Pedoman Pelayanan Simrs [PDF]

Citation preview

LOGO RS



PEDOMAN PELAYANAN BAGIAN TEKNOLOGI INFORMASI RUMAH SAKIT



i



SURAT KEPUTUSAN NOMOR : 056.F I KRS / V /2019



TENTANG PEMBERLAKUAN BUKU PEDOMAN PELAYANAN BAGIAN TEKNOLOGI INFORMASI RUMAH SAKIT



KEPALA RUMAH SAKIT Menimbang



1. Dalam upaya untuk menjadi tempat terbaik untuk proses penyembuhan dan teman terpercaya dalam pelayanan kesehatan, maka diperlukan penyelenggaraan kegiatan pelayanan yang berkualitas tinggi, terjangkau dalam lingkungan yang hijau dan nyaman untuk mempercepat proses penyembuhan; 2. Bahwa perlu ditetapkan Surat Keputusan Kepala Rumah Sakit tentang Pedoman Pelayanan Bagian Teknologi lnformasi RUMAH SAKIT .



Mengingat



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan; Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit; Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran; Undang Undang Republik Indonesia Nomor: 11 tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik; Peraturan Menteri BUMN PER-01/MBU/2011 tanggal 01 Agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Sadan Usaha Milik Negara. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 tentang Rahasia Kedokteran; Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 1438/Menkes/PER/IX/2010 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 269/Menkes/Per/111/2008 tentang Rekam Medis; Akte Pendirian PT. Rumah Sakit RS Nomor 7 tanggal 09 November 2007.



ii



MEMUTUSKAN Menetapkan



KEPUTUSAN KEPALA RUMAH SAKIT TENTANG PEMBERLAKUAN BUKU PEDOMAN PELAYANAN BAGIAN TEKNOLOGI INFORMASI RUMAH SAKIT



Pertama



Rumah Sakit mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi.



Kedua



Rumah Sakit menetapkan pengembangan system informasi manajemen;



Ketiga



Rumah Sakit menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang memperoleh data;



Keempat



Rumah Sakit menetapkan tata cara analisis data informasi;



Kelima



Rumah Sakit menetapkan aturan informasi public



Keenam



Rumah Sakit menetapkan aturan perlindungan kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi;



Ketujuh



Rumah Sakit menetapkan aturan integrasi dan cara menggunakan informasi;



Kedelapan



Pedoman Pelayanan Bagian Teknologi lnformasi Rumah Sakit sebagaimana dimaksud adalah buku pedoman ini diperuntukan bagi seluruh pegawai di lnstalasi Teknologi lnformasi dan segala pelaksananya harus berpedoman pada Pedoman Pelayanan Bagian Teknologi lnformasi Rumah Sakit sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari surat Keputusan lni;



Kesembilan



Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya apabila terdapat kekeliruan dikemudian hari;



Ditetapkan di: JAKARTA Pada Tanggal : 3 Januari 2022 Direktur Rumah Sakit



(………………………………………………………………….)



iii



KATA PENGANTAR



Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga Buku Pedoman Pelayanan IT RUMAH SAKIT dapat disusun. Pedoman Pelayanan IT RS ini dibuat sebagai pedoman dan acuan tugas bagi semua karyawan IT dalam hal tata cara pelaksanaan dan penyelanggaraan pelayanan IT di RUMAH SAKIT khususnya dibidang infrastruktur dan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS). Dalam proses penyusunan buku pedoman ini, kami menyadari masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kata sempurna, sehingga kami selalu berusaha untuk terus berusaha dan memperbaikinya. Tidak lupa pula penyusun menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada semua pihak yang telah banyak membantu selama proses pembuatan buku pedoman ini. Terakhir kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan demi kesempurnaan masa yang akan datang.



Mengetahui, Direktur Rumah Sakit dr. Muhammad Zachrudin Habie, Sp. PK, MM, MARS.



Jakarta, 03 Januari 2022



Penyusun



iv



Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN............................................................................................................................. 1 1.1.



Latar Belakang ......................................................................................................................... 1



1.2.



Tujuan Pedoman Pelayanan.................................................................................................... 1



1.3.



Ruang Lingkup ......................................................................................................................... 1



1.4.



Batasan Operasional ............................................................................................................... 2



1.5.



Landasan Hukum ..................................................................................................................... 2



BAB II STANDAR KETENAGAAN .............................................................................................................. 3 2.1.



Kualifikasi Sumber Daya Manusia ........................................................................................... 3



2.2.



Distribusi Ketenagaan ............................................................................................................. 4



BAB III STANDAR FASILITAS .................................................................................................................... 5 3.1.



Denah Ruang ........................................................................................................................... 5



3.2.



Standar Fasilitas Hardware ..................................................................................................... 6



3.3.



Standar Fasilitas Software ....................................................................................................... 6



BAB IV TATA LAKSANA SIMRS ............................................................................................................... 7 4.1.



Pembuatan Perencanaan dan Pengembangan SIMRS ........................................................... 7



4.1.1



Pelaporan SIRS ................................................................................................................ 7



4.1.2



Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s)........................................................................ 7



4.1.3



Vclaim BPJS ..................................................................................................................... 7



4.1.4



Dukcapil ........................................................................................................................... 8



4.2.



Instalasi dan Pemeliharaan Perangkat Keras / Jaringan Internet ........................................... 9



4.3.



Pengolahan dan Keamanan Data dan Informasi..................................................................... 9



4.4.



Penanganan Keluhan IT........................................................................................................... 9



4.4.1



Perubahan Data Pada Database ..................................................................................... 9



4.4.2



Mengatur Hak Akses User SIMRS .................................................................................... 9



4.4.3



Support permasalahan Hardware dan Jaringan ............................................................. 9



4.5.



Rencana Penanganan Masalah Dan Bencana ....................................................................... 10



4.5.1



Titik Kumpul Evakuasi ................................................................................................... 11



4.5.2



Disaster Recovery Team (DRT) ...................................................................................... 11



4.5.3



Relokasi Data Center ..................................................................................................... 11



4.5.4



Pelayanan Henti System Terencana Dan Tidak Terencana ........................................... 12



4.6.



Rencana Perlindungan Kerahasiaan dan Keamanan............................................................. 12



4.7.



Hak dan Kewajiban Akses SMIRS .......................................................................................... 14



BAB V KESELAMATAN KERJA ................................................................................................................ 15 5.1.1



Keselamatan Kerja Pegawai Dalam Proses Penyelenggaraan .......................................... 15



v



5.1.2



Alat Pelindung Kerja .......................................................................................................... 15



BAB VI PENGENDALIAN MUTU............................................................................................................. 16 6.1.1



Monitoring kualitas ruang server ...................................................................................... 16



BAB VII PENUTUP ................................................................................................................................. 17



vi



BAB I PENDAHULUAN 1.1.



Latar Belakang Rumah sakit sebagai suatu institusi pelayanan kesehatan kepada masyarakat, yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan melalui pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Demi mendukung pelayanan kesehatan, rumah sakit diwajibkan untuk memiliki suatu Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Pasal 3 dan 4 mengenai kewajiban penyelenggaraan, pengelolaan, dan pengembangan SIMRS oleh rumah sakit. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) RS merupakan sistem terintegrasi yang di kembangkan untuk kebutuhan manajemen Rumah Sakit, dimana sistem ini sudah di dukung dengan fitur dan modul yang lengkap untuk operasional Rumah Sakit . Mulai dari pendaftaran pasien , biling pasien, sampai proses akutansi. Kecanggihan teknologi bukan merupakan suatu jaminan akan terpenuhinya informasi, melainkan sistem yang terstruktur, handal dan mampu mengakodomodasi seluruh informasi yang dibutuhkan yang harus dapat menjawab tantangan yang dihadapi. Demi mendukung berlangsungnya pelayanan SIRS berjalan dengan baik maka pihak RS menyediakan satu unit pendukung, yaitu bagian IT, untuk mengawasi dan memastikan SIRS berjalan dengan baik dan mensupport kebutuhan hardware dan jaringan internet dan LAN di seluruh bagian RS agar dapat menggunakan SIRS secara maksimal. Ada beberapa peranan mendasar bagian IT di Rumah Sakit, yaitu: Secara operasional merampingkan struktur organisasi karena sejumlah aspek administratif telah diambil alih fungsinya oleh IT, bagian IT juga berperan sebagai pengawas dalam setiap aktivitas dan interaksi antar unit terkait, keberadaan bagian IT dapat juga berperan sebagai bagian perencanaan dan pengembangan korporat rumah sakit.



1.2.



Tujuan Pedoman Pelayanan Tujuan dan maksud dari pembuatan pedoman pelayanan IT adalah sebagai acuan yang harus dipahami dan dilaksanakan seluruh petugas dan pelaksana IT dalam menjalankan pekerjaan sehingga terselenggaranya pelayanan IT yang baik.



1.3.



Ruang Lingkup Ruang lingkup pelayanan bagian IT RUMAH SAKIT terdiri dari: 1. Support pada penggunaan sistem maupun perangkat IT 2. Pembangunan Infrastruktur Perangkat pendukung, dan Jaringan internet dan LAN 3. Pemeliharaan dan troubleshooting infrastruktur



1



1.4.



1.5.



Batasan Operasional 1.



Pengembangan dan Pengelolaan SIRS dan Database Merupakan kegiatan merubah ataupun menambahkan modul dan fitur yang ada pada SIRS. Dimana perubahan atau penambahan ini berdasarkan atas permintaan dan disesuaikan dengan kebutuhan user.



2.



Penyediaan dan perawatan Hardware Adalah kegiatan menyediakan dan memasang unit komputer berdasarkan permintaan user dengan pertimbangan bahwa user memerlukannya untuk kegiatan kerja. Dan melakukan perawatan seperti memperbaiki ataupun mengganti bagian-bagian rusak pada unit-unit komputer yang telah terpasang sebelumnya.



3.



Installasi dan perawatan perangkat jaringan LAN dan Internet Unit-unit komputer yang telah terpasang harus memiliki akses LAN dan Internet untuk dapat terhubung dengan SIRS, maka penarikan atau penggantian kabel LAN diharuskan untuk setiap unit komputer, dan pemasangan perangkat hotspot wifi untuk unit-unit komputer yang tidak bisa diasangi kabel LAN.



Landasan Hukum Penyelenggaraan SIMRS di RUMAH SAKIT mengacu pada ketentuan– ketentuan sebagai landasan hukum adalah sebagai berikut: 1. Undang-undang ITE No.11 Tahun 2008 Pasal 9 dan 10 tentang Elektronic Health Record 2. Undang-undang RI Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik 3. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 Pasal 52 Ayat (1) tentangkewajiban Rumah Sakit melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan Rumah Sakit. 4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit. 5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. 6. Undang-undang RI Nomor 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik 7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2017 tentang Strategi e-Kesehatan Nasional.



2



BAB II STANDAR KETENAGAAN



2.1.



Kualifikasi Sumber Daya Manusia Profesi Teknologi Informasi RS berkewajiban untuk mengelola, mengembangkan, dan maintenance SIRS, pengumpulan data operasional rumah sakit, kelola dan security database, maintenance perangkat komputer dan perangkat pendukung, membangun dan mengelola jaringan internet dan LAN rumah sakit. Adapun Kualifikasi pendidikan yang harus ditempuh untuk seorang tenaga IT di RS adalah sebagai berikut: No



Nama Jabatan



Kualifikasi Pend Formal



Pelatihan



Tenaga Yang Dibutuhkan



1



Kepala Bagian



Min S1 IT



> 20 Jam



1 Orang



2



Pelaksana Bagian Jaringan & Hardware



Min S1 IT



> 20 Jam



2 Orang



4



Customer Support



Min DIII IT



> 20 Jam



4 Orang



Jumlah



7 orang



Sedangkan untuk jumlah sumber daya manusia pada IT RS saat ini dapat dilihat berdasarkan Table Daftar Tenaga IT dibawah ini: Tabel Daftar Tenaga / SDM IT No



Job title



Unit Kerja



Jumlah



1



Pelaksana Bagian Jaringan & Hardware + Customer Support



IT



1



Jumlah



1



3



2.2.



Distribusi Ketenagaan Pelayanan penggunaan IT harus berjalan lancar, cepat dan tidak ada gangguan. Oleh karena itu untuk mendukung hal tersebut diatas maka jumlah ketenaga pelaksana harus dibagi sesuai fungsinya, adapun distribusi tenaga petugas IT RS sebagai berikut: Tabel Distribusi tenaga Customer Support Kegiatan



Working time 07:00 – 14:00



Kelola Keluhan Pengguna



14:01 – 21:00



Jumlah Tenaga 4 orang



21:00 – 07:00 Jumlah



4 orang



Tabel Distribusi tenaga Support Hardware Kegiatan Pemasangan dan Pemeliharaan Infrastruktur dan Perangkat Keras Jumlah



Working time



Jumlah Tenaga



08:00 – 17:00



1 orang 1 orang



4



BAB III STANDAR FASILITAS 3.1.



Denah Ruang Ruangan bagian IT terbagi menjadi 3 ruang kerja terpisah yang dikategorikan berdasarkan kelompok kerja, yaitu:



42 U 2U 2U 2U 1U 2U 1U 2U 1U 2U 2U 1U 2U 4U 4U



42 U 2U



1U 3U 3U 3U 1U 3U



Ruang Kerja



8U



Ruang Server



Ruang Penyimpanan



1. Ruang Kerja Terdapat 1 PC lengkap dan dan rak-rak yang digunakan untuk penyimpanan sparepart baru maupun sparepart bekas service 2. Ruang Server Terdapat set hardware server lengkap berupa PC Server, Switch, dll. 3. Ruanga Penyimpanan Digunakan untuk penyimpanan sparepart baru maupun sparepart bekas service



5



3.2.



Standar Fasilitas Hardware Perangkat



PC IT



Server dan Data Center -



-



SIMRS Database INACB ANTI VIRUS Aplikasi Pendukung



Perkakas Hardware



Perangkat Jaringan



Antrian & Dashboard



3.3.



• • • • • • • • •



Spesifikasi Monitor 19 inch OS Windows10 RAM 16 GB Harddisk 1TB



Jumlah



Status



1 Unit



Berfungsi Baik



Storage/HDD: 11TB OS: Windows Server 2016, Linux RedHat, VM-WARE RAM Server Utama: 190GB Total Processor 48 Total CPU Resources 153GHz



• • •



Obeng set Solder set Sparepart cadangan



• • • • • •



Kabel LAN RJ45 Tang Crimping LAN Tester Access Point HUB/Switch



• • • •



PC AIO Printer Thermal Mini PC TV 32 inch



Berfungsi Baik



1 Set



Berfungsi Baik



Berfungsi Baik



Berfungsi Baik



Standar Fasilitas Software Aktivitas Monitoring Server Database Management System Operating System Browser Olah Data



Software VMware vSphere Client MYSQL, Ms SQL Server Management Studio, dan PROGRES Windows 7, Windows 10, dan Redhat Mozilla Firefox, Google Chrome Ms Office



6



BAB IV TATA LAKSANA SIMRS 4.1.



Pembuatan Perencanaan dan Pengembangan SIMRS Dalam melakukan perencanaan pembuatan dan pengembangan program baik program yang belum tersedia maupun program pembaharuan dari program yang sudah tersedia sebelumnya di dalam SIMRS, harus dapat mempertimbangkan integrasi dengan program Pemerintah. Sehingga SIMRS RS wajib memenuhi kriteria SIMRS sesuai peraturan yang berlaku yaitu pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Dimana menyebutkan pengintegrasian dengan program Pemerintah dan Pemerintah Daerah yang dimaksud adalah dalam bentuk kemampuan komunikasi data (interoperabilitas), dimana komunikasi data yang dimaksud adalah sebagai berikut a) b) c) d) e)



Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN); Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS); Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s); aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan kesehatan lainnya



Dimana SIMRS RS harus melakukan beberapa integrasi data dengan beberapa sistem informasi manajemen seperti :



4.1.1



Pelaporan SIRS



Saat ini penarikan data laporan masing-masing unit dapat memanfaatkan SIMRS. Dimana petugas pengumpulan laporan dari masing-masing unit wajib melakukan penarikan laporan maksimal setiap tanggal 3 bulan berikutnya. Penarikan laporan dilakukan oleh unit, dimana dari unit akan melakukan analisa untuk dilaporkan kepada rekam medis. Setelah itu dari instalasi rekam medis akan melaporkan hasil laporannya kepada direktur maksimal setiap tanggal 5 bulan berikutnya. Peran IT dalam pengembangan pelaporan di modul SIMRS bertujuan untuk membantu proses pencatatan dan rekapitulasi setiap harinya dari hasil kinerja masing-masing unit dan memastikan akurasi dan ketepatan pelaporan.



4.1.2



Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s)



Mengingat jumlah pasien BPJS di rumah sakit RS mencapai lebih dari 80% maka demi kemudahan dan efisiensi klaim asuransi pasien BPJS. SIMRS saat ini sudah terintegrasi dengan Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s) sehingga mempermudah proses klaim.



4.1.3



Vclaim BPJS



Selain integrasi dengan sistem Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s), Rumah Sakit RS melakukan integrasi dengan VCLAIM BPJS dimana hal ini dapat mempermudah proses pendaftaran pasien BPJS yang ada di Rumah Sakit RS .



7



4.1.4



Dukcapil



Integrasi dengan sistem dukcapil, diharapkan untuk mempermudah proses registrasi pasien baru dan mempermudah membantu pasien bayi baru lahir untuk langsung dapat diterbitkan Akta. Dalam Pelaksanaan pengelolaan, perencanaan dan pengembangan SIMRS RS selalu memperhatikan kebutuhan dari setiap kompleksitas layanan dan kebutuhan yang ada di Rumah Sakit RS , sehingga diharapkan setelah adanya SIMRS dan pengembangannya dapat meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang meliputi: a) kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional b) kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial dan c) budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi. Syarat pengembangan arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas; a) kegiatan pelayanan utama (front office) b) kegiatan administratif (back office) dan c) komunikasi dan kolaborasi juga dapat terus berkembang. Selain arsitektur tersebut Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS dengan menambahkan arsitektur pendukung yang berupa Picture Archiver System (PACS), Sistem Manajemen Dokumen (Document Management System), Sistem Antar Muka Peralatan Klinik, serta Data Warehouse dan Bussines Intelegence. SIMRS RS mengembangkan perencanaan sistem disesuaikan dengan variabel yang terdapat dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 82 tahun 2013 tentang sistem informasi manajemen rumah sakit. Sehingga diharapkan mendapatkan informasi yang dibutuhkan dikemudian hari. Dengan tidak adanya tim developer untuk membuat SIMRS sendiri, rumah sakit melakukan pengadaan dengan kontrak dengan pihak eksternal. Berikut alur permintaan pembuatan software dari pihak eksternal : a) Permintaan user di tamping oleh manajemen, b) Kepala Rumah Sakit RS akan melakukan rapat koordinasi terkait permintaan pembuatan software dari pihak eksternal untuk memutuskan apakah kebutuhan tersebut dapat diakomodir atau tidak. Setelah disetujui akan membuat surat tugas ditujukan ke unit IT agar dapat mengakomodir pembuatan permintaan software pihak eksternal. c) Melakukan pertemuan antar pihak IT, user dan pihak eksternal untuk membahas detai permintaan pembuatan software. d) Jika pihak eksternal sudah membuat software yang di inginkan oleh rumah sakit, pihak eksternal melakukan sosialisasi dan training. e) Program yang sudah melewati tahap testing secara keseluruhan akan dilanjutkan ke tahapan implementasi dan akan digunakan oleh user dengan mengikuti panduan penggunaan agar penggunaan nya tepat guna.



8



4.2.



Instalasi dan Pemeliharaan Perangkat Keras / Jaringan Internet 1. User membuat surat permintaan yang kemudian diserahkan kepada Manajer Umum, 2. Lalu manajer akan menentukan persetujuan pada pihak ke-3. 3. Jika setuju, IT akan menyampaikan kepada pihak ke-3



4.3.



Pengolahan dan Keamanan Data dan Informasi SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus memenuhi 3 (tiga) unsur yang meliputi keamanan secara fisik, jaringan, dan sistem aplikasi. Termasuk kemananan data informasi.



Gambar Proses Pengamanan Data Keterangan: 1. 2. 3.



4.4.



Dalam penanganan keamanan data dan informasi, bangun arsitektur networking dengan pengaturan pengaksesan yang masuk maupun yang keluar networking dengan firewall. Fungsi firewall yaitu monitoring, mendeteksi, menangkap yang tidak punya hak akses ke networking Rumah Sakit. Selain firewall dipasang juga anti virus di Server dan Workstation.



Penanganan Keluhan IT 4.4.1



Perubahan Data Pada Database



Perubahan data oleh Customer Support IT berdasarkan laporan keluhan user harus diketahui dan mendapatkan persetujuan dari Kepala Departemen. Sehingga alur nya berupa keluhan dari user dan dilaporkan kepada Kepala Departemen, kemudian Kepala Departemen Email/WA kebagian IT dengan mengkonfirmasi identitas dan menyampaikan permasalahan, kemudian IT melakukan perubahan data. Setelah melakukan perubahan data, IT melaporkan kembali kepada Kepala Departemen untuk melakukan pengecekan perubahan.



4.4.2



Mengatur Hak Akses User SIMRS



Jika user mendapatkan permasalahan pada akun akses SIMRS nya maka diharuskan melaporkan terlebih dahulu kepada Kepala Departemen kemudian dilanjutkan dengan melapor via email/WA kepada tim IT untuk di tangani untuk perubahan data akun ataupun pembuatan akun baru.



4.4.3



Support permasalahan Hardware dan Jaringan



Untuk laporan masalah kerusakan atau perbaikan perangkat komputer ataupun jaringan, tim IT melakukan penanganan dengan melakukan arahan langsung via telpon atau langsung menghampiri user dan melakukan pengecekan.



9



4.5.



Rencana Penanganan Masalah Dan Bencana



Gambar 10 Alur Penanganan Bencana RS Disaster recovery plan (DRP) atau Rencana Penanganan Masalah merupakan program yang menfokuskan pada semua kegiatan yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Rencana ini disusun berdasarkan pengkajian secara menyeluruh terhadap bencanabencana yang potensial, yang mencakup lingkup fasilitas, lokasi geografis, atau industri. Rencana ini juga merupakan pernyataan dari tanggapan yang tepat untuk proses pemulihan yang bersifat efektif terhadap biaya dan cepat. DRP juga harus mencakup prosedur untuk merespons suatu keadaan darurat, menyediakan backup operasi selama gangguan terjadi, dan mengelola pemulihan dan menyelamatkan proses sesudahnya dan diperlukan identifikasi dan analisa risiko untuk dapat menentukan klasifikasi dampak dan penyebab kejadian bencana yang mungkin terjadi.



10



Analisa risiko diuraikan sebagai berikut: No



Kejadian



Penyebab



Dampak



1



Kebakaran



Konsleting Listrik



Kebakaran



2



Data Corupt



Virus, hacker



Data tidak bisa dibaca



3



Hacker Masuk



Lemahnya keamanan jaringan



4



Jaringan/ Network Komputer Terputus



Listrik mati dan genset tidak berfungsi



Pengambilan data, mematikan operasional system Penggunaan SIRS terganggu



Unit yang Mitigasi Bertanggung Jawab Hangusnya Ka Keuangan, ruangan & Akuntansi, & IT ruangan data center Departemen Aplikasi Terkait, IT tidak bisa jalan Aplikasi tidak bisa jalan



IT



Aplikasi tidak jalan



KA ME, IT



Respon terhadap keadaan darurat pada RS berupa:



4.5.1



Titik Kumpul Evakuasi



Ketika terjadi bencana, sangat penting untuk melakukan evakuasi pegawai dan pasien dengan cara mengumpulkan pada titik kumpul. Titik kumpul tersebut harus memiliki jarak aman dari gedung atau lokasi yang dilanda bencana tersebut. Titik kumpul RS tersebut berada pada: a. Primary : Taman Pintu Keluar utama Parkiran b. Secondary : Parkiran dekat pintu keluar 2



4.5.2



Disaster Recovery Team (DRT)



Pada saat keadaan darurat, DRT merupakan pihak yang menerapkan DRP sebagai upaya untuk menanggulangi keadaan darurat tersebut. DRT memiliki tugas sebagai berikut : a. Menghubungi pihak darurat dari lingkungan setempat (pemadam kebakaran, polisi, ambulan, dll) b. Mendirikan fasilitas pertolongan darurat dengan bantuan pihak keamanan dan medis setempat dalam jangka waktu 2 jam c. Memulihkan layanan internal perusahaan dalam jangka waktu 4 jam d. Memulihkan layanan keseluruhan dalam jangka waktu 24 jam e. Relokasi Data Centre



4.5.3



Relokasi Data Center



Informasi merupakan bagian yang sangat penting untuk operasional Rumah Sakit RS . Sehingga perusahaan perlu memiliki tempat penyimpanan data cadangan yang digunakan ketika keadaan darurat. Data center cadangan tersebut harus jauh dari lokasi utama 11



perusahaan guna menghindari kejadian yang terjadi bersamaan di lokasi utama. Selain itu data center cadangan harus mampu diakses kapan saja jika perusahaan membutuhkannya. Berikut skema pencadangan data center Rumah Sakit : a. Harian, Sistem akan akan melakukan backup data Center secara incremental. b. Mingguan, Sistem akan akan melakukan backup data Center backup secara penuh. c. Bulanan, backup mingguan akan di gabungkan menjadi backup penuh. d. Tahunan, backup bulanan akan di gabung menjadi tahunan. Semua data backup akan di simpan dalam NAS yang berbeda Gedung dalam satu lokasi dan NAS via Cloud.



4.5.4



Pelayanan Henti System Terencana Dan Tidak Terencana



Sebaik baiknya system dan infrastruktur yang ada di rumah sakit, tidak menutup kemungkinan akan ada nya kerusakan, yang mana itu akan mengkibatkan terhentinya pelayanan yang sedang berjalan. Maka dari itu rumah sakit mempunyai metode dalam keadaan pelyanan system sedang terhendi, seperti berikut : a. Henti system terencana Dalam kondisi henti sisitem terencana, akan dilakukan pada jam jam pelayanan tidak banyak melakukan transaksi, biasanya di lakukan jam 22.00, dan akan di beritahukan dengan grup chat seperti whatsapp akan ada henti layanan pada tanggal, jam dan berapa lama henti layanan tersebut. b. Henti system tidak terencana Pada kondisi henti system tidak terencana, rumah sakit sudah menyediakan buku tarif untuk di jadikan pedoman untuk melakukan pendataan secara manual, lalu aka ndi input Kembali jika system sudah berjalan dengan normal



4.6.



Rencana Perlindungan Kerahasiaan dan Keamanan Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung sistem manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/ profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu Rumah Sakit RS. menetapkan penggunaan SIMRS untuk mengakomodasi dan mempermudah kebutuhan pengumpulan, pengolahan dan pelaporan yang memiliki aturan dalam pengumpulan data dimana pengolah data memiliki hak akses ke dalam SIMRS sesuai dengan tanggung jawabnya.



12



Berikut table pemetaan hak akses pada SIMRS : Modul Patien Managemen



Menu patient enquiry



patien episode



Medical record Order Communication



Order Entry



Statistik Report



Daily Report



Acounts



Material Management



AP AR GL CM CF Inventory Request



Purcash Order



User Group Admission Staff Admission HOS MR Staff MR HOS Admission Staff Admission HOS MR Staff MR HOS MR Staff MR HOS Farmasi Farmasi HOS Lab Lab HOS Radiologi Radiologi HOS Fisioterapi Fisioterapi HOS IGD HOS Perawat Rawat Inap Perawat Poliklinik Perawat HOS HOS Manajemen Direktur HOS Manajemen Direktur AP AR GL CM CF Admission HOS MR HOS Farmasi HOS Lab HOS Radiologi HOS Fisioterapi HOS IGD HOS Perawat HOS Purchasing Departement 13



Inventory Pharmacist Billing Setup Change Password



4.7.



Inventory Departement Farmasi HOS Kasir IT Semua user



Hak dan Kewajiban Akses SMIRS Pengguna SIMRS akan mendapatkan hak guna system untuk mempermudah pendataan. Dengan kemudahan yang ada tidak mengurangi kewajiban yang di tanggung pengguna. Adapun kewajiban pengguna adalah selalu mennjaga kerahasiaan akses yang dimiliki pengguna tersebut. Jika ada kesalahan input, kebocoran data, kelalaian kerja lainnya dengan disengaja ataupun tidak, maka aka nada sanksi yang akan di bebankan oleh pengguna hak akses tersebut. Tingkatan ringan berat nya sanksi akan diputuskan oleh departemen HRD.



14



BAB V KESELAMATAN KERJA Keselamatan kerja adalah segala upaya atau tindakan yang harus di terapkan dalam rangka menghindari kecelakaan yang terjadi akibat kesalahan kerja petugas atau kelalaian atau kesengajaan dengan tujuan : 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Mencegah dan mengurangi kecelakaan akibat kerja. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran. Mencegah dan mengurangi bahaya ledakan. Memberi pertolongan pada kecelakaan. Memberi perlindungan pada pekerja. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja baik fisik atau psikis dan keracunan, infeksi dan penularan. 7. Memelihara kebersihan, kesehatan dan ketertiban.



5.1.1 Keselamatan Kerja Pegawai Dalam Proses Penyelenggaraan • • •



Perlengkapan alat kerja disiapkan dan digunakan sesuai standar yang telah ditentukan. Penerangan dan ventilasi cukup. Perawatan alat dilakukan secara continue.



5.1.2 Alat Pelindung Kerja • •



Tersedia alat pemadam kebakaran yang berfungsi baik. Tersedia alat atau obat P3K.



15



BAB VI PENGENDALIAN MUTU Pengendalian mutu merupakan salah satu fungsi manajemen yang mengusahakan agar pekerja atau kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana, instruksi, pedoman, standar, peraturan dan hasil yang telah ditetapkan sebelumnya agar mencapai tujuan yang diharapkan. Pengendalian di Unit Teknologi Informasi bertujuan agar pelayanan yang diberikan dalam bentuk teknologi dapat berjalan dengan semestinya. Pengendalian mutu yang dilakukan meliputi :



6.1.1 Monitoring kualitas ruang server • • •



Pencatatan Suhu Ruangan Rutin service AC Server Pengecekan Amber server



16



BAB VII PENUTUP Usaha pelayanan kesehatan di Rumah Sakit bertujuan agara tercapai kesembuhan pasien dalam waktu sesingkat mungkin. Untuk itu perlu dilakukan kegiatan pelayanan teknologi informasi yang sejalan dengan kegiatan pelayanan kesehatan lainnya. Penggunaan teknologi informasi dalam sebuah Rumah Sakit sangat penting, untuk menerapkan teknologi informasi haruslah dilihat dari karakteristik organisasi tersebut. Apakah IT mampu meningkatkan efisiensi sebuah Rumah Sakit, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan orangorang yang handal agar teknologi di Rumah Sakit dapat berjalan dengan baik. Pedoman pelayanan teknologi informasi rumah sakit bertujuan untuk memberikan acuan yang jelas dan profesional dalam mengelola dan melaksanakan pelayanan teknologi informasi Rumah Sakit yang tepat dan sesuai kebutuhan bagi pengguna teknologi informasi.



17