Program Kerja RM [PDF]

Citation preview

PROGRAM KERJA INSTALASI REKAM MEDIS



RS. ST. GABRIEL KEWAPANTE Hatiku Siap Sedia Untuk Melayani KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT NO.HP : 081237629456 Telp./ Fax : 0382 2425116 Email:[email protected]



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



I.



PENDAHULUAN Rekam medis yang baik adalah cerminan pelayanan kedokteran yang baik. Rekam media pada dasarnya merupakan kumpulan informasi medis dari seorang pasien yang bersumber dan dicatat/ direkam oleh para tanaga kesehatan di rumah sakit. Informasi tersebut akan dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lain yang diberikan kepada seorang yang datang ke rumah sakit. Jadi, rekam medis di sini bukan hanya berarti sebagai catatan atau keterangan tertulis, tetapi lebih bermakna sebagai dokumen medis karena dokumen di sini mempunyai makna yang lebih luas dari pada sekedar catatan. Dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, penyelenggaraan rekam media merupakan faktor yang sangat menentukan baik buruknya mutu pelayanan. Tanpa didukung sarana dan prasarana serta sistem rekam media yang baik dan benar mala pelayanan rumah sakit akan kurang berhasil dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan sebagaimana yang diharapkan. Rekam media menitikberatkan pelayanan dalam sistem penatalaksanaan organisasi rumah sakit pada aspek pelaporan hasil kegiatan pelayanan media, dan pengarsipan dokumen medis, sehingga pelayanan medis rumah sakit dapat berdaya guna dan berhasil guna. Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Bukti tertulis pelayanan dilakukan setelah pemeriksaan tindakan dan pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Sarana kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan baik untuk dirawat jalan, rawat darurat dan rawat inap yang dikelola oleh pemerintah atau swasta.



1



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



II.



LATAR BELAKANG Rekam Medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit.



Isi rekam medis



merupakan dokumen resmi yang mencatat seluruh proses pelayanan medis di rumah sakit, dan sangat bermanfaat antara lain bagi aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dokumentasi, perencanaan serta pemanfaatan sumber daya.Untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis rumah sakit , manajemen rumah sakit perlu menyusun program kerja masing-masing Instalasi, termasuk Instalasi rekam medis.



Program kerja rekam medis memuat rencana



rangkaian kegiatan yang akan dikerjakan selama setahun. Perlu adanya program kerja agar dalam pelaksanaan kerja bisa tertata dan adanya panduan dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan di Instalasi rekam medis. Rekam medis belum sepenuhnya lengkap 2x24 jam, sehingga perlu dievaluasi lebih lanjut lagi dan itu sangat berpengaruh dalam tertib administrasi rumah sakit. Seiring dengan perkembangan ilmu klasifikasi penyakit dan tindakan menuntut staf yang terlibat dalam proses mengkoding penyakit pada pasien harus mmiliki ketrampilan khusus dengan mengikut sertakan pelatihan dan seminar. Petugas rekam medis sangat berperan penting untuk mengkoding penyakit dan tindakan, sehingga harus memiliki staff yang terlatih dalam mengkoding. Dengan adanya program pengendalian mutu yang rutin, dan berkesinambungan diharapkan dapat memberiakan pelayanan yang terbaik bagi Rumha Sakit St. Gabriel Kewapante. Pemusnahan Rekam Medis In aktif juga belum dilaksanakan di Rumha Sakit St. Gabriel Kewapante, mengingat masih adanya tempat untuk menyimpan dokumen rekam medis pasien, dan minimnya pegawai rekam medis untuk memilah milah dokumen yang sudah 2 tahun di simpan di ruang filing in-aktif. Berdasarkan Visi Rumha Sakit St. Gabriel Kewapante adalah Rumah Sakit St. Gabriel menjadi Rumah Sakit terbaik pilihan masyarakat yang mengutamakan mutu pelayanan dalam semangat cinta Allah Tritunggal, oleh karena itu diperlukan suatu program kerja tahunan guna meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.



2



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



III.



TUJUAN a.



Tujuan Umum 1.



Terselenggaranya pelayanan rumah sakit secara optimal sesuai visi dan misi rumah sakit



2.



Meningkatkan mutu pelayanan di Instalasi rekam medis.



b. Tujuan Khusus 1.



Tersedianya SDM di Instalasi rekam Medis yang berkualitas dan professional



2.



Meningkatkan pemanfaatan dan pengembangan SIM-RS dalam mendukung pelayanan serta pelaporan dalam rekam medis



3.



Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai



4.



Sebagai perencanaan dalam semua kegiatan di Instalasi Rekam Medis RS St. Gabriel Kewapante



5.



Sebagai tolok ukur dalam penyelengaraan evaluasi kegiatan Instalasi Rekam Medis RS St. Gabriel Kewapante.



6.



Sebagai acuan dalam penyusunan program kerja Instalasi Rekam Medis RS St. Gabriel Kewapante pada tahun-tahun berikutnya.



IV.



KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Instalasi Rekam Medis Rumha Sakit St. Gabriel Kewapante meyusun beberapa Program Kerja dalam meningkatkan mutu pelayanan di rumah sakit yaitu : 1) Program Kegiatan Pokok a. Program pengolahan data pasien b. Program pengendalian mutu pelayanan c. Program evaluasi/pertemuan d. Program reporting/pelaporan SIRS e. Program Pemusnahan dokumen rekam medis f. Program SIMRS (Sistem Informasi Managemen Rumah Sakit) g. Program peningkatan SDM rekam Medis 2) Rincian Kegiatan a. Program pengolahan data pasien  Melakukan pencatatan data sosial dan data medis pasien 3



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



 Melakukan pencatatan sensus harian pasien  Melakukan Assembling/perakitan terhadap dokumen rekam medis  Melakukan Pengkodean dan Indeksing terhadap diagnosa penyakit  Menginput data penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap  Melakukan kegiatan Filing b. Program pengendalian mutu pelayanan  Memonitoring angka ketidaklengkapan catatan medis pasien (KLPCM)  Pengumpulan data indicator mutu pelayanan rumah sakit  Memonitoring penomoran Ganda c. Program evaluasi/pertemuan  Melakukan pertemuan rutin bulanan di Instalasi rekam medis  Melakukan evaluasi pelayanan selama satu tahun  Melakukan pertemuan dengan kepala bagian penunjang medis d. Program reporting/pelaporan SIRS Membuat Laporan yang akan dikirim setiap bulan dan tahunan: 



Laporan KLB (DHF)







Laporan Mingguan Wabah







Laporan Bulanan dan laporan kematian







Laporan Tahunan



e. Program Pemusnahan Dokumen Rekam 



Pembentukan tim penilai guna dan Tim pemusnahan dokumen rekam medis







Pelaksanaan nilai guna terhadap dokumen rekam medis yang akan dimusnakan







Pemusnahan dokumen rekam medis



f. Program SIMRS (Sistem Informasi Managemen Rumah Sakit) 



Pengadaan program SIMRS guna meperlancar kegiatan pelayanan di Rumha Sakit St. Gabriel Kewapante



g. Program peningkatan SDM rekam Medis 



Mengikutsrtakan staf rekam medis dalam berbagai pelatihan dan seminar tentang rekam medis



4



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]







Mengikutsertakan staf rekam medis dalam pertemuan atau kegiatan rekam medis yang diadakan oleh PORMIKI kab. Sikka



V.



CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN 1.



Memberlakukan SPO untuk semua kegiatan yang ada di Instalasi rekam medis



2.



Semua kegiatan dilaksanakan oleh petugas rekam medis di bagian managemen rekam medis



3.



Semua pelaksanaan kegiatan rekam medis dilaksanakan secara manual yaitu dengan pencatatan dan diinput kedalam computer.



4.



Merekap data ketidaklengkapan pengisian catatan medis (KLPCM) dengan cara membuka dan memeriksa lembar demi lembar dari dokumen rekam medis dan mencatat pada buku khusus.



5.



Merekap data penomoran ganda yang ditemukan dan diperbaiki sesuai dengan SPO yang berlaku.



6.



Mengadakan evaluasi kinerja melalui pertemuan rutin bulanan yang dihadiri oleh semua petugas rekam medis



7.



Mengirim laporan sesuai periode yang telah ditentukan.



8.



Mengajukan pengadaan program SIMRS dalam hal peningkatan pelayanan melalui SIMRS



9.



Memberikan pelatihan kepada staff rekam medis untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan pengembangan staf yang berkualitas.



10. Pelaksanaan terhadap pemusnahan dokumen rekam medis yang sudah di simpan 2 tahun di dalam Rak In-aktif yang sudah dipilih nilai guna wajib dipertahankan dan yang tidak bernilai guna akan di musnahkan dengan cara di cacah atau dibakar kenudian dibuat berita acara.



5



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



VI. N O



1



SASARAN PROGRA M Pengolaha n data pasien



2



3



4



5



RINCIAN KEGIATAN



Evaluasi



Sensus Harian Assembling Koding dan Index Register pasien Ranap dan Ranap - Input data penyakit rajal dan ranap - Filling Mengadakan pertemuan rutin di Instalasi Rekam Medis Mengadakan pertemuan dengan Ka. Bag. Penunjang medik



SASARAN



Petugas Rekam



PELAKSANA



Medis



Petugas Rekam Medis



Petugas Rekam Medis



Petugas rekam medis



Ka. Penunjang Medik dan petugas rekam medis Monitoring Instalasi Rekam Ketidaklengkapan Pengisian Medis dan Catatan Medis (KLPCM) Instalasi terkait Monitoring penomoran Instalasi Rekam Pengendal Ganda Medis dan ian Mutu Instalasi terkait Pengumpulan data inidkator Instalasi Rekam mutu pelayanan Medis dan Instalasi terkait Membuat Laporan:  Laporan Harian Reporting  Laporan KLB ( DHF dan Dinas Kesehatan GEA ) Jakarta, DinKes / Prov, DinKes  Laporan Mingguan Pelaporan Kab, Yayasan dan Wabah Direktur SIRS  Laporan Bulanan dan laporan kematian  Laporan Tahunan Pembenukan Tim Penilaiguna dan Tim Pemusnah Pemusnahan Dokumen Rekam Pelaksanaan nilai guna Medis an DRM DRM Pemusnahan Dokumen Rekam Medis



Petugas RM dan Kabag. Penunjang medik



Petugas Rekam Medis



TAR GET



100%



100%



100%



Petugas Rekam Medis



100%



Tim penilai guna, Tim pemusnahan dan petugas rekam medis



100%



6



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



N O



6



PROGRAM Program SIMRS Peningkatan



7



SDM rekam Medis



VII.



PROGRA



O



M



Pengolaha n data pasien



2



3



4



Pengadaan program Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Mengikutsertakan staf rekam medis dalam berbagai pelatihan tentang rekam medis Mengikuti pertemuan yang diadakan oleh PORMIKI Kab. Sikka



PELAKSANA



SASARAN



Instalasi Rekam Medis



Operator



Petugas Rekam Medis



Petugas Rekam Medis



TAR GET



100%



100%



SKEDUL (JADWAL) PELAKSANAAN KEGIATAN



N



1



RINCIAN KEGIATAN



Evaluasi



Pengendali an Mutu



Reporting/ pelaporan



BULAN JENIS KEGIATAN - Sensus Harian - Assembling, Koding dan Index - Register pasien Ranap dan Ranap - Input data penyakit rajal dan ranap - Filling Mengadakan pertemuan rutin di Instalasi Rekam Medis Mengadakan pertemuan dengan Ka. Bag. Penunjang medik Monitoring Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM) Monitoring penomoran Ganda Pengumpulan data inidkator mutu pelayanan  Laporan KLB (DHF)  Laporan Mingguan Wabah



KET



1



1



1



0



1



2



















Setiap Hari























Setiap Hari



























Setiap Hari































Setiap Hari



































Setiap Hari



































1 Bulan sekali







3 Bulan sekali



1



2



3



4



5



6



7



8



9







































































































































































































Setiap Hari



















































Setiap Hari



















































Setiap Bulan



































































































Jika ada DHF 1 Minggu sekali 7



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



SIRS



 Lap. Bulanan dan lap. kematian  Laporan Tahunan



Pembentukan Tim Penilai Guna dan Tim Pemusnahan dokumen rekam medis Pemusnah Pelaksanaan nilai guna terhadap dokumen rekam an DRM medis Pemusnahan dokumen rekam medis Pengadaan program Sistem Program Informasi Manajemen SIMRS Rumah Sakit (SIMRS) Mengikutsertakan staf rekam medis dalam Peningkata berbagai pelatihan tentang n SDM rekam medis rekam Mengikuti pertemuan yang Medis diadakan oleh PORMIKI Kab. Sikka



5



6



7



VIII.



















































Setiap Bulan Setiap awal Tahun















































































































































Jika ada pelatihan







Setiap Bulan



ANGGARAN BIAYA Anggaran dalam program Instalasi Rekam Medis telah dianggarkan dalam RKA Rumah Sakit St. Gabriel Kewapante tahun 2017



IX.



EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN Dalam melaksanakan suatu perencanaan atau program harus diadakan evaluasi agar dapat memantau hasil pelaksanaan kegiatan di Instalasi



rekam medis dalam



meningkatkan mutu pelayanan yang lebih efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan suatu data dan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dapat diuraikan sebagai berikut:



a. Program pengolahan data pasien Kegiatan pencatatan dan pengolahan data pasien yang dimulai dari register, sensus harian, assembling, koding, indeksing dan input data penyakit dilakukan setiap hari dan dievaluasi setiap bulan. Jika ada kendala atau permasalahan dalam pelaksanaannya bisa langsung dibicarakan dan mencari solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada. 8



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



b. Program pengendalian mutu pelayanan Evaluasi pada pengendalian mutu secara keseluruhan rincian program yang masuk dalam peningkatan mutu juga berkaitan dengan instansi Rawat Inap yaitu pada Ketidaklengkapan pengisian catatan medis (KLPCM) dan pengecekkan nomor ganda pada data KIUP yang dilaksanakan setiap hari kemudian direkap dan dievaluasi pada akhir bulan untuk mengurangi terjadinya KLPCM dan penomoran Ganda. c. Program evaluasi / Pertemuan Pertemuan rutin atau evaluasi bersama dengan seluruh petugas rekam medis dilaksanakan setiap bulan guna membicarakan hal-hal penting yang berkaitan dengan kegiatan penyelenggaraan rekam medis di Instalasi rekam medis dan Instalasi – Instalasi terkait. d. Program pemusnahan dokumen rekam medis Evaluasi pada pelaksanaan program pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan setelah pelaksanaan pemusnahan yang sudah dibuktikan dengan berita acara pemusnahan agar dapat dipertanggungjawabkan pada saat evaluasi. e. Program reporting/pelaporan Pelaporan dilaksanakan sesuai periode yang telah ditentukan, sedangkan pelaporan SIRS dikirim secara online dan dievaluasi setiap bulan agar pengiriman laporan selalu tepat waktu. f. Program SIMRS (Sistem Informasi Managemen Rumah Sakit) Pengadaan program SIMRS sudah ada pada perencanaan tahun-tahun yang lalu namun belum direalisasikan, sangat diharapkan agar bisa mengadakan program SIMRS ini untuk mendukung kelancaran dalam proses pelayanan terhadap pasien sehingga lebih efektif dan efisien. g. Program peningkatan SDM rekam Medis Evaluasi pada pengajuan pelatihan atau seminar di Instalasi rekam medis hanya mencantumkan pada evaluasi tahunan yang diadakan setiap akhir tahun guna menilai pencapaian program yang direncanakan, jika belum dilaksanakan



dapat diajukan



kembali pada program kerja yang akan datang.



9



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



X.



PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN Menurut Depkes RI (1991) Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan yang telah ditentukan dalam menilai efektifitas suatu rencana. Tujuan evaluasi dapat juga berguna untuk memperbaiki pelaksanaan dan perencanaan program yang akan datang serta memperbaiki pelaksanaan suatu kegiatan yang sedang berjalan. Pencatatan,



pelaporan dan pelaksanaan kegiatan pada program kerja tahunan di



Instalasi rekam medis dapat dilaksanakan setiap hari, bulanan dan tahunan. Program yang telah direncanakan dapat dijalankan berdasarkan rincian kegiatan dan cara pelaksanaan masing-masing



kegiatan tersebut



sehingga mempermudah petugas



rekam medis dalam melakukan evaluasi kegiatan dan pelaporannya.



Jenis-jenis



program Instalasi rekam medis ditahun 2017 adalah: 1. Program pengolahan data pasien Program kegiatan ini dicatat setiap hari dan pada akhir bulan direkap untuk jadi bahan laporan rumah sakit, evaluasi juga dilaksanakan agar mencegah kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan. Evaluasi dan pelaporan dilakukan oleh kepala Instalasi rekam medis



bersama kepala bagian penunjang medis dan dilaporkan kepada



Direktur rumah sakit St. Gabriel Kewapante agar dapat ditindaklanjuti. 2. Program pengendalian mutu pelayanan Program kegiatan pengendalian mutu dicatat setiap hari dan pada akhir bulan direkap untuk jadi bahan laporan dan evaluasi untuk



perbaikan kinerja petugas dalam



meningkatkan mutu pelayanan yang lebih optimal. Evaluasi dan pelaporan dilakukan oleh kepala Instalasi rekam medis bersama kepala bagian penunjang medis dan dilaporkan kepada Direktur rumah sakit St. Gabriel Kewapante agar dapat ditindaklanjuti. 3. Program evaluasi/pertemuan Pertemuan rutin Instalasi rekam medis dilaksanakan setiap akhir bulan yang dihadiri oleh semua petugas rekam medis dan selalu dibuat daftar hadir pertemuan. Evaluasi dan pelaporan dilakukan oleh kepala Instalasi rekam medis bersama kepala bagian penunjang medis dan dilaporkan kepada Direktur rumah sakit St. Gabriel Kewapante agar dapat ditindaklanjuti.



10



YAYASAN STENMANNS



RUMAH SAKIT ST. GABRIEL KEWAPANTE 86181 – MAUMERE – FLORES – NTT TELP/FAX: 0382 2425116 – NO.HP: 081237629456 – EMAIL: [email protected]



4. Program reporting/pelaporan SIRS Data pelaporan diperoleh dari pencatatan kegiatan harian kemudian direkap pada akhir bulan dan dilaporkan sesuai periode yang telah ditentukan. Evaluasi dan pelaporan dilakukan oleh kepala Instalasi rekam medis



bersama kepala bagian



penunjang medis dan dilaporkan kepada Direktur rumah sakit St. Gabriel Kewapante agar dapat ditindaklanjuti. 5. Program Pemusnahan dokumen rekam medis Proses pemusnahan dilaksanakan dengan memilih dokumen yang bernilai guna dan di catat atau discan sedangkan dokumen yang tidak bernilaai guna dimusnakan dengan cara dibakar atau dicacah sampai tidak bisa terbaca lagi dan dibuat berita acara pemusnahan. Evaluasi dan pelaporan dilakukan oleh kepala Instalasi rekam medis bersama kepala bagian penunjang medis dan dilaporkan kepada Direktur rumah sakit St. Gabriel Kewapante agar dapat ditindaklanjuti. 6. Program SIMRS (Sistem Informasi Managemen Rumah Sakit) Porgram pengadaan SIMRS sangat diharapkan dalam penigkatan mutu pelayanan rumah sakit yang lebih efektif dan efisien. Evaluasi dan pelaporan dilakukan oleh kepala Instalasi rekam medis bersama kepala bagian penunjang medis dan dilaporkan kepada Direktur rumah sakit St. Gabriel Kewapante agar dapat ditindaklanjuti. 7. Program peningkatan SDM rekam Medis Pelaksanaan penigkatan SDM rekam medis masih sangat kurang dan perlu ditingkat lagi dengan mengikutsertakan petugas rekam medis dalam berbagai pelatihan atau seminar demi menunjang kinerja di rumah sakit. Evaluasi dan pelaporan dilakukan oleh kepala Instalasi rekam medis bersama kepala bagian penunjang medis dan dilaporkan kepada Direktur rumah sakit St. Gabriel Kewapante agar dapat ditindaklanjuti.



11