Modul 3 Penugasan Dan Manajemen Proyek [PDF]

Citation preview

MODUL PRAKTIKUM III PENUGASAN DAN MANAJEMEN PROYEK (PERT/CPM) A. Tujuan Praktikum Adapun tujuan yang akan dicapai pada praktikum ini adalah sebagai berikut : 1. Praktikan dapat memahami permasalahan permasalahan mengenai penugasan dan manajemen proyek (PERT/CPM). 2. Praktikan dapat menyelesaikan permasalahan yang berkaitan dengan penugasan dan manajemen proyek (PERT/CPM).



B. Landasan Teori 1. Penugasan / Assignment Model penugasan merupakan bentuk khusus metode transportasi. Kasus yang dapat diselesaikan menggunakan model penugasan akan lebih mudah diselesaikan menggunakan metode penyelesaian yang ada pada model penugasan dibandingkan jika menggunakan metode transportasi. Seperti yang telah ditunjukkan namanya, kasus yang dapat diselesaikan dengan metode penugasan adalah kasus-kasus penugasan, seperti penugasan beberapa karyawan untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan, atau beberapa mesin untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan. Jika diselesaikan menggunakan metode transportasi, yang berperan sebagai sumber adalah pekerjaan (tugas), dan sebagai tujuan adalah mesin atau pekerja. 2.



Manajemen Proyek (PERT/CPM) Proyek adalah suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dengan alokasi sumberdaya terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah ditentukan (Raharja, 2014). Pengelolaan proyek berskala besar, seperti konstruksi bangunan, memerlukan perencanaan, penjadwalan, dan pengoordinasian yang hati-hati dari berbagai aktivitas yang saling berkaitan. Perencanaan dan penjadwalan yang baik dari suatu proyek menentukan keberhasilan tahapan proyek berikutnya, yaitu pengendalian. Perencanaan dan penjadwalan selalu menjadi isu dalam manajemen proyek karena akan berpengaruh pada keberhasilan sebuah proyek, terutama



dalam memenuhi lingkup waktu, lingkup pekerjaan dan lingkup biaya (Syahrizal, 2016).



3. Pengertian PERT (Program Evaluation and Review Technique) PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (teknik menilai dan meninjau kembali program). PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasikan bagianbagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evaluation Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil.



Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur, karena jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan telah ditentukan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.



Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan- kegiatan bagi suatu proyek. Dalam metode PERT dan CPM masalah utama yaitu teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya dengan maksud pekerjaan-pekerjaan yang telah dijadwalkan itu dapat diselesaikan secara tepat waktu serta tepat biaya.



4. Pengertian CPM (Critical Path Method) CPM adalah singkatan dari Critical Path Method (metode jalur



kritis) dimana



keduanya merupakan suatu teknik manajemen. CPM adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan. Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Jadi CPM merupakan fasilitas analisa



jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan. CPM adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan. Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Jadi CPM merupakan analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan. Teknik penyusunan jaringan kerja yang terdapat pada CPM, sama dengan yang digunakan pada PERT. Perbedaan yang terlihat adalah bahwa PERT menggunakan activity oriented, sedangkan dalam CPM menggunakan event oriented.



CPM memberikan manfaat sebagai berikut: ● Memberikan tampilan grafis dari alur kegiatan sebuah proyek, ● Memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, ● Menunjukkan alur kegiatan mana saja yang penting diperhatikan dalam menjaga jadwal penyelesaian proyek. 5. Elemen-Elemen PERT dan CPM CPM dan PERT menggunakan sebuah sistem jaringan untuk menangkap prioritas atau hubungan paralel diantara banyak tugas dalam sebuah proyek. Sebagai contoh dari prioritas yang dimaksud adalah pembuatan kerangka pada sebuah rumah sebelum membuat atap. Di sisi lain, beberapa kegiatan dapat terjadi secara paralel, seperti sistem listrik yang dapat dinstall oleh satu kru di waktu yang bersamaan dengan pemasangan sistem pipa saluran air oleh kru lainnya (Chinneck, 2016). Terdapat beberapa elemen penyusun jaringan pada CPM dan PERT yang diperlihatkan di tabel dibawah ini.



Terkait dengan penggunaan beberapa elemen tersebut, ada dua pendekatan menurut Heizer dan Render (2006) untuk menggambarkan jaringan proyek yaitu kegiatan-padatitik (activity-on-node atau AON) dan kegiatan-pada-panah (activity on-arrow atau AOA). Pada pendekatan AON, titik menunjukkan kegiatan, sedangkan pada AOA, panah menunjukkan kegiatan. Gambar berikut akan mengilustrasikan kedua pendekatan, AOA dan AON.



Selain menunjukkan perbedaan AON dan AOA, gambar tersebut pun menjelaskan bagaimana cara membaca jaringan yang terdiri dari node dan anak panah untuk menunjukkan kegiatan dan peristiwa/event, termasuk menunjukkan aktivitas dummy. Pada pendekatan AON, lingkaran merepresentasikan hal-hal yang berkaitan di dalam proyek seperti gambar di bawah ini.



ES (Earliest Start) adalah waktu terdahulu suatu kegiatan dapat dimulai, dengan asumsi semua pendahulu sudah selesai. EF (Earliest Finish) adalah waktu terdahulu suatu kegiatan dapat selesai. LS (Latest Start) adalah waktu terakhir suatu kegiatan dapat dimulai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek LF (Latest Finish) adalah waktu terakhir suatu kegiatan dapat selesai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek



6. Elemen-Elemen PERT dan CPM Probabilitan penjadwalan proyek dapat dilakukan dengan metode PERT di saat terdapat ketidakpastian dalam proyek tanpa perlu tahu durasi dari setiap aktifitas.



Metode PERT memberikan perkiraan waktu dengan menggunakan tiga angka estimasi untuk menyelesaikan suatu kegiatan yaitu Optimistic Time, Most Likely Time, dan Pessimistic Time. PERT juga memperkenalkan parameter lain yang mencoba mengukur ketidakpastian secara kuantitatif seperti deviasi standar dan varians. Dengan demikian metode PERT bermaksud menampung adanya unsurunsur yang belum pasti, kemudian menganalisis kemungkinan sejauh mana proyek menyimpang atau memenuhi (Syahrizal, 2016). Jelasnya, tujuan dari penggunaan tiga angka estimasi adalah untuk memberikan rentang waktu yang paling lebar dalam melakukan estimasi rentang waktu kegiatan. Ketiga estimasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Optimistic Time (a) Kurun waktu optimistik adalah durasi yang tercepat untuk menyelesaikan suatu kegiatan jika segala sesuatunya berjalan dengan baik. Durasi yang digunakan hanya sekali dalam seratus kali kegiatan yang dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama.



2. Most Likely Time (m) Kurun waktu paling mungkin atau realistik adalah durasi yang paling sering terjadi dibanding dengan yang lain bila kegiatan dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama.



3. Pessimistic Time (b) Kurun waktu pesimistik adalah durasi yang paling lama untuk menyelesaikan kegiatan, bila segala sesuatunya serba tidak baik. Durasi disini dilampaui hanya sekali dalam seratus kali, bila kegiatan tersebut dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama.



Selanjutnya ketiga perkiraan waktu itu dirumuskan menjadi satu angka yang disebut (te) atau kurun waktu yang diharapkan (expected duration time). Dalam menentukan nilai (te) dipakai asumsi bahwa kemungkinan terjadinya peristiwa optimistic (a) dan pesimistik (b) adalah sama. Sedangkan kemungkinan terjadinya peristiwa paling mungkin adalah empat kali lebih besar dari kedua peristiwa optimistik dan pesimistik sehingga apabila dijumlah akan bernilai 6 (enam) sesuai dengan rentang kurva distribusi peristiwa yang telah di standarkan. Sehingga didapat rumus sebagai berikut:



Lalu varians waktu penyelesaian kegiatan dapat dihitung dengan rumus di bawah ini:



PERT menggunakan varians kegiatan jalur kritis untuk membantu menentukan varians proyek keseluruhan. Varians proyek dihitung dengan menjumlahkan varians kegiatan kritis:



7. Jalur Kritis (Critical Path) Jalur kritis adalah sebuah rangkaian aktivitas-aktivitas dari sebuah proyek yang tidak bisa ditunda waktu pelaksanaannya dan menunjukan hubungan yang saling berkaitan satu dengan yang lain (Heizer dan Render, 2006). Suatu proyek bisa menghasilkan lebih dari satu jalur kritis. Semakin banyak jalur kritis dalam suatu proyek, maka akan semakin banyak aktivitas yang harus diawasi secara intensif. Jalur



kritis yang mempunyai akumulasi durasi waktu yang paling lama akan digunakan sebagai estimasi waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan. Dannyanti (2010) menjelaskan bahwa dalam dalam melakukan analisis jalur kritis, digunakan dua proses two-pass, terdiri atas forward pass dan backward pass. ES dan EF ditentukan selama forward pass, LS dan LF ditentukan selama backward pass. ES (Earliest Start) adalah waktu terdahulu suatu kegiatan dapat selesai. LS (Latest Start) adalah waktu terakhir suatu kegiatan dapat dimulai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek. LF (Latest Finish) adalah waktu terakhir suatu kegiatan dapat selesai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek.



Setelah waktu terdahulu dan waktu terakhir dari semua kegiatan dihitung, kemudian jumlah waktu slack (slack time) dapat ditentukan. Slack adalah waktu yang dimiliki oleh sebuah kegiatan untuk bisa diundur, tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan (Heizer dan Render, 2006).



Dengan menggunakan konsep te, maka jalur kritis dapat diidentifikasi. Pada jalur kritis berlaku slack = 0 (Soeharto, 1999).



Penjelasan : a. ES dari A = 0 diperoleh dari EF sebelumnya (mulai) = 0 b. EF dari A = 2 diperoleh dari ES = 0 + waktu dari A (2)



c. Apabila ada dua jalur untuk ES, pilihlah EF yang paling maksimum



Penjelasan : a. LS dan LF dari F diperoleh dari ES = 11 dan EF=17 (contoh dari forward pass) b. LF dari E = 11 diperoleh dari LS sebelumnya (F) = 11 c. LS dari E = 8 diperoleh dari LF = 11 – waktu dari E (3) d. Apabila ada dua jalur untuk LF, yang dipilih adalah LS yang paling minimum



Manfaat yang didapat jika mengetahui lintasan kritis adalah sebagai berikut (Dannyanti, 2010): 1.



Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan seluruh pekerjaan proyek tertunda penyelesaiannya.



2.



Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya, bila pekerjaan-pekerjaan yang ada pada lintasan kritis dapat dipercepat.



3.



Pengawasan atau kontrol dapat dikontrol melalui penyelesaian jalur kritis yang tepat dalam penyelesaiannya dan kemungkinan di trade off (pertukaran waktu dengan biaya yang efisien) dan crash program (diselesaikan dengan waktu



yang optimum dipercepat dengan biaya yang bertambah pula) atau dipersingkat waktunya dengan tambahan biaya lembur. 4.



Time slack atau kelonggaran waktu terdapat pada pekerjaan yang tidak melalui lintasan kritis. Ini memungkinkan bagi manajer/pimpro untuk memindahkan tenaga kerja, alat, dan biaya ke pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis agar efektif dan efisien



8. Langkah dasar CPM dan PERT CPM dan PERT memiliki enam langkah dasar yang sama (Gray dan Larson, 2006), yaitu: 1.



Mengidentifikasi proyek dan menyiapkan struktur pecahan kerja.



2.



Membangun hubungan antara kegiatan, memutuskan kegiatan mana yang harus terlebih dahulu dan mana yang mengikuti yang lain.



3.



Menggambarkan jaringan yang menghubungkan keseluruhan kegiatan.



4.



Menetapkan perkiraan waktu dan atau biaya untuk setiap kegiatan.



5.



Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan (jalur kritis). Jalur kritis didapat melalui penghitungan slack dengan mengurangi LS dan ES atau LF dan EF



6.



Menggunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek.



9. Perbedaan CPM dan PERT Meskipun CPM dan PERT memiliki tujuan, elemen atau komponen jaringan, serta cara analisis data yang sama, namun terdapat beberapa perbedaan sebagai berikut: 1. PERT merupakan teknik manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan yaitu waktu tercepat, terlama, serta terlayak. CPM hanya memiliki satu jenis informasi waktu pengerjaan yaitu waktu yang paling tepat dan layak untuk menyelesaikan suatu proyek. 2. PERT menekankan tepat waktu, sebab dengan penyingkatan waktu maka biaya proyek turut mengecil, sedangkan pada CPM menekankan tepat biaya.



3. Dalam PERT anak panah menunjukkan tata urutan (hubungan presidentil), sedangkan pada CPM tanda panah adalah kegiatan. Meskipun demikian, CPM dan PERT mempunyai tujuan yang sama dimana analisis yang digunakan adalah sangat mirip yaitu dengan menggunakan diagram anak panah. 4. PERT memusatkan perhatian pada penemuan waktu penyelesaian kegiatan yang bersifat probabilistik sehingga waktu penyelesaian proyek bisa dianalisis dengan menggunakan hukum-hukum statistik. CPM lebih memusatkan perhatiannya pada penemuan waktu percepatan suatu kegiatan dengan biaya minimum agar proyek bisa selesai dalam waktu tertentu, contohnya mengerahkan sumberdaya tambahan untuk memperpendek durasi pekerjaan. 5. PERT digunakan pada proyek yang taksiran waktu kegiatannya tidak bisa dipastikan, misal kegiatan tersebut belum pernah dilakukan atau memiliki variasi waktu yang besar. CPM digunakan apabila taksiran waktu pengerjaan setiap kegiatan dapat diketahui dengan baik, dimana penyimpangannya relatif kecil atau dapat diabaikan.



6. PERT events oriented, menggunakan pendekatan activity on node (AON). Contoh :



CPM activities oriented, menggunakan pendekatan activity on arrow (AOA). Contoh:



7. PERT mencurahkan perhatiannya di area penelitian dan pengembangan program. CPM terutama digunakan untuk program konstruksi. 8. PERT mengasumsikan sebuah distribusi probabilitas untuk waktu di tiap kegiatan sehingga kelengkapan perkiraan waktu untuk semua kegiatan diperlukan.



10. Persamaan CPM dan PERT 1. Menggunakan diagram anak panah untuk menggambarkan kegiatan, perencanaan, dan pengendalian proyek.



2. Mengenal istilah jalur kritis dan float (slack). 3. Memerlukan prasyarat dalam melaksanakan kegiatan. 4. Mendeskripsikan aktifitas proyek dalam jaringan kerja dan mampu dilakukan berbagai analisis untuk pengambilan keputusan tentang waktu, biaya serta penggunaan sumber daya.



Latihan 1 Perusahaan milik Laboratorium Optimasi memiliki 4 mesin yang berbeda untuk diselesaikan oleh 4 orang asisten. Tabel biaya untuk masing-masing mesin dan karyawan ditunjukkan oleh tabel berikut :



Permasalahannya adalah bagaimana menugaskan keempat asisten untuk menyelesaikan pekerjaan dengan mesin-mesin yang ada agar total biaya menjadi minimum.



Langkah penyelesaian menggunakan Microsoft excel : 1.



Buka aplikasi Microsoft excel, pastikan menu “solver” telah terinstal dalam worksheet.



2.



Buatlah tabel dan isikan cell-cell tersebut seperti dalam gambar dibawah ini :



Penjelasan :



Sama seperti pada soal ( lihat lagi pada soal, dan pahami)



Merupakan tabel yang nantinya menghasilkan keputusan atau decision yang akan menjawab permasalahan.



3. Constraint merupakan pembatas yang didefinisikan dalam excel solver. Untuk constraint (kolom) isikan penjumlahan dari dari mesin 1,2,3 dan 4 dari masing-masing asisten menggunakan rumus SUM Contoh :



Pada kolom milik Agit telah ditambahkan [ =SUM(B10:E10) ] , lakukan kembali dengan cara yang sama pada kolom sindur, odol, dan ebay. Untuk constraint (baris) isikan penjumlahan dari mesin 1,2,3, dan dari masingmasing asisten menggunakan rumus SUM – sama seperti yang tadi hanya saja penjumlahannya kebawah . Contoh :



Pada kolom milik Agit telah ditambahkan [ =SUM(B10:B13) ] , lakukan kembali dengan cara yang sama pada kolom sindur, odol, dan ebay.



Job juga merupakan pembatas yang didefinisikan dalam excel solver. Harus isikan angka 1 dalam cell tersebut dimana bahwa 1 mesin hanya boleh dikerjakan oleh 1 orang asisten. 4. Dibawah kolom tabel variable keputusan terdapat cell Z yang merupakan hasil akhir atau Z optimal yang didapat dalam suatu keputusan.



Isikan disebelah cell tersebut ( 0 ) dengan pemjumlahan dari hasil kali antara tabel soal dan tabel variabel keputusan masing-masing asisten contoh :



Mesin 1 Agit dikalikan dengan Mesin 1 Agit dalam tabel Variabel Keputusan. Lalu ditambahkan dengan Mesin 2 Agit dikalikan dengan Mesin 2 Agit dalam tabel Variabel Keputusan. Jadi, (13x0) + (15x0)… begitu seterusnya sampai semua mesin dan asisten telah dijumlahkan hasil perkaliannya



Contoh hasil akhirnya adalah :



5. Lalu buka menu solver (data,solver)



Untuk mengisi Subject to constraints, klik Add maka akan muncul gambar seperti dibawah ini.



Pada Call Reference isikan dengan Constraint (kolom dan baris) yang ada pada lembar kerja dengan tanda (=) dimana Constraint atau pembatasnya sendiri diisi dengan



JOB yang juga telah ada pada lembar kerja. Contoh :



Sama dengan (=)



Selanjutnya untuk menghindari hasil angka yang negatif atau decimal maka tambahkan pada Cell reference dengan memblok tabel variable keputusan lalu ganti tanda dengan biner seperti pada gambar dibawah ini



Contoh hasil akhir subject to contsraint :



Lalu klik Solve dan close maka hasil akhirnya akan tampak seperti digambar bawah ini:



Dari hasil akhir didapat bahwa untuk Z optimal atau biaya optimum yang dikeluarkan yaitu sebesar 42 dengan penugasan masing-masing asisten yaitu ( Lihat angka 1 yang terdapat dalam tabel variable keputusan ) Agit mengerjakan Mesin 3, Sindur Mesin 4, Odol Mesin 2 dan Ebay Mesin 1.



Latihan 2 Langkah penyelesaian persoalan penugasan menggunakan software POM QM – lihat kembali persoalan pada latihan 1 1. Buka aplikasi POM QM, lalu pilih Module – Assignment. Maka akan muncul tampilan gambar seperti dibawah ini :



Pada Number of Job isikan 4 karena pada soal tertera ada 4 asisten, sedangkan Number of Machines isikan sesuai juga pada soal yaitu terdapat 4 mesin. Lalu klik OK. 2. Lihat dan cermati langkah selanjutnya pada gambar dibawah ini : Pilih minimasi karena kasus pada soal mencari nilai minimum



Isikan kolom-kolom yang ada sesuai dengan soal 3. Klik solve. Maka akan muncul output “assignment list” seperti gambar dibawah ini :



Dari hasil output diatas dapat diketahui untuk mencapai penugasan yang optimal maka Agit ditugaskan untuk mengerjakan mesin 3, Sindur mesin 4, Odol mesin 2, dan Ebay mesin



1 dengan Total biaya optimum yaitu sebesar 42.



Latihan 3 ( Project Management PERT/CPM ) Untuk menyelesaikan suatu aktifitas proyek, diketahui kegiatan- kegiatan yang harus dilaksanakan sebagai berikut :



No



Kegiatan



Kegiatan



Waktu



Sebelumnya



(Hari)



1



A



-



0



2



B



A



20



3



C



B



30



4



D



B



60



5



E



C



40



6



F



C



40



7



G



D



20



8



H



E



50



,F 9



I



F,



60



G 10



J



H



20



,I 11



K



J



0



Langkah penyelesaian persoalan penugasan menggunakan software POM QM. 1. Buka aplikasi POM QM, lalu pilih Module – Project Manajement (PERT/CPM)



→



Klik New lalu pilih Single Estimate karena pada kasus kali ini hanya menggunakan perkiraan 1 waktu saja. Maka akan muncul tampilan gambar seperti dibawah ini :



Pada Number of Activities isikan 13 karena pada soal terdapat 13 aktivitas dalam proyek yang akan diselesaikan. Pada Row Names pastikan pilih yang A,B,C,D… agar lebih memudahkan penginputan data (A,B,C,D.. sama dengan soal). Pilih Start/end node number pada table structure. Klik OK. 2. Isikan sel-selnya sesuai dengan tabel disoal



3. Setelah semua data terisi, kemudian klik Solve. Akan muncul 2 output dari PERT/CPM, yaitu : 1. Project Management (PERT/CPM) Result 2. Charts



Nilai slack nol (nol) merupakan nilai ET – LT = 0 , dimana nilai itu menunjukkan jalur kritis. Sehingga jalur kritisnya adalah 1-2-4-7-9-10-11. Dengan Total waktu seluruhnya adalah 200 hari. Dapat juga dilihat chart (Precedence Graph) yang muncul yaitu seperti di bawah ini:



Garis merah menunjukkan jalur kritis yang akan dilewati