Pengendalian Dokumen [PDF]

Citation preview

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN



SPO



No Dokumen No Revisi Tanggal Terbit Halaman



:SOP/ : : : 1/4



/2018



Nun Isnandiar Astati,S.Kep



PUSKESMAS



Nip.19780511200112 2 003



LADONGI JAYA



1.



Pengertian



Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan system manjemen mutu yang terkait dengan system manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. a. Pengendalian mutu adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian system yang mencakup pembuatan, distribusi, pengunaan, peraturan dengan mengikuti kegiatan/metode yang diatur dalam prosedur ini b. Dokumen dikendalikan adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di update / diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. c. Dokumen tidak dikendalikan adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan



tidak



update



/



diperbarui



dan



karenanya



tidak



diperuntukkan sebagai acuan kerja. d. Dokumen tidak berlaku dengan status kadaluwarsa artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. e. Pedoman mutu adalah dokumen system manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuan atau persyaratan / kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi. f.



Prosedur kerja adalah dokumen system manajemen mutu yang mengatur / mengkoordinasikan kegiatan / proses lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan



g. Program pendukung termasuk dokumen system mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat aktivitas untuk mendukung pelaksanaan system manajemen mutu.



2.



Tujuan



Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan system manajemen mutu.



3.



Kebijakan



SK Kepala Puskesmas Ladongi Jaya Nomor 445/ /PKMLDJ/KEP/ADM/ 2018 tentang Pengendalian Dokumen



4.



Referensi



a. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Ladongi Jaya b.Peraturan Bupati Kolaka Timur Nomor



tentang



Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur 5. Prosedur



A.Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai Berikut: 1.Pengkodean dokumen kelompok pelayanan: a.Administrasi Manajemen dengan kode: A., 1)Bab I, (A/I), 2)Bab II, (A/II), 3)Bab III, (A/ III), b.Pelayanan Upaya kode : B, 1)Bab IV, (B/ IV), 2)Bab V, (B/ V), 3)Bab VI, (B/ VI), c.Pelayanan Klinis kode : C, 1)Bab VII, (C/ VII), 2)Bab VIII, (C/ VIII), 3)Bab IX, (C/ IX), d.Jenis Dokumen 1)Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO, 2)Daftar tilik disingkat: DT, 3)Kerangka Acuan disingkat: KAK, 4)Surat Keputusan disingkat: SK, 5)Kebijakan disingkat: Kb, 6Dokumen ekternal disingkat: Dek, 7)Manual Mutu disingkat MM. 8)Pedoman Mutu disingkat PM, 9)Audit Internal disingkat AI. 2.Sistem penomoran: a.Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur ( Tata Naskah ) b.Penomoran



kelompok



pelayanan



dilakukan



oleh



kelompok



pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan, c.Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean, 4/4



d.Urutan penomoran e.Contoh:



(49: no urut



pembuatan SPO, SPO.AK: dokumen SPO Akreditasi,435.102.105: kode Pseksmas,



2018: tahun)



3.Penyimpanan Dokumen Manajemen a.Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah Kabupaten Kolaka Timur b.Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program, 4.Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman a.Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kapus b.Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat dan Ka TU kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen c.Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir yang ada pada bagian, sub bagian bidang atau seksi d.Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “Terkendali” dengan persetujuan ka TU B.Merevisi dokumen dan rekaman Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara : a.Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kapus b.Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen C.Menerbitkan ulang dokumen Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a.Terjadi perubahan sistem mutu b.Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d.Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik D.Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen 4/4



a.Ka TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen b.Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c.Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi cap “Tak Terkendali” dan disimpan Ka TU sebagai arsip d.Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Ka TU E.Melakukan peninjauan ulang dokumen 6. Unit Terkait



7. Diagram Alir



Semua Poli/ Unit Puskesmas



Dokumen & rekaman



Merevisi dokumen & rekaman



Menerbitkan ulang dokumen & rekaman



Menetapkan jenis dokumen & rekaman



Menerbitkan & mendistribusi dokumen & rekaman



Penarikan & pemusnahan dokumen & rekaman



Membuat dokumen & rekman



engesahkan isi dokumen & rekaman



Memberikan identitas dokumen & rekaman



Memberikan penumoran dokumen & rekaman



eninjauan ulang dokumen



Pengendalian Dokumen Eksterna



4/4



4/4



4/4