Makalah Penerimaan, Penyimpanan, Penyaluran Sarpras [PDF]

Citation preview

DAFTAR ISI Kata Pengantar ...................................................................................................ii Daftar Isi ............................................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah ...........................................................................1 1.3 Tujuan ..............................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana ..........................................................................................................3 2.2 Asas – asas dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana ..........................................................................................................5 2.3 Moda Transportasi............................................................................8 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ....................................................................................11 3.2 Saran ..............................................................................................11



ii



BAB I PENDAHULUAN



1.1..................................................................................................... Latar Belakang Penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran sarana dan prasaran adalah kegiatan atau proses yang terkait dengan barang produksi yang akan dikemas atau ditindak lanjuti agar terproses dengan baik dan lancar. Penerimaan adalah proses menerima sesuatu baik



barang



ataupun



jasa



yang



didapat.



Penyimpanan



adalah



proses



menyembunyikan atau menempatkan barang pada tempat tertentu dengan baik dan aman. Penyaluran adalah proses menyalurkan atau mengantarkan barang untuk keperluan kegiatan tertentu. Proses ini untuk kegiatan sarana dan prasarana adalah untuk keperluan kegaiatan yang ada di kantor agar terkoordinasi dan memperlancar segala kegiatan di kantor. Melalui berbagai cara dan metode dalam kegiatan ini untuk menghasilkan keuntungan yang maksimal bagi setiap perusahaan. 1.2.



Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah dari materi Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana diantaranya, yaitu : 1. Apa pengertian Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana? 2. Bagaimana proses Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana? 3. Apa saja asas – asas penyaluran atau distribusi? 4. Apa saja jenis – jenis moda transportasi?



1



1.1.



Tujuan Adapun tujuan Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana diantaranya, yaitu : 1. Untuk memahami makna Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana. 2. Untuk mengetahui proses Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana. 3. Untuk memahami asas – asas penyaluran atau distribusi. 4. Untuk mengetahui jenis – jenis moda transportasi.



2



BAB II PEMBAHASAN



.1.



Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana. A. Penerimaan Sarana dan Prasarana Penerimaan sarana dan prasarana kantor dapat diartikan sebagai sebuah kegiatan menerima fisik barang dari pabrik/distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Dokumentasi pemesanan merupakan cara untuk memastikan bahwa sarana dan prasarana kantor yang diterima sudah sesuai dengan dokumen yang dibuat, yaitu perihal berapa barang kantor yang harus diterima, jenis barang, dan untuk memastikan bahwa barang kantor yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan. Ada beberapa proses dalam peneriman sarana dan prasarana diantaranya, yaitu : 1. Satuan kerja peneriman barang membentuk panitia penerimaan atau pemeriksa barang. Anggota panitia minimal berjumlah 3 orang. 2. Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan barang. 3. Berdasarkan hasil pemeriksaaan, panitia membuat berita acara pemeriksaan. 4. Apabila volume dan jumlah barang dapat diterima banyak dan tidak dapat ditulis dalam lembaran berita acara dapat dituliskan di lembaran – lembaran sebagai tambahan lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi. B. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah aktivitas menempatkan barang yang belum diorder atau dipersiapkan untuk diproses selanjutnya. Penyimpanan sarana dan prasarana perkantoran dilakukan sesuai dengan karakteristik barang. 3



Barang tersebut dapat berupa alat tulis kantor (ATK), mesin kantor, dan perabot kantor. Adapun tata cara penyimpanan sarana dan prasarana kantor diantaranya, sebagai berikut. 1. Barang disimpan di tempat yang memadai. 2. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek, dan satuan barang) 3. Barang disimpan dalam keadaan bersih 4. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi. 5. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan. 6. Barang yang dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian paling depan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan dibagian lebih dalam. 7. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari. 8. Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air. 9. Barang disimpan di ruangan uang dapat dikunci. C. Penyaluran Sarana dan Prasarana Penyaluran sarana dan prasarana kantor adalah sebuah aktivitas yang mencakup pemindahan barang dari tanggung jawab dari instansi atau pemegang yang satu kepada yang lain dalam suatu perkantoran. Dalam lingkungan perkantoran yang sempit, penyaluran sarana dan prasarana dapat berwujud penyaluran/kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai kebutuhan karyawan atau staf bagian dalam instansi tersebut untuk keprluan kegiatan perkantoran. Langkah – langkah penyaluran atau pendistribusian saran dan prasarana, sebagai berikut. 1. Penyusunan Alokasi a. Jenis barang 4



b. Jumlah barang c. Kegunaan atau keperluaan barang d. Penerimaan barang e. Waktu penyerahan barang 2. Pengiriman Barang a. Bentuk pengemasannya b. Mutu dan kualitas sarana dan prasarana c. Cara pengiriman d. Pengangkatan e. Pembongkaran 3. Penyerahan Barang Beberapa hal yang sangat penting yaitu mengisi daftar penyerahan barang, serta membuat surat pengantar, tanda terima, dan biaya pengiriman. Barang yang telah diterima akan diinvestarisasikan oleh panitia pengadaan. a. Ambil sarana dan prasarana yang dibutuhkan sesuai catatan. b. Bawa ke bagian ruangan dan ke pegawai yang membutuhkan. c. Serahkan pada pegawai yang membutuhkan sarana dan prasarana kantor.



.2.



Asas – asas dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana Ada beberapa asas pendistribusian sarana dan prasarana yang harus diperhatikan, yaitu : A. Asas Ketepatan Asas ketepatan meliputi : 1. Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan. Asas ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampai erat kaitannya dengan penyaluran logistik. Penyaluran ini harus sesuai dengan jenis dan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Barang yang dipesan, jangan sampai nanti setelah diterima pihak pemesan berbeda antara jenis dan spesifikasinya.



5



Asas ini menjadi asas yang sangat penting karena secara fungsional, asas ini bertujuan untuk mencapai batas “optimal”, baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu, asas ini juga memperhatikan aspek efesiensi baik dari segi waktu, tenaga maupun finansial. Apabila terjadi kesalahan pada asas ini, maka akibatnya bisa sangat fatal terhadap aktivitas kerja organisasi. 2. Ketepatan nilai logistic yang disampaikan. Dalam asas ketepatan nilai logistik yang disampaikan, hal yang perlu diperhatikan adalah barang yang dikirim tidak kurang maupun tidak lebih dari nilai yang telah ditetapkan semula. Asas ini erat kaitannya dengan pertimbangan terkait pelaksanaan program efisiensi unit kerja. Oleh karena itu, apabila kita lalai dalam memenuhi asas ini, nantinya proses aktivitas organisasi dapat terganggu. 3. Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan. Asas ketepatan jumlah logistik yang disampaikan dalam penyaluran logistik sangat perlu memperhatikan ketelitian jumlah barang yang dikirimkan. Alangkah baiknya apabila barang yang dikirim tidak kurang juga tidak lebih dari yang seharusnya, atau sesuai dengan permintaan dan kebutuhan. Apabila nantinya barang yang dikirim melebihi jumlah yang ditentukan, maka hal ini dapat mengakibatkan pemborosan. Begitu pula sebaliknya, apabila barang yang dikirm kurang dari yang diperlukan, maka dapat menghambat aktivitas kerja organisasi. 4. Ketepatan waktu penyampaian. Asas ketepatan waktu penyampaian sangat perlu memperhatikan perhitungan waktu yang digunakan dalam mendistribusikan barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirimkan terlambat datang dari waktu yang seharusnya. Jika hal ini terjadi, akibatnya bisa cukup fatal karena menyebabkan terhambatnya aktivitas kerja suatu organisasi. Padahal, aktivitas kerja organisasi yang terhambat bisa sangat luas dan menyeluruh teerhadap semua bidang yang terkait. 6



5. Ketepatan tempat penyampaian. Dalam asas ketepatan tempat penyampaian, hal yang perlu diperhatikan adalah ketepatan tempat penyampaian barang – barang logistik, sesuai yang dibutuhkan. Jangan sampai barang yang dikirimkan bisa salah tujuan atau bahkan tertukar denngan tempat atau unit kerja lainnya. Jika terjadi ketidaktepatan atas asas ini, akibatnya bukan hanya mengganggu aktivitas kerja organisasi bersangkutan saja, melainkan dapat pula berdampak pada unit kerja lainya. Oleh karena itu asas ketepatan tempat penyampaian menjadi asas yang sangat penting dalam proses pendistribusian barang-barang logistik. 6. Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan. Asas ketepatan kondisi logistik yang disampaikan artinya bahwa barang yang disampaikan harus siap pakai (“ready for use”). Ini karena barang – barang logistik tersebut diperlukan dalam rangka mendukung efektivitas dan efisiensi kerja dari organisasi. Agar barang dapat selalu siap digunakan atau siap pakai, maka dibutuhkan pemeliharaan dan perawatan barang selama barang ada dalam penyimpanan atau gudang.



B. Asas Kecepatan Asas kecepatan memperhatikan besarnya waktu atau jarak yang ditempuh dalam proses pendistribusian barang. C. Asas Keamanan Asas keamanan memperhatikan keamanan kondisi barang dalam proses pendistribusian. Asas ini diperlukan ketika barang disampaikan harus siap pakai (Ready for use). Dalam pendistribusian barang siap pakai diperlukan suatu pemeliharaan dan perawatan barang selama di dalam tempat penyimpanan atau gudang.



7



D. Asas Ekonomi Asas yang memperkirakan ketepatan dalam pendistribusian barang sesuai dengan kebutuhan. 1. Pemeretaan Pemerataan sangat penting dalam kegiatan pendistribusian barang, distribusi harus merata berabagai bidang yang membutuhkan. 2. Keadilan Persamaan atau tidak adanya diskriminasi dalam bentuk apapun. Sebagai penuaian hak kepada siapa saja yang berhak atau penempatan sesuatu pada tempat semestinya. 3. Ketepatan waktu dan kualitas Proses pendistribusian barang secara langsung sangat memerlukan ketepatan waktu terutama barang yang masa kadaluarsanya singkat. .3.



Jenis – Jenis Moda Transportasi Moda transportasi yang biasa digunakan dapat dikelompokkan menjadi beberapa moda, yaitu moda darat, laut, dan udara. Jaringan transportasi dapat dibentuk oleh moda transportasi yang terlibat dan saling berhubungan secara berantai dalam Sistem Transportasi Nasional (Sistranas). Masing- masing moda transportasi memiliki karakteristik teknis yang berbeda dan pemanfaatannya disesuaikan dengan kondisi geografis daerah layanan. Berikut ini adalah beberapa jenis moda transportasi : A. Moda Transportasi Darat Moda transportasi darat terdiri dari : 1.



Jalan Moda ini merupakan moda yang sangat umum digunakan dalam kehidupan sehari – hari. Kelebihannya, moda ini mempunyai fleksibilitas yang tinggi selama ada dukungan dari jaringan infrastruktur. Moda jalan dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu moda kendaraan bermotor dan tidak bermotor. Pengelompokkan lain juga terdiri dari kendaraan pribadi dan kendaraan umum. Selanjutnya moda angkutan umum masih



8



dikelompokkan menjadi moda angkutan umum dalam trayek dan moda angkutan umum tidak dalam trayek. 2.



Kereta Api Moda transportasi kereta api merupakan moda transportasi rel yang terdiri dari serangkaian kendaraan yang ditarik sepanjang jalur untuk mengangkut orang atau barang. Gaya gerak terjadi dari lokomotif yang terpisah atau motor individu dalam beberapa unit. Bentuk – bentuk modern yang paling umum adalah mesin diesel dan listrik lokomotif, yang disediakan oleh kabel overhead atau rel tambahan dengan sejumlah monorel dan guideways maglev dalam campuran.



3.



Pipa Moda transportasi pipa umumnya digunakan untuk bahan berbentuk cair ataupun gas, pipa digelar diatas tanah, ditanam pada kedalaman tertentu di tanah ataupun digelar melalui dasar laut. Penggunaan angkutan pipa yang paling besar adalah untuk transportasi minyak mentah, minyak hasil pengolahan (refinery), gas alam ataupun untuk angkutan air perumahan atau kebutuhan industri.



B. Moda Transportasi Laut Kapal didefinisikan sebagai kendaraan air dengan bentuk dan jenis tertentu, yang digerakkan dengan tenaga angina, tenaga mekanik dan energi lainnya. Ditarik atau ditunda, termasuk kendaraan yang berdaya dukung dinamis, kendaraan di bawah permukaan air, serta alat apung dan bangunan terapung yang tidak berpindah – pindah. Berdasarkan sifat fisik air yang mampu mengangkut daya apung dengan gesekan yang terbatas, maka pelayaran merupakan moda angkutan yang paling efektif untuk angkutan barang jarak jauh dalam jumlah besar. Pelayaran dapat berupa



9



pelayaran antar pulau, pelayaran samudera ataupun pelayaran pedalaman melalui sungai atau pelayaran di danau. C. Moda Transportasi Udara Moda transportasai udara mempunyai karakteristik dalam kecepatan tinggi dan dapat melakukan penetrasi sampai keseluruh wilayah yang tidak bisa dijangkau oleh moda transportasi lain. Penerbangan didefinisikan sebagai satu kesatuan sistem yang terdiri atas pemanfaatan wilayah udara, pesawat udara, bandar udara, angkutan udara, navigasi penerbangan, keselamatan dan keamanan lingkungan hidup, serta fasilitas penunjang dan fasilitas umum lainnya. Moda udara yang dinyatakan sebagai pesawat udara didefinisikan sebagai setiap mesin atau alat yang dapat terbang di atmosfer karena gaya angkat dari reaksi udara, tetapi bukan karena reaksi udara terhadap permukaan bumi yang digunakan untuk penerbangan. Proses transportasi pada dasarnya ditujukan untuk mengoptimalkan faktor produksi, yaitu untuk melakukan optimasi terhadap waktu, biaya dan kualitas. Pengiriman secara aman dan tepat waktu sangat penting bagi perekonomian sebagai nilai lebih untuk memberikan pelayanan yang dibutuhkan. Oleh karena itu, untuk bisa menyerahkan barang secara aman dan tepat waktu diperlukan infrastruktur yang baik dari moda transportasi yang digunakan.



10



BAB III PENUTUP 3.1. Kesimpulan Penerimaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan menerima fisik barang produksi. Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah aktivitas menempatkan barang yang belum diorder atau dipersiapkan untuk diproses selanjutnya. Penyaluran sarana dan prasarana kantor adalah sebuah aktivitas yang mencakup pemindahan barang dari tanggung jawab dari instansi atau pemegang yang satu kepada yang lain dalam suatu perkantoran. Jadi ketiga kegiatan diatas merupakan hal penting untuk menunjang kelancaran proses kegiatan sarana dan prasarana. Adapun beberapa asas – asas dalam pendistribusian sarana dan prasarana, yaitu asas ketepatan, asas kecepatan, asas keamanan, dan asas ekonomi. Dan juga, jenis – jenis moda transportasi untuk menunjang jalannya pendistribusian atau penyaluran sarana dan prasarana yang terdiri atas, moda darat, moda laut, dan moda udara. 3.2.



Saran Untuk melakukan proses pelaksanaan penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran sarana dan prasarana sebaiknya menggunakan tenaga yang terampil dan bergerak cepat dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Dan dalam kegiatan penyaluran atau pendistribusian harus memenuhi asas – asas yang telah ditetapkan agar sesuai dengan tujuan manajemen sarana dan prasarana secara optimal.



11