5 0 4 MB
MODUL 18 PENCATATAN DAN PELAPORAN PROGRAM PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN HIV AIDS DAN IMS
I. DESKRIPSI SINGKAT Dalam perkembangan program pengendalian HIV-AIDS dan IMS, penguatan bukan hanya dilakukan pada berbagai jenis kegiatan program, akan tetapi juga pada sistem manajemen informasinya, yaitu dengan dikembangkannya aplikasi Sistem Informasi HIV-AIDS dan IMS (SIHA).Setiap pencatatan dan pelaporan program HIV-AIDS dan IMS dilaksanakan dengan menggunakan SIHA yang telah dibakukan oleh Kementerian Kesehat an. Setiap pengelola program di tingkat provinsi, kabupaten/kota, dan layanan harus mampu memahami tentang pencatatan dan pelaporan serta mampu mengaplikasikan SIHA. Selain itu pengelola dan pelaksana program juga harus memahami kejelasan peran dan tugas masing-masing serta keterampilan yang diperlukan dalam melaksanakan peran dan tugas tersebut. Penerapan SIHA akan meningkatkan kualitas manajemen data program HIV-AIDS dan IMS di setiap jenjang mulai dari layanan hingga nasional. Modul ini akan membahas tentang: Pengertian, tujuan dan manfaat pencatatan dan pelaporan; Peran setiap jenjang administrasi dalam pencatatan dan pelaporan; Formulirformulir standar yang digunakan dalam pencatatan dan pelaporan; Instalasi aplikasi SIHA;Penggunaan aplikasi SIHA, serta Penggunaan Aplikasi Rekap Kohort dan Early Warning Indicators (EWI HIV DR). II. TUJUAN PEMBELAJARAN A. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mengikuti materi, peserta mampu melakukan pencatatan dan pelaporan program pencegahan dan pengendalian HIV AIDS dan IMS sesuai dengan tugas dan kewenangannya. B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti materi, peserta mampu: 1. Menjelaskan Pengertian, Tujuan dan Manfaat pencatatan dan pelaporan 2. Menjelaskan peran setiap jenjang administrasi dalampencatatan dan pelaporan 3. Mengisi formulir-formulir standar yang digunakan dalam pencatatan dan pelaporan 4. Melakukan instalasi aplikasi SIHA 5. Menggunakan aplikasi SIHA 6. Menggunakan aplikasi rekap kohort dan EWI HIV DR 1
III. POKOK BAHASAN 1. Pengertian,Tujuan dan Manfaat pencatatan dan pelaporan 2. Peran setiap jenjang administrasi dalam pencatatan dan pelaporan 3. Formulir-formulir standar yang digunakan dalam pencatatan dan pelaporan 4. Instalasi dan update aplikasi SIHA 5. Penggunaan aplikasi SIHA 6. Penggunaan Aplikasi Rekap Kohort dan EWI IV. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN (Waktu: 20 jpl= 900 menit) Langkah 1. Pengkondisian (waktu 5 menit) 1.
2.
Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum pernah menyampaikan sesi di kelas, mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri dengan menyebutkan nama lengkap, instansi tempat bekerja/pengalaman bekerja terkait dengan materi yang akan disampaikan. Menyampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan dibahas, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang.
Langkah 2. Pembahasan Pokok bahasan 1 (waktu 30 menit) 1.
2.
3. 4.
Fasilitator melakukan curah pendapat, menggali pengetahuan peserta tentang pengertian, tujuan dan manfaat pencatatan dan pelaporan. Apakah ada diantara peserta yang sudah menerapkannya? Tuliskan poin-poin penyampaian dari peserta pada kertas flipchart. Fasilitator menyampaikan paparan materi tentang Pengertian, tujuan dan manfaat pencatatan dan pelaporan. Lakukan secara interaktif. Kaitkan juga dengan pendapat peserta agar merasa dihargai dan memiliki persepsi yang benar. Setelah seluruh presentasi selesai, atau selama presentasi fasilitator memberi kesempatan peserta untuk tanya jawab. Menyampaikan rangkuman singkat dari pokok bahasan 1.
Langkah 3. Pembahasan Pokok bahasan 2 (45 menit) 1.
Fasilitator menyampaikan bahwa bahasan selanjutnya adalah tentang Peran setiap jenjang administrasi dalam pencatatan dan pelaporan. Melakukan curah pendapat, menanyakan kepada peserta apa peran fasyankes, Dinas kesehatan Kabupaten/Kota dan Dinas kesehatan Provinsi dalam pencatatan dan pelaporan. Tuliskan penyampaian dari peserta pada kertas flipchart. Dapat juga melakukannya dengan cara fasilitator menyiapkan tulisan-tulisan pada kertas metaplan berwarna berkaitan dengan peran setiap jenjang administrasi. Kemudian menuliskan judul setiap jenjang pada kertas 2
2. 3. 4.
flipchart di depan kelas. Minta peserta membagi diri dalam 2 kelompok, dan berbaris kebelakang. Bagikan kertas metaplan yang telah diberi tulisan tadi kepada setiap peserta, beri aba-aba agar peserta maju satu persatu menempelkan kertas metaplan miliknya dibawah tulisan jenjang administrasi yang sesuai. Setelah selesai bahas bersama-sama, dan beri tanda mana yang sudah betul, kemudian hitunglah jumlah yang betul pada masing-masing kelompok. Fasilitator menyampaikan paparan materi tentang peran setiap jenjang administrasi dalam aplikasi SIHA, menggunakan bahan tayang, dengan cara yang interaktif. Peserta diberi kesempatan untuk tanya jawab Fasilitator menyampaikan rangkuman dari pokok bahasan 2.
Langkah 4. Pembahasan Pokok bahasan 3 (180 menit) 1.
2.
3.
4. 5.
Fasilitator melakukan curah pendapat tentang variable-variabel dan cara pengisian berbagai jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan, meliputi formulir Konseling dan Tes HIV (KT HIV), IMS, PPIA, LASS, PTRM, Ikhtisar perawatan dan Kartu pasien; Register pra ART, Register ART, Register Pemberian Obat, Register Stok Obat, form rujukan laboratorium, form pemeriksaan hasil laboratorium. Register pemberian obat dan Register stok obat merupakan tugas tenaga farmasi sehingga bagi petugas lain hanya untuk diketahui saja. Lakukan secara interaktif dengan melibatkan peserta. Kaitkan dengan point-point penyampaian peserta agar merasa dihargai. Fasilitator melakukan curah pendapat tentang berbagai jenis formulir pelaporan standar, meliputi formulir Laporan Bulanan KT, IMS, PPIA, LASS, PTRM, LBPHA, Laporan Kohort dampak pengobatan ARV, Laporan EWI dan lainnya.Lakukan secara interaktif dengan melibatkan peserta. Lakukan tanya jawab terkait variable-variabel yang ada dalam formulir laporan, apakah sudah dikerjakan dengan baik dan benar. Katakan bahwa peserta akan mengerjakan Latihan pencatatan dan pelaporan .Jelaskan latihan sesuai dengan petunjuk latihan yang ada pada fasilitator. Peserta akan bekerja secara individu dan dalam kelompok. Selama proses latihan, fasilitator melakukan pengamatan dan memberi bantuan sesuai kebutuhan. Setelah selesai, fasilitator memandu presentasi hasil latihan. Peserta dari kelompok lain diminta memberikan tanggapan. Fasilitator menyampaikan rangkuman dari pokok bahasan 3.
Langkah 5. Pembahasan Pokok bahasan 4 (180 menit) 1.
2.
Fasilitator melakukan curah pendapat, bagaimana cara menginstal aplikasi SIHA Offline dan mengupdate ke versi terbaru bagi yang sudah menggunakan SIHA dengan versi sebelumnya? Siapa saja yang sudah melakukannya, apakah ada kendala? Tuliskan poin-poin penyampaian dari peserta pada kertas flipchart. Fasilitator menyampaikan paparan materi tentang langkah-langkah melakukan instalasi software SIHA Offline dan cara mengupdate ke versi terbaru bagi yang telah
3
3.
4. 5.
menggunakan SIHA versi sebelumnya. Menjelaskan sambil memandu peserta menggunakan laptop masing-masing. Peserta diberi kesempatan untuk tanya jawab Katakan bahwa peserta akan mengerjakan Latihan Instalasi dan update SIHA Offline. Jelaskan latihan sesuai dengan petunjuk latihan yang ada pada fasilitator. Peserta akan bekerja secara individu dan dalam kelompok. Selama proses latihan, fasilitator melakukan pengamatan dan memberi bantuan sesuai kebutuhan. Setelah selesai, fasilitator memandu presentasi hasil latihan. Peserta dari kelompok lain diminta memberikan tanggapan. Fasilitator menyampaikan rangkuman dari pokok bahasan 4.
Langkah 6. Pembahasan Pokok Bahasan 5 (270 menit) 1.
2.
3.
Fasilitator melakukan curah pendapat, apakah pernah membantu dan atau menggu nakan aplikasi SIHA (offline dan online)? Siapa saja yang sudah melakukannya, apakah ada kendala? Tuliskan poin-poin penyampaian dari peserta pada kertas flipchart. Fasilitator menyampaikan paparan materi tentang menggunakan aplikasi SIHA offline. Menjelaskan sambil memandu peserta menggunakan laptop masing-masing. Peserta diberi kesempatan untuk tanya jawab Fasilitator menyampaikan rangkuman dari pokok bahasan 5.
Langkah 7. Pembahasan Pokok Bahasan 6 (270 menit) 1.
2.
3.
Fasilitator melakukan curah pendapat, apakah pernah membantu dan atau menggunakan aplikasi rekap kohort dan aplikasi EWI HIV DR? Siapa saja yang sudah melakukannya, apakah ada kendala? Tuliskan poin-poin penyampaian dari peserta pada kertas flipchart. Fasilitator menyampaikan paparan materi tentang menggunakan aplikasi rekap kohort dan EWI HIV DR. Menjelaskan sambil memandu peserta menggunakan laptop masingmasing. Kaitkan dengan penyampaian peserta agar merasa diperhatikan pendapatnya dan mencapai kesamaan persepsi. Peserta diberi kesempatan untuk tanya jawab Fasilitator menyampaikan rangkuman dari pokok bahasan 6.
Langkah 8. Rangkuman dan Penutup (waktu 10 menit) 1. Fasilitator mengajak peserta merangkum apa yang telah dipelajari peserta dalam sesi ini, serta manfaatnya dalam melaksanakan tugas sehari-hari. 2. Fasilitator menutup sesi dengan mengucapkan terimakasih dan salam.
4
V. URAIAN MATERI POKOK BAHASAN 1. PENGERTIAN, TUJUAN DAN MANFAAT PENCATATAN DAN PELAPORAN
A. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan Program Salah satu komponen penting dari monev yaitu pencatatan dan pelaporan, dengan maksud mendapatkan data untuk diolah, dianalisis, diinterpretasi, disajikan dan disebarluaskan untuk dimanfaatkan. Data yang dikumpulkan harus valid (akurat, lengkap dan tepat waktu) sehingga memudahkan dalam pengolahan dan analisis.Petugas fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) sangat berperan dalam pencatatan data secara akurat dan lengkap tersebut. Data program pengendalian HIV-AIDS dan IMS diperoleh dari pencatatan dan pelaporan di fasyankes dan mitra terkait dengan menggunakan formulir pencatatan dan pelaporan standar.Formulir pencatatan tersebut diisi secara manual oleh petugas fasyankes, kemudian diinput kedalam aplikasi sistem informasi.Perangkat lunak aplikasi yang telah dikembangkan oleh Kementerian Kesehatan dalam program pengendalian HIV-AIDS dan IMS adalah aplikasi Sistem Informasi HIV-AIDS dan IMS (SIHA) yang digunakan untuk melakukan manajemen data program. SIHA adalah sistem Informasi berbasis web yang dikembangkan untuk mendukung pengolahan dan analisis data pada layanan terkait HIV AIDS dan IMS. SIHA beralamat di URL: www.siha.depkes.go.id. Dalam perkembangannya dikarenakan tidak semua layanan memiliki akses internet maka dikembangkan SIHA offline. Sehingga SIHA terbagi menjadi 2 yaitu SIHA Online dan SIHA offline, dengan perbedaan yaitu: a. SIHA Online - SIHA yang ada di server pusat data dan informasi (Pusdatin) Kementerian Kesehatan. - Beralamat di www.siha.depkes.go.id. - Berisi laporan bulanan/tahunan terkait program HIV AIDS. - Database laporan semua pemangku kepentingan (fasyankes, Dinkes Kab/Kota, Dinkes Provinsi, dan Nasional). b. SIHA Offline - SIHA yang di install di komputer masing – masing fasyankes. - Beralamat di localhost/sim_aids. - Database individu ada pada komputer layanan. - Tidak memerlukan adanya koneksi internet dalam mengoperasikan sistemnya. - Digunakan untuk input data individu layanan. - Digunakan untuk membuat laporan bulanan layanan
5
B. Tujuan dan Manfaat Pencatatan dan Pelaporan Tujuan Pencatatan dan Pelaporan: Tujuan dari dikembangkannya pencatatan dan pelaporan terutama adalah: 1. 2. 3.
Untuk mendukung manajemen data layanan program pengendalian HIV-AIDS dan IMS baik pada tingkat fasyankes, kabupaten, provinsi maupun tingkat nasional. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang meliputi validitas, akurasi dan ketepatan waktu. Untuk meningkatkan efisiensi program dengan cara memproses dan menganalisis data dalam jumlah besar dengan cepat.
Manfaat Pencatatan dan Pelaporan: Dengan penerapan Pencatatan dan Pelaporan melalui SIHA diharapkan akan diperoleh manfaat diantaranya : 1.
Tingkat Unit Layanan - Unit layanan dapat melaksanakan manajemen basis data secara elektronik sehingga data dapat ditelusuri dengan mudah dan cepat serta dapat mengurangi duplikasi. - Unit layanan dapat melakukan analisis data dengan cepat dan tepat karena dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer yang telah diprogram sesuai dengan kebutuhan. - Unit layanan dapat melakukan efisiensi waktu, tenaga dan biaya dalam pengiriman laporan karena dilakukan dengan fasilitas internet melalui SIHA online.
2.
Tingkat kabupaten/kota, provinsi dan nasional - Pelaporan dapat diterima dengan cepat karena dilakukan secara online. - Analisis data dapat dilakukan dengan cepat dan tepat karena SIHA online telah diprogram untuk melakukan rekapitulasi pelaporan yang diunggah oleh masingmasing layanan.
Sampai di sini peserta harus benar-benar memahami tentang pencatatan dan pelaporan serta tujuan dan manfaatnya untuk dilaksanakan dengan baik dan benar
6
POKOK BAHASAN 2. PERAN SETIAP JENJANG ADMINISTRASI DALAM PENCATATAN DAN PELAPORAN
Setiap jenjang administrasi mulai dari fasyankes sampai ke tingkat nasional memiliki peran masing-masing dalam pencatatan dan pelaporan melalui SIHA. Peran tersebut sebagai berikut: 1. Fasyankes (Fasilitas Pelayanan Kesehatan) - Mengisi data individu layanan KTHIV di SIHA Offline. - Mengisi data individu layanan IMS di SIHA Offline. - Mengisi data individu Layanan ART di SIHA Offline. - Mengisi data individu Layanan LASS di SIHA Offline. - Mengisi data individu Layanan Metadon di SIHA Offline. - Mengisi data individu Surveilans Kasus AIDS di SIHA Offline. - Mengisi data Alat dan Bahan di SIHA Offline. - Mengisi data individu Layanan PPIA di SIHA Offline. - Mengisi data individu Layanan Dukungan ODHA di SIHA Offline. - Membuat laporan bulanan/triwulanan layanan diatas dalam bentuk: o Excel, untuk dicetak menjadi laporan hardcopy o Export, untuk diunggah di SIHA online - Mengirimkan laporan bulanan/triwulanan ke server SIHA Online. - Memanfaatkan data layanan sesuai dengan kepentingan program. 2. Kabupaten/Kota - Melakukan rekap laporan bulanan/triwulanan seluruh laporan setiap layanan yang dikirim oleh fasyankes. - Mengisi data individu Sero Surveilans HIV di SIHA Online. - Mengisi data alat dan bahan di SIHA online. - Mengisi data SDM di SIHA online. - Mengisi laporan bulanan layanan yang data laporannya tidak ada di SIHA online. - Melakukan proses approval/validasi laporan yang dikirimkan oleh layanan. - Melakukan pelaporan bulanan data hasil sero surveilans. - Melakukan analisis data sesuai dengan wilayah dan indikator yang diperlukan. 3. Provinsi - Mengisi data SDM di SIHA online. - Melakukan rekap laporan bulanan seluruh laporan setiap layanan yang dikirim oleh fasyankes. - Mengisi laporan bulanan layanan yang data laporannya tidak ada di SIHA online. - Melakukan proses approval/validasi laporan yang dikirimkan oleh layanan. - Melakukan analisa data sesuai dengan wilayah dan indikator yang diperlukan. 7
4. Pusat - Melakukan rekap laporan bulanan seluruh laporan setiap layanan yang dikirim oleh fasyankes. - Melakukan analisa data sesuai dengan wilayah dan indikator yang diperlukan. - Sebagai call center permasalahan dalam penggunaan SIHA.
ALUR PENCATATAN DAN PELAPORAN
Data Pasien dicatat pada form
Data Pasien diinput kedalam sistem
Pasien diperiksa
Pembuatan laporan bulanan / triwulanan
Laporan dikirim secara online kedalam sistem
Pasien
Laporan dikirim ke dinas kesehatan kabupaten
Laporan dikirim ke dinas kesehatan Propinsi
Internet
Laporan dikirim ke Pusat
Pusat Data dan Informasi
Sampai di sini peserta harus benar-benar memahami peran masing-masing jenjang administrasi dalam pencatatan dan pelaporan program P2 HIV AIDS dan IMS melalui SIHA
8
POKOK BAHASAN 3. FORMULIR-FORMULIR STANDAR PENCATATAN DAN PELAPORAN
A. FORMULIR STANDAR PENCATATAN 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Formulir KT HIV Formulir IMS Formulir PPIA Formulir LASS Formulir PTRM Formulir PDP: a. Formulir Ikhtisar follow up perawatan pasien HIV dan terapi ARV b. Kartu pasien c. Register pra ART d. Register ART e. Register pemberian obat ARV f. Register stok obat g. Formulir rujukan
9
1. Formulir KT HIV
10
11
Formulir KT HIV adalah formulir pencatatan yang digunakan pada layanan Konseling dan Tes HIV, baik yang sukarela maupun atas inisiatif petugas kesehatan. Dalam formulir KT HIV terdapat variabel-variabel yang harus diisi datanya sesuai dengan data klien/pasien yang di tes HIV. Variabel-variabel yang ada pada formulir tersebut memuat data yang selanjutnya akan diproses menjadi laporan bulanan. Sebagian besar variabel dalam formulir KT HIV diisi oleh konselor pada saat konseling, sehingga konselor harus memahami dengan baik setiap variabel dalam formulir tersebut. Petugas pencatatan dan pelaporan pada fasyankes bertugas untuk memastikan bahwa seluruh variabel yang diperlukan telah diisi dengan baik untuk selanjutnya diinput kedalam SIHA. Penjelasan mengenai pengisian setiap variabel KT HIV dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS. 2. Formulir IMS
12
Formulir IMS adalah formulir pencatatan yang digunakan pada layanan IMS. Dalam formulir ini terdapat variabel-variabel yang harus diisi datanya sesuai dengan data pasien yang berkunjung pada layanan IMS. Variabel-variabel formulir tersebut memuat data yang selanjutnya akan diproses menjadi laporan bulanan. Petugas yang mengisi formulir ini adalah dokter dan perawat yang bertugas pada layanan IMS. Petugas pencatatan dan pelaporan pada fasyankes bertugas untuk memastikan bahwa seluruh variabel yang diperlukan telah diisi dengan baik untuk selanjutnya diinput kedalam SIHA. Penjelasan mengenai pengisian 13
setiap variabel dalam formulir IMS dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS. 3. Formulir PPIA
14
Formulir PPIA adalah formulir pencatatan yang digunakan pada layanan pencegahan penularan HIV dari ibu ke anak. Dalam formulir ini terdapat variabel-variabel yang harus diisi datanya sesuai dengan data pasien yang berkunjung pada layanan PPIA. Variabel-variabel formulir ini memuat data yang selanjutnya akan diproses menjadi laporan bulanan. Petugas yang mengisi formulir ini adalah bidan/perawat yang bertugas pada layanan PPIA. Petugas pencatatan dan pelaporan harus memastikan bahwa seluruh variabel yang diperlukan telah diisi dengan baik untuk selanjutnya diinput kedalam SIHA. Penjelasan mengenai pengisian setiap variabel dalam formulir PPIA dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS.
15
4. FORMULIR LASS - Formulir Data Dasar Peserta LASS
-
Formulir Kunjungan Harian Peserta LASS
16
Formulir pencatatan LASS terdiri dari formulir data dasar peserta LASS dan formulir kunjungan harian peserta LASS. Formulir data dasar diisi satu kali untuk setiap peserta LASS ketika pertama kali berkunjung, sedangkan formulir kunjungan harian peserta LASS merupakan register harian yang memuat daftar peserta LASS yang berkunjung. Formulir ini diisi oleh petugas LASS di fasyankes. Petugas pencatatan dan pelaporan harus memastikan kedua formulir tersebut telah terisi dengan baik dan benar untuk selanjutnya diinput kedalam SIHA. Penjelasan mengenai pengisian setiap variabel dalam formulir LASS dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS. 5. FORMULIR PTRM - Formulir Data Dasar Peserta Metadon
17
-
Formulir Kunjungan Harian Peserta Metadon
Formulir pencatatan PTRM terdiri dari formulir data dasar peserta metadon dan formulir kunjungan harian peserta metadon. Formulir data dasar diisi satu kali untuk setiap peserta metadon ketika pertama kali berkunjung, sedangkan formulir kunjungan harian peserta metadon merupakan register harian yang memuat daftar peserta metadon yang berkunjung. Formulir ini diisi oleh petugas layanan PTRM di fasyankes. Petugas pencatatan dan pelaporan bertugas memastikan kedua formulir tersebut telah terisi dengan baik dan benar untuk selanjutnya diinput kedalam SIHA. Penjelasan mengenai pengisian setiap variabel dalam formulir PTRM dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS. 18
6. FORMULIR PDP - Formulir Ikhtisar Perawatan HIV dan ART
19
20
- Kartu Pasien
21
- Register Pra ART
22
23
- Register ART
24
25
- Register pemberian Obat
26
-
Register Stok Obat
27
-
Formulir Rujukan
28
Ikhtisar Perawatan Pasien HIV dan ART Memuat variable-variabel yang berisi data individual pasien secara sistematis dan stándar yang berguna dalam: manajemen pasien,memastikan kunjungan follow-up yang tepat seumur hidup, monitoring pasien. Pengisian formulir dilaksanakan setiap kunjungan pasien,mulai dari kunjungan pertama di klinik. Petugas yang harus mengisi adalah petugas layanan kesehatan (dokter, konselor, perawat, petugas RR) selama kunjungan pasien. Kartu Pasien Informasi dalam kartu pasien adalah ringkasan beberapa variabel individu penting yangterdapat dalam ikhtisar perawatan pasien HIV dan ART. Kartu pasien berguna dalam manajemen pasien terutama untuk memastikan kunjungan follow-up yang tepat seumur hidup dan monitoring pasien, sebagai alat pengingat bagi pasien dan untuk memudahkan klinik kesehatan rujukan ARV di tempat lain. Kartu pasien diisi setiap kunjungan pasien, mulai dari kunjungan pertama di klinik. Petugas yang harus mengisi kartu pasien adalah petugas layanan kesehatan (konselor, perawat, petugas RR) selama kunjungan pasien. Register Pra ART Variable dalam register pra ART memuat variable-variabel penting yang tersusun secara sistematis. Register pra ART berguna dalam manajemen pasien terutama untuk pelaporan dan monitoring pasien. Pencatatan register Para ART dilakukan pada: Saat kunjungan pertama di klinik, saat memenuhi syarat untuk ART, saat mulai ARTdan jika ada kasus akhir follow-up sebelum mulai ART.Petugas yang harus mengisi register ini adalah petugas RR selama kunjungan pasien dan staf terlatih dengan menggunakan catatan pasien Register ART Register ART memuat variable-variabel individu yang tersusun secara sistematis yang berguna dalam manajemen pasien terutama untuk pelaporan indikator dan untukmonitoring pasien. Register ART diisi pada setiap kunjungan setelah memulai ART oleh staf terlatih (petugas RR) selama kunjungan pasien dengan menggunakan catatan pasien Register Pemberian Obat Register ini berisi catatan jumlah tablet dari setiap obat yang diberikan kepada pasien yang berguna untuk mendokumentasikan dan mencatat jumlah tablet dari setiap obat yang diberikan kepada pasien.Register ini diisi pada setiap kunjungan follow-up oleh petugas farmasi atau petugas pemberi obat di klinik perawatan HIV dan ART Register Stok Obat Informasi dalam register/formulir stok obat terdiri dari rincian pemasukan, pengeluaran, dan stok akhir untuk setiap jenis obat. Register ini berguna untuk mendokumentasikan dan mencatat transaksi pemasukan dan pengeluaran setiap jenis obat dan membantu perhitungan laporan bulanan lembar 2 (stok obat). Waktu pengisian register/formulir ini setiap hari (saat ada pemasukan maupun pengeluaran) selama 1 bulan untuk setiap halaman.Petugas yang harus mengisi 29
register/formulir adalah petugas farmasi atau petugas pemberi obat di klinik perawatan HIV dan ART Formulir Rujukan Informasi dalam formulir terdiri dari variabel-variabel individu penting yang didapat dari ikhtisar perawatan pasien HIV dan ART di klinik sebelumnya. Formulir ini berguna sebagai bukti bahwa pasien bersedia untuk dipindahkan ke klinik rujukan ARV di tempat lain.Waktu pengisian formulir adalah saat pasien pindah ke klinik ARV di tempat lain oleh petugas pemberi layanan kesehatan (dokter,perawat, konselor). 7. Formulir Surveilens Kasus AIDS
30
Formulir Surveilens Kasus AIDS digunakan untuk pencatatan manual kasus AIDS pada fasyankes. Dalam formulir ini terdapat variabel-variabel yang harus diisi datanya sesuai dengan keadaan pasien AIDS. Formulir ini diisi oleh petugas surveilens pada fasyankes yang menangani kasus AIDS dan diisi setiap ada kasus yang ditangani. Petugas RR selanjutnya menginput data tersebut kedalam SIHA. Variabel-variabel yang ada pada formulir tersebut memuat data yang selanjutnya akan diproses menjadi laporan bulanan. Penjelasan mengenai pengisian setiap variabel surveilens kasus AIDS dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS. 8. Formulir Surveilens HIV dan IMS - Formulir Data Dasar Surveilens HIV dan IMS
31
-
Formulir Data Individu Surveilens HIV dan IMS
Formulir Surveilens HIV dan IMS digunakan untuk pencatatan pada saat dilaksanakan surveilens HIV dan Sifilis. Terdapat dua formulir yaitu formulir data dasar dan formulir data individu. Formulir data dasar memuat informasi mengenai lokasi survey, sedangkan formulir data individu berupa register dari individu-individu yang dilakukan surveilens. Kedua formulir ini diisi oleh petugas/pengelola program di tingkat dinas kesehatan kabupaten/kota yang melaksanakan surveilens HIV dan Sifilis. Petugas/pengelola program selanjutnya menginput data tersebut kedalam SIHA online. Penjelasan mengenai pengisian setiap variabel dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS.
Sampai disini peserta dapat mengerjakan latihan pengisian formulir-formulir standar pencatatan sesuai petunjuk latihan 1. Gunakan data yang berasal dari studi kasus masing-masing layanan
32
B. FORMULIR STANDARD PELAPORAN 1. Formulir Laporan Bulanan KT HIV
33
Formulir laporan bulanan KT HIV terdiri dari dua format yaitu laporan bulanan KTS dan laporan bulanan KTIP. Laporan bulanan KTS berisi variabel capaian konseling dan tes HIV sukarela yang distratifikasi menurut jenis kelamin, kelompok umur, dan kelompok risiko serta populasi khusus. Laporan bulanan KTIP berisi variabel capaian konseling dan tes HIV atas inisiatif petugas kesehatan yang distratifikasi menurut jenis kelamin, kelompok umur dan penyakit terkait pasien. Kedua laporan ini secara otomatis akan dihasilkan oleh SIHA setelah data dari formulir KT HIV diinput kedalamnya. Penjelasan mengenai variabel capaian KT HIV dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS.
34
2. Formulir Laporan Bulanan IMS
35
Formulir laporan bulanan IMS berisi variabel capaian layanan IMS yang distratifikasi menurut jenis kelamin, kelompok umur, dan kelompok risiko. Laporan ini secara otomatis akan dihasilkan oleh SIHA setelah data dari formulir IMS diinput kedalamnya. Penjelasan mengenai variabel laporan bulanan IMS dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS.
36
3. Formulir Laporan Bulanan PPIA
37
Formulir laporan bulanan PPIA berisi variabel capaian layanan PPIA ibu hamil dan bayi/balita. Pada ibu hamil memuat capaian indikator yang distratifikasi menurut kelompok umur dan kelompok risiko, sedangkan pada laporan bayi/balita memuat capaian indikator yang distratifikasi menurut jenis kelamin dan kelompok umur. Laporan ini secara otomatis akan dihasilkan oleh SIHA setelah data dari formulir PPIA diinput kedalamnya. Penjelasan mengenai variabel laporan bulanan PPIA dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
4. Formulir Laporan Bulanan Uji Saring Darah Donor
Laporan bulanan uji saring darah donor ini memuat beberapa variabel yang ditabulasi dengan stratifikasi jenis kelamin, kelompok umur dan hasil uji. Laporan ini diinput langsung ke SIHA online oleh petugas dinas kesehatan kabupaten/kota yang berasal dari unit transfusi darah (UTD). Penjelasan mengenai variabel laporan bulanan uji saring darah donor dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
38
5. Formulir Laporan Bulanan LASS
Laporan bulanan LASS memuat beberapa variabel yang ditabulasi dengan stratifikasi jenis kelamin, dan kelompok umur. Laporan ini secara otomatis dihasilkan oleh SIHA setelah formulir pencatatanya diinput kedalamnya. Penjelasan mengenai variabel laporan bulanan LASS dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
39
6. Formulir Laporan PTRM
Laporan bulanan PTRM memuat beberapa variabel yang ditabulasi dengan stratifikasi jenis kelamin, dan kelompok umur. Laporan ini secara otomatis dihasilkan oleh SIHA setelah formulir pencatatanya diinput kedalamnya. Penjelasan mengenai variabel laporan bulanan PTRM dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
40
7. Formulir Laporan Bulanan Perawatan HIV dan ART (LBPHA) - LBPHA LEMBAR 1
41
42
43
44
LBPHA lembar 1 berisi variabel-variabel yang ditabulasikan menurut jenis kelamin dan kelompok populasi khusus. Jenis kelamin distratifikasi berdasarkan kelompok umur dan kelompok populasi khusus. Saat ini laporan LBPHA lembar 1 ini masih dientri langsung ke SIHA online oleh petugas RR pada layanan PDP. LBPHA lembar 2 merupakan laporan penggunaan, stok dan permintaan obat ARV pada layanan PDP. Saat ini laporan LBPHA lembar 2 ini masih dientri langsung ke SIHA online oleh petugas farmasi pada layanan PDP. Penjelasan mengenai variabel LBPHA lembar 1 dan LBPHA lembar 2 dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
45
-
LBPHA LEMBAR 2 LAPORAN BULANAN PERAWATAN HIV DAN ART Lembar 2 - Laporan Bulanan ART UPK Kabupaten/Kota Provinsi Nama penanggung jawab Unit Perawatan Periode laporan Tanggal terima laporan
: : : : : :
bulan
Kode RS Rumah Sakit Kabupaten Propinsi (Harus diisi) 1 tahun
2014
(harap diisi nama Petugas) (nomor HP petugas) (email petugas) 12. REJIMEN ART DEWASA DAN ANAK SAMPAI DENGAN AKHIR BULAN Rejimen
Dewasa
Rejimen lain
Anak
Dewasa
Anak
0
0
LINI I ZDV(300)+3TC(150)+NVP(200) ZDV(300)+3TC(150)+EFV(600) d4T(30)+3TC(150)+NVP(200) d4T(30)+3TC(150)+EFV(600) TDF(300)+3TC(150)+NVP(200) TDF(300)+3TC(150)+EFV(600) TDF(300)+3TC(300)+EFV(600) TDF(300)+FTC(200)+NVP(200) TDF(300)+FTC(200)+EFV(600) PEDIATRIK ZDV(100)+3TC(150)+NVP(200) ZDV(100)+3TC(150)+EFV(200) d4T(30)+3TC(150)+EFV(200) d4T(12)+3TC(60)+NVP(100) triple FDC junior
0
d4T(12)+3TC(60) dual FDC+EFV(200)
0
ZDV(60)+3TC(30)+NVP(50) Triple FDC Junior
0
d4T(6)+3TC(30)+NVP(50) Triple FDC junior
0
d4T(6)+3TC(30) dual FDC+EFV(200)
0
REJIMEN ALTERNATIF / LINI II ABC(300)+3TC(150)+NVP(200) ABC(300)+3TC(150)+EFV(600) TDF(300)+3TC(150)+LPV/r(200/50) TDF(300)+FTC(200)+LPV/r(200/50) d4T(30)+3TC(150)+LPV/r(200/50) ZDV(300)+3TC(150)+LPV/r(200/50) 0
0
Total pasien = Jumlah pasien dengan ART s/d akhir bulan ini
0 0 d4T/3TC/NVP Triple FDC Junior (12/60/100)
Keterangan Penggunaan FDC junior
Berat badan (kg)
Jumlah pasien anak
a
b
Tablet yg diperlukan/ hari
d4T/3TC Dual FDC Junior (12/60)
Tablet yg Jumlah diperlukan/ bln pasien anak (b x c x 30)
ZDV/3TC/NVP Triple FDC Junior (60/30/50)
d4T/3TC/NVP Triple FDC Baby (6/30/50)
Tablet yg diperlukan/ hari
Tablet yg diperlukan/ bln (b x c x 30)
Jumlah pasien anak
Tablet yg diperlukan/ hari
Tablet yg diperlukan/ bln (b x c x 30)
b
Jumlah pasien anak
b
d4T/3TC Dual FDC Baby (6/30)
Tablet yg diperlukan/ hari
Tablet yg diperlukan/ bln (b x c x 30)
Jumlah pasien anak
b
Tablet yg Tablet yg diperluka diperlukan/ bln n/ (b x c x 30) hari
c
d
c
d
c
d
c
d
c
d
3-5.9
1
0
1
0
2
0
2
0
2
0
6-9.9
1.5
0
1.5
0
3
0
3
0
3
0
10-13.9
2
0
2
0
4
0
4
0
4
0
14-19.9
2.5
0
2.5
0
5
0
5
0
5
0
20-24.9
3
0
3
0
6
0
6
0
6
0
>25
Menggunakan regimen dewasa
b
Menggunakan regimen dewasa
Menggunakan rejimen dewasa
Menggunakan regimen dewasa
Menggunakan rejimen dewasa
Jumlah tab yang diperlukan
0
0
0
0
0
Jumlah tab yang diperlukan + buffer 2 bulan
0
0
0
0
0
Jumlah pasien anak yang mendapat d4T/3TC dual FDC inisiasi selama bulan ini:
46
13. ST OK DAN PERMINT AAN OBAT Apakah stok obat ARV habis selama bulan ini?
-
Apakah stok obat IO habis selama bulan ini?
-
Na ma oba t
Stok obat pada aw al bulan (tablet) (A)
Merek
Stok obat yang diterima bulan ini (tablet) (B)
Stok obat yang dikeluarkan bulan ini (tablet) (C)
Stok obat yang kedaluw arsa bulan ini (tablet) (D) *
Selisih fisik stok obat dengan pencatatan bulan ini (tablet) (E) *
Stok obat pada akhir bulan ini (tablet) (F) = (A+B)(C+D)+E
Zidovudine (ZDV) 100m g
REVIRAL
0
Zidovudine (ZDV) 100m g
ZDV(100): Merek Lain
0
Lam ivudine (3TC) 150m g
HIVIRAL
0
EPIVIR
0
Lam ivudine (3TC) 150m g Lam ivudine (3TC) 150m g
HEPTAVIR
0
Lam ivudine (3TC) 150m g
LAMIVOX
0
Lam ivudine (3TC) 150m g
3TC(150): Merek Lain
0
Stavudine (d4T) 30m g
STAVIRAL
0
Stavudine (d4T) 30m g
STAVIR
0
VIROSTAV
0
Stavudine (d4T) 30m g
ZERIT
0
Stavudine (d4T) 30m g
d4T(30): Merek Lain
0
Efavirenz (EFV) 200m g
EFAVIR200
0
Efavirenz (EFV) 200m g
EFV(200): Merek Lain
0
Efavirenz (EFV) 600m g
AVIRANZ
0
Efavirenz (EFV) 600m g
SUSTIVA
0
Stavudine (d4T) 30m g
Efavirenz (EFV) 600m g Efavirenz (EFV) 600m g
EFAVIRENZ
0
EFAVIR600
0
STOCRIN
0
EFV(600): Merek Lain
0
Efavirenz (EFV) 600m g Efavirenz (EFV) 600m g Nevirapine (NVP) 200m g
NEVIRAL
0
Nevirapine (NVP) 200m g
NEVIPAN
0
NEVIMUNE
0
Nevirapine (NVP) 200m g
NEVIREX
0
Nevirapine (NVP) 200m g
NVP(200): Merek Lain
0
Didanos ine (ddI) 100m g
VIDEX
0
Nevirapine (NVP) 200m g
Didanos ine (ddI) 100m g
DIDANOSINE
0
Didanos ine (ddI) 100m g
DINEX
0
Didanos ine (ddI) 100m g
ddI(100): Merek Lain
0
Tenofovir (TDF) 300m g
VIREAD
0
Tenofovir (TDF) 300m g
TENOFOVIR
0
Tenofovir (TDF) 300m g
TDF(300): Merek Lain
0
Abacavir (ABC) 300m g
ZIAGEN
0
Abacavir (ABC) 300m g
ABAC
0
Abacavir (ABC) 300m g Abacavir (ABC) 300m g
ABACAVIR
0
ABC(300): Merek Lain
0
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g
ALUVIA
0
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g
KALETRA
0
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g
LPV/r(200/50): Merek Lain
0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g
DUVIRAL
0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g
ZIDOLAM
0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g
AVOCOM
0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g
ZDV(300)+3TC(150): Merek Lain
0
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g
COVIRO
0
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g
LAMIVIR
0
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g
d4T(30)+3TC(150): Merek Lain
0
TRIOMUNE
0
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine 30/150/200m g Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine 30/150/200m g Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine 30/150/200m g Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine 30/150/200m g
(NVP) (NVP)
TRIVIRO
0
NEVILAST
0
d4T(30)+3TC(150)+NVP(200): Merek Lain
0
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g
EMTRIVA
0
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g
TRUVADA TDF(300)+FTC(200): Merek Lain d4T(12)+3TC(60) Ped Dual FDC: Merek Lain
0
(NVP) (NVP)
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g d4T+3TC Ped Dual FDC(12/60)
Stok obat pada akhir bulan ini (botol)(G)
Tanggal Kedaluw arsa dan Jumlahnya (botol) (H)
Perkiraan Jumlah obat yang diperlukan (botol) (J)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Jumlah obat yang diminta (botol) (K) *
Alasan selisih K dan J
0
0
d4T+3TC+NVP Ped Triple FDC (12/60/100)
d4T(12)+3TC(60)+NVP(100) Ped Triple FDC: Merek Lain
ZDV+ 3TC+ NVP Ped Triple FDC (60/30/50 m g)
ZDV(60)+3TC(30)+NVP(50) Ped Triple FDC: Merek Lain
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0 0 0 0 0 0 Didanos ine (ddI) 125m g
ddI(125): Merek lain
0 0 0 0 0
d4T+3TC+NVP Ped Triple FDC (6/30/50)
d4T(6)+3TC(30)+NVP(50) Ped Triple FDC: Merek Lain
0 0 0 0 0
d4T+3TC Ped Dual FDC (6/30)
d4T(6)+3TC(30) Ped Dual FDC: Merek Lain
TDF+3TC+EFV (300/300/600)
TDF(300)+3TC(300)+EFV(600) Triple FDC: Merek Lain
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Kepada Yth.: …….., ……………………………….. Pimpinan/Kepala/Direktur UPK ………………………….. (diisi Nama Direktur RS
Nam a Petugas Pem buat Laporan RR dan FARMASI:
(harap diisi nama Petugas)
No. Telp / HP (Petugas RR dan FARMASI): (nom or HP petugas ) Em ail Petugas RR dan Farm as i
:
NIP (harap diisi NIP)
(email petugas)
Kolom dengan * memerluk an k eterangan k husus, mohon diisi di b agian NB
47
8. Formulir Laporan KOHORT Dampak Pengobatan ARV
Laporan kohort dampak pengobatan ARV dilakukan pada 6, 12, 24 bulan dan selanjutnya setiap tahun setelah memulai ART yang terdiri dari : • Proporsi orang yang hidup dan masih dengan terapi • Proporsi orang dengan rejimen lini pertama orisinal, substitusi lini pertama, switch lini ke-2 • Proporsi orang yang status fungsionalnya Kerja • Proporsi orang dengan kategori CD4 ( < 200, 200-350, > 350) • Jumlah orang yang mengambil obatnya secara teratur setiap bulan: 6/6 bulan, 12/12 bulan dst Prinsip • Pasien diregister menurut tanggal (bulan) memulai ART= kohort bulanan memulai ART • Catat dampaknya setelah 6 bulan kemudian setiap tahun • Penghimpunan formulir pada 6, 12, 24 bulan untuk kohort bulanan yang berlainan Penjelasan mengenai laporan kohort ini dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS 48
9. Formulir Laporan Triwulan Kolaborasi TB HIV
Laporan triwulan kolaborasi TB/HIV berisi variabel-variabel yang dilaporkan setiap triwulan oleh layanan PDP. Penjelasan mengenai laporan triwulan kolaborasi TB/HIV dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
49
10. Formulir Laporan Bulanan Surveilens Kasus AIDS
Laporan bulanan surveilens kasus AIDS merupakan register dari penderita AIDS selama 1 bulan yang ada pada fasyankes. Laporan ini akan secara otomatis dihasilkan oleh SIHA setelah data yang ada pada formulir pencatatan diinput kedalamnya. Penjelasan mengenai laporan bulanan surveilens kasus AIDS dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
50
11. Formulir Laporan Bulanan Surveilens HIV dan IMS
Laporan surveilens HIV dan IMS berisi tentang hasil surveilens HIV dan sifilis yang dilaksanakan oleh dinas kesehatan kabupaten/kota. Laporan ini dapat ditelusuri pada SIHA online jika petugas dinas kesehatan telah menginput datanya secara online. Penjelasan mengenai laporan surveilens HIV dan IMS dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
51
12. Formulir Laporan SDM Terlatih
Dua laporan SDM terlatih tersebut diatas merupakan laporan pada SIHA online. Penjelasan mengenai laporan SDM dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
52
13. Formulir Laporan Bulanan Alat dan Bahan
Laporan bulanan alat dan bahan merupakan laporan keadaan keseluruhan logistik program P2 HIV AIDS & IMS yang ada pada jenjang kabupaten/kota. Laporan ini dapat ditelusuri pada SIHA online setelah diinput langsung oleh petugas dinas kesehatan kabupaten/kota. Penjelasan mengenai laporan ini dapat dilihat pada Petunjuk Teknis Pengisian Formulir Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
Sampai disini peserta harus benar-benar memahami seluruh variabel yang ada pada seluruh formulir pelaporan Program Pengendalian HIV AIDS dan IMS
53
DAFTAR PUSTAKA 1. Kementerian Kesehatan RI, 2013, Pedoman Nasional Monitoring dan Evaluasi Program Pengendalian HIV-AIDS dan IMS 2. KementerianKesehatan RI, 2013, Petunjuk Operasional Sistem Informasi HIV-AIDS dan IMS Untuk Kabupaten, Propinsi dan Pusat 3. Kementerian Kesehatan RI, 2012, Petunjuk Teknis Pengisian Form Manual Pencatatan dan Program Pengendalian HIV-AIDS dan IMS
54