SK Pengendalian Dokumen [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN LEBAK



DINAS KESEHATAN PUSKESMAS RAWAT INAP GUNUNGKENCANA JL. Gunungkencana- Bojongmanik Kode pos 42354 KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP GUNUNGKENCANA TENTANG KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR :



01 /SK/PKM-GK/ I/2017



DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP GUNUNGKENCANA Menimbang



:a. bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya; b. bahwa sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas;.



Mengingat



:1. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 137 /Menkes/SK/III/2012 Tentang Pola Klasifikasi dan Kode Unit di lingkungan Kementerian Kesehatan. 3. Peraturan Menteri Kesehatan No . 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.



MEMUTUSKAN



Menetapkan



: KEPUTUSAN



KEPALA



PUSKESMAS



RAWAT



INAP



GUNUNGKENCANA TENTANG KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN KESATU



: Dokumen di puskesmas terdiri dari dokumen internal , dokumen eksternal dan dokumen kadaluarsa;



KEDUA



: Pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas Rawat Inap Gununkencana wajib mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan didalam kebijakan pengendalian dokumen ini.



KETIGA



: Pengendalian dokumen dan format –format yang terkait dalam kegiatan



Puskesmas Rawat Inap Gunungkencana tercantum didalam lampiran. KEEMPAT



: Bahwa hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan tersebut di atas, dibebankan pada anggaran kegiatan Puskesmas DTP GunungKencana tahun 2017.



KELIMA



: Keputusan ini pada tanggal ditetapkan dan apabila terdapat kekeliruan Kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau kembali dan diadakan pebaikan sebagaimana mestinya..



DITETAPKAN DI : GUNUNGKENCANA PADA TANGGAL : BULAN 2017 KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP GUNUNGKENCANA



NURHASAN



LAMPIRAN : KEPUTUSAN PUSKESMAS RAWAT INAP GUNUNGKENCANA TENTANG KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR : / / / /2017



KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN



1. TUJUAN Kebijakan ini bertujuan sebagai pedoman pengendalian dokumen rumah puskesmas dan rekaman kegiatan pelayanan di Puskesmas Rawat Inap Gunungkencana. 2. RUANG LINGKUP Kebijakan ini berlaku di Puskesmas Rawat Inap Gunungkencana. 3. PENGERTIAN 1) Dokumen Rumah Sakit adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di rumah sakit yang terdiri dari dokumen internal, dokumen eksternal dan dokumen kadaluarsa. 2) adalah dokumen yang dibuat dan disahkan oleh pimpinan rumah sakit yang terdiri dari dokumen penetapan, dokumen pengaturan dan catatan kegiatan / rekaman. 3) Catatan Kegiatan / rekaman adalah format, log, atau laporan dari pelaksanaan prosedur yang berlaku di rumah sakit. 4) Dokumen eksternal adalah dokumen yang berasal dari luar rumah sakit yang dipakai sebagai acuan atau referensi dalam penyusunan dokumen internal yang terdiri dari kumpulan regulasi, panduan nasional, dan buku teks. 5) Dokumen kadaluarsa adalah dokumen internal maupun eksternal yang sudah tidak berlaku lagi di rumah sakit dan sudah digantikan dengan versi yang terbaru. 6) Masa Retensi Dokumen adalah pengaturan waktu penyimpanan dokumen sampai akhirnya dapat dimusnahkan. 4. KEBIJAKAN 4.1)



Pengendalian dokumen dan rekaman di RS RST Dompet Dhuafa dilakukan secara terpusat dibawah kendali Divisi Mutu Rumah Sakit dan Satuan Pengawas Internal



4.2)



Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan untuk : a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen. c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali. e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.



f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud tertentu. 4.3)



*



Sistem



Pengendalian



dokumen



internal



di



Puskesmas



Rawat



Inap



Gunungkencana menggunakan pengkodean dokumen. 1. Surat Keputusan dengan kode : SK 2. Surat Tugas dengan Kode : ST 3. Surat Keterangan Sakit dengan kode : SKS 4. Surat Kir Dokter dengan Kode : SKD Contoh Penulisannya, NOMOR : 01/SK/PKM-GK/I/2017 * Format – format yang dstandarkan 1. Format Standar Prosedur Operasional, (SPO), 2. Format rekam klinis, 3. Format resep, 4. Format rujukan ekternal, 5. Format rujukan internal, 6. Format persetujuan tindakan (Inform Consent), 7. Format penolakan tindakan, 8. Format permintaan rujukan ekternal, 9. Format penolakan rujukan ekternal 10. Format permintaan pulang paksa, 11. Format penolakan pasien pulang, 4.4)



Review terhadap dokumen Internal berupa Surat Keputusan, Pedoman, Panduan, Program, dan Standar Prosedur Operasional dilakukan minimal setiap 2 tahun atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.



4.5)



Dokumen yang setelah di dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk ke dalam kategori dokumen kadaluarsa.



4.6)



masa retensi



dokumen kadaluarsa adalah 1 tahun untuk selanjutnya dapat



dimusnahkan. 4.7)



Setiap kegiatan pelayanan dan operasional di rumah sakit harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan / rekaman.



4.8)



Setiap rekaman rumah sakit harus dikendalikan agar memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem manajemen mutu dengan ketentuan sebagai berikut : a. Rekaman rumah sakit harus mudah dan dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. b. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman. c. Kode, Simbol, Abrevasi dan Definisi di Standarisir.



d.



Record pasien, data dan informasi rahasia dijaga kerahasiaan dan,pengaksesannya. 4.9) Masa retensi setiap rekaman adalah sebagai berikut : No Jenis Rekaman Aktif Inaktif Ket 1 Rekam Medis Pasien 5 tahun. 2 tahun Musnah (kecuali resume pulang Terhitung sejak dan persetujuan tindakan terakhir kali medis) pasien berobat 2 Resume pasien dan 10 tahun. 2 tahun Musnah Persetujuan Tindakan Terhitung sejak Medis terakhir kali pasien berobat 3 Dokumen keuangan 5 tahun Terhitung 1 tahun Musnah sejak audit terakhir 4 Dokumen kepegawaian a. Personal File 2 tahun sejak 1 tahun Musnah karyawan ybs resign b. Berkas penilaian 1 tahun Dimasukkan kinerja 1 tahun personal karyawan 1 tahun c. Daftar / rekap 1 tahun Musnah kehadiran 1 tahun 1 tahun Musnah d. Berkas Cuti 1 tahun 1 tahun Musnah e. Berkas kesejahteraan karyawan 5 Rekaman harian a. Rekap & Checklist 1 tahun\ 1 tahun\ Musnah sarana prasarana (toilet, APAR, Genset, Trafo) 1 tahun 1 tahun Musnah b. Rekap & Checklist Mutu keperawatan 1 tahun 1 tahun Musnah c. Rekap & Checklist pelayanan gizi 1 tahun 1 tahun Musnah d. Rekap & Checklist radiologi 1 tahun 1 tahun Musnah e. Rekap & Checklist 1 tahun 1 tahun Musnah lab f. Rekap & Checklist lainnya



DAFTAR DOKUMEN INTERNAL DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL DAFTAR DOKUMEN REKAMAN



ke file



DITETAPKAN DI : GUNUNGKENCANA PADA TANGGAL : BULAN 2017 KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP GUNUNGKENCANA



NURHASAN