Prosedur Dan Teknis Pemeliharaan Aset [PDF]

Citation preview

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena telah memberikan kekuatan dan kemampuan sehingga makalah ini bisa selesai tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Mata Kuliah tentang Manajemen Aset. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung dalam penyusunan makalah ini. Penulis sadar makalah ini belum sempurna dan memerlukan berbagai perbaikan, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat dibutuhkan. Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan semua pihak.



Jatinangor, Januari 2017



i|Page



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR ............................................................................................................................................. i DAFTAR ISI........................................................................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 1 1.1



LATAR BELAKANG ............................................................................................................................ 1



1.2



RUMUSAN MASALAH ........................................................................................................................ 2



1.3



TUJUAN DAN MANFAAT ................................................................................................................... 2



BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................................................ 3 2.1 PROSEDUR PENGELOLAAN ASET ........................................................................................................ 3 2.2 TEKNIS PEMELIHARAAN ASET ............................................................................................................. 4 BAB III PENUTUP ................................................................................................................................................ 8 3.1 KESIMPULAN ............................................................................................................................................. 8 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................................. 9



ii | P a g e



iii | P a g e



BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Manajemen aset hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Menurut Hwa (2003) dalam Sri Lankan Journal of Estate, sejalan dengan kebutuhan akan tempat usaha, properti digambarkan sebagai faktor penting dari produksi. Hal ini menjelaskan mengapa banyak perusahaan mempunyai aset properti dalam jumlah besar (Seiler et al, 2001 dalam Sri Lankan Journal of Estate). Berkaitan dengan hal tersebut, maka aset properti dalam jumlah besar harus dapat dikelola dengan baik. Banyak perusahaan masih menganggap Manajemen Aset secara Fisik hanyalah sekedar instrumenpengelolaan daftar aset. Realita di lapangan menunjukan banyak banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari salah kelola dan salah urus masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu alat produksi sudah saatnya untuk diganti atau masih layak untuk di maintenance. Pertanyaan berikutnya apabila harus di maintenance kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut, apabila harus diganti apakah dengan jenis alat yang sama atau ada aternatif lain yang lebih baik. Keputusan akan pilihan-pilihan dalam pengelolaan aset hanya bisa terjawab dengan tepat bila kita memiliki informasi/data yang jelas tentang aset tersebut. Telah ada pergeseran persepsi terhadap pengadaan aset, yang mana ketergantungan terhadap organisasi-organisasi atau badan-badan dan lembaga sebagai penyedia aset secara individu telah luntur (tidak berlaku). Komplesitas dalam pengadaan aset dalam lingkungan masa kini mensinyalkan bahwa pengelola dan instansi-instansi yang terkait tidak lagi dapat bekerja secara terisolisasi. Sebaliknya, sistem yang lebih terintegrasi dengan pendekatan yang kolektif terhadap pengelolaan aset telah dicetuskan. Pendekatan yang terpadu (integrated approach) memungkinkan organisasi-organisasi penyedia aset untuk mengakses ilmu pengetahuan, keahlian dan sumber daya informasi untuk menciptakan keuntungan yang berlebih. Adanya pendekatan tersebut bukanlah sistem bismis seperti biasa, yang mana pendekatan tersebut memerlukan pegeseran persepsi, perfikiran dan pandangan dalam cara perkembangan, pengadaan dan pengelolaan proyek.



1|Page



1.2 RUMUSAN MASALAH a. Bagaimana prosedur pengelolaan aset? b. Bagaimana teknis pemeliharaan aset? 1.3 TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan dari pembahasan makalah ini adalah mengetahui prosedur pengelolaan aset serta teknis yang baik dan benar dalam pemeliharaan aset.



2|Page



BAB II PEMBAHASAN 2.1 PROSEDUR PENGELOLAAN ASET Pembentukan strategi merupakan hal yang sangat penting dalam kegiatan pengelolaan aset. Seperti yang dikemukakan oleh Bernardz dalam Maharani (2012) bahwa Strategic Asset Management (SAM) adalah suatu model baru untuk mengekstraksi nilai dari aset-aset produksi. Konsep dasar SAM adalah penggunaan sumber daya secara total untuk keunggulan berkompetisi. SAM mencakup prediksi penjualan sampai pada perencanaan produksi, dan berakhir pada serahan produk ke pelanggan. SAM juga meliputi pengelolaan investasi kapital terhadap program peningkatan ROA (Return On Assets) jangka panjang.



Hariyono (2007) berpendapat bahwa proses pengembangan strategi aset mengilustrasikan 4 tahap pendekatan dalam melakukan strategi aset: 1. Menentukan kebutuhan aset dengan mengacu pada pelayanan/jasa; Dalam perumusan strategi aset, kegiatan penentuan kebutuhan aset merupakan langkah pertama yang harus dilakukan. Keputusan manajemen aset yang menyangkut pengadaan, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan aset dibuat dalam suatu kerangka perencanaan pelayanan dan finansial yang terintegrasi dan dalam konteks kebijakan dan prioritas alokasi seluruh sumber daya. Kebutuhan akan suatu aset secara langsung berhubungan dengan ketentuan pelayanan. Perencanaan aset meliputi penilaian terhadap aset yang telah ada dan perencanaan pengadaan dibandingkan dengan kebutuhan penyediaan pelayanan. Strategi tersebut didasarkan pada analisis kebutuhan dan review bagaimana pelayanan yang sekarang ini diberikan. Alternatif pelayanan perlu dievaluasi dari segi finansial, ekonomi, sosial, dan lingkungan. 2. Mengevaluasi aset yang ada (existing asset) dalam hal kapasitas untuk mendukung penyediaan pelayanan; Evaluasi atas aset yang telah ada dilakukan untuk menentukan apakah kinerja aset tersebut memadai untuk mendukung strategi penyediaan pelayanan yang telah ditentukan. Evaluasi program pelayanan mencakup evaluasi atas kinerja aset. Kinerja aset ditinjau ulang (review) secara rutin dengan pembanding praktik terbaik (best practice) untuk mengidentifikasi aset yang kinerjanya buruk, atau membutuhkan biaya terlalu tinggi untuk dimiliki atau dioperasikan. Review ini juga memungkinkan dilakukannya alih investasi dalam aset. Evaluasi hendaknya dapat menemukan aset yang memiliki 3|Page



kapasitas berlebih, atau melebihi kebutuhan. Aset yang dipelihara secara tidak memadai dapat menimbulkan potensi risiko keamanan atau kesehatan, mengganggu pelayanan utama, atau menimbulkan pengeluaran tak terduga untuk perbaikan kerusakan. 3. Melakukan analisis kesenjangan (gap analysis) antara aset yang ada dengan aset yang dibutuhkan; Proses ini membandingkan antara aset yang dibutuhkan dengan aset yang sedang digunakan dalam kegiatan pelayanan. Dengan dilakukannya kegiatan analisis kesenjangan ini, organisasi dapat mengidentifikasi beberapa hal, diantaranya: a. Aset yang ada, masih diperlukan dan masih mampu (capable) dalam mendukung penyediaan pelayanan. b. Aset yang ada, yang masih dibutuhkan tetapi berada di bawah standar dan memerlukan perbaikan guna memenuhi kebutuhan penyediaan pelayanan. c. Aset yang berlebih (surplus) untuk penyediaan pelayanan dapat dihapuskan. d. Aset yang harus dihapuskan untuk memenuhi kebutuhan penyediaan pelayanan. 4. Menyusun strategi aset yang berisikan rencana pengadaan, operasi, pemeliharaan, dan penghapusan. Untuk mengembangkan sistem dan proses guna mendukung penyusunan strategi aset lima tahun kedepan yang meliputi pengadaan, pemeliharaan, perbaikan, alokasi, dan penghapusan, secara bersamaan menggunakan penyertaan modal dan biaya operasi. Suatu pendekatan terintegrasi terhadap perencanaan dan manajemen aset memungkinkan entitas untuk memberikan pelayanan berbasis aset yang berkualitas secara efisien dan efektif.



2.2 TEKNIS PEMELIHARAAN ASET Organisasi harus menyusun mekanisme akuntabilitas yang efektif yang memastikan penggunaan dan pemeliharaan berkelanjutan atas aset masih relevan dengan kebutuhan penyediaan pelayanan dan standar pelayanan seperti yang dijelaskan didalam rencana pengadaan. Perbaikan dalam sektor publik telah diarahkan pada penuyusunan akuntabilitas, dengan tanggungjawab pada tingkat program penyediaan pelayanan. Manajer program bertanggungjawab atas input dan hasil yang bisa dikendalikan (controllable) dari masing-masing program. Untuk memastikan penggunaan aset yang efektif adalah penting bagi manajer program untuk bertanggungjawab terhadap biaya dari penggunaan aset dalam program penyediaan pelayanan dan kinerja aset tersebut dalam pencapaian tujuan program penyediaan pelayanan. Bagian ini mencari mekanisme yang dengannya akuntabilitas finansial dan kinerja disusun. Bagian ini juga memberikan panduan untuk implementasi penilaian kondisi dan pemantauan kinerja yang memadai.



4|Page



Kebutuhan penyediaan pelayanan diakui di buku ini sebagai sesuatu yang fundamental dalam mengarahkan praktik dan keputusan aset. Bab ini memokuskan pada kinerja aset dalam memenuhi kebutuhan tersebut dan peran bahwa pengoperasian dan pemeliharaan aset aktivitas utama ketiga dalam siklus hidup aset berarti dalam menyokong tingkat kinerja aset. Isu khusus yang dibahas adalah penentuan kinerja dan perencanaan pemeliharaan dipersyaratkan. Tahap pemeliharaan, yaitu ketika suatu aset digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Fase ini mungkin diselingi dengan pembaharuan atau perbaikan besar-besaran secara periodik, penggantian atas aset yang rusak dalam periode penggunaanya dan pengoperasian dan pemeliharaan merupakan alur yang paling penting dalam memanajemensuatu aset sehingga aset tersebut dapat digunakan dalam jangka waktu lama. Kegunaan suatu aset tergantung seberapa efektif aset tersebut memenuhi tujuannya. Untuk kebanyakan jenis aset, hal itu dapat tergantung pada kerutinan dan kelayakan dari pemeliharaannya. Pemeliharaan yang rutin dapat membantu melindungi nilai aset. Pemeliharaan aset adalah usaha mempertahankan kondisi aset agar tetap berungsi sebagaimana mestinya atau dalam usaha meningkatakan wujud aset, serta menjaga terhadap pengaruh yang merusak. Pemeliharaan aset merupakan upaya untuk menghindari kerusakan komponen/elemen aset akibat keusangan/kelusuhan sebelum umumnya berakhir. Tindakan (action) pemeliharaan yang dilakukan tidak hanya diartikan sebagai aktivitas fisik terkait dengan upaya pemeliharaan yang dilakukan tidak hanya diartikan sebagai aktivitas fisik terkait dengan upaya pemeliharaan namun juga menyangkut beberapa aspek pertanggungjawaban (stewardship) dan aspek pembiayaan . kondisi yang dapat diterima adalah merupakan persyaratan operasional yang harus diterima agar seluruh asset dapat bekerja/berfungsi sesuai dengan yang direncanakan. Pemeliharaan aset fisik bertujuan untuk mempertahankan/mengoptimalkan usia pakai aset fisik. Kegiatan pemeliharaan meliputi penilaian kondisi, inventarisasi dan perencanaan waktu pemeliharaan, penetapan spesifikasi pekerjaan pemeliharaan, pelaksanaan pemeliharaan (pemeliharaan pencegahan dan pemeliharaan perbaikan atau major and correction maintenance), pembiayaan pemeliharaan pemeliharaan dan pemeliharaan dan pencatatan pemeliharaan. Perencanaan pemeliharaan aset memungkinakan tindakan yang telah dutargetkan diambil secara tepat waktu dan biaya-efektif. Hasilnya akan membantu meyakinkan bahwa aset akan tetap layak dan produktif untuk biaya jangka panjang yang serendah mungkin. Sebagai langkah pertama, suatu organisasi harus menentukan aset-aset mana yang perlu dipelihara (yakni entitas harus menilai materialitas dari aset-asetnya). Beberapa aset mungkin, sebagai contoh memiliki nilai rendah atau sedikit 5|Page



dan memiliki umur manfaat yang relatif pendek sedangkan lainnya mungkin berupa aset-aset yang normalnya memerlukan sedikit atau bahkan tidak memerlukan usaha pemeliharaan (misalnya meubel/furniture). Berdasarkan uraian tersebut di atas suatu strategi pemeliharaan atas aset organisasi sektor publik diperlukan untuk meningkatkan dan mendorong eektiitas penggunaan aset fisik organisasi sektor publik, pada waktu yang sama akan mengurangi resiko turunnya kualitas pelayanan dan beban finansial di masa mendatang yang diakibatkan oleh kurang terpeliharanya aset organisasi sektor publik. Strategi pemeliharaan aset bertujuan agar aset organisasi sektor publik terpelihara untuk dapat dimanaatkan secara optimal selama siklus masa manfaat aset, menjaga kinerja aset supaya dapat memenuhi pelayanan yang diharapkan, beban biaya untuk melakukan pemeliharaan aset selama masa manfaatnya dapat dikuantiikasi, serta diperolehnya inormasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan penganggaran organisasi sektor publik. 1. Kebijakan Pemeliharaan Aset Kebijakan pemeliharaan diturunkan dari pertimbangan atas beberapa faktor yang berhubungan dengan kebutuhan organisasi dan risiko dan konsekuensi dari kerusakan aset. Kebijakan pemeliharaan memberikan dasar untuk menentukan mengapa aset dipelihara dengan cara tertentu. Kebijakan tersebut berhubungan langsung dengan strategi pemeliharaan. Pemilihan strategi pemeliharaan mencakup pertimbangan atas gabungan prosedur dan kapasitas yang memadai untuk melakukan modifikasi dan perbaikan disaat dibutuhkan. Mau tidak mau satu pendekatan layak diambil. Pendekatan yang utama adalah: a. Korektif tidak ada pemeliharaan yang dilakukan tanpa atau sampai ada aset yang tidak berfungsi sesuai dengan standar yang ditentukan b. Preventif melakukan pemeliharaan yang terprogram untuk mengurangi kemungkinan kerusakan aset sampai pada tingkat yang dapat diterima. 2. Strategi Pemeliharaan a. Startegi pemeliharaan merupakan suatu rencana komprhensif b. Menjelaskan tentang aset, kinerja yang diinginkan/dipersyaratkan dari aset tersebut dan pada tingkat (level) yang mana aset ini akan dipelihara c. Menjelaskan sistem dan prosedur yang akan digunakan untuk merencanakan dan mengatur pekerjaan pemeliharaan d. Menentukan jenis pemeliharaan yang akan dilakukan dan mengapa e. Menetukan sumber daya dan menerapkan pemeliharaan f. Menunjukkan berbagai persyaratan untuk inhouse plant, peralatan atau suku cadang 6|Page



g. Menyajikan proyeksi/ramalan biaya pemeliharaan rutin (dan korektif/preventif), seperti halnya merencanakan penggantian besar-besaran selama lima-sepuluh tahunana. Dalam mengembangkan startegi pemeliharaan ada dua pertimbangan penting yaitu tingkat pemeliharaan (level of maintenance).



Dalam mengembangkan strategi pemeliharaan, ada dua pertimbangan penting yaitu tingkat pemeliharaan (level of maintenance) yang diperlukan untuk suatu aset dan prioritas pemeliharaan (maintenance priorities). 1. Tingkat pemeliharaan a. Tingkat pemeliharaan yang diperlukan untuk suatu aset dan kinerja yang diharapkan dari aset tersebut, harus dirinci dengan jelas. Rancangan tingkat pemeliharaan. b. Hendaknya konsisten dengan peranan yang diberikan aset dalam pemberian pelayanan. c. Mencerminkan kewajiban untuk memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kesehatan, keamanan, kebakaran, manajemen lingkungan dan sejenisnya. d. Realistis, sesuai dengan kondisi dan umur aset yang diharapkan. e. Layak dilakukan dalam konteks ketersediaan sumber daya yang rencanakan. f. Disetujui oleh pengguna aset.



Tingkat pemeliharaan hendaknya menentukan tambahan pada kinerja aset yang mana yang dipandang kritis secara operasional dan pada tampilan fisik mana yang dipandang penting. Disamping itu juga menetapkan waktu respon yang diperluan dalam hal terjadi kerusakan. 2. Prioritas Pemeliharaan Tugas pemeliharaan yang memiliki prioritas tertinggi harus diidentifikasi dalam strategi pemeliharaan. Hal ini akan memungkinkan usaha untuk memfokuskan pemeliharaan pada era ini apabila sumber daya ternyata menurun dari tingkat yang direncanakan.



7|Page



BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Organisasi harus menyusun mekanisme akuntabilitas yang efektif yang memastikan penggunaan dan pemeliharaan berkelanjutan atas aset masih relevan dengan kebutuhan penyediaan pelayanan dan standar pelayanan seperti yang dijelaskan didalam rencana pengadaan. Entitas harus menyusun dan memlihara proses manajemen guna secara rutin mamntau dan menilai aset-aset yang berada dibawah kendali mereka. Melindungi potensi pemberian pelayanan dan mengarahkan perhatian pada kesehatan dan keselamatan merupakan prioritas pada waktu pembuatan keputusan tentang pengguanaan dan pemeliharaan aset. Merupakan hal yang sangat penting bahwa kinerja aset direviewn dan dievaluasi secara meamdai guna meyakinkan bahwa hasil (outcomes) yang diharapkan telah tercapai. Kebijakan pemeliaharaan memberikan dasar untuk menetukan mengapa aset dipelihara dengan cara tertentu. Kebijakan tersebut berhubungan langsung dengan strategi pemeliharaan. Pemilihan strategi pemeliharaan mencukup pertimbangan atas gabungan prosedur dan kapasitas yang memadai untuk melakukan modifikasi dan perbaikan disaat dibutuhkan. Rencana pemeliharaan memberikan dasar untuk mengatur pekerjaan dan memonitor kinerja pemeliharaan. Rencana ini hendaknya juga menguraikan persyaratan pemeliharaan untuk suatu aset, dirinci kedalam komponen-komponen, sistem atau elemen-elemen, jika perlu. Disamping itu rencana pemeliharaan hendaknya mencakup laporan tentang sumber daya.



8|Page



DAFTAR PUSTAKA Oladokun, Timothy Tuned. 2011. Corporate Real Estate Management: A need For Paradigm Shift In Nigeria. Sri Lankan Journal Of Estate . journals.sjp.ac.lk/index.php/SLJRE/article/download/127/51 Prawoto, Agus. (t.t). “Lifecyle Sustainability Asset Management”. Dari http://www.kedaiproperty.com/lifecycle-sustainability-asset-management diunduh 12 November 2011 Victoria Government Asset Management Series.1995, bagian 2 butir 5 Clarence Valley Council. 2007. Asset Management Strategy. Version 1.03, August 2007. Jeff Roorda & Associates. www.jr.net.au Government of South Australia. 1999. Strategic Asset Management Framework, 2nd Edition, Achieving Better Value For South Australians From Our Investment In State Assets. Treasury and Finance. ISBN 0 7308 0724 Hariyono, Arik.(2007).Prinsip & Teknik Manajemen Kekayaan Negara. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Maharani, Rahmadita. 2012. Tugas Akhir: Strategi Perancangan Optimasi Pemanfaatan Aset Lahan Dan Bangunan Kantor Unit Pemasaran III Cabang Bandung PT Pertamina (Persero). Bandung: Politeknik Negeri Bandung PAS 55-1 and PAS 55-2 Asset Management. 2008. British Standards Institution. ISBN: 978 0 580 50976 6. www.bsi-global.com Priyatiningsih, Katharina. 2012. Bahan Ajar Strategi Pengelolaan Aset. Bandung: Politeknik Negeri Bandung



9|Page