Project Charter [PDF]

Citation preview

“Euphoria High School Birthday Party “ A. PROJECT CHARTER Project Charter adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Dokumen ini menampilkanjudul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya. Berikut adalah gambaran Project Chapter dari kegiatan yang kami selaku SVIDI Event Organizer akan lakukan :



PROJECT CHARTER General Project Information Nama Proyek



Manajer Proyek



Masa Berlaku Proyek



Euphoria High School



Tita Dwi Riyanti



12-13 Desember 2018



Birthday Party



(1609035012)



Estimasi Biaya Untuk Proyek Euphoria High School Birthday Party ini dianggarkan dana sebesar Rp. 22.500.000,00



Tim SVIDI (Project Team) NO



Biodata



1 Tita Dwi Riyanti



NIM



Jabatan



Tugas



1609035012 Manajer Proyek -



[email protected] 08115539398



Menentukan



jadwal



pelaksanaan



sesuai



dengan keinginan klien -



Melakukan



pemantauan



kepada



semua



anggota yang dilihat dari berjalannya acara atau tidak



2 Lusiana Agustin Sesa 1609035019 Sekretaris



-



Membuat surat izin kegiatan, baik dalam



[email protected]



sekolah



085346900885



menyesuaikan acara klien



maupun



gedung.



Dengan



-



Membuat proposal sponsorship



-



Membuat surat undangan kepada MC, pengisi acara atau bintang tamu, dan undangan party



TEKNIK INDUSTRI



1



“Euphoria High School Birthday Party “ -



Membuat



laporan



pertanggungjawaban



sesudah acara party organizer yang kemudian diserahkan kepada manager project



3 Annisa Fitri K.



1609035015 Bendahara



-



Menentukan anggaran dana yang dibutuhkan dengan cakupan keseluruhan acara



-



Melakukan rincian anggaran dana yang masuk dari hasil sponsorship



-



Melakukan



rincian



pemasukan



dan



pengeluaran dana yang kemudian diserahkan kepada sekretaris untuk dibuat laporan pertanggungjawaban



4 Irena Savika T. [email protected]



1609035005 Koordinator Acara



-



Membuat konsep, tema, rundown acara



-



Membagi



085350602665



jobdesk



tim



sesuai



dengan



kebutuhan keberlangsungan acara -



Melakukan komunikasi kepada semua koor selama berjalannya acara untuk menghindari miss komunikasi



5 Ainun Rif'ah [email protected]



1609035002 Koordinator



-



Humas



082154661646



Mengantar surat undangan, proposal, dan surat izin kegiatan



-



Menghubungi pengisi acara, MC, dan tim kesehatan



-



Menghubungi juri pada setiap perlombaan



-



Melakukan follow up setiap hari kepada perusahaan



mengenai



sponsor



yang



ditawarkan untuk memperoleh persetujuan



6 Mabarsyah Umar



1609035030 Koordinator Perlengkapan



-



Menyiapkan daftar perlengkapan semua koor yang dibutuhkan



TEKNIK INDUSTRI



2



“Euphoria High School Birthday Party “ -



Melakukan



kontrak



perjanjian



dalam



peminjaman dan penyewaan peralatan



7 Jerio Madre



1609035025 Koordinator



[email protected]



085340701452



-



Pubdekdok



Membuat desain undangan, pamflet, dan spanduk



-



Mengambil dokumentasi setiap acara



-



Melakukan penataan layout panggung dan dekorasinya



-



Melakukan publikasi di berbagai media sosial



Stakeholder (Pemangku Kepentingan)



1. Manajer proyek 2. Anggota tim 3. Klien 4. Pengisi acara/bintang tamu 5. Tamu undangan



Project Purpose / Business Justification (Tujuan Proyek / Alasan Bisnis)



Tujuan proyek ini yaitu untuk bisa menarik anak muda untuk menunjukkan kreatifitas dalam melaksanakan suatu event. Selain itu, perusahaan SVIDI ini merekrut sebagian anggota tim adalah seorang pelajar yang mempunyai kemampuan di bidangnya.



Deskripsi Proyek Proyek ini merupakan kerjasama dengan sekolah yang meminta bantuan kepada SVIDI Event Organizer dalam menyelenggarakan jalannya acara ulang tahun sekolah yang ke-10 dengan tema Euphoria Birthday.



Sponsor 1.



Bank Kaltimtara



2.



Telkomsel



3.



Teh Kotak



TEKNIK INDUSTRI



3



“Euphoria High School Birthday Party “ 4.



Honda



5.



Indomaret



6.



Bubuhan Samarinda



7.



TVRI Kaltim



8.



Aston Hotel



Dampak 1.



Memotivasi siswa/i untuk menjadi insan yang kompetitif, inovatif, dan kreatif.



2.



Mempererat rasa kepercayaan & persaudaraan



Project Purpose Tujuan dari proyek ini yaitu perencanaan dan perancangan kegiatan yang akan dilaksanakan pada acara ulang tahun sekolah yang ke-10 dengan tema Euphoria Birthday.



Project Stage (Tahapan proyek)



a)



Pra Produksi -



Kesepakatan klien dengan tim SVIDI



-



Memberikan beberapa konsep kepada klien untuk menyetujui konsep yang akan dijalankan



-



Pembentukan koordinator beserta jobdesk bintang tamu/pengisi acara, budget, dan target audience



-



Melakukan survei tempat acara, dokumentasi, perlengkapan, dan akomodasi



-



Administrasi kontrak perijinan, tempat, undangan harus diselesaikan



-



Produksi perlengkapan seperti pamflet, tiket untuk media promosi acara yang dapat menarik hati masyarakat untuk menjadi audience



b) Produksi Tim SVIDI melakukan antisipasi dengan terjadinya misscomunication antar panitia, sehingga selama acara setiap koordinator dan manager membawa HT. Selain itu koordinasi antara tim harus sering dilakukan untuk berjalannya acara. Acara dilaksanakan tepat waktu sesuai rundown dalam keadaan apapun. Teamwork yang solid akan menghasilkan event spektakuler. c)



Pasca Produksi



TEKNIK INDUSTRI



4



“Euphoria High School Birthday Party “



Setelah produksi selesai dilaksanakan, kemudian melakukan evaluasi mengenai hambatan selama berlangsungnya acara dan membuat laporan pertanggung jawaban secara tertulis.



Communication Strategy 1.



Menyelenggarakan party organizer pada salah satu sekolah dengan tema spektakuler yang mendatangkan bintang tamu disertai perlombaan antar siswa seluruh SMA untuk menciptakan jiwa solidaritas dan kekeluargaan siswa siswi Samarinda maupun menggunakan almamater sekolah masing-masing



2.



Melakukan komunikasi/public speaking yang baik dengan mitra sponsor sehingga perusahaan atau UKM yang dituju dapat menerima penawaran yang ditawarkan oleh pihak sponsorship



3.



Menghubungi bagian perizinan gedung agar tidak terjadi tabarakan jadwal



4.



Selalu follow up dengan bintang tamu yang diundang



5.



Melakukan strategi komunikasi yang baik guna memperlancar acara dengan meminimasi misscomunication



Criteria for Succes Sesuai dengan jargon perusahaan SVIDI “You dream it, we make it” maka kepuasan tercapai jika klien puas dengan konsep yang ditawarkan perusahaan kami, sehingga kesesuaian waktu, dan pelaksanaan dapat berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. Selain itu mendapatkan value addid bagi instansi beserta profit.



Deliverables 1. Dokumen project charter sebagai keputusan formal pada awal proyek antara developer proyek dengan stakeholder proyek 2. Dokumen analisa kebutuhan fungsional dan non fungsional dari proyek ulang tahun sekolah 3. Dokumentasi dari acara 4. Laporan pertanggungjawaban atas acara terkait yang diselenggarakan 5. Produk akhir proyek berupa acara ulang tahun yang berjalan sukses



TEKNIK INDUSTRI



5



“Euphoria High School Birthday Party “ Milestones 1. Template acara disebar melalui sosial media (Instagram, facebook, twitter dan line) -25nov 2. Set-up panggung -11 Des 3. Bazar dan lomba -12 s/d 13 Des 4. Malam puncak -13 Des



Scope Ruang lingkup acara berlokasi di lapangan sekolah SMAN 2



Constrant 1. Cuaca 2. Listrik padam 3. Jumlah peserta 4. Biaya 5. Perizinan



External Dependencies Sponsor



Project Acceptance Criteria Kriteria penerimaan proyek oleh owner dan stakeholder dalam proyek perencanaan pelaksanaan event euphoria birthday high school dengan bekerjasama dengan event organizer yang secara khusus menangani party organizer



TEKNIK INDUSTRI



6



“Euphoria High School Birthday Party “ Project requirements and characteristics 1. Membangun party organizer dengan beberapa promosi baik online maupun offline 2. Beberapa paket yg harus terdapat pada party organizer: foto dan video pendek party 3. Party organizer ini bergerak pada bidang mempersiapkan ulang tahun sekolah dan perpisahan sekolah sehingga dapat bebas dipesan oleh pihak sekolah melalui website ataupun contact person



Major Known Risks (Risiko Utama yang Diketahui) Risk



Risk Rating



Lokasi dan Perijinan



Medium



Sponsorship



High



Pengisi Acara/Bintang Tamu



High



Waktu



Medium



Kurangnya Peserta



High



Kurangnya dana



High



Jadwal pelaksanaan kerja proyek Kegiatan NO 1



Kerja



Bulan Agustus



September



Oktober



November



Desember



Persiapan Kesepakatan



2



Proposal Sponsoship



3



Mencari Bintang Tamu



4



Persiapan Acara



5



Perlombaan



6



Malam Puncak



Note



TEKNIK INDUSTRI



7



“Euphoria High School Birthday Party “



B.



Work Breakdown Structure WBS merupakan pengelompokan pekerjaan proyek yang berorientasi hasil yang menetapkan lingkup total proyek. WBS juga adalah dokumen dasar yang memberikan landasan bagi perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan.



Permulaan: Tahap awal untuk memulai suatu proyek 1.



Membuat project charter: project manager membuat project charter yang antara lain berisi informasi umum proyek, proyek tim, stakeholders, strategi komunikasi dan lain-lain.



2.



Mengajukan project charter: Project Manager mengajukan project charter yang telah dibuat kepada Sponsor



3.



Pihak sponsor meninjau project charter: Pihak sponsor meninjau isi dan kegiatan yang terdapat pada Project Charter



4.



Persetujuan project charter: Pihak sponsor menyetujui project charter yang berarti memberikan kewenangan kepada Project Manager dan dapat diteruskan pada tahap perencanaan.



Perencanaan : proses pengerjaan perencanaan acara "Euphoria Birthday" 1.



Membuat pernyataan lingkup awal: Project Manager membuat pernyataan lingkup awal yang berisi tujuan, objektif, deliverables, lingkup proyek, milestones, konstrain, dan eksternal



2.



Menentukan rencana proyek : menetapkan tujuan, mengidentifikasi, perencanaan jadwal, dan membuat rencana mendukung (termasuk yang berkaitan dengan : sumber daya manunsia, metode komunikasi, dan manajemen) .



3.



Alokasi anggaran : besaran dana yang disediakan dalam kegiatan "Euphoria Birthday" untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan.



4.



Penetapan rundown acara : menetapkan susunan program, durasi serta lokasi pada setiap kegiatannya



TEKNIK INDUSTRI



8



“Euphoria High School Birthday Party “



5.



Perencanaan konsumsi : Perencanaan suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan konsumsi yang berkaitan dengan konsep kegiatan yang sistematis.



6.



Entertainment : Perencanaan jenis hiburan yang akan di tampilkan pada saat kegiatan "Euphoria Birthday" diberlangsungkan, termasuk jenis perlombaan, malam puncak, Booth pendaftaran, dan desain.



7.



Identifikasi dan penerapan manajemen risiko: dari rencana proyek yang telah dibuat, diidentifikasi atas risiko yang mungkin dapat terjadi dan dilakukan perencanaan manajemen risiko untuk menghindari risiko



8.



Menyerahkan rencana proyek : manajer proyek menyampaikan rencana proyek untuk persetujuan



9.



Persetujuan rencana proyek : rencana proyek mendapat persetujuan, kemudian manajer proyek memiliki izin untuk melanjutkan proyek sesuai dengan apa yang telah direncanakan.



Eksekusi : pengerjaan proyek yang telah direncakan. 1.



Melaksanakan rapat proyek : manajer proyek melakukan pertemuan resmi dengan tim proyek, stakeholder proyek, dan sponsor proyek.



2.



Verifikasi dan validasi persyaratan klien : peninjauan persyaratan yang diajukan oleh klien kepada manajer proyek dan tim proyek, kemudian di validasi oleh stakeholder proyek.



3.



Pengadaan perlengkapan : pengadaan seluruh perlengkapan dan fasilitas yang dibutuhkan dalam kegiatan.



4.



Tata panggung dan setup booth : melakukan dekorasi pada tata panggung dan setup booth pendaftaran.



5.



Gladi resik : latihan terakhir dari suatu kegiatan pementasan atau segala hal yang akan disajikan ke ruang publik, misal malam puncak atau pentas seni sesuai dengan rundown yang telah dibuat.



6.



Pelaksanaan kegiatan : proyek High School birthday party dijalankan.



TEKNIK INDUSTRI



9



“Euphoria High School Birthday Party “



Pengendalian: pekerjaan yang berkaitan dengan proses kontrol dari suatu proyek 1.



Manajemen proyek yang telah dilaksanakan: manajemen seluruh kegiatan proyek



2.



Manajemen risiko: manajemen risiko kembali atas segala kegiatan yang sudah terlaksana pada suatu proyek



3.



Pembaruan rencana manajemen proyek: project manager menyusun ulang pembaruan rencana proyek sebagai progres dari proyek



Penutup: Pekerjaan untuk menutup suatu kegiatan proyek. 1.



Melakukan rapat evaluasi proyek: seluruh tim proyek bertemu untuk meninjau kembali seluruh kegiatan proyek yang sudah terlaksana



2.



Pembuatan laporan pertanggung jawaban: membuat laporan kepada klien yang terdiri dari seluruh rincian kegiatan proyek yang telah terlaksana



3.



Arsip file/dokumen: mengarsipkan seluruh file dan dokumen dari kegiatan proyek



TEKNIK INDUSTRI



10



“Euphoria High School Birthday Party “



C. Activity List 1.1 Tahapan awal 1.1.1 manajer menentukan isi dari rancangan acara /project carter 1.1.2 membuat rancangan acara /project carter 1.1.3 menyusun isi 1.1.4 memberikan project carter kepada pihak terkait acara



1.2 Perencanaan 1.2.1 membentuk tim 1.2.2 rapat tim 1.2.3 melaporkan progres tim kepada pihak terkait



1.3 Eksekusi 1.1.3 menentukan teknis proyek 1.3.2 survei lapangan 1.3.3 pemilihan konsep venue 1.3.4 melakukan dekorasi 1.3.5 tim melakukan job desk masing2 sesuai dengan job yg ditentukan 1.3.6 tim melakukan kegiatan hiburan dengan menyelaraskan tema 1.3.7 tim melakukan pengiklanan melalui sosmed



1.4 Penutup 1.4.1 seluruh tim menghadiri acara evaluasi 1.4.2 tim dokumentasi menyerahkan seluruh hasil dokumentasi kepada manajer dan pihak terkait 1.4.3 seluruh tim menyusun hasil kegiatan 1.4.4 tim menyerahkan hasil kegiatan kepada manajer 1.4.5 manajer menerima dokumen mengenai kegiatan yg telah diselenggarakan



TEKNIK INDUSTRI



11



“Euphoria High School Birthday Party “ D. RINGKASAN JADWAL PROYEK Ringkasan ini berisi tentang informasi dan jadwal kegiatan yg direncanakan akan diadakan oleh SVIDI Event Organizer dalam kegiatan “Euphoria Birthday High School” Dimana kegiatan ini direncanakan akan berlangsung selama 2 hari terhitung dari tanggal 12 – 13 Desember 2018. Berikut adalah rinciannya kegiatan dan jadwal berlangsungnya :



1) Bentuk Kegiatan Adapun kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut : a) Lomba basket untuk seluruh siswa SMA samarinda b) Lomba futsal untuk seluruh siswa SMA samarinda c) Festival band untuk seluruh siswa SMA samarinda d) Lomba tari tradisional dan modern untuk seluruh siswa SMA samarinda e) Lomba antar kelas: menulis cerpen, melukis, English debate competition. f)



Syukuran: potong tumpeng



g) Bazar h) Fashion show (baju tradisional beberapa negara) i)



Malam puncak: sambutan dari ketua osis dan ketua panitia, pengumuman pemenang, pentas seni, hiburan: penampilan bintang tamu, penerbangan lampion.



2) Rundown Acara a) Hari Pertama 07.30-08.00 Syukuran 08.00-08.30 Registrasi peserta lomba 08.30-10.30 Lomba basket 10.30-11.40 Lomba tari modern / dance 11.40-12.20 BREAKTIME 12.20-13.30 Lomba menulis cerpen 13.30-14.45 Lomba melukis



TEKNIK INDUSTRI



12



“Euphoria High School Birthday Party “



14.45-16.45 Lomba futsal b) Hari kedua 08.00-08.30 Registrasi peserta lomba 08.30-10.30 Festival band 10.30-11.40 Fashion show 11.40-12.20 BREAKTIME 12.20-14.20 Bazar 14.20-15.30 English Debate Competition 15.30-17.30 Lomba tari tradisional 17.00-19.00 BREAKTIME 19.00-19.30 Registrasi/pembelian tiket malam puncak 19.30-19.45 Sambutan ketua osis 19.45-20.00 Sambutan Ketua panitia 20.00-20.30 Pengumuman pemenang lomba & penyerahan hadiah 20.30-21.00 Pentas seni 21.00-22.30 Hiburan 22.30-23.00 Penutupan (penerbangan lampion)



E. RINGKASAN ANGGARAN PROYEK Berisi informasi tentang kisaran biaya sementara yang diperkirakan oleh tim untuk dapat menjalankan kegiatan ini. Berdasarkan dari hasil diskusi maka rincian perkiraan pemasukan dan pengeluaran adalah sebagai berikut :



1) Perkiraan pemasukan: a) Penjualan tiket 200 lembar x Rp15.000



Rp 3.000.000



b) Komite sekolah



Rp 4.500.000



c) Sponsor



Rp.15.000.000 + Rp22.500.000



2) Perkiraan pengeluaran:



TEKNIK INDUSTRI



13



“Euphoria High School Birthday Party “



Peralatan dan Perlengkapan a) (sewa panggung,sound system,lighting,genset dll)



Rp11.650.000



Sekretariat b) (cetak brosur, banner, tiket dll)



Rp 2.000.000



c) Konsumsi 2 hari kegiatan



Rp 1.000.000



d) Humas



Rp



e) Hadiah utama dan hiburan



Rp 6.000.000



f)



Rp 1.450.000 +



Lain-lain



400.000



Rp 22.500.000



E. Outline View 1. High School Birthday Party 1.1 Permulaan 1.1.1 Membuat Project Charter 1.1.2 Mengajukan Project Charter 1.1.3 Pihak sponsor meninjau Project Charter 1.1.4 Persetujuan Project Charter 1.2 Perencanaan 1.2.1 Membuat pernyataan lingkup awal 1.2.2 Menentukan perencanaan proyek 1.2.2.1 Alokasi anggaran 1.2.2.2 Penetapan rundown acara 1.2.2.3 Perencanaan konsumsi 1.2.2.4 Entertainment 1.2.3 Indentifikasi dan perencanaan manajemen risiko 1.2.4 Menyerahkan rencana proyek 1.2.5 Persetujuan rencana proyek 1.3 Eksekusi 1.3.1 Melaksanakan rapat proyek 1.3.2 Verifikasi dan validasi persyaratan klien 1.3.3 Pengadaan perlengkapan 1.3.4 Tata panggung dan setup booth 1.3.5 Gladi resik 1.3.6 Pelaksanaan kegiatan



TEKNIK INDUSTRI



14



“Euphoria High School Birthday Party “



1.4 Pengendalian 1.4.1 Manajemen proyek yang telah dilaksanakan 1.4.2 Manajemen risiko 1.4.3 Pembaruan rencana manajemen proyek 1.5 Penutup 1.5.1 Melakukan rapat evaluasi proyek 1.5.2 Pembuatan laporan pertanggung jawaban 1.5.3 Arsip file/dokumen



F. Struktur Hirarkis Tingkat 0 1 2 2 2 2 1 2 2 3 3 3 3 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 1 2 2



Kode WBS 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.2.4 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.4 1.4.1 1.4.2



Nama Elemen High School Birthday Party Permulaan Membuat Project Charter Mengajukan Project Charter Pihak sponsor Meninjau Project Charter Persetujuan Project Charter Perencanaan Membuat pernyataan lingkup awal Menentukan perencanaan proyek Alokasi anggaran Penetapan rundown acara Perencanaan konsumsi Entertainment Identifikasi dan perencanaan manajemen risiko Menyerahkan rencana proyek Persetujuan rencana proyek Eksekusi Melaksanakan rapat proyek Verifikasi dan validasi persyaratan klien Pengadaan perlengkapan Tata panggung dan setup booth Gladi resik Pelaksanaan kegiatan Pengendalian Manajemen proyek yang telah dilaksanakan Manajemen risiko



TEKNIK INDUSTRI



15



“Euphoria High School Birthday Party “ 1.4.3 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3



2 1 2 2 2



Pembaruan rencana manajemen proyek Penutup Melakukan rapat evaluasi proyek Pembuatan laporan pertanggung jawaban Arsip file/dokumen



G. Tabel View Tingkat 0



Tingkat 1 1.1 Permulaan



1.2 Perencanaan



1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5



1. Sistem manajemen High School Birthday Party



1.3 Eksekusi



1.4 Pengendalian



1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.4.1 1.4.2 1.4.3



1.5 Penutup



1.5.1 1.5.2 1.5.3



Tingkat 2 Membuat Project Charter Mengajukan Project Charter Pihak sponsor meninjau Project Charter Persetujuan Project Charter Membuat pernyataan lingkup awal Menentukan perencanaan proyek Indentifikasi dan perencanaan manajemen risiko Menyerahkan rencana proyek Persetujuan rencana proyek



Tingkat 3



1.2.2.1 Alokasi anggaran 1.2.2.2 Penetapan rundown acara 1.2.2.3 Perencanaan konsumsi 1.2.2.4 Entertainment



Melaksanakan rapat proyek Verifikasi dan validasi persyaratan klien Pengadaan perlengkapan Tata panggung dan setup booth Gladi resik Pelaksanaan kegiatan Manajemen proyek yang telah dilaksanakan Manajemen risiko Pembaruan rencana manajemen proyek Melakukan rapat evaluasi proyek Pembuatan laporan pertanggung jawaban Arsip file/dokumen



TEKNIK INDUSTRI



16



“Euphoria High School Birthday Party “



H. Struktur Tree View Tingkat 0 1 2



Kode WBS 1 1.1 1.1.1



Nama Elemen High School Birthday Party Permulaan Membuat Project Charter



2



1.1.2



Mengajukan Project Charter



2



1.1.3



2



1.1.4



Pihak sponsor meninjau Project Charter Persetujuan Project Charter



1



1.2



Perencanaan



2



1.2.1



Membuat pernyataan lingkup awal



2



1.2.2



Menentukan perencanaan proyek



3



1.2.2.1



Alokasi anggaran



Definisi



Tahap awal untuk memulai suatu proyek Project manager membuat project charter yang antara lain berisi informasi umum proyek, proyek tim, stakeholders, strategi komunikasi dan lain-lain Project Manager mengajukan project charter yang telah dibuat kepada sponsor Pihak sponsor meninjau isi dan kegiatan yang terdapat pada Project Charter Pihak sponsor menyetujui project charter yang berarti memberikan kewenangan kepada Project Manager dan dapat diteruskan pada tahap perencanaan Proses pengerjaan perencanaan acara "Euphoria Birthday" Project Manager membuat pernyataan lingkup awal yang berisi tujuan, objektif, deliverables, lingkup proyek, milestones, konstrain, dan eksternal Menetapkan tujuan, mengidentifikasi, perencanaan jadwal, dan membuat rencana mendukung (termasuk yang berkaitan dengan:sumber daya manunsia, metode komunikasi, dan manajemen) Besaran dana yang disediakan dalam kegiatan "Euphoria Birthday" untuk



TEKNIK INDUSTRI



17



“Euphoria High School Birthday Party “



3



1.2.2.2



Penetapan rundown acara



3



1.2.2.3



Perencanaan konsumsi



3



1.2.2.4



Entertainment



2



1.2.3



Identifikasi dan perencanaan manajemen risiko



2



1.2.4



Menyerahkan rencana proyek



2



1.2.5



Persetujuan rencana proyek



1 2



1.3 1.3.1



Eksekusi Melaksanakan rapat proyek



2



1.3.2



Verifikasi dan validasi persyaratan klien



2



1.3.3



Pengadaan perlengkapan



2



1.3.4



Tata panggung dan setup booth



2



1.3.5



Gladi resik



mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan Menetapkan susunan program, durasi serta lokasi pada setiap kegiatannya Perencanaan suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan konsumsi yang berkaitan dengan konsep kegiatan yang sistematis Perencanaan jenis hiburan yang akan di tampilkan pada saat kegiatan "Euphoria Birthday" diberlangsungkan, termasuk jenis perlombaan, malam puncak, Booth pendaftaran, dan desain Dari rencana proyek yang telah dibuat, diidentifikasi atas risiko yang mungkin dapat terjadi dan dilakukan perencanaan manajemen risiko untuk menghindari risiko Manajer proyek menyampaikan rencana proyek untuk persetujuan Rencana proyek mendapat persetujuan, kemudian manajer proyek memiliki izin untuk melanjutkan proyek sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengerjaan proyek yang telah direncakan Manajer proyek melakukan pertemuan resmi dengan tim proyek, stakeholder proyek, dan sponsor proyek Peninjauan persyaratan yang diajukan oleh klien kepada manajer proyek dan tim proyek, kemudian di validasi oleh stakeholder proyek Pengadaan seluruh perlengkapan dan fasilitas yang dibutuhkan dalam kegiatan Melakukan dekorasi pada tata panggung dan setup booth pendaftaran Latihan terakhir dari suatu kegiatan pementasan atau segala hal yang akan disajikan ke ruang publik, misal malam



TEKNIK INDUSTRI



18



“Euphoria High School Birthday Party “



2



1.3.6



Pelaksanaan kegiatan



1



1.4



Pengendalian



2



1.4.1



2



1.4.2



Manajemen proyek yang telah dilaksanakan Manajemen risiko



2



1.4.3



Pembaruan rencana manajemen proyek



1



1.5



Penutup



2



1.5.1



Melakukan rapat evaluasi proyek



2



1.5.2



Pembuatan laporan pertanggung jawaban



2



1.5.3



Arsip file/dokumen



puncak atau pentas seni sesuai dengan rundown yang telah dibuat Proyek High School birthday Party dijalankan Pekerjaan yang berkaitan dengan proses kontrol dari suatu proyek Manajemen seluruh kegiatan proyek Manajemen risiko kembali atas segala kegiatan yang sudah terlaksana pada suatu proyek Project manager menyusun ulang pembaruan rencana proyek sebagai progres dari proyek Pekerjaan untuk menutup suatu kegiatan proyek Seluruh tim proyek bertemu untuk meninjau kembali seluruh kegiatan proyek yang sudah terlaksana Membuat laporan kepada klien yang terdiri dari seluruh rincian kegiatan proyek yang telah terlaksana Mengarsipkan seluruh file dan dokumen dari kegiatan proyek



TEKNIK INDUSTRI



19



“Euphoria High School Birthday Party “



I. WBS Intranet Disusun berdasarkan Fase Merupakan pembagian tahapan proses kedalam bentuk level atau fase berdasarkan tingkatannya. High School Birthday Party



Permulaan



Membuat Project Charter



Perencanaan



menentukan rencana proyek



meyerahkan rencana proyek



Eksekusi



persetujuan rencana proyek



Pengendalian



Penutup



melaksankan rapat proyek



Manajemen proyek yang telah dilaksanakan



melakukan rapat evaluasi proyek



Pembuatan laporan pertanggung jawaban



Mengajukan Project Charter



Alokasi anggaran



verifikasi dan validasi persyaratan klien



Manajemen risiko



pihak sponsor meninjau project charter



penetapan rundown acara



Pengadaan perlengkapan



perbaharuan rencana manajemen proyek



Persetujuan project charter



Perencanaan Konsumsi



Tata Panggung dan Setup Booth



Keterangan WBS Level 0 : Entire Project



Entertainment



Gladi resik



Level 1 Level 2



Pelaksanaan Kegiatan



Level 3



TEKNIK INDUSTRI



20



“Euphoria High School Birthday Party “



J. Mind-Mapping Menulis tugas di format nonlinear, bercabang dan kemudian membuat struktur WBS



TEKNIK INDUSTRI



21



“Euphoria High School Birthday Party “



TEKNIK INDUSTRI



22