Materi Uraian Jabatan (Sertifikasi HR Supervisor BNSP) [PDF]

Citation preview

KelasHR



Kode Unit Kompetensi M .70SDM01.010.2 SKKNI MSDM 2020



Menyusun Uraian Jabatan



Rabu, 12 Oktober 2022



Fasilitator: Saiful Anwar Al-Fatih Founder KelasHR Professional HR Practitioner & Corporate Trainer



KelasHR



1. Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam menyiapkan, merancang, dan menyusun uraian jabatan sesuai dengan struktur organisasi yang diterapkan. 2. Menetapkan metode dan perangkat analisis jabatan dalam bentuk dokumen tertulis.



Tujuan Pelatihan:



3. Mengidentifikasi informasi pekerjaan dari setiap jabatan dari berbagai narasumber di dalam organisasi. 4. Menganalisis data dan jabatan berdasarkan metode dan perangkat analisis jabatan yang ditetapkan. 5. Menentukan komponen uraian jabatan sesuai format job description yang telah ditetapkan. 6. Membuat uraian jabatan setiap posisi jabatan berdasarkan data dan informasi jabatan yang telah dikumpulkan. 7. Menetapkan uraian jabatan berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di organisasi.



KelasHR



UNIT KOMPETENSI UNIT KOMPTENSI



ELEMEN KOMPETENSI



KRITERIA UNJUK KERJA 1.1



1. Melakukan Analisis Jabatan



1.2 1.3



M.70SDM01.010.2 Menyusun Uraian Jabatan



2.1



2. Menetapkan Uraian Jabatan.



Metode dan perangkat analisis jabatan ditetapkan dalam bentuk dokumen tertulis. Informasi pekerjaan dari setiap jabatan diidentifikasi dari berbagai nara sumber di dalam organisasi. Data dan informasi jabatan dianalisis berdasarkan metode dan perangkat analisis jabatan yang ditetapkan. Komponen uraian jabatan ditentukan sesuai format job description yang telah ditetapkan.



2.2



Uraian jabatan setiap posisi jabatan dibuat berdasarkan data dan informasi jabatan yang telah dikumpulkan.



2.3



Uraian jabatan ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP)yang berlaku di organisasi.



KelasHR 3 Jenis Analisis Dalam Perencanaan Tenaga Kerja



Jumlah Perencanaan Tenaga Kerja Jenis



Analisis Beban Kerja (Demand)



Formasi Personil



Analisis Angkatan Kerja (Supply)



Ketersediaan Personil



Analisis Pekerjaan (Profil Job & SDM)



Uraian Jabatan & Spesifikasi Jabatan



Kebutuhan Jumlah Personil



GAP



MANFAAT URAIAN JABATAN 1.



Sebagai Panduan Kerja.



2.



Sebagai Dasar untuk Evaluasi suatu Jabatan.



3.



Sebagai Acuan untuk Menilai Kinerja Karyawan.



4.



Sebagai Acuan untuk menguji tingkat Kompetensi Pemegang Jabatan.



5.



Sebagai Dasar untuk mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan.



6.



Sebagai Dasar bagi Auditor Organisasi dalam meng evaluasi Organisasi dan Tata Kelola suatu Jabatan / Pekerjaan



KelasHR



KelasHR



PROCESS FRAMEWORK CORPORATE STRATEGY



OTHER VARIABLES: Company ability to pay Workforce market Minimum wage



BUSINESS PROCESS



OUTPUTS: JOB VALUE



•Fair •Motivate •Competitive •Compliance



WAGE STRUCTURE & WAGE SCALE



ORGANIZATIONAL STRUCTURE



JOB EVALUATION PROCESS



JOB ANALYSIS PROCESS



OUTPUTS: JOB DESCRIPTION & JOB SPESIFICATION



Pay For Person: Basic Wage Pay For Position: Job Allowance



3 COMPONENTS: Pay For Performance: Reward



KelasHR



ASPEK DALAM ANALISIS JABATAN (Job Analysis) 1. URAIAN JABATAN (Job Description): Uraian Tugas, Tanggung Jawab, Kondisi Pekerjaan , dan Hubungan dengan Bagian lain. 2. SPESIFIKASI PEKERJAAN (Job Spesifikasi) : Persyaratan Personil : Pendidikan, Sertifikat Teknis, dan Kepribadian. 3. EVALUASI PEKERJAAN (Job Evaluation) : Besar kecilnya tanggung jawab dan resiko. Ranking dan Struktur Gaji.



KelasHR



Metode Dan Perangkat Analisis Jabatan (Job Analysis)



KelasHR Proses pengumpulan data dan informasi tentang pekerjaan (5W+2H) sehingga darinya dapat disusun uraian jabatan & spesifikasi jabatan



Apa analisis jabatan itu?



Inputs • 5W + 2H ttg Job • Metode & Perangkat • Responden



Proses • Pengumpulan data • Penyusunan informasi jabatan • Verifikasi data • Penetapan hasil analisis jabatan.



Outputs • Uraian Jabatan & • Spesifikasi Jabatan



KelasHR



Manfaat Analisa Jabatan (Job Analysis)



• • • • • •



Kejelasan tugas & tanggung jawab bagi Pemangku Jabatan. Dapat mengetahui Kebutuhan Pelatihan. Perencanaan Pengembangan Karyawan. Akurasi atas Kinerja Karyawan, mudah di evaluasi. The right man on the right position. Kemudahan dalam penetapan Garis Promosi Jabatan.



NOTED : URAIAN JABATAN MENGURAIKAN TENTANG SUATU PEKERJAA N SEDANGKAN ANALISA JABATAN MENENTUKAN PERSYARATAN TEKNIS UNTUK SUATU JABATAN ATAU PEKERJAAN.



KelasHR 1. Mengumpulkan data jabatan dari responden di lingkungan perusahaan berdasarkan prosedur yang berlaku untuk diproses lebih lanjut;



Apa saja tugas seorang Analis Jabatan?



2. Mengidentifikasi data jabatan berdasarkan macam, jenis, dan sifat jabatan serta membuat daftar rekapitulasi data jabatan sesuai dengan jenis jabatan sebagai bahan analisis jabatan; 3. Menganalisis data jabatan sesuai dengan prosedur dan metode penyusunan untuk bahan penyusunan informasi jabatan, analisa beban kerja, evaluasi jabatan agar memperlancar pelaksanaan tugas; 4. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang menangani penyusunan informasi jabatan, analisa beban kerja, dan evaluasi jabatan sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 5. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.



KelasHR



KelasHR



Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan



Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan



KelasHR



Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan



KelasHR



Informasi Jabatan ( Job Information)



KelasHR



Apa 5W+2H tentang pekerjaan itu?



What?



Apa nama jabatannya? Apa nama unit kerjanya? Apa misi jabatan ini? Apa saja tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenangnya? Apa bahan dan perangkat kerja yang diperlukan?



Why?



Mengapa tugas-tugas tsb harus dijalankan?



Where?



Dimana posisi jabatan itu pada struktur organisasi? Dimana lokasi kerja dan lingkungannya?



When?



Kapan tugas-tugas itu dilakukan? Harian, Mingguan, Bulanan, Triwulanan, Tahunan? Rutin? Insidentil?



Who?



Siapa atau orang yang bagaimana (kompetensi dan komitmen yang dituntut) yang dapat menjalankan job ini dengan efektif? Ia Melapor pada siapa? Membawahi siapa, berapa banyak? Berkoordinasi dengan siapa saja?



How?



Bagaimana atau dengan cara apa tugas-tugas itu dijalankan?



How Much/ How Long?



Berapa kapasitas, beban dan target yang harus dicapai, dalam batasan waktu berapa lama?



KelasHR



Analisis Data Dan Jabatan



KelasHR



Apa masalah yang biasa ditemukan?



KelasHR



Kurangnya Dukungan Manajemen



• Masalah terbesar muncul ketika seorang analis pekerjaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat dari manajemen. • Manajemen puncak perlu mengkomunikasikannya kepada manajer tingkat menengah dan karyawan untuk meningkatkan output atau produktivitas proses. • Jika komunikasi tidak tepat, karyawan mungkin akan menganggapnya dan mengartikannya salah dan mulai mencari pilihan lain yang tersedia. • Mereka mungkin menduga bahwa akan ada pemberlakuan pemecatan atau tindakan terhadap mereka. • Untuk menghindari keadaan seperti itu, manajemen puncak harus secara efektif mengkomunikasikan pesan yang benar ke yang berkewajiban terhadap mereka



KelasHR



Kurangnya Kerjasama dari Karyawan



• Jika kita berbicara tentang mengumpulkan data pekerjaan yang otentik dan akurat, hampir tidak mungkin untuk mendapatkan data yang nyata dan asli tanpa dukungan karyawan. • Jika mereka tidak siap untuk bekerja sama, itu adalah pemborosan waktu, uang dan usaha manusia untuk melakukan proses analisis pekerjaan. • Kebutuhannya adalah untuk memberlakukan para pekerja agar percaya diri dan mengkomunikasikan bahwa ini akan segera selesai untuk menyelesaikan masalah mereka.



KelasHR



Ketidakmampuan untuk Mengidentifikasi Kebutuhan Analisis Pekerjaan



• Jika tujuan dan kebutuhan proses analisis pekerjaan tidak diidentifikasi dengan benar, seluruh latihan penyelidikan dan melakukan penelitian adalah sia-sia. • Manajer harus memutuskan sebelumnya mengapa proses ini dilakukan, apa tujuannya dan apa yang harus dilakukan dengan data yang dikumpulkan dan dicatat.



KelasHR



Adanya Bias pada Job Analysis



• Pendekatan yang seimbang dan tidak bias adalah suatu keharusan ketika melakukan proses analisis pekerjaan. • Untuk mendapatkan data yang nyata dan asli, seorang analis pekerjaan harus tidak memihak dalam pendekatannya. • Jika tidak dapat dihindari, lebih baik untuk melakukan outsourcing proses atau menyewa analis pekerjaan profesional.



KelasHR



Menggunakan Sumber Data Tunggal



• Seorang analis pekerjaan perlu mempertimbangkan lebih dari satu sumber data untuk mengumpulkan informasi yang benar. • Mengumpulkan data dari satu sumber dapat mengakibatkan ketidakakuratan dan karena itu, mengagalkan seluruh tujuan dalam melakukan proses analisis pekerjaan.



KelasHR



Masalah lain?



• Dari yang terlibat dalam proses analisis pekerjaan seperti kurangnya waktu dan sumber daya, • Distorsi dari yang berkewajiban, • Kurangnya komunikasi yang tepat, • Kuesioner yang tidak tepat dan bentuk-bentuk lain, • Tidak adanya verifikasi dan peninjauan proses analisis pekerjaan, dan • Kurangnya penghargaan atau pengakuan untuk memberikan informasi yang asli dan berkualitas.



KelasHR



Temuan Untuk Perbaikan Yang Biasa Ditemukan Oleh Analis Jabatan



• Uraian Jabatan sudah tidak sesuai dengan struktur organisasi atau sebaliknya • Uraian jabatan tidak sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku • Ada duplikasi tugas atau ada tugas yang tidak jelas siapa pemiliknya • Ada tugas yang seharusnya tidak muncul di jabatan tertentu atau sebaliknya • Ada seorang pemegang jabatan memegang lebih dari satu jabatan • Ada tugas-tugas yang tidak ada hubungan dengan jabatan yang dipegang



KelasHR



Komponen Uraian Jabatan (Job Description, Job Spesification )



KelasHR



Ada Komponen Wajib & Komponen Pelengkap Wajib:



Pelengkap:



oUraian Jabatan (Job Description):



Ikhtisar, Misi Jabatan, Wewenang, Tanggung Jawab, Kewajiban, Peta Jabatan, Dimensi Jabatan, Pendidikan, Pelatihan, Pengalaman, Sertifikasi Kompetensi, Kompetensi (KSA), Profil psikologis, Korelasi dan koordinasi, KPI dan Target, Lingkungan dan resiko kerja, dll meliputi 5W+2H dari jabatan tsb.



o Uraian Tugas



oSpesifikasi Jabatan (Job Specification): o Kemampuan yang dituntut



KelasHR Contoh Format Uraian Jabatan Paling Sederhana Nama Jabatan Dept / Bagian Tgl pembuatan



: Staf Rekrutmen : HR / Rekrutmen : 22 Agustus 2020



Uraian Jabatan



Spesifikasi Jabatan



• Akan melakukan …



• Harus punya kemampuan …



• Melakukan seleksi administrative atas lamaran-lamaran yang masuk



• Memahami job desc. dan job spec. dari jabatan yang lowong



• Melakukan test dan wawancara terhadap kandidat yang lolos seleksi administratif



• Menguasai prosedur test psikologi dan wawancara seleksi karyawan



• Menjelaskan isi dokumen perjanjian kerja



• Memahami hak dan kewajiban karyawan sesuai isi perjanjian kerja dan peraturan perusahaan dan dapat menjelaskannya dengan efektif



KelasHR



Membuat Uraian Jabatan



KelasHR



Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan



KelasHR



Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan



KelasHR



Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan



Contoh Uraian Jabatan Diperusahaan (yang lebih sederhana)



KelasHR



KelasHR



Menetapkan Uraian Jabatan



Perlu dituangkan dalam sebuah dokumen resmi, dapat berbentuk sebuah Surat Keputusan Ditetapkan dan ditandatangani oleh Anggota Direksi, bisa Presiden Direktur atau Direktur HR Pada setiap lembar dokumen Uraian Jabatan ada lembar pengesyahan oleh Manager Dept ybs dan Manager HR Dept Tanggal penetapan dan edisi penerbitan / revisi perlu dicantumkan



KelasHR • SK Mennaker No. 149 Th 2020 Tentang Penetapan SKKNI MSDM



Referensi



• Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan • Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 20 Tahun 2015 Tentang Uraian Tugas Jabatan Pelaksana Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara • Modul Pelatihan Manajemen Personalia, Ippm-jakarta • Http://Www.Kuet.Ac.Bd/Webportal/Ppmv2/Uploads/151 0019834job%20rotation.Pdf • Https://Www.Hrhelpboard.Com/Performancemanagement/Job-analysis.Htm