PKL Puskesmas Kendalsari [PDF]

Citation preview

KATA PENGANTAR



Alhamdulillah, itulah kiranya kata yang patut kita ucapkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan segala rahmat dan nikmatnya berupa kesehatan, kesempatan, kekuatan, keinginan, serta kesabaran, sehingga kami dapat menyelesaikan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan penyusunan laporan ini dengan baik. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini bersumber dari semua data yang kami peroleh dalam melaksanakan semua kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang mulai dilakukan tanggal 10 April 2017 sampai 06 Mei 2017 di Puskesmas Kendalsari Malang. Laporan hasil praktek kerja lapangan ini disusun sebagai bukti bahwa kami telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Puskesmas Kendalsari Malang. Praktek ini kami gunakan sebagai sarana untuk menyalurkan pemahaman kami tentang materi Sistem Rekam Medis yang kami peroleh dari pembelajaran di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang jurusan D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, dengan membandingkan Sistem Rekam Medis yang digunakan di Puskesmas Kendalsari Malang. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan ini masih banyak kekurangannya, baik dari segi penyusunannya maupun dari segi bahasanya. Maklumlah tak ada gading yang tak retak. Maka dari itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi penyempurnaan laporan hasil Praktek Kerja Lapangan ini.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | iii



Selanjutnya kami mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. DR. H. Taher Alhabsyi selaku Ketua Yayasan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang. 2. Bapak Drs. Soekarto, MSi. selaku dekan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang 3. Ibu DR. Hj. Tri Murni, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, beserta para dosen yang telah membimbing kami hingga terselesaikan PKL ini. 4. Ibu Drg. Satindri Setyo Palupi selaku Kepala Puskesmas Kendalsari Kab. Malang. 5. Mbak Nurul Setya N, Amd.RMIK selaku pembimbing lapangan selama PKL di Puskesmas Kendalsari Malang. 6. Seluruh staf dan karyawan Puskesmas Kendalsari Kab. Malang. 7. Rekan-rekan seperjuangan yang kami banggakan dan semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan laporan PKL ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. 8. Teristimewa orang tua kami tercinta, ayahanda dan ibunda yang telah memberikan kepercayaan serta limpahan kasih sayang yang begitu besar. Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit kebahagiaan dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi.



Akhirnya, kami berharap Laporan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini berguna bagi semua pihak yang membacanya. Dan semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan apapun kepada penyusun hingga terselesaikannya laporan PKL ini. Amin



Malang, Kondisional



Penyusun



BAB I PENDAHULUAN



1.1



Latar Belakang Puskesmas merupakan unit pelayanan kesehatan strata pertama yang bertugas menyelenggarakan upaya kesehatan di satu wilayah tertentu.Upaya kesehatan yang diselenggarakan termasuk upaya promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu demi terlaksananya pembangunan berwawasan kesehatan, puskesmas harus dapat meningkatkan kinerja pelayanan kesehatan dengan efektif dan efisien. Hal itu tentunya tidak lepas dari berbagai kendala yang muncul dalam memberikan pelayanan kesehatan pada



masyarakat



puskesmas.Pelayanan



baik



dari



kesehatan



segi



internal



yang



bermutu



maupun



eksternal



adalah



pelayanan



kesehatan yang mengutamakan kepuasan pelanggan. Untuk itu puskesmas harus dapat meningkatkan standar mutu pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Dengan adanya akreditasi, Puskesmas Kendalsari diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan kualitas pelayanan kesehatan terstandar yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Manual mutu puskesmas merupakan pedoman bagi Puskesmas Kendalsari Malang yang menjelaskan secara garis besar Sistem Manajemen Mutu di Puskesmas. Manual mutu adalah suatu dokumen yang digunakan untuk :



a.



Mengkomunikasikan kebijakan dan sasaran mutu kepada seluruh personel puskesmas.



b.



Menggambarkan keterkaitannya dengan prosedur sistem mutu yang terdokumentasi.



c.



Memberikan gambaran bahwa puskesmas memiliki kebijakan dalam mengelola organisasi untuk mencapai target mutu yang telah ditentukan.



Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang merupakan salah satu Institusi Pendidikan Tinggi di Malang dengan Jenjang Program Diploma III, dengan Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Dengan adanya pendidikan rekam medis di STIA Malang ini, diharapkan dapat memberikan keahlian dan keterampilan sumber daya manusia untuk menjadi tenaga “siap pakai” di bidang rekam medis dan informasi kesehatan di Instansi Jasa Pelayanan Kesehatan. Untuk membina calon tenaga terampil ini bukanlah satu hal yang mudah, ada berbagai jenjang pembinaan yang harus dilalui agar kami dapat menjadi tenaga yang dapat diandalkan. Pembinaan teoritis secara intensif diberikan dalam kegiatan perkuliahan reguler setiap hari, namun ternyata pada perkembangan berikutnya ilmu yang diberikan secara teoritis ini dirasakan kurang lengkap karena adanya perkembangan yang pesat di sisi praktek. Agar



tidak



mengalami



ketertinggalan



dengan



perkembangan-



perkembangan yang terjadi, maka untuk mendukung perkembangan dari sisi praktek untuk menambah pengetahuan dan keahlian kami di bidang rekam medis dan informasi kesehatan ini dengan cara mengadakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilokasi yang dianggap relevan dengan perkembangan



dunia kesehatan. Puskesmas adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan fasilitas kesehatan pertama serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan tenaga profesi kesehatan lainnya diselenggarakan. Melalui



praktek



kerja



lapangan



(PKL)



ini,



maka



diharapkan



pengetahuan mahasiswa di bidang praktek dapat terpenuhi dengan baik, sehingga mahasiswa dapat memberikan penilaian dan perbandingan yang baik dari perkembangan sektor keilmuan yang diperoleh di bangku kuliah dengan perkembangan di sektor praktek yang terjadi di lapangan serta mendapatkan gambaran yang lebih nyata tentang dunia kerja pada bidang yang akan kami geluti. Adanya PKL ini merupakan salah satu ajang untuk berlatih dalam persiapan memasuki dunia kerja secara nyata.



1.1 Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL) 1.2.1 Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) 1.2.1.1.



Tujuan Umum



1. Untuk mengetahui sistem dan prosedur penyelenggaraan rekam medis guna menunjang pemberian fasilitas pelayanan kesehatan pertama yang ada di Puskesmas Kendalsari 2. Melihat secara langsung peranan di setiap kegiatan rekam medis di Puskesmas Kendalsari Malang dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 1.2.1.2



Tujuan Khusus



2. Guna mengetahui sistem dan prosedur penyelenggaraan rekam medis yang diterapkan di Puskesmas Kendalsari Malang. 3. Guna mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelayanan rekam medis di Puskesmas Kendalsari Kab. Malang.



1.2.2 Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL) 1.2.2.1.



Bagi Mahasiswa Menambah wawasan di samping teori yang dipelajari serta keterampilan di dunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.



1.2.2.2.



Bagi Puskesmas Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi) pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas rekam medis di masa akan datang.



1.2.2.3.



Bagi STIA Malang Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan melakukan praktek kerja lapangan di masa yang akan datang serta menambah kerja sama dengan instansi kesehatan pemerintah maupun swasta.



1.2 Lokasi dan Jangka Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) periode 1 & 2 berlokasi di Puskesmas Kendalsari Malang, yang beralamat di jalan Cengger Ayam I No.08



Malang,



Telpon



:



0341-478215,



Email



:



[email protected], Kode Pos : 65141. Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dimulai pada tanggal 10 April 2017 s/d 06 Juni 2017.



BAB II HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN



2.1 Gambaran Umum Puskesmas Kendalsari 2.1.1 Sejarah Umun Puskesmas Kendalsari Puskesmas Kendalsari berdiri sejak tanggal 19 Mei 1984 ditanah seluas 2050 m2, dengan dipimpin oleh Dr. Doddy Widjanarko. Pada saat awal bedirinya Puskesmas hanya mampu melaksanakan sebagian program, antara lain : Pengobatan umum/Balai Pengobatan dan KIA/KB. Apotik yang ada saat itu menjadi satu ruangan dengan ruang pengobatan dikarenakan personel yang terbatas dan tidak sampai 10 orang. Selain itu, sarana yang dimiliki juga sangat terbatas untuk Imunisasi Vaksin disimpan di lemari Es Pada tahun 1991 Dr. Doddy Widjanarko melanjutkan pendidikan dokter spesialis dengan meninggalkan piala Puskesmas Berprestasi Kodya Malang tahun 1991. kemudian kepala Puskesmas digantikan oleh Dr. Retno Setyowati sampai dengan tahun 1999 dengan peningkatan pelaksanaan berbagai program dan bertambahnya pegawai. Setelah masa jabatan berakhiryang memakai tenaga minyak tanah, dan kondisi jalan menuju Puskesmas masih belum diaspal.kemudian digantikan oleh dr. Hersusilowati sampai dengan tahun 2003 dengan bangunan yang juga bertambah lengkap. Pada tahun 2003 kedudukan Kepala Puskesmas diisi oleh Plt Drg. Erlina Irmawati sampai akhir tahun 2004 kemudian pada awal tahun 2005 Drg. Erlina Irmawati menjadi Kepala Puskesmas Kendalsari yang difinitif sampai dengan bulan Juni 2012 dengan peningkatan sarana dan prasarana gedung Puskesmas yang megah ditambah pelayanan rawat inap dan UGD 24 jam yang mulai buka akhir 2007.Pada bulan Juli 2012 Kepala UPT Puskesmas



Kendalsari dijabat oleh Drg. Satindri Setyo Palupi, meskipun tidak banyak perubahan fisik pada puskesmas dan masa jabatan yang singkat yaitu sampai 17 Oktober 2013, akan tetapi banyak perubahan terutama pada rasa kekeluargaan antar sesama pegawai yang bertambah akrab. Kemudian kedudukan Kepala Puskesmas digantikan oleh dr. Husnul Muarif dengan masa jabatan yang singkat juga. Setelah itu, kepemimpinan berpindah kepada dr. Ida Megawati yang masa jabatnnya juga singkat tidak lebih dari 4 Bulan. Pada bulan Januari 2014 Kepala Puskesmas Kendalsari dijabat oleh dr. Lisna. pada masa kepemimpinannya Puskesmas kendalsari membawahi program tambahan seperti : IVA (Inspeksi Visual Asam Asetat), PTRM (Program Terapi Rumatan Metradon), VCT (Volountery Conseling and Testing), dan Laboratorium yang semakin lengkap.Pada tangga 17 Januari 2017 kepemimpinan Kepala Puskesmas kembali dijabat oleh drg. Satindri Setyo Palupi sampai saat ini.



2.1.2



Profil Puskesmas Kendalsari Malang UPT Puskesmas Kendalsari sebagai salah satu puskesmas dari



15 puskesmas di Kota Malang mempunyai tugas sebagai unit pelaksana teknis dinas kesehatan Kota Malang untuk melaksanakan tiga fungsi pokok puskesmas yaitu Promotif, Preventif dan Kuratif. Upaya kesehatan yang dilaksanakan meliputi: Upaya Kesehatan Perorangan dan Upaya Kesehatan Masyarakat. Puskesmas Kendalsari terletak di pusat kota,



Kecamatan



Lowokwaru, memiliki letak yang sangat strategis dan berdekatan dengan Kantor Kecamatan Lowokwaru sehingga memungkinkan kemudahan masyarakat untuk mengakses mendapatkan pelayanan kesehatan. Puskesmas Kendalsari beralamat Jalan Cengger Ayam I/8 Kelurahan Tulusrejo Kota Malang, Kode Pos 65141. Puskesmas Kendalsari berdiri ditanah seluas 2050m2, mulai beroperasi tanggal 9 Mei 1984. Secara geografis batas-batas wilayah kerja Puskesmas Kendalsari, wilayah utara berbatasan dengan Kelurahan Mojolangu, wilayah selatan berbatasan dengan Kelurahan Samaan, wilayah barat berbatasan dengan Kelurahan penanggungan dan wilayah timur berbatasan dengan Kelurahan Purwantoro.



2.1.2.1 Data Demografi Saat ini Puskesmas Kendalsari bertanggung jawab terhadap 55.667 jiwa dalam wilayah kerjanya dan beberapa sarana yang tersebar pada 3 (tiga) kelurahan yang tergambar pada tabel berikut : Tabel 1 Data Kelurahan di Wilayah Kerja Puskesmas Kendalsari No



Kelurahan



Jumlah



Jumlah RT



Jumlah RW



Penduduk 1



Lowokwaru



18.582



104



15



2



Tulusrejo



16.064



72



15



3



Jatimulyo



21.021



69



10



55.667



245



40



JUMLAH



Tabel 1 Data Demografi Sumber : Puskesmas Kendalsari Malang



2.1.2.2 Data UKBM Data



keadaan



sampai



akhir



tahun



2015



Puskesmas



Kendalsarimemiliki sarana pendukung fasilitas kesehatan Upaya Kesehatan Berbasis Masyarakat (UKBM) baik berupaPos Pelayanan Kesehatan Kelurahan (Poskeskel) dan termasuk juga kadernya yang keseluruhannya juga memberikan jenis pelayanan baik promotif,



preventif, kuratif dan rehabilitatif. Data selengkapnya tentang Upaya Kesehatan Berbasis Masyarakat (UKBM) yang dimiliki Puskesmas Kendalsari terlihat pada tabel berikut: Tabel 2 Data UKBM Puskesmas Kendalsari N



KELURAHAN



JUMLAH SARANA



O. Poskeskel



Posyandu Balita



Posyandu



Kader



Lansia



1.



Lowokwaru



1



17



11



185



2.



Tulusrejo



1



13



8



126



3.



Jatimulyo



2



9



8



136



4



39



27



447



JUMLAH



Tabel 2 Data UKBM Sumber : Puskesmas Kendalsari Malang



2.1.2.3 Data Sarana Peribadatan Sarana peribadatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas Kendalsari terlihat pada tabel berikut: Tabel 3 Data Sarana Peribadatan No



KELURAHAN



MASJID



GEREJA



VIHARA



1



Lowokwaru



12



1



0



2



Tulusrejo



11



0



0



3



Jatimulyo



9



2



1



32



3



1



JUMLAH



Tabel 3 Data Sarana Peribadatan Sumber : Puskesmas Kendalsari Malang 2.1.2.4 Data Sarana Pendidikan Sarana pendidikan yang ada di wilayah di kerja Puskesmas Kendalsari terlihat pada tabel berikut Tabel 4 Data Sarana Pendidikan No



KELURAHAN



TK



SD



SMA/K



PT



1



Lowokwaru



18



6



0



1



2



Tulusrejo



12



4



4



2



3



Jatimulyo



20



7



2



0



50



17



6



3



JUMLAH



Tabel 4 Data Sarana Pendidikan Sumber : Puskesmas Kendalsari Malang



Sarana Pelayanan kesehatan Puskesmas Kendalsari terdiri dari : - Puskesmas induk dengan jenis pelayanan UGD, rawat inap dan rawatjalan. - Satu Puskesmas Pembantu yang terletak di Jalan Simbar Menjangan No.36 Kelurahan Jatimulyo.



2.1.2.5 Data Ketenagaan Dari aspek ketenagaan Puskesmas Kendalsari saat ini memiliki jumlah karyawan



yang relatifkurang apabila dibandingkan dengan



standar ketenagaan yang ada dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas. Jumlah seluruh karyawan yang dimiliki oleh Puskesmas Kendalsari saat ini



berjumlah 40



orang, yang terbagi dalam berbagai kompetensi dan jenjang pendidikan. Data karyawan Puskesmas Kendalsari selengkapnya terlihat pada tabel di bawah ini:



Tabel 5 Data Ketenagaan Puskesmas Kendalsari NO.



KETENAGAAN



JUMLAH



1.



Dokter Umum



3



2.



Dokter Gigi



3



3.



Apoteker



1



4.



Nutrisionis



2



5.



Bidan



9



6.



Perawat



10



7.



Perawat gigi



1



8.



Asisten Apoteker



1



9.



Analis



2



10.



Sanitarian



1



11.



Tenaga Administrasi



6



13.



Tenaga keamanan



2



12.



Pengemudi



1



JUMLAH



40



Tabel 5 Data Ketenagakerjaan Sumber : Data Dasar Puskesmas KendalsariTahun 2015



2.1.2.6 Struktur Organisasi UPT Puskesmas Kendalsari



2.1.3



Kebijakan Mutu, Visi Misi



2.1.3.1 Visi Menjadi



puskesmas



yang



mampu



mewujudkan



kesehatan



masyarakat yang bermartabat 2.1.3.2 Misi Dalam rangka mewujudkan visi sebagaimana tersebut di atas, Puskesmas Kendalsari memiliki 3 (tiga) misi sebagai berikut : 1. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu dan merata demi kepuasan masyarakat 2. Mendorong kemandirian masyarakatuntuk hidup sehat melalui upaya promkes dan perilaku hidup bersih dan sehat 3. Meningkatkan upaya promotif dan preventif 2.1.3.3 Motto Puskesmas Kendalsari Kepuasan masyarakat harapan kami 2.1.3.4 Tata Nilai Puskesmas Kendalsari Tata nilai yang disepakati oleh seluruh karyawan Puskesmas Kendalsari adalah: Kami bangga dipercaya menjadi petugas yang bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, oleh karena itu kami mempunyai tata nilai: 1.



Sumber Daya Manusia Seluruh



potensi



sumber



daya



mewujudkan Visi dan Misi kami. 2.



Memiliki Integritas



manusia



bersama-sama



Kami dapat dipercaya karena jujur dalam setiap tindakan, terbuka, dan konsisten. 3.



Saling Menghormati dan Menghargai Kami senantiasa memperlakukan orang lain dengan hormat dan menghargai pendapat orang lain.



4.



Ketulusan Hati dan Keterbukaan Kami senantiasa mendengar, merespon dengan cepat dan mengharapkan keterlibatan masyarakat.



5.



Kerja Tim Kami senantiasa bekerjasama untuk mendapatkan hasil yang terbaik.



2.1.3.5 BUDAYA KERJA PUSKESMAS KENDALSARI SEHATI S : SALAM, SAPA, SOPAN E : EFEKTIF DAN EFISIEN H : HARGAI DAN HORMATI A : ADIL T : TEAM WORK I : INTEGRITAS



2.1.3.6 Struktur OrganisasiUPT Puskesmas Kendalsari



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 20



2.1.3.7 Mapping Map Business Process/Proses Pelayanan menunggu mesin 2.1.3.7.1



ALUR PELAYANAN PUSKESMAS KENDALSARI



Secara garis besar standar pelayanan di UPT Puskesmas Kendalsari terdiri atas 3 (tiga) kegiatan yaitu Penyelenggaraan Pelayanan



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 21



Manajemen,



Penyelenggaraan



Upaya



Puskesmas



(UKM)



dan



Penyelenggaraan Pelayanan Klinis (UKP). a) Penyelenggaraan Pelayanan Manajemen, meliputi; 1) Penyelenggaraan Tata Usaha dan Kepegawaian, meliputi: a. Menyusun



rencana



kegiatan



urusan



Tata



Usaha



berdasarkan data program Puskesmas. b. Membagi tugas kepada staf agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan. c. Mengkoordinasikan para staf dalam menyusun program kerja Puskesmas agar terjalin kerjasama yang baik. d. Memberi petunjuk kepada staf dengan petunjuk kerja yang diberikan agar tercapai keserasian dan kebenaran kerja. e. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan administratif dan manajemen di Puskesmas. Untuk mendukung Kepala Puskesmas menjalankan tugas dan fungsinya mengelola Puskesmas. f.



Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.



g. Bertanggung



jawab



atas



administrasi,



membantu



pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber daya lainnya. 1) Menyiapkan SK bendahara, SK penanggung jawab pengelola barang, SK penanggung jawab kendaraan. 2) Membuat perencanaan kebutuhan dan pemeliharaan barang unit. 3) Membuat data stok barang.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 22



4) Menjaga kelengkapan alat-alat yang diperlukan. 5) Membuat data asset di masing-masing ruangan. 6) Melaksanakan pembaruan daftar inventaris sebagai bahan laporan. 7) Melakukan evaluasi perawatan alat kesehatan. 8) Melaporkan fungsi dan kondisi alat kesehatan. 9) Melaporkan seluruh inventarisasi alat kesehatan. h. Melakukan evaluasi hasil kegiatan urusan Tata Usaha secara keseluruhan. i.



Menyediakan dan menyimpan data umum Puskesmas serta data kesehatan yang diperlukan untuk kepentingan semua pihak yang membutuhkan: 1) Data pencapaian cakupan kegiatan pokok tahun lalu dan visualisasi datanya. 2) Data 10 penyakit terbanyak. 3) Data RKBU (Rencana Kebutuhan Barang Unit). 4) Data lain.



j.



Membuat laporan kegiatan dibidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Puskesmas.



k. Melaksanakan keuangan, masyarakat



pengelolaan



perlengkapan, dan



urusan



urusan



surat umum,



kepegawaian,



menyurat,



hubungan



perencanaan



serta



pencatatan dan pelaporan. l.



Mempunyai tugas pokok di bidang kepegawaian:



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 23



1) Membuat struktur organisasi UPTD. 2) Membuat daftar/catatan kepegawaian petugas. 3) Membuat uraian tugas dan tanggung jawab setiap petugas. 4) Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap petugas sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab. 5) Membuat penilaian DP3 tepat waktu berdasarkan konsultasi dengan Kepala Puskesmas. 6) Melakukan file kepegawaian. 2) Penyelenggaraan Pengorganisasian, meliputi: a. Melaksanakan pertemuan berkala puskesmas berupa; 1. Lokakarya mini bulanan. 2. Lokakarya mini tribulanan 3. Pertemuan Tim Audit Internal dilakukan setiap akan dilakukan audit internal; 4. Pertemuan Tim Manajemen Risiko/ Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) 5. Pertemuan Tim Survei dan Penanganan Keluhan Pelanggan 6. Pertemuan Tim Manajemen Mutu b. Pertemuan Tinjauan Manajemen (PTM) dilakukan setahun 4 (empat) kali. c. Mengkoordinir



penyusunan



Perencanaan



Tingkat



Puskesmas.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 24



d. Merumuskan



kebijakan



operasional



dalam



bidang



pelayanan kesehatan masyarakat. e. Memberikan tugas pada staf dan unit-unit, Puskesmas Pembantu, dan Ponkesdes. f.



Memimpin Puskesmas



urusan



Tata



Pembantu,



Usaha,



unit-unit



Ponkesdes



dan



pelayanan, staf



dalam



menyelenggarakan pelayanan kesehatan masyarakat agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan rencana kerja yang telah ditetapkan. g. Pembinaan ke sarana kesehatan pendukung yaitu Pustu oleh Kepala UPT Puskesmas Kendalsari dilakukan secara berkala h. Pembinaan



Bidan



Koordinator



terhadap



Poskesdes



dilakukan secara berkala i.



Bertanggung jawab atas penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) melalui analisis dan perumusan masalah berdasarkan prioritas.



j.



Bertanggung jawab atas Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) secara terinci dan lengkap.



3) Penyelenggaraan Evaluasi dan Pelaporan, meliputi; a. Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan Puskesmas berdasarkan



realisasi



program



kerja



dan



ketentuan



perundang-undangan yang berlaku sebagai bahan dalam menyusun program kerja berikutnya.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 25



b. Memberikan umpan balik hasil kegiatan kepada semua staf Puskesmas. c. Mengolah dan menganalisa data, untuk selanjutnya diinformasikan atau dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten serta pihak yang berkepentingan lainnya. d. Konsultasi ke Dinkes Kota Malang terhadap keberhasilan program dilakukan setiap bulan sekali. e. Pelaporan keberhasilan cakupan program dilakukan setiap bulan dan tribulan. f.



Pembuatan Penilaian Kinerja Puskesmas (PKP) tahunan dilakukan setiap 1 (satu) tahun sekali.



b) Penyelenggaraan Upaya Puskesmas (UKM), meliputi; 1) Gizi; a. Pendidikan/Konseling Gizi masyarakat dilakukan bila ada kasus dan rujukan temuan kasus gizi di masyarakat; b. Penanganan balita malnutrisi di masyarakat dilakukan jika ditemukan balita malnutrisi di masyarakat atau kasus rujukan dari desa;



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 26



c. Penanganan ibu hamil KEK di masyarakat dilakukan bila ada rujukan atau penemuan kasus ibu hamil KEK di masyarakat; d. Penyuluhan Gizi lintas sektor dilakukan 1 (satu) kali dalam setahun; e. Penyuluhan Gizi Usia Dini dilakukan di Sekolah Dasar 1 (satu) kali dalam setahun; f.



Melaksanakan pembinaan posyandu, PSG (Pemantauan Status



Gizi),



pemantauan



konsumsi



gizi



(PKG),pemantauan penggunaan garam beryodium, ASI eksklusif, pemberian kapsul vitamin A, pemberian tablet Fe; g. Membuat visualisasi



pencatatan data



dan



sebagai



pelaporan



kegiatan



serta



bahan



informasi



dan



pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas; h. Melakukan evaluasi hasil kinerja kegiatan surveilans.



2) Kesehatan Ibu dan Anak (KIA): a. Pembinaan kader oleh bidan desa dilakukan minimal setahun 12 (dua belas) kali; b. Penyuluhan Kesehatan bagi Bumil, Bufas, Neo, Bayi dan Balita Resti di masyarakat dilakukan minimal 2 (dua) kali dalam setahun;



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 27



c. Melakukan



pemberian imunisasi, sweeping



penyuluhan



imunisasi,



imunisasi, penanganan KIPI dan koordinasi



lintas program terkait sesuai prosedur dan ketentuan; d. Pemantauan wilayah setempat dan supervisi fasilitatif; e. Pembinaan dukun; f.



Melakukan pencatatan dan pelaporan serta visualisasi data kegiatan



KIA-KB



sebagai



bahan



informasi



dan



pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas; g. Melaksanakan melaporkan



evaluasi



kegiatan



pelaksanaan



kegiatan



kebidanan kebidanan



dan secara



berkala kepada penanggung jawab.



3) Promosi Kesehatan: a. Refresing kader Posyandu dilakukan 2 (dua) kali setahun. b. Pertemuan Lintas Sektor promosi kesehatan dilakukan minimal 2 (dua) kali setahun. c. Melakukan penyuluhan kesehatan. d. Pengembangan UKBM. e. Pengembangan Desa Siaga Aktif. f.



Pemberdayaan



masyarakat



dalam



PHBS



serta



mengkoordinasikan dengan lintas program terkait. g. Membuat pencatatan dan pelaporan serta visualisasi data promosi



kesehatan



sebagai



bahan



informasi



dan



pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 28



h. Melakukan evaluasi hasil kegiatan promosi kesehatan secara keseluruhan.



4) Kesehatan Lingkungan a. Melakukan kegiatan pembinaan kesehatan lingkungan yang meliputi pengawasan dan pengawasan



dan



pembinaan



pembinaan



SAB,



JAGA, pegawasan dan



pembinaan TTU (Tempat-Tempat Umum)/ TPM (Tempat Pengolahan Makanan) Pestisida, b. Pelayanan klinik sanitasi, c. Penyuluhan kesehatan lingkungan dan koordinasi lintas program terkait. d. Membuat pencatatan dan pelaporan serta visualisasi data kegiatan kesehatan lingkungan sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kepala Puskesmas. e. Melakukan evaluasi hasil kegiatan kesehatan lingkungan secara keseluruhan. f.



Menerima kartu rujukan status dari unit pengobatan.



g. Mempelajari kartu status/rujukan tentang diagnosis oleh unit pengobatan. h. Menyalin dan mencatat nama penderita atau keluarganya, karakteristik penderita yang meliputiumur, jeniskelamin, pekerjaan danalamat, serta diagnosis penyakitnya ke dalam buku register.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 29



i.



Melakukan



wawancara



atau



konseling



dengan



penderita/keluarga penderita, tentang kejadian penyakit, keadaan lingkungan, dan perilaku yang diduga berkaitan dengan kejadian penyakit. j.



Membantu menyimpulkan permasalahan lingkungan atau perilaku yang berkaitan dengan kejadian penyakit yang diderita.



k. Memberikan saran tindak lanjut sesuai permasalahan. l.



Sesuai dengan jadwal yang telah disepakati antara penderita atau keluarganya dengan petugas, petugas kesehatan lingkungan melakukan kunjungan rumah.



5) Pengendalian Penyakit Menular a. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif penyakit TB. b. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif penyakit Kusta. c. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif penyakit Malaria. d. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif penyakit DBD. e. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif penyakit ISPA. f.



Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif penyakit Diare.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 30



g. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif penyakit HIV-AIDS. h. Melaksanakan penemuan dan pencegahan dini secara aktif penyakit filariasis. i.



Imunisasi untuk pencegahan dan pengendalian penyakit menular tidak langsung.



j.



Surveilans dan koordinasi lintas program.



k. Membuat



pencatatan



visualisasi



data



dan



pelaporan



sebagai



bahan



kegiatan informasi



serta dan



pertanggungjawaban kepada Kepala Puskesmas. l.



Melakukan evaluasi hasil kinerja kegiatan surveilans.



6) Keperawatan Kesehatan Masyarakat a. Menyiapkan bahan untuk penyusunan rencana kegiatan dan penyediaan kebutuhan serta pelaksanaan program kegiatan



dalam



pelayanan



Keperawatan



Kesehatan



Masyarakat. b. Pelaksanaan kegiatan, pemantauan, pemberian bimbingan teknis serta evaluasi dalam pelayanan Keperawatan Kesehatan Masyarakat. c. Melaksanakan urusan administrasi, koordinasi dan jalinan kemitraan dengan lintas sektor terkait dalam pelayanan Keperawatan Kesehatan Masyarakat.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 31



d. Melaksanakan tugas-tugas



lain



yang



diberikan



oleh



Penanggung Jawab UKM Esensial dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat sesuai bidang dan tugasnya.



c) Penyelenggaraan Pelayanan Klinis (UKP), meliputi; 1) Pelayanan Unit Gawat Darurat dilakukan 24 jam satiap hari; 2) Pelayanan Unit Rawat Jalan dilakukan sesuai jam kerja mulai hari Senin sampai dengan Sabtu; 3) Pelayanan Unit Rawat Inap dilakukan pelayanan 24 jam setiap hari.



2.2



Deskripsi Hasil PKL



2.2.1



Sistem Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Kendalsari



Malang 2.2.1.1



Prosedur Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas



Kendalsari Malang A. PROSEDUR PENDAFTARAN PASIEN 1. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan a. Petugas menyiapkan nomer antrian b. Petugas memanggil nomer antrian c. Petugas memberikan salam dan menyapa pasien



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 32



d. Petugas mengidentifikasi pasien termasuk pasien baru atau pasien lama -



Pasien Baru 1) Petugas membuat rekam medis baru 2) Petugas memberikan nomer reka medis sesuai lanjutan



dan



dicatat



dibuku



pengendali



dokumen rekam medis 3) Petugas memberikan kartu berobat pasien dan memberi pesan kepada pasien agar selalu membawa kartu berobat setiap kali kunjungan. -



Pasien Lama 1) Petugas menanyakan kartu berobat pasien, apabila pasien tidak membawa kartu berobat petugas menanyakan nama pasien, alamat, dan terakhir pasien berobat. 2) Petugas mencari rekam medis sesuai dengan nomer rekam medis dan nama pasien 3) Patugas mengembalikan kartu berobat kepada pasien



e. Petugas menanyakan keluhan dan poli yang dituju f.



Petugas menanyakan apakah pasien memiliki kartu Jaminan Kesehatan atau tidak



g. Petugas



memberikan



informasi



tentang



hak



dan



kewajiban pasien serta jenis pelayanan yang dapat diberikan puskesmas



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 33



h. Apabila pasien luar daerah kota malang dikenai biaya pendaftaran dan pengobatan sebesar Rp 13.000,i.



Petugas mencatat register pasien rawat jalan



j.



Petugas melakukan pencatatan tambahan dalam blangko yang sudah disediakan untuk pasien JKN



k. Petugas mengirim rekam medis ke poli yang dituju 2. Pendaftaran Pasien UGD a. Petugas mengarahkan pasien gawat darurat atau rawat luka untuk masuk keruangan gawat darurat dan keluarga pasien mendaftarkan pasien b. Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah berobat ke puskesmas Kendalsari? c. Apabila pasien sudah pernah berobat petugas meminta kartu berobat pasien dan menanyakan terakhir berobat kepuskesmas kendalsari untuk mencari dokumen rekam medis pasien. Namun jika belum pernah berobat petugas membuatkan kartu berobat dan rekam medis baru d. Petugas mencatat dibuku register pasien gawat darurat e. Petugas memberikan kartu berobat kepdampasien dan memberikan pesan untuk selalu membawa kartu berobat setiap kali berobat ke puskesmas Kendalsari f.



Petugas menyerahkan rekam medis pasien kepada perawat jaga ruang gawat darurat



3. Pendaftaran Pasien Rawat Inap



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 34



a. Pasien dengan membawa rujukan untuk rawat inap dari luar puskesmas kendalsari : 1) Petugas mengarahkan pasien masuk keruangan gawat darurat dan keluarga pasien mendaftarkan pasien 2) Petugas menanyakan apakah pasien pernah berobat ke puskesmas kendalsari? 3) Apabila



pasien



sudah



pernah



berobat



petugas



meminta kartu berobat pasien dan menanyakan terakhir



berobat



kepuskesmas



Kendalsari



untuk



mencari dokumen rekam medis pasien. Namun jika belum pernah berobat petugas membuatkan kartu berobat dan rekam medis baru. 4) Petugas mencatat dibuku register pasien rawat inap. 5) Petugas memberikan kartu berobat kepada pasien dan memberikan pesan untuk selalu membawa kartu berobat setiap kali berobat ke puskesmas kendalsari. 6) Petugas menyerahkan rekam medis pasien kepada perawat jaga ruang gawat darurat b. Pasien rawat jalan atau gawat darurat yang diindikasi dokter untuk rawat inap : 1) Petugas ruang perawatan umum, KIA, atau GIGI membawa rekam medis pasien masuk keruang gawat darurat



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 35



2) Petugas ruang perawatan umum, KIA, atau GIGI membawa rekam medis pasien keruang Gawat Darurat 3) Petugas ruang gawat darurat mlaporkan ke petugas pendaftaran bahwa ada pasien masuk rawat inap 4) Petugas pendaftaran mencatat dibuku register pasien rawat inap A. Identifikasi Pasien Setiap pasien yang berkunjung ke puskesmas kendalsari ditanya



apakah



sebelumnya



sudah



pernah



berobat



kepuskesmas kendalsari atau belum. Jika sudah maka pasien akan diminta kartu identitas berobatnya untuk mencari rekam medis pasien. Petugas mengambilkan dokumen rekam medis pasien. Sementara



jika



pasien



belum



pernah



berobat



ke



puskesmas kendalsari, maka petgas akan menanyakan identitas pasien dan melihat kartu identitas untuk keperluan pengisian identitas pasien, membuat kartu identitas berobat pasien dan rekam medis baru. B. Penamaan Rekam Medis Berikut adalah aturan dalam penulisan nama pasien pada rekam medis: 1. Penulisan nama pasien pada rekam medis harus sesuai dengan data identitas pasien(KTP/SIM/Kartu JKN). C. Penomoran Rekam Medis



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 36



Penomoran rekam medis di Puskesmas Kendalsari menggunakan sistem 8 digit angka yang terdiri dari angka depan, tengah, dan belakang. Angka depan terdiri dari 2 digit yang menunjukan pasien termasuk pasien Puskemas Induk Kendalsari (01 untuk pasien yang berobat di Puskesmas Induk Kendalsari dan 02 untuk pasien yang berobat di Puskesmas Pembantu Jatimulyo), lalu 2 digit angka tengah yang menunjukan kode wilayah kerja Puskesmas Kendalsari dan 4 digit angka diberlakang sebagai nomer urut pasien saat mendaftar pertama kali di Puskesmas Kendalsari. Contoh : 01-012222 Artinya : pasien mendaftar di Puskesmas Kendalsari dengan wilayah kerja kelurahan Tulusrejo dengan nomor urut 2222. Untuk kode wilayah kerjanya sebagai berikut : 01 :



Tulusrejo



02 :



Lowokwaru



03 :



Jatimulyo



04 :



Luar Daerah



05 :



Luar Wilayah



D. Pengisian Rekam Medis Rekam Medis puskesmas kendalsari berisi data-data sebagai berikut:



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 37



1. Identitas pasien ( nama, tanggal lahir/usia, jenis kelamin, alamat, nama KK, dan pekerjaan), apabila pasien tidak mampu mengingat tanggal lahir maka ditanyakan usia pasien. 2. Tanggal pemeriksaan 3. Hasil



anamnesa,



mencangkup



sekurang-kurangnya



keluhan utama dan riwayat penyakit sekarang. 4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis. 5. Dokummentasi hasil pemeriksaan penunjang apabila dilakukan. 6. Diagnosa penyakit. 7. Kode diagnosa. 8. Rencana penata laksanaan. 9. Pengobatan dan/ atau tindakan medis. 10. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. 11. Identitas dan tanda tangan dokter yang telah melayani pasien. 12. Persetujuan dan penolakan tindakan medis bila diperlukan. E. Penulisan Rekam Medis Penulisan rekam medis memperhatikan aspek legal. Penulisan dalam rekam medis harus jelas dan mudah terbaca, jika



terjadi



kesalahan



penulisan



tidak



diperkenankan



melakukan koreksi dengan cairan penghapus tetapi dilakukan dengan cara mencoret tulisan yang salah kemudian diparaf. F. Pengisian Rekam Medis



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 38



Pengisian rekam medis menjadi tanggung jawab petugas kesehatan yang melakukan pelayanan yaitu ; a. Petugas pendaftaran melakukan pengisian kelengkapan identitas pasien dan tanggal kunjungan. b. Perawat, bidan, dokter dan dokter gigi yang memberikan pelayanan langsung harus mengisi langsung setelah pelayanan diberikan. G. Assembling Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis. Peran dan fungsi assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis (Shofari, 2004). Assembling



adalah



pengorganisasian



formulir



yang



menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana dalam hal pelayanan kesehatan pasien yang merupaka bukti tertulis



tentang



dokumen



resmi



rumah



sakit



secara



kronologis. Petugas assembling Rumah Sakit Islam Unisma Malang setelah menerima berkas dari kasir, akan memilah dokumen rekam medis BPJS atau umum. Kemudian akan dilakukan perakitan dokumen rekam medis rawat inap dengan urutan yang sudah di tetapkan. Selanjutnya setelah selesai di lakukan



perakitan



dokumen



rekam



medis,



petugas



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 39



assembling akan melengkapi identitas pasien pada dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Setelah melakukan perakitan, petugas assembling memeriksa kelengkapan identitas pasien, anamnesis, diagnosa masuk, diagnosa utama/akhir



dan



komplikasi,pemeriksaan



pengobatan,



tindakan,



persetujuan



fisik,



lab,



pengobatan



atau



tindakan, catatan konsultasi, asuhan keperawatan dan resume medis. H. Kelengkapan Rekam Medis Kelengkapan rekam medis menjadi tanggung jawab pemberi pelayanan. Rekam medis harus diisi lengkap sebelum dikembalikan kepada petugas penyimpanan rekam medis pada hari pelayanan. Khusus untuk pasien UGD dan rawat inap harus dilengkapi sebelum waktu 1x24 jam setelah pemberian pelayanan kepada pasien. Rekam medis yang tidak lengkap dikembalikan kebagian pelayanan untuk dilengkapi dan diberi waktu 1x24 jam. I.



Sistem Kode Diagnostik Kode diagnostik yang digunakan dalam rekam medis Puskesmas Kendalsari adalah berdasarkan ICD 10 .



J. Penyimpanan Rekam Medis Proses penyimpanan dokumen rekam medis pasien yang telah dikembalikan dari unit pelayanan atau unit penelitian agar tersimpan sesuai dengan raknya dan mudah diambil



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 40



kembali pada saat diperlukan oleh semua petugas rekam medis cepat dan tepat. Sistem pennyimpanan yang digunakan yaitu Sistem Siteralisasi dimana rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap disimpan menjadi satu map rekam medis. Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk: 1. Menjaga agar terpeliharanya berkas rekam medis pasien dengan baik, aman, tidak rusak, dan tidak hilang atau dipergunakan orang/badan yang tidak berhak. 2. Terppeliharanya kerahasiaanisi berkas rekam medis dari pemaparan oleh pihak yang tidak berwewenang. 3. Mengetahui



riwayat



pengobatan



pasien



secara



berkesinambungan di Puskesmas Kendalsari.



K. Penjajaran Rekam Medis Penjajaran rekam medis adalah sistem penataan rekam medis dalam sekuens yang khusus agar pengembalian kembali (retrieve) rekam medis menjadi lebih cepat dan mudah. Sistem penjajaran yang digunakan yaitu sistem nomor langsung, dimana penyimpanan dokumen rekam medis dengan



mensejajarkan



map



dokumen



rekam



medis



berdasarkan urutan langsung nomer rekam medisnya pada rak penyimpanan.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 41



L. Akses Terhada Reka Medis Akses



terhadap



rekam



medis



diatur



sebagaimana



ketentuan yang berlaku guna menjamin kerahasiaan rekam medis. Rekam medis wajib disimpan dalam ruang penyimpanan rekam medis. Akses terhadap rekam medis oleh petugas pelayanan hanya pada petugas saat melakukan pelayanan. Akses terhadap rekam medis penyimpanan rekam medis hanya dapat dilakukan oleh petugas rekam medis atau petugas lain atas seijin dan sepengetahuan penanggung jawab rekam medis. Akses terhadap rekam medis selain untuk keperluan pelayanan, baik oleh tenaga kesehatan maupun pihak lain atas seijin dan sepengetahuan jawab rekam medis. Akses terhadap rekam medis selain untuk keperluan pelayanan, baik oleh tenaga kesehatan maupun pihak lain yang



berkepntingan



terhadap



data



atau



keperluan



pengkajian atau penelitian terhadap data dalam rekam medis harus sepengetahuan dan seijin penanggung jawab rekam medis dan kepala Puskesmas Kendalsari.



M. Kerahasiaan Rekam Medis



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 42



Dokter,



dokter



gigi,



perawat



dan



seluruh



petugas



Puskesmas Kendalsari wajib menjaga kerahasiaan rekam medis sesuai dengan PP No. Tahun 1996 tentang wajib simpan rahasia kedokteran. Setiap



informasi



yang



bersifat



medis



yang



dimiliki



puskesmas tidak boeh disebarkan. Informasi tentang isi rekam medis pasien dapat dibuka dalam hal : 1. Untuk kepentingan pasien 2. Untuk memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam



rangka



penegakan



hukum



atau



perintah



pengadilan. 3. Permintaan dan / atau persetujuan pasien sendiri. 4. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-undangan. 5. Untuuk keperntingan penelitian, pendidikan atau audit medis sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien. Dengan syarat harus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan saaran pelayanan kesehatan. 6. Penjelasan isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh dokter atau dokter gigi yang merawat pasien dengan izin



tertulis



dari



pasien



berdasarkan



peraturan



perundang-undangan. 7. Pimpinan



sarana



pelayanan



kesehatan



dapat



menjelaskan isi rekam medis secara tertulis atau



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 43



langsung



kepada



pemohon



tanpa



izin



pasien



berdasarkan peraturanperundang-undangan. N. Pemusnahan Rekam Medis Rekam medis pasien disimpan dalam rak penyimpanan Puskesmas Kendalsari maksimal 3 tahun terhitung sejak tanggal kunjungan terakhir. Setelah melampaui batas waktu



tersebut



rekam



medis



dimusnahkan



dengan



sepengetahuan Kepala Puskesmas Kendalsari dan dimuat dalam berita acara pemusnahan. Petugas penanggung jawab



rekam



medis



bertanggung



jawab



dalam



pemusnahan rekam medis.



2.3



PEMERSALAHAN YANG DIHADAPI



2.3.1



Pengertian Permasalahan Penelitaian Menurut Para Ahli Menurut John Dewey, 1993; Kerlinger, 1989 dalam Sukardi; 2007



mengidentifikasikan bahwa, permasalahan secara faktual dapat berupa kesulitan yang dirasakan oleh orang awam maupun para peneliti; permasalahan dapat juga



diartikan



sebagai



sesuatu



yang



menghalangi



tercapainya



tujuan.



Permasalahan dapat pula diartikan sebagai sesuatu yang dijadikan target yang telah ditetapkan oleh peneliti, tetapi karena sesuatu hal target tidak dapat tercapai. Sesuatu hal yang menyebabkan tidak tercapainya target disebut



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 44



masalah. Permasalahan dapat pula diartikan sebagai jarak antara sesuatu yang diharapkan dengan sesuatu kenyataan yang ada.



Menurut Notoatmodjo (2002) masalah penelitian secara umum dapat diartikan sebagi suatu kesenjangan (gap) antara yang seharusnya dengan apa yang terjadi tentang sesuatu hal, atau antara kenyataan yang ada atau terjadi dengan yang seharusnya ada atau terjadi serta antara harapan dan kenyataan.



Permasalahan adalah suatu kesenjangan antara harapan dengan kenyataan, perundang-undangan dengan pelaksanaan, peraturan dengan implementasinya, teori dengan praktik, sehingga menarik minat dan perhatian untuk diteliti. (Henny Kartika, 2008).



Hal-hal yang menyebabkan sulitnya membuat masalah penelitian: 1. Tidak semua masalah di lapangan dapat diuji secara empiris. 2. Tidak ada pengetahuan atau tidak diketahui sumber atau tempat mencari masalah. 3. Kadangkala si peneliti dihadapkan kepada banyak sekali masalah penelitian, dan sang peneliti tidak dapat memilih masalah mana yang lebih baik untuk dipecahkan. 4. Ada kalanya masalah cukup menarik tetapi data yang diperlukan untuk memmecahkan masalah tersebut sukar diperoleh.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 45



5. Peneliti tidak tahu kegunaan spesifik yang ada di kepelanyadalam memilih masalah. 2.3.2



Karakteristik Permasalahan Penelitian Secara fungsional masalah penelitian mempunyai arti penting bagi para



peneliti. Masalah penelitian dapat digunakan sebagai pedoman kegiatan di lapangan. Mengingat pentingnya posisi tersebut para peneliti dianjurkan untuk mengetahui ciri-ciri permasalahan yang baik serta layak untuk diteliti. Beberapa karakteristik menurut Sukardi, 2007 adalah sebagai berikut:



1. Dapat Diteliti Suatu permasalahan dapat dikatakan diteliti atau researchable, apabila masalah tersebut dapat diungkapkan kejelasannya melalui tindakan koleksi data dan kemudian dianalisis. Beberapa cara memperoleh jawaban melalui mencari informasi: a. Bertanya kepada responden; dengan melakukan wawancara, dengan orangorang yang terlibat langsung, para pimpinan dikantor, tenaga kerja, atau para pakar yang menguasai bidang ketenagakerjaan. b. Melakukan observasi langsung diamana para pencari kerja berada; yaitu ditempat-tempat pendaftaran tenaga kerja baik di Kabupaten maupun di provinsi terdekat. c. Melakukan studi kepustakaan dengan buku, selebaran, dan dokumentasi lain yang berkaitan erat dengan masalah tenaga kerja d. Menggunakan angket dan menyebarkannya kepada responden yang terkait.



2. Mempunyai Kontribusi Signifikan



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 46



Maslah penelitian mempunyai kontribusi nyata, masalah penelitian dikatakan baik jika itu mempunyai manfaat bagi peneliti yang bersangkutan maupun bagi masyarakat pada umumnya. Ada 2 manfaat yang perlu diperhatikan dalam mengidentifakasi masalah. Kedua masalah itu, yaitu manfaat teoritis yang berkaitan erat dengan perkembangan ilmu pengetahuan, dan yang kedua, yaitu manfaat praktis yang langsung dapat digunakan atau dirasakan oleh masyarakat.



3. Dapat Didukung Dengan Data Empiris Karakteristik yang ketiga yang juga penting untuk dipertimbangkan adalah fenomena masalah tersebut dapat diukur baik secara kuantitatif maupun secara empiris. Ukuran empiris atau ukuran yang didasarkan pada fakta yang dapat dirasakan oleh orang yang terlibat mempunyai peranan penting. Karena dukungan data empiris memberikan hubungan yang erat antara fakta dan konstruk suatu fenomena. Permasalahan akan menjadi lebih kuat lagi perlunya untuk didukaung dengan data empiris, jika peneliti ingin mendudukkan penelitian kuantitatif lebih mendasarkan pada sesuatu variabel yang harus didasarkan hukum positif, empiris, dan terukur. Permasalahan yang tidak didukung dengan data empiris dan tidak dapat diukur hanya jatuh pada kategori common sense yang sulit untuk ditindaklanjuti dalam proses pengumpulan data.



4. Sesuai Dengan Kemampuan dan Keinginan Peneliti Karakteristik



yang



menganjurkan



perlunya



peneliti



menyesuaikan



kemampuan dan sesuai dengan keinginannya. Permasalahan yang mempunyai tiga karakteristik diatas akan memberikan keyakinan untuk dapat meneliti dan



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 47



mengumpulkan data pendukung. Sedangkan karakteristik terakhir memberikan kepercayaan bahwa apa yang hendak dilakukan di lapangan akan berhasil, karena



data



yang



ada



di



lapangan



dan



kemampuan



peneliti



untuk



mengumpulkan dan kemudian menganalisisnya sampai hasil penelitaian dapat diperoleh.



Keinginan



penulis



juga



mempunyai



peranan



penting



dalam



mendukung terselesaikannya penelitian. Karena penelitian adalah kegiatan yang menyangkut kemampuan, dan kemampuan tanpa ada kemauan mungkin saja proses penelitian berlarut-larut dan akhirnya merugikan si peneliti sendiri.



Menurut Nana Syaodih, 2005 mengemukakan karakteristik permasalahan penelitian adalah sebagai berikut:



1. Obyektifitas Penelitian harus memiliki obyektivitas baik dalam karakteristik maupun prosedurnya. Obyektivitas dicapai melalui keterbukaan, terhindar dari bias dan subyektivitas. Dalam prosedurnya, penelitian menggunakan teknik pengumpulan dan analisis data yang memungkinkan dibuat interpretasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Obyektivitas juga menunjukkan kualitas data yang dihasilkan dari prosedur yang digunakan, yang dikontrol dari bias dan subyektivitas.



2. Ketepatan Penelitian juga harus memiliki tingkat ketepatan (Precision), secara teknis instrumen pengumpulan datanya harus memiliki validitas dan realibilitas yang memadai, desain penelitian, pengambilan sampel dan teknik analisisnya tepat.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 48



3. Vertifikasi Penelitian dapat divertifikasi, dalam arti dikonfirmasikan, direvisi dan diulang dengan cara yang sama atau berbeda. Vertifikasi dalam penelitian kualitatif berbeda dengan kuantitatif. Penelitian kualitatif memberikan interpretasi deskriptif,



vertifikasi



berupa



perluasan,



pengembangan



tetapi



bukan



pengulangan. Vertifikasi juga bermakna memberikan sumbangan kepada ilmu atau studi lain.



4. Penjelasan Ringkas Penelitian mencoba memberiakan penjelasan tentang hubungan antar fenomena dan menyederhanakannya menjadi penjelasan yang ringkas. Tujuan akhir dari suatu penelitian adalah mereduksi realita yang kompleks kedalam penjelasan yang singkat.



5. Empiris Penelitian ditandai oleh sikap dan pendekatan empiris yang kuat. Secara umum empiris berarti berdasarkan pengalaman praktis. Dalam penelitian empiris kesimpulan didasarkan atas dasar kenyataan-kenyataan yang diperoleh dengan menggunakan metode penelitian yang sistematik, bukan berdasarkan pendapat atau kekuasaan. Sikap empiris umumnya menuntuk penghilangan pengalaman dan sikap pribadi. Kritis dalam penelitian berarti membuat interpretasi berdasarkan kenyataan dan nalar yang didasarkan atas kenyataan-kenyataan (evidensi). Evidensi adalah data yang diperoleh dari penelitian, berdasarkan hasil analisis data tersebut interpretasi dibuat.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 49



6. Penalaran Logis Semua kegiatan penelitian



menuntut



penalaran



logis.



Penalaran



merupakan proses berfikir, menggunakan prinsip-prinsip logika deduktif atau induktif. Penalaran deduktif, bila premisnya benar maka kesimpulan otomatis benar. Logika deduktif dapat mengidentifikasi hubungan-hubungan baru dalam pengetahuan (prinsip, kaidah) yang ada. Dalam penalaran induktif, peneliti menarik kesimpulan berdasarkan hasil sejumlah pengamatan kasus-kasus (individual, situasi, peristiwa), kemudian peneliti membuat kesimpulan yang bersifat umum. Kesimpulan dibatasi oleh jumlah dan karakteristik dari kasus yang diamati.



7. Kesimpulan Kodisional Kesimpulan hasil penelitian tidak bersifat absolut. Penelitian boleh dikatakan hanya mereduksi ketidaktentuan, misal pada penelitian ilmu sosial.



Ciri-ciri pernyataan Masalah Penelitian yang baik menurut Syvie, 2007 adalah sebagai berikut. 1. Masalah yang dipilih harus mempunya nilai penelitian a. Masalah harus mempunyai keaslian b. Masalah harus menyatakan suatu hubungan c. Masalah harus merupakan hal yang penting d. Masalah harus dapat di uji e. Masalah harus mencerminkan suatu pertanyaan



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 50



2. Masalah yang dipilih dengan bijak, artinya: a. Data serta metode untuk memecahkan masalah harus tersedia b. Biaya untuk memecahkan masalah, secara relatif harus dalam batas-batas kemampuan c. Waktu memecahkan masalah harus wajar d. Biaya dan hasil harus seimbang e. Administrasi dan sponsor harus kuat f. Tidak bertentangan dengan hukum dan adat



3. Masalah dipilih dengan kualifikasi peneliti a. Menarik bagi peneliti b. Masalah harus sesuai dengan kualifikasi peneliti



Merumuskan Permasalahan Penelitian Pertimbangan dalam memilih masalah penelitian agar masalah yang dipilih layak dan relevan untuk diteliti diungkapkan oleh Notoatmodjo (2002), meliputi :



1. Masalah masih baru “Baru” dalam hal ini adalah masalah tersebut belum pernah diungkap atau diteliti oleh orang lain dan topik masih hangat di masyarakat, sehingga agar tidak sia-sia usaha yang dilakukan, sebelum menentukan masalah, peneliti harus banyak membaca dari jurnal-jurnal penelitian maupun media elektronik tentang penelitian terkini.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 51



2. Aktual Aktual berarti masalah yang diteliti tersebut benar-benar terjadi di masyarakat. Sebagai contoh, ketika seorang dosen keperawatan akan meneliti tentang masalah gangguan konsep diri pada pasien yang telah mengalami hemodialise berulang, maka sebelumnya peneliti tersebut harus melakukan survey dan memang menemukan masalah tersebut, meskipun tidak pada semua pasien



3. Praktis Masalah penelitian yang diteliti harus mempunyai nilai praktis, artinya hasil penelitian harus bermanfaat terhadap kegiatan praktis, bukan suatu pemborosan atau penghamburan sumber daya tanpa manfaat praktis yang bermakna.



4. Memadai Masalah penelitian harus dibatasi ruang lingkupnya, tidak terlalu luas, tetapi juga tidak terlalu sempit. Masalah yang terlalu luas akan memberikan hasil yang kurang jelas dan menghamburkan sumber daya, sebaliknya masalah penelitian yang terlalu sempit akan memberikan hasil yang kurang berbobot.



5. Sesuai dengan kemampuan peneliti Seseorang



yang



akan



melakukan



penelitian



harus



mempunyai



kemampuan penelitian dan kemampuan di bidang yang akan diteliti, jika tidak, hasil penelitiannya kurang dapat dipertanggungjawabkan dari segi ilmiah (akademis) maupun praktis.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 52



6. Sesuai dengan kebijaksanaan pemerintah Masalah-masalah yang bertentangan dengan kebijaksanaan pemerintah, undang-undang ataupun adat istiadat sebaiknya tidak diteliti, karena akan banyak menemukan hambatan dalam pelaksanaan penelitiannya nanti.



7. Ada yang mendukung Setiap penelitian membutuhkan biaya, sehingga sejak awal sudah dipertimbangkan darimana asal biaya tersebut akan diperoleh. Tidak jarang masalah-masalah penelitian yang menarik akan mendapatkan sponsor dari instansi-instansi pendukung, baik pemerintah maupun swasta.



Perumusan masalah merupakan titik tolak bagi perumusan hipotesis nantinya, dan dari rumusan masalah dapat menghasilkan topik penelitian, atau judul dari penelitian. Menurut Moh. Nazir, 2005 umumnya rumusan masalah harus dilakukan dengan kondisi berikut;



1. Masalah biasanya dirumuskan dalam bentuk pertanyaan. Contohnya, ”Apa akibat dari perbedaan jenis penghargaan atau prestasi siswa?”, ”Berapa sering pelaksanaan penilaian akreditasi dari lembaga-lembaga terakreditasi?”



2. Rumusan hendaklah jelas dan padat serta tidak menduakan arti Contoh:



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 53



a. Masalah ini diselidiki dalam studi mengenai dampak penguatan positif atau kualitas komposisi bahasa Inggris b. Kegunaan dari studi ini untuk penilaian kurikulum pelajaran ekonomi rumah tangga yaitu: 1) Menunjukkan kepentingan-kepentingan dan kebutuhan-kebutuhan siswa. 2) Mendapatkan pendapat-pendapat orang tua mengenai pertimbangan yang menurut mereka penting didalam pengajaran pelajaran ekonomi rumah tangga. 3. Rumusan masalah harus berisi implikasi adanya data untuk memecahkan masalah. 4. Rumusan masalah harus merupakan dasar dalam membuat hipotesis. 5. Masalah harus menjadi dasar bagi judul penelitian.



Hal yang perlu diingat dalam merumuskan masalah: 1. Masalah ilmiah tidak boleh merupakan pertanyaan-pertanyaan etika atau moral. Pernyataan tentang nilai dan value judgement yang tidak bisa di jawab secara ilmiah, misalnya masalah yang dipilih adalah ”bagaimanakah sebaiknya mengajar mahasiswa di Perguruan Tinggi?” untuk menghindarkan hal tersebut maka janganlah menggunakan kata ”Mustikah” atau ”lebih baik”, atau



perkataan-perkataan



lain



yang



menunjukkan



preferensi.



Ganti



perkataan lebih baik dengan perkataan ”lebih besar”.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 54



2. Menghindarkan masalah yang merupakan metodologi. Pernyataan-pernyataan yang berhbungan dengan ”metode sampling” , atau ”pengukuran” dan lainlain, supaya jangan digunakan dalam memformulasikan masalah.



Cara untuk memformulasikan masalah: 1. Dengan menurunkan masalah dari teori yang telah ada, seperti masalah pada penelitian eksperimental. 2. Dari observasi langsung dilapangan, seperti yang sering dilakukan oleh ahliahli sosiologi. Jika masalah diperoleh dilapangan,maka sebaiknya juga menghubungkan masalah tersebut dengan teori-teori yang telah ada, sebelumnya masalah tersebut diformulasikan. Ini bukan berarti bahwa dalam memilih penelitian yang tidak didukung oleh suatu teori tidak berguna sama sekali. Karena ada kalanya penelitian tersebut dapat menghasilkan dalil-dalil dan dapat membentuk sebuah teori.



2.3.3 Permasalahan Yang ditemui Pada Penyelanggaraan Rekam Medis Pada Puskesmas Kendalsari



Meninjau pada Sistem penyelenggaraan rekam medis yang dilaksanakan oleh Puskesmas Kendalsari yang telah dipaparkan di BAB III laporan ini dan merujuk pada Aspek Hukum Berkas Rekam Medis pada BAB sebelumnya yang tertuang dalam



PERMENKES No.269/MeenKes/PER/III/2008 tentang rekam



medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 55



pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. UU no.7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, dokumen rekam medis dikelola dan dilindungi sehingga aman dan terjaga kerahasiaanya. Surat Edaran Direktorat Jendral Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.501160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir dasar rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit, sebagai berikut:



A.



Penataan dokumen rekam medis



Adapun permasalahan yang ditemui antara lain sebagai berikut:



a. Pada Penataan Dokumen Rekam Medis Pada Puskesmas Kendalsari khusunya pada kartu petunjuk keluar (treacer) tidak adanya kartu cetakan yang disertakan pada treacer yang memuat 4 hal diatas melainkan hanya kartu yang bertuliskan treacer saja sehingga berkas yang keluar dari rak penyimpanan oleh petugas filling tidak diketahui keberadaannya. b. Tidak adanya protap atau standar prosedur operasional (SOP) pada Pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis agar terisi dengan lengkap. c.Tidak adanya protap atau standar prosedur operasional (SOP) tentang perakitan dokumun rekam medis yang telah kembali ke ruang filling Sehingga riwayat penyakit seorang pasien tidak urut secara



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 56



kronologis. Yang dikarnakan tidak adanya petugas Assembling khusus. d. Kurangnya tingkat keamanan ruang rekam medis dimana ruang penyimpanan



(filling)



yang



dibiarkan



terbuka



sehingga



memungkinkan orang yang tidak berkepentingan seperti pasien dan atau pihak tak bertanggung jawab yang lalu lalang didepan ruangan memasuki ruangan dan menyebabkan kehilangan berkas rekam medis. B. Penyimpanan



Adapun permasalahan yang ditemui antara lain sebagai berikut:



a. Terjadinya duplikasi berkas rekam medis pada berkas-berkas tertentu dimana pasien mempunyai dua nomor rekam medis yang sama atau pasien yang sama dengan dua nomor rekam medis yang berbeda. b. Hilangnya berkas rekam medis dari rak penyimpanannya yang diindikasi karena keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari poli terkait dikarenakan tidak adanya protap tentang batas waktu pengembalian berkas rekam medis. C. Penjajaran Rekam Medis



Adapun permasalahan yang ditemui antara lain sebagai berikut:



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 57



a. Sistem penjajaran yang tidak seragam dimana sistem penjajaran berkas



rekam



medis



pada



rak



penyimpanan



yang



pertama



berdasarkan kode wilayah map warna, askes, lansia, luar daerah dan luar wilayah, kedua berdasarkan abzjad yang terdapat pada berkas rekam medis pasien anak, dewasa, dan luar kota. Membuat penjajaran dan pencarian berkas rekam medis menjadi terkotak-kotak. D. Penamaan Rekam Medis



Adapun permasalahan yang ditemui antara lain sebagai berikut:



a. Penamaan pasien masih ada yang tidak sesuai dengan data identitas pasien khusunya pada berkas rekam medis berbasis family dengan berkas rekam medis pada map yang lama.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 58



2.4



PEMECAHAN MASALAH BERDASARKAN TEORI



2.4.1



Landasan Teori Rekam Medis



A. Rekam Medis



Berdasarkan



PERMENKES No.269/MeenKes/PER/III/2008 tentang



rekam medis, pengertian rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.



UU RI no.7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, dokumen rekam medis dikelola dan dilindungi sehingga aman dan terjaga kerahasiaanya.



Surat



Edaran



Direktorat



Jendral



Pelayanan



Medik no.HK.00.06.1.501160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir dasar rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit



B. Penyimpanan Dokumen rekam Medis



1) Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis. 2) Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang guna menjaga kesinambungan. 3) Mempermudah pengambilan kembali dokumen rekam medis. 4) Mempermudah dan mempercepat



penemuan kembali dokumen rekam



medis yang disimpan di dalam rak filing.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 59



5) Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi maupun biologi.



Adapun syarat dokumen rekam medis yang dapat disimpan, Yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan dirakit sesuai protab. Sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis.



Adapun dalam Penataan penyimpanan dokumen rekam medis yang harus diperhatikan sebagai berikut :



1. Nomor rekam medis ditempatkan pada blok-blok berdasarkan blok nomor tertentu untuk memudahkan penghafalan penempatan bolok nomor tersebut. 2. Dalam pengambilan dokumen rekam medis membutuhkan tracer (kartu petunjuk) sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis.



1) Nomor rekam medis yang akan diambil



2) Tanggal pegambilan



3) Unit/orang yang menggunakan



4) keperluan



C. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 60



1. Penyimpanan Sentralisasi



Yaitu suatu system penyimpanan berkas rekam medis seorang pasien dalam satu kesatun folder/map baik dokumen rawat inap jalan,rawat inap, maupun gawat



darurat



yang



disimpan dalam



satu folder,



tempat,



rak



penyimpanan.



Keuntungan:



1)



Mengurangi terjadinya duplikasi pemeliharaan dan penyimpanan.



2)



Mengurangi jumlah biaya untuk pengadaan peralatan dan ruangan.



3)



Tata kerja dan peralatan kegiatan pencatatan medis mudah di standarisasi.



4)



Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.



5)



Mudah menerapkan sistem unit record.



Kerugian:



1)



Petugas lebih sibuk karena harus menangani URJ/URI.



2)



Tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 61



3)



Jika UGD buka 24 jam makaruang filling juga harus buka 24 jam.



2. Penyimpanan Desentralisasi



Yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis antara rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat terpisah dengan tempat, folder, rak penyimpanan.



1. Keuntungan:



1)



Efisiensi waktu, sehingga pelayanan pasien lebih cepat.



2)



Beban pekerja yang dilaksanakan lebih ringan.



Kerugian:



1)



Terjadinya duplikasi dalam pembuatan dokumen rekam medis.



2)



Tidak efisiensi biaya, penggadaan peralatan dan sarana.



Penerapan sistem penyimpanan secara sentralisasi lebih baik dari pada disentralisasi, akan tetapi pelaksanaanya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit antara lain:



1)



Karena keterbatasan tenaga kerja yang terampil.



2)



Sarana rumah sakit tidak mampu menyediakan ruang khusus.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 62



1.



Penyimpanan Satelit



Yaitu suatu sistem penyimpanan dimana dokumen rekam medis disimpan diruang tertentu untuk pelayanan yang sifatnya berkelanjutan diterapkan pada unit tertentu.



Keuntungan:



1)



Informasi perawatan pasien berkesinambungan.



2)



Memudahkan untuk mengambil dan mengendalikan dokumen rekam medis.



Kerugian:



1)



Tidak efisiensi biaya, tempat, pengadaan peralatan dan sarana.



D. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis



1. System Penjajaran Straight Numerical Filling(SNF)



Yaitu



suatu



sistem



penjajaran



dokumen



rekam



medis



dengan



mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medis pada rak penyimpanan.



Contoh: 20.20.10



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 63



20 = Sebagai angka primer menunjukan rak penyimpanan.



20 = Sebagai angka sekunder menunjukan urutan section.



10 = Sebagai angka tertier menunjukan urutan dokumen rekam



medis.



2. Sistem Penjajaran Terminal Digit Filling (TDF)



Yaitu



suatu sistem



penajajaran



dokumen rekam



medis



dengan



mensejajarkan folder rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.



Contoh: 33.40.32



33 = Sebagai angka tertier menunjukan urutan dokumen rekam medis. 40 = Sebagai angka sekunder menunjukan ueutan urutan section. 32 = sebagai angka primer menunjukan rak penyimpanan.



3. Sistem Penjajaran Midle Digit Filling(MDF)



Yaitu



suatu



sistem



penjajaran



dokumen



rekam



medis



dengan



mensejajarkan folder dokumen rekam nedis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada2 angka kelompok tengah.



Contoh: 70.03.82



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 64



70 = Sebagai angka sekunder menunjukan urutan section. 03 = Sebagai angka primer menunjukan rak penyimpanan. 82 = Sebagai angka tertier menunjukan ueutan dokumen rekam medis.



E. Tujuan Dan Cara Retensi Arsip



Retensi yaitu suatu kegiatan pengurangan atau memisahkan arsip dari rak penyimpanan dari dokumen aktif menjadi in aktif.



a) Tujuan Retensi Arsip: 1. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah. 2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat rekam medis baru. 3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis bila sewaktu–waktu dibutuhkan. 4. Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi. 5. Mengurangi arsip yang tidak bernilai. 6. Cara Retensi arsip: 1) Membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA). 2) Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa aktif 5 tahun dari buku registrasi. 3) Merekap data rekam medis/nomor rekam medis tersebut untuk mencari pada rak penyimpanan aktif. 4) Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit/tahun kunjungan.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 65



5) Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke in aktif. 6) Melaksanakan mikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai ketentuan berlaku. 7) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilmisasi dengan cara yang telah di tentukan.



F. Jadwal Retensi Arsip Dan Mikrofilmisasi Berkas Rekam Medis



a) JRA



(Jadwal



Retensi



Arsip)



berdasarkan



Surat



Edaran



YanMed No.HK.00.06.1.501160 tahun 1995.



Yaitu merupakan daftar yang berisikan sekuran-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanan sesuai kegunaan. JRA (Jadwal Retensi Arsip) disusun oleh komite medis dan unit rekam medis dengan persetujuan direktur rumah sakit.



Daftar waktu penyimpanan in aktif:



1. Nomor rekam medis 2. Tahun jangka 3. Waktu penyimpanan 4. Keterangan



Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi, berdasarkan surat edaran Dirjen Pelayanan Medik tentang pemusnahan rekam medis



Jadwal retensi tersebut sebagai berikut:



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 66



AKTIF No



IN AKTIF



KELOMPOK RJ



RI



RJ



RI



5 TH



5 TH



2 TH



2 TH



5 TH



10 TH



2 TH



2 TH



10 TH



5 TH



5 TH



5 TH



10 TH



10 TH



2 TH



2 TH



15 TH



15 TH



2 TH



2 TH



15 TH



15 TH



2 TH



2 TH



10 TH



10 TH



2 TH



2 TH



UMUM 1



MATA 2



JIWA 3



ORTHOPEDI 4



KUSTA 5



KETERGANTUNGAN OBAT 6



JANTUNG 7



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 67



PARU 8



5 TH



10 TH



2 TH



Keterangan: RJ=Rawat Jalan;RI=Rawat Inap 2. Mikrofilmisasi berkas rekam medis



Yaitu suatu proses merubah bentuk lembaran-lembaran rekam medis menjadi bentuk Mikrofils.



Tujuan:



 Melestarikan



dokumen



dalam



bentuk



mikro,



sebelum



dilakukan



pemusnahan.  Melestarikan dalam bentuk mikro, sebelum dilakukan pemusnahan.  Prosedur Mikrofilmisasi berkas rekam medis:



1. Penyusunan berkas rekam medis in aktif. 2. Penilaian atas rekam medis yang telah disusutkan. 3. Proses pencucian film. 4. Proses penjaketan(memasukan Mikrofils ke dalam jaket film). 5. Pemberian identitas pasien pada jaket Microfilm. 6. Penjajaran bentuk Microfilm dengan Terminal Digit Filling.



Adapun berkas rekam medis yang disimpan secara permanen antara lain:



1. Lembar rekam medis 2. Lembar resume keluar.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 68



2 TH



3. Lembar laporan operasi. 4. Lembar persetujuan/penolakan tindakan medis. 5. Formulir indeks dokter, penyakit, sebab kematian, operasi. 6. Formulir dengan kasus rudapaksaan, misalnya kasus pemerkosaan. 7. Formulir ketergantungan obat. 8. Lembar keterangan kematian yang akan mendapatkan sertifikat kematian. 9. Visum et repertum. 10. Lembar yang sesuai kasus, antaranya:



 Bayi tabung  Adopsi  Penganiayaan



G. Penilaian Nilai Guna Rekam Medis



Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang maasih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan. Penilain guna dilaksanakan oleh Direktur Rumah Sakit.



Tim pemusnah dokumen rekam medis mempunyai tugas membantu Direktur Rumah Sakit dalam penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan memperhatikan nilai guna sesuai peraturan yang berlaku.



Tim pemusnah dokumen rekam medis terdiri dari:



1. Direktur Rumah Sakit sebagai ketua 2. Kepala rekam medis sebagai sekertaris



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 69



3. Anggota lain(petugas filling dengan saksi-saksi yang di tunjuk oleh Direktur Rumah Sakit



Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif :



1. Berkas rekam medis sering digunakan untuk pendidikan dadn penelitian 2. Mempunyai nilai guna:



1) Nilai Guna Primer



Yaitu berkas rekam medis didasarkan pada kegunaan berkas rekam medis bagi kepentingan rumah sakit meliputi:



a) Nilai guna administrasi b) Nilai guna hukum c) Nilai guna keuangan d) Nilai guna iptek 2)



Nilai Guna Sekunder



Yatu nilai guna berkas rekam medis didasarkan bagi kepentingan instansi di luar rumah sakit yaitu sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, meliputi:



 Pembuktian  Sejarah



H. Pengabadian Dan Pemusnahan Rekam Medis



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 70



Tim pemusnah rekam medis setelah melakukan nilai guna berkas rekam medis dari in aktif. Selanjutnya mengabadikan formulir rekam medis yang harus diabadikan sesuai dengan nilai gunanya dan memusnahkan formulir yang tidak memiliki nilai guna.



Antara lain dengan rangkaian kegiatan sebagai berikut:



1. Membuat daftar pertelaahan, yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam medis dengan mengelompokan dokumen rekam medis berdasarkan jenis penyakit (diagnosis) dan kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit. 2. Membuat berita acara pemusnahan rekam medis pada saat pemusnahan berlangsung yang telah di tanda tangani ketua dan sekertaris. Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli di simpan dirumah sakit, lembar ke dua di kirim kepada pemilik rumah sakit dan lembar ke tiga dikirim ke dinas kesehatan setempat/ Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.



Melaksanakan pemusnahan dengan cara:



1. Di bakar dengan menggunakan incinerator atau di bakar 2. Dicacah, di buat bubur 3. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang di tanda tangani oleh direktur rumah sakit.



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 71



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 72



Manual Mutu UPT Puskesmas Kendalsari | 73