Monitor Stakeholder Engagement [PDF]

Citation preview

4. Monitor Stakeholder Management Monitor Stakeholder Management perlu dilakukan untuk : a. Memastikan stakeholder management plan berjalan seperti yang direncakan b. Meng-update stakeholder engagement matrix c. Mengupdate stakeholder management plan.



Gambar 4. 1 ITTO Monitor stakeholder Engagement



Gambar 4. 2 Flow Monitor stakeholder Management



4.1 MONITOR STAKEHOLDER ENGAGEMENT: Input 1. Project Management Plan Project management plan adalah dokumen yang menjelaskan bagiaman proyek akan di ekskusi, kontrol, dan ditutup. Project Management Plan mengintegrasikan segala kebutuhan tambahan management plans dan baselines, serta informasi yang lain untuk me-manage proyek. Kebutuhan proyek menentukan komponen project management plan yang dibutuhkan - Resource Management Plan, Menunjukan cara yang tepat untuk me-manage tim - Communications Management plan Communication management plan menjelaskan rencana dan strategi komunikasi stakeholder proyek



- Stakeholder engagement plan, Mendefikisan rencana untuk me-manage kebutuhan dan ekspektasi stakeholder 2. Project Documents Project Documents yang bisa di anggap sebagai input dari proses ini diantaranya : -Issue Log, Issue log mengarsipkan masalah yang diketahui terkain proyek dan stakeholder -Lesson Learned Register, Lesson learned yang sudah didapatkan di proyek yang bisa di tetarpakn untuk meningkatkan efisiensid an efektivitas dalam hubungan dengan stakeholder -Project Communications, mengandung project communication yang sudah didistribusikan ke stakeholder dan didefiniskan di communication management plan dan stakeholder engagement plan -Risk Register, Risk register mengandung identified risk dari proyek, termasuk yang berhubungan dengan stakeholder engagement dan interaction, pengkategorisasianya, dan list dari respon yang mungkin -Stakeholder register, mengandung informasi stakeholder 3. Work Performance Data Work performance data mengandung data mengenai statis proyek misalnya : stakeholder mana yang mendukung proyek dan level dan tipe enggamenent mereka.



4. Enterprise Environmental Factors Enterprise environmental factor dapat mempengaruhi proses monitor stakeholder engagement proses diantaranya -Organizaional culture, political climate, and governance framework



-Personnel Administration Policies -Stakeholder Risk Threshold -Established Communication channels -Global, Regional, or local trends and resources 5. Organizational Process Assets -Corporate policies and procedures for social media, ethics, and security



-Corporate policies and procedures for issue, risk, change, and data management -Organizational communication requirement -Standarized guidelines for development, exchange, storage, and retrieval of information -Historical information from previous project



4.2 MONITOR STAKEHOLDER ENGAGEMENT : Tools and Techniques 1. Data analysis -Alternative analysis digunakan untuk mengevaluasi pilihan untuk merespon variansi dari hasil yang diinginkan dari stakeholder engagement -Root cause analysis digunakan untuk menentukan alasan utama mengapa stakeholder engagement tidak mendapatkan hasil yang diinginkan -Stakeholder analysis. Stakeholder analysis membantu untuk menentukan posisi stakeholder dari grup stakeholder dan individu pada tiap stage proyek 2. Decision Making -Multicriteria decision analysis, kriteria kesuskesan stakeholder engagement di beri bobot dan pripritas untuk mengidentifikasi pilihan yang tepat -Voting, Voting ditentukan untuk memilih respon terbaik untuk stakeholder engagement 3. Data Representation Teknik representasi data digunakan di proses ini contohnya stakeholder engagement matrix



4. Communication Skills -Feedback, Feedback adalah informasi mengenai reaksi dari komunikasi, delliverable atau situasi, feedback mendukung komunikasi interkatif antara project manager, tim dan proyek stakeholder -Presentasi. Presentasi adalah penyampaian informasi atau dokumen. 5. Interpersonal and team skills -Active Listening -Cultural Awareness -Leadership -Networking -Political Awareness 6. Meetings Jenis meeting diantarnya: status meeting, standup meeting, retrospective dan meeting lainya yang disetujui di stakeholder engagement plan untuk memonitor dan mengukur stakeholder engagement plan.



4.3 MONITOR STAKEHOLDER ENGAGEMENT: Output 1. Work Performance Information Work performance infromation mengandung informasi mengenai status stakeholder engagement, seperti tingkat dukunga terhadap proyek dan memabndingkan tingkat engagement yang diinginkan menggunakan stakeholder engagement assessment matrix. 2. Change Request Change request mengandung informasi aks corrective dan preventive untuk mengembangkan tingkat stakeholder engagement. Change request diproses dan di review melalui Perform integrated Change control Process. 3. Project management plan updates Setiap perubahan project management plan melalui change control process melalui request. Beberapa komponen yang membutuhkan change request diantaranya -Resource management plan, -Communication Management Plan -Stakeholder Management plan 4. Project Document Updates Dokumen proyek yang dapat diupdate -Issue log -Lesson learned Register -Risk Register -Stakeholder register



Contoh Template