Materi Pertemuan II Siklus Produksi [PDF]

Citation preview

Sik lu s Pr od uk si



PEN D A HU L UA N



P



ada pengaplikasiannya, konsep sistem informasi akuntansi dibagi menjadi lima siklus utama, yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus penggajian, dan sistem pelaporan. Pembagian menjadi lima subsistem tersebut, berdasarkan pemisahan fungsi aktivitas bisnis yang biasanya dilakukan oleh organisasi. Pada modul ini akan diberikan gambaran umum pada aplikasi-aplikasi pemrosesan transaksi dalam siklus produksi. Untuk memberikan gambaran pada siklus produksi aktivitas-aktivitasnya dibagi menjadi beberapa fungsi, di antaranya adalah desain produk, perencanaan dan penjadwalan, operasi produksi, dan akuntansi biaya. Aplikasi-aplikasi yang disajikan, tidak dimaksudkan sebagai pedoman yang diduplikasi tanpa melihat situasi spesifik yang dimiliki setiap organisasi, yang biasanya berbeda antara organisasi yang satu dengan organisasi lainnya. Melainkan baru sekedar panduan dasar yang biasanya ada dalam siklus tersebut. Setelah mempelajari Siklus Produksi, Anda diharapkan mampu menjelaskan Siklus Produksi tersebut. Secara lebih rinci setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan akan dapat: 1. menjelaskan gambaran umum siklus produksi; 2. menjelaskan proses bisnis siklus produksi; 3. menunjukkan pengendalian dan perlakuan audit terhadap aktivitas siklus produksi.



Sistem Informasi Akuntansi 



Kegiatan Belajar 1



Gambaran Umum Siklus Produksi



Gambar 7.1. Contoh Use Case Diagram Siklus Produksi



Gambar 7.2. Contoh Use Case Scenario Siklus Produksi



Sistem Informasi Akuntansi 



Gambar 7.3. Contoh Activity Diagram Siklus Produksi



Secara khusus aktivitas dalam siklus produksi, biasanya sangat spesifik dan pasti akan ditemukan perbedaan antara satu perusahaan dengan lainnya. Namun, secara umum fungsi dan tahapan yang dilakukan pada dasarnya memiliki urut-urutan tujuan yang sama. Dari penggambaran ketiga diagram di atas dapat dijelaskan bahwa urut-urutan fungsi yang dilakukan adalah sebagai berikut. 1. Aktivitas dalam siklus produksi dimulai dari mendesain produk yang nantinya akan diproduksi. Mendesain produk diperlukan untuk memastikan proses produksi dilakukan dengan tujuan menghasilkan sebuah produk yang benar-benar sesuai spesifikasi teknis yang diinginkan dari berbagai aspek, seperti kualitas, bahan baku yang digunakan, efektivitas proses produksi, dan aspek-aspek lainnya. Pada beberapa perusahaan unit desain produk ditugaskan pada bagian penelitian dan pengembangan (research and development). 2. Setelah spesifikasi teknis sudah jelas ditentukan, tahapan selanjutnya adalah mengecek ketersediaan bahan baku yang diperlukan untuk proses



3.



4.



5.



6.



7.



8.



produksi. Apabila bahan baku belum tersedia maka departemen pembelian akan diminta untuk mendatangkan barang yang diinginkan. Namun, apabila bahan baku yang diinginkan sudah tersedia, maka departemen produksi dapat langsung meneruskan ke tahapan selanjutnya. Tahapan selanjutnya adalah memperhitungkan anggaran produksi. Anggaran produksi diperlukan untuk memperkirakan besar biaya produksi yang mungkin akan dikeluarkan selama proses produksi. Departemen keuangan dan anggaran, sangat berkepentingan dengan adanya anggaran produksi ini, untuk upaya pengendalian awal agar proses produksi dapat berjalan seefisien mungkin. Anggaran produksi juga digunakan untuk membandingkan besar anggaran yang diestimasikan dengan total biaya produksi sebenarnya pada saat proses produksi selesai dilakukan. Tahap selanjutnya adalah persiapan produksi. Pada tahapan ini biasanya sudah membicarakan aspek teknis yang akan dilakukan dalam proses produksi. Beberapa hal yang dibicarakan misalnya menyangkut siapa saja yang akan terlibat dalam proses produksi, tahapan proses produksi yang akan dilakukan, dan bagaimana kerja sama yang akan dilakukan antarsetiap subunit produksi. Setelah tahapan proses produksi sudah terbayang, hal berikutnya yang dilakukan adalah penjadwalan proses produksi. Beberapa hal yang dibahas dalam tahap penjadwalan proses produksi ini menyangkut kapan produksi akan dimulai, kapan proses produksi akan berakhir, apakah diperlukan jam kerja tambahan (jam kerja lembur), dan beberapa aspek lainnya yang berhubungan dengan waktu pengerjaan sebuah produk. Setelah perencanaan produksi sudah direncanakan dengan matang, barulah kemudian bahan baku dipindahkan dari gudang ke tempat produksi, dengan sebelumnya sistem komputer akan membuatkan spesifikasi bahan baku apa saja yang dibutuhkan dalam proses produksi. Selama proses produksi, semua pengeluaran produksi dihitung, dan setelah proses produksi selesai dilakukan, semua komponen biaya itu dikalkulasikan. Komponen biaya produksi mencakup biaya tenaga kerja langsung, biaya jam kerja mesin, dan biaya overhead lainnya. Setelah proses produksi selesai dilakukan dan besar biaya produksi sudah selesai dihitung, tahapan selanjutnya adalah menyerahkan barang hasil produksi ke departemen penjualan. Biasanya harga jual produksi ditentukan oleh departemen penjualan dengan mempertimbangkan seluruh aspek biaya yang telah dikeluarkan, termasuk total biaya produksi.



Sistem Informasi Akuntansi 



LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Gambarkan secara singkat tahapan aktivitas yang dilakukan dalam siklus produksi! 2) Sebutkan aktor-aktor yang terlibat dalam siklus produksi! 3) Aspek apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam mendesain sebuah produk? 4) Apakah fungsi dari anggaran produksi? 5) Sebutkan 3 (tiga) macam komponen biaya produksi!



Keg iata n Be laj ar 2



Pro ses B isn is S ik l us P rodu ks i A. DESAIN PRODUK Tujuan aktivitas ini adalah mendesain sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi dari produk yang akan dihasilkan, juga secara simultan untuk meminimalisasi biaya produksi. Beberapa kriteria ini saling bertentangan satu sama lain, hingga membuat desain produk merupakan tugas yang menantang. Peran akuntan dalam aktivitas ini, diperlukan untuk memberikan informasi, yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba. Informasi lainnya yang juga bisa dihasilkan adalah tentang penggunaan bahan baku dalam berbagai produk dan proyeksi biaya penggunaan komponen alternatif. Dengan cara pengolahan data yang hampir sama, berbagai aspek kompleksitas produk, seperti jumlah komponen yang berbeda dan cara perakitan, dapat secara signifikan mempengaruhi waktu dan biaya produksi. B. PERENCANAAN DAN PENJADWALAN Tujuan aktivitas perencanaan dan penjadwalan adalah agar pengembangan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi. 2 (dua) metode perencanaan produksi yang biasanya digunakan adalah perencanaan sumber daya produksi (MRP) dan metode produksi Just In Time (JIT). Dalam metode MRP dicari pola keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Pada metode ini barang diproduksi sesuai ekspektasi atas permintaan pelanggan. Dalam metode JIT tujuan yang ingin didapatkan adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in process), dan barang jadi (finished goods). Pada metode JIT, barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan. Artinya, dalam



Sistem Informasi Akuntansi 



metode JIT ini, kegiatan produksi terjadi sebagai tindak lanjut dari pesanan pelanggan. Strategi ini memungkinkan pemasok merencanakan pengiriman produk mereka pada waktu yang tepat saat dibutuhkan. Dalam penjadwalan produksi akan dispesifikasi seberapa produk akan diproduksi selama periode yang sudah direncanakan dan kapan proses produksi tersebut harus dilakukan. Informasi mengenai pesanan pelanggan, prediksi penjualan, dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menetapkan tingkat produksi. Namun pada prakteknya, penjadwalan produksi ini dapat saja diubah berdasarkan beberapa pertimbangan seperti misalnya perubahan kondisi pasar. Peran akuntan dalam aktivitas ini dapat membantu perusahaan untuk memilih antara metode MRP atau JIT untuk melihat metode manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan. Apabila permintaan produk perusahaan dapat diprediksi dan produk yang diproduksi memiliki siklus produksi yang panjang, maka pendekatan MRP dapat digunakan. Sebaliknya apabila produk perusahaan dikarakterisasikan dengan siklus hidup yang pendek, tingkat permintaan dari pelanggan yang tidak dapat diprediksi, serta berdasarkan pengalaman sering terjadi kelebihan persediaan maka metode JIT yang sebaiknya digunakan. C. OPERASI PRODUKSI Aktivitas operasi produksi ini biasanya sangat spesifik, karena satu perusahaan dengan perusahaan lainnya pasti akan berbeda. Hal ini diakibatkan oleh beberapa faktor seperti budaya kerja perusahaan, penggunaan teknologi dalam proses produksi, kemampuan tenaga kerja, maupun faktor lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi dalam proses produksi, seperti mesin dan robot yang dikendalikan oleh komputer dapat secara signifikan mengurangi proses maupun biaya produksi. Akuntan yang terlibat dalam aktivitas operasi produksi dengan memanfaatkan teknologi informasi ini diharapkan dapat memahami bagaimana aktivitas operasi produksi tersebut dapat mempengaruhi sistem informasi akuntansi, salah satu pengaruhnya adalah pergeseran dari produksi, misalnya menjadi produksi sesuai pesanan pelanggan. Jadi sistem informasi akuntansi perusahaan harus dapat secara penuh mengintegrasikan informasi dari siklus pendapatan, pengeluaran, dan produksi. Empat segi yang harus menjadi pertimbangan dari aktivitas operasi produksi adalah:



1. 2. 3. 4.



bahan baku yang digunakan; jam tenaga kerja yang digunakan; lama operasi mesin yang dilakukan; serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi.



Keempat komponen ini akan lebih banyak dijelaskan dalam bagian akuntansi biaya. D. AKUNTANSI BIAYA



1.



2. 3.



Tiga tujuan utama dari sistem akuntansi biaya adalah sebagai berikut. Memberikan informasi biaya yang berkaitan dengan proses perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi. Untuk mencapai tujuan ini, sistem informasi akuntansi harus didesain untuk mengumpulkan data real time mengenai kinerja aktivitas produksi, agar pihak manajemen dapat membuat keputusan yang tepat pada waktunya. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan. Untuk mencapai tujuan kedua dan ketiga, sistem informasi akuntansi harus dapat mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian membebankan biaya-biaya tersebut ke produk tertentu dan unit organisasional tertentu.



Sebagian besar perusahaan menggunakan perhitungan biaya pesanan dan biaya proses untuk membebankan biaya produksi. Biaya pesanan membebankan biaya ke pekerjaan tertentu, dan digunakan ketika produk yang dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat diidentifikasi secara terpisah. Sebaliknya, biaya proses membebankan biaya ke setiap proses yang dilakukan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi. Perhitungan biaya proses digunakan ketika produk yang diproduksi dapat dengan mudah diidentifikasikan. Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya akan mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data. Empat kategori biaya yang digunakan dalam menghitung biaya produksi adalah:



Sistem Informasi Akuntansi 



1. 2. 3. 4.



bahan baku; tenaga kerja langsung; mesin dan peralatan; overhead pabrik.



Dalam subsistem akuntansi biaya ini, akan dilakukan monitoring terhadap arus informasi biaya yang berhubungan dengan aktivitas produksi. L AT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Sebutkan 4 (empat) aktivitas utama dalam siklus produksi! 2) Sebutkan tujuan dari aktivitas desain produk! 3) Apakah perbedaan metode perencanaan produksi dengan menggunakan MRP dan JIT? 4) Sebutkan 3 (tiga) tujuan utama dari sistem akuntansi biaya! 5) Sebutkan 4 (empat) kategori biaya yang digunakan dalam menghitung biaya produksi!



Sistem Informasi Akuntansi 



Keg iata n Be laj ar 3



Pengendal ian d a n Pe rl aku an Aud i t terh ad ap Ak t i vi t as S ikl us P roduk s i



B 1.



2.



3.



eberapa risiko kelemahan yang biasanya ada dalam siklus produksi dan upaya untuk mengatasinya sebagai berikut. Desain produk yang kurang baik. Risiko ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya di beberapa lini. Misalnya biaya kerugian karena sudah terlanjur dibeli, ternyata baru diketahui kemudian bahwa desain produknya masih belum sempurna. Atau misalnya karena kerumitan dalam perubahan proses produksi dari satu desain ke desain lainnya. Desain produk dapat disempurnakan melalui pengumpulan data yang akurat tentang hubungan antara komponen dengan barang jadi. Analisis atas jaminan dan biaya perbaikan dapat mengidentifikasi penyebab utama kegagalan produk. Kelebihan atau kekurangan produksi. Kelebihan produksi dapat mengakibatkan kelebihan pasokan barang atas permintaan jangka pendek, hingga menciptakan potensi masalah arus kas karena sumber daya terikat dalam persediaan. Sedangkan kekurangan produksi dapat mengakibatkan kehilangan peluang penjualan dan ketidakpuasan pelanggan. Perencanaan produksi yang akurat seharusnya dapat mencegah risiko kelebihan dan kekurangan produksi. Dibutuhkan prediksi penjualan yang akurat disertai dengan data persediaan yang memadai untuk merencanakan proses produksi yang baik. Biasanya risiko kelebihan atau kekurangan produksi lebih sering terjadi pada produk yang baru diproduksi. Persetujuan dan otorisasi yang memadai atas pemroduksian produk adalah pengendalian lainnya untuk mencegah risiko ini. Pencurian persediaan dan aktiva tetap juga menjadi risiko yang bisa terjadi pada risiko ini. Efek jangka panjang dapat juga mengakibatkan kesalahan dalam menganalisis kinerja keuangan dan dalam kasus persediaan, dapat mengakibatkan kekurangan produksi. Untuk menghindari risiko ini akses fisik harus dibatasi dan setiap perpindahan produk harus didokumentasikan. Jadi, permintaan bahan baku digunakan untuk mensahkan pelepasan bahan baku ke bagian



4.



produksi. Apabila ada permintaan tambahan bahan baku di luar jumlah yang sudah disebutkan dalam daftar bahan baku, juga harus didokumentasikan dan disahkan oleh pegawai setingkat supervisor. Dokumentasi perpindahan harus digunakan untuk mendokumentasikan perpindahan persediaan, selanjutnya di berbagai tahap proses produksi. Di samping itu, pengendalian akses yang baik dan uji kesesuaian adalah hal penting untuk memastikan bahwa hanya personel yang berhak sajalah yang memiliki akses secara langsung. Terakhir, pegawai yang tidak merangkap dengan fungsi penyimpanan barang harus secara periodik menghitung persediaan yang dimiliki, apabila ditemukan perbedaan antara perhitungan fisik dan jumlah dalam pencatatan harus diselidiki. Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak tepat dapat menurunkan efektivitas penjadwalan produksi, dan mengganggu kemampuan manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi produksi. Misalnya ketidakakuratan dalam analisis data biaya dapat mengakibatkan keputusan yang tidak tepat tentang produk mana yang akan diproduksi dan bagaimana cara untuk menetapkan harga jual. Prosedur pengendalian terbaik yang dapat dilakukan adalah dengan mengotomatisasikan pengumpulan data dengan memanfaatkan teknologi informasi yang sekarang sudah banyak digunakan, seperti penggunaan pemindai kode garis, pembaca kartu, dan media lainnya. Akan tetapi untuk menghindari agar tidak sembarang orang bisa mengakses data-data penting tersebut, pembatasan akses melalui username dan password merupakan upaya pengawasan yang paling baik. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!



1) Sebutkan tiga risiko kelemahan yang biasanya terjadi dalam siklus produksi! 2) Apakah permasalahan yang dapat ditimbulkan karena desain produk yang kurang baik? 3) Upaya pengendalian apakah yang dapat dilakukan untuk menghindari risiko pencurian persediaan?



Sistem Informasi Akuntansi 



4) Prosedur pengendalian apakah yang dapat dilakukan untuk menghindari pencatatan aktivitas produksi yang tidak tepat? 5) Efek jangka panjang apakah yang dapat terjadi akibat pencurian persediaan?



Sistem Informasi Akuntansi 



Glosarium penelitian dan pengembangan biaya overhead



:



perhitungan periodik



:



bahan baku (raw material) barang dalam proses (work in process)



:



barang jadi (finished goods)



:



material requirements planning



:



just in time



:



:



:



kegiatan pengumpulan data dan mengembangkannya. biaya-biaya bahan tak langsung, buruh tak langsung dan biaya-biaya pabrik lainnya yang tidak secara mudah dapat diidentifikasikan atau dibebankan langsung pada suatu pekerjaan. perhitungan berdasarkan periode yang telah ditetapkan. segala macam bahan yang akan digabungkan untuk digunakan dalam proses produksi. fase selanjutnya dari pengolahan bahan baku namun belum dapat dikategorikan ke dalam barang jadi karena proses produksinya belum selesai. hasil pengolahan dari bahan baku setelah melalui seluruh tahap produksi dan sudah siap untuk dimanfaatkan. teknik yang digunakan untuk mengatur bahan-bahan material yang dibutuhkan dalam proses produksi. sistem produksi yang dirancang untuk menghasilkan barang seefisien mungkin dengan mengurangi pemborosan dalam proses produksi.