Organisasi Efektif [PDF]

Citation preview

EFEKTIVITAS ORGANISASI Disusun guna memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Organisasi Dosen Pengampu: Drs. H. Munawir Yusuf, M.Psi dan Selly Astriana,S.Psi., M.A



Disusun oleh: 1. Adzanishari Mawaddah



G0111001



2. Dian Kusuma Hapsari



G0111021



3. Elan Akbar Lazuardi



G0111023



4. Emiliyana



G0111026



5. Endah Ayu Pamungkas



G0111027



6. Erik Wiyoga



G0111030



7. Fidecya Asharani P



G0111036



PROGRAM STUDI PSIKOLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013



Organisasi Efektif Setiap organisasi bertujuan untuk menjadi efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan dan sasarannya. Dalam hal ini, berbagai pendekatan dilakukan untuk mengukur efektivitas organisasi tersebut. A. Karakteristik Dasar Kesuksesan Organisasi Harvey, Brown (1996) menyatakan bahwa karakteristik dasar dari kesuksesan sebuah organisasi adalah sebagai berikut: 



Manajemen Masa Depan 1. Adanya kejelasan arah 2. Adanya visi tentang masa depan







Rencana tindakan strategic (strategic action plan)







Budaya perusahaan Komitmen pada budaya perusahaan, pada nilai-nialai yang berlaku







Fleksibilitas strategi Mengantisispasi perubahan dangan cara reformulasi strategi atau merubah budaya perusahaan. Brill & Worth (1997), juga menyatakan bahwa karakteristik organisasi



efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 



Visi yang terarah







Inovatif







Fleksibel/mampu beradaptasi







Terfokus pada pelanggan Dari



kriteria



menggunakan



diatas



berbagai



tampak jenis



bahwa



kriteria



berbagai



yang



perusahaan/organisasi



berbeda



untuk



mengukur



efektivitasnya. Frekuensi penggunaan kriteria evaluasi efektivitas organisasi dapat dilihat pada tabel berikut.



Kriteria Evaluasi



Frekuensi Persentase (N=177)



(%)



Adaptabilitas / fleksibilitas



10



59



Produktivitas



6



35



Kepuasan Kerja



5



29



Profitabilitas



3



18



Penerimaan dari sumberdaya yang bernilai



3



18



Kekurangan kerusakan organisasi



2



12



Kontrol terhadap lingkungan eksternal



2



12



Pengembangan pegawai



2



12



Efisiensi



2



12



Pemeliharaan pegawai



2



12



Perkembangan



2



12



Integrasi antara tujuan individu denga tujuan organisasi



2



12



Komunikasi yang terbuka



2



12



Kemampuan bertahan hidup



2



12



Kriteria lain



1



6



B. Cara Mengukur Efektivitas Organisasi Menurut Jones (1995) terdapat 3 pendekatan untuk mengukur efektivitas organisasi, yaitu: 1. Pendekatan Kontrol Penggunaan sumber daya eksternal, yaitu sejauh mana manajer dapat mengatur dan mengawasi sumber daya dari luar organisasi. 2. Pendekatan Inovatif Penggunan sistem internal, yaitu sejauh mana organaisasi dapat berfungsi dan beroperasi.



3. Pendekatan Efisensi Pendekatan pada aspek teknikal, yaitu sejauh mana manajemen organisasi dapat efisien dalam mengubah sejumlah ketrampilan dan sumber dayanya menjadi produk atau jasa. 4. Evaluasi Pencapaian Tujuan Tujuan organisasi atau manajemen menciptakan tujuan dan sasaran adalah untuk dapat mengukur seberapa jauh kinerja mereka, melalui : 



Tujuan Perusahaan (Official Goals) Prinsip yang mengarahkan tujuan organisasi yang terdapat pada misi organisasi.







Tujuan Operasi (Operative Goals) Tujuan yang secara khusus dibuat, baik jangka panjang maupun jangka pendek, yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi.



C. 7 S Dalam Organisasi Untuk mengetahui faktor-faktor yang saling terkait serta perannya pada organisasi, Peter & Waterman (1994) mencetuskan pendekatan 7S, yang telah digunakan oleh McKinsey pada penelitiannya pada berbagai perusahaan yang sukses. Pembahasan ini diperlukan agar dapat melihat sejauh mana organisasi tersebut efektif dalam mencapai tujuan. Pendekatan 7S tersebut terdiri dari: 1. Struktur 



Yaitu bagaimana dilakukan pembagian pekerjaan dengan penekanan pada koordinas



2. Strategi 



Kegiatan organisasi yang direncanakan untuk berespon terhadap perubahan eksternal.







Cara suatu organisasi meningkatkan “posisi”nya di dalam masyarakat







Variabel kritis dalam desain organisasi, menjadi fokus perhatian



3. Sistem 



Semua prosedur, baik formal maupun informal yang memungkinkan suatu organisasi beroperasi. Dalam hal ini perubahan sistem dapat berakibat pada efektivitas organisasi



4. Gaya Kepemimpinan (Style) 



Gaya manajemen, yang dicerminkan oleh gaya dan sikap pemimpin dalam memanajemeni organisasinya







Hal ini antara lain tercemin pada: o Cara seorang pemimpin menghabiskan waktu o Perilaku simbolis yang ditampilkan seorang pemimpin



5. Staf 



Kondisi SDM baik yang berhubungan dengan program pelatihan skala gaji, penilaian kinerja, maupun yang berhubungan dengan sikap, “moral”, motivasi, dan perilaku







Staf/SDM disini diperlakukan sebagai sumber daya yang harus dipelihara, dibina, diarahkan, dan dikembangkan



6. Keterampilan (Skills) 



Penjabaran tentang keterampilan yang dikuasai oleh suatu organisasi akan dapat menentukan karakteristik organisasi tersebut







Yaitu merupakan keterampilan yang diperlukan untuk menghadapi perubahan lingkungan (teknologi, persaingan, dsb)







Keterampilan, kemauan, dan keahlian secara khusus diperlukan untuk membantu dalam pemberian label keterampilan yang saat ini dimiliki oleh suatu perusahaan



7. Tujuan/Nilau-nilai bersama (Shared Goals) 



Serangkaian nilai-nilai dan aspirasi yang tertulis maupun yang tidak tertulis yang dapat dijasikan acuan bagi organisasi dalam bertindak, serta



menjadi dasar organisasi/perusahaan untuk mengambil suatu keputusan. Kadangkala dapat saja nilai-nilai tersebut tidak tampil secara nyata, meskipun pada organisasi yang telah berkembang tampak nyata. Nilainilai



bersama



ini



seringkali



disebut



sebagai



Budaya



Perusahaan/Organisasi. Ilustrasi dari pendekatan 7S tersebut dapat dilihat pada bagan berikut:



STRUKTUR (Structure) STRATEGI (Strategy)



SISTEM (Systems)



SHARED VALUES GAYA KEPEMIMPINAN (Style)



KETERAMPILAN (Skills)



STAF SDM (Staff)



Sumber: Peter & Waterman (1984), In Search of Excellence



Karakteristik efektivitas organisasi menurut Peters & Waterman (1982), adalah: 1. Orientasi pada Tindakan ( A bias for action) Perusahaan dituntun untuk melakukan kegiatan nyata, bukan hanya analisis permasalahan.



2. Berfokus pada Pelanggan (Stay close to the customer) Selalu terfokus pada pelanggan serta berusaha memahami produk dan jasa yang dibutuhkan serta memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan.



3. Kemandirian (Autonomy & Entrepreneurship) Perusahaan/organisasi



dituntut



agar



menciptakan



kewibawaan



serta



memunculkan otonomi maupun kegiatan kewirausahaan dalam organisasi.



4. Produktivitas melalui manusia (Productivity through people) Prinsip produktivitas adalah melalui manusia bukan melalui teknologi, sehingga SDM dalam perusahaan harus diperhatikan dengan baik. 5. Berfokus pada kesempurnaan (Excellence – Hands On, Value Driven) Berusaha menempatkan nilai-nilai yang tinggi terhadap kesempurnaan.



6. Berfokus pada core bisnis (Stick to the knitting) Tetap fokus pada bisnis yang telah ditekuni dan memberikan apa yang terbaik. 7. Struktur organisasi yang ramping (Keep the staff lean and simple – simple form, lean staff) Usahakan struktur organisasi ramping dan sederhana. 8. Menciptakan suasana kondusif (Simultaneous Loose – Tight Properties) Berusaha menciptakan situasi yang menjamin adanya kebebasan maupun disiplin secara simultan.



Dari pembahasan mengenai 7S tersebut, untuk memahami organisasi sepenuhnya, maka harus melihat semua faktor saling terkait dan saling mempengaruhi.



D. Perbandingan Orientasi pada Organisasi Organisasi tidak dapat lepas dari lingkungannya, sehingga dengan waktu yang berubah, lingkungan yang berubah maka orientasi juga turut berubah. Sehingga, dengan kemajuan dan perkembangan tersebut, maka dapat dilihat perbedaan orientasi antara organisasi abad 20 dan 21 yang dapat dilihat pada tabel dibahwah ini; Abad 20



Abad 21 STRUKTUR



1. Birokratis



1. Tidak birokratis, dengan sedikit aturan dan pegawai



2. Bertingkat/berjenjang



2. Terbatas pada tingkat yang sedikit



3. Terorganisir dengan harapan bahwa



3. Terorganisir dengan harapan bahwa



manajemen senior akan mengatur



manajemen akan mengarahkan, pegawai tingkatan yang lebih rendah akan mengatur. SISTEM



1. Tergantung pada sistem informasi



1. Tergantung pada sistem informasi



performansi yang sedikit/kurang



performansi yang banyak, khususnya data tentang pelanggan



2. Mendistribusikan data kinerja pada



2. Mendistribusikan data kinerja luas



para eksekutif saja 3. Memberikan training manajemen pada



3. Memberikan training manajemen dan



sistem penunjang kepada para pegawai



sistem penunjang pada orang banyak



senior saja BUDAYA 1. Fokus kedalam



1. Orientasi keluar



2. Sentralisasi



2. Pemberdayaan



3. Lambat mengambil keputusan



3. Cepat mengambil keputusan



4. Politikal



4. Terbuka



5. Takut untuk mengambil resiko



5. Lebih toleran terhadap risiko



PERTANYAAN 1. Mengapa prinsip 7S dari Peters & Waterman perlu diperhatikan? 2. Bagaimana cara mengukur efektivitas organisasi melalui evaluasi tujuan? 3. Apa ciri-ciri biasa digunakan untuk mengukur kesuksesan maupun efektivitas suatu organisasi? 4. Mengapa fleksibilitas/adaptabilitas suatu organisasi dapat dan sering dipakai untuk mengukur efektivitas suatu organisasi?