Panduan Pengelolaan Sediaan Farmasi [PDF]

Citation preview

KMP-1.2.2-2, UKP-3.3.1-1 REVISI 01 BERLAKU 06 AGUSTUS 2022



PANDUAN PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI



PUSKESMAS MENTARAS TAHUN 2022



PANDUAN PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI I.



DEFINISI Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan salah satu



kegiatan



permintaan,



pelayanan penerimaan,



kefarmasian, penyimpanan,



yang



dimulai



dari



pendistribusian,



perencanaan, pengendalian,



pencatatan dan pelaporan serta pemantauan dan evaluasi.



II.



RUANG LINGKUP Pengelolaan sediaan farmasi, dilakukan oleh : 1. Apoteker 2. Tenaga Teknis Kefarmasian



III.



TATALAKSANA 1. Perencanaan Perencanaan sediaan farmasi & BMHP dilakukan dengan cara : a. Menyeleksi Sediaan Farmasi dan BMHP dengan mempertimbangkan pola penyakit, pola konsumsi Sediaan Farmasi periode sebelumnya, data mutasi Sediaan Farmasi, dan rencana pengembangan. b. Proses seleksi Sediaan Farmasi dan BMHP harus mengacu pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) dan Formularium Nasional c. Proses seleksi ini harus melibatkan tenaga kesehatan yang ada di Puskesmas seperti dokter, dokter gigi, bidan, dan perawat, serta pengelola program yang berkaitan dengan pengobatan



2. Permintaan Permintaan sediaan farmasi & BMHP diajukan kepada Instalasi Farmasi Kabupaten dengan menggunakan formulir LPLPO setiap 3 bulan sekali. 3. Penerimaan a. Apoteker wajib melakukan pengecekan terhadap Sediaan Farmasi dan BMHP yang diterima, mencakup jumlah, no batch, dan masa kadaluarsa sesuai dengan formulir LPLPO dan SBBK. b. SBBK harus ditandatangani oleh apoteker dan Formulir LPLPO harus ditandatangani oleh apoteker , dan diketahui oleh Kepala Puskesmas. c. Bila tidak memenuhi syarat, maka apoteker dapat mengajukan keberatan 4. Penyimpanan



2



a. Sediaan Farmasi dan BMHP yang diterima, harus disimpan di



gudang Farmasi & BMHP. b. Gudang Farmasi dan BMHP harus menjamin mutu, aman (tidak



hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia. c. Penyimpanan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai



dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1) bentuk dan jenis sediaan, Obat di simpan di Gudang obat, BMHP disimpan di Gudang BMHP 2) suhu penyimpanan, suhu Gudang obat dan BMHP tidak boleh lebih dari 25◦C, obat yang penyimpanannya disuhu dibawah 25◦C disimpan di lemari pendingin 3) narkotika



dan



psikotropika



disimpan



dilemari



narkotika



psikotropika yang terkunci. 4) tempat penyimpanan Sediaan Farmasi tidak dipergunakan untuk



penyimpanan



barang



lainnya



yang



menyebabkan



kontaminasi. d. Catat jumlah, no batch dan tanggal kadaluarsa pada kartu stok.



5. Pendistribusian a. Pendistribusian sediaan farmasi dan BMHP dilakukan ke : 1) Sub



unit



pelayanan



kesehatan



di



dalam



lingkungan



Puskesmas (kamar obat, ruang rawat inap, PGD); 2) Puskesmas Pembantu; 3) Ponkesdes. b. Pendistribusian ke sub unit dilakukan dengan cara pemberian Obat sesuai resep yang diterima, c. Pendistribusian ke jaringan Puskesmas dilakukan dengan cara penyerahan Obat sesuai dengan kebutuhan dengan menyerahkan formulir LPLPO setiap bulannya. 6. Pemusnahan dan Penarikan a. Apoteker mencatat jumlah sediaan farmasi dan BMHP yang akan dimusnahkan atau ditarik b. Mengumpulkan sediaan farmasi dan BMHP yang akan dimusnahkan atau ditarik c. Buat berita acara pemusnahan atau penarikan yang di tandatangani oleh kepala Puskesmas d. Kirim sediaan farmasi dan BMHP yang akan dimusnahkan atau ditarik ke Instalasi Farmasi Kabupaten



3



7. Pengendalian a. Pengendalian Persediaan 1) Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu



di Puskesmas dan seluruh unit pelayanan 2) Menentukan stok optimum, stok pengaman, waktu tunggu 3) Menghitung jumlah obat yang diminta, dengan rumus :



Q = SK + SP + (WT x D) - SS Q = jumlah obat yang diminta SK = stok kerja, SP = stok pengaman, WT = waktu tunggu, SS = sisa stok, D = pemakaian rata-rata perbulan b. Pengendalian Penggunaan 1) Petugas mengambil sampel resep dari tiga kasus penyakit (pneumonia, diare dan myalgia) setiap hari 2) Petugas mengumpulkan data tentang jenis obat yang tertulis diresep ketiga kasus penyakit tersebut 3) Petugas merekap data sampel resep dari ketiga kasus penyakit tersebut selama satu bulan 4) Petugas mencatat jumlah keseluruhan sampel yang diambil dari masing-masing kasus (A) 5) Petugas mencatat sampel kasus yang menggunakan obat antibiotik dalam masing-masing kasus (B) 6) Petugas menghitung jumlah presentasi antara total jumlah sampel yang diambil dengan jumlah sampel kasus yang menggunakan antibiotik dengan rumus : A X 100% = C % B



7) Petugas melaporkan hasil data peresepan kepada kepala Puskesmas c. Penanganan Obat Hilang, Obat Rusak dan Kadaluarsa 1) Petugas pengelola obat memberi tanda label warna pada obat yang mendekati masa kadaluarsa. Warna oren untuk obat yang masa kadaluarsa kurang dari 3 bulan dan warna hijau untuk obat yang masa kadaluarsanya 3-6 bulan. 2) Petugas pengelola obat mencatat pada buku register obat hiang/rusak/kadaluarsa; 3) Petugas pengelola obat membuat Berita Acara Obat hilang/rusak/kadaluarsa; 4) Petugas pengelola obat melaporkan ke Kepala Puskesmas melalui Berita Acara tersebut; 5) Petugas pengelola obat melaporkan dan menyerahkan obat ke UPPF Dinas Kesehatan Kabupaten Gresik melalui Berita Acara tersebut. 8. Administrasi Administrasi meliputi pencatatan dan pelaporan terhadap seluruh rangkaian kegiatan dalam pengelolaan Sediaan Farmasi dan BMHP, dengan tahap :



4



a. Petugas pengelola obat mencatat setiap obat yang diterima dan



dikeluarkan dari gudang obat pada kartu stok serta buku bantu. b. Petugas pengelola obat merekap penerimaan dan pengeluran pada



buku penerimaan dan pengeluaran setiap akhir bulan. c. Petugas pengelola obat mencatat obat yang rusak/ kadaluwarsa. d. Petugas



pengelola obat membuat Laporan



pengelolaan obat,



meliputi: 1) Laporan narkotika – psikotropika 2) Laporan POR 3) Laporan stok opname 4) Laporan kesesuaian item obat yang tersedia dengan formularium 5) LPLPO JKN dan LPLPO APBD 6) Laporan IKK e. Petugas pengelola obat menyimpan laporan pengelolaan obat sekurang-kurangnya 5 tahun 9. Pemantauan dan Evaluasi a. Petugas



pengelola



obat



membuat



Variabel



Penilaian/Supervisi



Pengelolaan Obat ( Kelengkapan Administrasi, Kelengkapan Sarana, Penataan Obat, Penyimpanan Obat, Pelayanan Obat) b. Petugas pengelola obat melakukan Penilaian/Supervisi ke jaringan



yang ada di wilayah Puskesmas secara periodik setiap tahun c. Petugas



Farmasi melaporkan Hasil Penilaian/Supervisi kepada



Kepala Puskesmas d. Petugas melakukan tindak lanjut terhadap hasil Penilaian/Supervisi.



IV.



DOKUMENTASI 1. LPLPO 2. Kartu Stok 3. Buku Gudang 4. Pencacahan



Gresik, 18 Juli 2021 Mengetahui Kepala Puskesmas Mentaras



Koordinator Pelayanan Kefarmasian



dr. ACH. SYAFI’, MM



Apt. RANI PURWATI, S.Farm 5



NIP 19700410 200801 1 012



NIP 19920727 202203 2 005



6