Point Point Kegiatan Dalam Crewing Management [PDF]

Citation preview

BEBERAPA KEGIATAN DALAM CREWING MANAGEMENT Kegiatan dalam management Crewing service yang di tawarkan ke prinsipal terdiri dari sbb, Crewing services include:  1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Recruiting Coordination of manning offices and crewing needs for the vessel Proactive communication with client Training of crew Accounting Cost control Follow up of Protection and Indemnity Insurance Payroll service Ensuring compliance according to industry standards (medical, visa, certificates) 10. Travel coordination Kualifikasi dalam Manajemen crewing adalah suatu keharusan bagi siapa pun yang terlibat dalam manajemen personalia pengiriman ABK Kapal. Dari agen perekrutan dan penempatan crew hingga manajer di darat dan laut terdapat posisi jabatan di Crewing management: 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Fleet Personnel Manager Fleet Assurance manager Crew Manager Operations Manager Fleet Personnel Officer HR Manager



Crewing Management STUDY CASE, Time for Prepare Documents and Certificates of Seafarer before



Embarkation



Kali ini saya akan bagi study kasus disalah satu perusahaan pelayaran yang bergerak dibidang Crewing / Pengawakan Kapal. Untuk pengertian Crewing memiliki arti Pengawakan, disini saya menyimpulkan bahwa pengertian dari Crewing Management adalah Manajemen pengawakan kapal yang dilakukan perusahaan pelayaran guna mempersiapkan semua syarat seorang pelaut sebelum ia berangkat keatas kapal.



Berikut saya ringkas beberapa syarat yang harus dibawa seorang pelaut yang akan on board / naik keatas kapal : 1. STCW Certificates (BST, MFA, SCRB, AFF, DSD, ANTD) Syarat sertifikat ini tergantung pada jabatan diatas kapal Rating / Officer, namun sertifikat yang saya sebutkan diatas merupakan standar sertifikat yang harus dimiliki seorang Rating / ABK diatas kapal. 2. Dokumen keberangkatan - Paspor dan Visa (apabila ke negara yang memerlukan visa, misalnya Eropa, Amerika, Australia, Cina) - Buku Pelaut 3. Dokumen keberangkatan lain - Ok To Board dan Letter of Guarantee (biasanya pada negara - negara yang tidak memerlukan visa, gunannya untuk memastikan sudah terdapat agent yang pasti akan menjemput pelaut nanti di bandara. Misalnya Jepang, Cina, Korea, Filipina) 4. Medical Certificates, sertifikat kesehatan dari satu institusi kesehatan yang memfasilitasi medical check up yang telah dipercayai perusahaan. 5. PKL, berisikan gaji dan tanda tangan persetujuan pelaut diatas kapal sesuai dengan CBA. Yang perlu diperhatikan dokumen dan Sertifikat tersebut harus kita kontrol expiry datenya, sebelum selesai kontrak si pelaut sudah habis masa tenggang waktu visa / paspornya (akan berakibat bagi pelaut, Kapal, Perusahaan di pelabuhan.)



Perusahaan Crewing perlu mempunyai hubungan langsung dengan beberapa pihak agar kelancaran proses penyelesaian dokumen dapat berjalan dengan lancar, harus memilih hubungan sebagai kantor representative / perwakilan dari kantor pusat yang berada di pelabuhan. Beberapa network yang dijalin perusahaan crewing management yaitu:



1. Kedutaan 2. Imigrasi 3. Badan Kesehatan 4. Crew Agent 5. Contact personnel di beberapa pelabuhan.



Bentuk Planning schedule mekanisme sederhana dalam persiapan memberangkatkan ABK: Biasanya dalam sebulan telah terdapat jadwal terupdate Crew Change (Pertukaran Crew dari kantor pusat) karena yang telah disebutkan diatas perusahaan tempat saya Internship masih menjadi representative / perwakilan perusahaan pusat yang terdapat di S’pore. Jadi jadwal untuk crew change masih diatur oleh kantor pusat. Dalam satu kali crew-change biasanya terdapat 2-5 orang pelaut yang akan berganti kontrak, diusahakan meskipun tanggal kontrak mereka berbeda - beda tanggalnya disamakan, agar crew-change dilakukan sekaligus (terkait masalah bensin, hotel, taxi, makan di negara tempat on board) Jika sudah terdapat jadwalnya, sebaiknya maksimal dalam H-14 hari seluruh kelengkapan dokumen sudah selesai di prosesnya, jika perubahan jadwal maju mundurnya tanggal karena berbagai sebab atau masalah - masalah diluar perkiraan yang terdapat diatas kapal. Email from ship or agent. Reverting the last update information with Captain On Board. Maka sebagai crewing harus segera bertindak. Posisi ini kita harus saling memberikan informasi ter-update mengenai kondisi pelaut, dan posisi kapal (ETA - ETB - ETD), seringkali perubahan jadwal dan tujuan kapal yang berubah karena terkait charter party condition (sebenarnya ini diluar perkiraan crewing) selanjutanya crew management melakukan planning atau rencana schedule keberangkatan join crew.



Contoh Email dari captain. ETA 10/9/16 17.00 Port Of Pasir Gudang S”Pore ETB 10/9/16 21.00 ETD 11/9/16 19.00



SCHEDULE PLANNING FOR CREW JOINING ON BOARD AT SINGAPORE.



1. Pertama harus menghitung berapa jam perjalanan dari Indonesia menuju SINGAPORE (Est 1. Hours and 20 menit) 2. Kedua perjalanan dari changi Airport to Port of Pasir Gudang (Est 2,5 Hrs). 3. Yang ketiga saatnya pemesanan tiket keberangkatan, setelah dihitung kurang lebih 4 jam perjalanan dari Jakarta menuju Port of Pasir Gudang, diperkirakan kita dapat memberangkatkan pelaut pada tanggal 15/08/2020 dipenerbangan pada sore / malam hari agar nantinya setelah sampai, pelaut dapat istirahatkan di hotel terlebih dahulu.



Dalam hal ini telah ada konformasi dari Agent On Arrival dengan diterimanya “Ok To Board” pada 1 atau 2 hari sebelum keberangkatan menuju Jepang. Untuk Crewing Management sering ada kendala atau masalahnya cukup beragam yaitu: Pelaut, sering kali jadwal yang telah ditetapkan terdapat nama pelaut yang sudah ada dalam Crew Change Schedule, namun karena ketidaksiapan pelaut sendiri untuk berangkat karena keperluan dari pihak pelaut yang tidak terduga. 1. Ketidaksiapan dokumen keberangkatan karena waktu yang tidak cukup, seharusnya masalah ini dapat diselesaikan jauh - jauh hari, namun karena pengurusan yang ditunda - tunda oleh pihak terkait membuat terlambatnya dokumen selesai. 2. Perubahan jadwal kapal, yang menyebabkan perubahan jadwal tiket keberangkatan yang berhubung pada kontrak pelaut, dan surat pengantar dari kantor. 3. Hal - hal yang tidak terduga, seperti terjadinya masalah diatas kapal sehingga perlu penggantian crew mendadak yang mendesak kantor untuk cepat mencari reliever atau pengganti. Misalnya karena masalah dari pelaut sendiri diatas kapal (kelalaian), accident yang menyebabkan kecelakaan, ataupun masalah dari keluarga pelaut didarat. Maka Kesimpulannya di Crewing Management harus pandai bagaimana memanajemen waktu yang efektif, crewing menunjukan perputaran terus menerus karena kontrak pelaut yang tidak berhenti dan harus dilanjutkan agar operasional kapal dapat terus berlangsung.



This article will updating depend of situation crewing itself. Contoh email kepada Captain on Board menanyakan update posisi kapal dan untuk melaksanakan execute crew change Good day Capt. MT. Rico. 9 Please kindly inform us the update of ETA/ETD MT. Rico. 9, Based on Schedule Crewchange on 17 Sept 2016, for your crew information as flw. 1. Mr. Fentiano 2. Mr. Clinmon 3. Mr. Yogi 4. Mr. Androw 5. Mr. Amam



- Chief Officer - 2nd Off - 3rd Eng - Oiler - Deck Cadet



They are ready to embark based on schedule Thank you Best Regards David Cristo Junior Crewing Office



ADMIN MARINE (CREWING) DESKRIPSI PEKERJAAN : 1. Membantu tugas-tugas Crewing Officer dalam menyiapkan dokumen dan database Crew kapal 2. Memonitor rota Crew kapal 3. Melaporkan dan berkoordinasi dengan Crewing Officer 4. Membantu arrange tiket rota crew kapal 5. Membuat laporan mingguan dan bulanan terkait crew



CONTOH PERSYARATAN PENERIMAAN STAFFING CREW MANAGEMENT KUALIFIKASI :



1. Wanita 2. Usia Maksimum 30 tahun 3. Pendidikan terakhir D3/D4, diutamakan jurusan Ketatalaksanaan 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.



Pelabuhan / Sederajat Memiliki kemampuan analisa yang sangat baik Mahir dalam administrasi database Fresh graduates are very welcomed Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bagian crewing Mahir mengoperasikan Microsoft Office dan lainya. Kemampuan bahasa Inggris aktif Bersedia bergabung secepatnya Penempatan kerja di Pantai Indah Selatan – Jakarta Utara



Apabila berminat dengan posisi yang sedang ditawarkan, dapat mengirimkan CV ke alamat email kami dengan Subject: Admin Marine (Crewing management).



Terima Kasih HR Department