Prosedur Purchasing [PDF]

Citation preview

PROSEDUR PURCHASING



No. Dokumen Tgl. Dikeluarkan Revisi Tgl. Revisi Halaman



PROSEDUR PURCHASING



Dibuat Oleh



: DEPT. HEAD



Diperiksa Oleh :



MANAGEMENT REPRESENTATIVE Disahkan Oleh :



GENERAL MANAGER



1 dari 5



PROSEDUR PURCHASING



No. Dokumen Tgl. Dikeluarkan Revisi Tgl. Revisi Halaman



2 dari 5



1. Tujuan : Barang dapat diterima tepat waktu dan jumlah serta kualitas baik sesuai dengan permintaan pada harga yang kompetitif. 2. Ruang lingkup : Prosedur itu meliputi pembelian barang untuk menunjang proses di perusahaan. Diawali permintaan pembelian hingga penerimaan barang. 3. Referensi :



4. Definisi :



5. Daftar singkat dan kode : 5.1 PR : Purchase Request 5.2 PO : Purchase Order 6. Performa indikator : 6.1 Barang tersedia tepat waktu 6.2 barang reguler tersedia dalam stok, sehingga aktifitas rutin perusahaan tidak terganggu



No. Dokumen Tgl. Dikeluarkan Revisi Tgl. Revisi Halaman



PROSEDUR PURCHASING



7. Purchase Logistic, GA & Produksi Non Ayam No Flow Chart



3 dari 5



Deskripsi



PIC



Doc. terkait



Purchasing menerima PR dari : • Divisi Logistik • Divisi GA • Divisi Produksi



PURCHASING



PURCHASE REQUISITION



PURCHASING



PURCHASE REQUISITION



mulai



Terima Permintaan Pembelian (purchase request)



7.1



Yang sudah di tanda tangani pimpinan divisi masing-masing



7.2



Memeriksa kelengkapan permintaan pembelian (purchase Request)



7.3a



Cek : Spesifikasi yang di minta, kuantiti adn tanggal dibutuhkan.



Kembalikan ke pemohon



Disetujui? Ditolak



PURCHASING



PURCHASE REQUISITION



Jika ditolak, maka dikembalikan ke pemohon



Disetujui



7.3b



Approval permintaan pembelian harus mendapatkan persetujuan dari Dept Head Purchasing.



Urgent?



7.4 7.5



Jika status barang urgent, maka terapkan “Kebijakan Kondisi Abnormal”



Kebijakan Kondisi Abnormal



tidak



PURCHASE REQUISITION



YA



7.6



PURCHASING PEMOHON



Produk Baru



Supplier ada dalam daftar?



PURCHASING



Kalau merupakan produk baru, lakukan pengecekan apakah produk tersebut bisa disediakan oleh existing supplier? Jika ya, minta penawaran harga, jika setuju buka PO (Purchase Order) Bila produk tidak bisa di supply oleh existing supplier, lakukan seleksi supplier.



PURCHASING



TIDAK



YA



7.7 – 7.9



Jika status barang tidak urgent lakukan pengecekan apakah barang tersebut merupakan produk baru



PENAWARAN HARGA



SUPPLIER LIST



Setuju Setuju? Tidak



7.10 – 7.11



Seleksi supplier



Prosedur Seleksi Supplier



7.12



Buat PO dan Summary PO



A



Melakukan seleksi supplier berdasarkan ketentuan di prosedur Seleksi Supplier. Seleksi supplier juga dilakukan bila terjadi pergantian atau penambahan supplier baru untuk men-supply existing product.



PURCHASING QA



Purchasing membuat PO dan Summary PO



PURCHASING



PROSEDUR SELEKSI SUPPLIER



PURCHASE ORDER SUMMARY PO



No. Dokumen Tgl. Dikeluarkan Revisi Tgl. Revisi Halaman



PROSEDUR PURCHASING



7. Purchase Logistic, GA & Produksi Non Ayam No Flow Chart



3 dari 5



Deskripsi



PIC



Doc. Terkait



A



Approval PO harus mendapatkan persetujuan dari Manager Purchasing dan General Manager



Approval PO dan summary PO



7.13



7.14 Disetujui?



ditolak



Revisi PO



Purchasing



Purchase Order Summary PO



Bila PO dan summary PO tidak disetujui, lakukan revisi



Purchasing



Purchase Order Summary PO



Scan dan kirim PO yang telah disetujui ke supplier (bisa melalui email, fax dan whatsapp)



Purchasing



Purchase Order



Registrasi PO ke Log Book PO untuk mempermudah melakukan monitoring.



Purchasing



Log Book PO



Purchasing



Log Book PO



- Purchasing -QC incoming



-surat jalan -incoming inspection



- Purchasing -QC incoming



Form CAR



Disetujui



7.15 Kirim PO ke Supplier



7.16



Register di log book PO



Monitoring Kedatangan



7.17 7.19



Memonitor kedatangan barang dengan schedule yang sudah ditetapkan dalam log book PO, jika ada ketidaksesuaian langsung hubungi supplier untuk mendapatkan penjelasan.



Confirm Supplier YA



Ada masalah pengiriman? TIDAK



7.20



Terima barang dan lakukan pemeriksaan pada barang yang datang (cek kesesuaian surat jalan dengan barang yang dibeli)



Penerimaan Barang



Claim Supplier (minta diganti/potong invoice)



7.21 7.23



Barang sesuai?



TIDAK



TIDAK DAPAT DIPERGUNAKAN



Jika barang yang dibeli tidak sesuai dengan spesifikasi dan tidak dapat dipergunakan, lakukan claim ke supplier dengan meminta diganti dengan yang lain atau potong invoice.



Dapat dipergunakan? SESUAI



DAPAT DIPERGUNAKAN



7.24 Approval internal



7.25



Serah terima barang



7.26



Evaluasi Supplier



7.27



Supplier Development



Selesai



Jika barang yang dibeli tidak sesuai tetapi dapat dipergunakan dapat dilakukan approval di internal (Atas pengetahuan Manager Quality dan BOD) Jika barang sesuai, serah terimakan ke Divisi Logistic dan Produksi



QA manager BOD



SA Report



QC incoming



Form STB



Lakukan evaluasi performance supplier



Purchasing



Melakukan Program Pengembangan Supplier (Audit, Supplier Award, dll.)



Purchasing



- Ik Evaluasi supplier - Supplier Evaluasi Form Program Pengembangan Supplier



No. Dokumen Tgl. Dikeluarkan Revisi Tgl. Revisi Halaman



PROSEDUR PURCHASING 8. Purchase Produksi Ayam No Flow Chart



4



dari 5



Deskripsi



PIC



Purchasing menerima PR dari divisi produksi yang sudah di tanda tangani pimpinan divisi produksi



PURCHASING



Doc. terkait



mulai



8.1



Terima Permintaan Pembelian Ayam (purchase request)



8.2



Memeriksa kelengkapan permintaan pembelian (purchase Request)



8.3a



PURCHASE REQUISITION



Cek : Spesifikasi yang di minta, kuantiti adn tanggal dibutuhkan.



Kembalikan ke pemohon



Disetujui? Ditolak Disetujui



8.3b



Approval permintaan pembelian harus mendapatkan persetujuan dari Dept Head Purchasing.



PURCHASING



PURCHASE REQUISITION



PURCHASING



PURCHASE REQUISITION



Terima penawaran harga harian dari supplier dan input pada log history penawaran supplier Tentukan supplier yang akan dipilih berdasarkan urutan harga penawaran terendah.



PURCHASING PEMOHON



Log History penawaran supplier



Purchasing membuat PO dan Summary PO



PURCHASING



Purchase Order dan summary PO



Approval PO harus mendapatkan persetujuan dari Manager Purchasing dan General Manager



PURCHASING



Purchase Order dan summary PO



PURCHASING QA



Purchase Order dan summary PO



Purchasing membuat PO dan Summary PO



PURCHASING



PURCHASE ORDER



Registrasi PO ke Log Book untuk mempermudah melakukan monitoring



PURCHASING



Log Book PO



Jika ditolak, maka dikembalikan ke pemohon



Pilih supplier yang akan digunakan Terima dan inpiut penawaran harga harian



8.4 8.5



Buat PO dan sumarry PO



8.6



8.7



Approval PO dan Summary PO



8.8



Revisi PO



Disetujui ?



disetujui



8.9



8.10



Melakukan seleksi supplier berdasarkan ketentuan di prosedur Seleksi Supplier.



Ditolak



Kirim PO ke supplier



Register di log book PO



B



Seleksi supplier juga dilakukan bila terjadi pergantian atau penambahan supplier baru untuk men-supply existing product.



No. Dokumen Tgl. Dikeluarkan Revisi Tgl. Revisi Halaman



PROSEDUR PURCHASING



4



dari 5



8. Purchase Produksi Ayam



NO



FLOW CHART



DESKRIPSI



PIC



DOC TERKAIT



Purchasing



Log Book PO



Purchasing QC Incoming



- Surat Jalan - Incoming - Ispection



Jika barang yang dibeli tidak sesuai dengan spesifikasi dan tidak dapat dipergunakan, lakukan claim ke supplier dengan meminta diganti dengan yang lain atau potong invoice.



Purchasing QC Incoming



Form CAR



Jika barang yang dibeli tidak sesuai tetapi dapat dipergunakan dapat dilakukan approval di internal (Atas pengetahuan Manager Quality dan BOD)



QA Manager BOD



SA report



QC Incoming



Form STB



B



Monitoring Kedatangan



8.11 – 8.13



Memonitor kedatangan barang dengan schedule yang sudah di tetapkan dalam log book PO, jika ada ketidak sesuaian langsung hubungi supplier untuk mendapatkan penjelasan.



Confrim Supplier



ya



Ada Masalah Pengiriman?



Tidak 8.14



Terima barang dan lakukan pemeriksaan pada barang yang datang (cek kesesuaian surat jalan dengan barang yang dibeli)



Penerimaan Barang



Claim Supplier (Minta diganti/potong invioce) Tidak dapat digunakan



8.15 – 8.17



tidak Barang sesuai ?



Sesuai



Dapat dipergunakan?



dapat digunakan



Approval internal



8.18



8.19



Serah terima ke Produksi



8.20



Evaluasi Supplier



8.21



Supplier Development



selesai



Jika barang sesuai, serah terimakan ke Divisi Logistic dan Produksi



Lakukan evaluasi performance supplier



Purchasing



Melakukan Program Pengembangan Supplier (Audit, Supplier Award, dll.)



Purchasing



- Ik Evaluasi supplier - Supplier Evaluasi Form Program Pengembangan Supplier