PEDOMAN 5R New [PDF]

Citation preview

BAB I DEFINISI



Sebagai salah satu bentuk pelayanan publik, Puskesmas dituntut untuk selalu meningkatkan mutu pelayanannya. Dalam upaya tersebut perlu diterapkan suatu sistem manajemen yang mengedepankan efisiensi kerja dan peningkatan produktivitas, tanpa mengesampingkan keselamatan (safety) pelanggan dan petugas. Langkah awal untuk mewujudkan hal tersebut adalah menerapkan program 5 R. Konsep 5R memberikan tekanan pada pengorganisasian tempat kerja yang baik sehingga memberikan kemudahan bagi petugas dalam melaksanakan tugasnya dalam waktu singkat. Apabila budaya kerja 5R ini diterapkan di Puskesmas, maka akan tercipta lingkungan kerja yang nyaman, aman dan tertata. Budaya kerja 5R adalah serangkaian kegiatan sehari-hari di tempat kerja seperti kegiatan pemisahan barang-barang, penataan, pembersihan, pemeliharaan, dan pembiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan yang lebih baik. 5S atau 5R adalah filosofi dan cara bagi suatu organisasi dalam mengatur dan mengelola ruang kerja dan alur kerja dengan tujuan efesiensi dengan cara mengurangi adanya buangan (waste) baik yang bersifat barang atau peralatan maupun waktu 5R mengadopsi sistem di Jepang yang dikenal dengan 5S yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke yang diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia yakni : Ringkas (Seiri), Rapi (Seiton), Resik (Seiso), Rawat (Seiketsu), dan Rajin (Shitsuke).



1. Seiri (Ringkas) Membedakan antara yang diperlukan dan yang tidak diperlukan serta membuang yang tidak diperlukan: “Singkirkan Barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja” 2. Seiton (Rapi) Menentukan tata letak yang tertata rapi sehingga kita selalu menemukan barang yang diperlukan: ” “Setiap barang yang berada di tempat kerja mempunyai tempat yang pasti” 3. Seiso (Resik) Menghilangkan sampah kotoran dan barang asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih. Pembersihan dengan cara inspeksi: “Bersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja” 4. Seiketsu (Rawat) Memelihara barang dengan teratur rapi dan bersih juga dalam aspek personal dan kaitannya



dengan



polusi:”Semua



orang



memperoleh



informasi



yang



dibutuhkannya di tempat kerja, tepat waktu” 5. Shitsuke (Rajin) Melakukan sesuatu yang benar sebagai kebiasaan: “Lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan”



BAB II RUANG LINGKUP



Ruang lingkup penerapan sistem 5R UPTD Puskesmas Kras meliputi perubahan perilaku pimpinan dan karyawan disertai dengan penerapan penataan ruang kerja sesuai prinsip 5 R. 5 R ini mencakup semua ruangan pelayanan dan ruangan penunjang seperti ruang administrasi, ruang pertemuan, gudang, dll. Penerapan sistem 5 R juga dilakukan pada jaringan puskesmas seperti Puskesmas Pembantu dan Polindes serta Ponkesdes.



BAB III TATA LAKSANA Langkah-langkah yang diperlukan dalam penerapan sistem 5 R yaitu sebagai berikut :



1. Ringkas a. Daftar barang dan jumlahnya Karyawan memastikan ketersediaan barang-barang yang terdapat di area kerja. Hal tersebut dimaksudkan agar karyawan ikut menjaga atau peduli terhadap barangbarang yang ada di area kerja. Selain itu karyawan dapat mengetahui stock dan memiliki perencanaan dalam pengajuan permintaan terhadap barang yang dapat membantu proses kerja b. Pemberian tanda khusus dengan kriteria pemilahan Dilakukan pemilahan barang di area kerja sesuai kategori diperlukan dan tidak diperlukan, dan kemudian diberikan tanda. Tanda yang dimaksudkan adalah tanda warna hijau untuk barang yang masih diperlukan dan untuk barang-barang yang tidak diperlukan diberi tanda merah. Barang yang telah diberi tanda merah dapat disingkirkan atau dimusnahkan, sedangkan barang dengan tanda hijau dapat disimpan pada tempat yang telah disediakan. c. Pembuatan jadwal ringkas Jadwal rutinitas ringkas membuat karyawan berpartisipasi di lingkungan kerjanya serta menjadikan karyawan lebih peduli tempat kerja. 2. Rapi a. Melakukan pembuatan desain layout ruangan atau tempat kerja Sebelum membuat label hal yang paling mendasar dari rapi adalah layout. Ini dimaksudkan agar kita dapat memanfaatkan ruang yang ada sesuai dengan



kapasitasnya. Dalam pembuatan layout sangat diperlukan perhitungan jumlah barang dengan kapasitas ruangan b. Pemberian label terhadap semua barang yang ada di tempat kerja Pada setiap barang yang ada dalam tempat kerja wajib diberikan penanda untuk mempermudah karyawan mengenali barang-barang di tempat kerja. Label-label yang digunakan boleh hanya dengan tulisan maupun dengan pemberian warnawarna khusus untuk mengingatkan setiap karyawan akan keberadaan sebuah barang. c. Membuat garis batas di tempat kerja Garis-garis dibuat dengan menyesuaikan layout yang telah digambar. Pembuatan garis dapat dengan menggunakan cat atau stiker warna. Dengan adanya garis-garis pembatas diharapkan karyawan pada tempat kerja tersebut mematuhi aturan rapi dan tidak sembarang dalam menempatkan barang. 3. Resik a. Membuat list daftar alat kebersihan Langkah pertama dalam melakukan aktifitas resik adalah mencatat semua kebutuhan alat-alat kebersihan yang dapat digunakan di lingkungan kerja. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan aktifitas kebersihan dan alat-alat kebersihan yang digunakan menjadi lebih efektif. b. Adanya penanggung jawab kebersihan Membagi lingkungan kerja menjadi beberapa bagian dan menunjuk salah satu karyawan yang ada di lingkungan kerja untuk menjadi penanggung jawab



kebersihan tiap bagian. Tugas penanggung jawab kebersihan adalah sebagai penghubung atau sebagai fasilitator untuk menyampaikan aktifitas kebersihan yang sudah dilakukan dan mengevaluasi bagaimana kebersihan di lingkungan kerja. c. Menentukan sasaran yang perlu dibersihkan Perlu ditetapkan di tiap bagian, apa saja yang harus dibersihkan, urutan membersihkan serta cara membersihkannya. Dengan demikian tidak ada bagian yang terlewat untuk dibersihkan d. Pembuatan jadwal kebersihan Jadwal kebersihan dapat dibuat dengan menyesuaikan jumlah orang yang ada di lingkungan kerja. Pembagian jadwal kebersihan dimaksudkan sebagai alat kontrol terhadap kebersihan ruangan. Pelaksanaan jadwal kebersihan dapat dibuat dengan mempertimbangkan kapan harus dibersihkan, bagaimana proses pembersihan. 4. Rawat a. Pembuatan standarisasi pekerjaan 3R (Ringkas, Rapi, Resik) Pekerjaan-pekerjaan yang telah dikerjakan dalam 3R (Ringkas, Rapi, Resik) dibakukan dalam aturan tertulis (standart operational prosedur). Dalam membuat standart ditentukan berdasar kesepakatan bersama juga dengan dicantumkannya hasil-hasil yang telah didapat. b. Mengkomunikasikan standart yang ada kepada karyawan Langkah berikutnya setelah dibuatkannya standart tentang 3 R (Ringkas, Rapi, Resik) adalah mengkomunikasikan kepada karyawan yang bekerja di lingkungan



kerja. Bentuk komunikasi dapat berupa aktifitas training standar 5R, koordinasi di masing-masing bagian saat lentera hati/ briefing sebelum bekerja, adanya poster atau spanduk di area kerja. 5. Rajin a. Komitmen bersama 5 R (ringkas, rapi, resik, rawat,rajin) dapat berjalan apabila terdapat komitmen dari masing-masing karyawan dengan mematuhi segala aturan di lingkungan kerja dan saling mengingatkan apabila terjadi kesalahan maupun kekurangan dalam penerapannya b. Teladan atasan Hal yang paling mendasar dalam penerapan rajin adalah contoh dari atasan. Ini berdasarkan apa yang dapat dilihat dalam lingkungan dimana seorang anak balita mampu melakukan pergerakan setelah mendapat contoh dari orang tuanya. Apabila atasan tidak mampu memberikan contoh yang baik juga menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan kerjanya. Oleh karena itu dibutuhkan contoh yang baik dari atasan agar mampu mendorong karyawan berbuat lebih baik. c. Komunikasi di lingkungan kerja Adanya bentuk evaluasi kinerja 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin), hal ini sebagai alat kontrol terhadap hambatan dan bentuk perbaikan. Bentuk evaluasi dapat diadakan setiap minggunya agar lebih berjalan efektif dan tidak terlalu lama dalam perbaikannya sehingga lingkungan kerja menjadi tertata, nyaman, dan bersih. Dalam



evaluasi selain bentuk perbaikan juga dapat diberikan bentuk penghargaan terhadap karyawan maupun lingkungan yang senantiasa menerapkan 5R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin). Penghargaan tersebut sebagai stimulus karyawan untuk meningkatkan kinerjanya di lingkungan kerja khususnya dalam menerapkan 5 R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)



BAB IV DOKUMENTASI



Bentuk ceklist monitoring dan format audit terlampir



Cheklist Monitoring 5R Ruangan Bulan No 1.



2.



3.



4. 5.



: :



Sistem Item 5R Ringkas Ruangan bebas barang dan peralatan rusak Ruangan bebas barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan Berkas diatas meja hanya yang digunakan pada hari tersebut Hanya tersedia ATK yang diperlukan saja Stok ATK tidak berlebihan Setiap map dokumen terdapat nama dan terbaca jelas Lemari / laci penyimpan diberi identitas Laci dan Lemari bebas peralatan yang tidak perlu Rapi Lantai bebas kabel berserakan Tidak ada barang berserakan Letak barang sesuai kategori (berkelompok) Letak barang termasuk ATK dan peralatan diberi batas Posisi map dokumen / odner seragam dan berlabel Semua ATK tertulis identitas pemilik Resik Lantai bebas kotoran, bebas bau Dinding bebas debu, sarang laba-laba, jamur dan cat mengelupas Meja bebas coretan dan stiker yang tidak perlu Meja bebas sampah Wastafel bebas kotoran, tissue dan sabun tersedia cukup. Tersedia sarana kebersihan sesuai kebutuhan Lembar monitoring kebersihan terisi lengkap Rawat Ketiga R (Ringkas, rapi, resik) dilaksanakan terus menerus Ada standar pekerjaan ringkas, resik dan rapi Rajin Atribut seragam lengkap sesuai jadwal



Minggu Pertama



Minggu Kedua



Minggu Ketiga



Minggu Keempat



Keterangan



Lembar monitoring 5R terisi lengkap



FORMAT AUDIT 5 R



DAFTAR TILIK 5R



RINGKA S



RAPI



RESIK



RAWAT



RAJIN



Tingkat Ke 1



Tingkat Ke 2



Tingkat Ke 3



Tingkat Ke 4



Tingkat Ke 5



Belum/ Baru Menerapkan



Fokus Pada Kondisi Dasarnya



Menjadi Visual



Fokus Pada Konsistensi



Fokus Pada Pencegahan



Skor = 0



Skor = 1



Skor = 2



Skor = 3



Skor = 4



Tercampurnya antara barangbarang yang di perlukan dengan barang yang tidak diperlukan dan berserakan di area kerja



Sudah ada pemilahan antara barang -barang yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan



Sudah tidak ada lagi barangbarang yang tidak diperlukan masih berada di area kerja. Label Merah untuk semua barang yang tidak di perlukan



Ada dokumentasi dan metode untuk menjaga area kerja yang selalu terbebas dari barang yang tidak diperlukan



Setiap karyawan secara berkesinambungan selalu mencari peluang Improvemenet mengurangi jumlah atau item di wilayah tanggung jawabnya.



Penempatan barang -barang yang tidak beraturan di area kerja dan statusnya yang tidak jelas



Sudah ada penetapan lokasi terhadap barang- barang yang di perlukan. Klasifikasi barang menurut Fungsi/Keseragaman/ Frekuensi Pemakaian



Ada penandaan dilokasi yang telah ditetapkan untuk membuat penataan menjadi lebih terlihat nyata, Identifikasi dan garis demarkasi



Ada dokumentasi dan metode untuk menjaga barang- barang agar selalu berada ditempatnya dan tidak berlebihan atau kekurangan



Area kerja yang kotor, berantarakan dan tidak adanya penandaan atau identifikasi terhadap item-item yang penting agar kehandalannya terjaga



Lingkungan area kerja telah dibersihkan secara rutin sesuai dengan jadwal kerjanya. Ada identifikasi pemeriksaan terhadap item-item penting



Lingkungan, Mesin dan Peralatan telah dibersihkan di dalam kegiatan kerja seharihari . Kendali Visual telah diterapkan



Kesepakatan terhadap kebersihan sarana telah terdokumentasi dan rutin dijalankan



Dokumentasi metode telah dikembangkan agar selalu menyediakan evaluasi berkesinambungan dan tindakan Improvement mempersingkat waktu kerja Per area tanggung jawab telah berupaya melakukan pencegahan kontaminasi, " membersihkan = memeriksa", perawatan mandiri telah terdokumentasi



Cara kerja di area ini tidak dilakukan secara konsisten dan tidak terdokumentasi



Ada perbaikan cara di area ini tetapi tidak di dokumentasikan



Perubahan- perubahan lingkungan kerja telah terdokumentasikan Kendali Visual berupa rambu- rambu telah diterapkan



Ada dokumentasi dari proses yang substansial dan dilaksanakan secara konsisten



Setiap orang secara berkesinambungan mencari pemborosan untuk dieliminasi dengan melakukan perubahan prosedur dan membagikan informasi



Pemeriksaan di area kerja ini dilaksanakan secara acak dan tidak adanya informasi visual dari kinerja penerapan 5R



Adanya usaha untuk memperbaiki kondisi tempat kerja



Komitmen ber 5 R dan kegiatan Safety telah dikembangkan dan diterapkan



Tindak lanjut yang nyata dari komitmen ber 5R



Secara umum tampak adanya pemahaman yang mantap untuk selalu menjaga prinsip-prinsip ber 5R



BAB V PENUTUP