Pedoman Inventarisasi RS [PDF]

Citation preview

PEDOMAN INVENTARISASI RSIA PERMATA SERDANG A.



DEFINISI 1. Inventaris adalah daftar barang



barang yang digunakan di kantor / perusahaan yang



menyertakan harga, jumlah, jenis dan keadaannya. 2. Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara / Daerah 3. Inventarisasi Aset adalah rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas asset fisik atau non fisik sertalegal aspek yang bersangkutan, untuk melakukan endataan, encatatan, elaoran hasil endataan asset, dan mendokumentasikannya pada waktu tertentu. 4. Barang adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai 5. Menginventarisasi adalah mencatat atau mendaftar barang – barang milik kantor. 6. Inventaris Barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memeroleh data yang dierlukan mengenai barang barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.



Pengadministrasian barang inventaris dilakukan menggunakan: 1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris, dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang - barang inventaris 2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing – masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris.



Tujuan Inventarisasi RSIA Permata Serdang : 1. Kesempurnaan pengurusan dan pengawasan barang RSIA Permata Serdang 2. Tercapainya pengawasan yang efektif terhadap keuangan / kekayaan RSIA Permata Serdang 3. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki RSIA Permata Serdang 4. Untuk menghemat keuangan Rumah Sakit baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana prasarana RSIA Permata Serdang



5. Sebagai bahan untuk menghitung kekayaan Rumah Sakit dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang; 6. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana prasarana yang dimiliki RSIA Permata Serdang



Fungsi Inventarisasi d 1. Mencatat dan menghimpun data aset yang berada di Instalasi Rumah Sakit 2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset 3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan pengawasan aset 4. Menyediakan informasi mengenai aset yang berada di Instalasi sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan Instalasi; 5. Menyediakan informasi tentang aset yang berada di Instalasi untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas Instalasi; 6. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menetukan kebutuhan dan menyusun rencaba kebutuhan barang; 7. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan / pedoman dalam pengarahan pengadaan barang; 8. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan / pedoman dalam penyaluran barang; 9. Memberikan dan informasi dalam menentukan keadaan barang ( tua, rusak, lebih ) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya;



B.



RUANG LINGKUP Peralatan Kesehatan merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting dalam Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan, baik di Rumah Sakit maupun Sarana Pelayanan Kesehatan lainnya oleh karenanya kondisi maupun fungsi peralatan kesehatan harus baik dan dapat mendukung pelayanan kesehatan tersebut. Untuk mencapai kondisi ini perlu adanya pengelolaan peralatan dengan baik dan terpadu sejak perencanaan, pengadaan, pendayagunaan hingga pemeliharaan. Dengan demikian peralatan kesehatan dan fasilitas pendukungnya akan berdaya guna secara optimal dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan.



RSIA Permata Serdang sebagai salah satu Instansi Swasta mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administratif sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas tersebut ditunjang oleh salah satu komponen penting ketatalaksanaan inventaris yaitu inventarisasi barang. Dalam upaya menunjang ketatalaksanaan inventaris maka di buat panduan inventarisasi ruumah sakit yang meliputi Jenis – jenis Inventaris Barang, Pengelolaan Inventaris Barang, dan Klasifikasi Nomor Kode Barang dan Nomor Inventarisasi Barang.



C.



TATA LAKSANA 1. Jenis – jenis Inventaris Barang di RSIA Permata Serrdang a. Alat Tulis Kantor Alat Tulis Kantor adalah bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat,lebih tepat dan lebih baik. Alat Tulis Kantor di RSIA Permata Serdang dibedakan menjadi dua, yaitu: 1) Alat Tulis Kantor dilihat dari bentuknya: a) Alat Tulis Kantor berbentuk Lembaran Alat Tulis Kantor yang berbentuk lembaran / helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karton, kertas buffalo, buku, amlop dan map b) Alat Tulis Kantor berbentuk Non Lembaran Alat Tulis Kantor yang berbentuk Non Lembaran ( bukan berupa kertas lembaran ), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunning, pemotong kertas (cutter), pelubang kertas dll. 2) Alat Tulis Kantor dilihat dari penggunaannya: a) Barang Habis Pakai Barang habis pakai adalah barang / benda kantor yang terdapat Instalasi atau Unit di RS Ananda yang penggunaannya hanya satu / beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen b) Barang Tidak Habis Pakai Barang yang tidak habis pakai adalah benda / barang kantor yang terdapat di Instalasi atau Unit yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter dan gunting



b. Barang Rumah Tangga / Listrik / Alat Kebersihan 1) Perabot Rumah Tangga Perabot Rumah Tangga yang dimaksud adalah benda – benda rumah tangga yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan yang menyangkut rumah tangga. Contoh : meja, kursi, sofa ( meja dan kursi untuk tamu ), rak buku, lemari, papan tulis dll. 2) Alat Listrik Alat Listrik adalah segaa peralatan yang pengoperasiannya menggunakan energi listrik dan bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik dan digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan antar unit maupun ke luar Rumah Sakit Ananda Purwokerto. Contoh : Komputer, laptop, LCD, mesin fotocopy, telepon, faximile dan telepon wireless. 3) Alat Kebersihan Alat Kebersihan adalah semua alat pembersih yang fungsi utamanya untuk membersihkan



atau



menghilagkan



noda



pada



komponen



benda



datar,



tegak,bertstektur, bercelah pada suatu benda dan benda yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Contoh Alat Kebersihan adalah Sapu, kain pel, kemoceng, tempat sampah, pengki, ember, sikat lantai. c. Alat Medis dan Alat Kesehatan Alat Medis dan Alat Kesehatan adalah instrument, apparatus, mesin dan / atau implant yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada manusia, dan / atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh. Contoh alat kesehatan RSIA Permata Serdang adalah EKG, Stetoskop, Kateter, Alat Peracik Puyer, Blender Obat, tempat tidur pasien, incubator bayi, meja operasi, kursi transfuse darah, USG, CTG, Doppler dll. d. Mebeler dan Perabotan Mebeler dan Perabotan yang dimaksud adalah perlengkapan rumah tangga yang mencakup semua barang seperti kursi, meja dan lemari. 2. Pengelolaan Inventaris Barang Ada beberapa tahap dalam pencatatan Inventarisasi barang yang dimaksudkan untuk mengendalikan tiap jenis barang baik Medis maupun Non Medis agar tidak terjadi kesalahan baik jumlah dan jenis barang saat masuk maupun keluar dari gudang yaitu:



a. Formulir Kartu Permintaan Barang Merupakan formulir yang digunakan setiap bagian / unit kerja untuk melakukan pemesanan permintaan kebutuhan logistik medis maupun non medis kepada bagian umum dan tata usaha yang ditandatangai oleh manager Umum dan keuangan dan penerima dari unit / bagian yang membutuhkan logistik b. Formulir Kartu Penerimaan Barang Merupakan formulir yang digunakan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha untuk mendistribusikan barang / peralatan yang sudah tersedia di Gudang ATK kepada Unit / Instalasi yang melakukan permintaan barang sebelumnya. 1) Administrasi Proses Penerimaan Barang a) Pendataan barang Seluruh barang yang di beli oleh Bagian Umum dan Tata usaha harus masuk ke dalam Gudang untuk di catat di dalam inventaris Gudang ATK. Kemudian Bagian Umum dan Tata Usaha mengecek barang datang dari suplier dari jenis barang, nama barang, spesifikasi barang, kualitas barang yang di pesan, ukuran, berat, jumlah dan cacat atau tidaknya barang. b) Bukti Pencatatan Penerimaan Barang Catatan akuntansi yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah: i. Nota Penerimaan Adalah nota dari suplier yang berisi daftar nama barang dan harga barang yang di serahkan kepada Bagian Umum dan Tata usaha. Kemudian di serahkan sebagai bukti penerimaan barang kepada Bagian Keuangan Sub Pengeluaran. ii. Daftar Pembelian Daftar pembelian adalah daftar yang gunakan oleh bagian administrasi gudang untuk laporan harian dan bulanan sebagai bukti pembelian barang. 2) Pembuatan Laporan Penerimaan Barang Laporan penerimaan barang merupakan laporan yang memuat hasil perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik. Bagian Keuangan Sub Pengeluaran merupakan sarana bagian pembelian dalam mengecek kebenaran tagihan yang di terima dari pemasok. Form Penerimaan Barang yang digunakan



mencakup No, Tanggal, Nama Barang,



Jenis / Tipe / Merk, Jumlah, Nama Penerima, Paraf, Nama Petugas, Keterangan.



c. Daftar Inventaris Barang 1) Daftar Inventaris Daftar Inventaris Barang adalah formulir untuk mencatat barang – barang inventaris RS Ananda Purwokerto secara tersendiri atau kumpulan / kolektif dilengkapi Nama Barang, Tipe / Merk, Jumlah Barang, Kondisi Barang dan Lokasi Barang. 2) Kartu Inventaris Ruangan Kartu Inventaris Ruangan yang dimaksudkan adalah formulir untuk mencatat barangbarang inventaris yang terdapat di masing – masing ruangan di dalam Unit / Instalasi. 3. Klasifikasi dan Nomor inventaris Barang Untuk mempermudah pencacatan logistik, sekaligus mempermudah pengenalan maupun pengklasifikasian logistik yang dimiliki Unit / Instalasi harus dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya. Pada dasarnya penggolongan atas barang-barang dalam Unit / Instalasi tergantung pada kegiatan operasional Unit / Instalasi tersebut. Dengan demikian, setiap Unit / Instalasi memiliki kebebasan melakukan pengelompokan atas barang-barang yang dimilikinya, tetapi tetap berpedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan, pengewasan dan keselamatan dan keamanan logistik. Sasaran inventarisasi adalah semua barang milik Unit / Instalasi yang dibeli, di dapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan melalui Bagian Keuangan. Pemasangan Kode Inventaris dilakukan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha, Penempatan Kode Inventaris adalah bagian kanan bawah dari barang inventaris.



Pada dasarnya barang-barang logistik yang dilakukan inventarisasi terdiri dari 2 jenis yaitu : a. Barang Habis Pakai / BHP : adalah barang berwujud, yang biasanya habis dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun. (bahan makanan, bahan farmasi, suku cadang dan listrik, BBM dll). b. Barang tetap (barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun meliputi : 1) Barang tidak bergerak (tanah, bangunan), 2) Barang bergerak (Kendaraan, peralatan besar, peralatan laboratorium) dan 3) Barang persediaan (barang yang ada di dalam gudang dan tempat penyimpanan lainya. Untuk mempermudah dalam pengenalan, pencatatan barang, dan pengendalian barang, tiap jenis barang harus memiliki nomor kode barang. Nomor kode barang diperoleh dari proses pengklasifikasian dan penomoran klasifikasi barang tersebut.



Kegiatan tersebut dimulai dari penggolongan barang berdasarkan jenisnya yang kemudian diberi nomor jenis barang. Setelah itu masing-masing jenis barang, dibagi atas kelompok-kelompok barang yang tercakup di dalamnya. Kemudian, masing-masing golongan barang tersebut harus pula diberi nomor (Nomor golongan). Khusus untuk barang-barang tahan lama, untuk mempermudah dalam pemantauan dan pengawasan/ pengendalian logistik penting diberi Nomor inventaris barang. Sehubungan dengan hal tersebut, pedoman pokok dalam pemberian nomor inventaris barang harus sampai pada penomoran barang yang bersifat spesifik, maksudnya penomoran barang tersebut harus sampai menunjuk pada satu buah barang tertentu. Dengan demikian dalam pemberian nomor inventaris barang mulai dari pegelompokan barang



sampai



pemberian nomor urut barang Adapun cara pemberian dan penulisan nomor inventaris barang tersebut adalah dengan urutan sebagai berikut: Golongan Inventaris, Jenis Barang, Sub Jenis, Nomor Seri, Bulan Inventaris, Tahun Inventaris.



Golongan



Jenis Barang



A



Alat Tulis dan Kantor



Barang RT / Listrik /



B



kebersihan



Sub Jenis



No.Seri



Bulan Inv.



Tahun



Kuitansi Formulir Nota Pembayaran Buku Register ............ Alat Makan Alat Minum Alat Dapur Alat kebersihan ..............



001 002 003 004 ...... 001 002 003 004 ........



05 05 05 05 .... 06 06 06 06 ..........



Inv. 2015 2015 2015 2015 ........ 2015 2015 2015 2015 ...........



Berikut Format Nomor Inventaris : A



0



1



0



3



0



0



3



0



5



2



0



1



5



Nomor Inventaris di atas di tujukan untuk inventaris Nota Pembayaran



D.



DOKUMENTASI PEMBERIAN KODE INVENTARIS



No. Dokumen



No. Revisi



Halaman



00



1/1



Tanggal Ditetapkan



Ditetapkan, Direktur



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



PENGERTIAN



TUJUAN



Pengkodean adalah kegiatan untuk menyatakan suatu informasi ke dalam bentuk tertentu yang berbeda dengan bentuk asal Mempermudah pengawasan barang di RSIA Permata Serdang



KEBIJAKAN PROSEDUR



1. Bagian Umum dan Tata Usaha membuat kode inventaris dengan format sebagai berikut: A



0



1



0



2



3



0



0



0



5



2



0



1



7



Ket: A : Golongan Inventaris 01 : Jenis 02 : Sub Jenis 300 : Nomor Seri 05 : Bulan Inventaris 2017 : Tahun Inventaris 2. Ketentuan dari kode inventaris adalah sebagai berikut: a. Jenis Inventaris : A : Alat Medis dan Alat Kesehatan B : ATK dan Peralatan Kantor C : Meubeler dan Perabotan D : Barang Rumah Tanggga / Listrik / Kebersihan b. Sub Jenis : 01 : Termometer 02 : Timbangan Bayi dst c. Nomor Seri adalah jumlah dari Sub Jenis. Misal 001, 002, 003, dst d. Tahun Pembuatan 3. Pemasangan Kode Inventaris dilakukan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha 4. Penempatan Kode Inventaris adalah sebelah kanan bagian bawah dari barang inventaris



UNIT TERKAIT



Bagian Umum dan Tata Usaha