Pelaksanaan Dan Penyusunan Progress Report Proyek [PDF]

Citation preview

PELAKSANAAN DAN PENYUSUNAN PROGRESS REPORT PROYEK Makalah Disusun untuk Memenuhi Tugas Presentasi Mata Kuliah ”Manajemen Proyek”



Dosen Pengampu: Ahmad Fauzi, M.Pd Disusun oleh: Vivi Desi Damayanti



(D93217036)



Dwi Novriyanto



(D93217090)



Lisa Norlaili



(D93217104)



PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM JURUSAN PENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA 2019



KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum wr. wb Puji syukur ke hadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua hingga pada saat ini, yang mana melalui hal tersebut makalah ini dapat terselesaikan tepat waktu tanpa halangan yang berarti. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa Islam hadir meliputi dan menerangi kehidupan ini sehingga nikmat ilmu pengetahuan dan syiar Islam dapat kita rasakan saat ini. Makalah ini disusun untuk memberikan penjelasan tentang manajemen proyek khususnya tentang pelaksanaan dan penyusunan progress report yang kami tulis berdasarkan referensi yang telah kami peroleh. Ucapan terima kasih kami haturkan yang kepada para penulis yang buku, jurnal, dan artikelnya sangat berguna sebagai referensi makalah yang telah kami susun. Kami menyadari bahwa makalah yang kami buat jauh dari kata sempurna. Kekurangan dan kesalahan mungkin masih ada. Karena itulah kami akan dengan lapang hati menerima segala bentuk saran dan kritik pembaca perihal kekurangan tersebut. Demikian kami sampaikan terima kasih atas kesediaan para pembaca, semoga makalah ini dapat memberi manfaat. Wassalamu’alaikum wr. wb. Surabaya, 30 September 2019 Penulis



i



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...............................................................................................i DAFTAR ISI............................................................................................................ii BAB I.......................................................................................................................1 PENDAHULUAN...................................................................................................1 A.



Latar Belakang..........................................................................................1



B.



Rumusan Masalah.....................................................................................1



C.



Tujuan........................................................................................................1



BAB II......................................................................................................................2 PEMBAHASAN......................................................................................................2 A.



Pengertian Pelaksanaan Proyek.................................................................2



B.



Klasifikasi Kebutuhan Pelaksanaan Proyek..............................................3



C.



Laporan Kemajuan (Progress Report) Proyek...........................................4



D.



Penggunaan Kurva S dalam Menyusun Laporan Kemajuan (Progress



Report) Proyek.....................................................................................................6 BAB III...................................................................................................................11 PENUTUP..............................................................................................................11 A.



Kesimpulan..............................................................................................11



DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................13



ii



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pelaksanaan proyek atau eksekusi proyek (project execution) pada umumnya dilaksanakan setelah proyek direncanakan secara matang dengan segala



perhitungan



dan pertimbangan



yang ada,



yang



selanjutnya



dilaksanakan dalam suatu action atau tindakan, pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek . Waktu atau jadwal suatu proyek harus dikerjakan dalam kurun waktu dari tanggal yang telah disepakati diawal. Dengan anggaran yang sesuai dengan yang direncanakan dan disepakati diharapkan tidak terjadi overload. Biaya dan waktu merupakan dua hal yang penting dalam pelaksaan proyek selain mutu, sebab biaya yang dikeluarkan ketika pelaksaan proyek sangat berkaitan dengan waktu yang ditempuh dalam pelaksanaan proyek.1 Makalah ini akan membahas beberapa hal yang sangat erat hubungannya dengan pelaksanaan dan penyusunan progress report proyek, mulai dari penjelasan pengertian pelaksanaan proyek, penjelasan mengenai klasifikasi proyek, penjelasan laporan kemajuan (progress report) proyek dan yang terakhir penggunaan kurva S dalam menyusun laporan kemajuan (progress report) proyek.



B. Rumusan Masalah 1. 2. 3. 4.



Bagaimana pengertian pelaksanaan proyek? Apa saja klasifikasi kebutuhan pelaksanaan proyek? Bagaimana laporan kemajuan (progress report) proyek? Bagaimana penggunan kurva S dalam menysun laporan kemajuan (progres report) proyek?



C. Tujuan 1. 2. 3.



Untuk menjelaskan pengertian pelaksanaan proyek. Untuk mengkasifikasikan kebutuhan proyek. Untuk menjelaskan laporan kemajuan (progrest report) proyek.



1



Dewa Ketut Sudarsana, “Pengendalian Biaya dan Jadual Terpadu Pada Proyek Konstruksi”, Jurnal Ilmiah Teknik Sipil Vol.12, No.2 (Juli 2008): 118



1



4.



Untuk praktik penggunan kurva S dalam menyusun laporan kemajuan (progres report) proyek.



2



BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Pelaksanaan Proyek Pelaksanaan adalah melakukan analisis kebutuhan sumber daya dan waktu pelaksanaan yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek, analisis disini akan dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan dan diatur sedemikian rupa sehingga hasil pelaksanaan tidak melebihi biaya dan waktu pelaksanaan yang ditentukan pada saat tender.2 Sedangkan pengertian proyek adalah kegiatan atau usaha yang bertujuan untuk mewujudkan gagasan dalam sebuah bentuk fisik atau sebuah usaha yang dirancang dengan cara terorganisir untuk mencapai tujuan dan manfaat spesifik dalam jangka waktu dan anggaran yang telah ditentukan. Menurut DR. J.B. Sumarlin yang dikutip dalam bukunya menyatakan bahwa proyek adalah unit kegiatan yang direncanakan dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan akan sesuatu barang dan atau jasa yang diinginkan. Ada beberapa ciri-ciri atau karakteristik dalam sebuah proyek, yaitu sebagai berikut : tempotary atau sementara, produk, jasa, atau hasil yang unik, berkembang secara bertahap (start-finish), membutuhkan sumber daya, membuthkan koordinasi tim, memiliki tujuan tertentu, difokuskan pada pelanggan dan harapan pelanggan.3 Pelaksanaan proyek dilaksanakan setelah proyek direncanakan secara matang dengan segala perhitungan dan pertimbangan yang ada, yang kemudian dilaksanakan dalam suatu action atau tindakan, pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek yang tertuang dalam project management plan inilah yang disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek (project execution).4 Jadi pelaksanaan proyek adalah tindakan yang dilakukan berdasarkan apa yang sudah direncanakan dalam project management plan.



2



Dimyati Hamdan dan Nurjaman Kadar, (Manajemen Proyek) Bandung: CV PUSTAKA SETIA, 2016, hal 162 3 Rita Aryani, Urgensi Manajemen Proyek dalam Manajemen Pendidikan, jurnal STAR-Studi and Accounting Resesarch, Vol. XV No. 1, 2018, hal 94-95 4 Heryanto Imam, (Management Proyek Berbasis Teknologi Informasi) Bandung: Penerbit Informatika 2016, hal 60



3



B. Klasifikasi Kebutuhan Pelaksanaan Proyek Dalam klasifikasi kebutuhan pelaksanaan proyek terdapat beberapa klasifikasi, sebagai berikut: 1. Personal alokasi sumber daya Untuk dapat dapat melaksanakan pengorganisasian yang baik terutama dalam hal sumber daya manusia, adapun kebutuhannya sebagai berikut: a. Penarikan Karyawan Penarikan karyawan ini merupakan hal yang sangat perlu diperhatikan, terutama untuk memenuhi kebutuhan kuantitas dan kuantitasnya. b. Motivasi Karyawan Memberikan motivasi kepada karyawan juga sangat perlu diciptakan, agar karyawan dapat melaksanakan sebuah pekerjaan dengan baik tanpa merasa adanya suatu keterpaksaan. c. Pengawasan Karyawan Pengawasan terhadap karyawan tentu saja perlu dilakukan agar apa yang dikerjakan karyawan sesuai seperti apa yang telah direncanakan sebelumnya. d. Kersama yang Erat Kerjasama yang erat juga merupakan hal yang perlu dibina, karena hal ini dapat mempermudah suatu pengawasan. e. Koordinasi Antara Tim Koordinasi antara tim juga sangat perlu, dengan koordinasi dapat ditentukan kapan sebuah tim harus siap dan terlibat dalam suatu kegiatanmembantu tim yang lain. 2. Personal aloksi pengawasan Pengawasan merupakan hal yang harus dilakukan sehingga dapat diketahui apakah yang dihasilkan sesuai dengan standar atau tidak yang telah direncanakan. Berbagai dokumentasi dan mekanisme diperlukan untuk laporan biaya, laporan penggunaan bahan dan sebagainya. 3. Persoalan lain Dalam persoalan lain ini akan dibicarakan bagaimana cara mengetahui kemungkinan terjadi kelebihan dalam biaya pelaksanaan proyek sedini mungkin sehingga dapat terhindar dari revisi anggaran di kemudiannya. Perencanaan anggaran pembiayaan proyek dibuat berdasarkan volume pekerjaan dikalikan dengan tarif standar untuk volume pekerjaan tertentu. Ada kalanya terjadi volume pekerjaan mengalami salah dalam 4



perkiraan, menurut prediksi sedikit, tetapi kenyataan yang terjadi bisa lebih besar. Hal ini kemungkinan saja terjadi kenaikan tarif inflasi sehingga anggaran yang telah diajukan tidak mencukupi. Apabila proyek yang dijalankan mengalami keterlambatan dalam pelaksanaannya maka biayanyapun



akan



meningkat.



Apabila



resiko-resiko



ini



dapat



ditanggulangi maka bukanlah menjadi persoalan. Untuk menghindari resiko-resiko diatas maka harus selalu mengadakan pengecekan rutin yang dapat dilihat dari biaya yang dianggarkan dibagi yang dijadwalkan, dibandingkan dengan biaya yang dianggarkan bagi pekerjaan yang dilakukan untuk satu periode tertentu. Perbedaan yang akan timbul merupakan selisih jadwal. Selanjutnya ada biaya senyatanya yang telah dilaksanakan dan ini dibandingkan dengan biaya yang telah dianggarkan. Perbedaannya merupakan selisih biaya. Jika terpaksa sekali harus segera menyelesaikan proyek pada waktu yang telah ditentukan maka yang harus dilakukan adalah bekerja lembur, menambah orang, mengsubkontrakkan proyek, atau cara yang lain agar suatu tujuan akan tercapai, bila tidak diinginkan berkurangnya bonadifitas atau kepercayaan perusahaan.5 C. Laporan Kemajuan (Progress Report) Proyek Laporan kemajuan ini digunakan untuk memberikan update mengenai status proyek yang belum terselesaikan. Laporan ini umumnya digunakan pada proyek dengan pnyelesaian jangka panjang. Beberapa proyek yang memiliki progress report seperti: proyek konstruksi, proyek perbaikan utama, pendanaan proyek-proyek atau proyek pengujian.6 Dalam hakikat laporan kemajuan proyek untuk menentukan kemajuan atau status proyek, ada beberapa tindakan yang dapat ditempuh, seperti: 1. Kuantitas satuan kerja yang terdapat di lokasi bisa diteliti secara fisik serta dapat dibandingkan dengan yang dipaparkan dalam gambar. 2. Waktu yang berlangsung dapat dibandingkan dengan lamanya waktu proyek yang telah diperkirakan. 3. Anggaran atau dana yang dikeluarkan dapat dibandingkan dengan anggaran yang telah diperkirakan. 5



Sukanto Reksohadiprodjo, ”Manajemen Proyek Edisi 4”, (Yogyakarta: BPFE, 1997) 120-131 Muhammmad Dimyati, “Makalah Laporan part 1”, Politeknik Negeri Banjarmasin, diakses pada 20 September 2019, https://www.academia.edu/9644631/makalah_laporan_part_1 6



5



Barrie berpendapat, bahwa “Laporan Kemajuan Bulanan” yang lengkap dapat menunjukkan informasi yang esensial atau mendasar. Rangkuman status proyek merupakan uraian singkat yang berkaitan dengan status proyek sehingga didalamnya memuat penjelasan status dari tiap tahap utama, menyajikan informasi kuantitatif, seperti persentase progres yang telah diselesaikan secara fisik dibandingkan penyelesaian yang direncanakan, serta meramalkan biaya terhadap anggarannya. a. Status Pengadaan Pada bagian ini berisi tentang kontrak yang telah disepakati selama periode itu, kontrakyang sedang dikeluarkan dalam rangka penawaran dan informasi penting lainnya. b. Status konstruksi Pada status ini berisi uraian dari laporan kemajuan pekerjaan yang telah diselesaikan dalam periode itu, pekerjaan penting yang harus diselesaikan dalam periode yang akan datang, dan pembahasan mengenai masalah beserta solusinya. c. Status rencana Pada status ini berisi mengenai ringkasan rencana pengendalian menurut kontrak dan menurut fasilitas, yang memperlihatkan kemajuan yang terjadi dibandingkan dengan rencana memulai dini dan memulai lambat. Jika pada kontrak dan fasilitas ternyata terjadi keterlambatan atau pergesaran dari rencana, maka harus dipaparkan penjelasan mengenai keterlambatan yang terjadi dan apa solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Dalam rangkuman laporan biaya menyajikan catatan biaya yang sebenarnya, biaya yang telah dianggarkan serta biaya untuk penyelesaian yang diperkirakan. Dalam laporan ini harus terdapat perbandingan dari biaya penyelesaian sebenarnya dengan anggaran proyek, selanjutnya mengidentifikasi dan menjelaskan perubahan dari laporan terdahulu. Selain itu, dalam laporan juga dicantumkan biaya yang tidak terduga sebelumnya sehingga perkiraan menyeluruh dari biaya-biaya hingga penyelesaian sebenarnya dapat ditransparansi.7 7



Hamdan Dimyati dan Kadar Nurjaman, Manajemen Proyek, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016) 242-244



6



D. Penggunaan Kurva S dalam Menyusun Laporan Kemajuan (Progress Report) Proyek Kurva S yaitu gambaran yang menjelaskan mengenai seluruh jenis pekerjaan, volume pekerjaan dalam satuan waktu dan ordinatnya menggunakan jumlah presentase (%) kegiatan pada garis waktu.8 Barrie mengungkapkan, bahwa bentuk kurva S berasal dari perpaduan kemajuan tiap satuan waktu untuk menghasilkan kemajuan komulatif yang digunakan dalam pemantauan pekerjaan. Ukuran kemajuan ini difokuskan pada prestasi kerja dan biaya. Dimana sumbu X menunjukkan skala waktu, dan sumbu Y menunjukkan skala biaya atau prestasi kerja. Pada proyek umumnya, pada awal kemajuan bergerak lambat, lalu dalam kurun waktu yang lebih lama diikuti kegiatan yang bergerak cepat, selanjutnya kemajuan menurun lagi dan berhenti pada titik akhir. Dengan demikian kemajuan sering tergambar layaknya huruf S.9 Kurva S ini banyak digunakan dalam laporan bulanan dan laporan kepada pimpinan proyek, karena grafik ini mampu menjelaskan kemajuan proyek dalam bentuk yang mudah dipahami. 10 Selain bermanfaat sebagai alat indikator dan monitoring schedule pelaksanaan proyek, kurva S juga memiliki beberapa manfaat ketika diaplikasikan pada proyek, diantaranya: a. Alat untuk pembuatan EVM (Earned Value Mehod) b. Alat untuk pembuatan prediksi atau forecast penyelesaian proyek c. Alat untuk mereview dan membuat program kerja pelaksaan proyek d. e. f. g.



dalam satuan waktu bulanan maupun mingguan Dasar menghitung eskalasi proyek Alat bantu perhitungan cash flow Untuk melihat perkembangan program kecepatan Sebagai dasar evaluasi kebijakan manajerial makro Banyak pelaku proyek yang berpersepsi jika kurva S hasilnya juga harus



berbentuk S, namun pada kenyataan hasil proyek kurva S tidak selalu berbentuk huruf S sempurna dan tidak perlu memaksakan bentuk kurva menyerupai S, sebab bentuk S pada kurva ini merupakan pendekatan.



8



Yunita A. Messa., Lazry H. P. Lona., dan Dantje A.T. Sina, “Pengendalian Waktu dan Biaya Pekerjaan Konstruksi sebagai Dampak dari Perubahan Desain,” Jurnal Teknik Sipil Vol.II, no.2 (September 2013): 123 9 Hamdan Dimyati dan Kadar Nurjaman, Manajemen Proyek,.. 244 10 Dewa Ketut Sudarsana, “Pengendalian Biaya dan Jadual Terpadu Pada Proyek Konstruksi”, ..119



7



Berikut langkah menggambar kurva S, yaitu:11 1. Menentukan kegiatan dalam proyek 2. Menentukan jadwal dari masing-masing kegiatan proyek 3. Menghitung bobot (presentase) dari masing-masing kegiatan, dengan cara membagi harga tiap kegiatan dengan biaya total kegiatan 4. Menghitung bobot persatuan waktu, dengan cara membagi bobot tiap pekerjaan dengan durasi waktu masing-masing kegiatan 5. Menjumlahkan bobot kegiatan secara komulatif pada setiap satuan waktu, dari waktu permulaan proyek hingga waktu penyelesaian proyek 6. Menuliskan nilai hasil penjumlahan tersebut pada bagian bawah diagram 7. Plot (menandai) titik-titik pada diagram sesuai dengan nilai hasil penjumlahan pada masing-masing waktu 8. Menghubungkan titik-titik yang telah diplot, setelah itu diperolehlah kurva S Berikut contoh pembuatan kurva S dengan proyek pekerjaan pondasi. Langkah pertama yaitu memperkirakan waktu pelaksanaan pada masingmasing pekerjaan.12 Kegiatan



Waktu



Harga @



Pekerjaan persiapan



6 hari



Rp.100.000,-



Pekerjaan galian



2 hari



Rp.150.000,-



Pekerjaan lantai kerja



2 hari



Rp.200.000,-



11



Jurnal Tugas akhir Mahasiswa UNY, “Evaluasi Akselerasi Pelaksanaan Pembangunan Proyek Bedasarkan Time Schedule Kurva S Pada Gedung Laboratorium dan Penghubung FMIPA Universitas Negeri Yogyakarta”, Juni 2012 12 Ahadi, “Cara Membuat Kurva S”, diakses pada 25 September 2019. www.ilmusipil.com/caramembuat-kurva-s



8



Pekerjaan pasir urug



1 hari



Rp.150.000,,-



batu 3 hari



Rp.400.000,-



kali Pekerjaan urug kembali



1 hari



Rp.100.000,-



Total



15 hari



Rp.1.100.000,-



Pekerjaan



pasangan



Rumus= X 100%



Misalkan: Bobot pekerjaan persiapan =



X 100% = 9,09



begitu juga item pekerjaan yang lain, dihitung bobotnya satu persatu. Langkah selanjutnya, membagi bobot pekerjaan dengan durasi waktu pelaksaan, kemudian ditulis pada kolom hari pelaksanaan. Misalkan: Bobot persatuan waktu =



=



= 1,52



begitu juga item pekerjaan yang lain, dihitung satu persatu. Berikut sajian kurva S sesuai dengan data diatas. Kurva S proyek pekerjaan pondasi



9



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan 1. Pelaksanaan proyek adalah melakukan kegiatan atau usaha yang bertujuan untuk mewujudkan gagasan dalam sebuah bentuk fisik atau sebuah usaha yang dirancang dengan cara terorganisir untuk mencapai tujuan dan manfaat spesifik dalam jangka waktu dan anggaran yang telah ditentukan 2. Dalam klasifikasi kebutuhan pelaksanaan proyek terdapat beberapa klasifikasi, sebagai berikut: a. Personal alokasi sumber daya b. Personal alokasi pengawasan c. Persoalan lain 3. Dalam laporan kemajuan proyek untuk menentukan kemajuan atau status proyek, ada beberapa tindakan yang dapat ditempuh, seperti: a. Kuantitas satuan kerja yang terdapat di lokasi bisa diteliti secara fisik serta dapat dibandingkan dengan yang dipaparkan dalam gambar. b. Waktu yang berlangsung dapat dibandingkan dengan lamanya waktu proyek yang telah diperkirakan. c. Anggaran atau dana yang dikeluarkan dapat dibandingkan dengan anggaran yang telah diperkirakan. 4. Kurva S ini banyak digunakan dalam laporan bulanan dan laporan kepada pimpinan proyek, karena grafik ini mampu menjelaskan



10



kemajuan proyek dalam bentuk yang mudah dipahami.13 Selain bermanfaat sebagai alat indikator dan monitoring schedule pelaksanaan proyek, kurva S juga memiliki beberapa manfaat ketika diaplikasikan pada proyek, diantaranya: a. Alat untuk pembuatan EVM (Earned Value Mehod) b. Alat untuk pembuatan prediksi atau forecast penyelesaian proyek c. Alat untuk mereview dan membuat program kerja pelaksaan d. e. f. g.



proyek dalam satuan waktu bulanan maupun mingguan Dasar menghitung eskalasi proyek Alat bantu perhitungan cash flow Untuk melihat perkembangan program kecepatan Sebagai dasar evaluasi kebijakan manajerial makro



13



Dewa Ketut Sudarsana, “Pengendalian Biaya dan Jadual Terpadu Pada Proyek Konstruksi”, Jurnal Ilmiah Teknik Sipil Vol.12, No.2 (Juli 2008): 119



11



DAFTAR PUSTAKA Ahadi, “Cara Membuat Kurva S”, diakses pada 25 September 2019. www.ilmusipil.com/cara-membuat-kurva-s Dewa Ketut Sudarsana, Pengendalian Biaya dan Jadual Terpadu Pada Proyek Konstruksi, Jurnal Ilmiah Teknik Sipil Vol.12, No.2, Juli 2008 Dimyati Hamdan dan Nurjaman Kadar, Manajemen Proyek Bandung: CV PUSTAKA SETIA, 2016 Heryanto Imam, Management Proyek Berbasis Teknologi Informasi Bandung: Penerbit Informatika 2016 Jurnal Tugas akhir Mahasiswa UNY, “Evaluasi Akselerasi Pelaksanaan Pembangunan Proyek Bedasarkan Time Schedule Kurva S Pada Gedung Laboratorium dan Penghubung FMIPA Universitas Negeri Yogyakarta”, Juni 2012 Muhammmad Dimyati, Makalah Laporan part 1, Politeknik Negeri Banjarmasin, diakses



pada



20



September



2019,



https://www.academia.edu/9644631/makalah_laporan_part_1 Rita Aryani, Urgensi Manajemen Proyek dalam Manajemen Pendidikan, jurnal STAR-Studi and Accounting Resesarch, Vol. XV No. 1, 2018 Sukanto Reksohadiprodjo, Manajemen Proyek Edisi 4, Yogyakarta: BPFE, 1997 Yunita A. Messa., Lazry H. P. Lona., dan Dantje A.T. Sina, Pengendalian Waktu dan Biaya Pekerjaan Konstruksi sebagai Dampak dari Perubahan Desain, Jurnal Teknik Sipil Vol.II, no.2 September 2013.



12