Petuntuk Pengisian Aplikasi Gizi 2021 [PDF]

Citation preview

PETUNTUK PENGISIAN APLIKASI GIZI DI JAWA TIMUR Aplikasi gizi yang digunakan di Provinsi Jawa Timur menggunakan aplikasi yang sangat familiar di masyarakat awam, yaitu berbasis excel. Program Excel ini dipilih karena hampir semua pengguna aplikasi ini mulai dari bidan di desa, petugas gizi puskesmas maupun pengelola data gizi di kabupaten/kota sudah mengenal tentang program yang menggunakan excel. Aplikasi yang digunakan saat ini dilakukan secara berjenjang, yaitu mulai Posyandu, Desa, Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sehingga file yang digunakan juga terdiri dari 4 file, yaitu : -



Aplikasi Satu Posyandu ( ASP ) untuk Bidan di Desa Aplikasi Posyandu Rekap ( APR ), sebagai rekapan dari ASP. File ini juga oleh



-



Aplikasi PGZ. File ini yang mengisi adalah Petugas Gizi Puskesmas Aplikasi GZ. File ini yang mengisi Penanggungjawab Program Gizi



Bidan



Untuk memudahkan pengisian dari masing-masing aplikasi, maka dibutuhkan penjelasan cara pengisian yang benar, sehingga diharapkan dapat mengurangi terjadinya human error.



KETENTUAN UMUM : Sebelum menggunakan aplikasi ini sangat diharapkan agar pengguna melakukan Back-Up dari file aslinya dan ditempatkan di tempat khusus. Jika mau menggunakan untuk pengisian data, silakan untuk mengcopy ke folder lain yang sudah disiapkan. Jangan melakukan pengisian data pada file aslinya, supaya bisa betul-betul jadi file masternya. Selanjutnya, pada saat melakukan pengisian data (terutama APR ) disarankan untuk tidak membuka file lebih dari 1 (kecuali pada saat mengcopy data dari file lain). Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya keadaan yang stagnan ( Not Responding ). Pada saat proses entry data berlangsung, pengguna diharapkan memperhatikan respos dari computer. Jika computer masih butuh waktu sejenak untuk memproses suatu perintah, maka jangan memaksakan untuk melakukan perintah yang lain, lebih baik menunggu sebentar supaya computer sudah ready. Sebab jika dipaksakan untuk melakukan perintah yang lain, maka bisa terjadi “Not Responding”. Penggunaan aplikasi gizi (ASP, APR, PGZ dan GZ) tahun 2021 hampir sama dengan tahun2 sebelumnya. Yang agak sedikit berbeda adalah :  Penyesuaian kategori status gizi (berdasarkan PMK No. 2tahun 2020)  Penambahan beberapa variable ( Anemia bumil, pemilahan gender untuk IMD dan BBLR )  Penambahan satu sheet di PGZ berkaitan dengan kebutuhan pengisian data rutin dan surveilans gizi di EPPGBM.  Semua entry data bulanan dilakukan di ASP (Aplikasi Semua Posyandu). Cara ini lebih praktis dan tidak lemot. Di ASP ini yang diolah hanya data Status Gizi dan Status pertumbuhan (NTOB).  APR hanya untuk pengolahan data saja, sehingga menghasilkan informasi lebih lengkap.



 Pemindahan data dari ASP ke APR sangat praktis, hanya melakukan 1 x copy-paste saja, tidak perlu mengcopykan satu persatu tiap posyandu.  Sudah disediakan cara praktis untuk memindahkan data lama ( ASP atau APR tahun 2020 ) ke data baru ( ASP tahun 2021 )  baca petunjuknya.



Untuk pengisian masing-masing file, di bawah ini akan dijelaskan secara lebih rinci dari 4 file yang ada :



A.



File ASP (Aplikasi Satu Posyandu ) Pengisian ASP dilakukan mulai dari Bulan Januari setiap tahunnya. Akan tetapi ada beberapa data dari tahun sebelumnya ( Bulan November dan Desember) yang perlu dimasukkan, karena diperlukan untuk menentukan status N atau T atau 2T balita pada bulan Januari. Di bawah ini dijelaskan 2 tahap dalam pengisian data di ASP, yaitu tahap pemindahan data dari APR Lama dan tahap Pengisian data di ASP. CARA MEMINDAHKAN DATA LAMA (TH.2020) KE DATA BARU (TH.2021) :



1. 2. 3. 4. 5. 6.



Buka file ASP atau APR tahun 2020, file penghubung dan file ASP 2021 Aktifkan file APR20, pilih sheet P1, letakkan cursor di pojok kiri atas (copy sheet), klik copy Aktifkan file Penghubung, pilih sheet “LAMA”, cursor di pojok kiri atas, klik paste. Pilih sheet “BARU”. Blok cell A9 s/d V9 ke bawah sampai datanya habis, klik copy. Aktifkan file ASP21, pilih sheet P1, letakkan cursor di A9, lalu klik “PASTE VALUE”. Ulangi langkah 2-5 untuk P2, P3….dst sampai selesai.



KETERANGAN : Cara diatas sudah secara otomatis menyeleksi balita yang pada bulan desember 2020 berumur 60 bulan keatas. Jadi sudah tidak perlu mendelete balita yang sudah lulus.



TAHAP PENGISIAN DATA DI ASP Pengisian data di sheet “START” : 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Isilah Kode Provinsi (cell D3) dengan angka 35 Isilah Kode Kab/Kota (cell F3), sesuai dengan kab/kota masing-masing Isilah Kode Kecamatan (cell H3) dengan kode kecamatan sesuai DUKCAPIL (spt yang di NIK) Isilah Nama Desa (cell E5) sesuai Nama Desanya Isilah Tahun (cell H5) sesuai dengan tahun ini (2 digit) Isilah Bulan (cell E6) sesuai dengan kebutuhan



Pengisian di sheet “P1” :



1. Kolom A, B, C sudah terisi secara otomatis. Jika ada balita pendatang dari kecamatan lain, maka kolom tersebut harus diisi (ditindas) dengan kode wilayah 6 digit awal sesuai dengan NIKnya. 2. Kolom Anak Ke… (sudah jelas) 3. Kolom BB lahir. Kolom ini “HARUS” diisi sesuai dengan riilnya. Bila tidak ada boleh diisi dengan data sementara, misalnya 3 atau 2,9. 4. Kolom PB lahir. Kolom ini juga “HARUS” diisi sesuai dengan riilnya. Bila tidak ada boleh diisi dengan data sementara, misalnya 49 atau 50. 5. Kolom NIK. Kolom ini “HARUS” diisi dengan 1 atau 2 digit, yaitu digit terakhir dari NIKnya. Jika balita tersebut belum punya NIK, maka harus diisi dengan data dummy (sementara), yaitu angka antara 20 s/d 99. Penulisan ini harus berurut dan hanya untuk balita yang benar-benar belum mempunyai NIK, supaya sebarannya merata dan menghindari NIK yang double. 6. Kolom Buku KIA, diisi angka 1 bila punya buku KIA dan dikosongi bila tidak punya buku KIA. 7. Kolom Nama Ortu, RT, RW, Nama Posyandu (sudah jelas) 8. Kolom Nomor Urut diisi dengan nomor urut balita, jangan sampai ada nomor urut yang lompat atau double. 9. Kolom Tanggal Pengukuran. Diisi dengan tanggal penimbangan di posyandu tersebut sesuai dengan bulannya. Cara pengisiannya dimulai dengan mengisikan tanggal penimbangan di Bulan



Januari, yaitu di cell P8. Jika di P8 sudah diisi maka secara otomatis akan terisi tanggalnya di



10. 11.



12. 13.



14. 15. 16.



17. B.



semua bulan. Jika di bulan berikutnya berbeda tanggalnya, maka bisa diisikan di baris 8 sesuai dengan bulannya, maka yang bagian bawah akan secara otomatis akan mengikuti. Jika ada balita (terutama bayi baru lahir) yang penimbangannya setelah tanggal penimbangan di posyandu tersebut, maka tanggal penimbangan bayi/balita tersebut bisa diisi (ditindas) dengan tanggal riil yang bersangkutan ditimbang. Kolom Tanggal Lahir, diisi dengan tanggal (1 atau 2 digit), bulan (1 atau 2 digit) dan tahun (2 digit). Penulisan tahun “TIDAK BOLEH” diisi dengan 4 digit. Kolom Bulan Pertama Kali Ditimbang, diisi kapan balita tersebut dicatat dan mengikuti penimbangan pertama kali di posyandu tersebut. Apabila balita tersebut sudah pernah ditimbang pada tahun sebelumnya (balita lama), maka kolom tersebut dikosongi saja. Kolom IMD, diisi dengan angka 1 bila balita tersebut dilakukan IMD. Untuk balita yang lama (sudah mengikuti posyandu sebelum tahun ini), maka kolom ini tidak perlu diisi. Kolom UMUR, sudah diisi secara otomatis, mulai bulan januari sampai dengan Desember. Apabila ada balita yang pindah tempat, atau meninggal dunia, maka kolom umur di bulan tersebut diisi dengan angka diatas angka 60 (diluluskan) Kolom BB, diisi dengan satuan KG dan 1 angka dibelakang koma. Komol TB, diisi dengan satuan cm dan 1 angka di belakang koma. Kolom Umur pada bulan Februari dan Agustus, akan secara otomatis diberi warna sesuai dengan kelompok umurnya. Umur 0-5 bulan berwarna kuning, tandanya yang bersangkutan harus ditanya tentang ASI-Eksklusif. Umur 7-11 bulan berwarna biru, tandanya yang bersangkutan harus diberi kapsul Vit.A biru. Umur 12-60 bulan berwarna merah, tandanya yang bersangkutan harus diberi kapsul Vit.A warna merah. Khusus umur 6 bulan (warna hijau), diberi 2 perlakuan, yaitu ditanya ASI-Eksklusif dan diberi kapsul Vit.A biru. Kolom Status Pertumbuhan, akan secara otomatis terisi dengan N / T / O / B



File APR (Aplikasi Posyandu Rekap)



File APR ini digunakan untuk tingkat Desa, yang terdiri dari beberapa posyandu. Di file ini disediakan tempat untuk 10 posyandu. Jika satu desa jumlah posyandunya lebih dari 10, maka perlu membuat lebih dari 1 file APR, atau menggabungkan 2 posyandu dalam 1 sheet. File APR diisi dari data ASP (Aplikasi Satu Posyandu) dengan cara “COPY-SHEET”, langkahlangkahnya sebagai berikut : CARA MEMINDAHKAN DATA DARI ASP21 KE APR21 Untuk memindahkan dari ASP21 ke APR21, cukup dengan mengcopykan 1 kali saja (sudah mencakup semua posyandu di desa tersebut), dengan cara : Pilih sheet “POSKUM” di ASP21, kemudian blok cell warna pink ( A9 sd CC3008), klik “COPY”. Buka APR21, pilih sheet “POSKUM”, letakkan cursor di A9, lalu klik “PASTE VALUE” Untuk data lainnya ( Fe, PMT, Pojok Gizi, KEK dsb), bisa diisikan di file ini secara manual, atau diisikan secara langsung di file “PGZ” Proses di atas dilakukan setiap bulan. C.



File PGZ (Aplikasi untuk Puskesmas) File PGZ ini hampir sama dengan file yang dipakai tahun sebelumnya. Bedanya hanya pada penambahan variable Emodemo dan beberapa perbaikan pada rumus-rumusnya. Sebelum mengisikan data dari APR, hendaknya terlebih dahulu mengisi data sasaran yang ada di sheet “SASARAN”. Untuk pengisian data bulanannya dengan mengcopykan data dari APR (sheet SKDN), mengisi variable yang belum termuat di APR dan mengisi data Gizi Buruk by-name. 1. Mengcopy data dari APR, dengan langkah-langkah sebagai berikut : - Buka File PGZ - Isilah daftar desa dan jumlah sasaran di sheet “SASARAN” - Buka File APR Desa pertama, buka sheet SKDN. Blok data yang akan dicopy. Misalkan kita akan mengcopy data bulan JANUARI, maka blok cell G6 s/d G171, klik copy - Buka File PGZ, buka sheet “1”. Letakkan cursor di cell F12 (sesuaikan desanya), lalu “PASTE VALUE” - Ulangi langkah-langkah diatas untuk Desa ke 2 , desa ke 3, dst ke PGZ sheet bulan yang sesuai. 2. Mengisi Variabel Tambahan - Data yang tidak berkaitan dengan balita, harus dientrykan secara manual di PGZ atau di APR, yaitu di sheet yang sesuai dengan bulannya. Pengisian variable tambahan ini dilakukan di baris ke 178, mulai kolom F (sesuai dengan desanya) - Jumlah Desa yang disediakan tempatnya sebanyak 29 desa.



3. Mengisi Data Gizi Buruk By-name - Kasus Gizi Buruk yang ada tanda-tanda klinis dientrykan secara individu (by-name) kedalam sheet “NAMA_GB”.



- Di sheet ini, tersedia sebanyak 100 balita gizi buruk. - Hasil data yang dientrykan di sheet NAMA_GB ini akan di link-kan ke sheet “KE_KAB” D.



File GZ (Aplikasi untuk Dinkes Kab/Kota) File GZ, juga hamper sama dengan Fale GZ tahun sebelumnya. Sumber data yang dimasukkan ke File GZ berasal dari File PGZ dari masing-masing puskesmas. Sebelum memindahkan (copy) dari PGZ, terlebih dahulu mengisi data sasaran di sheet “SASARAN”. Selanjutnya proses pengisian data bulanannya dilakukan dengan cara sebagai berikut : -



Buka File GZ Buka File PGZ, buka sheet “KE_KAB” Blok cell D9 ke kanan s/d HP9 (warna kuning) ke bawah sampai data bulan terakhir, klik copy. Buka File GZ, buka sheet PER_KAB



oooooooo SELAMAT MENCOBA SEMOGA SUKSES oooooooo