Mengelola Secara Efektif [PDF]

Citation preview

BAB 7 Mengelola Secara Efektif



Nama



:



Anggraeni Dwi



Stambuk



:



A31115010



Jurusan :



Akuntansi



Riyanti



Fakultas Ekonomi dan Bisnis



Universitas Hasanuddin



Pendahuluan Manajemen melibatkan pemanfaatan sumber daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya (misalnya mesin) dengan cara yang paling baik guna mencapai rencana dan tujuan perusahaan. Pemegang saham memandang, manajemen dan visi jangka panjang yang baik adalah dua karakteristik yang paling penting dari sebuah perusahaan. Keputusan mengenai tingkatan-tingkatan manajemen yang dibutuhkan akan memengaruhi beban untuk menjalankan bisnis perusahaan. Keputusan mengenai fungsi dibutuhkan untuk memastikan bahwa manajer dapat menyelesaikan seluruh pekerjaan yang diminta. Keputusan mengenai keahlian manajer dibutuhkan untuk memastikan bahwa manajer mampu menyelesaikan seluruh pekerjaan yang diperlukan. Keputusan mengenai bagaimana manajer sebaiknya menggunakan waktunya dibutuhkan untuk dapat sebisa mungkin memanfaatkan tenaga manajer tersebut sehingga perusahaan tidak perlu merekrut terlalu banyak manajer. Jenis-jenis keputusan di atas adalah hal yang dibutuhkan oleh keseluruhan bisnis. Untuk itu dalam bab ini akan dijelaskan bagaimana sebuah perusahaan dapat menentukan tingkat, fungsi, keahlian, dan efisiensi yang dibutuhkan dari para manajernya.



Permasalahan 1)



Tingkatan manajemen seperti apakah yang dibutuhkan untuk mengelola sebuah bisnis?



2)



Jelaskan fungsi-fungsi utama manajer?



3)



Keahlian-keahlian apa saja yang dibutuhkan oleh manajer?



4)



Bagaimana manajer mengelola waktu secara efektif?



Pembahasan 1



Tingkatan-tingkatan Manajemen Fungsi manajer akan berbeda-beda sesuai dengan masing-masing tingkatan dalam perusahaan. Manajemen puncak [tingkat atas] (top) [highlevel] melakukan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan tujuan jangka panjang perusahaan. Manajemen puncak meliputi jabatan-jabatan seperti misalnya, presiden, direktur utama (yang biasanya juga bertindak selaku presiden), direktur keuangan, dan wakil presiden. Manajemen tingkat menengah (middle management) sering kali bertanggung jawab atas keputusan-keputusan jangka pendek perusahaan karena manajer-manajer ini lebih dekat dengan proses produksi. Manajemen tingkat menengah bertugas memecahkan masalah dan mencari metodemetode baru untuk meningkatkan kinerja. Manajemen tingkat menengah meliputi posisi-posisi seperti misalnya manajer regional dan manajer pabrik. Manajemen supervisor [tingkat pertama] (supervisory [first-line] management) biasanya sangat terlibat dengan para karyawan yang melakukan proses produksi sehari-hari. Manajemen supervisor meliputi posisi-posisi seperti misalnya manajer akuntansi dan manajer kantor. Hubungan antara manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer supervisor dapat dipahami secara lebih baik dengan melihat contoh sederhana sebagai berikut : manajer tingkat menengah dan manajer puncak harus melakukan berbagai pengambilan keputusan produksi, pemasaran, dan keuangan yang akan mencapai rencana baru tersebut. Manajer supervisor memberikan instruksi-instruksi yang spesifik kepada para karyawan baru yang direkrut untuk mencapai tingkat produksi yang lebih tinggi.



2



Fungsi-fungsi Manajer Kebanyakan fungsi manajer dapat diklasifikasikan ke dalam salah satu kelompok berikut ini : ► Perencanaan Fungsi perencanaan (planning) mencerminkan persiapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghadapi kondisi-kondisi bisnis di masa mendatang. Sebagai langkah pertama dalam proses perencanaan, perusahaan akan membuat pernyataan misi (mission statement) yang akan menjabarkan tujuan utamanya. Fungsi-fungsi perencanaan, yaitu :  Perencanaan



strategis



(strategic



planning)



merupakan



mengidentifikasikan fokus bisnis utama sebuah perusahaan untuk



periode jangka panjang, mungkin selama 3-5 tahun. Perencanaan strategis lebih terinci daripada pernyataan misi dan secara untuk menguraikan cara mencapai misi perusahaan. Perencanaan strategis biasanya juga meliputi tujuan dan strategi yang untuk mewujudkan misi perusahaan.  Perencanaan taktis (tactical planning) merupakan rencana-rencana skala kecil (di atas satu tahun atau dua tahun) yang konsisten dengan rencana strategis (jangka panjang) perusahaan. Perencanaan taktis biasanya



berfokus



pada



periode



jangka



pendek.



Untuk



mengembangkan rencana taktis, suatu perusahaan akan kondisi perekonomian, permintaaan umum akan berbagai produk, tingkat persaingan di antara perusahaan yang memproduksi produk tersebut, dan perubahan-perubahan teknologi.  Perencanaan



operasional



(operational



planning)



merupakan



menentukan metode-metode yang akan digunakan dalam waktu dekat (misalnya tahun depan) untuk mencapai rencana-rencana taktis. Ketika perusahaan melakukan perencanaan operasional, mereka harus mengikuti kebijakan-kebijakan (policies) yang telah mereka buat, atau panduan mengenai bagaimana pekerjaan tersebut sebaiknya dilakukan. Kebanyakan kebijakan mengandung prosedur (procedure)



langkah-langkah



yang



perlu



dilakukan



untuk



mengimplementasikan suatu kebijakan.  Perencanaan kontigensi (contingency planning) merupakan rencanarencana alternative yang digunakan untuk berbagai kemungkinan kondisi bisnis yang terjadi. Implementasi rencana ini akan tergantung pada kondisi bisnis yang terjadi, seperti situasi terjadinya krisis. Hubungan di antara fungsi-fungsi perencanaan yaitu : rencana taktis akan tergantung pada rencana strategis dan rencana operasional didasarkan pada rencana taktis. Rencana kontigensi menawarkan rencana alternatif yang dapat dipertimbangkan di samping rencana operasional jika terjadi situasi-situasi tertentu. ► Pengorganisasian Fungsi pengorganisasian (organizing) mengorganisir karyawan dan sumber daya-sumber daya lain melalui cara yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Fungsi pengorganisasian terjadi secara kontinu pada sepanjang hidup perusahaan. Fungsi ini khususnya memiliki arti penting bagi perusahaan yang sering melakukan restrukturisasi atas operasinya,



artinya perusahaan tersebut bersifat fleksibel bukan statis. ► Kepemimpinan Fungsi kepemimpinan (leading) proses memengaruhi kebiasankebiasan orang lain demi mencapai tujuan bersama. Kepemimpinan juga dapat meliputi bertindak selaku tokoh panutan bagi para karyawan. Kepemimpinan seharusnya dilakukan dengan cara yang konsisten dengan rencana strategis perusahaan. Meliputi tidak hanya instruksi bagaimana cara menyelesaikan suatu tugas tetapi intensif untuk melakukannya dengan tepat dan dengan tepat. Sejauh fungsi kepemimpinan dapat meningkatkan kinerja para karyawan, maka ia akan dapat meningkatkan pula kinerja perusahaan. Agara para manajer dapat menjadi pemimpin-pemimpin yang efektif, mereka perlu memiliki inisiatif (initiative), yaitu kemauan untuk mengambil tindakan. Setiap manajer memiliki gaya kepemimpian yang berbeda, biasanya diklasifikasikan sebagai berikut :  Autokrasi (autocracy), gaya kepemimpinan di mana pemimpin tetap mempertahankan wewenang penuh dalam pengambilan keputusan.  Bebas kendali (free-rein) atau disebut juga laissez-faire, gaya kepemimpinan dimana pemimpin mendelegasikan sebagian besar wewenangnya kepada para karyawan. Gaya ini adalah lawan ekstrem



dari gaya



mengomunikasikan



autokrasi. tujuan



Para manajer



kepada



para



bebas kendali



karyawan



namun



membolehkan karyawan untuk memilih bagaimana cara mencapai tujuan tersebut.  Partisipatif (participative) atau disebut juga demokratis, gaya kepemimpinan di mana para pemimpin menerima beberapa masukan masukan karyawan namun biasanya menggunakan wewenang yang mereka miliki untuk mengambil keputusan. Gaya ini mensyaratkan seringnya komunikasi di antara manajer dan karyawan. Manajer yang menggunakan gaya manajemen partisipatif memperkenankan para karyawan menyampaikan pendapat mereka tapi tidak memaksa karyawan untuk membuat pengambilan keputusan yang penting. Perbandingan dari gaya-gaya kepemimpinan. Gaya kemimpinan yang optimal akan bervariasi tergantung pada situasi dan pengalaman serta kepribadian para karyawannya. Gaya bebas kendali mungkin tepat jika para karyawannya sangat mandiri, kreatif, dan termotivasi. Gaya autokrasi dapat menjadi gaya yang paling efektif untuk mengelola



karyawan dengan tingkat keahlian yang rendah atau tingkat perputaran karyawan yang tinggi. Manajemen partisipatif akan efektif ketika para karyawan menawarkan sudut pandang yang berbeda karena kedekatan mereka di pekerjaan. ► Pengendalian Fungsi pengendalian (controlling) melibatkan pengawasan dan evaluasi pekerjaan. Untuk mengevaluasi pekerjaan, manajer sebaiknya mengukur kinerja sebagai perbandingan dengan standar dan ekspektasi yang telah mereka tentukan. Jadi, fungsi pengendalian akan menilai apakah rencana-rencana yang dibuat dalam fungsi perencanaan telah tercapai. Standar dapat diterapkan dan digunakan untuk mengukur kinerja sebuah perusahaan. Fungsi pengendalian memungkinkan dilakukannya evaluasi secara kontinu sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa ia telah mengikuti arah yang diinginkan untuk mencapai rencana strategisnya. Alasan utama di balik penetapan standar adalah untuk mendeteksi dan memperbaiki berbagai kekurangan. Terkadang dalam beberapa kasus, yang perlu diperbaiki adalah standar perusahaan dan bukan strategisnya.  Integrasi Fungsi-fungsi manajemen Keempat fungsi manajemen yang berbeda saling terintegrasi. Fungsi perencanaan ini menuntut digunakannya fungsi-fungsi manajemen yang lain. Fungsi organisasi dibutuhkan untuk melakukan organisasi ulang proses produksi perusahaan sehingga dapat memproduksi suatu produk. Fungsi kepemimpinan dibutuhkan untuk memberikan instruksi kepada para karyawan mengenai cara membuat atau menghasilkan produk tersebut. Fungsi pengendalian dibutuhkan untuk memastikan proses produksi yang dibuat telah efisien dan penjualan produk tersebut dapat mencapai tingkat yang sama dengan yang diramalkan.  Menggunakan Teknologi dan Peranti lunak untuk Meningkatkan Fungsifungsi Manajemen Teknologi memfasilitasi integrasi fungsi-fungsi manajemen melalui jaringan internet.



Belakangan ini, banyak dikembangkan paket-paket



peranti lunak komputer untuk membantu manajer melakukan fungsi-fungsi mereka secara lebih efektif. Perangkat lunak ini mendukung berbagai macam aktivitas, seperti perekrutan karyawan, evaluasi karyawan, manajemen umum, negosiasi, pengambilan keputusan, dan kreativitas.



3



Keahlian Manajerial Untuk dapat bekerja dengan baik, manajer mengandalkan emapt jenis keahlian : ► Keahlian Konseptual Keahlian konseptual (conceptual skill) yang disebut juga sebagai keahlian analitis, dimana kemampuan untuk memahami hubungan yang terdapat di antara berbagai pekerjaan dalam sebuah perusahaan. Manajer dengan keahlian konseptual yang baik memiliki strategi-strategi cadangan ketika terjadi masalah dalam proses produksi. Strategi seperti itu memungkinkan perusahaan terus dapat menggunakan sumber dayasumber daya yang dimilikinya secara efektif. Keahlian konseptual umumnya digunakan oleh manajer puncak dan manajer tingkat menengah yang tidak telibat secara langsung dalam proses perakitan produksi. Keahlian ini diperlukan untuk dapat secara optimal memanfaatkan karywan dan sumber daya-sumber daya lainnya dengan cara yang dapat mencapai tujuan perusahaan. Manajer dengan keahlian konseptual yang baik cenderung kreatif dan bersedia untuk mempertimbangkan



berbagai



macam



metode



dalam



mencapai



tujuannya. ► Keahlian Interpersonal Keahlian interpersonal (interpersonal skill) yang baik yang disebut juga sebagai keahlian berkomunikasi, dimana keahlian yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan karyawan. Manajer tingkat menengah



dan



manajer



puncak



yang



menggunakan



keahlian



interpersonal yang baik dalam berkomunikasi dengan tingkat manajemen yang lebih rendah akan dapat memperoleh informasi lebih baik mengenai masalah-masalah yang terjadi dalam perusahaan. Keahlian interpersonal sering kali digunakan oleh manajer –manajer puncak dan manajer tingkat menengah ketika mereka harus membuat keputusan yang didasarkan atas informasi yang diberikan oleh para manajer lain. ► Keahlian Teknis Keahlian teknis (technical skill), dimana keahlian yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan harian tertentu dan memahami jenis-jenis pekerjaan yang mereka kelola. Manajer yang lebih dekat dengan proses produksi aktual akan lebih sering menggunakan keahlian teknis mereka daripada manajer tingkat yang lebih tinggi.



Banyak perusahaan



menggunakan



manajer-manajernya



teknologi



untuk



membantu



meningkatkan keahlian teknis mereka. Perusahaan memberikan informasi online yang dapat diakses oleh manajer dari mana saja. ► Keahlian Pengambilan Keputusan Keahlian mengambil keputusan (decision-making skill), dimana keahlian dalam menggunakan informasi yang ada untuk menentukan bagaimana



sumber



daya-sumber



daya



perusahaan



sebaiknya



dialokasikan. Jenis-jenis keputusan yang diambil oleh manajer akan berbeda-beda tergantung posisinya. Beberapa keputusan umum dapat memengaruhi pendapatan maupun beban operasi perusahaan dan akibatnya



akan



memengaruhi



laba.



Manajer



yang



melakukan



pengambilan keputusan dengan tepat dapat meningkatkan laba perusahaan sehingga meningkatkan pula nilai perusahaan tersebut. Tahapan-tahapan yang terkait dalam pengambilan keputusan yaitu : mengidentifikasikan berbagai kemungkinan keputusan, mengumpulkan informasi mengenai seluruh kemungkinan keputusan, memperkirakan biaya dan manfaat dari setiap kemungkinan keputusan, mengambil keputusan



dan



mengimplementasikannya,



serta



secara



berkala



mengevaluasi keputusan seblumnya untuk memastikan perlu tidaknya dilakukan perubahan. 4



Manajer Mengelola Waktu Manajer memiliki jumlah waktu yang terbatas untuk dihabiskan mengelola berbagai sumber daya yang mereka miliki. Oleh karena itu, mereka menggunakan manajemen waktu (time management), yang mengacu pada acara bagaimana manjaer mengalokasikan waktu mereka ketika mengelola berbagai pekerjaan. Meskipun tidak ada rumusan tunggal yang sempurna untuk menggunakan waktu secara efisien, berikut adalah panduan-panduan yang sebaiknya diikuti : ► Menyusun Prioritas dengan Tepat Salah satu alasan utama di balik masalah manajemen waktu adalah bahwa manajer melupakan peran yang mereka miliki. Manajemen waktu adalah masalah prioritas menurut apa yang terbaik bagi perusahaan, daripada menurut apa yang lebih mereka sukai, akan lebih sukses. ► Menjadwalkan Interval Waktu yang Panjang untuk Pekerjaan-Pekerjaan Penting Manajer mungkin dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan penrting secara efisien dengan menjadwalkan interval-interval waktu yang



panjang (blok) untuk memuaskan diri pada pekerjaan-pekerjaan tersebut. Dalam setiap blok, manajer dapar memusatkkan seluruh perhatian mereka pada pekerjaan-pekerjaan penting. Ketika menggunakan interval waktu yang singkat, manajer akan membuang-buang waktu mengingat kembali hal-hal yang dipermasalahkan dan kemungkinan-kemungkinan pemecahannya. Mereka akan lebih efisien jika dapat memusatkan perhatian pada masalah dalam interval yang lebih panjang. Strategi terbaik untuk suatu pekerjaan yang membutuhkan lebih dari satu hari kerja yaitu dengan sepenuhnya memusatkan perhatian pada pekerjaan tersebut sampai selesai. ► Meminimalisasi Gangguan Hampir seluruh manajer menghadapi gangguan di sepanjang hari kerja normal mereka. Beberapa masalah membutuhkan perhatian langsung, namun beberapa yang lain dapat ditunda belakangan. Manajer sebaiknya tetap memustakan pada pekerjaan yang sedang dikerjakan dan menghindari gangguan yang tidak diperkirakan (kecuali bagi hal-hal darurat). Hendaknya tetap focus pada pekerjaan yang sedang ditangani sebelum menanggapi gangguan yang tidak terjadwal. ► Membuat Tujuan-Tujuan Jangka Pendek Suatu masalah umum bagi manajer adalah memenuhi tenggat waktu, khususnya pada pekerjaan-pekerjaan penting. Manajer sebaiknya membuat



sasaran-sasaran



pendek



sehingga



mereka



dapat



menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan penting secara bertahap. Manajer tersebut sebaiknya memecah tugas yang diberikan menjadi beberapa tugas yang lebih kecil. ► Mendelegasikan Sebagian Pekerjaan kepada Karyawan Manajer memiliki tenggat waktu yang terbatas untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang diserahkan kepadanya. Jika mereka dapat mendelegasikan sebagian wewenang kepada para karyawannya, mereka akan memiliki lebih



banyak waktu menjadi kreatif. Dengan



melakukan delegasi, manajer bahkan dapat meningkatkan kepuasan kerja dari para karyawannya yang menginginkan tanggung jawab tambahan.



Namun,



manajer



sebaiknya



hanya



mendelegasikan



pekerjaan-pekerjaan yang dapat ditangai oleh karyawan tersebut saja.



Kesimpulan Keputusan mengenai tingkatan-tingkatan manajemen yang dibutuhkan akan memengaruhi beban untuk menjalankan bisnis perusahaan. Fungsi manajer akan berbeda-beda sesuai dengan masing-masing tingkatan dalam perusahaan. Tingkatan dalam perusahaan itu sendiri berupa tingkatan-tingkatan manajemen, antara lain : manajemen puncak [tingkat atas] (top) [high-level], manajemen tingkat menengah (middle management), dan manajemen supervisor [tingkat pertama] (supervisory [firstline] management) Keputusan mengenai fungsi dibutuhkan untuk memastikan bahwa manajer dapat menyelesaikan seluruh pekerjaan yang diminta. Kebanyakan fungsi manajer dapat diklasifikasikan menjadi beberapa fungsi utama manajemen, yaitu : perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengendalian (controlling) Keputusan mengenai keahlian manajer dibutuhkan untuk memastikan bahwa manajer mampu menyelesaikan seluruh pekerjaan yang diperlukan.



Keahlian-



keahlian manajerial terpenting yang dibutuhkan ialah : keahlian konseptual (conceptual skills), keahlian interpersonal (interpersonal skills), keahlian teknis (technical skills), dan keahlian mengambil keputusan (decision-making skills). Keputusan mengenai bagaimana manajer sebaiknya menggunakan waktunya dibutuhkan untuk dapat sebisa mungkin memanfaatkan tenaga manajer tersebut sehingga perusahaan tidak perlu merekrut terlalu banyak manajer. Untuk itu cara para manajer mengelola waktu sebagai berikut : menetapkan prioritas yang tepat, menjadwalkan waktu interval yang panjang untuk pekerjaan-pekerjaan penting, meminimalisasi gangguan, menetapkan tujuan jangka pendek, dan mendelegasikan beberapa pekerjaan kepada para manajer Beberapa jenis keputusan di atas merupakan



hal yang dibutuhkan oleh



keseluruhan bisnis untuk mengelola secara efektif dan meningkatkan kinerja perusahaan dan menghasilkan suatu laba perusahaan.



Daftar Pustaka Madura, Jeff. 2007. Introduction To Business, 4th Edition, diterjemahkan oleh Ali Akbar Yulianto dan Krista. Jakarta Selatan: Salemba Empat.