa Kontrak



Spot Biaya Terendah Sekarang



Framework Contract Biaya Terendah Selama Masa Kontrak



Arms-length



Kerjasama



Biaya Terendah Sekarang Arms-length



Arms-length (dominasi Pembeli)



Untuk case 1,3, dan 5: kontrak jangka panjang Untuk case ini, selain kesesuaian spesifikasi antara barang yang dikirim



atau jasa yang diselesaikan dengan yang disepakati maka penekanan utama lainnya adalah pengurangan biaya selama jangka waktu kontrak. Informasi yang digali dan dikaji antara lain : biaya material langsung, biaya karyawan, biaya



overhead, biaya distribusi, efisiensi dan efektifitas produksi, kemampuan mendesain, dan akses untuk mendapatkan modal kerja. Pembeli juga perlu melihat apakah penyedia dapat menjamin tersedia barang/jasa dalam jangka waktu panjang dengan memperhatikan stabilitas keuangan, market share yang tetap atau meningkat, tahap barang/jasa penyedia dalam siklus hidup produk (product life-cycle), apakah barang/jasa yang dibeli merupakan bisnis utama (core business) penyedia, dan jaminan bahwa penyedia dapat menyediakan dalam jangka waktu lama. Pada case, perlu dilihat kemampuan penyedia dalam hal e-commerce, e-



procurement termasuk proses delegasi pembelian ke user, penggunaan procurement card, consolidated billing, dan penunjukan account manager untuk pembeli. Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 35 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Untuk case 1,3, dan 5: pembelian spot Dalam hal ini, penekanannya adalah membeli dengan harga serendah-



rendahnya dan menjamin ketersediaannya. Barang/jasa pada jenis ini bersifat standar, maka tidak perlu mengeluarkan usaha, waktu, dan biaya yang terlalu besar untuk melakukan penggalian informasi dan penilaian terhadap penyedia. Evaluasi kemampuan dan motivasi dapat dilakukan pada saat proses seleksi. Namun untuk keperluan penyusunan DPM, evaluasi yang lebin sederhana dapat dilakukan. 2.6



SUPPLIER PERCEPTION MODEL (SPEM) SPEM adalah model yang dibuat untuk menggambarkan, memprediksi, dan membantu Pembeli untuk mengetahui tingkat motivasi Penyedia dalam menjual barang/jasanya. Tidak saja motivasi pada saat penyediaan barang atau pelaksanaan jasa, namun juga komitmen untuk tetap menjadi rekanan aktif dan mempunyai kerjasama yang baik dalam jangka waktu panjang. Supplier Perception Model



Tingkat Ketertarikan



Tinggi



Rendah



Develop



Core



Marginal



Exploit



Nilai bisnis (%)



Tinggi



SPEM mempunyai dua dimensi, yaitu: •



Nilai bisnis Pembeli terhadap keseluruhan bisnis penyedia. Hal ini dilihat dari prosentase total pembelian pembeli per tahun terhadap total penjualan penyedia. Nilai bisnis diukur dalam satuan prosen (%).



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



b.



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 36 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Nilai ketertarikan dan potensi komitmen penyedia terhadap bisnis pembeli. Nilai ini merupakan nilai subyektif berdasarkan beberapa hal, seperti berapa lama pembeli membayar penyedia, lokasi kantor pembeli, kesamaan bahasa, tingkat kepercayaan antara dua pihak, potensi pengembangan bisnis Pembeli, kesesuaian teknologi informasi antara pembeli dan penyedia, dan reputasi yang mungkin diperoleh oleh penyedia apabila berbisnis dengan pembeli. Nilai ketertarikan dan potensi komitmen diukur dalam satuan tinggi, sedang, rendah, atau diabaikan.



Nilai Bisnis = [Nilai Pembelian Pembeli / Nilai Penjualan Penyedia] * 100



Klasifikasi Nilai Pembelian terhadap Penjualan Penyedia Klasifikasi Tinggi (T)



Besaran Prosentase > 15%



Sedang (S)



Lebih dari 5% - 15%



Rendah (R)



0.8% - 5%



Diabaikan (D)



< 0.8%



Tingkat ketertarikan penyedia terhadap pembeli dapat dilihat dari: •



Pendekatan penyedia ke Pembeli, apakah terencana dan merupakan strategi pemasaran



•



Respon penyedia, apakah lengkap dan akurat terhadap pertanyaan Pembeli.



•



Pemberian laporan keuangan tahunan penyedia, katalog barang/jasa, brosur, dan lain-lain, ketika diminta oleh pembeli.



•



Bahasa dan intonasi yang dipakai oleh penyedia dalam komunikasi.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



•



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 37 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



Di bawah ini dijelaskan tentang tanggapan penyedia terhadap bisnis pembeli menurut kuadran-nya: 1. Kuadran Marginal Nilai bisnis pembeli kecil dan penyedia melihat tidak ada potensi pengembangan jumlah pembelian. Oleh karena itu penyedia menempatkan pembeli pada urutan yang rendah dalam daftar prioritas mereka. Tidak ada keinginan enyedia untuk mengembangkan kerjasama lebih jauh dengan pembeli. Pembeli perlu menghindari dan tidak memasukkan penyedia ini ke dalam Daftar Penyedia Mampu (DPM). Apabila diperlukan, cukup dipakai untuk pembelian spot (tunai). Jenis barang/jasa pada kuadran ini dapat merupakan



item routine, bottleneck, leverage, atau critical, tergantung dengan skala usaha penyedia. Namun demikian, biasanya adalah item pada kuadran routine dan



bottleneck. 2. Kuadran Exploit Nilai bisnis pembeli besar, namun bisnis pembeli tidak terlalu menarik untuk Penyedia oleh karena itu penyedia akan mempertahankan hubungan kerja dengan pembeli jika tidak merepotkan penyedia atau menaikkan biaya dalam mempertahankan



hubungan



kerja



tersebut.



Namun,



jika



penyedia



mempertimbangkan bahwa hubungan kerja dengan pembeli aman, maka penyedia mulai mengeksploitasi pembeli salah satunya dengan cara menaikkan biaya barang/jasa. Dalam kuadran ini, pembeli dapat memakai penyedia untuk pembelian yang tidak memerlukan hubungan kerja yang tinggi. 3. Kuadran Develop Pada kuadran ini penyedia akan menganggap bisnis pembeli menarik meskipun nilai pembelian relatif kecil karena Penyedia melihat ada potensi bisnis pembeli berkembang. Penyedia akan berupaya untuk menjalin kerjasama dan hubungan kerja yang baik dan jangka panjang sehingga penyedia dapat menaikkan penjualan. Jenis hubungan kerja dan kerjasamanya cukup tinggi.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 38 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



4. Kuadran Core Pada kuadran ini penyedia menganggap Pembeli sebagai bagian dari core business mereka. Selain nilai bisnis tinggi, penyedia juga melihat ada potensi pengembangan bisnis pembeli. Penyedia akan melakukan pendekatan yang terus menerus dan kuat agar menjadi rekanan jangka panjang. Hubungan kerja untuk jenis ini adalah partnership. Jenis Hubungan Kerja dan Persepsi Penyedia Kategori Item



Supplier Perception



Leverage



Marginal Prioritas rendah, spot -



Bottleneck



-



Spot atau jangka panjang -



Critical



-



-



Routine



Exploit -



Develop Core Kontrak jangka panjang Jangka panjang Jangka panjang -



Partnership



Hubungan Nilai Bisnis Pembeli dan Tingkat Ketertarikan Penyedia



N = Negligible = Diabaikan L = Low = Rendah M = Medium = Sedang H = High = Tinggi



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 39 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



BAB III MENENTUKAN PENYEDIA BARANG/JASA



Tujuan akhir dari pemilihan penyedia pada buku informasi UK-08 ini adalah menyusun DPM yang berisi para penyedia mampu yang dapat diundang dalam proses pengadaan/seleksi barang/jasa tertentu. DPM berisikan Penyedia barang/jasa dengan jumlah yang cukup untuk kategori barang/jasa tertentu. Dengan tersedianya DPM ini, maka: • Pembeli cukup mengundang Penyedia tersebut dalam proses seleksi sehingga proses seleksi lebih cepat • organisasi Pembeli dapat mempunyai waktu lebih banyak untuk melakukan perencanaan, pembuatan lingkup kerja atau spesifikasi yang lebih baik, • mendisain jenis kontrak yang cocok, • membuat daftar harga atau Bill of Quantity (BOQ) yang lebih lengkap dan sesuai dengan lingkup kerja atau spesifikasi, dan • mendisain sistem evaluasi kinerja Penyedia dengan lebih baik. Setelah melakukan penilaian potensi kinerja, langkah selanjutnya adalah memilih para penyedia yang lulus berdasarkan peringkatnya dan memasukkan Penyedia yang lulus ke dalam DPM. Meskipun penilaian potensi kinerja tidak dilakukan untuk semua jenis barang/jasa secara komprehensif, konsep penilaian ini dapat dilakukan untuk semua jenis barang/jasa. Hanya kelengkapan dan kedalaman data serta evaluasi yang disesuaikan dengan kebutuhan. Penilaian kemampuan dan motivasi yang komprehensif dilakukan terhadap barang/jasa dengan DKR yang tinggi yaitu pada kuadran bottleneck dan critical. Jika diperlukan, dapat melakukan penilaian kemampuan terhadap jenis barang/jasa leverage. Di bawah ini dijelaskan tentang proses penilaian kemampuan: • Menentukan kriteria yang akan diukur, berdasarkan target pengadaan, termasuk sub-kriteria-nya, jika ada. • Menentukan total bobot untuk masing-masing kriteria dan sub-bobot untuk sub-kriterianya. Bobot ini menunjukkan tingkat pentingnya (importance) dari Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 40 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



kriteria tersebut terhadap pemenuhan target pengadaan. Misal, total bobot diberikan kisaran 1-10. Nilai 1 menunjukkan sebagai ”diperlukan secara minimum”, sedang nilai 10 adalah ”mutlak diperlukan dan kritikal terhadap suksesnya kontrak”. Total bobot adalah total dari sub-bobot dimana besaran sub-bobot juga ditentukan dari kritikalitas/pentingnya sub-bobot tersebut terhadap total bobot. • Menentukan kriteria penilaian dari masing-masing kriteria dan sub-kriteria. Apabila ada sub-kriteria, maka yang diberikan kriteria penilaiannya hanya subkriteria. • Mengalikan nilai maksimum dari masing-masing kriteria atau sub-kriteria dengan nilai bobot maksimum untuk mendapatkan nilai maksimum setelah pembobotan (T-MAX). • Mengukur nilai masing-masing kriteria atau sub-kriteria berdasarkan analisis terhadap Penyedia tertentu. • Mengalikan nilai dengan bobot kriteria atau sub-kriterianya. • Menjumlahkan semua hasil pengalian tersebut menjadi nilai total penyedia (Tpenyedia). • Membagi T-penyedia dengan T-MAX sehingga diperoleh nilai persentase. • Membuat peringkat untuk semua penyedia yang dinilai. Lebih lanjut dapat dilihat di buku informasi UK-12. Hasil penilaian kemampuan dan tingkat motivasi kemudian digambarkan ke dalam grafik Kemampuan-Motivasi. Di dalam gambar tersebut akan terlihat apakah suatu penyedia berada pada diabaikan, rendah, sedang, atau tinggi. Apabila Pembeli memberikan kuisioner kepada para penyedia untuk dijawab, dan bila juga diadakan audit terhadap para penyedia tersebut, hasil evaluasi jawaban kuisioner dan hasil audit merupakan salah satu sumber dalam memberikan skor pada waktu penilaian kemampuan. Hasil penilaian (rating) kuesioner dan audit juga dapat dipertimbangkan untuk menentukan penilaian terakhir pada saat melakukan pengeplotan dalam grafik. Penyedia yang berada di wilayah tinggi adalah penyedia dengan kategori mampu. Apabila jumlah penyedia yang berada pada wilayah tinggi, maka cukup Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 41 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



hanya penyedia dengan peringkat tinggi yang dimasukkan ke dalam DPM. Apabila jumlahnya tidak cukup, maka pembeli dapat mengambil kebijakan. Misal, memberikan kelulusan dengan kondisi atau catatan bahwa penyedia harus memenuhi kekurangan tersebut dalam kurun waktu tertentu. Lebih lengkap tentang penilaian kemampuan dan tingkat motivasi dijelaskan dalam buku informasi UK-12. 1. Evaluasi kemampuan keuangan: Dalam proses penilaian kemampuan, salah satu yang dinilai adalah kemampuan keuangan Penyedia. Dalam melakukan evaluasi kemampuan keuangan Penyedia, sumber informasi yang dapat dijadikan rujukan adalah: •



Laporan neraca keuangan (balance sheet statement)



•



Laporan rugi laba (profit & loss statement) Laporan keuangan dapat berupa laporan internal dari penyedia atau



laporan yang sudah di-audit oleh akuntan publik, tergantung dari kebijakan Pembeli dan peraturan terkait. Kebijakan Pembeli dapat didasarkan pada nilai pembelian



dan



lama



penyelesaian



pembuatan



barang/peralatan



atau



pekerjaan. Metode yang dipakai untuk melakukan analisis kesehatan keuangan diantaranya adalah dengan menghitung beberapa rasio keuangan, yaitu: •



Rasio keuntungan (profitability ratios): rasio-rasio yang menggambarkan apakah Penyedia memberikan keuntungan dalam usahanya.



•



Rasio solvabilitas (solvency ratios): rasio-rasio yang menggambarkan apakah Penyedia mempunyai kemampuan untuk membayar semua hutang/kewajiban pada saat yang diperjanjikan.



Lebih lengkap tentang analisis kesehatan keuangan Penyedia dijelaskan dalam buku informasi UK-12.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



k lic C



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



Kode Modul



M.749020.008.02



w



w



ac



t



U



Y U to



B



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 42 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



PENYUSUNAN DPM Berdasarkan peringkat penilaian potensi kinerja (Buku Informasi UK12), pembeli melakukan pemilihan para penyedia yang mampu dan dimasukkan ke dalam DPM. Jumlah penyedia yang ada dalam DPM harus cukup; tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit. •



Jumlah yang cukup bisa berbeda tergantung pada kuadran apa barang/jasa yang dibeli (lihat Supply Positioning Model dan modul lain terkait).



•



Jumlah yang cukup untuk item barang/jasa di kuadran Routine dapat berbeda dengan item di kuadran Bottleneck, karena ketersediaan Penyedia yang berbeda di pasar untuk kedua jenis item tersebut.



•



Selain itu jumlah yang cukup juga mengacu pada kebijakan perusahaan Pembeli.



•



Secara



umum,



jumlah



5-6



penyedia



untuk



masing-masing



jenis



barang/jasa merupakan jumlah yang cukup, kecuali untuk barang/jasa



Bottleneck karena jumlah penyedia yang terbatas di pasar. Perhatikan dan pelajari SPM untuk menentukan strategi jumlah penyedia yang cukup dalam DPM. Setelah terdaftar dalam DPM, apabila nantinya salah satu atau semua Penyedia mendapatkan kontrak dari pembeli, diharapkan para penyedia tersebut dapat memenuhi kewajibannya secara memuaskan, sesuai dengan persyaratan di dalam kontrak. Hal ini akan meminimalkan risiko Pembeli dalam mencapai target pengadaan. Dalam praktek dan menurut rujukan beberapa sumber buku, penyedia dapat dikategorikan menjadi beberapa, misal sebagai Approved Supplier,



Preferred Supplier, dan Emergency Supplier. •



Approved Supplier adalah para penyedia yang sudah lulus dan mampu setelah masuk ke DPM, namun belum mendapakan kontrak sehingga belum terbukti apakah dapat melaksanakan kewajibannya dengan kinerja yang memuaskan.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



k lic C



.c



3.1



tr



.



.



k e r- s o ft w



Kode Modul



M.749020.008.02



w



w



ac



t



U



Y U to



B



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 43 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Preferred Supplier adalah para penyedia yang terdaftar dalam DPM dan telah mendapatkan kontrak serta melaksanakan kewajibannya seperti dalam kontrak secara memuaskan.



•



Emergency Supplier adalah sebagian dari para penyedia dalam kategori Preferred (atau juga Approved bila tidak ada yang berada dalam Preferred) yang dipakai sebagai rujukan pertama bila terjadi kondisi emergency. Jenis penyedia ini sangat diperlukan sebagai bagian dari rencana kelangsungan bisnis



(Business



Continuity Plan) dari perusahaan pembeli untuk



menghindari kerugian yang lebih besar atau bahkan berhentinya operasi atau



kegiatan



perusahaan.



Penyedia



dengan



kategori



ini,



dipilih



berdasarkan hubungan bisnis yang lama, dapat diandalkan jaminan pasokan (security of supply), dan mempunyai kemampuan menyediakan barang/jasa dengan variasi produk (product range) yang lebar. Dengan memiliki DPM, pembeli akan mempunyai database yang dapat dipakai setiap saat untuk mengundang penyedia pada proses pengadaan, sehingga proses pengadaan bisa lebih cepat, dengan kualitas penyedia yang lebih terjamin, pemenuhan terhadap regulasi yang lebih besar, dan risiko



underperformance yang lebih kecil. DPM dikelola dan dilakukan updating atau pemutakhiran secara terus menerus dengan mempertimbangkan kinerja nyata para penyedia yang telah menyelesaikan perjanjian/kontrak. Apabila diperlukan, penyedia baru yang belum terdaftar dalam DPM, Pembeli dapat melakukan proses penilaian dan kualifikasi. Hal ini tergantung dari beban kerja staf pembeli dan disesuaikan dengan kebutuhan. Hasilnya dikonsolidasikan dengan database yang ada sehingga database menjadi database yang terkini (up-to-date). Sekali setiap tahun, pembeli dapat melakukan tinjauan terhadap sistem aplikasi atau program DPM secara menyeluruh untuk mengkaji penerapannya dan memberikan penyempurnaan.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



k lic C



.c



•



tr



.



.



k e r- s o ft w



Kode Modul



M.749020.008.02



w



w



ac



t



U



Y U to



B



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 44 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



PENGEMBANGAN DPM Kita lihat sekarang sudah banyak perusahaan atau insitusi yang mengembangkan DPM menjadi lebih lengkap, user friendly dalam hal aksesnya, dan menjangkau para penyedia global untuk perusahaan global. Istilah DPM berkembang menjadi Supplier Management System (SMS), ada yang menamakan sebagai Vendor Management System (VMS), dan banyak sebutan



lain.



Aplikasi



tersebut



bahkan



ada



yang



memasukkan



risk



management dan relationship management di dalamnya, sehingga didapatkan penyedia yang benar-benar mampu. Para vendor besar ERP (Enterprise



Resource Management), seperti SAP, Ariba, Oracle, JDE, juga menjadikan SMS atau VMS sebagai bagian dari produk standar mereka pada modul Supply



Chain Management (SCM). Peserta dapat melihat dan membaca di internet untuk jenisjenis aplikasi tersebut untuk memperdalam pengetahuan. DPM telah menjadi bagian dari SMS. Di bawah ini adalah siklus SMS yang menggambarkan lingkup kegiatan SMS dalam kerangka aktifitas Supply



Chain Management (SCM). Siklus Proses SMS



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



k lic C



.c



3.2



tr



.



.



k e r- s o ft w



Kode Modul



M.749020.008.02



w



w



ac



t



U



Y U to



B



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 45 dari 53



re



XC



hange E



Y



N



O W



t



B



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



Menurut para ahli, SMS telah menjadi salah satu kriteria untuk menjadi organisasi yang memiliki pengadaan kelas dunia (world-class procurement organization). Di bawah ini adalah perangkat, sistem, proses, dan aplikasi yang harus dimiliki oleh perusahaan atau institusi untuk menjadi organisasi pengadaan yang world-class. Karakteristik World-class Procurement Organization



Lampiran 1: Contoh Kuesioner Contoh di bawah ini adalah lembar ringkasan dari suatu kuesioner. Masing-masing nomor kelompok mempunyai pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan. Setiap pertanyaan tersebut diberikan penilaian. Kemudian membuat penilaian rata-rata dari setiap kelompok. Dari semua kelompok, dapat diberikan nilai rata-rata.



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



U



Y U B to k lic C



Kode Modul



M.749020.008.02



.



.



k e r- s o ft w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



w



w



ac



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 46 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Penilaian Keseluruhan dari Jawaban Kuesioner dan Audit (jika ada) No



Deskripsi



Penilaian



A



Perusahaan – data dan perijinan-perijinan



B



Informasi umum dan pertimbangan strategis



B.1.



Informasi umum



B.2.



Pertimbangan strategis



C



Staf dan infrastruktur



C.1.



Staf



C.2.



Bangunan dan peralatan



C.3.



Kebersihan, perawatan, dan perlindungan



D



Analisis keuangan



D.1.



Informasi umum keuangan



D.2.



Rasio keuangan



D.3.



Pengontrolan biaya



E



Pengembangan produk (R&D)



E.1.



Informasi umum produk (R&D)



E.2.



Kontrol disain



E.3.



Peralatan dan fasilitas yang tersedia untuk disain produk



E.4.



Fasilitas laboratorium dan tes



F



Pengadaan dan barang masuk



F.1.



Pengelolaan pengadaan



F.2.



Penerimaan barang masuk



F.3.



Kontrol dan inspeksi barang masuk



F.4.



Sampling dan pengetesan barang masuk



F.5.



Penolakan dan karantina barang masuk



F.6.



Pengelolaan cadangan dan barang yang sudah dibeli



G



Produksi



G.1.



Kontrol proses produksi



G.2.



Perencanaan produksi



G.3.



Lindungan lingkungan untuk produksi



G.4.



Peralatan produksi



G.5.



Kalibrasi peralatan



tentang



Penilaian Total



pengembangan



penyimpanan



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 47 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y



Proses manufaktur



G.7.



Inspeksi dan kontrol kualitas pada saat proses produksi



G.8.



Pengerjaan ulang



G.9.



Penanganan, penyimpanan dan preservasi barang jadi



B



ac



.c



k e r- s o ft w a



G.10. Pengemasan dan pengiriman H



Penjualan dan bantuan pelanggan



H.1.



Informasi umum penjualan



H.2.



Infrastruktur dan pengaturan penjualan



H.3.



Pengiriman



H.4.



Pelayanan purna jual dan bantuan pelanggan



H.5.



Keluhan dan penolakan pelanggan



H.6.



E-commerce



I



Sistem manajemen kualitas



I.1.



Informasi umum tentang pengelolaan kualitas



I.2.



Sertifikasi dan akreditasi kualitas



I.3.



Kontrol dokumen



I.4.



Pelabelan



J



Pengelolaan personil



J.1.



Pelatihan karyawan



J.2.



Insentif kepada karyawan



K



Kebijakan dan praktek dalam lindungan lingkungan, sosial dan etika



K.1.



Kebijakan dan praktek lindungan lingkungan



K.2.



Kebijakan dan praktek bidang sosial



K.3.



Kebijakan dan praktek bidang etika



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



G.6.



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 48 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Penilaian: 0



Sistem tidak tersedia



1



Sistem ada, namun tidak terdokumentasikan dan hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan



2



sistem ada, namun sedikit yang terdokumentasikan dan tidak mempunyai kontrol kepastian/jaminan



3



Sistem cukup memuaskan dengan dokumentasi yang cukup dan dengan kontrol kepastian



4



Sistem bekerja dengan baik dengan kinerja yang bagus. Prosedurprosedur terdokumentasi dan adanya kontrol kepastian yang baik



5



Sistem yang handaldan prosedur-prosedur tersedia melebihi persyaratan



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 49 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Glossary



Approved Supplier



Para penyedia yang sudah lulus dan masuk ke DPM, namun belum mendapatkan kontrak sehingga belum terbukti apakah dapat melaksanakan kewajiban dengan kinerja yang memuaskan



Attract and see



Metode penggalian informasi ketersediaan penyedia, dimana pembeli secara aktif mengenalkan diri dan kebutuhannya



Call-off Contract



Kontrak pengadaan barang/jasa yang digunakan untuk penyediaan barang/jasa dengan jumlah tertentu (dengan memberikan kisaran minimum dan maksimum) selama periode waktu tertentu, sesuai dengan spesifikasi, harga, syarat dan kondisi yang disepakati. Pengiriman dapat dilakukan dengan jadwal pengiriman dan jumlah tertentu atau tata cara permintaaan untuk langsung dikirim sesuai yang dituangkan dalam kontrak call-off. Kontrak ini biasanya dipakai untuk barang/jasa dengan kebutuhan yang relatif tetap



Emergency Supplier Penyedia yang dipakai sebagai rujukan pertama bila terjadi



kondisi emergency pekerjaan. Emergency Supplier ini biasanya berasal dari Prefered Supplier, atau jika tida dari Prefered Supplier sewaktu-waktu bisa dari Approved Supplier



Enterprise Sistem atau aplikasi untuk mengumpulkan, menyimpan, Resources mengelola, dan menginterpretasikan data aktivitas organisasi, Management (ERM) seperti produksi, marketing, keuangan, inventory management, logistik, dll.



Joint Venture



Suatu anak perusahan baru yang dibuat oleh dua atau lebih (Penanaman Modal) perusahaan induk dan dimiliki oleh perushaan induk tersebut



Partnership



Bentuk kerjasama organisasi bisnis dimana dua atau lebih anggota membuat beberapa aktivitas bersama



Performance Equation Model (PEM)



Suatu model untuk mengukur kinerja penyedia, denga pengukuran terhadap kemampuan dan motivasi penyedia



Prefered Supplier



Penyedia yang terdaftar dalam DPM (Daftar Penyedia Mampu) dan telah mendapatkan kontrak serta melaksanakan keajibannya seperti dalam kontrak secara memuaskan



Profitability Ratio



Rasio yang menggambarkan apakah penyedia memberikan keuntungan dalam usahanya atau tidak



(kerjasama)



Regular Trading



Pembelian yang dilakukan berulang-ulang ke satu supplier atau (pembelian berkala) lebih Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 50 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y



Metode penggalian informasi ketersediaan penyedia, dimana oembeli melakukan analisasi terhadap pasar (supply market analysis), identifikasi para penyedia termasuk risiko dan kesempatan serta manfaat yang didapat pembeli apabila berhubungan dengan penyedia-penyedia yang ada



Solvency Ratio



Rasio yang menggambarkan apakah penyedia mempunyai kemampuan untuk membayar semua hutang/kewajiban pada saat diperjanjikan (jatuh tempo)



Spot Buying



pembelian yang dilakukan dalam satu waktu tertentu dari pasar.



(pembelian on spot)



B



ac



.c



k e r- s o ft w a



Proses pengelolaan rantai siklus yang lengkap, mulai bahan Supply Chain Management (SCM) mentah dari para penyedia, kegiatan operasional di



organisasi/perusahaan, berlanjut ke distribusi kepada konsumen atau pengguna akhir



Supply Positioning Model (SPM)



Suatu model pengelompokan barang/jasa berdasarkan nilai pembelian per tahun barang/jasa dan dampak (kesempatan atau risiko) dari barang/jasa tersebut.



Supplier Management System (SMS)



Sistem atau aplikasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisa data-data yang terkait dengan penyedia untuk keperluan proses pengadaan.



Vendor Management System (VMS)



Sistem atau aplikasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisa data-data yang terkait dengan penyedia untuk keperluan proses pengadaan.



Wait and see



Metode penggalian informasi ketersediaan penyedia, dimana pembeli pasiif menunggu untuk dihubungi atau ditemui oleh penyedia



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



Seek and find



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 51 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



INDEX



A



J



Attract and See · 11



joint venture · 19



B



K



BOQ · 38 bottleneck · 31, 35, 38 Business Continuity Plan · 43



K3LL · 4, 8, 9, 13, 21 kekayaan intelektual · 24, 30 Kuadran Bottleneck · 30 Kuadran Core · 36 Kuadran Develop · 36 Kuadran Exploit · 35 Kuadran Marginal · 35 kuadran SPM · 15



C Call-off Contract · 19 consolidated billing · 30, 33 Contract Continum · 15, 18 core business · 26, 30, 33, 36 credit ratings · 13 critical · 35, 38



L leverage · 32, 35



D



M



delivery lead-time · 31 DKR · 6, 12, 16, 17, 18, 21, 29, 30, 31, 38 dokumen administrasi · 12 DPM · 3, 4, 10, 12, 13, 15, 19, 33, 38, 40, 42, 43, 44 Durability · 23



Mean Time Between Failures · 23 Model Persepsi Pasokan · 9 motivasi · 3, 4, 6, 8, 9, 12, 14, 15, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 31, 33, 38, 39, 40



E e-commerce · 25, 30, 33 e-procurement · 25, 30, 33 evaluasi kinerja · 6, 38



F Fixed Contract · 19 fleksibilitas · 22, 26



H hak kekayaan atas intelektual · 13



I ICT · 27, 29, 31 informasi ketersediaan · 3, 4, 10, 11 Internal Provision · 21 IOR · 16 Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



O order tracking · 26, 31



P PEM · 14 penggalian informasi · 10, 11, 22, 25, 31, 33 port folio · 26 potensi kinerja · 3, 4, 6, 12, 14, 15, 17, 22, 31, 38, 42 Potensi kinerja · 4, 6, 8, 14 procurement card · 25, 30, 33 product-market life cycle stage · 26 profitability ratios · 40



R responsiveness · 21, 27



S security of supply · 43 Halaman: 52 dari 53



re



XC



hange E



O W N Y B



ac



.c



k e r- s o ft w a



transfer teknologi · 24



U underperformance · 43



W world-class procurement organization · 45



T T-MAX · 39



Judul Modul: Memilih Penyedia Barang/Jasa Buku Informasi Versi 3: Juli 2017



om



to k lic C



om



.c



Seek and Find · 12 Segmen pasar · 25 SLA · 27 SMS · 44, 45 solvency ratios · 41 SPOM · 6, 8, 13, 16, 18, 21, 29 spot · 14, 18, 33, 35, 36 Spot Buying · 18 Supply Perception Model · 9 switching cost · 32



tr



.



.



k e r- s o ft w



t



U



Y U B to k lic C



w



ac



Kode Modul



M.749020.008.02



w



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e ar



ww



ww



tr



di



!



F-



N



PD



t



O W



di



!



hange E



or



PD



XC



or



F-



Halaman: 53 dari 53



re



XC



hange E



O W U B



Agus Prabowo Salusra Widya Pemimpin Umum: Dharma Nursani Tatang R Wiraatmadja



Sonny Sumarsono Khairul Rizal Praditya Kesuma Ferry Firmansyah Burhanudin Fatimah Win Sukardi Samidi Tri Putranto Vindi Sinta Posmaria Kurnianto Noeradhi Iskandar Yanuar Djamaludin Abubakar Aldy Turman Ririh Sudirahardja Muntiyono Deni Danasenjaya



k lic



Tim Editor : Wisnu Setyo Wijoyo Heldi Yudiyatna Hartono Zhuang Hestri Rokayah Erika Ms Dwi Kartika Susanti Novita Amelia M Rizal Fauzi Rezki Kurnia



ac



.c



tr



om



to



Pengarah:



Tim Penulis :



C



.c



om



k lic C



t



Y



N Y U B to



re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



N



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



k e r- s o ft w a



re



XC



hange E



O W U B



Daftar



Unit Kompetensi A. Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa



01. Menelaah Lingkungan PBJ 02. Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ 03. Merumuskan Organisasi PBJ 04. Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ 05. Menyusun Spesifikasi Tenis 06. Menyusun Harga Perkiraan



B. Memilih Penyedia Barang/ Jasa



07. Mengkaji Ulang Paket PBJ 08. Memilih Penyedia Barang/Jasa 09. Menyusun Rancangan Kontrak PBJ 10. Menyusun Dokumen PBJ 11. Melakukan Kualifikasi Penyedia 12. Melakukan Evaluasi Kinerja Penyedia 13. Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ 14. Mengevaluasi Dokumen Penawaran 15. Mengelola Sanggahan



C. Mengelola Kontrak & Swakelola PBJ



16. Melakukan Negosiasi 17. Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ 18. Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ 19. Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ 20. Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ 21. Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ 22. Melakukan Penerimaan Hasil PBJ 23. Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola 24. Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola



D. Mengelola Logistik, Kinerja & Risiko 25. Mengelola Pengiriman 26. Mengelola Persediaan 27. Mengelola Penyimpanan 28. Mengelola Kinerja 29. Mengelola Risiko



ac



.c



tr



k e r- s o ft w a



Unit Kompetensi 08



memilih penyedia barang/jasa



“



Overview: Dengan adanya Daftar Penyedia Mampu (DPM) yang dibangun melalui Vendor Management System (VMS), dapat mempercepat proses mendapatkan penyedia yang kualified berdasarkan jenis atau kompetensi usaha yang dimilikinya. Organisasi yang akan membuat DPM perlu melakukan analisis potensi kinerja penyedia. Kinerja penyedia dinilai melalui indikator kemampuan dan motivasi. Dengan memperoleh penyedia yang mampu, diharapkan barang/jasa yang dibutuhkan dapat tersedia sehingga tujuan pengadaan dan tujuan organisasi dapat tercapai.



Gedung LKPP Jl. Epicentrum Tengah Lot 11 B, Kuningan Jakarta Selatan 12940 Telp. (021) 2991 2450 www.lkpp.go.id



2016



om



to k lic C



.c



om



k lic C



t



Y



N Y U B to



re



.



.



k e r- s o ft w a



w



w



ac



ww



ww



tr



di



!



F-



or



O W



t



N



di



PD



hange E



!



XC



or



PD



F-



”



re