Pola Power Apps [PDF]

Citation preview

Contents Panduan Dokumentasi panduan Power Apps Pola Power Apps Ikhtisar pola Pola persetujuan Pola pemesanan manajemen/sumber daya aset Pola penghitungan/transformasi Pola komunikasi/pengumuman Pola pemeriksaan/audit Pola manajemen proyek Pola lainnya Merencanakan proyek Power Apps Pendahuluan Perbedaan antara Power Apps dan pendekatan pengembangan aplikasi tradisional Tahap perencanaan Ikhtisar Mengidentifikasi masalah bisnis untuk dipecahkan (kasus penggunaan) Contoh - Pelaporan pengeluaran Memahami proses bisnis saat ini Membuat ikhtisar dan mengidentifikasi kontributor penting Mendokumentasikan proses bisnis Apa tugasnya? Siapa yang melakukannya? Apa aktivitas apa yang dilakukan? Data apa yang diperlukan? Data apa yang dibuat atau diedit? Keputusan, persetujuan, atau aturan apa yang ada? Apa tugas selanjutnya? Memetakan prosesnya secara visual



Mengoptimalkan proses bisnis Anda Apakah otomatisasi proses ini sepadan? Harga yang dibayar jika tidak melakukan apa-apa Menentukan nilai bisnis dari pemecahan masalah Mengukur keberhasilan terhadap nilai bisnis Membuat rencana proyek Menentukan sasaran proyek aplikasi Menentukan cakupan proyek Memprioritaskan permintaan fitur Mengidentifikasi anggota tim proyek Membuat daftar pemilik dan tugas proyek Menentukan jadwal proyek Mengidentifikasi risiko Mendapatkan dukungan dan sponsor dari manajemen Tahap perancangan Ikhtisar Desain Konseptual Tugas yang harus dilakukan di aplikasi Membuat sketsa layar Desain Arsitektur Di mana datanya? Bekerja dengan sistem perusahaan Membuat model data Menentukan jenis aplikasi yang akan dibuat Menentukan tempat untuk menempatkan logika Mengamankan aplikasi dan data Tahap pembuatan Tahap pengujian Tahap penyebaran dan penyempurnaan Membuat aplikasi Anda mudah ditemukan Mengumpulkan tanggapan dan menganalisis telemetri



Pola Power Apps 07/09/2021 • 2 minutes to read



Dengan Microsoft Power Platform, Anda dapat dengan mudah membuat aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda. Meskipun kebutuhan Anda mungkin unik, namun kami melihat beberapa pola umum di antara aplikasi yang biasanya dibuat organisasi untuk memenuhi kebutuhan yang paling mendesak. Skenario yang berbeda, di berbagai industri, sering menggunakan pola dasar yang sama. Contohnya, aplikasi untuk melakukan pemeriksaan pesawat terbang, aplikasi kesadaran situasional untuk rumah sakit, dan aplikasi untuk melacak tingkat bacaan anak semua memiliki struktur yang sama, meskipun memiliki tujuan dan khalayak yang sangat berbeda. Dalam rangkaian artikel ini, kita telah mengidentifikasi beberapa penggunaan yang telah kita lihat untuk Microsoft Power Platform dan pola yang digunakan oleh pembuat yang berhasil telah mewujudkan solusi ini. Setiap artikel berisi tautan ke kisah pelanggan dunia nyata yang mencakup praktik terbaik untuk menyusun data, menggunakan elemen Microsoft Power Platform, dan mengintegrasikan ke dalam bisnis secara keseluruhan. Di daftar di bawah, Cari skenario yang mirip dengan yang Anda perlukan, lalu pilih pola untuk mempelajari lebih lanjut. Kami akan terus menambahkan pola dari waktu ke waktu. Persetujuan Baca lebih lanjut tentang pola persetujuan, termasuk kasus penggunaan di dunia nyata Kumpulkan persetujuan dari satu atau beberapa sumber



Contoh Kasus penggunaan: Pemberian izin otomatis Permintaan perjalanan karyawan Permintaan lembur Penyerahan lembar waktu Manajemen aset Baca lebih lanjut tentang pola manajemen aset, termasuk kasus penggunaan di dunia nyata Kelola inventaris atau aset lain



Contoh Kasus penggunaan: Pemeriksaan aset Peluncuran aset Manajemen persediaan Manajemen perintah pasokan Penghitungan/Transformasi Baca lebih lanjut tentang pola kalkulator, termasuk kasus penggunaan dunia nyata Menghitung atau mentransformasi data



Contoh Kasus penggunaan Perkiraan biaya Dukungan keputusan Aplikasi teknisi lapangan Membuat perintah kerja atau estimasi Estimasi proyek Melacak nilai digital Melacak sasaran penjualan bulanan Terjemahan frasa Umum Komunikasi/Pengumuman Baca lebih lanjut tentang pola komunikasi, termasuk kasus penggunaan dunia nyata Mempublikasikan berita atau informasi kepada karyawan atau pelanggan



Contoh Kasus penggunaan Pemirsa Pengumuman Komunikasi di seluruh perusahaan Manajemen berita perusahaan Katalog pembelajaran Katalog produk Inspeksi/audit Baca lebih lanjut tentang pola inspeksi, termasuk kasus penggunaan dunia nyata Buat kuesioner standar untuk diisi dan ditindaklanjuti



Contoh Kasus penggunaan Pengumpulan data pelanggan Pemeriksaan lokasi kerja harian Laporan insiden Pemantauan berbasis IoT Daftar Periksa kontrol kualitas Audit keamanan dan kepatuhan Audit Penyimpanan Pelacakan pasokan Manajemen proyek Baca lebih lanjut tentang pola manajemen proyek, termasuk kasus penggunaan di dunia nyata Melacak proyek dari awal hingga penyelesaian



Contoh Kasus penggunaan: Manajemen proyek Manajemen acara Temukan kasus penggunaan manajemen acara dunia nyata Mengelola pendaftaran, perencanaan, atau melakukan aktivitas Contoh Kasus penggunaan: Peserta Biodata peserta Pendaftaran Penjadwalan Sesi Manajemen siklus hidup atau alur kerja Temukan kasus penggunaan manajemen alur kerja dunia nyata Lacak dan Pindahkan rekaman melalui proses yang ditentukan dengan baik Contoh Kasus penggunaan: Pelacak siklus hidup kontrak Perutean Email Orientasi karyawan Evaluasi promosi karyawan Proses pelaporan pengeluaran Manajemen permintaan Tiket pusat servis Penjadwalan Temukan kasus penggunaan penjadwalan dunia nyata Menetapkan sumber daya berdasarkan ketersediaan kalender Contoh Kasus penggunaan: Pesan Ruang Rapat Temukan staf penjualan yang tersedia Memesan alat Temukan ruang untuk ruang pengumpulan karyawan Jadwakan janji temu pelanggan



Menjadwalkan anggota kru Pesan Kendaraan



Pola: persetujuan 07/09/2021 • 3 minutes to read



Pembuat Power Apps menggunakan pola persetujuan untuk memastikan bahwa data, keputusan, dan dokumen akan ditinjau oleh pemangku kepentingan atau beberapa pemangku kepentingan, baik sekaligus maupun berurutan. Meskipun pola persetujuan dapat berharga dengan sendirinya, pola ini sering dikombinasikan dengan pola lain, terutama pola pemeriksaan atau audit. Persetujuan dapat diimplementasikan dengan mudah dengan alur kerja persetujuan Power Automate, tetapi juga dapat diimplementasikan dengan kemampuan yang Anda buat ke dalam aplikasi.



Cara mengenali pola persetujuan



Dalam skenario persetujuan umum: 1. Data dikumpulkan dari input pengguna, sistem eksternal, atau sumber lainnya. Data mungkin merupakan dokumen, beberapa dokumen, satu nilai, atau hasil dari sistem lain. Pengguna menginisiasi permintaan persetujuan, atau sistem dapat secara otomatis menginisiasi persetujuan berdasarkan kriteria (misalnya, pembelian lebih dari $1.000 memerlukan persetujuan) atau skenario (misalnya, perjalanan internasional memerlukan persetujuan eksekutif). 2. Pemberi izin, atau beberapa pemberi izin, akan mengevaluasi informasi dan melakukan tindakan yang akan melakukan salah satu dari berikut ini: Meningkatkan permintaan ke pemberi izin lain. Menyetujui Permintaan. Penetapan ulang permintaan ke orang lain. Menolak permintaan. 3. Sistem mengambil tindakan berdasarkan respons pemberi izin.



Cara pelanggan menggunakan pola persetujuan Toyota menggunakan Power Automate untuk persetujuan perjalanan Baca seluruh cerita. Toyota Motor Amerika Utara mengirimkan anggota timnya di seluruh dunia untuk mengunjungi lokasi bisnis, dealer, dan pemasok Toyota. Dengan hanya pemahaman umum Power Automate, satu teknisi dalam Divisi



Kualitas Toyota Motor Amerika Utara membuat dan menyebarkan solusi ke divisi tersebut hanya dalam dua minggu. Saat formulir diajukan, Power Automate menggunakan konektor Pengguna Office 365 untuk melakukan langkah melalui struktur pelaporan untuk menemukan pemberi izin yang sesuai dalam hierarki manajemen. Dalam kondisi tertentu, misalnya perjalanan internasional, logika mengidentifikasi pemberi izin kedua yang diperlukan untuk menyelesaikan permintaan. Pemberi izin dan manajer akan menerima email berisi sorotan permintaan dan PDF terlampir yang merinci permintaan dari Microsoft Forms. Teknisi menggunakan Word dan tindakan OneDrive built-in untuk mengisi dokumen Word dan mengkonversinya ke PDF. Pemohon dan pemberi izin mendapatkan email ringkasan dengan PDF yang dilampirkan, selain pemberitahuan persetujuan melalui email dan di aplikasi seluler Microsoft Flow. Pemberi izin eksekutif telah dengan cepat menerima permintaan di perangkat bergerak mereka.



Aplikasi T -Mobile Orbit untuk persetujuan inisiatif pelanggan Baca seluruh cerita. Agar T-Mobile bisa kompetitif dan menjadi pemimpin dalam industri komunikasi, T-Mobile akan terus menjalankan berbagai prakarsa pelanggan terkemuka, seperti promosi perangkat, penawaran layanan, dan prakarsa teknis. Proses inisiatif pelanggan yang kompleks, dari input awal hingga persetujuan final, memerlukan waktu selama beberapa bulan untuk menyelesaikan dan melibatkan 5 hingga 15 karyawan di setiap tahapan. Bila anggota proyek harus membuat rencana baru, misalnya promosi untuk perangkat baru, mereka akan membuka aplikasi, memasukkan rincian, dan melampirkan semua dokumentasi yang relevan agar pemimpin tim mereka dapat meninjaunya. Aplikasi ini juga digunakan oleh eksekutif T-Mobile untuk meninjau dan menyetujui program ini. Aplikasi ini menggunakan tampilan persetujuan Power Automate yang dapat disesuaikan dalam aplikasi kanvas. Ketahui cara menyebarkan kemampuan ini di aplikasi Anda sendiri.



Persetujuan kartu kredit karyawan Virgin Atlantic Baca seluruh cerita. Virgin Atlantic membuat aplikasi untuk karyawan untuk meminta kartu kredit perusahaan. Setelah karyawan mengajukan permintaan ini, maka manajer terkait akan menyetujuinya. Proses ini sebelumnya dikelola dengan menggunakan formulir kertas yang dicetak dan diserahkan ke tim Pengadaan. Kini ini telah didigitisasi menggunakan Power Apps.



Template: aplikasi Microsoft Building Access Aplikasi Building Access ini digunakan oleh organisasi untuk mengembalikan karyawan ke kantor dengan aman, karena organisasi berencana membuka kembali fasilitas kantor secara terbatas. Tim fasilitas secara global sedang bekerja untuk merestrukturisasi tata letak pembangunan dan mengatur pengaturan tempat duduk untuk mempertahankan norma jaga jarak, dan mengontrol ambang batas keterisian bangunan. Karyawan menggunakan aplikasi ini untuk ruang kantor untuk bekerja. Jika ruang kantor mendekati kapasitas, maka persetujuan akan dikirim kepada manajer mereka sebelum kunjungan diizinkan. Manajer menyetujui kunjungan menggunakan layar persetujuan kustom aplikasi kanvas atau kartu adaptif dalam Microsoft Teams. Pelajari lebih lanjut cara menyebarkan solusi ini dalam lingkungan Microsoft Power Platform Anda sendiri.



Contoh tambahan Hexion menggunakan Microsoft Power Platform untuk mengotomatisasi persetujuan permintaan IT Microsoft mentransformasi proses penggajian dengan Microsoft Power Automate Cara Microsoft menggunakan Power Automate untuk membuat portal bank terpusat barunya Menyederhanakan proses pembayaran Microsoft dengan Microsoft Power Automate



Pola: manajemen aset 07/09/2021 • 5 minutes to read



Power Apps menyediakan platform hebat untuk mengelola aset fisik perusahaan Anda. Baik Anda baru saja ingin mengetahui siapa yang saat ini memiliki perlengkapan apa pun, atau Anda ingin membuat sistem pemesanan untuk sumber daya yang terbatas seperti ruang kerja atau kendaraan, Power Apps dapat membantu Anda membuat alat yang mudah digunakan dan inteligensi bisnis yang tepat waktu bagi karyawan Anda untuk membantu Anda melacak, mengelola, dan menganalisis pola penggunaan sumber daya. Di bawah ini adalah beberapa contoh kasus penggunaan dunia nyata yang menunjukkan organisasi yang mengganti kertas dan sistem berbasis email dengan solusi Power Apps. Selain itu, Microsoft telah membuat beberapa template yang dapat Anda gunakan untuk langsung memulai pemesanan aset atau proyek izin keluar.



Cara mengenali pola check-out aset



Dalam skenario manajemen aset biasa: 1. Karyawan menemukan aset yang tersedia (seperti ruang, kendaraan, atau perlengkapan). 2. Mereka keluar dari aset tepat waktu, atau memesannya untuk waktu tertentu. 3. Manajemen secara terpusat mengelola dan memantau aset yang tersedia.



Template: Solusi Kembali ke Tempat Kerja Dokumentasi Solusi Kembali ke Tempat Kerja Buka kembali secara bertanggung jawab, Pantau secara cerdas, dan Lindungi secara terus-menerus dengan solusi untuk lingkungan kerja yang lebih aman. Lengkapi manajer fasilitas dan pimpinan satuan tugas untuk membuat keputusan yang tepat untuk membuka kembali lokasi. Berdayakan karyawan untuk kembali percaya diri dengan alat layanan mandiri untuk bekerja dengan aman dan produktif. Bantu pemimpin kesehatan dan keselamatan memastikan perawatan dan kesejahteraan tenaga kerja Anda. Modul utama solusi kembali ke Tempat kerja Dasbor kesiapan lokasi membantu menentukan kesiapan fasilitas dan mengelola pembukaan kembali mereka dengan aman. Manajemen keamanan fasilitas memberikan manajer fasilitas alat bantu yang mereka butuhkan untuk mengelola pembukaan kembali dan kesiapan fasilitas.



Manajemen perawatan tempat kerja memberikan para pemimpin kesehatan dan keselamatan alat yang mereka butuhkan untuk secara aktif mengelola COVID-19 kasus, mengidentifikasi Hot Spot untuk peningkatan keamanan, dan mengimpor data dari sistem eksternal untuk mendukung manajemen kasus, dan pelacakan kontak manual. Kar yawan kembali ke tempat kerja menawarkan tenaga kerja alat layanan mandiri yang mereka butuhkan untuk merasa yakin tentang kembali dan tetap produktif saat di lokasi. Mereka dapat menggunakan aplikasi karyawan kembali ke tempat kerja untuk check in jarak jauh dan skrining mandiri sebelum memasuki gedung. Aplikasi untuk penjadwalan ruang kerja Manajer fasilitas menggunakan aplikasi Manajemen Keamanan Fasilitas untuk mengkonfigurasikan fasilitas yang tersedia untuk pemesanan dan melihat dasbor pemesanan.



Karyawan menggunakan aplikasi Karyawan kembali ke Tempat Kerja untuk memesan ruang.



Aplikasi dan template tambahan Tersedia di create.powerapps.com: Keluar Aset (aplikasi kanvas atau aplikasi berdasarkan model) Pesan Ruang (aplikasi kanvas) Template komunitas: template aplikasi Pemesanan



Cara pelanggan menggunakan pola ini Aplikasi Penjadwal Ruang Kerja Armanino Baca seluruh cerita. Terkadang masalahnya bukan berapa jumlah yang Anda miliki, namun cara Anda menggunakannya. Armanino, salah satu dari 20 perusahaan akuntansi dan konsesi bisnis independen terbesar di Amerika Serikat— terjebak antara model kantor biasa dan kebutuhan akan tenaga kerja yang tangkas. Layanan ini menggunakan ruang kantor untuk kerja tim dan pertemuan klien di 16 lokasi kantor di 15 pusat kota utama tempatnya berada, namun juga menyebarkan profesional khusus di mana pun mereka dibutuhkan. Perusahaan ingin memastikan ruang kantor selalu tersedia untuk tenaga kerja yang sangat mobile, tetapi menghindari belanja berlebihan pada ruang yang kurang dimanfaatkan. Oleh karena itu, Armanino membuat aplikasi seluler Penjadwal Ruang Kerja dengan menggunakan Power Apps. Untuk melakukannya, perusahaan bekerja sama dengan tim khususnya yang berangin pakar Microsoft Dynamics 365, anggota lama program Lingkaran Dalam Microsoft AI dan Mitra Bersertifikasi Emas. Aplikasi seluler memberi setiap staf informasi yang cepat dan akurat tentang ruang yang tersedia dan kemampuan pemesanan yang disempurnakan dengan Microsoft Outlook, Pengguna Office 365, dan SQL Server connector.



Sekarang setiap pekerja Armanino yang sedianya ingin berbagi ruang kantor dapat menunjukkan kapan ruang mereka kosong di Penjadwal Ruang Kerja, dan setiap pekerja di jalan dapat menemukan dan memesan ruang tersebut lebih awal. Aplikasi Eneco RoomFinder Baca seluruh cerita. Lebih dari gedung kantor pusat korporasi, Eneco World mencerminkan sebuah warisan tentang menyatukan orang untuk berkolaborasi dan berinovasi. Untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi, pemasok energelanda Eneco beralih ke Macaw, Mitra Emas Microsoft terpercaya, untuk bantuan dalam mengembangkan



aplikasi yang akan memberikan cara mudah bagi hampir 3.000 karyawan untuk menemukan ruang yang diperlukan untuk pertemuan dan kerja sama. Eneco menjawab pertanyaan tersebut dengan layanan berbasis cloud Microsoft Office 365, menggunakan Power Apps, Power Automate dan Power BI untuk mengembangkan aplikasi RoomFinder yang sekarang menghubungkan orang dan ide. Tantangan



Meskipun karyawan Eneco mendapat manfaat dari memiliki semua orang di kantor yang sama, namun segera menjadi sulit untuk menemukan ruang konferensi yang tersedia dan ruang kerja yang sepi. Karyawan Eneco menggunakan fungsi pemesanan ruang default di Microsoft Exchange untuk memesan ruang rapat resmi di kantor pusat, namun ada juga sekitar 200 ruang yang lebih kecil untuk karyawan yang memerlukan akses setiap hari. Ruang ini mencakup ruang senyap untuk satu atau dua karyawan yang akan digunakan untuk pemusatan atau kolaborasi, ruang untuk pertemuan kecil, dan ruang untuk tim proyek. Hingga belum lama ini, karyawan akan mencari di 14 lantai untuk menemukan ruang rapat terbuka dan memasukkan nama mereka ke dalam lembar kertas untuk melakukan pemesanan. "Ini adalah sebuah bangunan besar," kata Ferry Bouwman, Pimpinan Teknis untuk Office 365 di Eneco. "Jika saya di lantai dua, saya tidak tahu apakah ada ruang yang tersedia di lantai tiga belas, misalnya." Masalah lain adalah hanya ruang di tiga lantapi, yang disebut perusahaan sebagai Eneco Village, yang dapat digunakan untuk pertemuan dengan rekan kerja di luar Eneco. Ruangan di lantai lain disisihkan untuk pertemuan internal, tetapi tidak dapat dipesan. "Pada tahun 2017, salah satu departemen mengadakan Hari Tantangan untuk mendorong persaingan membangun aplikasi yang dapat memberikan solusi, namun menjadi proposisi yang mahal," kata van der Burg. "Jadi, mereka beralih ke kami dan mengatakan, 'Anda punya Power Apps. Mungkin Anda dapat membuat sesuatu bekerja.'" Aplikasi pencari ruang kustom



Solusi tersebut merupakan hasil kolaborasi Microsoft Partner Macaw, Pusat Keahlian Office 365 Eneco, dan pengguna akhir. Macaw menggunakan Microsoft Power Apps di Office 365 untuk merancang aplikasi kustom untuk Eneco dan Microsoft Power BI untuk mendukung pelaporan dan analitik data prediktif. "Kami memulai dengan memetakan persyaratan Eneco pada papan tulis," kata Erik Bouman, Solution Consultant untuk Office 365 di Macaw. "Dengan mengakses data tentang ruang yang tersedia, kami membangun fungsi yang akan menyediakan daftar ruang dan slot waktu bagi penyelenggara rapat. Penting agar aplikasi ini mudah digunakan. Power Apps menjadikan proses pengembangan menjadi cepat dan mudah."



Virgin Atlantic Baca seluruh kisahnya di sini Virgin Atlantic harus membagikan iPad kepada 3000 anggota tim kabin. Aplikasi Power Apps dibuat oleh tim Manajemen Aset IT untuk memindai kode batang dan iPad memberikannya ke setiap anggota tim. Semua informasi disimpan di SharePoint Online dan kemudian diimpor ke sistem Manajemen Aset mereka. Dalam waktu enam minggu, 90% iPad diserahkan dengan bantuan aplikasi ini, yang secara signifikan mengurangi waktu yang seharusnya dihabiskan secara manual untuk menulis nomor seri dan nomor penggajian anggota. Pada beberapa hari sukarelawan membagikan sebanyak 250 iPad per hari.



Pola: Penghitungan 07/09/2021 • 4 minutes to read



Pembuat Power Apps menggunakan pola perhitungan/transformasi untuk mengajar, belajar, dan membuat pekerjaan mereka lebih mudah dan lebih akurat. Aplikasi ini dapat menggantikan spreadsheet; aplikasi jauh lebih mudah digunakan dan dapat menyediakan output sebagai diagram atau bahkan audio. Aplikasi ini mengambil input pengguna dan melakukan penghitungan yang dapat, misalnya, membantu seseorang memilih bagian yang benar, menyesuaikan perlengkapan, atau memberikan perkiraan harga. Mereka juga dapat mengandalkan data eksternal untuk referensi atau penghitungan, atau pada layanan, seperti dalam kasus aplikasi terjemahan yang menggunakan Azure Cognitive Services.



Cara mengenali pola perhitungan



Dalam skenario penghitungan biasa: 1. Pengguna menginput data ke aplikasi. 2. Aplikasi mengembalikan hasil yang dihitung. Penghitungan mungkin menggunakan rumus Power Apps atau panggilan keluar ke fungsi eksternal (misalnya, Layanan terjemahan teks). Penghitungan tidak selalu numerik. Contohnya, hasilnya mungkin merupakan teks yang diterjemahkan atau transformasi dari foto ke Deskripsi teks. 3. Hasil digunakan secara real time oleh pengguna. Dalam kasus yang paling mudah, pengguna mendapatkan hasil dan melakukan sesuatu dengan itu. Namun pola ini juga dapat digunakan untuk membuat permainan dan efek interaktif lainnya, dengan logika aplikasi membuat keputusan berikutnya berdasarkan hasil perhitungan. Pola Kalkulator dapat digunakan untuk membuat Wizard yang akan membawa pengguna melalui pohon keputusan untuk memecahkan masalah. Pola perhitungan dapat dipasangkan dengan pola lainnya. Contohnya, penghitungan dapat digunakan dalam pola inspeksi/audit dan menyimpan hasil penghitungan dalam laporan pemeriksaan.



Bagaimana pelanggan menggunakan pola perhitungan Estimasi biaya proyek Reliable Electric



Baca seluruh cerita. Reliable Electric membuat tawaran kompleks untuk proyek listrik terintegrasi di rumah kelas atas. Penawaran ini dibuat menggunakan sistem lama yang terbatas untuk satu pengguna setiap kalinya dan menggunakan proses manual berdasarkan Excel. Lewatlah sudah hari menyalin dan menempelkan output ke dalam spreadsheet. Perusahaan telah menggantikan proses ini dengan aplikasi tunggal yang dibangun dalam Power Apps yang mengelola seluruh proses estimasi, perubahan yang juga mengurangi beban kerja manual yang terkait dengan estimasi setengahnya dan secara drastis menurunkan potensi kesalahan. Aplikasi ini telah disesuaikan untuk proses bisnis Reliable Electric dengan mendefinisikan kelompok bahan dan tenaga kerja yang dapat digunakan untuk menghitung perkiraan lebih cepat. Dengan beralih ke aplikasi ini, mereka telah mengurangi waktu untuk entri sebesar setengahnya dan dapat membuat penawaran lebih mudah saat data segera tersedia. Dengan peningkatan terkait kerja, akurasi, dan pembelian yang digabungkan, aplikasi Power Apps terpasang ini telah menghemat Reliable Electric antara CAD80.000 dan CAD100.000 setiap tahunnya, dibandingkan dengan solusi estimasi listrik khusus papan atas di pasar.



Konfigurasi manufaktur SNCF Baca seluruh cerita. Tonton video. Pekerja di lantai pabrik menggunakan aplikasi untuk mengevaluasi bagian untuk memperbaiki kereta. Aplikasi ini mengidentifikasi bagian yang paling sesuai dan mengkonfigurasi penginstalan. Aplikasi ini kemudian memvalidasi hasil dan menyediakan penghitungan untuk memperkirakan hasil akhir dari penginstalan bagian yang dipilih.



Asisten penerjemahan SNCF Baca seluruh cerita. Pola perhitungan/transformasi, perhitungan tidak harus dilakukan oleh aplikasi itu sendiri, dan mereka tidak harus numerik. Aplikasi asisten terjemahan SNCF membantu karyawan di seluruh Eropa berinteraksi secara lebih efektif dengan menggunakan Layanan penerjemah Microsoft, mikrofon perangkat, dan kontrol audio Power Apps untuk menyediakan terjemahan ke frasa umum, yang ditargetkan berdasarkan peran pekerjaan dan tugas. Contoh ini mengilustrasikan penggunaan algoritma eksternal, penerjemah Microsoft, sementara aplikasi itu sendiri masih menyediakan hasil real-time kepada pengguna. Dalam kasus ini, perhitungannya adalah transformasi dari satu bahasa ke bahasa lain.



Info Ekonomi TransAlta Baca seluruh cerita. Tonton video. TransAlta adalah pembangkit listrik multinasional dan perusahaan perdagangan energi. Menggunakan Power Apps, transalta membuat alat pengambilan keputusan yang disebut Info Ekonomi untuk menghitung kelayakan ekonomi dari pengiriman respons langsung terhadap panggilan layanan turbin angin di luar jam operasi inti mereka. Saat pengguna membuka aplikasi Keterangan Ekonomi, mereka akan diminta untuk mengisi bidang seperti



waktu dalam sehari, lokasi situs, jumlah turbin, dan kode kesalahan. Aplikasi ini kemudian menghasilkan tindakan yang ditentukan dari umpan data real-time TransAlta yang menunjukkan bagaimana masalah harus ditangani, berapa lama waktu yang diperlukan, dan jumlah teknisi yang diperlukan untuk dengan aman membawa peralatan kembali online. Logika dan pengambilan keputusan di balik solusi Power Apps akan berjalan jauh lebih dari sekadar penghitungan "jam versus harga" yang sederhana untuk mendapatkan wawasan. Sebaliknya, Info Ekonomi mengumpulkan data melalui API (bagian dari layanan aplikasi Azure) melalui 11 sumber data internal dan eksternal yang berbeda untuk menentukan apakah secara ekonomis bermanfaat untuk mengirimkan teknisi angin. Sumber data mencakup biaya tenaga kerja, perkiraan harga, waktu rata-rata yang diperlukan untuk memperbaiki aset, dan perkiraan pasar saat ini.



Pelajaran kelas sekolah dasar Baca seluruh cerita. Tonton video. Guru Brian Dang dari 8-bit Classroom membuat aplikasi yang disebut Bits bagi siswa untuk berlatih ejaan. Aplikasi ini mengevaluasi input siswa secara real time dan memberikan hasil evaluasi ejaan dan penilaian pekerjaan mereka. Siswa dapat membuat kata berdasarkan masing-masing suara, merekam dan memadukan kata sebelum mencoba mengeja, dan mengurutkan kata berdasarkan pola yang terdeteksi (misalnya, Kelompokkan semua kata "-ity" atau "-ing").



Aplikasi lain membantu siswa memahami bagaimana pecahan digabungkan dan dikalikan, dengan melakukan penghitungan real-time untuk mengembangkan kumpulan masalah dan secara visual mengilustrasikan pecahan dan perkalian pecahan.



Contoh tambahan Template solusi Pelacak Dampak Keuangan Krisis Pendidikan Tinggi



Pola: Komunikasi 07/09/2021 • 3 minutes to read



Ingin dengan cepat membagikan Berita, pengumuman acara, dan informasi Terkini terbaru dengan karyawan Anda di mana pun mereka berada? Penggunaan umum Microsoft Power Platform adalah menyediakan komunikasi yang sangat disesuaikan dan visual yang menarik melalui aplikasi. Artikel ini menyediakan beberapa contoh kasus penggunaan dunia nyata yang menampilkan organisasi yang menggunakan Microsoft Power Platform untuk mengkomunikasikan informasi kepada karyawan.



Cara mengenali pola komunikasi/Pengumuman



Dalam skenario komunikasi biasa: 1. Tim komunikasi membuat informasi yang akan dipublikasikan ke organisasi. Misalnya: Departemen SDM mungkin menyampaikan berita di seluruh organisasi. Tim layanan lapangan dapat membuat buletin teknisi lapangan. 2. Informasi dipublikasikan kepada karyawan. Hal ini mungkin dilakukan secara rutin seperti berita harian atau buletin mingguan, pengumuman peristiwa sesekali seperti pelatihan, atau komunikasi mendesak dengan berita penting selama keadaan darurat. Aplikasi dapat menggunakan model dorong atau tarik untuk mendapatkan informasi terbaru dari Cloud. 3. Karyawan mengkonsumsi komunikasi. Aplikasi komunikasi menyimpan semua informasi yang relevan di satu tempat. Aplikasi komunikasi juga dapat memungkinkan karyawan melakukan tindakan, seperti mendaftar untuk pelatihan atau acara langsung dari pengumuman. Organisasi dapat menjalankan analitik tentang jumlah karyawan yang membuka dan membaca komunikasi, untuk mempelajari yang terbaik bagi tim mereka.



Template: aplikasi Microsoft Crisis Communication Aplikasi Crisis Communication adalah template yang menghubungkan pengguna dengan informasi selama



krisis. Anda dapat dengan cepat mendapatkan pembaruan berita perusahaan internal, jawaban untuk pertanyaan yang sering diajukan, dan akses ke informasi penting seperti tautan dan kontak darurat. Solusi ini menggabungkan kemampuan Power Apps, Power Automate, Microsoft Teams, dan SharePoint. Ini dapat digunakan di web, di perangkat seluler, atau dalam Teams. Fitur utamanya mencakup: Karyawan dapat memperoleh informasi, melaporkan status kerja (bekerja dari rumah, misalnya), dan melakukan permintaan. Ini membantu manajer berkoordinasi di tim mereka dan membantu tim respons pusat melacak status di seluruh organisasi. Admin dapat menggunakan aplikasi untuk mendorong Berita, pembaruan, dan konten yang spesifik untuk organisasi mereka, dan dapat menyediakan kontak darurat khusus untuk lokasi yang berbeda. Aplikasi ini mencakup kemampuan untuk menambahkan umpan RSS informasi terkini dari sumber terkemuka seperti WHO, CDC, atau otoritas lokal. Aplikasi admin Crisis Communication memungkinkan admin untuk menulis berita dan informasi, selain mengkonfigurasi fitur aplikasi karyawan.



Aplikasi karyawan, yang dapat disematkan dalam Teams, memungkinkan pengguna untuk mengkonsumsi Berita dan informasi, dan menghubungi untuk bantuan.



Informasi selengkapnya: Demo video dari solusi Crisis Communication Mengkonfigurasi dan mempelajari template sampel Crisis Communication



Bagaimana pelanggan menggunakan pola komunikasi Aplikasi Schlumberger Coronavirus Stay SAFE Baca seluruh cerita. Untuk Schlumberger, kesehatan dan keamanan karyawan dan kontraktor adalah prioritas pertama. Fungsi Kesehatan, keselamatan dan lingkungan (K3L) Schlumberger datang bersama pada tahap awal dari wabah virus COVID-19 untuk meningkatkan kesadaran dan mendidik karyawan tentang tindakan preventif. Schlumberger mengembangkan solusi Power Apps yang disebut Coronavirus Stay SAFE untuk menyediakan pembaruan tepat waktu untuk tenaga kerja mereka yang sangat Mobile. Aplikasi ini memungkinkan penyebaran informasi penting dan relevan secara cepat dari organisasi kesehatan resmi seperti WHO dan CDC, selain informasi khusus perusahaan. Aplikasi ini adalah sumber kebenaran tunggal dan referensi untuk tindakan pencegahan untuk meminimalkan eksposur.



Aplikasi Telstra Technician Plus Baca seluruh cerita. Telstra, perusahaan telekomunikasi Australia terkemuka, menggunakan sejumlah sumber daya selama bertahun-tahun—seperti spreadsheet online, dokumen kertas, email, dan situs web—untuk mendukung kebutuhan teknisi lapangan untuk melayani pelanggan. Perusahaan menyadari bahwa mereka membutuhkan sumber pengetahuan dan komunikasi yang modern dan Mobile untuk karyawan lapangan. Dengan Microsoft Power Platform, tim Field Digitization di Telstra membuat aplikasi Technician Plus untuk teknisi Lapangan mereka, dengan aplikasi yang memiliki peran penting yang membantu dalam banyak tugas penting untuk pekerjaan lapangan dan manajemen lapangan. Solusi juga mencakup umpan Berita, Katalog Produk Telstra yang memungkinkan peluang upselling di lapangan, dan pusat podcast dan video instruksional. Solusi ini digunakan oleh pemimpin untuk secara efisien mengirim komunikasi ke lapangan. Lihat solusi dalam video ini:



Aplikasi Hexion untuk mengelola komunikasi di seluruh perusahaan Baca seluruh cerita. Di perusahaan kimia global Hexion, manajer dan Departemen Komunikasi sedang mengirim email secara luas ke seluruh perusahaan. Mereka diperlukan untuk menargetkan grup orang yang telah ditentukan sebelumnya dan memerlukan persetujuan komunikasi sebelum mendistribusikannya. Dalam kasus ini, Microsoft Power Platform digunakan untuk menulis dan mempublikasikan komunikasi yang dikonsumsi dalam email dan Teams. Tim TI di Hexion menggunakan Power Apps untuk membangun aplikasi penyiar baru yang memiliki kemampuan lebih kaya daripada sistem sebelumnya dan biaya dukungan yang lebih rendah. Aplikasi ini sekarang digunakan oleh komunikasi prospek untuk menyiarkan pesan di seluruh perusahaan di email dan Teams, dan mereka berencana untuk meluncurkan untuk semua pemimpin tim proyek utama. Kemampuan dan manfaat utama aplikasi ini mencakup: Penulisan email dengan pratinjau dinamis dari versi yang diformat. Membuat penulis fokus pada konten saat alat mengelola branding dan tata letak. Kemampuan untuk mengirim email uji sebelum mengirim komunikasi akhir. Menargetkan grup pengguna yang telah ditetapkan. Memilih penulis yang mengirimkan email, dan tanda tangan mereka akan secara otomatis diisi.



Pola: Inspeksi 07/09/2021 • 4 minutes to read



Ada berbagai alasan mengapa organisasi harus melakukan inspeksi, dan Microsoft Power Platform menyediakan solusi tanpa kode atau kode rendah untuk mengaktifkan pemeriksaan, analisis, dan tindakan. Pada pola ini, pengguna aplikasi akan mengisi penilaian terstruktur, yang kemudian diunggah ke lokasi terpusat untuk analisis, pelaporan, dan tindakan potensial. Anda dapat menyebutnya audit, pemeriksaan, kontrol kualitas, pengambilan persediaan, pemeriksaan, daftar periksa, dan sebagainya. Artikel ini memberikan beberapa contoh nyata tentang cara pelanggan menggunakan Microsoft Power Platform untuk membuat inspeksi yang tepat waktu, efisien, dan dapat ditindaklanjuti, mulai dari pemeliharaan pesawat hingga sekolah dasar.



Cara mengenali pola inspeksi



Dalam skenario inspeksi biasa: 1. Seseorang (misalnya, karyawan atau pelanggan) mengisi daftar periksa atau formulir terstandardisasi, dan mengajukannya. Hal ini dapat terjadi secara berulang, seperti pemeriksaan kualitas harian, inventaris bulanan, atau pemeriksaan terjadwal. Data dapat dikumpulkan dari publik, seperti pelaporan vandalisme bersumber kerumunan. 2. Kemudian, biasanya dalam fungsi terpusat, semua jawaban dikumpulkan untuk ditinjau atau dilaporkan. Misalnya, Anda dapat melaporkan berapa banyak kendaraan yang memerlukan pemeliharaan, atau Riwayat status kendaraan selama setahun terakhir. 3. Sering kali, pemeriksaan akan mengakibatkan perlunya melakukan tindakan. Misalnya, Anda mungkin melihat bahwa kendaraan telah gagal dalam inspeksi dan memutuskan untuk menonaktifkannya. Atau laporan terpusat mungkin menunjukkan bahwa standar pemeliharaan harian perlu ditingkatkan di lokasi tertentu.



Template: Solusi pemeriksaan untuk Microsoft Teams Solusi pemeriksaan untuk Microsoft Teams adalah aplikasi pemeriksaan umum yang dapat digunakan untuk memeriksa apa pun dari lokasi (seperti toko ritel atau pabrik produksi) hingga aset dan perlengkapan (seperti kendaraan dan mesin). Solusinya mencakup aplikasi untuk melakukan pemeriksaan serta aplikasi untuk



mengkonfigurasi dan mengelola pemeriksaan.



Pelajari lebih lanjut tentang solusi: Video | Dokumentasi | Penginstal aplikasi Teams



Template: Solusi sampel Respons Tanggap Darurat Rumah Sakit Solusi sampel tanggap darurat rumah sakit menyediakan seperangkat kemampuan untuk organisasi kesehatan untuk mengumpulkan data kesadaran situasional dari tempat tidur dan perlengkapan yang tersedia, pasien COVID-19–terkait, staf, dan pemulangan yang tertunda. Solusi ini menerapkan pola inspeksi dengan mengumpulkan inventaris tempat tidur dan perlengkapan rumah sakit yang tersedia. Ini juga menggunakan dasbor untuk meringkas data kunci dan wawasan bagi pengguna untuk membuat keputusan yang tepat, sehingga penyebaran dan penggunaan sumber daya efisien.



Komponen utama dari solusi tanggap darurat rumah sakit adalah: Aplikasi seluler untuk staf garis depan : staf garis depan, seperti perawat dan praktisi medis, dapat menggunakan aplikasi seluler untuk dengan cepat melihat dan memasukkan informasi sebagaimana diperlukan. Aplikasi web untuk admin rumah sakit : admin rumah sakit dapat menggunakan aplikasi ini untuk menambah dan mengelola data sistem yang diperlukan agar solusi dapat berfungsi. Dasbor untuk pengambil keputusan kesehatan : pengambil keputusan dapat menggunakan dasbor untuk melihat data dan metrik penting dengan cepat untuk membantu membuat keputusan secara efisien. Pelajari lebih lanjut tentang solusi: video | dokumentasi | postingan blog



Bagaimana pelanggan menggunakan pola inspeksi Aplikasi keselamatan dan kepatuhan Virgin Atlantic Virgin Atlantic menggunakan Microsoft Power Platform untuk melakukan audit keamanan dan kepatuhan untuk pesawat mereka. Insinyur pesawat menggunakan aplikasi kanvas Power Apps sederhana pada perangkat mobile mereka, dengan daftar periksa yang telah diisi untuk melakukan inspeksi ad-hoc dan terjadwal. Baca seluruh cerita. Insinyur pesawat menggunakan aplikasi kanvas di iPad korporat mereka untuk melakukan inspeksi ad-hoc dan terjadwal. Mereka dapat melihat audit yang dijadwalkan untuk mereka dan meninjau pertanyaan audit. Setelah pemeriksaan selesai, jawaban yang diharapkan disorot dengan warna hijau untuk memberikan bantuan visual. Jawaban yang tidak diharapkan disorot dalam warna mérah dan ditindaklanjuti dengan petunjuk, yang dapat digunakan insinyur untuk merekam temuan dan menetapkan tugas tindak lanjut ke manajer.



Manajer kepatuhan teknik menggunakan aplikasi Canvas Power Apps yang terintegrasi dalam Daftar SharePoint untuk meninjau pemeriksaan yang selesai dan melihat semua temuan inspeksi. Mereka juga dapat menghasilkan ringkasan inspeksi HTML dan PDF dari aplikasi jika Inspektur atau pelaksana memerlukan informasi lebih lanjut.



Aplikasi inspeksi ATM Standard Bank Tim Cash Tribe di perbankan ritel Afrika Selatan bertanggung jawab atas 8.000 ATM. Mereka harus melakukan pemeriksaan manual pada ATM ini secara berkala untuk masalah—seperti vandalisme, layar rusak, dan lingkungan kotor—yang tidak ditandai melalui pemberitahuan otomatis. Inspeksi dilakukan di clipboard dan tim terjebak dalam timbunan dokumen. Baca seluruh cerita. Dengan Microsoft Power Platform, Standard Bank dapat membangun aplikasi mobile untuk memeriksa ATM. Lebih dari 300 Inspektur menggunakan aplikasi Canvas Power Apps untuk menghasilkan lebih dari 5.000 laporan pemeriksaan setiap bulannya. Aplikasi ini menggunakan kemampuan GPS perangkat untuk menemukan ATM terdekat dan kamera perangkat untuk mengambil gambar saat masalah perlu dilaporkan.



Lihat demo pemeriksaan ATM. Bagian penting dari pola pemeriksaan adalah kemampuan untuk meninjau data yang dikumpulkan. Untuk aplikasi ini, data disimpan dalam Daftar online SharePoint, yang merupakan repositori data pusat untuk memungkinkan inteligensi bisnis membantu perbaikan di masa mendatang. dasbor Power BI dan laporan digunakan untuk memvisualisasikan data agregat.



Penilaian bacaan sekolah negeri Tacoma Baca seluruh cerita. Tonton video. Sekolah di Tacoma, Washington, menggunakan (Penilaian Baca perkembangan, edisi ke-2 (DRA2), di mana guru membaca dengan siswa untuk menilai tingkat dan kemampuan membaca. Guru secara sistematis mengamati, merekam, dan mengevaluasi bagaimana performa siswa untuk membaca berubah dari waktu ke waktu, dan menggunakan data ini untuk menetapkan sasaran bacaan bagi siswa. Daripada mengisi formulir kertas seperti sebelumnya, pengajar kini mengakses aplikasi ini dari perangkat seluler atau tablet Surface yang disediakan oleh sekolah. Guru menggunakan aplikasi untuk memasukkan informasi rinci dari penilaian bacaan setiap siswa, seperti sasaran membaca lisan dan sasaran pemahaman.



Kisah Tambahan Pinnacle Group – karyawan helpdesk memimpin transisi dari kertas ke digital Kelly Roofing Menggunakan Power Apps untuk mengambil foto di lokasi kerja G & J Pepsi – Mentransformasikan barang dagangan di dalam toko dan audit untuk mencapai sasaran bisnis yang ditargetkan Komunitas Microsoft Power Apps



Galeri sampel aplikasi: audit



Pola: manajemen proyek 07/09/2021 • 6 minutes to read



Organisasi memerlukan tempat pusat untuk mengelola beberapa proyek saat mereka memastikan berbagai tim mencapai tujuan mereka dan memenuhi kriteria keberhasilan sebagaimana yang direncanakan. Beberapa kasus penggunaan yang umum untuk manajemen proyek mencakup mengelola ide produk baru, membuat rencana proyek, melacak prestasi, dan manajemen kinerja tim. Microsoft Power Platform menyediakan solusi tanpa kode dan kode rendah bagi organisasi untuk membuat solusi yang mudah digunakan untuk mengelola proyek selama siklus hidup mereka. Artikel ini memberikan beberapa contoh dunia nyata tentang bagaimana pelanggan telah menggunakan untuk Microsoft Power Platform untuk membuat aplikasi dan alur kerja manajemen proyek yang efisien.



Cara mengenali pola manajemen proyek



Grup bisnis dalam organisasi melihat perlunya alat bantu untuk mengelola proyek, melacak kemajuan, dan memantau hasil. Dalam skenario manajemen proyek biasa, Anda: 1. Merencanakan pekerjaan Anda untuk mengelola ide, rencana, tugas, dan prestasi. 2. Melacak kemajuan rencana, memberi tahu pemangku kepentingan tentang status proyek, dan melaporkan penghambat jika diperlukan. 3. Memeriksa kemajuan, memantau hasil, dan memvisualisasikan aspek utama kemajuan proyek.



Cara pelanggan menggunakan pola manajemen proyek Aplikasi Custom Air Products dan Services Traveler Baca seluruh cerita. Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) adalah penyedia berbasis di Houston untuk solusi pemanas, perbaikan, dan ac (HVAC) yang berspesialisasi dalam desain, pembangunan, penginstalan, modifikasi, dan pemeliharaan perlengkapan AC di segmen industri dan komersial industri HVAC. Tim Manajemen Proyek CAPS memerlukan solusi kustom untuk melacak seluruh siklus hidup unit HVAC saat mereka melewati proses produksi, dengan fokus pada kualitas pembangunan. Solusi tersebut harus disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen, serta melacak pemeriksaan kualitas dan



memungkinkan pemilik menyetujui setiap tahapan dalam proses. Selain itu, tim ini ingin memberdayakan siapa pun di organisasi untuk melaporkan masalah melalui perangkat bergerak mereka. Salah satu masalah utama yang mereka dihadapi adalah bahwa dokumen kertas "penjelajah"—yang digunakan untuk melacak pemeriksaan kualitas—hilang. Rebecca Sackett, asisten analisis data, menemukan Power Apps dalam langganan Office 365-nya dan mulai bereksperimen dengan membuat aplikasi dengan daftar SharePoint untuk mengganti proses manual. Ia membangun solusi Power Apps untuk mendigitalisasi dokumen perjalanan, yang diberi nama CAPS Traveler. Manajer proyek dan pemangku kepentingan menggunakan aplikasi manajemen Traveler utama untuk mendapatkan ikhtisar semua proyek aktif, melihat statistik utama, serta mengelola kalender pengujian dan pengiriman.



Manajer proyek memulai proyek dan menambahkan rincian untuk setiap langkah yang diperlukan, seperti Fab, Cat, Listrik, dan Pengujian. Personel dari masing-masing departemen kemudian menggunakan aplikasi perangkat bergerak pengiring yang telah dibuat khusus dengan pertanyaan khusus untuk departemen mereka. Nantinya, tim pusat akan menyusun data dan menggunakan laporan untuk mengidentifikasi alasan umum mengapa langkah tertentu tidak dilakukan.



Ada sepuluh aplikasi persetujuan tersebut selain aplikasi manajemen utama, dan mereka semua membaca dan menulis data ke rangkaian daftar SharePoint yang sama. Setelah semua langkah selesai, seseorang dalam tim Kontrol Kualitas melakukan persetujuan final. Alur kemudian secara otomatis dipicu untuk membuat laporan PDF.



Aplikasi Environment Canterbury InZone Baca seluruh cerita. Environment Canterbury (ECan) bekerja dalam kerja sama dengan komunitas Disery, Selandia Baru, pada program hasil lingkungan jangka panjang yang terdiri dari beberapa tahapan dan proyek terkait. Mereka memerlukan solusi dengan harga terjangkau yang akan memberikan konsistensi yang lebih besar di seluruh proyek, tingkat visibilitas yang lebih tinggi, dan akses data yang lebih cepat. Menggunakan aplikasi, manajer zona air tawar dan peserta proyek dapat melihat status proyek mereka. Semua proyek ditandai dengan zona dan tonggak Pencapaian tertentu, dan semua tahapan ditandai dengan hasil jangka panjang. Aplikasi ini menyediakan skema warna kustom, yang memudahkan untuk membedakan dan menavigasi antara proyek, tonggak Pencapaian, dan hasil. Semua layar untuk proyek berwarna hijau, tonggak Pencapaian biru, dan hasilnya adalah oranye.



Pemberitahuan dikirim untuk meminta pembaruan data dan memberikan eskalasi jika proyek tidak diperbarui



pada waktu yang diperlukan. Alur juga digunakan untuk memanggil tampilan tertentu dan menghasilkan email ringkasan berbasis–tabel HTML yang mencantumkan semua item terkait dengan orang tertentu dalam satu email.



Aplikasi Tinjauan Hadiah Partners In Health Baca seluruh cerita. Partners In Health (PIH) mengandalkan donatur individual selama sekitar setengah dari dananya setiap tahun, sedangkan setengah lainnya berasal dari hibah pemerintah, korporasi, dan yayasan. LSM ini memiliki sekitar 10 staf hadiah yang bertanggung jawab untuk mengelola 1.000 plus donatur individual yang paling dermawan. PIH ingin meningkatkan kemampuan petugas hadiah dalam mengelola portofolionya dengan menunjukkan hadiah saat mereka tiba dan dengan memberikan tampilan 360 derajat tentang portofolio donatur mereka. Bella Chih-Ning, manajer Analitik dan Aplikasi di PIH, membangun aplikasi dan dasbor Tinjauan Hadiah untuk para personel hadiah dalam mengelola dan memvisualisasikan banyak aspek donasi. Dengan aplikasi Tinjauan Hadiah, petugas hadiah dapat melihat donasi segera setelah masuk, menambahkan catatan yang relevan, dan memastikan bahwa donasi ditetapkan ke dana yang sesuai. Ini membuat daftar centang Daftar Tugas di mana petugas hadiah memeriksa donasi untuk memastikan donasi ditetapkan ke kampanye yang sesuai, dikodekan ke jenis hadiah yang benar, dan ditetapkan ke dana yang sesuai. Petugas hadiah dapat mengirim pertanyaan melalui email ke tim PIH DevOps secara langsung dalam aplikasi. Setelah semuanya jelas, petugas hadiah menandai daftar periksa sebagai "selesai", yang akan terlihat oleh manajer mereka.



"Pelatihan Aplikasi dalam sehari benar-benar membuka mata saya betapa mudahnya membangun alat yang memudahkan proses dan membantu rekan kerja kami untuk lebih baik dalam pekerjaannya," kata Bella ChihNing. Aplikasi Portofolio Proyek R3 Retail Baca seluruh cerita. Perusahaan R3 Retail Development memberikan keahlian yang mendalam dalam konsultasi manajemen proyek untuk memaksimalkan keuntungan bagi pelanggan supermarket, kelontong, pemrosesan makan, komersial, ritel, dan industri kecil di seluruh Amerika Serikat. R3 memerlukan pendekatan yang sangat disesuaikan untuk kebutuhan manajemen proyek secara komprehensif. Aplikasi Portofolio Proyek dibangun hanya dalam waktu 120 jam dan sekarang mengelola lebih dari 200 proyek. Manajer proyek R3 dan manajer penyimpanan regional yang mereka sajikan sekarang menggunakan aplikasi Portofolio Proyek baru. Aplikasi ini memiliki seperangkat kemampuan kaya yang mencakup: Dasbor yang menampilkan statistik ringkasan berdasarkan pengguna yang masuk. Informasi pelacakan proyek termasuk tanggal, tugas, masalah, pesanan pembelian, dan orang.



Pelacakan alamat IP untuk semua perangkat terinstal, seperti lemari es. Kemampuan pengunggahan file untuk dokumen seperti file arsitektural untuk sistem HVAC. Logika bisnis kustom yang luas, misalnya secara otomatis mengatur nilai tanggal berdasarkan entri status.



Administrator dapat menetapkan izin keamanan ke pengguna aplikasi tertentu berdasarkan peran mereka. Administrator juga dapat mengkonfigurasi daftar jenis tugas dan waktu yang diharapkan untuk setiap tugas, yang pada gilirannya digunakan untuk menghasilkan tanggal jatuh tempo secara otomatis.



R3 menggunakan Power Automate untuk mengirim pemberitahuan dan pengingat otomatis. Semua data disimpan dalam Microsoft Dataverse. Alat penjadwalan Capitol Music Group Baca seluruh cerita. Grup Musik Capitol (CMG) melihat peluang untuk modernisasi alur kerja pemasaran dan alat penjadwalannya, yang sebelumnya dibangun menggunakan InfoPath. Aplikasi penting bisnis mengelola jadwal untuk rilis baru, dan—seiring waktu—berkembang untuk mengambil data berbagai jenis rilis dan media. CMG ingin mengotomatisasi proses rutin, memperluas visibilitas dan kolaborasi antara label mitra, dan lebih cepat menyesuaikan dengan saluran pemasaran online. Namun aplikasi Penjadwalan Capitol telah menjadi sangat terintegrasi ke alur proses dan seluruhnya terdiri dari data XML yang memerlukan banyak informasi eksklusif untuk dikelola. Menginginkan pendekatan kode rendah yang sederhana untuk pengembangan dan manajemen aplikasi, CMG pada akhirnya memutuskan untuk memigrasi aplikasinya dari InfoPath ke Microsoft Power Platform, termasuk Power Apps dan Power Automate. Capitol ingin agar tim mereka menggunakan antarmuka penjadwalan baru untuk berkomunikasi dengan mudah, mendapatkan persetujuan, dan berkolaborasi pada pemasaran untuk berbagai jenis rilis, baik sisi fisik,



digital, maupun video. "Dengan Microsoft Power Platform, Capitol memiliki cara mudah untuk berbagi informasi pemasaran di seluruh siklus hidup produk," kata Karen Reali, Manajer Senior di Universal Music Group. "Ini bahkan membantu mereka memudahkan dan merampingkan proyek berlabel silang."



pola Power Apps: Kisah dunia nyata 07/09/2021 • 2 minutes to read



Kisah dunia nyata ini menunjukkan bagaimana pelanggan perusahaan menggunakan Microsoft Power Platform dan pola yang digunakan pembuat sukses untuk mewujudkan solusi ini. Lihat juga: Pola: Persetujuan | Pola: manajemen aset: | Pola: Penghitungan | Pola: Komunikasi | Pola: Inspeksi | Pola: Manajemen proyek



Manajemen acara Belron: penyedia perbaikan kaca kendaraan mendigitalisasikan proses dan meningkatkan produktivitas dengan aplikasi yang dikembangkan sendiri (aplikasi konferensi) Microsoft HR menggunakan Microsoft Power Platform untuk mengubah pengalaman karyawan (aplikasi konferensi HR global)



Manajemen siklus hidup atau alur kerja Pembuat aplikasi produktif memicu Revolusi Kode rendah di Schlumberger (aplikasi evaluasi promosi karier) Bekerja sama untuk perumahan AS: Fannie Mae memberdayakan budaya tempat kerja untuk menghasilkan lebih banyak dengan Microsoft 365 (pemrosesan permintaan) Microsoft mentransformasi proses perencanaan penjualan menggunakan Power Platform (perencanaan penjualan)



Penjadwalan Metrobank menggunakan Power Apps untuk meningkatkan pengalaman pelanggan di toko (pengalaman pelanggan masuk toko) IKEA Swedia-Konsep baru pengalaman pelanggan dengan Microsoft Power Platform (manajemen janji temu dijadwalkan dan jemput bola) Kelly Roofing Menggunakan Power Apps untuk mengambil foto di lokasi kerja (penjadwalan kru konstruksi)



Pendahuluan: Merencanakan proyek Power Apps 07/09/2021 • 2 minutes to read



Jika Anda baru saja mulai menggunakan Power Apps, Anda mungkin merasa sedikit merepotkan untuk membuat aplikasi dari layar kosong. Anda mungkin memiliki ide dalam pikiran, namun mungkin Anda belum sepenuhnya memikirkan semua rincian dan informasi yang diperlukan untuk membuat aplikasi. Anda mungkin pengguna bisnis atau profesional TI yang belum pernah mendesain atau membuat aplikasi sebelumnya. Atau Anda mungkin pengembang full stack yang ingin mengetahui bagaimana perbedaan cara kerja Power Apps dari pengembangan aplikasi tradisional. Dalam artikel ini, terlepas dari latar belakang Anda, atau sejauh mana Anda mengetahui pengembangaaplikasi, Anda akan mempelajari tentang langkah-langkah untuk mengkonversi ide Anda menjadi solusi kerja sepenuhnya menggunakan Power Apps. Dasar-dasar pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut: 1. Rencanakan : identifikasi siapa, apa, Kapan, dan mengapa. 2. Desain : Buat model data (Tentukan bagaimana data yang Anda butuhkan dan buat akan diatur, diakses, dan disimpan) dan buat sketsa layar aplikasi. 3. Buat : Buat aplikasi. 4. Uji : minta pengguna mencoba aplikasi. 5. Sebarkan dan sempurnakan : Antarkan aplikasi Anda ke tangan pengguna, Dapatkan umpan balik, dan putuskan apa yang akan diubah atau Tambah. Dalam rangkaian artikel ini, Anda akan mempelajari tentang setiap langkah ini secara rinci. Kami menyertakan contoh rinci—aplikasi pelaporan pengeluaran—untuk membantu memperjelas konsep. Jika Anda adalah pebisnis , Anda akan menemukan bahwa artikel ini membantu Anda merencanakan dan menjalankan apa yang mungkin merupakan proyek aplikasi pertama Anda: Bagian fase perencanaan akan membantu Anda Apakah Anda berencana untuk membuat aplikasi sendiri atau membuat persyaratan untuk diteruskan ke pembuat aplikasi lain. Anda akan sangat akrab dengan banyak langkah perencanaan; beberapa mungkin baru bagi Anda. Bagian desain konseptual > tahap perancangan akan membantu Anda mulai mengubah proses bisnis Anda menjadi layar dan fitur aplikasi. Bagi mereka yang berencana untuk membuat aplikasi mereka sendiri, kami telah mencoba membuat desain arsitektur > fase perancangan, pembuatan, pengujian, serta fase penyebaran dan penyempurnaan mudah diikuti untuk pembuat aplikasi baru. Jika Anda adalah pembuat aplikasi khusus yang tidak ahli dalam proses bisnis, Anda juga akan menemukan bahwa artikel ini adalah untuk Anda juga: Ikuti langkah-langkah fase perencanaan sambil mewawancarai pengguna aplikasi masa depan, untuk membantu Anda memahami secara mendalam proses bisnis. Bagian fase perancangan, fase pembuatan, fase pengujian, dan fase penyebaran dan penyempurnaan semua mencakup informasi spesifik–Power Apps untuk membantu menyukseskan proyek anda.



Jika Anda seorang pengembang "full stack" : Lihat artikel berikutnya, Perbedaan antara Power Apps dan pendekatan pengembangan aplikasi tradisional. Kemudian, jika Anda sudah terbiasa dengan perencanaan proyek aplikasi, Anda mungkin ingin melompat tepat ke Bagian desain arsitektur > fase perancangan, yang merupakan tempat di mana material spesifik untuk Power Platform dimulai.



Perbedaan antara pendekatan pengembangan Power Apps dan aplikasi tradisional 07/09/2021 • 2 minutes to read



Dibandingkan dengan pengembangan aplikasi tradisional, proyek Power Apps berbeda di dua area utama: Bagaimana berbagai anggota organisasi bekerja sama untuk membuat solusi Metodologi Pengembangan



Perbedaan dalam siapa yang mengembangkan aplikasi Power Apps adalah platform yang bermanfaat baik untuk "pengembang Pro" maupun "pengembang warga." Dalam lingkungan pengembangan tradisional, hanya pengembang Pro yang dapat terlibat dengan pembuatan aplikasi secara aktual. Dengan Power Apps, setiap orang memiliki kemampuan untuk membangun aplikasi yang mereka butuhkan dengan menggunakan fungsi lanjutan yang sebelumnya hanya tersedia untuk pengembang professional. Power Apps “mendemokrasikan” pengalaman membanguun aplikasi bisnis khas dengan memungkinkan pengguna untuk membangun aplikasi bisnis khas yang kaya fitur tanpa menilis kode.



Perbedaan dalam Metodologi pengembangan Dengan pengembangan aplikasi tradisional seperti model "Waterfall", saat proses mengalir turun dari fase desain melalui rilis, ada waktu tunggu yang panjang sebelum pengguna benar-benar melihat aplikasi yang bekerja. Akibatnya, ada peningkatan risiko bahwa akan ada kesenjangan antara apa yang awalnya diminta oleh pengguna sebagai persyaratan dan apa yang dibuat pengembang aplikasi.



Bahkan dengan pendekatan pengembangan modern seperti Agile Development, sejumlah waktu signifikan dapat berlalu sebelum produk minimum pertama yang layak (MVP) dikirim ke pengguna.



Dengan Power Apps, Anda dapat dengan cepat membuat versi yang dapat digunakan dari aplikasi Anda, karena pengalaman pengembangan Power Apps menyediakan WYSIWYG (apa yang Anda lihat adalah apa yang Anda Dapatkan). Pengguna mengalami aplikasi kerja aktual di awal proses pengembangan, dan jika persyaratan baru muncul, fitur baru dapat ditambahkan ke versi berikutnya.



Tahap perencanaan 07/09/2021 • 2 minutes to read



Perencanaan adalah bagian terpenting dalam proses pembuatan aplikasi. Ketika merencanakan, Anda harus mempertimbangkan yang berikut ini: Masalah apa yang akan diselesaikan aplikasi? Siapa yang akan menggunakan aplikasi ini? Sasaran dan tujuan apa yang akan dipenuhinya untuk pengguna? Mengetahui jawaban akan membantu Anda tetap di jalur saat mendesain aplikasi. Mudah jatuh ke dalam perangkap membuat aplikasi sebagai tujuan, bukan memecahkan masalah. Di bagian ini, Anda akan mempelajari tentang: Mengidentifikasi masalah bisnis untuk dipecahkan (kasus penggunaan) Memahami dengan mendalam proses bisnis Mengoptimalkan proses bisnis dengan solusi Anda Memutuskan apakah berguna untuk mengotomatisasi proses Membuat rencana proyek NOTE Informasi perencanaan yang tercakup di sini juga berlaku untuk pengguna Power Automate yang berencana mengotomatisasi proses atau tugas mereka. Anda dapat menemukan informasi terperinci tentang merencanakan proyek Power Automate dalam dokumentasi panduan Power Automate: Merencanakan Proyek Power Automate



Langkah berikutnya: Mengidentifikasi masalah bisnis untuk dipecahkan



Mengidentifikasi masalah bisnis untuk dipecahkan (kasus penggunaan) 07/09/2021 • 3 minutes to read



Langkah pertama dalam menggunakan Microsoft Power Platform untuk menyelesaikan masalah bisnis adalah memutuskan masalah apa yang ingin Anda tangani. Dalam istilah TI, masalah bisnis yang harus dipecahkan biasanya disebut sebagai kasus penggunaan. Tanya diri Anda, "apa masalah bisnis yang saya coba selesaikan?" (Persingkat bila Anda menamai masalah; dalam banyak kasus, nama itu akan menjadi nama aplikasi yang Anda buat!) Bila Anda mendefinisikan masalah, uraikan menjadi pernyataan masalah dan hasil yang ingin Anda capai. Untuk aplikasi yang akan kita gunakan sebagai contoh di artikel ini, kita membuat pernyataan berikut: "pelaporan biaya: Buat proses yang efisien untuk karyawan dan departemen akuntansi, memungkinkan pelacakan anggaran yang lebih cepat, dan mengurangi eksposur kita dalam audit." Jika Anda sudah tahu persis masalah yang telah Anda tetapkan untuk dipecahkan, Anda dapat beralih ke bagian mempertimbangkan biaya pemecahan masalah secara manual. Jika Anda memerlukan beberapa ide atau ingin berlatih pada masalah yang lebih kecil sebelum Anda menangani inspirasi asli Anda, bacalah terus.



Apa yang bisa saya lakukan dengan Power Apps? Jika Anda membuat aplikasi pertama Anda dengan Power Apps, pertimbangkan tentang bisnis Anda dan pekerjaan yang Anda dan tim Anda lakukan hari ke hari, dan Identifikasikan masalah bisnis yang saat ini Anda gunakan proses manual untuk menyelesaikannya. Kasus penggunaan yang potensial untuk otomatisasi adalah kesenjangan, keluhan, atau ketidakefisienan yang ada di lingkungan kerja Anda saat ini. Proses yang masih memerlukan kertas atau email, dan proses yang memerlukan pemindahan data secara manual dari satu tempat ke tempat lain (dari email ke database atau dari satu spreadsheet ke lainnya), kemungkinan adalah calon untuk memecahkan masalah dengan aplikasi. TIP Jangan pilih masalah yang begitu besar sehingga Anda akan terjebak. Namun, proses besar bahkan dapat dilakukan secara otomatis dalam porsi seukuran gigitan saat Anda memecah seluruh proses menjadi elemen yang dikelola.



Untuk inspirasi, lihat kisah dunia nyata dari pelanggan ini. Ada baiknya untuk mengetahui bagaimana aplikasi yang ada dalam pikiran dapat menguntungkan rekan kerja dan atasan Anda, terutama bila Anda perlu meminta kerjasama saat membuat atau menggunakan aplikasi. Daftar di bawah ini menunjukkan jenis masalah yang dapat diselesaikan dengan platform: Ketersediaan -mengakses aplikasi setiap saat, di mana pun Mobilitas – memungkinkan orang untuk bekerja dengan aplikasi saat bepergian Konsolidasi – mengumpulkan data dengan cara yang lebih otomatis untuk meminimalkan konsolidasi manual Pelatihan -Memacu orang dengan kecepatan tertentu dan melacak hasil pelatihan dan sertifikasi Demokratisasi – meningkatkan kemampuan untuk memecahkan masalah sendiri dalam Departemen



atau bagian Inklusi – mengurangi gesekan bagi karyawan yang memiliki lingkungan kerja berbeda dari karyawan lain (seperti pekerja jarak jauh atau Penyandang Disabilitas) Efisiensi – mengurangi waktu yang diperlukan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan, mengurangi langkah yang tidak perlu Produktivitas – meningkatkan throughput suatu proses Ketepatan waktu – meningkatkan kecepatan kolaborasi end-to-end di antara berbagai pemangku kepentingan Skalabilitas – memungkinkan lebih banyak throughput Analisis – mengumpulkan informasi tambahan yang diperlukan, menyimpannya sedemikian rupa sehingga memudahkan analisis Pelaporan – mengaktifkan pelaporan yang lebih cepat atau lebih lengkap ke manajemen Keamanan -penyimpanan aman dan bekerja dengan data Kepatuhan – pemecahan masalah seputar penanganan informasi pribadi, memenuhi persyaratan hukum atau akuntansi Keberlanjutan – mengurangi limbah (seperti kertas dan listrik) dan polusi



Mempertimbangkan biaya pemecahan masalah secara manual Sebelum Anda memulai proyek, luangkan waktu lagi untuk merenungkan apakah proyek tersebut berharga. Mungkin "menerka dari estimasi" biaya tingkat tinggi memecahkan masalah secara manual. Hal ini dapat dinyatakan dalam waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses secara end-to-end,atau—jika Anda mengetahui biaya "kapasitas penuh" pekerja (gaji atau tarif per jam, manfaat, dansebagainya)— Anda dapat mengalikan waktu yang dihabiskan untuk memecahkan masalah dengan tingkat tersebut untuk mendapatkan biaya setiap kali proses dijalankan. Dari sana, jika Anda mengetahui berapa kali proses dijalankan, Anda dapat menghitung biaya tahunan. Perhatikan bahwa tidak semua proyek menghasilkan penghematan waktu atau biaya. Terkadang Mengotomasikan proses dapat menyediakan data yang lebih bersih atau lebih tepat waktu, atau menghindari biaya (misalnya, menangkap data memungkinkan untuk jejak audit yang dapat membantu menghindari denda jika terjadi audit.) Ini akan menjadi perkiraan dengan sedikit detail untuk memastikan bahwa itu layak untuk melakukan proyek aplikasi Anda. Di artikel lain, kami akan membahas secara rinci tentang menganalisis biaya versus nilai bisnis. Dengan asumsi Anda telah memutuskan bahwa proyek ini patut dikejar, langkah selanjutnya adalah memahami sepenuhnya proses terkini dan mencari pengoptimalan yang dapat Anda lakukan padanya. Langkah berikutnya: Contoh pelaporan pengeluaran



Contoh: Pelaporan pengeluaran 07/09/2021 • 2 minutes to read



Contoh di bawah ini menunjukkan bagaimana persetujuan pengeluaran berbasis kertas yang khas dalam organisasi memiliki ketidakefisienan untuk beberapa Departemen dan karyawan.



Seperti yang dapat Anda lihat dari contoh, setiap orang memiliki masalah sendiri, namun masalah umum di sini adalah proses persetujuan pengeluaran dilakukan pada kertas, yang membosankan dan sulit bagi Lee, Shawna, dan Rebecca saat membuat laporan. Nick kewalahan oleh dokumen yang masuk dari timnya. Abhay kemudian harus mentranskripsikan dan memasukkan semuanya ke Excel untuk laporan anggaran mingguan, selain memposting ke sistem keuangan. Diperlukan waktu hingga Charlotte dapat mengetahui berapa banyak yang telah dibelanjakan Lee, Shawna, dan Rebecca. Ini adalah masalah yang ideal untuk diselesaikan Microsoft Power Platform, karena formulir kertas dapat dibuat ulang sebagai layar Power Apps, persetujuan dapat dikonfigurasi di Power Automate, dan analisis data dapat dilakukan di Power BI. Kami akan kembali ke contoh ini di seluruh himpunan artikel ini. Masalah bisnis yang harus untuk dipecahkan tim adalah: Pelaporan pengeluaran: Buat proses yang efisien untuk karyawan dan departemen akuntansi, memungkinkan pelacakan anggaran lebih cepat, dan mengurangi eksposur kita dalam audit. Kita berpikir cukup jelas bahwa itu layak dilakukan secara digital. Sebagai perhitungan cepat, tim audit mengatakan kepada kami bahwa mereka memproses sekitar 150 laporan pengeluaran seminggu, dan bahwa kami menggunakan $90/Jam sebagai biaya karyawan standar kami. Jika kita dapat menyimpan satu jam di atas siklus hidup dari setiap laporan, itu setidaknya $500k tabungan hanya dari waktu yang terbuang. Kita harus mengimbangi itu terhadap biaya lisensi dan waktu pengembangan aplikasi, namun CFO memang menyebutkan bahwa peningkatan visibilitas anggaran dan kepatuhan pelaporan adalah nilai investasi. Sepanjang proses perencanaan proyek Power Apps, kita akan merujuk kembali ke contoh ini. Langkah berikutnya: Memahami proses bisnis saat ini



Memahami proses bisnis saat ini 07/09/2021 • 2 minutes to read



Sekarang saatnya untuk memecah proses bisnis yang saat ini memecahkan masalah bisnis, memeriksa setiap langkah proses secara rinci. Di bagian ini, Anda akan mempelajari tentang: Kontributor untuk menyelesaikan masalah bisnis Mendokumentasikan proses bisnis



Mengidentifikasi kontributor penting Mempertimbangkan setiap orang yang berkontribusi terhadap proses ini. Ini mencakup orang di departemen Anda dan departemen lain yang semuanya bekerja sama dalam masalah ini. Memahami apa yang mereka lakukan dalam konteks masalah bisnis yang sedang dipecahkan. Saat Anda mulai mendokumentasikan proses bisnis di bagian selanjutnya, Anda perlu mengandalkan orangorang ini untuk membantu Anda memahami setiap langkah. Kemungkinan besar Anda akan belajar di sepanjang jalan, dan Anda mungkin perlu menambahkan orang baru ke tim proyek Anda untuk memberikan perspektif mereka. TIP Hindari bintik buta! Jika Anda sampai di suatu langkah dalam proses di mana "dan kemudian, terjadi keajaiban!", Anda harus menemukan seseorang yang dapat menjelaskannya. Juga, pertimbangkan berbagai perspektif dalam preferensi kerja dan kendala.



Dalam skenario contoh kami, kami mengidentifikasi kontributor kunci ini:



Langkah berikutnya: Mendokumentasikan proses bisnis



Apa tugasnya? 07/09/2021 • 2 minutes to read



Di dokumen proses bisnis, catat tugas. Ini harus menjadi gambaran besar, bukan aktivitas individu yang dilakukan untuk menyelesaikan tugas. (Kita akan membahasnya!) Catat semua tugas yang Anda ketahui, lalu kerjakan semua langkah dokumentasi ini satu demi satu tugas. Anda mungkin menemukan tugas baru dalam perjalanan. Proyek Power Apps Anda tidak harus menangani setiap langkah, tapi baik untuk mengetahui apa yang mereka kerjakan.



Contoh: Tugas Pelaporan pengeluaran Untuk contoh laporan pengeluaran kami, kami menuliskan tugas ini: Karyawan membuat laporan pengeluaran Karyawan mengirimkan laporan pengeluaran ke manajer Manajer menyetujui atau menolak laporan pengeluaran Manajer mengirimkan laporan pengeluaran ke akuntansi untuk pembayaran Akuntansi memverifikasi kepatuhan laporan pengeluaran Akuntansi memposting pengeluaran untuk perangkat lunak Contoso Finance Akuntansi membuat spreadsheet pengeluaran mingguan untuk pelaporan cepat Akuntansi memberikan spreadsheet mingguan kepada CFO dan manajer Departemen CFO mereview spreadsheet setiap pekan dan memberikan pemberitahuan mengenai kelebihan anggaran Kita kemudian menemukan tugas tambahan melalui berbicara dengan anggota tim lainnya: Akuntansi mencari dan merekam kode buku besar untuk setiap item pengeluaran Akuntansi mengarsip laporan pengeluaran kertas sesuai dengan kebijakan penyimpanan Tim audit melakukan audit kesesuaian setengah tahunan Langkah selanjutnya: siapa yang melakukan pekerjaan?



Siapa yang melakukan pekerjaan, Kapan, dan di mana? 07/09/2021 • 4 minutes to read



Untuk langkah ini, Anda harus memahami siapa yang melakukan pekerjaan. Apa peran mereka? Mungkin termudah untuk memulai dengan nama orang, namun Anda ingin memahami peran mereka saat mereka melakukan tugas. Misalnya:



Karyawan yang mengirimkan laporan pengeluaran Manajer pengirim laporan menyetujui laporan (hubungan ke pengirim adalah kuncinya) Akuntansi spesialis meninjau laporan (keanggotaan dalam tim tertentu adalah kuncinya) CFO meninjau keuangan agregat ( jabatan tertentu adalah kuncinya) Satu orang terkadang memainkan peran ini masing-masing, namun kuncinya adalah memahami peran yang mereka mainkan saat melakukan tugas. Peran pemahaman akan membantu Anda merancang layar aplikasi, serta mengonfigurasi akses dan keamanan. (Kita akan membahas orang-orang tersebut dalam tahap perancangan.) Di dalam istilah TI, setiap orang atau sekelompok orang yang melakukan fungsi yang sama disebut sebagai peran pekerjaan, dan deskripsi karakteristik mereka yang relevan diidentifikasi dalam persona (yang sering memiliki nama yang melekat padanya untuk referensi mudah). Setelah Anda mengidentifikasi "siapa," Pertimbangkan: Perangkat apa yang digunakan? Di manakah Lokasi utama pekerjaan? Apakah di kantor? Lokasi klien? Pabrik? (Kita akan membahasnya lebih dalam bagian berikutnya.) Sistem lain apa yang digunakan secara teratur? (Mengetahui ini akan berguna dalam tahap perancangan. Misalnya, manajer yang "tinggal" di Microsoft Teams mungkin ingin mendapatkan permintaan persetujuan di sana versus email.) Apa yang akan diperoleh orang ini dengan menggunakan aplikasi atau bekerja sama untuk bekerja dengan proses baru ini? Poin terakhir sangat penting, karena mungkin ada keberatan atau keraguan dari orang yang terlibat dalam proses sebelum atau setelah langkah yang ditangani oleh aplikasi Anda. Yang dapat mengakibatkan aplikasi Anda tidak digunakan karena kurangnya kerja sama. TIP Penting untuk mengetahui siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan pada proses bisnis. Kenali siapa yang akan menggunakan aplikasi dan yang akan terpengaruh oleh perubahan ini, meskipun mereka tidak menggunakan aplikasi.



TIP Ketika menelusuri analisis ini untuk informasi yang mungkin tidak Anda ketahui, hal terbaik yang harus dilakukan adalah berbicara dengan orang tersebut dan mendapatkan perspektif mereka. Anda pasti dapat membuat asumsi tentang bagaimana mereka melakukan pekerjaan, tapi menakjubkan apa yang dapat Anda pelajari dalam percakapan singkat— bukan hanya bagaimana mereka melakukannya hari ini, tapi bagaimana mereka lebih suka melakukannya di masa depan.



Seberapa sering mereka melakukan pekerjaan? Juga tuliskan seberapa sering tugas diselesaikan. Harian, mingguan, sesekali, musiman? Aplikasi yang digunakan setiap hari memiliki pertimbangan desain yang berbeda dengan yang hanya digunakan sesekali. (Misalnya, yang pertama mungkin harus disederhanakan dan yang terakhir mungkin perlu menyertakan teks yang lebih jelas.)



Di mana mereka melakukan pekerjaan? Sewaktu Anda mempertimbangkan setiap orang yang berkontribusi untuk memecahkan masalah, pikirkan tentang bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka: Apakah ini sesuatu yang mereka lakukan di meja mereka? Apakah mereka bekerja di lokasi tertentu di Lapangan? Apakah mereka berpindah dari lokasi ke lokasi di Lapangan? Sebaiknya pahami cara kerja masing-masing pengguna sehingga solusi yang Anda buat berfungsi untuk mereka. Apakah ini akan menjadi aplikasi seluler? Apakah menjadi aplikasi desktop? Haruskah ada versi mobile dan desktop? Pertimbangan konektivitas Saat setiap pekerja melakukan bagian dari proses, Bisakah mereka online? Apakah mereka ada di lapangan di mana tidak ada konektivitas? Dapatkah pengguna bekerja dengan solusi otomatis untuk mengambil data secara real time dan menyinkronkan data saat mereka membuat konektivitas? Apa yang harus diketahui oleh peserta lain dalam proses ( jika ada) sementara orang yang melakukan langkah ini offline? Memahami ini akan membantu menentukan apakah Anda memerlukan proses yang mengambil data secara lokal agar pengguna dapat "diputus" saat mereka melakukan bagian dari proses, lalu mensinkronisasi hasil saat tersambung kembali. Pertimbangan perangkat Saat anda memahami cara kerja setiap kontributor untuk menyelesaikan masalah, penting juga untuk mengetahui perangkat yang sedang mereka kerjakan. Jika pekerja berada di lapangan dan hanya berfungsi di ponsel atau tablet, itu bagus untuk diketahui saat Anda memahami tampilan layar dan fungsi. Jika semua kontributor berada di desktop atau laptop, Anda dapat mengambil pendekatan desain yang berbeda. Anda dapat membuat solusi desktop dan seluler yang berfungsi bersama.



Contoh: Persona untuk proses pelaporan pengeluaran



Berikut adalah jenis peran, gaya kerja, dan preferensi yang kita temukan saat kita melihat ke proses pelaporan biaya kita.



Lee – Staf Penjualan Hampir selalu bergerak Lebih memilih untuk bekerja dengan tablet saat bertemu dengan pelanggan Tidak selalu memiliki konektivitas internet, sehingga harus dapat bekerja secara offline Lebih memilih untuk mengambil biaya dan kuitansi sesegera mungkin setelah mereka terjadi



Nick – Manajer Penjualan Hampir selalu bergerak Hanya perlu layar sentuh Memerlukan dukungan offline untuk lokasi jarak jauh Bertanggung jawab untuk menyetujui laporan pengeluaran dari semua bawahan langsung



Shawna – Dukungan Pelanggan Terutama menggunakan desktop Biasanya akan menimbulkan pengeluaran untuk semangat tim, dan harus mengidentifikasi karyawan yang dicakup



Rebecca – Auditor Harus berinteraksi dengan semua karyawan di semua lokasi



Memiliki pengeluaran perjalanan sesekali Terutama menggunakan desktop, namun lebih suka menggunakan ponsel Biasanya memiliki akses ke internet Bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan karyawan secara keseluruhan dengan prosedur pelaporan



Abhay - Akuntan Dapat meninjau semua laporan pengeluaran dan tanda terima Bertanggung jawab memastikan kepatuhan untuk setiap laporan pengeluaran Menangani volume pekerjaan besar; harus mampu memproses informasi dengan cepat Harus dapat melaporkan tentang cara kerja keseimbangan pengeluaran hingga anggaran



Charlotte - CFO Harus mengawasi keseluruhan anggaran pengeluaran dan membantu manajer bagian tetap sesuai anggaran Melakukan perjalanan ke berbagai kantor, memiliki Rapat dan konferensi eksternal, dan harus mencatat pengeluaran sendiri Bekerja dari kantor, dari jarak jauh, dan dari rumah menggunakan berbagai perangkat—desktop, tablet, dan teleponnya Tidak selalu terhubung ke internet Saat kita melihat secara khusus langkah 1 dalam proses kita (sebenarnya membuat laporan pengeluaran), inilah yang kita dokumentasikan. Tugas 1: membuat laporan pengeluaran Siapa yang melakukan ini?



Semua karyawan



Di mana pekerjaan terjadi?



Di kantor, di lokasi klien, atau di jalan



Kapan pekerjaan terjadi?



Sesuai tujuan. Beberapa karyawan melakukan ini setidaknya setiap minggu. Yang lain mungkin melakukannya satu atau dua kali dalam setahun.



Online atau offline?



Ini saat ini dilakukan di atas kertas, namun tim ingin melakukannya secara digital. Entri data dapat dilakukan secara offline saat konektivitas tidak tersedia. Staf penjualan tidak ingin harus online untuk mulai merekam tanda terima dan pengeluaran. (Misalnya, mereka mungkin lebih suka melakukan ini pada perjalanan pulang naik pesawat.)



Perangkat?



Telepon, tablet, laptop, atau desktop



Langkah selanjutnya: aktivitas apa yang sedang dilakukan?



Apa aktivitas apa yang dilakukan dalam langkah ini? 07/09/2021 • 2 minutes to read



Catat aktivitas yang dilakukan pengguna untuk menyelesaikan tugas dalam langkah proses bisnis ini. Masuk ke rincian aktivitas. Saat memutuskan aktivitas, Anda akan ingin mempertimbangkan penyebab dan efek untuk setiap aktivitas, bagaimana mereka saling berhubungan, dan bagaimana mereka menggerakkan Anda lebih dekat dengan tujuan yang Anda inginkan. Mengidentifikasi titik awal proses, dan mengisi aktivitas yang mengarah ke tujuan. Aktivitas dapat berurutan atau paralel, yang berarti bahwa salah satu aktivitas tidak dapat terjadi hingga selesai, atau dua aktivitas dapat terjadi pada waktu yang sama dalam proses.



Contoh: mengisi laporan pengeluaran Ketika kita berbicara kepada Lee, Shawna, dan Rebecca, mereka memberi tahu kita bahwa langkah-langkahnya adalah: 1. Putuskan untuk mengajukan laporan pengeluaran. Terkadang hal ini terjadi pada akhir satu minggu atau sebulan, terkadang saat kembali dari perjalanan, kadang segera setelah tanda terima tersedia. 2. Temukan salinan kosong dari, atau cetak, formulir laporan pengeluaran. 3. Masukkan informasi pribadi (nama, ID karyawan, dan sebagainya) dan alasan pengeluaran. 4. Mengumpulkan tanda terima untuk mendapatkan informasi pengeluaran (dan mengubahnya, jika diperlukan). 5. Isi rincian untuk setiap item. 6. Mengetahui kategori pengeluaran dan pengeluaran apa yang akan memerlukan detail ekstra. (Sering kali dengan mencari informasi ini dalam manual pelaporan pengeluaran.) 7. Untuk pengeluaran terkait perjalanan, cantumkan setiap uang saku yang telah dibayar perusahaan. 8. Hitung subtotal dan total. 9. Ketahui tanda terima yang harus dilampirkan, dan jepitkan ke formulir laporan. (Sering kali mereka akan membuat salinan (foto atau Fotokopi) untuk rekaman mereka sendiri.) 10. Berikan formulir dan tanda terima ke manajer (baik dengan berjalan ke meja kerja, Surat perantara, atau surat pos). Langkah berikutnya: Data apa yang diperlukan?



Apakah ada data atau informasi untuk mereka mulai atau perlukan aksesnya? 07/09/2021 • 2 minutes to read



Data apa, jika ada, yang telah dipresentasikan kepada orang ini saat mereka memulai aktivitas ini? Dari mana data ini berasal? Tanya diri Anda: Apakah data ini berasal dari langkah sebelumnya? Apakah data ini berasal dari sistem yang ada? Apakah pengguna harus masuk untuk mengakses data? Apakah data ditarik dari sistem eksternal, seperti data pasar atau cuaca? Contoh: Untuk mengisi laporan pengeluaran mereka, karyawan mulai dengan nama, ID karyawan, nama manajer, dan tanggalnya; mereka mengumpulkan kuitansi mereka; dan mereka memerlukan akses ke daftar jenis pengeluaran dan aturan untuk masing-masing.



Pertimbangan privasi dan izin data Pertimbangkan tentang pengguna yang mengeksekusi langkah-langkah proses ini, dan tanya: Data lama apa yang diperlukan aksesnya? Apakah mereka memerlukan akses ke data yang tidak dapat diakses pengguna lain? Dapatkah mereka melakukan tugas yang tidak dapat dilakukan pengguna lain? Memahami data apa yang dapat diakses pengguna seharusnya dapat membantu menentukan kontrol keamanan dan privasi apa yang harus disertakan. Memahami pengguna juga akan membantu menentukan jumlah data yang dapat dilihat pengguna. Jika pengguna adalah manajer, apakah mereka dapat melihat semua item pekerjaan dari semua pekerja? Dan jika pengguna adalah pekerja, Haruskah mereka hanya melihat item kerja mereka sendiri? Contoh: Privasi data berbeda tergantung pada peran orang yang menggunakan aplikasi: Pencetus laporan pengeluaran: mereka harus hanya dapat melihat laporan pengeluaran mereka sendiri. Manajer (Nick): Nick seharusnya hanya dapat melihat laporan pengeluaran bawahan langsungnya. Akuntan (Abhay): Abhay harus memiliki wewenang untuk meninjau semua laporan pengeluaran.



Pertimbangan penyegaran data Seberapa sering data yang masuk berubah? Seberapa sering harus disegarkan? Apakah data ini berasal dari perangkat atau sistem secara real time atau perubahan data ini jarang terjadi? Seberapa sering aplikasi akan diperbarui dengan data baru? Contoh: Data yang berasal dari Azure Active Directory tidak sering berubah; Namun, hal ini jelas berubah sewaktu-



waktu saat orang beralih dari peran ke peran dalam organisasi dan dalam struktur pelaporan. Jadi, untuk aplikasi ini, Anda harus mencari informasi pada saat pengguna membuat laporan pengeluaran. Tidak perlu lagi memeriksa informasi. Langkah berikutnya: Data apa yang dibuat?



Apakah mereka membuat atau mengedit data? 07/09/2021 • 5 minutes to read



Memahami tugas di langkah ini akan membantu Anda menjawab pertanyaan, Apakah solusi perlu mengambil data apa pun? Jika demikian, data apa yang harus diambil? Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk setiap elemen data yang diambil dengan solusi.



Apakah ada formulir lama? Apakah ada formulir kertas atau formulir elektronik saat ini yang digunakan untuk menangkap data ini hari ini? Formulir tersebut dapat berfungsi sebagai titik awal yang hebat saat Anda memikirkan tata letak layar dan cara data ditangkap. Juga, pertimbangkan formulir secara kritis: Haruskah elemen data disajikan dalam urutan yang berbeda yang lebih sesuai dengan cara Anda menangkapnya? Formulir dapat dibagi menjadi terpisah, formulir kecil yang memungkinkan bagian dari proses terjadi secara paralel, bukan satu pada satu demi satu?



Data apa yang diambil? Apa data yang sedang diambil? Apa sebutannya? Apakah nama ini sebenarnya dari sumber data atau nama umum yang digunakan dalam bagian bisnis ini? Anda mungkin perlu memetakan nama data di sumber data ke nama "ramah" yang diketahui pengguna. Apakah ada hierarki untuk data? Misalnya, setiap laporan biaya dapat memiliki beberapa pengeluaran, dan beberapa jenis pengeluaran memerlukan informasi tambahan.



Data apa yang dibuat dari formula atau penghitungan? Apakah ada penghitungan yang dilakukan untuk membuat data? Jika ya, haruskah hasil yang dihitung disimpan atau hanya ditampilkan saat menggunakan aplikasi? Data yang dapat dihitung ulang kapan pun (misalnya, jumlah total atau jumlah item) mungkin tidak perlu disimpan. Contohnya, ID unik laporan biaya kami akan dibuat dengan menggunakan tanggal hari ini dan nama karyawan; ini perlu disimpan sehingga tidak pernah berubah. Kita juga akan menghitung subtotal biaya dan Total, namun karena itu dapat dihitung ulang setiap saat dari data lain dalam laporan, kita tidak perlu menyimpannya secara terpisah.



Apakah data diperlukan? Untuk langkah proses ini, apakah data ini diperlukan untuk menyelesaikan proses? Jika diperlukan, mengapa diperlukan? Apakah data hanya diperlukan dalam situasi tertentu?



Apa Jenis datanya? Apa Jenis data yang diambil? Teks formulir bebas: Apakah ada panjang rangkaian yang diizinkan? Apakah masuknya bidang ini tergantung pada bidang lain (misalnya, nilai bidang terkait seperti pilihan menu drop-down lainnya )?



Apakah ada entri default yang harus diisi? Apakah teks berasal dari data lain? Angka: Apakah persen? Apakah ini bilangan cacah? Adakah ada jumlah tertentu posisi desimal yang diperlukan? Apakah ada satu set minimum atau maksimum yang diizinkan untuk angka ini? Apakah angka ini tergantung pada nomor lain (misalnya, tidak dapat lebih dari, atau kurang dari, entri lain)? Apakah ada nomor default yang harus disediakan, atau angka yang dihitung berdasarkan entri lain? Tanggal: format apa yang harus Anda gunakan untuk tanggal? Haruskah itu mencakup tanggal dan waktu? Apakah ada aturan untuk tanggal (minimum, atau maksimum, tidak boleh sebelum hari ini)? Apakah dihitung (misalnya, "tujuh hari dari hari ini")? Apakah ada tanggal default yang harus diisi? Pilihan: Haruskah respons dibatasi pada kumpulan respons tertentu? Respons apa yang valid? Apakah respons tergantung pada elemen data lain? Apakah ada pilihan default, atau default berdasarkan elemen data lain? Apakah Anda mengizinkan hanya satu pilihan yang dipilih, atau bolekah ada pilihan ganda pada waktu yang sama? Gambar atau video: Haruskah gambar atau video diambil? Apakah gambar atau video ditangkap dari kamera di perangkat pengguna? Apakah ini gambar atau video yang masuk melalui email? Apakah ada AI yang harus dijalankan pada gambar ini (mendeteksi elemen dari gambar, misalnya)?



Di mana Anda memasukkan data hari ini? Saat Anda menyelesaikan masalah bisnis hari ini, di mana data diambil? Apakah kembali ke sistem yang ada? Apakah masuk ke spreadsheet? Apakah tertangkap sama sekali? Jika data belum disimpan secara digital, Anda akan membuat repositori data untuk data tersebut, yang dibahas di dimana data tersebut? Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah apakah data ini dapat bernilai untuk proses lain dalam organisasi. Apakah proses lainnya dapat diotomatisasi jika data ini tersedia untuk mereka?



Apakah seseorang menggunakan data ini nanti dalam proses? Apakah ada suatu langkah nanti dalam proses yang menggunakan data ini? Bagaimana cara mereka menggunakan data ini? Jika data ini tersedia sebelumnya dalam proses, Bisakah proses lebih lanjut dalam antrean dimulai sebelumnya atau berjalan secara paralel? Terkadang Mengotomasikan proses akan membantu mengurangi waktu total untuk menyelesaikan masalah bisnis karena data tersedia lebih awal, dan peserta lain yang menangani masalah dapat bertindak lebih cepat. Hal ini dapat berkontribusi terhadap nilai bisnis yang disediakan dalam proses bisnis.



Dapatkah orang lain mendapatkan manfaat dari data ini di luar proses ini? Adakah tim atau proses lain yang dapat menggunakan data yang diambil dalam proses ini? (Bukan langkah selanjutnya dalam proses, namun proses di tempat lain dalam bisnis yang mungkin akan menangkap informasi yang sama ini atau mungkin dapat menggunakan informasi ini?) Pengguna bisnis terkadang hanya berpikir dalam batas dari apa yang mereka lakukan dari hari ke hari. Jika Anda melakukan langkah mundur, Dapatkah Anda melihat peluang untuk memperpanjang data ini ke proses lain yang dapat diotomatisasi? Berkali-kali, proses bersifat manual karena proses di area lain tidak memiliki cara untuk mendapatkan data. Karena proses ini sedang diotomatisasi, Apakah ada peluang bagi proses lain untuk mengembangkan yang satu ini?



Contoh: pembuatan data laporan pengeluaran



Berikut adalah beberapa elemen data di lembar kerja untuk proses pengambilan laporan pengeluaran. T IN GK AT DATA



IT EM DATA



JEN IS IT EM



DA PAT DIEDIT ?



F O RM AT DIIZ IN K A N



Laporan Pengeluaran



Nomor Laporan Pengeluaran



Teks



No



Item pengeluaran



Tanggal Pengeluaran



Tanggal



Ya



MM-DDYYYY



Tidak dapat terjadi di masa mendatang



Item pengeluaran



Jenis Pengeluaran



Pilihan



Ya



Pilih dari daftar: perjalanan, makan, Hotel, transportasi, parkir, persediaan



Tidak boleh kosong



Item pengeluaran



Jumlah



Nomor



Ya



###,###.##



Tidak boleh kosong, boleh negatif



Item pengeluaran



Tanda Terima



Gambar



Ya



JPG, PNG



Diperlukan jika jumlah lebih besar dari $74,99



Item pengeluaran



Dialog diganti biayanya



Ya/tidak



Ya



Ya/tidak



Rincian pengeluaran



Nama tamu



Teks



Ya



Apa pun



VA L IDA SI



Tidak boleh kosong



DEFA ULT / P ER H IT UN GA N



"EXP" + tanggal (YYYYMMDD) + UserID



Dengan default Tidak Diperlukan untuk pengeluaran jenis makan dengan jumlah lebih dari $75



Dalam contoh ini, tiga tingkat data sedang diambil. (Ini akan menjadi sangat penting dalam tahap desain untuk desain layar maupun desain penyimpanan data.) Laporan pengeluaran : elemen ini diambil sekali untuk laporan pengeluaran keseluruhan. Item pengeluaran : elemen ini diambil untuk setiap pengeluaran yang dilaporkan pada laporan pengeluaran ini. Beberapa item biaya dapat dikaitkan dengan laporan pengeluaran yang sama. Rincian pengeluaran : elemen ini dikaitkan dengan item pengeluaran makan dan Hotel tertentu, dan membantu memecah jenis pengeluaran tersebut. Jika item pengeluaran adalah makan , nama tamu dan perusahaan tamu diperlukan. Jika item pengeluaran adalah Hotel , jenis biaya dan jumlah diperlukan —dan jumlah masing-masing entri tersebut harus sama dengan jumlah item pengeluaran. Data yang akan ditampilkan di aplikasi namun tidak disimpan di mana pun adalah penghitungan dengan cepat: Jumlahkan item pengeluaran ke laporan pengeluaran total



Jumlahkan rincian pengeluaran ke item pengeluaran total Hitung jumlah entri dalam laporan pengeluaran Tentukan apakah Total laporan pengeluaran melebihi batas persetujuan untuk manajer pengaju Data yang ditangkap selama proses laporan pengeluaran pada akhirnya harus diposting di sistem keuangan. Namun, laporan biaya sendiri tidak tersimpan saat ini secara online, hanya di kertas. Jadi tidak ada sistem yang ada untuk memasukkan data ini; kita harus membuatnya. Memiliki semua data biaya ini akan bagus untuk tujuan analisis mendatang jika kita menangkapnya secara digital. Misalnya, jika semua karyawan menginap di hotel yang sama saat melakukan perjalanan, bagian pengadaan dapat menarik data pengeluaran dan berpotensi menegosiasikan harga yang lebih baik. Kita akan merekam ini dalam rencana proyek Kita. Langkah berikutnya: Apa aturan bisnisnya?



Apakah ada keputusan yang dibuat berdasarkan data, atau aturan bisnis yang harus diikuti? 07/09/2021 • 2 minutes to read



Apakah data menentukan hasil dari keputusan apa pun? Pada akhir aktivitas ini dalam proses, adalah keputusan yang dibuat? Apakah ada cara agar solusi dapat membuat keputusan secara otomatis berdasarkan data? Apakah keputusan ini dikomunikasikan kepada siapa pun? Bagaimana cara berkomunikasi? Apakah keputusan ini menentukan apakah langkah berikutnya dari proses akan dieksekusi? Bagaimana mengomunikasikannya? Apakah Anda memiliki logika "Jika/Maka"? Misalnya, jika Anda makan, biayanya $75 atau lebih, maka karyawan harus melampirkan tanda terima untuk makanan; dan jika jumlah totalnya lebih besar dari $500, maka laporan pengeluaran kita memerlukan tingkat persetujuan ekstra.



Apakah keputusannya memerlukan persetujuan? Apakah persetujuan diperlukan sebelum langkah berikutnya dari proses dimulai? Bagaimana persetujuan tersebut diambil? Apakah ada pengguna atau peran tertentu yang dapat menyetujui langkah berikutnya dalam proses? Haruskah orang ini memiliki akses ke aplikasi atau metode lain yang dapat digunakan (seperti email yang dikirim kepada pengguna untuk mendapatkan persetujuan untuk bergerak maju)? Bagaimana orang berikutnya dalam proses memberitahukan respon, sehingga mereka dapat maju (atau tidak) dengan langkah berikutnya dari proses? Apakah ada cara tertentu bahwa orang berikutnya dalam proses tersebut diberi pemberitahuan Apakah ada cara bagi pengguna untuk dibuat sadar ketika item kerja akan dieskalasi karena belum dikerjakan dalam jangka waktu yang ditentukan? TIP Bila Anda mempertimbangkan aspek yang berbeda, selalu Cari metode yang paling optimal untuk membantu mengurangi waktu untuk merespons persetujuan.



Apakah diperlukan eskalasi? Apakah proses bisnis ini memerlukan eskalasi? Haruskah item secara otomatis dieskalasi dalam kondisi tertentu? Adakah kerangka waktu untuk harus menyelesaikan solusi ini? Jika pekerja yang menggunakan solusi melewatkan persetujuan, berapa lama Anda menunggu sebelum aktivitas bergerak ke pekerja lain? Atau apakah Anda mengirim pemberitahuan lain? Haruskah pengguna dapat mengeskalasi masalah? Jika eskalasi diperlukan, bagaimana akan disajikan? Apakah item kerja yang tertunda mengambang ke atas untuk dapat dikerjakan? Apakah solusi berubah warna agar pekerja mengetahui bahwa beberapa aktivitas berada di belakang jadwal?



Apakah ada peringatan atau pemberitahuan yang harus dibuat?



Contoh: Persetujuan laporan pengeluaran Proses laporan pengeluaran memerlukan persetujuan. Semua staf penjualan harus memiliki laporan pengeluaran yang disetujui oleh Nick, manajer mereka. Bila karyawan mengirimkan laporan, peringatan harus dikirim ke Nick untuk meninjau dan menyetujui laporan pengeluaran. Kita tahu bahwa Nick adalah manajer sibuk, sehingga kita harus mempertimbangkan eskalasi untuk laporan pengeluaran yang menunggu persetujuannya lebih dari lima hari. Kita dapat mempertimbangkan beberapa metode eskalasi: Kami dapat mengirim pemberitahuan lain ke Nick—mungkin, bukan email, kami mempertimbangkan untuk mengirim pesan teks. Jika Nick masih belum merespons, mungkin kami mengirimkan laporan ke manajer Nick—atau bahkan untuk Abhay—untuk meninjau dan menyetujui. Langkah selanjutnya: beralih ke tugas berikutnya dalam proses Saya telah mendokumentasikan semua tugas



Bagaimana tugas ini lolos ke tugas berikutnya? 07/09/2021 • 2 minutes to read



Sekarang saatnya untuk beralih ke tugas berikutnya dalam proses. Seperti apa tampaknya? Apakah ini mengembangkan data yang digunakan oleh tugas ini? Dapatkah tugas berikutnya berbeda tergantung pada data (misalnya, lapisan tambahan persetujuan diperlukan untuk laporan pengeluaran lebih dari $500)? Apakah tugas berikutnya dilakukan oleh orang yang sama yang menyelesaikan tugas ini? Apakah tugas berikutnya diselesaikan oleh orang yang berbeda? Bagaimana orang tersebut mengetahui bahwa mereka dapat memulai tugas berikutnya?



Di tugas berikutnya! Karena tugas ini telah diperiksa, lanjutkan dengan tugas berikutnya dalam proses yang—dimulai kembali pada apa tugasnya?—hingga Anda memeriksa semua tugas. Langkah selanjutnya: Mendokumentasikan ke tugas berikutnya dalam proses



Memetakan proses secara visual 07/09/2021 • 2 minutes to read



Langkah selanjutnya adalah menggambar proses bisnis dari kasus penggunaan yang akan Anda selesaikan. TIP Anda dapat menggambar peta Anda di atas kertas atau dengan menggunakan alat seperti Visio atau PowerPoint.



Proses bisnis ini harus mencakup tidak hanya langkah yang terkait secara langsung dengan aplikasi yang Anda coba buat, namun juga langkah sebelum dan sesudah, sehingga Anda dapat melihat kesesuaian aplikasi dengan proses bisnis secara keseluruhan. Gunakan peta Anda untuk mengonfirmasi dengan tim Anda bahwa Anda telah menangkap proses bisnis secara akurat. Berikut adalah contoh peta proses bisnis:



Cantumkan setiap aktivitas dalam urutan, lalu tautkan ke bagian selanjutnya dari proses: 1. Mulailah dengan aktivitas pertama yang mengarah ke sasaran Anda. 2. Gambarlah garis ke dalam kotak. Isi kotak ini dengan aktivitas pertama yang diperlukan untuk bekerja dari aktivitas ini ke tujuan Anda. 3. Bila Anda mencapai titik yang memerlukan keputusan, Gambarlah berlian di sekitar keputusan yang harus dibuat. Biasanya ini ditulis sebagai pertanyaan benar/salah. Dua baris harus dilanjutkan dari berlian, masing-masing menuju aktivitas yang akan terjadi tergantung pada keputusan—satu baris untuk "true" dan yang lainnya untuk "false". 4. Tautkan setiap aktivitas secara berurutan. Beberapa mungkin berjalan secara simultan melalui departemen yang berbeda dalam bisnis Anda. 5. Berpuncak pada aktivitas yang mencapai sasaran Anda. Anda juga dapat menambahkan data ke peta, seperti waktu yang diperlukan atau biaya tugas. Selanjutnya, Anda dapat membandingkan dan mendapatkan wawasan tentang area yang perlu ditingkatkan. Anda juga dapat



menggunakan ini untuk membandingkan uang atau waktu yang dihemat oleh proses baru. Langkah selanjutnya: Optimalkan proses



Mengoptimalkan proses bisnis Anda 07/09/2021 • 2 minutes to read



Setelah Anda memeriksa seluruh proses bisnis, Tantang diri Anda untuk mengoptimalkannya. Merampingkan proses menghindari begitu banyak langkah sehingga karyawan kewalahan atau bingung. Beberapa cara bermanfaat untuk mengoptimalkan proses: Mulai dengan sasaran. Identifikasikan sasaran yang ingin Anda capai dengan proses bisnis Anda. Tujuan ini harus memberikan visi umum tentang harapan Anda untuk proses masa depan. Pertimbangkan Apakah sesuatu dapat diselesaikan dengan lebih efisien, lebih rendah, atau dengan kualitas lebih tinggi. Cari indikator performa utama untuk mengidentifikasi fungsi yang berfungsi dengan baik dan yang perlu ditingkatkan. Melangkah mundur dan dapatkan input dengan berbagi dokumen proses dengan tim Anda. Berbagi dokumen proses dengan manajemen untuk mendapatkan perspektif tingkat tinggi dan memberikan akuntabilitas transparan untuk setiap langkah dalam proses. Lihat proses Anda dari sudut pandang pengguna atau pelanggan yang mungkin mendapatkan keuntungan dari proses, dan pertimbangkan cara Anda dapat meningkatkan pengalaman dan kepuasan mereka secara keseluruhan. Beberapa pertanyaan kunci untuk diajukan: Dapatkah aktivitas yang tersisa dipotong dari proses untuk meningkatkan efisiensi atau kualitas, atau mengurangi biaya? Jika aktivitas yang dipotong penting untuk bisnis secara keseluruhan, dapat ditangani dalam proses bisnis terpisah? Dapatkah langkah ditingkatkan untuk mencapai tujuan Anda dengan cara yang lebih baik? Apakah urutan langkah dapat disusun ulang? Dapatkah langkah dikombinasikan? Dapatkah langkah-langkah dalam proses ini dijalankan secara bersamaan? Dapatkah Anda mengurangi jumlah orang yang diperlukan untuk menjalankan proses? Dapatkah Anda mengubah cara Anda memberi tahu orang berikutnya dalam proses sehingga mereka merespons lebih cepat? Apakah ada aspek proses yang dapat Anda otomatisasi lebih lanjut? Seperti: Mengambil data secara otomatis versus entri manual Mengotomasikan keputusan berdasarkan data Mengotomatisasi tindakan yang diambil Menggunakan AI untuk menggantikan perhatian manusia



Contoh: mengoptimalkan proses laporan pengeluaran Kami meninjau proses pengeluaran saat ini dan menemukan beberapa perbaikan yang jelas untuk dibuat: Bebas kertas untuk seluruh proses. (Kami mencatat dampak penghematan dan lingkungan sebagai manfaat proyek juga.) Lakukan semua pemeriksaan kepatuhan yang mungkin sebelum memungkinkan laporan dikirim untuk disetujui. (Sangat mengurangi pengerjaan ulang dan waktu proses end-to-end.) Secara otomatis mencari dan menambahkan kode akuntansi saat laporan pengeluaran dikirim. Memungkinkan akuntansi untuk memindahkan biaya yang disetujui ke sistem keuangan tanpa memasukkan ulang data apa pun. Membuat laporan pengeluaran mingguan secara otomatis dari data digital. Charlotte sedang mempertimbangkan cara lebih lanjut untuk mengoptimalkan proses peninjauan anggaran. Dan Rebecca meneliti bagaimana audit setengah tahunan mungkin dioptimalkan dengan menggunakan AI. Proses pengoptimalan yang kami ajukan terlihat seperti ilustrasi berikut.



Langkah selanjutnya: Apakah otomatisasi proses ini sepadan?



Apakah otomatisasi proses ini sepadan? 07/09/2021 • 2 minutes to read



Sekarang saatnya mempertimbangkan upaya yang diperlukan untuk membangun solusi dan memutuskan apakah itu dibenarkan. Ini melibatkan penimbangan nilai bisnis terhadap biaya otomatisasi proses. Nilai bisnis adalah manfaat berkelanjutan yang diterima bisnis dari proyek.



Harga yang dibayar jika tidak melakukan apa-apa Untuk mencari tahu apakah layak untuk mengotomatisasi proses, pertama-tama Anda harus memahami biaya untuk tidak memecahkan masalah. Sebagai bagian dari mendefinisikan nilai bisnis yang ingin Anda capai dari solusi Microsoft Power Platform, Anda harus mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang penetapan biaya organisasi Anda untuk memecahkan masalah dengan cara saat ini. Dengan kata lain, ukur biaya tidak melakukan apa-apa. Untuk menghitung biaya saat ini, tentukan waktu yang dihabiskan untuk melakukan proses saat ini dan kalikan dengan biaya orang-orang yang melakukan tugasnya. Anda dapat mengukur biaya tahunan dengan menentukan biaya untuk menjalankan proses secara end-to-end sekali, lalu mengalikan dengan jumlah berapa kali Anda melakukan proses dalam satu tahun. Tambahkan biaya lain seperti lisensi perangkat lunak, kertas, perangko, dan sebagainya.



Contoh: biaya proses pengeluaran saat ini Hal pertama yang perlu kita pahami adalah, berapa biaya organisasi untuk terus melakukan proses laporan pengeluaran secara manual? Inilah yang kita temukan saat kita berbicara dengan rekan kerja kita: Kita menemukan bahwa mereka akan memakan waktu seKitar satu jam setiap minggunya untuk mengumpulkan semua kuitansi mereka dan mengisi laporan biaya manual. Abhay menyatakan bahwa ada sekitar 140 laporan pengeluaran per minggu. Kita juga mempelajari bahwa biaya kapasitas penuh setiap anggota tim adalah kira-kira $90/jam. (140 pengeluaran laporan × 1 jam/minggu) × $90 = $12600/minggu 52 minggu × $12.600 = $655.200 setahun Nick tidak meninjau atau menyetujui laporan pengeluaran; itu semua turun ke Abhay dan timnya untuk diselesaikan. Karena dia tidak memantau biaya tim secara teratur, Nick tidak memiliki peluang penting untuk memeriksa keabsahan pengeluaran, memantau adanya penipuan, dan mengoptimalkan kebiasaan belanja timnya. Abhay menyampaikan pada kita bahwa timnya menghabiskan sekitar 15 menit per laporan pengeluaran, menerima rata-rata 140 laporan seminggu, dan mengirimkan kembali 25 persen dari mereka karena informasi yang hilang. Peninjauan awal: 140 laporan pengeluaran × 15 menit ulasan = 35 jam ulasan awal: 35 jam × $90 = $3.150 sepekan = $163800/Tahun ulasan pengerjaan ulang: 35 laporan pengeluaran × 15 menit ulasan = 8,75 jam ulasan pengerjaan ulang: 8,75 jam × $90/HR = $787,50/minggu = $40.950/Year



Total biaya mingguan: $3.937,50 Total biaya tahunan: $204.750 Setelah laporan biaya diverifikasi akurat, diperlukan sekitar 7 menit per pengeluaran laporan untuk mencari kode buku besar untuk setiap kategori pengeluaran dan menuliskannya pada setiap baris pengeluaran laporan. 140 pengeluaran laporan × 7 menit pengkodean = 16,5 jam/minggu = $1485/minggu = $77220/tahun Laporan keuangan diperlukan sekitar 10 menit per pengeluaran untuk membuat jurnal pembayaran dalam sistem keuangan untuk memproses pembayaran dan muncul pada laporan keuangan Charlotte. 140 pengeluaran laporan × 10 menit = 23,8 jam/minggu = $2,142/minggu = $111,384/tahun Charlotte ingin meninjau anggaran setiap minggunya, namun tidak dapat memperoleh laporannya hingga Kamis, setelah Abhay menyelesaikan peninjauan dan mendapatkan kembali laporan yang telah kehilangan informasi. (Walaupun ini bukan biaya moneter, namun berdampak pada bisnis.) Seluruh proses adalah mengakibatkan biaya pada perusahaan: $655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554



Langkah berikutnya: mendefinisikan nilai bisnis



Menentukan nilai bisnis dari pemecahan masalah 07/09/2021 • 3 minutes to read



Nilai bisnis termasuk dalam salah satu dari empat kategori, mudah diingat sebagai REVO: Revenue (Pendapatan) : solusi ini mendatangkan pendapatan yang tidak dapat diwujudkan, melalui lini bisnis baru atau layanan yang belum ditawarkan sebelumnya. Efisiensi : efisiensi adalah penghematan biaya secara efektif. Solusi ini memungkinkan peserta yang menjalankan proses untuk melakukannya lebih cepat. Volume : penghindaran biaya dicapai dengan mengaktifkan pengguna saat ini untuk memproses lebih banyak transaksi, yang pada gilirannya menghindari biaya sumber daya tambahan. Other (Lainnya) : solusi ini membantu organisasi mematuhi persyaratan "harus melakukan", yang dapat mengakibatkan menghindari sanksi keuangan. Setelah kategori ditentukan, kita harus menentukan nilai yang akan kita capai: Pendapatan Tentukan yang akan ditagih untuk Layanan Tentukan berapa banyak pelanggan yang akan membeli layanan atau produk Tentukan batas waktu untuk mengukur (bulanan, kuartalan, setiap tahunnya) Pendapatan = (pelanggan × harga) untuk Horizon waktu Efisiensi Tentukan jumlah orang yang melakukan pekerjaan hari ini Tentukan jumlah waktu langsung yang mereka ambil untuk melakukan pekerjaan hari ini ("waktu lama") Tentukan jumlah orang yang akan melakukan pekerjaan setelah solusi Microsoft Power Platform dibangun Tentukan jumlah waktu langsung yang diperlukan untuk menggunakan solusi baru ("waktu baru") Penghematan waktu = waktu lama – baru (untuk mengonversinya ke dolar, kalikan penghematan waktu dengan biaya penuh dari orang untuk unit waktu yang Anda ukur (misalnya, jam).) Volume Tentukan volume transaksi yang dapat diproses oleh satu orang untuk unit waktu tertentu ("transaksi per orang") Tentukan volume transaksi yang akan dapat diproses oleh solusi baru pada waktu tersebut ("transaksi baru per orang") Tentukan volume transaksi yang perlu diproses pada waktu tersebut ("volume") Penghindaran biaya = (volume ÷ transaksi per orang) – (volume ÷ transaksi baru per orang) Ini menghitung jumlah orang yang tidak perlu memproses transaksi untuk mencapai volume yang diproses oleh solusi.



Lainnya Tentukan penalti yang dapat dihindari dengan memiliki informasi yang diambil dan tersedia dalam solusi Jika nilai bisnis yang akan Anda terima dengan mengotomatisasi proses tidak sebanding dengan biaya untuk tidak melakukan apa pun, Anda harus bertanya kepada diri sendiri apakah masalah ini adalah masalah bisnis yang tepat untuk difokuskan. Namun, jika nilai bisnis yang Anda terima dengan menyelesaikan masalah bisnis lebih besar daripada biaya tidak melakukan apa pun—ditambah waktu pengembangan dan biaya bulanan lisensi perangkat lunak—, maka masuk akal untuk mengotomatisasi proses.



Contoh: nilai bisnis Mengotomasikan proses pengeluaran Dalam kasus aplikasi contoh kami, kategori utama dari nilai bisnis adalah efisiensi. Aplikasi baru akan mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses jumlah laporan pengeluaran yang sama setiap minggu, bulan, dan tahun. Kita meninjau proses baru dan apa yang Kita ingin dicapai aplikasi dengan pengguna masa depan Kita. Kita bertanya kepada mereka berapa banyak waktu yang mereka harapkan untuk dihemat dengan proses baru dan mampu membangun beberapa aturan di aplikasi laporan pengeluaran. Kita masih memiliki 140 laporan pengeluaran yang diajukan setiap minggu; yang tidak berubah. Namun, saat kita berbicara dengan orang yang mengirimkan laporan, kita menemukan bahwa kita dapat mengurangi waktu yang mereka habiskan hingga 20 menit—setelah mereka dapat segera memasukkan informasi, dan mengambil gambar tanda terima saat tanda terima diperlukan. Biaya yang terisi penuh juga tetap sama. (140 laporan pengeluaran seminggu × 20 menit) × $90/HR = $4.158 seminggu = $216.216 setahun Nick akan meninjau laporan pengeluaran timnya (kira-kira 100 staf penjualan) dan memperkirakan akan memakan waktu sekitar 5 menit untuk meninjau setiap laporan biaya. Ulasannya terbatas pada jenis biaya yang diajukan, mengakui bahwa kebutuhan untuk penerimaan—dan kebutuhan untuk memasukkan nama tamu pada saat makan dan mendistribusikan pengeluaran Hotel ke dalam kategori yang sesuai—akan dikendalikan oleh aplikasi. (100 laporan pengeluaran seminggu × 5 menit) × $90/HR = $750 seminggu = $39.000 setahun Manajer lain akan meninjau dan menyetujui laporan pengeluaran dari Departemen mereka ke depan, sehingga sisa 40 laporan pengeluaran akan dikenakan biaya $15.600 setahun. Pekerjaan untuk Abhay dan timnya sekarang bergeser ke tempat memeriksa laporan. Mereka seharusnya tidak perlu melakukan pekerjaan ulang apa pun; Bahkan, tim Abhay mungkin dapat bertugas dengan aktivitas lain karena berkurangnya upaya yang diperlukan untuk meninjau laporan pengeluaran. Kita optimalkan proses untuk mengaitkan kode akuntansi buku besar yang benar untuk masing-masing kategori pengeluaran. Sekarang Abhay dan timnya dapat mengekstrak data untuk membuat jurnal pembayaran, mengurangi 40,3 (16,5 untuk coding + 23,8 untuk posting) jam seminggu hingga beberapa menit, menyimpan $188.604 ($77.220 untuk coding dan $111.384 untuk posting) setahun. Abhay mungkin dapat menugaskan beberapa timnya dengan yang lain, lebih penting lagi, bekerja di departemennya. Dengan proses baru, Abhay dan timnya dapat mempertimbangkan posting laporan pengeluaran setiap hari, yang akan memberikan Charlotte dengan pandangan yang diperbarui tentang anggaran setiap hari dan memungkinkan dia untuk merespon lebih cepat sebagai pendekatan kendala anggaran.



Biaya baru bagi perusahaan dengan menggunakan aplikasi otomatis kira-kira: $216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 setahun Perusahaan menghemat sekitar $777.738 setiap tahunnya



Langkah berikutnya: mengukur keberhasilan



Mengukur keberhasilan terhadap nilai bisnis 07/09/2021 • 3 minutes to read



Setelah Anda mengidentifikasi nilai bisnis yang Anda anggap dapat dicapai, Anda harus mengetahui cara mengukur kemajuan menuju mewujudkan nilai tersebut. Untuk melakukannya, identifikasi langkah pintar. Langkah SMART berarti: S pesifik: apa, di mana, dan bagaimana. Sasaran spesifik itu berbeda dan tidak memiliki bahasa yang ambigu. M udah diukur: dari dan ke—pengukuran memberikan umpan balik dan memungkinkan Anda mengetahui kapan sasaran tercapai. Biasanya, nilai "dari" adalah tempat kita hari ini dan nilai "ke" adalah target yang kita inginkan. A ssignable (dapat ditugaskan): ini adalah "siapa": individu atau grup yang akan mencapai tujuan. Berkalikali, perubahan perilaku dipicu oleh fakta bahwa seseorang mengetahui bahwa ada sesuatu yang diukur. A terkadang didefinisikan sebagai Achievable (dapat dicapai), namun Assignable mengonfirmasikan bahwa ukuran realistis memiliki keterkaitan dengan apakah tujuannya dapat dicapai. R ealistis: Apakah yang diukur itu layak? Sasaran realistis itu sulit, namun dapat dicapai dalam jangka waktu yang ditentukan. T ergantung waktu: Kapan sasaran tercapai? Jangka waktu harus agresif namun realistis Bila mengidentifikasi ukuran, selalu tanya diri Anda: Apakah akan membantu mewujudkan nilai bisnis yang telah kami identifikasi? Jangan habiskan waktu untuk mengukur aktivitas yang tidak membantu mencapai nilai bisnis. Beberapa langkah akan menjadi jumlah dolar, tetapi yang lain mungkin hanya angka. Nilai tersebut dapat dikonversi ke jumlah dolar dengan sedikit usaha. Misalnya, jika Anda mengetahui jumlah waktu yang akan disimpan per orang, kalikan jumlah waktu dengan biaya yang dibebankan dari orang yang melakukan proses. Hasilnya adalah jumlah dolar yang dihemat. Metodologi pengaturan sasaran lain yang dapat Anda gunakan adalah menentukan sasaran dan hasil utama (OKR). Tujuannya adalah visi gambar besar yang Anda coba capai. Hasil utama adalah cara mengukur kemajuan menuju sasaran tersebut. Misalnya, sasaran mungkin "meningkatkan retensi dalam tim akuntansi", dan hasil kuncinya mungkin adalah "20 persen peningkatan kepuasan pekerjaan yang diukur setelah peluncuran aplikasi."



Laba Atas Investasi Penghitungan laba atas investasi (ROI) dilakukan dengan meninjau biaya pembuatan solusi untuk memastikan bahwa nilainya lebih dari sekadar biaya. Dalam banyak kasus, ketika pengguna bisnis memecahkan masalah, itu sedang dilakukan di waktu senggang mereka dan tidak selalu perlu diperhitungkan sebagai biaya. Namun, bila Anda harus menentukan ROI, penting untuk memahami waktu yang diperlukan untuk membangun solusi. Untuk membantu Anda memperkirakan itu, lanjutkan ke bagian berikutnya, membuat rencana proyek.



Contoh: mengukur keberhasilan untuk solusi pelaporan pengeluaran Untuk menentukan sasaran kita, kita akan meninjau tujuan proyek kita:



Pelaporan pengeluaran: Buat proses yang efisien untuk karyawan dan departemen akuntansi, memungkinkan pelacakan anggaran lebih cepat, dan mengurangi eksposur kita dalam audit. Kita dapat mempertimbangkan beberapa langkah keberhasilan yang bermakna dalam contoh kita. Awalnya, kita mempertimbangkan untuk melacak jumlah laporan pengeluaran yang dikembalikan untuk dikerjakan ulang. Namun, jika aplikasi dibuat untuk memberlakukan aturan bisnis—seperti memerlukan tanda terima biaya lebih dari $75—karyawan yang mengirimkan laporan pengeluaran tidak akan dapat mengirimkannya hingga memberikan tanda terima, sehingga pengukuran tidak akan sangat berarti. Salah satu ukuran yang akan berharga adalah mampu melacak jumlah waktu yang diperlukan karyawan untuk menyelesaikan laporan pengeluaran mereka; Lagi pula, kita mendasarkan penghematan biaya pada kemampuan pengguna mempercepat dari 1 jam menjadi 20 menit. Mungkin perlu melacak waktu aktual pengguna di aplikasi untuk memvalidasi angka ini dan melaporkannya. Karena Nick dan manajer lain bertanggung jawab untuk menyetujui laporan pengeluaran, mungkin perlu melacak berapa lama waktu yang diperlukan antara waktu laporan biaya diserahkan oleh karyawan ke waktu Nick dan manajer lain menyetujuinya. Melacak ini, dan menyadarkan manajer bahwa ini sedang dilacak, akan membantu meningkatkan perilaku ini. Orang cenderung fokus pada apa yang diukur. Sasaran SMART yang kita putuskan adalah: Untuk minimal 80 persen dari laporan pengeluaran, pembuat laporan pengeluaran menggunakan tidak lebih dari 20 menit secara aktif mengerjakan pembuatan laporan. Untuk minimal 90 persen dari laporan pengeluaran, waktu antara pengiriman laporan dan pembayaran yang dicatat di sistem keuangan kurang dari tiga hari kerja. Di akhir tahun ini, manajer Departemen mengakses laporan anggaran mingguan yang diperbarui untuk semua pengeluaran dalam waktu satu jam setelah persetujuan mereka. Dalam waktu satu bulan ketersediaan solusi, 100 persen dari laporan pengeluaran menggunakan sistem digital. Jumlah kesalahan yang ditemukan dalam audit setengah tahunan berkurang sebesar 50 persen. Langkah selanjutnya: Membuat rencana proyek



Menentukan sasaran proyek aplikasi 07/09/2021 • 2 minutes to read



Memiliki rencana proyek memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang tepat (waktu, orang, dan dana) dan mengikuti pendekatan yang konsisten untuk memastikan tingkat kualitas yang baik untuk aplikasi yang Anda buat. Memiliki tujuan yang jelas tentang apa yang coba dicapai oleh Anda dan tim proyek Anda itu penting agar anggota tim proyek Anda memiliki sasaran yang sama. Menuliskan sasaran Anda adalah cara yang baik untuk memperjelas yang Anda ingin dicapai oleh aplikasi yang ingin Anda buat. Hal ini juga memastikan Anda tidak kehilangan fokus pada apa yang Anda butuhkan untuk membuat dan fitur apa yang perlu diprioritaskan. (Informasi lebih lanjut: Memprioritaskan fitur dan permintaan) Jika Anda memiliki sasaran yang sangat ambisius, Anda mungkin ingin mulai mempertimbangkan cara memecah proyek menjadi rilis tambahan. (Di bagian selanjutnya, kita akan membahas metodologi rilis inkremental.) Di bagian sebelumnya, Anda membuat sasaran bisnis untuk proyek Anda. Anda mungkin ingin membuat sasaran tambahan yang terkait dengan penerapan, fungsi, dan kegunaan aplikasi dan dampak non-keuangan pada bisnis (seperti meningkatkan kepuasan kerja).



Contoh: sasaran solusi laporan pengeluaran Ketika kita melihat tujuan bisnis secara keseluruhan untuk solusi kita, kita memutuskan untuk membagi mereka ke dalam rilis sehingga kita dapat memberikan nilai secara bertahap: Rilis 1: Untuk minimal 80 persen dari laporan pengeluaran, pembuat laporan pengeluaran menggunakan tidak lebih dari 20 menit secara aktif mengerjakan pembuatan laporan. Dalam waktu satu bulan ketersediaan solusi, 100 persen dari laporan pengeluaran menggunakan sistem digital. Rilis 2: Untuk minimal 90 persen dari laporan pengeluaran, waktu antara pengiriman laporan dan pembayaran yang dicatat di sistem keuangan kurang dari tiga hari kerja. Di akhir tahun, manajer Departemen dapat mengakses laporan anggaran mingguan yang diperbarui untuk semua biaya dalam waktu satu jam setelah persetujuan mereka. Jumlah kesalahan yang ditemukan dalam audit setengah tahunan berkurang sebesar 50 persen. Sasaran tambahan untuk rilis 1 solusi: 80 persen dari staf penjualan yang disurvei dapat memenuhi semua kebutuhan pelaporan pengeluaran mereka dengan menggunakan aplikasi mobile. 80 persen pengguna dapat melakukan tugas prioritas mereka dalam aplikasi tanpa instruksi. Langkah berikutnya: Menentukan cakupan proyek



Menentukan cakupan proyek 07/09/2021 • 2 minutes to read



Pastikan Anda mencakup proyek sehingga Anda tahu berapa banyak yang akan Anda capai dari proyek. Buat peta jalan yang jelas untuk yang Anda definisikan sebagai selesai dan apa yang ada di luar cakupan proyek (dan, mungkin, harus dilakukan di versi berikutnya). Cakupan Anda secara langsung mempengaruhi dan menentukan fitur yang akan disertakan dan tidak disertakan saat membuat aplikasi. Untuk menentukan cakupan proyek, Anda harus mempertimbangkan kendala berikut: Waktu : Atur batas waktu saat Anda ingin mencapai sasaran proyek. Dengan proyek yang lebih kecil, mungkin ini beberapa minggu, sedangkan proyek yang lebih besar mungkin memakan waktu beberapa bulan. Orang : Berapa banyak orang yang Anda miliki tersedia untuk proyek? Anggaran : jika Anda perlu memperhitungkan waktu yang dihabiskan oleh Anda dan rekan kerja, atau jika Anda perlu mempekerjakan pakar, Anda harus menetapkan anggaran. Kelayakan : Anda mungkin mendapati bahwa Anda dibatasi oleh keahlian yang tersedia, dengan kurangnya akses ke data yang Anda butuhkan, atau dengan jumlah perubahan yang diinginkan organisasi. Anda juga harus mempertimbangkan bagian fungsional apa yang dapat Anda berikan dalam potongan yang dapat digunakan. Tidak akan ada yang baik jika aplikasi Anda hanya memberikan setengah jalan pada beberapa fitur; rencanakan untuk menyampaikan setiap komponen dalam formulir kerja, hingga akhir. Bahkan jika belum memiliki setiap fitur yang diinginkan, berikan sesuatu yang dapat digunakan. Rencana proyek Anda harus menentukan apa yang akan Anda berikan di setiap fase.



Contoh: cakupan proyek laporan pengeluaran Melihat proses bisnis kita, kita melihat bahwa proses dibagi menjadi lima tugas utama: 1. Membuat laporan pengeluaran 2. Menyetujui laporan pengeluaran 3. Memasukkan data ke sistem pembayaran keuangan 4. Meninjau analisis anggaran mingguan 5. Pengauditan



Kita pikir Kita memiliki keterampilan untuk membuat aplikasi laporan pengeluaran dan proses perjanjian. Persyaratan audit tampaknya memiliki sedikit tumpang tindih dengan apa yang kita butuhkan untuk perjanjian laporan pengeluaran. Setelah kita memberikan pembuatan laporan pengeluaran, kita pikir kita siap menangani analisis anggaran; Bahkan, segera setelah kita mendapatkan model data yang diatur, kita harus dapat meminta tim ahli Power BI kita yang terpisah mulai pada proyek secara paralel. Kita tidak yakin tentang mendapatkan data secara langsung ke sistem keuangan, karena memerlukan keahlian sistem yang tidak kita miliki aksesnya saat ini. Jadi itu saat ini berada di luar cakupan proyek, namun kemungkinan besar kita akan menambahkannya dalam fase selanjutnya. Selalu kembali ke misi proyek kita secara keseluruhan ("Buat proses yang efisien untuk karyawan dan departemen akuntansi, memungkinkan pelacakan anggaran yang lebih cepat, dan mengurangi eksposur kita dalam audit"), kita pikir lingkup proyek kita sesuai. Langkah berikutnya: memprioritaskan fitur



Memprioritaskan permintaan fitur 07/09/2021 • 2 minutes to read



Memprioritaskan permintaan terkadang dapat menyulitkan dan mengintimidasi. Mengikuti pendekatan yang relatif dapat diukur tidak hanya akan membantu Anda memprioritaskan fitur yang tepat, namun juga membantu Anda menjelaskan keputusan Anda kepada orang yang meminta fitur tersebut. Langkah pertama dalam memprioritaskan fitur adalah memastikan Anda merekam setiap permintaan, bahkan permintaan yang mungkin Anda rasakan tidak penting. Ini akan membantu Anda membuat backlog peningkatan saat Anda mulai mengerjakan versi baru aplikasi setelah menyelesaikan versi pertama. TIP Gunakan sasaran proyek Anda sebagai panduan untuk fitur mana yang diprioritaskan.



Tabel berikut menunjukkan contoh bagaimana Anda dapat merekam setiap fitur. F IT UR YA N G DIM IN TA



K EB UT UH A N M UT L A K ?



K ESUL ITA N P EN ERA PA N



B ERDA M PA K PA DA B ISN IS



Lihat daftar permintaan persetujuan



Ya



Pemberitahuan push realtime kepada pengguna di ponsel mereka saat permintaan persetujuan diterima



No



Mudah



Tinggi



Draf simpan fitur untuk laporan pengeluaran yang belum dikirim



No



Cetak



Sedang



Integrasikan dengan sistem ERP



No



Cetak



Sangat tinggi



TIP Hindari mencampur kebutuhan dengan keinginan memiliki. Tanya diri Anda (atau pengguna): "Jika fitur ini memakan waktu empat minggu untuk ditambahkan, apakah patut menunda peluncuran selama empat minggu?"



Diagram kuadran prioritas Setelah membuat daftar semua permintaan fitur, Anda harus menetapkan urgensi permintaan ke kuadran yang ditunjukkan dalam diagram berikut.



Kemenangan cepat Permintaan dalam kuadran ini harus diprioritaskan terlebih dahulu. Kemenangan cepat adalah permintaan yang berdampak tinggi terhadap bisnis, namun mudah diterapkan. Investasi besar Permintaan ini memberikan dampak tinggi pada bisnis, namun sulit diterapkan karena satu atau beberapa alasan berikut: Memerlukan investasi tambahan (seperti layanan baru) Memerlukan pengembangan oleh pengembang Pro atau mitra bisnis eksternal Membutuhkan waktu lama (lebih dari seminggu) untuk membuat fitur Melibatkan beberapa pemangku kepentingan di berbagai departemen Sedikit kepuasan Jenis permintaan ini dapat dengan mudah diterapkan, namun hanya memberikan dampak terbatas pada bisnis. Anda harus memprioritaskan kemenangan cepat dan investasi besar terlebih dahulu sebelum mulai bekerja dengan sedikit kepuasan. Berhati-hatilah untuk tidak terlalu terpaku pada kepuasan kecil ini; mengerjakan terlalu banyak sekaligus akan mengubahnya menjadi investasi besar. Menghabiskan waktu Menghabiskan Waktu berarti memakan banyak waktu, namun memberikan dampak yang kecil. Ini mungkin berasal dari orang di manajemen atas yang tidak menggunakan aplikasi secara langsung. Saat menghadapi situasi ini, Anda dapat menyampaikan diagram kuadran prioritas untuk menjelaskan cara membuat keputusan. Anda dapat membantu mereka memahami atau Anda mungkin belajar bahwa sesuatu lebih berdampak daripada yang Anda duga. TIP Tanya pengguna yang meminta fitur untuk meninjau (atau bahkan membuat!) kuadran prioritas untuk membantu saling memahami.



Langkah berikutnya: Mengidentifikasi anggota tim proyek



Mengidentifikasi anggota tim proyek 07/09/2021 • 2 minutes to read



Siapa pun yang terlibat dalam mendesain, membuat, dan menguji aplikasi akan menjadi anggota tim proyek. Daftar kontributor utama yang Anda buat adalah titik awal. Anda mungkin perlu menambahkan keahlian ke tim, baik itu seseorang yang memiliki pengalaman menggunakan Power Apps untuk membuat aplikasi atau Power Automate untuk membuat alur, atau pengembang perangkat lunak untuk membantu membuat koneksi ke database yang ada. Power Apps menyediakan kemampuan pembuatan aplikasi untuk semua orang, sehingga penting untuk mengkoordinasikan dan berkolaborasi untuk pengembangan aplikasi yang lancar. (Di Bagian fase pembuatan, kami akan membahas strategi untuk kolaborasi.) Pertimbangkan apakah Anda memerlukan anggota tim untuk mengisi peran berikut. A N GGOTA T IM



P ERA N



Pengguna/ahli subjek



Berikan persyaratan dan tanggapan yang diperlukan untuk memastikan aplikasi memenuhi fungsi yang diminta.



Pembuat aplikasi



Gunakan Power Apps untuk membuat aplikasi untuk pengguna. Untuk aplikasi sederhana, pengguna mungkin adalah pembuat aplikasi. Beberapa organisasi memiliki pembuat aplikasi khusus yang ahli dalam membangun aplikasi untuk orang lain.



Pengembang perangkat lunak



Menyediakan solusi yang tidak dapat diselesaikan dengan menggunakan fitur siap pakai, bila persyaratan rumit dan memerlukan pengembangan kustom. Pengembang juga dapat membuat api dan mengkonfigurasi konektor kustom untuk memungkinkan pembuat aplikasi mengkonsumsi api tersebut.



Administrator TI



Menyediakan sumber daya yang diperlukan dan dukungan untuk menyambung ke sistem internal selain sistem perusahaan. Administrator TI memastikan lingkungan dan penyewa diatur untuk tata kelola dan administrasi. Beberapa organisasi memiliki pusat keunggulan untuk penerapan platform yang dapat diskalakan.



Manajer Proyek



Mengelola proyek untuk membantu memastikannya tetap pada jalur untuk lingkup, anggaran, waktu, dan memenuhi sasaran yang Anda tentukan.



Manajemen



Memberikan dukungan sponsor dan menunjukkan aktivitas dan proyek yang terkait dengan platform; memberdayakan anggota tim proyek; meratifikasi tujuan proyek; mengomunikasikan dukungan pada organisasi untuk membantu penerapan; memastikan bahwa prestasi diakui.



Proyek yang lebih besar mungkin juga memerlukan arsitek teknis, desain UI, dokumentasi, pelatihan, atau peran lainnya. Untuk proyek kecil, satu orang mungkin adalah pakar materi pokok, mengelola proyek, dan membuat aplikasi.



Langkah berikutnya: Membuat daftar pemilik dan tugas proyek



Membuat daftar pemilik dan tugas proyek 07/09/2021 • 2 minutes to read



Berdasarkan kelima fase proyek (perencanaan, perancangan, pembuatan, pengujian, dan penyebaran serta penyempurnaan), buat daftar tugas yang harus dilakukan selama setiap fase. Tetapkan siapa yang akan bertanggung jawab untuk setiap tugas, bersama dengan tanggal selesai yang ditargetkan. Anda mungkin perlu menggunakan Microsoft Planner untuk mengelola tugas Anda bersama dengan tim proyek Anda. Lihat mengembangkan solusi secara kolaboratif untuk informasi tentang cara mengaktifkan beberapa orang untuk membuat satu proyek Power Apps.



Contoh: Tugas dan pemilik proyek laporan pengeluaran Abhay, yang memiliki visibilitas di seluruh proses dan semangat untuk memecahkan masalah ini, adalah memimpin pada proyek ini. T UGA S



P EM IL IK



TA N GGA L TA RGET



Membuat rencana proyek dan mendapatkan persetujuan sponsor



Abhay



January 15



Mengidentifikasi pengguna untuk pengujian, dan menjadwalkan waktu



Nick



Februari 1



Desain layar aplikasi lengkap dan ditandatangani



Abhay



Februari 1



Membuat aplikasi buat/lihat laporan pengeluaran



Gibson



15 Februari (siap untuk pengujian)



Pengujian pengguna untuk aplikasi buat/lihat



Nick



15 Februari-22 Februari



Membuat proses persetujuan



Abhay



15 Februari (siap untuk pengujian)



Memberikan persyaratan laporan BI kepada tim untuk tahap 2



Charlotte



Februari 15



Membuat penjelasan proses yang diperbarui untuk manajer untuk digunakan dengan karyawan



Nick



Februari 15



Persetujuan auditor atas aturan bisnis dan implementasi laporan Penyimpanan



Rebecca



Februari 22



Peluncuran produksi aplikasi buat/lihat laporan pengeluaran



Gibson



Maret 15



Langkah berikutnya: Menentukan jadwal proyek



Menentukan jadwal proyek 07/09/2021 • 2 minutes to read



Anda harus memiliki setidaknya ide kasar tentang berapa banyak waktu yang akan Anda belanjakan pada proyek. Fase harus dibagi menjadi: Rencana Rancang Membuat Uji Menyebarkan dan menyempurnakan Power Apps ditujukan untuk perkembangan pesat. Namun, banyak faktor yang mempengaruhi berapa lama dapat dilakukan agar aplikasi dapat diselesaikan: Tingkat pengalaman orang yang membuat aplikasi Apakah Anda menggunakan aplikasi yang ada sebagai titik awal untuk desain atau penerapan (hal ini akan mempercepat) Jumlah aplikasi yang akan dibuat (misalnya, proses laporan pengeluaran kami akan memerlukan satu aplikasi untuk Kreator laporan pengeluaran dan aplikasi lain untuk penyetuju) Jumlah dan kompleksitas fitur yang dibutuhkan aplikasi Anda Jenis dan jumlah sumber data untuk dihubungkan, dan apakah Anda perlu berkolaborasi dengan tim lain untuk mendapatkan akses ke data Ketersediaan peserta proyek Karena rencana dan cakupan Anda menjadi lebih jelas, Anda dapat mempersempit perkiraan jadwal. Salah satu cara untuk mempersingkat waktu pengembangan sekaligus mempertahankan (dan bahkan meningkatkan) kualitas adalah dengan menggunakan aplikasi yang ada sebagai template. Baik Anda menggunakan template yang disediakan bersama Power Apps atau Power Automate, aplikasi lain yang dikembangkan di organisasi Anda, atau contoh yang Anda temukan di tempat lain, template, dan desain referensi dapat membantu desain layar, interaksi, dan arsitektur data. Langkah berikutnya: Mengidentifikasi risiko



Mengidentifikasi risiko 07/09/2021 • 2 minutes to read



Adalah ide yang baik untuk mengidentifikasi apa yang dapat menimbulkan risiko terhadap proyek Anda dan jenis risiko yang dibuat oleh aplikasi. Mungkin terdengar sedikit ekstrem, namun aplikasi Anda berpotensi menimbulkan risiko jika aplikasi tersebut memiliki misi penting, berdampak tinggi pada bisnis, atau menggunakan atau membuat data sensitif. Berikut adalah beberapa contoh risiko yang mungkin perlu Anda pertimbangkan: Risiko sumber daya : ini mencakup risiko seperti kurangnya orang untuk mengerjakan aplikasi, kurangnya pendanaan untuk membuat aplikasi, dan sebagainya. Risiko bisnis : dalam kasus saat bisnis sering berubah, penting untuk dicatat bahwa perubahan dalam bisnis dapat mempengaruhi cara aplikasi dibuat. Risiko eksternal : ini adalah risiko yang tergantung pada faktor di luar kendali tim proyek. Misalnya, jika aplikasi harus berintegrasi dengan sistem eksternal lainnya, ada risiko bahwa sistem eksternal mungkin mengubah cara kerjanya. Risiko keamanan : ini adalah faktor yang sangat penting untuk dipertimbangkan karena secara langsung berhubungan dengan cara Anda membuat solusi dengan Power Apps. Setelah Anda mengidentifikasi risikonya, pertimbangkan tindakan yang akan Anda lakukan untuk mengatasinya. Anda juga mungkin ingin menilai tingkat risiko mereka untuk memahami dampak potensial. Risiko parah : risiko yang mungkin berdampak negatif terhadap seluruh perusahaan Risiko signifikan : risiko yang mungkin berdampak negatif terhadap proyek atau Departemen, dan perlu diselesaikan sebelum melanjutkan Risiko minor : risiko yang mungkin mempengaruhi proyek namun tidak akan menghentikan kelanjutannya, atau berisiko yang memiliki efek negatif hanya pada tingkat individu



Contoh: Risiko proyek laporan pengeluaran Kami membuat tabel seperti ini untuk proyek laporan pengeluaran kami: REN C A N A UN T UK M EN GURA N GI RISIKO



RISIKO



T IN GK AT RISIKO



Kita tidak dapat dengan yakin memindahkan data ke sistem keuangan tanpa ahli dalam sistem pada tim



Signifikan



Pindahkan Integrasi ERP ke tahap 2, ketika seorang ahli dari TI akan tersedia.



Untuk beralih dari sistem kertas, kita harus mengedukasi beberapa ratus karyawan tentang sistem baru untuk pengajuan laporan pengeluaran.



Signifikan



Libatkan tim komunikasi SDM untuk sesi pendidikan. Buat deck yang dapat digunakan manajer dalam Rapat tim mereka.



Langkah selanjutnya: mendapatkan dukungan dari manajemen



Mendapatkan dukungan dan sponsor dari manajemen 07/09/2021 • 2 minutes to read



Untuk memastikan perusahaan Anda mendukung pembuatan aplikasi Anda dan menggunakannya untuk menggantikan proses bisnis yang ada, pastikan memperoleh dukungan atau sponsor dari manajemen Anda. Memiliki sponsor untuk proyek adalah kunci bila Anda perlu mendorong perubahan perilaku dalam organisasi, mengidentifikasi pendanaan, atau mendapatkan akses ke data organisasi. Dalam beberapa organisasi, sponsor memungkinkan anggaran untuk menjadi tersedia untuk menjalankan proyek. Meskipun TI mungkin memiliki anggaran tetap untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan setiap tahun fiskal, unit bisnis mungkin menyediakan pendanaan untuk proyek karena penghematan yang akan mereka sadari saat selesai. Terkadang sebuah proyek dapat memiliki beberapa sponsor. Untuk proses laporan pengeluaran contoh kami, ada beberapa kandidat yang dapat melayani sebagai sponsor. Karena kita telah biaya proses end-to-end terhadap organisasi, koalisi sponsor kita mencakup Nick dan Charlotte. Setiap departemen mereka dapat mewujudkan penghematan biaya yang signifikan dari proyek. Sponsor Nick akan memastikan bahwa karyawan mengadopsi proses baru. Pensponsoran Charlotte akan menyediakan sejumlah dana di samping izin untuk mengakses data penting. Langkah berikutnya Jika Anda mendesain aplikasi menggunakan Power Apps, lihat Desain aplikasi. Jika Anda mendesain otomatisasi menggunakan Power Automate, lihat Merancang otomatisasi dalam dokumen panduan Power Automate.



Tahap perancangan 07/09/2021 • 2 minutes to read



Merancang aplikasi adalah bagian penting dari proses, di mana Anda mulai menentukan apa yang akan Anda ciptakan dalam fase pembuatan berdasarkan informasi yang Anda kumpulkan dalam fase perencanaan. Dalam fase ini, Anda akan menyiapkan spesifikasi dan desain aplikasi.



Desain Konseptual Desain konseptual akan disertai dengan desain untuk cetak biru keseluruhan dari aplikasi. Di bagian ini, Anda akan mempertimbangkan: Tugas apa saja yang terlibat dalam aplikasi? Akan seperti apa pengalaman pengguna?



Desain Arsitektur Setelah Anda menyelesaikan desain konseptual Anda, saatnya beralih ke desain arsitektural. Desain arsitektur menentukan cara menggunakan Power Apps (dan produk Microsoft Power Platform lain) untuk mengotomatisasi proses bisnis Anda. Di sinilah Anda akan mempertimbangkan hal-hal seperti: Cara menyimpan data Cara mengintegrasikan dengan sistem dan aplikasi yang ada yang sudah Anda gunakan Merancang struktur data Anda Menentukan jenis aplikasi yang akan dibuat Menentukan tempat untuk menempatkan logika Anda Cara mengamankan data Langkah berikutnya: Mengidentifikasi tugas yang harus dilakukan di aplikasi



Mengidentifikasi tugas yang harus dilakukan di aplikasi 07/09/2021 • 2 minutes to read



Untuk mengidentifikasi tugas yang diperlukan di aplikasi, Anda harus merujuk ke diagram alur proses bisnis yang Anda buat di fase perencanaan dan menambahkan rincian. Atur informasi dan daftar tugas yang akan diselesaikan pada setiap layar. Saat Anda menulis tugas, ingatlah untuk mempertimbangkan tugas untuk setiap persona yang akan menggunakan layar atau aplikasi. Coba Pisahkan menjadi beberapa bagian. Bersama dengan tugas yang perlu dilakukan pengguna, lihat catatan tentang informasi apa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Itu akan membantu Anda menentukan informasi yang perlu Anda Simpan dan Tampilkan. Jika Anda bekerja dengan beberapa orang, menggunakan alat seperti Microsoft Planner atau aplikasi Microsoft Whiteboard akan membantu Anda berkolaborasi dan bekerja sama secara efisien dalam mencantumkan tugas.



Contoh: tugas untuk membuat dan melihat laporan pengeluaran Kita mempertimbangkan tugas yang dilakukan oleh orang yang akan membuat dan melihat laporan pengeluaran. Kita akan secara terpisah mempertimbangkan tugas untuk perjanjian dan untuk pelaporan anggaran mingguan.



Berdasarkan hal tersebut di atas, kita memikirkan aplikasi membuat/melihat laporan pengeluaran memerlukan layar dan komponen ini: Daftar laporan, dengan filter Tampilan laporan tunggal, dengan mode edit dan hanya Lihat Tombol dalam tampilan pengeditan untuk membatalkan, menyimpan, dan mengirimkan



Tombol untuk digunakan akuntansi guna mengekspor data Berbagai pesan kirim/Batalkan/Simpan Kemampuan untuk melampirkan foto tanda terima dan melihat lampiran Langkah berikutnya: Membuat sketsa layar



Membuat sketsa layar 07/09/2021 • 2 minutes to read



Setelah Anda mengidentifikasi tugas dan mengatur pemikiran Anda, langkah selanjutnya adalah membuat sketsa layar yang akan Anda bayangkan yang diperlukan dalam aplikasi Anda. Dengan menggambar setiap tugas dan proses bisnis, Anda sudah memiliki informasi yang cukup tentang cara pergi dari titik A ke titik B. membuat sketsa layar akan memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan perjalanan. Jangan diintimidasi oleh sketsa. Anda tidak harus menjadi seniman untuk menggoreskan beberapa kotak dan garis di atas kertas. Untuk menghindari terlalu banyak detail, gunakan kotak untuk menampilkan ikon dan gambar, dan gunakan baris untuk menampilkan teks. Anda dapat menggunakan alat seperti PowerPoint untuk secara efisien menggambar sketsa juga. TIP Lebih fokus pada keseluruhan alur bisnis dan bukan rincian di layar. Dengan Power Apps, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan nanti.



Perhatikan bahwa Anda tidak perlu membatasi diri untuk menggambar hanya satu versi sketsa. Coba gambar versi yang berbeda dari layar. Terus buat sketsa hingga Anda kehabisan ide. Cara yang baik untuk mendapatkan ide untuk setiap layar adalah dengan melihat aplikasi yang biasa Anda gunakan dan "meminjam" ide mereka. Aplikasi ini sering dibuat oleh desainer profesional. Anda dapat menemukan cerita pelanggan dan sampel aplikasi dari komunitas Power Apps yang dapat Anda selidiki. Template aplikasi juga menampilkan berbagai macam gaya aplikasi yang berbeda. Periksa dengan pengguna aktual untuk melihat apakah sketsa Anda sesuai harapan. Menampilkan sketsa dan berbagi ide dapat membantu menghilangkan perbedaan harapan. Idealnya, Anda dapat menggunakan sketsa sebagai "prototipe kertas" dan meminta pengguna berpura-pura benar-benar menggunakannya.



Langkah berikutnya: desain arsitektur



Di mana datanya? 07/09/2021 • 2 minutes to read



Anda dapat mengambil dan menyimpan data dengan tiga cara berbeda.



Data baru jika aplikasi Anda membuat data yang belum ada di mana pun, seperti dalam situasi saat proses bisnis yang ada dilakukan menggunakan kertas, sebaiknya simpan data baik dalam Microsoft Dataverse atau Daftar kustom SharePoint. Kita akan mendiskusikan topik ini dalam pemodelan data: merancang struktur data anda.



Baca/tulis dari sistem yang ada ini adalah jenis data di mana Anda harus mengambil informasi terbaru dari database atau sistem yang ada. Dalam kasus ini, data harus diminta saat Anda memerlukannya.



buat salinan data dalam situasi ketika data asli tidak boleh dimodifikasi atau ditimpa, anda dapat menyalin data ke penyimpanan data lain seperti Dataverse. Hal ini memastikan bahwa data di sistem asli tidak akan diubah, namun aplikasi dapat berfungsi dengannya. Skenario ini umum terjadi saat menangani data dalam sistem yang terkait dengan akuntansi dan pendapatan.



Mengakses data yang ada Aplikasi yang dibuat dengan Power Apps memiliki dua cara menggunakan data yang ada. Salah satunya menggunakan konektor, yang memungkinkan anda terhubung langsung ke sumber data. Yang lainnya menggunakan aliran data, yang menyalin snapshot data. Menggunakan konektor : konektor adalah fitur di Power Apps di mana Anda dapat terhubung ke berbagai sistem dan sumber—seperti SharePoint, SQL Server, atau Office 365—dan langsung mengambil data dari mereka atau menyimpan data ke mereka. Informasi lebih lanjut: Ikhtisar konektor aplikasi kanvas untuk Power Apps Menggunakan aliran data : aliran data adalah fitur di Power Apps di mana Anda dapat mengekstrak,



mengubah, dan memuat data dari sistem lain ke Dataverse atau Azure Data Lake Storage. Tidak seperti konektor, ia mengambil data dalam batch terjadwal. Bukan hanya mengambil data seperti adanya dari sumber data, anda dapat menggunakan Power Query Online untuk memanipulasi, membersihkan, dan mengubah data sebelum anda menyimpannya ke penyimpanan target. Informasi lebih lanjut: Persiapan data layanan mandiri dengan aliran data Metode yang Anda pilih tergantung pada kasus penggunaan Anda dan bagaimana data perlu ditangani. Tabel berikut mencantumkan beberapa item yang akan digunakan untuk perbandingan. IT EM UN T UK DIB A N DIN GK A N



KO N EK TO R



A L IRA N DATA



Kesegaran data



Real-time



Statis atau snapshot



Arah



Dua Arah



Satu arah (dari asal ke Dataverse)



Memodifikasi data yang ada?



Ya



No



Gunakan kasus



Pesanan produksi, lembar waktu, kuotasi penjualan



Master pelanggan, faktur sebelumnya, daftar karyawan



Kami memberikan informasi teknis tambahan dalam artikel berikutnya, bekerja dengan sistem perusahaan.



Contoh - data laporan pengeluaran Proyek laporan pengeluaran kita mencakup masing-masing dari tiga jenis kebutuhan penyimpanan data: Data baru : karena laporan pengeluaran berada di atas kertas, kita memerlukan sistem penyimpanan baru untuk data yang dibuat oleh karyawan yang mengisi laporan pengeluaran. Kita harus mendesain model data untuk itu. Menulis ke sistem yang ada : bila tim akuntansi mengekspor data dari pelaporan pengeluaran ke sistem keuangan, mereka harus menggunakan konektor data. Data yang disalin : laporan biaya kita juga mencakup beberapa data yang kita cari dari Azure Active Directory, seperti id karyawan, manajer, dan Departemen. Kita tidak ingin mengubah data tersebut dalam sistem asli, namun Kita harus menyimpan salinannya. Kita ingin merekam manajer dan staf karyawan pada saat mereka membuat laporan, tidak di beberapa titik di masa mendatang saat Kita melihat laporan lagi. (Mereka mungkin telah berganti Departemen atau bahkan meninggalkan perusahaan.) Langkah berikutnya: Bekerja dengan sistem perusahaan



Bekerja dengan sistem perusahaan 07/09/2021 • 2 minutes to read



Bila Anda perlu bekerja dan mengintegrasikan dengan sistem perusahaan yang ada seperti SAP dan Oracle, Anda harus mencari kerjasama dan dukungan dari tim administrasi TI atau tim yang bertanggung jawab atas sistem. Meskipun Anda tidak dalam peran teknis, baca Bagian ini untuk memahami beberapa hal yang biasanya perlu dipertimbangkan saat mengintegrasikan dengan sistem perusahaan.



Frekuensi dan waktu integrasi data Saat mengintegrasikan dengan sistem lain, Anda harus mempertimbangkan frekuensi integrasi dan memperhitungkan zona waktu jika integrasi telah menggunakan kasus yang melewati zona waktu. Frekuensi integrasi akan tergantung pada dua aspek: volume data dan persyaratan bisnis yang terkait dengan waktu.



Metode integrasi dengan sistem perusahaan Ada beberapa cara mengintegrasikan dengan sistem perusahaan: Integrasi database adalah integrasi langsung dengan database. Ini bukan cara yang sangat umum untuk mengintegrasikan dengan sistem eksternal, karena ada risiko mengekspos data. Integrasi API adalah metode pengintegrasian dengan sistem menggunakan API. Sebagian besar sistem web menyediakan API untuk diintegrasikan, namun sebagian tidak. Integrasi File adalah metode pengintegrasian dengan sistem lainnya menggunakan file. Satu sistem mengekspor file data. File ini mungkin di CSV, TSV, XML, atau format lain. Sistem yang diintegrasikan dengannya kemudian mendeteksi bahwa ada file baru, atau diatur dengan timer untuk secara berkala memindai untuk memeriksa apakah ada file baru dan kemudian mengimpor file yang diekspor. Metode ini digunakan dalam situasi di mana sumber data tidak dapat diakses secara langsung melalui database atau api.



Menghubungkan ke sistem lokal Gateway data lokal memungkinkan aplikasi dan layanan terhubung ke sistem yang tidak terbuka ke internet dengan cara yang aman. Pengaturan mudah menggunakan installer, namun ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan: Bandwidth jaringan pusat data dan Lokasi Server Penyetelan Database sumber data Spesifikasi Server sistem lokal Volume dan frekuensi transmisi data Bandwidth jaringan pusat data dan Lokasi Server Kecepatan aplikasi akan tergantung pada apakah bandwidth jaringan antara lokal pusat data atau server dan layanan cloud cukup. Jika banyak orang menggunakan aplikasi secara bersamaan, tidak memiliki bandwidth yang cukup akan menyebabkan aplikasi memerlukan waktu lama untuk merespons. Informasi selengkapnya:Persyaratan aplikasi web



Untuk mengetahui kecepatan jaringan organisasi Anda, gunakan uji kecepatan jaringan dari Microsoft Store (gratis) dan juga alat diagnostik khusus untuk aplikasi yang diarahkan model. Penyetelan Database sumber data Penyetelan basis data juga memainkan peran penting, terutama jika anda akan terhubung ke sumber data yang mencakup banyak data. Masalah ini mudah terjadi jika Anda membuat aplikasi yang menggunakan data dengan cara yang tidak digunakan sebelumnya. Misalnya, anggap saja sistem manajemen pelanggan anda yang ada dioptimalkan untuk mencari dengan menggunakan nama depan, nama belakang, dan alamat email, namun anda membuat aplikasi baru yang mencari menggunakan nomor telepon. Data tidak akan diindeks untuk membantu pencarian aplikasi Anda secara efisien. Pengindeksan membantu aplikasi mempercepat pencarian, dan bila indeks tidak ada, memerlukan waktu lebih lama untuk mencari dan kueri data. Anda mungkin perlu menghubungi tim TI untuk sumber data guna mendiskusikan cara mengakses data dan menambahkan indeks tambahan. Untuk informasi lebih lanjut tentang pengindeksan dengan SQL Server, lihat panduan arsitektur dan desain indeks Server SQL. Spesifikasi Server sistem lokal Aspek lain yang perlu dipertimbangkan adalah spesifikasi server anda yang menangani gateway lokal. Jika Anda memiliki terlalu banyak pengguna yang mengakses aplikasi secara bersamaan, server Anda mungkin tidak dapat menangani semua permintaan. Di situasi ini, anda harus mempertimbangkan untuk mengkonfigurasi gateway lokal ke beberapa server, untuk membentuk kluster. Informasi selengkapnya: mengelola penyeimbangan muatan dan cluster ketersediaan tinggi gateway data lokal Volume dan frekuensi transmisi data Untuk permintaan volume tinggi, menggunakan pendekatan seperti aliran data dapat memberikan kinerja yang lebih baik sementara masih memungkinkan integrasi dengan data lokal. Langkah berikutnya: pemodelan data



Pemodelan data: merancang struktur data Anda 07/09/2021 • 2 minutes to read



Bila Anda menyimpan atau melihat data dengan aplikasi, bagian penting dari desain adalah struktur data. Pertimbangkan tidak hanya bagaimana data tersebut akan digunakan di satu aplikasi atau layar tertentu, namun bagaimana pengguna lain akan menggunakan data tersebut. Merujuk kembali ke persona, tugas, proses bisnis, dan sasaran akan membantu Anda menentukan data apa yang akan disimpan dan cara menstrukturkannya. TIP Meskipun ditulis untuk database Access, artikel tentang dasar-dasar desain data ini memiliki diskusi umum prinsip pemodelan data yang baik: dasar-dasar desain database.



Mari ambil laporan biaya berikut sebagai contoh.



Anda melihat bagian utama dari laporan pengeluaran, yang memiliki nama karyawan dan rincian Departemen. Di bawah bagian utama, Anda melihat beberapa baris Deskripsi untuk setiap item yang dibeli. Mari kita panggil item baris ini. Item baris memiliki struktur yang berbeda dari bagian utama laporan pengeluaran. Sehingga kita dapat mengatakan bahwa untuk setiap laporan pengeluaran, ada beberapa item baris. Untuk menyimpan data jenis ini ke database, kita harus memodelkan struktur data dalam desain database.



Struktur data satu-ke-banyak (1: N) Ini adalah jenis struktur data yang dijelaskan dalam contoh sebelumnya. Bagian utama dari laporan pengeluaran dikaitkan ke beberapa item baris. (Anda juga dapat melihat relasi dari perspektif item baris: banyak item baris ke satu laporan pengeluaran (N:1).)



Struktur data banyak ke-banyak (N:N) Struktur data Beberapa ke beberapa adalah jenis khusus. Ini adalah untuk kasus di mana beberapa rekaman dapat dikaitkan dengan beberapa rangkaian rekaman lain. Contoh yang baik adalah jaringan mitra bisnis Anda. Anda memiliki beberapa mitra bisnis (pelanggan dan vendor) yang bekerja dengan Anda, dan mitra bisnis tersebut juga bekerja dengan beberapa rekan kerja dari Anda.



Contoh pemodelan data Ada beberapa jenis pemodelan yang dapat terjadi dengan sistem. Mari lihat beberapa contoh. Contoh 1: permintaan persetujuan waktu nonaktif



Contoh sederhana ini menunjukkan dua kumpulan data. Salah satunya adalah karyawan, yang lain adalah permintaan waktu nonaktif. Karena setiap karyawan akan mengirimkan beberapa permintaan, relasi di sini adalah satu-ke-banyak, di mana "satu" adalah karyawan dan "banyak" adalah permintaannya. Data karyawan dan data permintaan waktu nonaktif terkait satu sama lain dengan memiliki jumlah karyawan sebagai bidang umum ( juga dikenal sebagai kunci). Contoh 2: persetujuan pembelian



Di sini, struktur data terlihat cukup canggih namun sangat mirip dengan contoh laporan biaya yang dibahas di bagian awal artikel ini. Setiap vendor atau pemasok dikaitkan dengan beberapa pesanan pembelian. Setiap karyawan bertanggung jawab atas beberapa pesanan pembelian. Oleh karena itu, kedua kumpulan data ini memiliki struktur data satu-ke-banyak. Karena karyawan mungkin tidak selalu menggunakan vendor atau pemasok yang sama, vendor digunakan oleh beberapa karyawan dan setiap karyawan bekerja dengan beberapa vendor. Oleh karena itu, hubungan antara karyawan dan vendor adalah banyak-ke-banyak. Contoh 3: Pelaporan pengeluaran



Langkah berikutnya: Menentukan jenis aplikasi yang akan dibuat



Menentukan jenis aplikasi yang akan dibuat 07/09/2021 • 2 minutes to read



Di Power Apps, Anda memiliki dua pilihan saat membuat aplikasi: aplikasi yang diarahkan model dan aplikasi kanvas. Berikut ini adalah perbandingan tingkat dasar yang tinggi. Untuk informasi lebih rinci tentang dua jenis aplikasi ini, lihat Ikhtisar membuat aplikasi di Power Apps.



Aplikasi yang diarahkan model memerlukan database Microsoft Dataverse. Mereka dibangun di atas data yang dimodelkan dalam lingkungan database. Layar tampilan dan detail untuk aplikasi yang diarahkan model didasarkan pada struktur data. Karena ini, mereka menawarkan pengguna tampilan dan nuansa yang lebih konsisten dari satu layar ke layar berikutnya tanpa memerlukan banyak usaha dari pembuat aplikasi. Aplikasi yang diarahkan model baik untuk skenario yang memiliki logika bisnis rumit, seperti: Model data canggih Manajemen Proses Bisnis Melacak aktivitas yang terkait dengan data



Aplikasi Canvas di sisi lain dapat dibuat dengan atau tanpa database Dataverse. Mereka menggunakan konektor untuk mengakses data dan layanan. Aplikasi Canvas dimulai dengan layar kosong seperti kanvas seniman dan pembuat secara manual membentangkan setiap layar. Hal ini memberikan kontrol penuh pada Kreator atas penempatan setiap elemen pada kanvas. Gunakan aplikasi Canvas jika pengguna mengharapkan pengalaman pengguna yang disesuaikan. Di sini



ditawarkan: Antarmuka grafis yang intuitif Kemampuan untuk membuat UI yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan pengguna Integrasi yang mencakup beberapa sistem dengan menggunakan konektor Pertimbangkan untuk membuat aplikasi yang diarahkan model, kecuali pengguna memiliki kebutuhan khusus untuk aplikasi Canvas. Aplikasi yang diarahkan model memungkinkan Anda membuat Aplikasi Anda dengan cepat karena tidak mengharuskan Anda membangun UI sendiri. NOTE Jika Anda membuat aplikasi yang akan digunakan oleh pelanggan di web, Anda juga dapat membuat jenis aplikasi ketiga: aplikasi portal.



Membangun solusi end-to-end yang menggunakan beberapa aplikasi Proses bisnis Anda mungkin memerlukan lebih dari satu aplikasi. Misalnya, proyek laporan pengeluaran kita memiliki beberapa rangkaian tugas yang sangat berbeda, jadi kita akan mempertimbangkan membuat beberapa aplikasi. Data yang mereka gunakan sama, namun pengalaman pengguna akan disesuaikan dengan skenario dan Persona yang spesifik.



Seperti yang dapat Anda lihat dari contoh di atas, ada beberapa jenis orang yang menangani kumpulan data yang sama. Aplikasi Canvas akan paling sesuai untuk karyawan yang mengisi formulir pengeluaran, yang memungkinkan orang seperti Lee mengirimkan laporan pengeluaran menggunakan aplikasi seluler menarik yang intuitif untuk digunakan dan dapat digunakan saat dia offline.



Merujuk kembali ke bagian tentang mendokumentasikan proses bisnis, Anda dapat melihat bahwa persyaratan Abhay adalah: Dapat meninjau semua laporan pengeluaran dan tanda terima Bertanggung jawab memastikan kepatuhan untuk setiap laporan pengeluaran Volume pekerjaan besar; harus mampu memproses informasi dengan cepat Harus dapat melaporkan tentang cara kerja keseimbangan pengeluaran hingga anggaran Untuk dapat memproses volume kerja dan informasi proses yang besar dengan cepat, pilihan terbaik adalah aplikasi yang diarahkan model. Hal ini memungkinkan Abhay dengan cepat melihat semua rincian laporan pengeluaran yang diajukan, melihat pengaruhnya terhadap anggaran, dan mencari informasi terkait seperti rincian vendor.



Dalam contoh skenario ini, Anda dapat melihat kombinasi dari aplikasi kanvas, dan aplikasi yang diarahkan model. Meskipun ada dua jenis aplikasi yang berbeda, semua data dapat terpusat di satu tempat (Dataverse).



Langkah berikutnya: Menentukan tempat untuk menempatkan logika



Lokasi untuk menempatkan logika: aplikasi kanvas, aplikasi yang diarahkan model, Microsoft Dataverse, atau alur Power Automate? 07/09/2021 • 2 minutes to read



Aplikasi Anda akan memiliki logika bisnis, seperti validasi data (menggunakan format yang tepat untuk alamat email, misalnya), penghitungan, memilih langkah proses berikutnya berdasarkan data, mengaktifkan tombol bila semua bidang wajib memiliki data, dan sebagainya. Artikel ini menjelaskan beberapa pertimbangan untuk memutuskan di mana menempatkan logika di sistem Anda.



Aplikasi kanvas Power Apps Anda menetapkan logika di aplikasi Canvas dengan menggunakan rumus. Semua logika rumus diproses pada perangkat tempat aplikasi berjalan. Semakin kompleks logika, semakin banyak daya pemrosesan, maka perangkat akan memerlukan untuk mampu menangani semua logika. Untuk menjaga aplikasi berkinerja baik, Anda harus mempertimbangkan hal berikut saat menempatkan logika di aplikasi Canvas: Gunakan dalam situasi di mana Anda harus membuat perubahan segera terlihat di layar Gunakan hanya logika sederhana, dan Hindari formula kompleks dengan puluhan baris Batasi ke beberapa konektor data dalam formula Hindari penggunaan logika untuk memanipulasi atau mengubah data Hindari pemrosesan beberapa rekaman sekaligus (misalnya, hindari penggunaan fungsi ForAll) Informasi lebih lanjut: memulai dengan rumus aplikasi yang diarahkan model di Power Apps



Aplikasi yang diarahkan model Power Apps Aplikasi yang diarahkan model menyediakan beberapa cara untuk menjalankan logika. Ada empat jenis logika yang menggunakan metode kode rendah yang cocok untuk semua pengembang: Alur proses bisnis Alur kerja Tindakan Aturan bisnis Selain itu, jenis logika berikut tersedia untuk pengembang Pro: Pembuatan Skrip sisi Klien Pengembangan API Menggunakan kode dengan sumber daya web Semua pilihan ini berjalan pada perangkat yang menjalankan aplikasi. Pertimbangkan untuk menempatkan logika di aplikasi yang diarahkan model jika:



Logika harus dijalankan pada perangkat. Logika memerlukan beberapa entitas (tabel). Anda memerlukan logika canggih yang tidak tersedia dengan fitur siap pakai. Secara umum, jika Anda membuat aplikasi dengan logika yang kompleks, pertimbangkan menggunakan aplikasi yang diarahkan model daripada mencoba melakukan segala sesuatu dengan menggunakan aplikasi kanvas. Informasi lebih lanjut: Menerapkan logika bisnis kustom dengan aturan bisnis dan alur di aplikasi berdasarkan model



Aliran Power Automate Untuk kasus penggunaan di mana Anda harus menjalankan logika yang kompleks, Anda memerlukan beberapa konektor, atau Anda tidak ingin agar pengguna menunggu tindakan selesai, alur Power Automate menawarkan pilihan yang baik untuk menjalankan logika. Pertimbangkan aliran Power Automate jika: Logika harus berjalan di beberapa konektor. Anda membuat proses persetujuan. Output sedang diproduksi dalam format lain. Anda ingin mengurangi ketergantungan pada daya pemrosesan sisi perangkat. Informasi lebih lanjut: Dokumentasi Power Automate



Dataverse Anda dapat mengatur logika di Dataverse sehingga semua logika dijalankan dalam layanan dan bukan perangkat. Hal ini membuat aplikasi lebih berkinerja, dan juga membuat logika independen dari aplikasi dan alur untuk memastikan bahwa data digunakan dengan cara tertentu. Contohnya, jika Anda ingin mewajibkan alamat dimasukkan untuk semua aplikasi dan alur yang menggunakan entitas akun, Anda harus menetapkan logika ini di Common Data Service bukan di setiap aplikasi dan alur. Ada beberapa cara menerapkan logika ke Dataverse. Menggunakan kode rendah, Anda dapat mengkonfigurasi hal-hal seperti bidang penomoran otomatis, bidang hitung, dan bidang Roll-up. Pengembang Pro dapat menerapkan logika bisnis yang menggunakan kode dengan membuat plug-in atau mengembangkan ekstensi alur kerja. Informasi lebih lanjut: Menerapkan logika bisnis di Dataverse Langkah berikutnya: mengamankan aplikasi dan data



Mengamankan aplikasi dan data 07/09/2021 • 4 minutes to read



Setelah menentukan struktur data yang akan digunakan, langkah selanjutnya adalah mempertimbangkan cara mengamankan data. Anda harus mempertimbangkan data yang akan diakses oleh siapa, dan merujuk kembali ke tugas, proses bisnis, dan persona yang Anda daftarkan dalam fase perencanaan. Artikel ini menjelaskan konsep keamanan umum untuk orang yang tidak terbiasa dengan mereka. Untuk informasi lebih lanjut tentang aspek teknis keamanan, lihat Peran keamanan dan hak istimewa.



Lapisan keamanan Saat mengkonfigurasi keamanan, ada empat lapisan keamanan berbeda yang dapat Anda konfigurasikan di aplikasi. Keamanan tingkat aplikasi Keamanan tingkat aplikasi membatasi akses ke aplikasi. Keamanan tingkat aplikasi tidak melindungi lokasi penyimpanan data Anda. Cara mengamankan data Anda akan bervariasi berdasarkan kemampuan sumber data Anda. Saat Anda berbagi aplikasi, pastikan pengguna Anda juga memiliki akses yang sesuai ke data yang mendasari. Keamanan tingkat formulir Untuk aplikasi yang diarahkan model, keamanan tingkat formulir memungkinkan Anda hanya mengizinkan grup keamanan spesifik untuk mengakses formulir tertentu. Hal ini berguna jika Anda ingin membatasi cara orang memasukkan atau melihat data berdasarkan peran pekerjaan mereka. Contohnya, aplikasi proses persetujuan mungkin memiliki satu formulir untuk karyawan untuk membuat dan mengirimkan permintaan persetujuan, dan formulir terpisah untuk pemberi izin untuk meninjau apa yang telah diajukan. Keamanan tingkat formulir akan sangat sesuai untuk skenario ini. Informasi lebih lanjut: Mengontrol akses formulir aplikasi berdasarkan model. Keamanan tingkat rekaman Keamanan tingkat rekaman adalah jenis keamanan yang memungkinkan Anda menetapkan akses ke rekaman tertentu. Bayangkan Anda saat ini memiliki lembar di buku kerja Excel. Keamanan tingkat rekaman memungkinkan Anda mengkonfigurasi keamanan untuk setiap baris. Terdapat empat jenis akses yang berbeda, yang dikenal sebagai CRUD (Create, Read, update, dan Delete) yang dapat dikonfigurasi untuk keamanan tingkat rekaman: Create (Buat) memungkinkan pengguna membuat data baru (seperti menambahkan baris baru di Excel). Read (Baca) memungkinkan pengguna untuk melihat data. Update memungkinkan pengguna untuk mengubah data yang sudah ada. Hal ini berbeda dari pembuatan, karena untuk membuat adalah menambahkan data baru. Delete (Hapus) memungkinkan pengguna untuk menghapus data (seperti menghapus baris di Excel). Untuk Microsoft Dataverse, ada empat jenis akses lainnya: Lampirkan, Lampirkan ke, tetapkan, dan bagikan. Informasi lebih lanjut: peran keamanan dan hak istimewa Keamanan tingkat bidang



Keamanan tingkat bidang adalah keamanan yang lebih terperinci dalam satu rekaman. Ini seperti mengkonfigurasi keamanan untuk satu kolom di Excel. Hal ini biasanya memiliki tingkat akses yang sama dengan keamanan tingkat rekaman, namun pada tingkat bidang. Bagaimana keterkaitan berbagai tingkat keamanan satu sama lain Tingkat keamanan yang disebutkan di atas adalah seperti lapisan. Desain aplikasi Anda harus mempertimbangkan satu atau beberapa tingkat keamanan agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Tabel berikut menunjukkan apa yang dikontrol oleh setiap tingkat keamanan dalam perilaku aplikasi. T IN GK AT K EA M A N A N



C O N TO H



Keamanan tingkat aplikasi



Akses ke "aplikasi Sales"



Keamanan tingkat formulir



Akses ke "kartu pelanggan"



Keamanan tingkat rekaman



Mengakses "Contoso Ltd."



Keamanan tingkat bidang



Akses ke "jumlah pendapatan"



Lima langkah untuk mendesain keamanan Tingkat keamanan yang berbeda mungkin tampak cukup rumit dan luar biasa, namun Anda dapat memecahnya menjadi lima langkah berikut: Langkah 1 : Kenali orang atau grup orang (seperti Departemen, Bagian, atau tim) yang akan memiliki akses ke aplikasi tersebut. Ini harus sama dengan kumpulan orang yang Anda identifikasi dalam fase perencanaan. Langkah 2 : di antara pengguna yang Anda identifikasi di langkah 1, Bagilah mereka ke dalam grup yang akan (atau tidak) memiliki akses ke jenis informasi yang dibatasi. Langkah 3 : mengidentifikasi persyaratan untuk siapa yang dapat melihat rekaman. Langkah 4 : jika Anda menggunakan sumber data selain Dataverse—atau layanan yang tidak memiliki autentikasi Office 365 atau Azure Active Directory —Anda harus mempertimbangkan cara memungkinkan akses ke sistem tersebut. Jika Anda tidak bertanggung jawab atas sistem tersebut, minta saran dari administrator Layanan tersebut. Langkah 5 : Berdasarkan langkah di atas, Anda harus mempertimbangkan bagaimana grup yang berbeda ini akan dikelola. Sebaiknya uji semua grup keamanan.



Contoh: keamanan solusi laporan pengeluaran Dalam skenario persetujuan pengeluaran, semua karyawan dapat mengirimkan laporan pengeluaran, sehingga mereka semua harus memiliki akses ke aplikasi pembuatan laporan pengeluaran. Selain itu, pemberi izin memerlukan akses ke aplikasi persetujuan. Kita memerlukan grup keamanan semua karyawan yang memiliki akses ke aplikasi pelaporan pengeluaran dan data yang digunakan. Kita memerlukan grup keamanan pemberi izin yang memiliki akses aplikasi perjanjian. Departemen akuntansi mungkin memerlukan akses ke data yang lebih sensitif, seperti rekening bank karyawan untuk penggantian uang. Kita memerlukan grup keamanan tim akuntansi yang merupakan satu-satunya grup keamanan yang memiliki akses ke informasi perutean Bank karyawan.



Kita kemungkinan besar tidak akan ingin karyawan dapat melihat laporan pengeluaran satu sama lain, sehingga Kita harus mengkonfigurasi keamanan tingkat rekaman untuk memungkinkan karyawan mengakses hanya rekaman mereka sendiri. Namun, kita juga perlu memastikan bahwa penyetuju dapat melihat laporan yang mereka dapatkan untuk disetujui. Dan kita memerlukan tim auditor untuk dapat melihat semua laporan pengeluaran (namun tidak mengubahnya). Kita memerlukan grup keamanan auditor. Kita perlu memberinya dan grup keamanan penyetuju, akses ke semua rekaman, dan Kita harus memberikan akses semua grup karyawan hanya ke "rekaman yang saya buat."



Informasi lebih lanjut: peran keamanan di Dataverse. Langkah berikutnya: Membuat aplikasi



Tahap pembuatan 07/09/2021 • 2 minutes to read



Anda telah merencanakan dan mendesain aplikasi Anda. Langkah selanjutnya adalah benar-benar membuatnya. TIP Selain tautan di bawah ini, Anda akan menemukan kumpulan tautan terpilih di Microsoft Power Platform : sumber daya pembelajaran.



Langkah dasar untuk membuat aplikasi Canvas Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk membuat aplikasi Canvas. 1. Konfigurasi Sumber Data. Mengkonfigurasi tabel (bila menggunakan Microsoft Dataverse). Konfigurasikan tabel (bila menggunakan database). Konfigurasikan daftar (saat menggunakan SharePoint). 2. Buat Aplikasi Baru. 3. Tambahkan Konektor. 4. Buat layar berikut: Layar beranda Tampilan daftar Format tampilan Edit formulir 5. Buat alur Power Automate.



Langkah dasar untuk membuat aplikasi yang diarahkan model Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk membuat aplikasi yang diarahkan model. 1. Buat solusi. 2. Atur model data dengan mendefinisikan entitas dan bidang. 3. Konfigurasi peran keamanan. 4. Buat peta situs dengan mengkonfigurasi aplikasi yang diarahkan model baru. 5. Menyesuaikan formulir dan tampilan. 6. Konfigurasi Alur Proses Bisnis. 7. Konfigurasi Aturan Bisnis. 8. Mengonfigurasi aliran Power Automate.



Informasi lebih lanjut: Memahami komponen aplikasi berdasarkan model



Mengembangkan solusi secara kolaboratif Saat mengembangkan solusi Anda dengan beberapa pembuat aplikasi, teknik kolaborasi tergantung pada jenis aplikasi yang Anda buat. Aplikasi kanvas Anda dapat mengembangkan aplikasi Canvas secara kolaboratif menggunakan komponen Power Apps— dengan satu set blok bangunan yang dapat digunakan ulang—dan juga dengan menggunakan pustaka komponen, yang merupakan repositori yang dapat Anda gunakan untuk berbagi dan berkolaborasi dengan orang lain pada komponen Power Apps yang telah Anda buat. Informasi selengkapnya: pengembangan kolaboratif untuk aplikasi Canvas PowerApps Aplikasi berbasis model Saat mengembangkan aplikasi berdasarkan model, pertimbangkan penggunaan solusi dan lingkungan yang ditujukan untuk beberapa pembuat aplikasi. Informasi selengkapnya: Ikhtisar solusi Langkah berikutnya: Uji aplikasi



Tahap pengujian 07/09/2021 • 3 minutes to read



Setelah aplikasi Anda dibuat, langkah selanjutnya adalah mulai mengujinya. Di bagian ini, Anda akan mempelajari dasar-dasar pengujian yang harus dilakukan.



Jenis tes Tes unit Tes unit digunakan untuk memeriksa apakah fungsi atau fitur tertentu dari aplikasi Anda berfungsi dengan benar. Tes komprehensif Tes komprehensif digunakan untuk memeriksa apakah solusi secara keseluruhan berjalan dengan benar. Hal ini penting karena meskipun semua unit pengujian berfungsi dengan benar, integrasi antara dua unit berpotensi akan gagal. Pengujian ini dilakukan dengan mengikuti skenario pengujian yang dekat dengan kasus penggunaan pada proses bisnis yang sebenarnya. Tes Penerimaan Pengguna Tes penerimaan pengguna (UAT) dilakukan oleh pengguna aplikasi, bukan pembuat. Tes ini adalah untuk memastikan bahwa yang telah dibangun oleh pembuat sesuai dengan persyaratan yang awalnya diminta oleh pengguna. Berikut adalah beberapa tips untuk mendapatkan hasil yang baik dari UAT: Uji dengan pengguna sebenarnya. Cobalah untuk memilih pengguna dengan keragaman dari segi tingkat keahlian TI. Dengan cara ini, Anda dapat memperoleh berbagai umpan balik. Jangan berikan petunjuk pengguna; Lihat apakah mereka dapat memahami aplikasi secara intuitif. Perhatikan bagaimana mereka menavigasi aplikasi tanpa bantuan, dan lihat di mana Anda dapat meningkatkan desain. Saat pengguna terjebak di layar, minta mereka menjelaskan apa harapan mereka. Coba perangkat yang berbeda untuk memastikan kasus uji berperilaku sama. Idealnya, uji aplikasi di lingkungan aktual pengguna atau lokasi jika aplikasi menggunakan kemampuan offline. Minta pengguna Anda untuk mencoba "merusak" aplikasi Anda, misalnya dengan memasukkan karakter yang tidak biasa dalam bidang teks. Pengguna biasanya akan menguji "jalur bahagia" ( jalur yang diambil pengguna saat semuanya berjalan dengan sempurna); minta mereka untuk juga menguji skenario seperti membatalkan laporan pengeluaran dan bukan mengirimkannya, atau menolak laporan pengeluaran dan bukan menyetujuinya. Pengguna Anda mungkin tidak terbiasa dengan perangkat lunak pengujian. Beri tahu mereka tentang jenis umpan balik yang Anda cari. Sering kali membantu menyediakan template untuk "bug" untuk memastikan penguji menjelaskan secara tepat apa yang sedang mereka lakukan, apa yang terjadi, apa yang diharapkan terjadi, dan informasi yang relevan tentang lingkungan pengujian (seperti jenis perangkat dan browser).



Wajar dan OK bagi pengguna untuk meminta perubahan pada spesifikasi atau meminta fitur tambahan. Permintaan ini harus dicatat di daftar fitur yang dijelaskan dalam memprioritaskan fitur dan permintaan.



Membuat kasus uji dan skenario Untuk menulis skenario pengujian yang komprehensif dan kasus uji, Anda harus merujuk kembali ke fase perencanaan dan Bagian merancang fase untuk memastikan bahwa Anda menguji semua skenario penting. Langkah pertama adalah menulis tes unit. Pastikan Anda merinci pengujian untuk setiap fitur atau fungsi. Kasus uji untuk tes unit harus didaftarkan seperti tabel berikut: IN P UT UN T UK M EN GUJI



H A SIL YA N G DIH A RA P K A N



Kirim rincian pesanan dari formulir



No. Pesanan 16516



Pesanan berhasil dikirim



1-2



Pastikan PDF dibuat dan dilampirkan ke rekaman



T/A



File PDF dilampirkan ke rekaman



1-3



Pemberitahuan email pemeriksaan dikirim ke pengguna



[email protected]



Email diterima oleh penerima yang ditentukan



N O. T ES K A SUS



K ET ERA N GA N T ES



1-1



H A SIL



Alat untuk membantu Anda menguji aplikasi Canvas Studio Tes Power Apps (eksperimental) Untuk pengujian di dalam aplikasi Canvas, Anda dapat menggunakan alat built-in bernama Studio Tes Power Apps untuk menulis, mengelola, dan mengotomatiskan uji untuk aplikasi Canvas. Informasi selengkapnya: Studio Tes (eksperimental) Azure monitor (eksperimental) Bila Anda menguji masalah performa, Anda dapat menggunakan monitor untuk memeriksa aktivitas jaringan, mirip dengan jejak jaringan di browser. Untuk rincian tentang alat monitor, lihat posting blog yang memperkenalkan monitor untuk melakukan debug aplikasi dan meningkatkan kinerja.



Alat untuk membantu Anda menguji aplikasi yang diarahkan model EasyRepro EasyRepro adalah alat yang disediakan untuk aplikasi Dynamics 365 dan aplikasi yang diarahkan model Power Apps. Aplikasi ini tidak hanya mencakup alat pengujian tetapi juga memiliki lebih dari 200 kasus uji sampel untuk membantu Anda mempercepat proses pengujian. Untuk informasi lebih lanjut, lihat posting blog kerangka pengujian otomatis easyrepro, dan mengaksesnya di repositori GitHub easyrepro. Pemeriksa solusi Pemeriksa solusi adalah alat yang memeriksa apakah solusi yang Anda buat sehat. Anda dapat dengan cepat meninjau masalah dan melihat perbaikan yang disarankan. Informasi lebih lanjut: Gunakan pemeriksa solusi untuk memvalidasi aplikasi berbasis model Anda di Power Apps Langkah berikutnya: mempublikasikan dan berbagi aplikasi



Membuat aplikasi dapat ditemukan 07/09/2021 • 2 minutes to read



Selamat! Anda membuat aplikasi pertama Anda, dan diuji serta siap untuk digunakan! Namun, membuat versi pertama aplikasi Anda bukanlah akhir dari perjalanan Power Apps. Anda harus mengantarkan aplikasi Anda ke tangan pengguna Anda dengan membuatnya tersedia untuk penggunaan produksi. Setelah menjalankan aplikasi, Anda akan ingin memastikan bahwa aplikasi berfungsi dengan baik dan memenuhi sasaran Anda. Di sebagian besar kasus, Anda dapat mengharapkan untuk mendapatkan permintaan untuk fitur baru atau perbaikan, atau Anda harus mengakomodasi proses bisnis yang telah berubah. Dalam bagian ini, Anda akan mempelajari bagaimana: Sebarkan aplikasi Anda dan bantu pengguna menemukannya. Dapatkan informasi penggunaan dan umpan balik untuk membantu menyempurnakan aplikasi Anda.



Mempublikasikan dan berbagi aplikasi Segera setelah aplikasi Anda siap digunakan, Anda harus mempublikasikan dan membagikannya. Ikuti petunjuk untuk jenis aplikasi Anda. Aplikasi berbasis model Mempublikasikan aplikasi yang diarahkan model Membagikan aplikasi berdasarkan model Aplikasi kanvas Mempublikasikan aplikasi kanvas Berbagi aplikasi kanvas Setelah Anda mempublikasikan dan berbagi aplikasi, penting untuk memastikan bahwa aplikasi tersebut dapat ditemukan sehingga orang akan mulai menggunakannya. Ada beberapa cara untuk membuat aplikasi dapat ditemukan, seperti dijelaskan di bagian berikut.



Aplikasi unggulan



Daftar aplikasi unggulan adalah cara yang baik untuk menampilkan aplikasi Anda jika dimaksudkan untuk digunakan oleh seluruh perusahaan—misalnya , untuk pencarian karyawan atau berita perusahaan. Untuk informasi tentang cara menggunakan skrip PowerShell dengan Power Apps untuk mengkonfigurasi aplikasi unggulan, lihat dukungan PowerShell untuk Power Apps



Kode QR Kode QR adalah cara tercepat untuk membuat pengguna menginstal aplikasi di perangkat seluler mereka. Perangkat iOS akan secara default mengenali kode QR saat kamera digunakan. Pengguna Android dapat menahan tombol Beranda saat menggunakan kamera untuk mengenali kode QR. Bing memiliki Generator kode QR untuk Anda dapat menempelkan URL dan akan langsung menghasilkan gambar kode QR untuk Anda. Klik kanan gambar kode QR, salin, lalu tempelkan ke komunikasi Anda saat Anda mengiklankan aplikasi Anda.



Penautan mendalam Penautan dalam dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya adalah cara terbaik untuk memberi tahu pengguna tentang aplikasi yang terkait dengan pekerjaan mereka. Pengguna dapat meluncurkan aplikasi dan kemudian beralih ke aplikasi yang relevan, tanpa harus keluar dari aplikasi pertama, kembali ke pemain, dan mencari aplikasi lain. Penautan dalam lebih cepat dan membuat pengalaman lebih mendalam. Untuk tautan dalam, Anda dapat menggunakan fungsi peluncuran dan Param di Power Apps. Informasi selengkapnya: Penautan Dalam di PowerApps



Microsoft Teams Anda dapat menanamkan aplikasi Anda sebagai salah satu tab di dalam tim. Ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan kepuasan pengguna jika aplikasi ini digunakan dalam skenario yang memerlukan bolak-balik antara tim dan proses yang ada.



Informasi selengkapnya: menanamkan aplikasi dalam Teams



Pertalian ke Portal aplikasi dan web yang ada Menyematkan tautan ke aplikasi dari situs web dan portal yang ada juga merupakan cara yang baik untuk memberikan paparan aplikasi Anda. Menggunakan fungsi Param() untuk menyampaikan informasi dari situs web dan portal dapat meminimalkan



kebutuhan pengguna untuk mengisi data dari situs web atau halaman tempatnya berasal. Fungsi ini dapat digunakan untuk mengisi sejumlah data atau melakukan tindakan secara otomatis.



Menanamkan SharePoint Aplikasi juga dapat disematkan langsung ke halaman SharePoint modern. Tidak hanya membantu penemuan aplikasi ini, namun konten dan aplikasi dapat dengan mudah diubah secara independen satu sama lain. Informasi selengkapnya: Menggunakan bagian web Power Apps



Pencarian Microsoft dalam integrasi Bing Dengan Microsoft Search di Bing, Anda dapat membuat penanda untuk perusahaan dan menyematkan aplikasi secara langsung dalam hasil pencarian. Administrator mengkonfigurasi mesin pencarian Bing sehingga saat masuk ke karyawan dalam grup tertentu atau lokal—atau menggunakan perangkat tertentu—pencarian untuk istilah tertentu, mereka akan mendapatkan aplikasi dalam panel di bagian atas hasil pencarian. Langkah berikutnya: Kumpulkan tanggapan dan telemetri



Mengumpulkan tanggapan dan menganalisis telemetri 07/09/2021 • 2 minutes to read



Sebagai cara untuk membantu Anda menyempurnakan dan meningkatkan aplikasi, mengumpulkan umpan balik dan menganalisis telemetri merupakan bagian penting dari proses pemurnian. Lihat kembali sasaran yang Anda tetapkan dalam fase perencanaan untuk merefleksikan seberapa banyak kontribusi aplikasi.



Mengumpulkan tanggapan Menyediakan tempat untuk memberikan tanggapan memastikan aplikasi Anda akan terus memenuhi kebutuhan pengguna. Anda dapat memanfaatkan Microsoft Forms dan Power Automate untuk secara otomatis mengumpulkan tanggapan berharga. Formulir memiliki Skor promotor bersih di dalamnya.



Menganalisis telemetri Untuk memastikan penggunaan aplikasi yang sehat, Anda harus memanfaatkan fitur analitik aplikasi. Analitik Power Apps menyediakan informasi seperti: Jumlah Pengguna Aktif Perangkat dan browser yang digunakan Lokasi Diagnostik aplikasi Kinerja layanan Sebagai pembuat aplikasi, Anda dapat mengakses analitik dengan mengakses laporan penggunaan aplikasi di https://make.powerapps.com. Laporan ini tersedia jika Anda pemilik atau salah satu pemilik aplikasi Canvas. Data tersedia selama 30 hari agar Anda dapat melihat informasi penggunaan seperti hitungan peluncuran aplikasi, pengguna unik berdasarkan hari, dan sebagainya.



Jika Anda adalah administrator, Anda dapat mengakses analitik pada tingkat penyewa secara keseluruhan. Informasi selengkapnya: Analitik admin untuk Power Apps Menambahkan telemetri manual menggunakan Azure Application Insights Anda dapat memperoleh wawasan tambahan dan telemetri tentang aplikasi dengan mengkonfigurasi sambungan ke Application Insights, fitur yang merupakan bagian dari Azure monitor. Beberapa telemetri yang dapat diperoleh dari pengaturan ini mencakup: Jumlah pengguna aktif yang menggunakan aplikasi. Lokasi tempat aplikasi digunakan. Layar yang paling sering digunakan. Aliran pengguna dari satu layar ke layar lainnya.



Anda juga dapat mengkonfigurasi telemetri kustom menggunakan fungsi pelacakan.