Program Kerja Unit RM [PDF]

Citation preview

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS PERIODE 2016



RUMAH SAKIT RUMAH SEHAT TERPADU DOMPET DHUAFA



I. Latar Belakang Dalam meningkatkan mutu pelayanan di rumah sakit perlu diterapkan suatu stadart pelayanan. Mutu pelayanan di rumah sakit dapat dinilai dengan cara melihat kegiatan pelayanan yang diberikan dan dicatat dalam dokumen rekam medis sebagai bukti proses pelayanan yang dilakukan oleh tenaga medis, paramedis, dan tenaga non medis sejak pendaftaran sampai dengan pasien keluar rumah sakit. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mewujudkan pelayanan kesehatan secara optimal sebagai bukti proses pelayanan, maka penyelenggaraan Rekam Medis pun harus dilaksanakan sesuai prosedur. Rekam Medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit. Isi rekam medis merupakan dokumen resmi yang mencatat seluruh proses pelayanan medis di rumah sakit, dan sangat bermanfaat antara lain bagi aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dokumentasi, perencanaan serta pemanfaatan sumber daya. Untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis rumah sakit, manajemen rumah sakit perlu menyusun program kerja masing-masing unit, termasuk unit rekam medis. Program kerja rekam medis memuat tencana baku tentang rangkaian kegiatan yang akan dikerjakan selama tahun 2016. II. Tujuan : 1. Umum : Meningkatkan mutu pelayanan unit rekam medis 2. Khusus : a. b. c. d. e. III. Sasaran:



Menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan unit rekam medis pada tahun 2016 Meningkatkan kualitas sumber daya manusia unit rekam medis Meningkatkan kualitas rekam medis Meningkatkan komunikasi antar unit kerja RS. Terpenuhinya standar dan parameter pada Akreditasi Rumah Sakit.



Sasaran dari program Unit Rekam Medis ini adalah : 1. Ketersediaan Elektronik Medical Record 2. Mengevaluasi Angka Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis 3. Mengevaluasi ketidaktersediaan rekam medis pada saat pelayanan 4. Menyelenggarakan rapat rutin dengan rekam medis dan panitia rekam medis 5. Merencanakan kebutuhan perbekalan rekam medis secara optimal 6. Ketepatan penyimpanan dan pendistribusian rekam medis ke unit pelayanan 7. Peningkatan mutu rekam medis 8. Perencanaan rekam medis tidak aktif 9. Pelaksanaan Code ICD-X 10. Ketepatan pelepasan informasi kepada pihak internal & eksternal 11. Membuat laporan internala & eksternal



PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS



Page ii



IV. Langkah-langkah 1. Menyusun program kerja dan jadwal kegiatan Rekam Medis 2. Melakukan program kerja dan jadwal kegiatan Rekam Medis 3. Monitoring dan mengevaluasi kegiatan penyelengaraan Rekam Medis 4. Memantau program kerja melalui pertemuan rutin sehingga dapat mengetahui tingkat keberhasilan program yang direncanakan 5. Melaporkan hasil kegiatan unit rekam medis kepada Manager 6. Membuat evaluasi program kerja unit rekam medis



V. Rencana Program KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN 1. Sumber Daya Manusia (SDM) Kegiatan Orientasi karyawan



Tujuan Membekali karyawan baru



Langkah-langkah kerja 







  Bina Rohani Karyawan Rekam Medis



Melaksanaka  n Tujuh Gerakan RST Cinta Ibadah.  



Pelatihan Etika Profesi Tenaga Rekam Medis



Memastikan  Staf Rekam Medis bekerja sesuai etika profesi 



Rencana anggaran Informasikan ke Non staf rekam medis budgeting satuminggu sebelumnya tentang waktu orientasi Siapkan materi termasuk daftar hadir, pre test dan post test, 1 hari sebelumnya. Lakukan orientasi. Buat arsip untuk berkas orientasi. Informasikan ke Non staf rekam medis budgeting satu minggu sebelumnya tentang waktu orientasi Lakukan orientasi Buat arsip untuk berkas orientasi. Informasikan ke Non staf rekam medis,1 budgeting minggu sebelumnya tentang waktu traning. Siapkan materi,



PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS



Target waktu



Tempat pelaksanaan Saat ada Rekam Medis karyawan baru



Pelaksana dan peserta Pelaksana: Koordinator dan staf rekam medisyang ditunjuk. Peserta: karyawan baru rekam medis



Saat ada Rekam Medis karyawan Baru



Pelaksana: SDI Peserta: seluruh Perekam Medis



Setiap bulan Rekam Medis Juli



Pelaksana: Koordinator Peserta: seluruh Perekam Medis



Page iii







 Retensi Rekam Medis







Pelatihan Eksternal / Seminar tentang : a. Manajemen Rekam Medis b.Pelatihan ICD X



Pengura  ngan arsip rekam  medis dari rak  penyimp anan 



Meningkat  kan pemahaman ilmu Rekam Medis  



 







Evaluasi Angka Ketidaklengk apan Pengisian Catatan



Pengontrolan  pengisian rekam medis setelah pelayanan pasien 



form daftar hadir dan form notulen rapat. Lakukan pretest dan post test pada saat hari diberikan traning. Buat arsip berkas pelatihan. Memilih Rekam Non Medis in aktif budgeting Tahun 2012-2014 Sortir dokumen In aktif Pemindahan Rekam Medis ke gudang Pencatatan dan perapihan rekam medis



Juni



Informasikan ke staf Farmasi bahwa ada seminar Rekam Medis Tentukan staf yang ikut seminar. Satu bulan sebelum pelaksanaan seminar, ajukan permohonan izin untuk diikutsertakan seminar tersebut. Ajukan permohonan dana yang dibutuhkan. Konfirmasikan kembali kepada panitia pelaksana mengenai teknis pelaksanaan seminar. Izinkan staf untuk mengikuti seminar selama hari yang telah ditentukan. Melakukan pencatatan oleh petugas rekam medis jika terjadi KLPCM Melakukan



Sesuai dengan biaya seminar tersebut



Sesuai dengan jadwal seminar yang ada



Sesuai dengan Peserta dipilih acara seminar secara bergilir dari semua perekam medis



Non budgeting



Setiap Bulan



Unit Rekam Pelaksana: Medis Staf Rekam Medis



PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS



Rekam Medis



Pelaksana: Koordinator Peserta: seluruh Perekam Medis



Peserta: seluruh



Page iv



Medis (KLPCM) Tahun 2016  



Evaluasi angka ketidaklengk apan formulir Informed Consent Tahun 2016



Pengontrolan pengisian formulir Informed Consent setelah pelayanan pasien















Evaluasi kinerja Rekam Medis



Meningkat  kan Kinerja SDM  



Program Penyusunan Laporan Rekam Medis



Pengolahan  data dan analisa data untuk  pengambilan keputusan  



rekapitulasi bulanan dan tahunan KLPCM oleh petugas unit rekam medis Mencari penyebab terjadinya KLPCM Mencari solusi, mengevaluasi dan mengurangi angka kejadian KLPCM Melakukan pencatatan ketidaklengkapan pengisian formulir Informed Consent oleh petugas rekam medis Melakukan rekapitulasi bulanan dan tahunan ketidaklengkapan pengisian informed consent oleh petugas rekam medis Mencari penyebab terjadinya ketidaklengkapan formulir Informed Consent Tetapkan kriteria evaluasi Lakukan evaluasi Susun laporan evaluasi kinerja



Perekam Medis dan Unit Rawat Inap



Non budgeting



Unit Rekam Pelaksana: Medis Koordinator rekam medis Peserta: seluruh Perekam Medis, dan Unit Rawat Inap



Sesuai kebijakan RS



Mengumpulkan Non data dari semua Budgeting unit di RS RST DD Melakukan Rekapitulasi bulanan dan tahunan Mengolah Data Mendistribusikan data untuk pengambilan keputusan RS RST DD



PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS



Setiap Bulan



Setiap bulan



3 Rekam Medis



Setiap Bulan



Rekam Medis



Pelaksana: Koordinator, Ka Ins Rekam Medis dan Manajer Pengembang an Pelayanan Pelaksana : Koordinator, dan seluruh staff Rekam Medis



Page v



2. Fasilitas/Peralatan Rekam Medis Kegiatan



Tujuan



Pemeliharaan alat



Memastikan alat terpelihara dengan baik



Langkah-langkah kerja



Rencana anggaran Lakukan servis alat Sesuai jika ditemukan alat dengan yang sudah harus kebijakan diservis Rumah Sakit Lakukan pengajuan permohonan servis ke bagian tekhnisi ( IPSRS )



Target waktu







Tahun 2016







Tempat pelaksanaan Rekam Medis



Pelaksana IPSRS dan Tekhnisi masing – masing alat



3. Mutu Pelayanan Kegiatan



Tujuan



Evaluasi angka keterlambatan pengembalian rekam medis



Mendapatkan angka ketepatan pengembalian rekam medis yang lengkap



Langkah-langkah kerja











Evaluasi angka ketidaklengka pan pengisian rekam medis















Mendapatk an angka ketidakleng kapan pengisian rekam medis Menunjang informasi untuk aktifitas penjamin mutu Qualitiy assurance Membantu penetapan diagnosis & prosedur pengkodea n penyakit











Rencana anggaran Non Budgeting



Lakukan Pencatatan pengembalian rekam medis dari ruangan yang terlambat Buat laporan tentang angka keterlambatan pengembalian rekam medis dari tiap ruangan. Melakukan Non monitoring yang Budgeting dimulai dari pencatatan ketidaklengkapan pengisian rekam medis dari ruangan Dokumentasikan semua kegiatan dan dilaporkan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan



PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS



Target waktu Setiap hari



Tempat pelaksanaan Rekam Medis



Setiap hari



Rekam Medis



Pelaksana Staf Rekam Medis



Staf Rekam Medis



Page vi



4. Keselamatan Pasien Kegiatan



Tujuan



Identifikasi pasien



Langkah-langkah kerja



Memastikan keselamatan dan keamanan pasien.



  



Lakukan pelatihan keselamatan dan keamanan pasien Pantau praktek keselamatan dan keamanan pasien Laporkan setiap insiden keselamatan pasien dan lakukan evaluasi



Rencana anggaran Sesuai dengan kebijakan Rumah Sakit



Target waktu Pelatihan saat orientasi karyawan baru dan review setiap 1 bulan untuk karyawan lama.



Tempat pelaksanaan Rekam Medis



Pelaksana dan peserta Seluruh staf Rekam Medis



5. Keselamatan Kerja Kegiatan



Tujuan



Pemakaian Alat Pemadam Api Ringan ( APAR )



Memastikan keselamatan kerja di rekam medis



Langkah-langkah kerja 







 



Rencana anggaran Lakukan pelatihan Sesuai keselamatan dan dengan keamanan kerja kebijakan Sediakan alat Rumah Sakit APAR dan fasilitas untuk keselamatan kerja Pantau praktek keselamatan dan keamanan kerja Lakukan evaluasi



Target waktu



Tempat pelaksanaan Pelatihan saat Rekam Medis orientasi karyawan baru dan review setiap 1 bulan untuk karyawan lama.



Pelaksana dan peserta Seluruh staf Rekam Medis



Target waktu



Pelaksana dan peserta Seluruh staf Rekam Medis



6. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi Kegiatan Cuci tangan



Tujuan Memastikan  praktek pencegahan dan pengendalian  infeksi di Farmasi.  



Langkah-langkah kerja Lakukan pelatihan PPI, termasuk cuci tangan yang baik dan benar Sediakan alat pelindung diri dan fasilitas untuk keselamatan kerja Pantau dan mengumpulkan data praktek PPI. Melakukan evaluasi



PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS



Rencana anggaran Sesuai dengan kebijakan Rumah Sakit



Tempat pelaksanaan Pelatihan saat Rekam Medis orientasi karyawan baru dan review setiap 1 bulan sekali untuk karyawan lama.



Page vii



VI. Pembiayaan : Kegiatan Unit Rekam Medis seluruhnya dibiayai oleh Rumah Sakit VII. Pelaksana Seluruh Karyawan Unit Rekam Medis IX. Penutup Program Kerja Unit Rekam Medis dibuat dalam periode 2 (dua) Tahun Sekali kemudian dilakukan evaluasi. Hasil evaluasi merupakan dasar untuk membuat program kerja periode berikutnya. Mengetahui Direktur RS RST Dompet Dhuafa



Bogor, Januari 2016



.



Koordinator Rekam Medis RS RST Dompet Dhuafa



Dr. Yahmin Setiawan, MARS



PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS



Rosmi



Page viii