Pedoman 5R [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



1.1



LATAR BELAKANG Dalam pelayanan publik, sistem 5 R itu menjadi standar mutu tersendiri. 5R



membuat kantor yang dari luar terlihat sederhana atau bahkan bangunan lama tetapi didalamnya justru sangat teratur, bersih, rapi dan yang jelas akan memuaskan pelanggan. Di Negara Malaysia yang mengadopsi sisten 5 R ini, selain menjadi bagian dari mutu, ternyata 5R juga diperlombakan baik di tingkat negeri /negara bagian maupun tingkat Negara. Sehingga dengan adanya kompetisi tersebut memacu semua fasilitas kesehatan baik klinik kesehatan, rumah sakit dan kantor dinas kesehatan untuk berbenah dan mengikuti lomba dan dengan sendirinya proses 5R di instansi tersebut juga akan diusahakan untuk diterapkan. Efeknya sungguh sangat luar biasa. Sehingga tidak heran juga bahwa banyak pasien di daerah perbatasan kita lari mencari pengobatan ke negeri tetangga karena bagi sebagian pasien situasi faskes yang demikian akan menjadi sugesti tersendiri bagi kesembuhannya. Sebaliknya di negara kita sendiri walaupun beberapa waktu yang lalu jargon 5 R banyak terlihat di fasilitas kesehatan namun entah mengapa hal ini sekarang ini seakan menjadi kata-kata biasa yang cenderung kehilangan makna. Di sisi lain banyak yang menganggap mutu layanan hanya dapat diraih dengan sertifikasi dan akreditasi. Untuk itulah penyusunan pedoman pelaksanaan sistem 5R ini di UPTD Puskesmas Kayen Kidul sangat diperlukan



1.2



TUJUAN Tujuan penerapan sistem 5R pada umumnya adalah untuk menciptakan



suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi dan masing-masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya pelayanan dan kinerja yang bermutu. 1.3



SASARAN PEDOMAN Seluruh karyawan di puskesmas.



1.4



MANFAAT Penerapan 5R bermanfaat dalam pelaksanaan mutu pelayanan, seperti : 1. Dengan ringkas : mengetahui jumlah fisik barang yang ada dan tidak ada barang berlebih di tempat kerja. 2. Dengan rapi : lingkungan kerja menjadi tertata, terciptanya kemudahan, kecepatan dan pengambilan barang yang diperlukan.



Panduan Penerapan 5R UPTD Puskesmas Kayen Kidul



1



3. Dengan resik : menciptakan lingkungan yang bersih, menghindarkan produk dari kontaminasi dan menumbuhkan rasa aman. 4. Dengan rawat : peralatan menjadi berumur lebih lama dan dengan peralatan yang terawat, puskesmas bisa bersaing dengan puskesmas lain. 5. Dengan rajin : menumbuhkan disiplin setiap orang dan menjadikan 5R sebagai budaya.



Panduan Penerapan 5R UPTD Puskesmas Kayen Kidul



2



BAB II SISTEM 5R



5S adalah istilah Jepang untuk menggambarkan secara sistematik praktek housekeeping yang baik. Berasal dari Jepang dan terbukti efektif dibeberapa negara. Penataan Housekeeping dikenal sebagai awal dan merupakan pendekatan paling efektif dalam membangun suatu bangunan dalam beberapa usaha peningkatan produktivitas dan dapat diterapkan secara kombinasi dengan sistem manajemen lain. 5S adalah singkatan dari 5 kata dalam bahasa jepang yang diawali oleh huruf S; Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Dalam bahasa Indonesia, kita bisa menterjemahkan 5S sebagai 5R; Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rawat), Shitsuke (Rajin). 5S/5R adalah filosofi dan cara bagi suatu organisasi dalam mengatur dan mengelola ruang kerja dan alur kerja dengan tujuan efesiensi dengan cara mengurangi adanya buangan (waste) baik yang bersifat barang atau peralatan maupun waktu. 1. Seiri (Ringkas) Membedakan antara yang diperlukan dan yang tidak diperlukan serta membuang yang tidak diperlukan: “Singkirkan Barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja” 2. Seiton (Rapi) Menentukan tata letak yang tertata rapi sehingga kita selalu menemukan barang yang diperlukan: ” “Setiap barang yang berada di tempat kerja mempunyai tempat yang pasti” 3. Seiso (Resik) Menghilangkan sampah kotoran dan barang asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih. Pembersihan dengan cara inspeksi: “Bersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja” 4. Seiketsu (Rawat) Memelihara barang dengan teratur rapi dan bersih juga dalam aspek personal dan kaitannya dengan polusi:”Semua orang memperoleh informasi yang dibutuhkannya di tempat kerja, tepat waktu” 5. Shitsuke (Rajin) Melakukan sesuatu yang benar sebagai kebiasaan: “Lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan”



2.1 RUANG LINGKUP PENERAPAN 5R Ruang lingkup penerapan sistem 5R



UPTD Puskesmas Kayen Kidul



merupakan perubahan sikap dengan penataan kebersihan di tempat kerja. 5R ini mencakup semua ruangan pelayanan dan ruangan penunjang seperti ruang administrasi, ruang pertemuan, gudang, dll.



Panduan Penerapan 5R UPTD Puskesmas Kayen Kidul



3



2.2 LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN SISTEM 5R 1.



Ringkas a. Daftar barang dan jumlahnya Karyawan memastikan ketersediaan barang-barang yang terdapat di area kerja. Hal tersebut dimaksudkan agar karyawan ikut menjaga atau peduli terhadap barang-barang yang ada di area kerja. Selain itu karyawan dapat mengetahui stock dan memiliki perencanaan dalam pengajuan permintaan terhadap barang yang dapat membantu proses kerja b. Pemberian tanda khusus dengan kriteria pemilahan Tanda yang dimaksudkan adalah dengan dua kategori diperlukan dan tidak diperlukan. Untuk barang-barang yang diperlukan diberi tanda warna hijau dan untuk barang-barang yang tidak diperlukan diberi tanda merah. Barang yang telah diberi tanda merah dapat disingkirkan atau dimusnahkan, sedangkan barang dengan tanda hijau dapat disimpan pada tempat yang telah disediakan. c. Pembuatan jadwal ringkas Jadwal rutinitas ringkas membuat karyawan berpartisipasi di lingkungan kerjanya serta menjadikan karyawan lebih peduli tempat kerja.



2.



Rapi a. Melakukan pembuatan desain layout ruangan atau tempat kerja Sebelum membuat label hal yang paling mendasar dari rapi adalah layout. Ini dimaksudkan agar kita dapat memanfaatkan ruang yang ada sesuai dengan kapasitasnya. Dalam pembuatan



layout sangat



diperlukan perhitungan jumlah barang dengan kapasitas ruangan b. Pemberian label terhadap semua barang yang ada di tempat kerja Pada setiap barang yang ada dalam tempat kerja wajib diberikan penanda untuk mempermudah karyawan mengenali barang-barang di tempat kerja. Label-label yang digunakan boleh hanya dengan tulisan maupun dengan pemberian warna-warna khusus untuk mengingatkan setiap karyawan akan keberadaan sebuah barang. c. Membuat garis batas di tempat kerja Garis-garis dibuat dengan menyesuaikan layout yang telah digambar. Pembuatan garis dapat dengan menggunakan cat atau stiker warna. Dengan adanya garis-garis pembatas diharapkan karyawan pada tempat kerja tersebut mematuhi aturan rapi dan tidak sembarang dalam menempatkan barang.



Panduan Penerapan 5R UPTD Puskesmas Kayen Kidul



4



3.



Resik a.



Membuat list daftar alat kebersihan Langkah pertama dalam melakukan aktifitas resik adalah mencatat semua kebutuhan alat-alat kebersihan yang dapat digunakan di lingkungan kerja. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan aktifitas kebersihan dan alat-alat kebersihan yang digunakan menjadi lebih efektif.



b. Adanya penanggung jawab kebersihan Menunjuk salah satu karyawan yang ada di lingkungan kerja untuk menjadi penanggung jawab kebersihan. Tugas penanggung jawab kebersihan adalah sebagai penghubung atau sebagai fasilitator untuk menyampaikan aktifitas kebersihan yang sudah dilakukan dan mengevaluasi bagaimana kebersihan di lingkungan kerja. c. Pembuatan jadwal kebersihan Jadwal kebersihan dapat dibuat dengan menyesuaikan jumlah orang yang



ada



di



lingkungan kerja.



Pembagian



jadwal



kebersihan



dimaksudkan sebagai alat control terhadap kebersihan ruangan. Pelaksanaan



jadwal



kebersihan



dapat



dibuat



dengan



mempertimbagkan kapan harus dibersihkan, bagaimana proses pembersihan. 4.



Rawat a. Pembuatan standarisasi pekerjaan 3R (Ringkas, Rapi, Resik) Pekerjaan-pekerjaan yang telah dikerjakan dalam 3R (Ringkas, Rapi, Resik) dibakukan dalam aturan tertulis (standart operational prosedur). Dalam membuat standart ditentukan berdasar kesepakatan bersama juga dengan dicantumkannya hasil-hasil yang telah didapat. b. Mengkomunikasikan standart yang ada kepada karyawan Langkah berikutnya setelah dibuatkannya standart tentang 3 R (Ringkas, Rapi, Resik) adalah mengkomunikasikan kepada karyawan yang bekerja di lingkungan kerja. Bentuk komunikasi dapat berupa aktifitas training standar 5R, koordinasi di masing-masing bagian saat lentera hati/ briefing sebelum bekerja, adanya poster atau spanduk di area kerja.



5.



Rajin a. Komitmen bersama 5 R (ringkas, rapi, resik, rawat,rajin) dapat berjalan apabila terdapat komitmen dari masing-masing karyawan dengan mematuhi segala aturan di lingkungan kerja dan saling mengingatkan apabila terjadi kesalahan maupun kekurangan dalam penerapannya. Panduan Penerapan 5R UPTD Puskesmas Kayen Kidul



5



b. Teladan atasan Hal yang paling mendasar dalam penerapan rajin adalah contoh dari atasan. Ini berdasarkan apa yang dapat dilihat dalam lingkungan dimana seorang anak balita mampu melakukan pergerakan setelah mendapat contoh dari orang tuanya. Apabila atasan tidak mampu memberikan contoh yang baik juga menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan kerjanya. Oleh karena itu dibutuhkan contoh yang baik dari atasan agar mampu mendorong karyawan berbuat lebih baik. c. Komunikasi di lingkungan kerja Adanya bentuk evaluasi kinerja 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin), hal ini sebagai alat kontrol terhadap hambatan dan bentuk perbaikan. Bentuk evaluasi dapat diadakan setiap minggunya agar lebih berjalan efektif dan tidak terlalu lama dalam perbaikannya sehingga lingkungan kerja menjadi tertata, nyaman, dan bersih. Dalam evaluasi selain bentuk perbaikan juga dapat diberikan bentuk penghargaan terhadap karyawan



maupun



lingkungan



yang



senantiasa



menerapkan



5R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin). Penghargaan tersebut sebagai stimulus karyawan untuk meningkatkan kinerjanya di lingkungan kerja khususnya dalam menerapkan 5 R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)



Panduan Penerapan 5R UPTD Puskesmas Kayen Kidul



6



BAB III PENUTUP



Dengan disusunnya panduan penerapan 5R ini, diharapkan pelaksanaan kegiatan dan program dapat berjalan dengan lancar, serta terwujudnya rasa nyaman, aman bagi karyawan dan pelanggan UPTD Puskesmas Kayen Kidul.



Panduan Penerapan 5R UPTD Puskesmas Kayen Kidul



7



DAFTAR PUSTAKA



Sugiyatmi, Tri Astuti.



Perlu Rekayasa Mutu Fasilitas Kesehatan di Daerah



Perbatasan, Terpencil dan Kepulauan melalui 5R. Konsultan ISO. Budaya Kerja 5S : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. March. 27th, 2012. Navigasi Pos, Team Work. Penerapan Training 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin)



Panduan Penerapan 5R UPTD Puskesmas Kayen Kidul



8