Prosedur Peminjaman Arsip Terkait Pelayanan Arsip [PDF]

Citation preview

PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP TERKAIT PELAYANAN ARSIP DI KANTOR UNIT PUSAT KEARSIPAN KEMENTERIAN KEHUTANAN DISUSUN OLEH : Bima Wahyu 13030215060052/ A Dosen Pengampu : M. Bachrun Effendi, SS, M.HUM



PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEARSIPAN SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG 2019



PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP TERKAIT PELAYANAN ARSIP DI KANTOR UNIT PUSAT KEARSIPAN KEMENTERIAN KEHUTANAN Dari beberapa definisi mengenai pelayanan dan kearsipan diatas, dapat disimpulkan bahwa Pelayanan kearsipan adalah suatu proses penyediaan informasi yang dimiliki oleh suatu lembaga kearsipan untuk dapat disajikan kepada umum yang dapat digunakan untuk kegiatan pemerintah, penelitian dan kepentingan umum. Seiring dengan perkembangan era digital yang makin pesat, Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan pelayanan kearsipan tidak hanya secara langsung di tempat namun juga melaksanakan pelayanan kearsipan secara tidak langsung (online) melalui website mereka. Sehingga memudahkan pengguna yang hendak meminjam Arsip namun terkendala oleh jarak yang sulit dijangkau apabila pengguna datang langsung ke dinas terkait. Melalui pelayanan tidak langsung (online) pengguna akan semakin dimudahkan apabila akan meminjam arsip untuk bahan penelitian, referensi, maupun acuan pembelajaran. Penyelenggara dan seluruh bagian organisasi penyelenggara bertanggung jawab atas ketidakmampuan, pelanggaran, dan kegagalan penyelenggaraan pelayanan. Dalarn rangka mempermudah penyelenggaraan berbagai bentuk pelayanan publik, dapat dilakukan penyelenggaraan sistem pelayanan terpadu. Kementerian kehutanan sebagai lembaga pemerintah yang memiliki kompleksitas kegiatan bidang kehutanan memerlukan suatu manajemen arsip dinamis untuk mengelola arsip yang tercipta agar dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam bidang kegiatan sektor kehutanan. Arsip tersebut perlu dikelola dengan baik, sistematis dan kronologis agar apa bila suatu saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan akurat serta dapat dipertanggungjawabkan, dari sinilah perlu adanya pelayanan informasi arsip yang handal dimana arsip dapat disajikan dengan cepat tepat serta lengkap dalam rangka pengambilan keputusan penentuan kebijakan sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kegiatan oleh pimpinan atau pengguna serta untuk kepentingan organisasi lainnya.



Sebagai suatu unit pusat kearsipan yang salah satu tugasnya memberikan layanan kearsipan, maka petugas dituntut untuk menguasai khasanah arsip serta daftar arsip yang ada untuk mendukung pelayanan kearsipan yang akan dilakukan. Pelayanan kearsipan dilakukan untuk menyediakan informasi arsip kepada pengguna baik dari internal maupun ekspternal. Layanan arsip adalah suatu proses penyediaan informasi yang dimiliki oleh suatu lembaga kearsipan untuk dapat disajikan kepada umum yang dapat digunakan untuk kegiatan pemerintah, penelitian dan kepentingan umum. Pelaksanaan kegiatan layanan arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan dilakukan setiap hari hari kerja yaitu Senin- Kamis pukul 08.30-16.00 WIB dan pelayanan di hari Jum’at dari pukul 7.30-16.30 WIB dengan dilengkapi pengaturan jadwal piket pelayanan bagi semua arsiparis yang diatur setiap bulan dengan petugas piket sebanyak 5 orang/ bulan. Kegiatan layanan arsip yang dilakukan di Kantor Unit Pusat Kearsipan tidak hanya sebatas peminjaman arsip dan penyediaan informasi kearsipan namun lebih luas lagimeliputi semua pelayanan yang berkaitan dengan kearsipan seperti konsultasi kearsipan, magang, bimtek dan lain-lain yang pelaksanaannya disesuaikan dengan petugas piket. 1. Sarana yang digunakan dalam pemberian pelayanan arsip kepada pihak pengguna antara lain: a.



Formulir Peminjaman Berdasarkan pada P. 51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan tanda bukti peminjaman arsip rangkap 3 (tiga) dengan peruntukan :



1) Lembar ke-1 disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang dipinjam. 2) Lembar ke-2 disertakan pada arsip yang dipinjam. 3) Lembar ke-3 disimpan sebagai sarana kontrol. Tanda bukti peminjaman arsip/layanan arsip. b. Buku Tamu Setiap pengunjung wajib untuk mengisi buku tamu. Guna buku tamu untuk mengetahui jumlah pengunjung dalam kurun waktu tertentu dan keperluan pengunjung.



a. Daftar Arsip Daftar arsip dapat membantu dalam penemuan kembali. Daftar arsip dapat berupa print out data SKE dapat juga dilihat pada daftar arsip yang ada di sistemnya. b. Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) Sistem Kearsipan Elektronik membantu dalam pencarian arsip dan penemuan kembali dengan cepat dengan menunjukkan ruang lokasi simpan. Out indicator Out indicator berfungsi untuk memberi tanda di dalam boks bahwa terdapat arsip yang 2.



Alur Pelayanan Arsip dalam Proses Peminjaman Arsip Pelaksanaan layanan arsip dalam proses peminjaman arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan memiliki alur sebagai berikut :



1) Permohonan peminjaman arsip. Pengguna arsip dapat memesan arsip via email/surat, telpon atau langsung. Seringkali permasalahan proses peminjaman arsip terbentur pada masalah jarak dan waktu. Dengan fasilitas layanan via telpon memungkinkan pengguna bisa memastikan apakah arsip yang dibutuhkan statusnya “tersedia” di Kantor Unit Pusat Kearsipan. 2) Pemohon mengajukan surat permohonan. Pemohon harus menyertakan surat permohonan yang ditujukan kepada Biro Umum dengan tembusan kepada kepala Kantor Unit Pusat Kearsipan saat pengambilan arsip yang akan dipinjam. Surat permohonan ini bersifat resmi karena Kantor Unit Pusat Kearsipan berada di bawah Biro Umum Sekreataris Jenderal Kementerian Kehutanan. 3) Pencarian melalui Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) Setelah pengguna arsip mengajukan surat permohonan, Arsiparis melakukan proses pencarian melalui Sistem Kearsipan Elektronik sesuai surat permintaan dengan tujuan untuk mengecek data arsip yang dicari serta lokasi simpan arsip tersebut. 4) Pencarian fisik arsip Selanjutnya jika data arsip yang dimaksud telah ditemukankeberadaannya di Sistem Kearsipan Elektronik, maka arsiparis bisa langsung mencari fisik arsip ke ruang penyimpanan arsip. 5) Memasang out indicator Sebelum arsip diserahkan ke pengguna, arsiparis mengambil fisik arsip tersebut ke lokasi simpan dengan memasang out indicator sebagai pengganti arsip yang dipinjam. Out indicator berupa selembar kerta ukuran A4 atau folio yang berisi data peminjam, tanggal dan paraf. Setelahfisik arsip diambil kemudianmengisi data yang dipinjam di jurnal pelayanan



sebagai bahan kontrol keluar masuk arsip yang dipinjam.( Format out indicator dapat dilihat pada lampiran 5 gambar 6) 6) Jangka waktu peminjaman Jangka waktu peminjamn maksimal 1 (satu) minggu dan maskimal dapat diperpanjang 1x seminggu. Jika arsip yang dipinjam adalah arsip asli maka peminjam diwajibkan meninggalkan kartu identitas namun jika arsip yang dipinjam sifatnya penting dan tidak boleh keluar maka peminjam hanya mendapatkan fotocopy arsip untuk dilegalisir oleh Kepala Bagian TU atau Biro Umum sesuai dengan kebutuhan pengguna. 7) Mengecek jatuh tempo pengembalian arsip Agar tertib administrasi arsiparis selalu mengecek tanggal jatuh tempo arsip yang dipinjam. Bilamana ada arsip yang sudah jatuh tempo maka petugas berhak untuk menagih kepada pengguna. 8) Pengembalian Arsip Setelah arsip dikembalikan oleh peminjam maka arsip dikembalikansesuai lokasi semula dan mencabut out indicator sebagai bukti arsip sudah dikembalikan. 3.



Pelaksanaan



Kegiatan Pelayanan arsip di Unit Pusat Kearsipan Kementerian



Kehutanan. Pelayanan arsip dilaksanakan pada jam kerja namun tidak setiap hari ada yang meminta layanan arsip/meminjam arsip, pada saat dilaksanakan praktik kerja kearsipan ada 2 pihak yang meminta layanan arsip yaitu: a. Permintaan pelayanan arsip dari PT. Inhutani V melalui Surat Nomor 87/IHT-V/I-1/2015 Tanggal 11 Maret 2015 tentang data koperasi PT Inhutani V berupa akte pendirian koperasi karyawan PT. Inhutani V Palembang tahun 1992 (surat permohonan peminjaman arsip PT.Inhutani V dapat dilihat pada lampiran 7 dan Formulir Peminjaman Arsip a.n Iwa Warsa dari PT. Inhutani V dapat dilihat pada lampiran 8) b. Permintaan pelayanan arsip tanggal 23 s/d 26 Maret 2015 dari Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan Direktorat Jenderal Planologi Kehutanan via telpon dan datang langsung a.n Fatnarul untuk meminjam arsip berupa surat Menteri Kehutanan tentang penggunaan kawasan hutan sebanyak 47(empatpuluh tujuh) berkas (Daftar arsip yang dipinjam dari Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan Ditjen Planologi dapat dilihat pada lampiran 9) namun penulis pada waktu praktek kerja kearsipan hanya melayani arsip sebanyak 4 (empat) berkas (formulir permintaan arsip/bukti layanan penelusuran arsip dari Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan Ditjen Planologi dapat dilihat pada lampiran 10)



Daftar arsip penggunaan kawasan hutan dari Ditjen Planologi hasil pelayanan arsip dil sebagai berikut: N O 1 2 3 4



NO. ARSIP S.429/MenhutVII/2006 S.158/MenhutVII/2007 S.353/MenhutVII/2007 S.355/MenhutVII/2007



PENGGUNA



TAHU N



BOKS



Menteri ESDM-PLTP Bedugul



2006



407



PT.Excelcomindo Pratama



2007



410



2007



410



2007



410



PT. Aditya Buana Inter (PT. ABI) PT. Mahakam Sumber Jaya



Apabila pengguna menginginkan arsip asli maka pengguna diwajibkan meninggalkan tanda pengenal seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu tanda Mahasiswa (KTM) atau Surat Izin Mengemudi (SIM). Saat pencarian fisik arsip, pengguna dipersilakan untuk menunggu di ruang tunggu karena tata letak arsip bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui oleh pihak eksternal demi keamanan. A. Permasalahan DalampelaksanaanPraktikKerjaKearsipan di Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan, penulis menemukan beberapa permasalahan, yaitu : 1.



Kantor Unit Pusat Kearsipan sebagai pusat arsip di Kementerian Kehutanan sudah memiliki kapasitas gedung yang cukup memadai, namun masih memiliki permasalan pada sarana penunjang. Kantor Unit Pusat Kearsipan belum memiliki sarana penunjang untuk mengelola arsip bentuk khusus seperti negatif foto, peta, kartografik sehingga arsip tersebut tidak terjaga dengan baik. Mesin scaner, plotter saat ini baru tersedia 2 unit dan komputer sebanyak 15 unit padahal volume arsip yang perlu dientry sangat banyak sehingga untuk proses entry data para arsiparis menggunakan laptop/netbook masing-masing.



2.



Sumber Daya Manusia untuk mengelola arsip belum sebanding dengan volume arsip yang banyak dan semakin hari semakin menumpuk. Disamping jumlah Sumber Daya Manusia secara kuantitas yang masih sedikit, permasalahan juga ada pada keahlian dan pengetahuan arsiparis dalam mengelola arsip dan pelayanan arsip yang masih minim.



3.



Ketersediaan anggaran masih sangat minim dalam melakukan sosialisasi/pembinaan kearsipan karena arsip masih dianggap remeh sehingga anggaran digunakan untuk kegiatan lain.



4.



Kantor Unit Pusat Kearsipan belum memilki Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pelayanan informasi arsip sehingga petugas layanan belum melakukan pelayanan secara optimal.



5.



Belum adanya kesadaran akan pentingnya arsip bagi pemilik arsip. Sehingga proses pemindahan arsip hanya disertai berita acara pemindahan dan daftar arsip yang isinya masih global. Hal ini menyebabkantidak dapat ditemukannya arsip secara detail. Selain itu, pemilik arsip juga hanya melakukan pemindahan arsip dalam bentuk karung dan bercampur antara arsip dan non arsip.



6.



Salah satu alat pelayanan kearsipan yang berupa out indicator dan tanda bukti peminjaman arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan hanya berupa selembar kertas ukuran A4 atau Folio yang belum sesuai standar.



7.



Belum adanya tanda bukti peminjaman yang sesuai prosedur P.51/Menhut-II/2011, karena baru sebatas penggunaan formulir peminjaman dan hanya rangkap 1 (satu).



B Kesimpulan 1. Sebagai Pusat Arsip Kementerian Kehutanan yang melaksanakankegiatan pengelolaan arsip inaktif serta pelayanan arsip kepada pengguna harus didukung dengan sarana prasarana, anggaran, Sumber Daya Manusia serta prosedur yang baku agar pelaksanaan manajemen kearsipan dinamis berjalan dengan berkesinambungan. 2. Penulis melihat beberapa permasalahan yang ada di Kantor Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan terkait pengelolaan arsip inaktif khususnya dalam pelaksanaan layanan arsip yaitu belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pelayanan informasi arsip, belum adanya sarana penunjang layanan arsip, terbatasnya Sumber Daya Manusia yang mengelola arsip dari segi kualitas dan kuantitas, masih kurang kesadaran akan pentingnya arsip bagi pemilik arsip, terbatasnya anggaran kegiatan arsip dan penggunaan outindicator yang kurang tepat.



DAFTAR PUSTAKA https://Pelayanan Arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan



Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik