Pengantar Manajemen 2 Bab Menciptakan Dan Mengelola Tim [PDF]

Citation preview

MAKALAH PENGANTAR MANAJEMEN MENCIPTAKAN DAN MENGELOLA TIM



DISUSUN OLEH : 1. 2. 3. 4. 5.



Naufal Sonushito Riopin Hanifa Wardatul.R Hafizh Mukti Briandana Cornelia Eriza Larasati Laila Fahtimahtu Zahro



(1931419141111110) (1931419141111113) (1931419141111119) (1931419141111120) (1931419141111139)



FAKULTAS PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG



KATA PENGANTAR Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmatnya kami bisa menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada pihak – pihak yang terlibat dalam pembuatan makalah ini dan kepada dosen pengantar manajemen. Makalah ini kami buat untuk memberikan informasi mengenai “Menciptakan dan Mengelola Tim”. Kami berharap agar makalah ini dapat bermanfaat tidak hanya bagi mahasiswa saja tapi juga masyarakat luas. Makalah ini tentunya tidak terlepas dari kekurangan, karena itu kami mengharapkan bagi para pembaca agar dapat memberikan kritik dan saran untuk penyempurnaan pembuatan pada makalah selanjutnya.



2



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...............................................................................................................2 BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................3 1.1



Latar Belakang.............................................................................................................3



1.2



Rumusan Masalah.......................................................................................................4



1.3



Tujuan..........................................................................................................................4



BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................5 2.1



Kelompok dan Perkembangan Kelompok...................................................................5



2.2



Kinerja Dan Kepuasan Kelompok Kerja.....................................................................5



2.3



Mengubah Kelompok Menjadi Tim yang Efektif.......................................................7



2.4



Tantangan Dan Masa Kini Dalam Mengelola Tim.....................................................9



BAB III PENUTUP..................................................................................................................10 3.1



Kesimpulan................................................................................................................10



3.2



Saran..........................................................................................................................10



DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................11



3



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Program perubahan diperlukan organisasi masa kini karena adanya pergeseran dalam waktu dan hubungan atau jaringan informasi di seluruh dunia. Teknologi pemrosesan informasi yang canggih dan era globalisasi organisasi mendorong manajer dengan banyak ide baru, produk baru, tantangan baru dengan semakin sempitnya waktu untuk membuat keputusan yang dapat diambil oleh manajer. Manajer dituntut untuk meningkatkan kemampuan karyawan di seluruh organisasi untuk mengantisipasi dan belajar dari perubahan yang sedang terjadi. Manajer harus membantu individu dan kelompok dalam organisasi untuk selalu melakukan berbagai perbaikan dalam lingkungan yang kompetitif. Kondisi ini dapat dilihat sebagai tahap proses pembelajaran organisasi (learning organization), yang didasari dari perubahan sistem, nilai dan sifat manusia untuk meningkatkan kinerja terus-menerus berdasarkan pengalaman masa lalu. Pada tahap ini kata kunci yang ada sepanjang waktu adalah kreatifitas dan inovasi. Pembentukan tim dalam perusahaan merupakan salah satu proses untuk mendukung terlaksananya strategi perusahaan. Kelompok adalah sebuah unit yang terdiri dari dua orang atau lebih yang saling berinteraksi dan berkoordinasi untuk menyelesaikan sebuah tugas. Efektivitas tim terdiri dari tiga dimensi: kinerja/hasil tugas tim, proses-proses sosial yang memaksimalkan efektivitas kelompok, dan keberlanjutan pengalaman kelompok yang berkontribusi positif terhadap pembelajaran dan kebahagiaan individual anggota tim. Pembinaan tim diperlukan untuk membuat suatu tim menjadi efektif. definisi pembinaan tim sebagai interaksi langsung dengan tim agar penggunaan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan tepat dan terkoordinasi. Ada pebedaan antara pembinaan dan pembinaan tim yang terlihat dari tujuannya. Pembinaan lebih berfokus pada tujuan individu yakni meningkatkan kinerja individu melalui self-management. Sedangkan pembinaan tim difokuskan untuk mendukung pencapaian tujuan tim. Namun, karena tujuan tim adalah puncak kinerja individu, maka pembinaan tim juga untuk memotivasi kinerja baik di tingkat individu dan tim, dengan definisi tujuan yang ditetapkan pada tim daripada individu. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apakah pengertian kelompok dan perkembangan kelompok? 2. Apa saja kinerja dan kepuasan kelompok kerja? 3. Bagaimana cara mengubah kelompok menjadi tim yang efektif? 4. Apa saja tantangan masa kini dalam mengelola tim? 1.3 Tujuan 1. Mengetahui pengertian kelompok dan perkembangan kelompok 2. Mengetahui kinerja dan kepuasan kelompok kerja 3. Mengetahui cara mengubah kelompok menjadi tim yang efektif 4. Mengetahui tantangan masa kini dalam mengelola tim



BAB II PEMBAHASAN 2.1 Kelompok dan Perkembangan Kelompok A. Pengertian Kelompok Kelompok adalah dua atau lebih individu yang berinteraksi dan saling bergantung yang bekerja sama untuk meraih tujuan yang telah di tetapkan. Kelompok dibagi menjadi dua yaitu Kelompok Formal  dan Kelompok Informal.



1. Kelompok Formal Kelompok kerja yang terbatas pada satu struktur organisasi dan memiliki rancangan penugasan kerja serta tugas tugas spesifik yang ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Kelompok Perintah Kelompok yang ditentukan oleh bagan organisasi dan terdiri dari individu yang melaporkan langsung kepada manajer bersangkutan 3. Kelompok Tugas Kelompok yang terdiri dari individu yang terhimpun bersama untuk menyelesaikan tugas tertentu. Keberadaan mereka seringkali bersifat temporer karena begitu tugasnya rampung, lalu kelompok ini pun bubar. 4. Tim Lintas Fungsional Kelompok yang menghimpun wawasan dan kemampuan individu dari berbagai bidang kerja yang para anggotanya telah terlatih menjalankan tugas masing-masing. 5. Tim Swakelola Kelompok yang pada dasarnya independen yang tugasnya mengemban tanggung  jawab manajerial. Contohnya seperti perekrutan, perencanaan, penjadwalan, dan evaluasi kerja. 6. Kelompok Informal Kelompok yang terbentuk ditempat kerja dan cenderung berdasarkan pertemenan dan minat yang sama. B. Tahapan Perkembangan Kelompok Riset telah menunjukan bahwa suatu kelompok berkembang melalui lima tahapan, yaitu: 1. Tahap Pembentukan Pada tahap ini orang mulai bergabung kedalam kelompok dan mulai menentukan tujuan kelompok, struktur, serta kepemimpinan kelompok.  



2. Tahap Pancaroba/Keributan Pada tahap ini perkembangan kelompok dapat dicirikan dengan konflik intrakelompok yang terjadi karena perselisihan, siapa yag berhak mengelola kelompok dan apa yang harus dilakukan. 3. 3. Tahap Penormaan Pada tahap ini hubungan akrab mulai terjalin, kelompok mulai menyatu dan sudah terbentuk norma yang mengikat perilaku seluruh anggotanya. 4. Tahap pelaksanaan Pada tahap ini struktur kelompok telah ditetapkan dan diterima anggota. 5. Tahap Penundaan Pada tahap ini anggota kelompok bersiap-siap membubarkan diri dan cenderung fokus pada kegiatan penyelesaian daripada pelaksanaan tugas. 2.2 Kinerja Dan Kepuasan Kelompok Kerja



5



A. Kondisi Eksternal Suatu kelompok dipengaruhi oleh kondisi eksternal yang dibebankan kepadanya, kondisi tersebut diantaranya adalah strategi organisasi, hubungan wewenang, regulasi dan aturan formal, ketersediaan sumber daya, kriteria pemilihan karyawan, budaya dan sisitem manajemen kinerja, serta tata letak fisik tempat kerja kelompok tersebut. B. Sumberdaya Anggota Kelompok Potensi kinerja suatu kelompok bergantung pada sejumlah besar sumber daya yang disumbangkan setiap individu kepada kelompoknya Sumberdaya ini mencakup pengetahuan, keahlian, kemampuan, serta kepribadian. C. Struktur Kelompok Tim kerja memiliki struktur internal yang membentuk prilaku para anggotanya dan mempengruhi kinerja kelompok. Struktur ini menegaskan Peran, Norma, Kesesuaian, Sistem Status, Ukuran Kelompok, Kesatuan Kelompok, dan Kepemimpinan. a. Peran Pola perilaku yang diharapkan dari seseorang yang mengemban suatu posisi tertentu dalam unit sosial yang membantu kelompok dalam menyelesaikan tugas atau menjaga tingkat kepuasan anggota kelompok. b. Norma Standar atau ekspektasi yang diterima dan dibagi oleh anggota kelompok. c. Kesesuaian Orang menyesuaikan diri dengan kelompok agar dapat diterima oleh kelompok tersebut. d. Sistem Status Suatu posisi, peringkat atau nilai prestise untuk anggota kelompok yang berfungsi sebagai pengakuan atas kontribusi individu untuk kelompok dan sebagai motivator perilaku. e. Ukuran Kelompok  Small Groups Menyelesaikan tugas lebih cepat daripada larger group dan lebih efektif dalam menggunakan fakta  Larger Groups Memecahkan masalah lebih baik daripada small groups dan lebih efektif dalam mencari fakta.  Social Loafing cenderung seseorang untuk tidak berupaya maksimal ketika bekerja secara kelompok dibanding individual. f. Kesatuan Kelompok Anggota tertarik pada kelompok dan saling berbagi peran dalam mencapai tujuan kelompok. Kelompok yang tingkat kesatuan kelompoknya tinggi akan lebih produktif dan lebih efektif dalam menangani tugas dan mencapai tujuan kelompok daripada kelompok yang tingkat kesatuan kelompoknya rendah. g. Proses Kelompok Dalam proses ini terdapat dua proses kelompok yang penting, yaitu: h. Pengambilan keputusan Adapun keunggulan dan kekurangan yang dimiliki keputusan kelompok terhadap keputusan individu yaitu: keunggulan  Menghasilan informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap 6



      



Menghasilkan alternatif yang beragam Membuat solusi menjadi semakin diterima Meningkatkan legitimasi sebuah keputusan Kekurangan Memakan banyak waktu Dominasi suara minoritas Tekanan untuk conform Tanggungjawab yang ambigu



i. Manajemen Konflik Konflik merupakan perbedaan yang tidak bisa diterima yang menghasilkan gangguan atau penolakan. Ada tiga pandangan yang berkembang terkait dengan konflik, yaitu:  Konflik dari sudut pandang tradisional Menyatakan bahwa konflik manapun harus dihindari.  Konflik dari sudut pandang hubungan manusia Menyatakan bahwa konflik merupakan hal yang alami yang tak terhindarkan dalam kelompok apapun serta tidak harus dipandang secara negatif, tetapi bisa berpotensi menjadi pendorong positif bagi kinerja kelompok.  Konflik dari sudut pandang interaksiois Menganggap bahwa konflik tidak hanya menjadi dorongan positif bagi kelompok, tetapi juga sebagian konflik justru harus terjadi dalam suatu kelompok agar bisa berkinerja efektif.  Kategori Konflik:  Konflik fungsional Konflik yang mendukung tujuan kelompok dan meningkatkan kinerjannya.  Konflik disfungsionl Konflik yang mencegah suatu kelompok untuk memenuhi tujunannya.  Tipe Konflik  Konflik tugas Konflik atas muatan dan tujuan pekerjaan.  Konflik hubungan Konflik akibat hubungan interpersonal.  Konflik proses Konflik tentang bagaimana suatu tugas harus dikerjakan.  Teknik Menghindari Konflik  Penghindaran (avoiding) Menangani konflik dengan menarik diri atau menekan konflik.  Pengakomodasian (accomodating) Menangani konflik dengan menempatkan kebutuhan dan urusan oranglain diatas kebutuhan anda sendiri.  Pemaksaan (forcing) Menangani konflik dengan memenuhi kebutuhan individu dengan mengorbankan kepentingan oranglain.  Kompromi (compromising) Menangani konflik dimana setiap pihak mengorbankan sesuatu yang bernilai.  Kolaborasi (collaborating) Menangani konflik dengan mencari solusi yang paling bermanfaat bagi semua pihak D. Tugas Kelompok 7



Kompleksitas dan interdependensi tugas membutuhkan  Komunikasi yang efektif : pembicaraan antara anggota kelompok  Konflik yang terkontrol : interaksi diantara anggota kelompok 2.3 Mengubah Kelompok Menjadi Tim yang Efektif a. Pengertian Tim Kerja Tim Kerja merupakan kelompok dimana para anggotanya bekerja secara intensif untuk mencapai tujuan bersama yang spesifik, dengan menggunakan sinergi positif mereka, akuntabilitas individu dan kelompok, serta keahlian pelengkap. b. Jenis-Jenis Tim Kerja 1. Tim pemecah masalah Tim dari departemen atau bidang fungsional yang sama yang terlibat dalam upaya meningkatkan kegiatan kerja atau memecahkan masalah spesifik tertentu. Para anggota saling berbagi gagasan atau menawarkan saran tentang bagaimana proses kerja dan metodenya bisa ditingkatkan. Akan tetapi, tim ini jarang sekali diberikan wewenang untuk menetapkan tindakan yang mereka sarankan. 2. Tim kerja swakelola Jenis tim kerja yang beroperasi tanpa seorang manajer dan bertanggung jawab atas suatu proses kerja atau segmen secara menyeluruh. Tim kerja swakelola bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengelola dirinya sendiri, yang biasanya meliputi perencanaan dan penjadwalan kerja, pemberian tugas kepada anggota, mengendalikan kecepatan kerja secara kolekrif, membuat keputusan operasional, dan mengambil tindakan atas suatu masalah. 3. Tim lintas fungsional Tim kerja yang terditi dari individu dari berbagai bidang keahlian. Banyak organisasi menggunakan ini. 4. Tim maya Jenis tim kerja yang menggunakan teknologi untuk saling berhubungan para anggotanya yang terpisah jauh dalam rangka mencapai tujuan bersama. c. Menciptakan Tim Kerja yang efektif Untuk mencapai tim kerja yang efektif harus memenuhi karakteritik berikut : 1. Tujuan Yang Jelas Tim berkinerja tinggi memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan yang akan dicapai 2. Keahlian Yang Relevan individu harus memiliki kemampuan teknis dan interpersonal agar bisa mencapai tujuan yang diinginkan 3. Rasa Saling Percaya Tim yang efektif harus mempunyai kepercayaan yang tinggi kepada para anggotanya 4. Komitmen Bersama Suatu tim yang efektif memperlihatkan loyalitas dan dedikasi yang tinggi terhadap tim serta bersedia melakukan apapun demi keberhasilan tim. 5. Komunikasi yang baik Tim yang efektif memiliki karakteristik komunikasi yang baik antara anggota yang satu dengan yang lainnya. 6. Kemampuan Bernegosiasi 8



Tim yang efektif selalu melakukan penyesuaian terhadap siapapun yang melakukannya 7. Kepemimpinan Yang Sesuai Seorang pemimpin harus bisa memotivasi pengikutnya dalam situasi sesulit apapun. 8. Dukungan Internal dan Eksternal Secara internal tim harus memiliki infrastruktur yang mapan dan secara eksternal manager harus menyediakan tim sumberdaya untuk menyelesaikan sebuah tugas. 2.4 Tantangan Dan Masa Kini Dalam Mengelola Tim a. Mengelola tim global d. . Dua karakteristik yang jelas dari organisasi dewasa ini adalah bersifat global dan pekerjaannya semakin banyak dilakukan oleh tim. Dengan menggunakan model kelompok kita sebagai kerangka pikiran, kita bisa melihat berbagai permasalahan yang terkait dengan pengelolaan tim global. a. Sumber daya anggota kelompok dalam tim global Dalam organisasi global, memahami hubungan antara kinerja kelompok dan sumber daya anggota kelompok sangatlah menantang karena adanya keunikan karakter budaya yang dibawa oleh masing-masing anggota tim global b. Struktur kelompok Sebagian bidang struktural dimana kita melihat perbedaan dalam mengelola tim global antara lain adalah kesesuaian, status, kemalasan sosial, dan kesatuan. Setiap negara memiliki kriteria yang berbeda-beda dalam menandakan status. Manajer harus memahami siapa dan apa yang menjadi stastus ketika berinteraksi dengan orang-orang dari kebudayaan yang berbeda dengannya. c. Proses kelompok Masalah komunikasi sering muncul karena tidak semua anggota tim mengerti bahasa tim sehingga menimbulkan ketidaktepatan, salah paham, dan inefisiensi. Namun riset membuktikan bahwa tim global yang multikultural lebih mampu memanfaatkan peluang dari keberagaman ide apabila banyak informasi yang digunakan. Konflik tidaklah mudah untuk dikelola oleh tim global terutama jika tim itu adalah tim maya. Konflik bisa mengganggu proses penggunaan informasi. Akan tetapi, riset menunjukkan bahwa dala kebudayaan yang kolektivistik, manajemen konflik yang kolaboratif menjadi yang paling efektif. d. Membangun keterampilan tim Manajer harus fokus pada pengembangan komunikasi. Selain itu, manajer juga harus mempertimbangkan perbedaan budaya ketika memutuskan jenis tim global mana yang akan digunakan. Penting bagi manajer untuk sensitif terhadap perbedaan unik dari masing-masing anggota tim global dan penting bagi anggota tim untuk mengasah kepekaan satu sama lain. e. Memahami jaringan sosial Pola hubungan informal di antara anggota kelompok adalah struktur jaringan sosial. Manajer harus memahami jaringan sosial dan hubungan sosial dari kelompok kerja. Hal ini dikarenakan hubungan sosial informal kelompok dapat membantu atau menghambat efektivitasnya. Tinjaun lainnya yang dilakukan baru-baru ini atas studi tim menunjukkan bahwa tim dengan tingkat interkonektivitas interpersonal yang tinggi mencapai tujuannya dengan lebih baik dan lebih berkomitmen untuk tetap 9



bersatu. Organisasi mengakui manfaat praktis dari pemahaman jaringan sosial di dalam tim.



BAB III PENUTUP



3.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil yang didapat dari awal hingga akhir pembuatan makalah “Menciptakan dan mengelola tim”. Maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: Fungsi dari tim yaitu dapat merubah sikap, perilaku, dan nilai pribadi serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan anggota tim. Sedangkan manfaat bekerja dalam tim yaitu untuk pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi. Tujuan bekerja dalam tim agar anggota memiliki visi dan misi yang sama dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara efesiensi dan efektif.



3.2 Saran Meskipun tim menjadi penentu mulus tidaknya perjalanan organisasi, namun masih diperlukan adanya kerjasama yang baik dalam melaksanakan tanggung jawab dalam keorganisasian.



10



DAFTAR PUSTAKA handoko, h. (2015). Diambil kembali dari education http://deskripsimakalah.blogspot.com/2017/01/mengelola-perubahan-organisasidan.html



id:



Ricky W.Griffin, Manajemen Jilid 2, Erlangga, Jakarta, 2004, hlm 380-404



James A.F Stoner, R Edward Freeman, Daniel R. Gilbert JR, Manajemen Jilid II, hlm 103121 https://www.academia.edu/31962122/BAB_13 menciptakan dan mengelola tim



11