Penerimaan, Penyaluran, Sarana Prasarana [PDF]

Citation preview

MAKALAH MENERAPKAN PENERIMAAN, PENYALURAN DAN PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR “Disusun dalam rangka memenuhi salah satu tugas kelompok pada mata pelajaran Sarana dan Prasarana dengan guru pembimbing Lia Rostini”



Disusun Oleh: (Kelompok 3)      



Darma Arip Mahendra Melshanda Nasywa Aulia Nurul Insan F Rukmini Syalwa Ayu Putri H



Kelas : XII OTKP 3



OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN SMK BINA WISATA LEMBANG 2021



KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan inayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Makalah sarana dan prasarana yang berjudul Menerapkan penerimaan, penyaluran dan penyimpanan sarana dan prasarana kantor Terima kasih saya ucapkan kepada ibu lia rostini yang telah membantu kami baik secara moral maupun materi. Terima kasih juga saya ucapkan kepada teman-teman seperjuangan yang telah mendukung kami sehingga kami bisa menyelesaikan tugas ini tepat waktu. Kami menyadari, bahwa makalah sarana dan prasarana yang kami buat ini masih jauh dari kata sempurna baik segi penyusunan, bahasa, maupun penulisannya. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pembaca guna menjadi acuan agar penulis bisa menjadi lebih baik lagi di masa mendatang. Semoga makalah sarana dan prasarana ini bisa menambah wawasan para pembaca dan bisa bermanfaat untuk perkembangan dan peningkatan ilmu pengetahuan.



i



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...............................................................................................................i DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................1 A. Latar Belakang..............................................................................................................1 B. Rumusan Masalah.........................................................................................................1 C. Tujuan............................................................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................................2 A. PENERIMAAN SARANA DAN PRASARANA........................................................3 1. Pengertian Penerimaan...........................................................................................3 2. Dokumen Penerimaan Barang...............................................................................3 3. Aktivitas Penerimaan Barang................................................................................3 4. Tahapan Penerimaan Barang.................................................................................4 5. Ancaman Penerimaan Barang...............................................................................5 B. PENYALURAN SARANA DAN PRASARANA........................................................5 1. Asas-asas penyaluran atau distribusi....................................................................5 2. Jenis-Jenis Moda Transportasi..............................................................................6 3. Penyusunan Alokasi................................................................................................7 4. Pengiriman Barang..................................................................................................7 5. Penyerahan Barang.................................................................................................9 6. Pembuatan Dokumen Distribusi............................................................................9 C. PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA...................................................10 1. Tujuan Penyimpanan Sarana Dan Prasarana Kantor......................................11 2. Hal-hal Yang Menyangkut Penyimpana Sarana Dan Prasarana.....................11 3. Cara Penyimpanan Sarana Dan Prasarana........................................................11 BAB III PENUTUP................................................................................................................13 A. Kesimpulan..................................................................................................................13 B. Saran.............................................................................................................................13



ii



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Makalah ini akan membahas mengenai penerimaan, penyaluran dan penyimpanan sarana dan prasarana. Pada kegiatan proses pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan oleh pihak penyedia sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyedia. Namun kita sebagai pengguna juga memiliki tanggung jawab dalam kegiatan pengawasan baik secara langsung masupun tidak langsung. Salah satu pengawasan yang dilakukan yaitu pada saat kegiatan penerimaan barang / jasa yang dihasilkan. Penerimaan barang dilakukan secara tim atau kelompok oleh orang-orang yang memiliki keahlian dibidang pekerjaan yang dilaksanakan oleh penyedia. Kegiatan penerimaan barang dilingkungan organisasi Polri lebih dikenal dengan kegiatan penerimaan, penyimpanan, penyaluran dan pendistribusian yang dilakukan harus didukung dengan fasilitas pergudangan. Kegiatan penerimaan dan penyaluran barang, penyimpanan barang serta pendistribusian barang merupakan hal yang sangat mutlak untuk diketahui, dipahami dan terampil dilakukan oleh peserta didik dalam pelaksanaan tugas disatuan kerjanya. Dengan demikian sangat diharapkan kompetensi teknis dapat dimiliki dengan baik bagi personel yang bertugas dilingkuan sarpras.



B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang penelitian tentang penerimaan, penyaluran dan penyimpanan sarana dan prasarana di atas maka bisa dirumuskan beberapa masalah berikut ini: 1.



Apa itu penerimaan?



2.



Apa pengertian penyaluran sarana dan prasarana?



3.



Apa faktor-faktor penyimpanan sarana dan prasarana



1



C. Tujuan 1. Untuk mengetahui pengertian penerimaan 2. Untuk mengetahui penyaluran sarana dan prasarana 3. Untuk mengetahui faktor-faktor penyimpanan sarana dan prasarana



2



BAB II PEMBAHASAN A. PENERIMAAN SARANA DAN PRASARANA 1.



Pengertian Penerimaan Penerimaan Barang merupakan awal dari arus bergeraknya barang di gudang baik masuk maupun keluar. Penerimaan barang dari pemasok atau penyedia barang memang terlihat mudah akan tetapi apabila tidak memiliki sistem yang mengatur hal tersebut maka dapat dipastikan akan menggangu produktifitas alur barang. Hal ini akan mengakibatkan terjadinya kerusakan atau kesalahan barang yang terdapat di dalam gudang. Oleh karena itu, penrimaan barang harus dilakukan secara cermat karena merupakan tanggung jawab dari penyedia pada pengguna melalui jasa transportasi. Pengertiaan penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.



2.



Dokumen Penerimaan Barang Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Berikut hal-hal penting dalam penerimaan barang. a.



Bukti pesanan barang dari gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat).



b.



Bukti tanda barang diterima (untuk penagihan).



c.



Cek bukti pemesanan dengan fisik barang.



d.



Cek expired date dan kondisi barang.



e.



Memasukan barang ke penyimpanan. Bukti tanda terima barang serta faktur akan berhubungan dengan penagihan



uang. Bukti tanda terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih kepemesanan barang. Pentingnya untuk membuat bukti tanda terima barang asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.



3



3.



Aktivitas Penerimaan Barang Terdapat tiga hal yang tidak dipisahkan satu dengan yang lainnya, yaitu: a. Fisik yang diterima Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba/dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran. 1) Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan. 2) Tanggal kedaluwarsa barang, nomor batch. 3) Kuantitas barang versus dokumen. b. Dokumentasi Dokumen pemesanan merupakan dokumen yang mendasari jumlah barang yang harus diterima, jenis barangnya, dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan. 1) Dokumen Pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokkan dengan barang yang dikirimkan. 2) Dokumen pemesanan Barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barang apa, dan untuk memastikan bahwa barang ayng diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan. 3) Dokumen minimal yang diperlukan dalam dokumen pengiriman, yaitu DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), packing list, atau surat jalan. c. Cara penanganan barang Adapun persyaratan penanganan, yaitu kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tersebut diterima, apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur



khusus



atau



perlu



dilakukan



penanganan



khusus



dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya, atau masalah lainnya. Beberapa cara penanganan barang yang baik meliputi:



4.



1)



Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya.



2)



Gunakan peralatan yang sesuai.



3)



Pahami aturan keselamatannya.



Tahapan Penerimaan Barang Adapun tahap penerimaan barang, yaitu: a.



Masuk gudang. 4



5.



b.



Parkir atau antre.



c.



Bongar muat di loading dock.



d.



Penyusunan barang bongkaran.



e.



Pengecekan barang versus dokumen.



f.



Pemasukan data ke dalam sistem.



g.



Legitimasi dokumen.



h.



Keluar gudang.



Ancaman Penerimaan Barang Berikut ancaman yang berhubungan dengan penerimaan barang. a.



Penerimaan barang yang tidak dipesan.



b.



Kesalahan dalam perhitungan barang yang diterima.



c.



Pencurian barang.



B. PENYALURAN SARANA DAN PRASARANA Penyaluran barang merupakan kegiatan pengelolaan logistik atau proses barang atau jasa yang berkaitan dengan pembagian dan penyampaian kepada unit organisasi. Distribusi adalah proses penyaluran barang dari penyimpanan sementara kemudian direalisasikan kepengguna barang di bagian-bagian yang memanfaatkan sarana dan prasarana kantor. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepaada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya terdapat tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu ketepatan barang yang disampaikan baik jumlah maupun jenisnya, ketetapan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang disalurkan. 1.



Asas-asas penyaluran atau distribusi Untuk menanggulangi kesalahan dalam melakukan kegiatan pendistribusian logistik, terdapat asas-asas yang perlu diperhatikan : a.



Asas Keahlian.



b.



Asas Kreativitas.



c.



Asas Ketelitian.



d.



Asas Ketertiban dan Kedisiplinan.



5



2.



e.



Asas Kualitas Pelayanan.



f.



Asas Kesempurnaan Watak.



g.



Asas Efektivitas.



h.



Asas Efesiensi.



Jenis-Jenis Moda Transportasi Moda transportasi merupakan istilah yang digunakan untuk menyatakan alat angkut yang digunakan untuk berpindah tempat dari satu tempat ke tempat lain. Sistem Transportasi Nasional (Sistranas) adalah tatanan transportasi yang terorganisasi secara kesisteman terdiri dari transportasi jalan, transportasi kereta api, transportasi sungai, danau, dan penyebrangan, transportasi laut serta transporrtasi pipa yang masing-masing terdiri dari sarana prasarana, kecuali pipa, yang saling berintaksi dengan dukungan perangkat lunak dan perangkat pikir membentuk suatu sistem pelayanan jasa transportasi yang efektif dan efisien, berfungsi melayani perpindahan orang dan/atau barang, terus berkembang secara dinamis. a.



Moda Darat 1. Jalan Merupakan moda yang sangat kental dalam kehidupan sehari-hari untuk memenuhi kebutuhan transportasi. 2. Kereta Api Merupakan moda yang digunakan pada koridor dengan jumlah permintaan yang tinggi, dimana angkut kereta api yang berjalan diatas rel. 3. Angkutan Pipa Merupakan moda umum yang digunakan untuk bahan berbentuk cair ataupun gas, pipa digelar diatas tanah, ditanam dalam kedalamaam tertentu ditanah ataupun digelar melalui dasar laut. 4. Angkutan Gantung Merupakan moda yang biasa dipakai untuk keperluan khusus. Misalnya wisata bukan untuk keperluan sehari-hari.



6



b.



Moda Laut Pelayaran merupakan moda angkutan yang paling efektif untuk angkutan barang jarak jauh barang dalam jumlah yang besar. Pelayaran dapat berupa pelayaran pantai, pelayaran antar pulau, pelayaran samudra ataupun pelayaran pedalaman melalui sungai atau pelayran di danau. Didalam pelayaran biaya terminal dan perawatan alur merupakan komponen biaya paling tinggi sedangkan biaya pelayarannya rendah.



c.



Moda Udara Moda transportasi udara mempunyai karakteristik kecepatan yang tinggi dan dapat melakukan penetrasi sampain keseluruh wilayah yang bisa dijangkau oleh moda transportasi lain. Kegiatan transportasi udara terdiri atas angkutan udara niaga yaitu angkutan udara untuk umum dengan menarik bayaran, dan angkutan udara bukan niaga yaitu kegiatan angkutan udara untuk memenuhi kebutuhan sendiri dan kegiatan pokonya bukan dibidang angkutan udara.



3.



Penyusunan Alokasi Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakaiannya masingmasing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan intruksional. Dalam penyusunan alokasi bareng tersebut perlu memerhatikan beberapa hal, sebagai berikut.



4.



a.



Penerimaan barang;



b.



Waktu penyerahan barang;



c.



Jenis barang;



d.



Jumlah barang; dan



e.



Kegunaan/keperluan barang.



Pengiriman Barang a.



Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman barang 1)



Cara pengiriman;



2)



Pengemasan; 7



b.



3)



Pemutaan;



4)



Pengangkutan; dan



5)



Pembongkaran.



Alur proses pengiriman barang Adapun alur proses pengiriman barang, sebagai berikut: 1) Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang. 2) Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan permintaan. 3) Lembar 1 bersambung ke bagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang. 4) Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan. 5) Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nomor.



c.



Prosedur dalam penyiapan dokumen pengiriman barang 1) Bagian gudang menerima tembusan order, kemudian diarsipkan berdasarkan urut nomor. Selanjutnya, bagian gudang ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan barangnya digudang. 2) Bagian gudang akan menghitung barang dan akan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang, dan kuantitas yang ditunjukkan pada slip pengepakan yang telah diterima sebelumnya. 3) Petugas pengiriman akan menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan terminla online. 4) Setelah komputer menerima input data pengiriman, baru menjalankan program edit



data dan pencetakan dokumen pengiriman dengan



menggunakan file induk pesediaan dan file pengiriman. Dokumen ini mengidentifikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan dan berbagai instruksi pengiriman serta menunjukkan pada siapa (pemasok atau pelanggan) yang harus membayar biaya pengiriman. 5) Departemen pengiriman setelah menerima surat muat, maka bagian pengiriman akan mendistribusikan dokumen sebagai berikut. 8



a) Lembar pertama diteruskan ke bagian penagihan untuk memberitahu bagian penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan. b) Lembar kedua diserahkan ke perusahaan pengiriman. c) Lembar ketiga beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli. d) Lembar keempat bersama dengan tiket pengambilan barang, disiapkan nomor urut untuk memantau pengiriman barang. 5.



Penyerahan Barang Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam penyerahan barang, antara lain: a.



Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman, dan sebagainya.



b.



Barang yang telah diterima diinventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya diperiksa berdasarkan daftar yang ada dalam surat pengantar.



c.



Tidak semua personel bisa menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu diatur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban.



6.



Pembuatan Dokumen Distribusi Dokumen pemesanan yaitu barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan. Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan. Dokumen yang diperlukan dalam pengiriman, yaitu DN (delivery note), DO (delivery order), Packing list, atau surat jalan. Akan lebih baik jika dokumen pemesanan (POPurchase Order) dilampirkan juga.



9



Berikut merupakan contoh dokumen penerimaan sarana kantor : PENERIMAAN BARANG NOMOR :........................................ Pada hari ini ...... Tanggal ..... Bulan ...... Tahun ...... kami yang bertanda tangan di bawah ini : Nama



: .....................................................



Jabatan



: .....................................................



Berdasarkan Surat Keputusan Bupati Ende Tanggal ..... Bulan ....... Tahun ...... telah menerima barang yang telah disediakan oleh penyedia barang .......... sesuai dengan Berita Acara Pemeriksaan Tanggal ..... Bulan ...... Tahun ........, sebagaimana daftar terlampir. Daftar barang yang diterima sebagai berikut : 1. ................................................................. 2. ................................................................. 3. ................................................................. 4. ................................................................. 5. dst Demikian Berita Acara Peneriman Barang ini dibuat dalam rangkap ........ ( ...... ) untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Ende, ........................................ Yang Menyerahkan,



Yang Menerima,



Penyedia Barang



Penyimpan Barang



( ............................. )



( ............................. )



NIP .........................



NIP .........................



C. PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA Penyimpanan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dar pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan. Penyimpanan barang yaitu menempatkan barang untuk kemudian disimpan atau dipersiapkan



10



untuk proses seanjutnya. Penyimpanan barang ini dilakukan sesuai karakteristik barang.



1.



2.



Tujuan Penyimpanan Sarana Dan Prasarana Kantor a.



Agar barang tidak cepat rusak.



b.



Agar tidak terjadi kehilangan barang.



c.



Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan ketika dibutuhkan.



d.



Memudahkan dalam pengawasan.



e.



Memudahkan dalam menganalisis barang.



Hal-hal Yang Menyangkut Penyimpana Sarana Dan Prasarana Berikut hal-hal yang menyangkut penyimpanan sarana dan prasarana. a.



Klasifikasi Adanya klasifikasi yang jelas bagi setiap peralatan dan barang seperti seperti yang sifatnya habis sekali pakai, kode barang harus diketahui oleh pihak yang berwenang apabila barang keluar.



b.



Tempat penyimpanan Terjaminnya keamanan sarana dan prasarana yang disimpan, dalam arti tidak mudah dijangkau oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan, baik dalam maupun luar organisasi.



c.



Penyimpanan alat/barang Terlindung dari kerusakan yang disebabkan kelembapan udara, kebakaran maupun kebocoran atap penyimpanan. Tersedianya pengatur suhu dan alat pemadam api.



d.



Tata cara penyimpanan Memudahkan pengambilan apabila sudah waktunya digunakan. Dengan adanya klasifikasi yang jelas, maka tempat penyimpanannya juga jelas dan mempermudah.



e.



Sistem pengendalian stok yang andal Adanya sistem pengendalian stok yang andal agar barang/alat yang diperlukan selalu tersedia ditempat penyimpanan dan digunakan sewaktuwaktu.



3.



Cara Penyimpanan Sarana Dan Prasarana Adapun cara penyimpanan sarana dan prasarana kantor, sebagai berikut. 11



a. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek, dan satuan barang). b. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih. c. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi. d. Barang yang disimpan di tempat memadai. e. Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditetapkan agar mudah dicari. f. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air. g. Barang disimpan diruangan yang dapat dikunci. h. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan. i. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaaiknya diletakkan di bagian terdepan agar mudah dikeluarkan.



12



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Penyaluran barang merupakan kegiatan pengelolaan logistik atau proses barang atau jasa yang berkaitan dengan pembagian dan penyampaian kepada unit organisasi. Distribusi adalah proses penyaluran barang dari penyimpanan sementara kemudian direalisasikan kepengguna barang di bagian-bagian yang memanfaatkan sarana dan prasarana kantor. Moda transportasi merupakan istilah yang digunakan untuk menyatakan alat angkut yang digunakan untuk berpindah tempat dari satu tempat ke tempat lain. Penyimpanan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dar pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan. Penyimpanan barang yaitu menempatkan barang untuk kemudian disimpan atau dipersiapkan untuk proses selanjutnya. B. Saran Saran yang bisa diberikan adalah perlu belajar dan memahami apa isi dari pengertian penerimaan, penyaluran dan faktor – faktor apa saja yang terkandung didalamnya.



13