Proses Manajemen [PDF]

Citation preview

PROSES MANAJEMEN



Manajemen sebagai suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer, dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan organisasi sekolah dapat dijabarkan melalui proses yang harus dilakukan berdasarkan tahapan tahapan tertentu. Seorang manajer sekolah dalam pencapaian tujuan sekolah melakukan serangkaian aktivitas yang saling berhubungan dan memiliki tingkatan atau jenjang tertentu yang dalam hal ini dimaksud sebagai proses. Proses manajemen menurut Terry yang bersifat mendasar yaitu meliputi Planning, Organizing, Actuating, Controlling. 1. Perencanaan (Planning)



Merencanakan pada dasarnya menentukan kegiatan yang hendak dilakukan pada masa yang akan datang. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengatur berbagai sumber daya agar hasil yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalanserta sumber yang untuk mencapai tujuan itu seefektif dan seefisien mungkin (Kauffman, 1972 : 38). Fattah (1996:50) menyatakan bahwa perencanaan pendidikan adalah keputusan yang diambil untuk melakukan tindakan selama waktu tertentu (sesuai dengan jangka waktu perencanaan) agar penyelenggaraan sistem pendidikan menjadi lebih efektif dan efisien serta menghasilkan lulusan yang bermutu dan relevan dengan kebutuhan masyarakat. Menurut Atmodiwiro ( 2000 : 79) perencanaan adalah suatu usaha melihat kemasa depan dalam hal menentukan prioritas dan biaya pendidikan yang mempertimbangkan kenyataan kegiatan yang ada dalam bidang ekonomi, sodial, dan politik untuk mengembangkan potensi sistem pendidikan nasional, memenuhi kebutuhan bangsa dan anak didik yang dilayani oleh sistem tersebut.Kegiatan didalam perencanaan meliputi perumusan tujuan yang ingin dicapai, pemilihan program untuk mencapai tujuan itu, dan identifikasi dan pengerahan sumber yang jumlahnya selalu terbatas ( Fattah, 1996 : 49). Perencanaaan sering disebut sebagai jembatan yang menghubungkan kesenjangan antara keadaan masa kini dan keadaan yang diharapkan terjadi pada masa yang akan datang. Itulah sebabnya berdasarkan kurun waktunya dikenal perencanaan tahunan atau rencana jangka pendek (kurang dari lima tahun), rencana jangka menengah/sedang (5-10 tahun), dan rencana jangka panjang (diatas 10 tahun)Model perencanaan pendidikan di Indonesia yang digunakan adalah mengadopsi model PPBS (planning, programming, budgeting, system) yang disebut SP4 (Sistem Perencanaan Program dan Penganggaran). 2. Pengorganisasian ( Oganizing)



Handoko (1992 : 168) menyatakan bahwa pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantra para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Stoner (2986 : 62) menyatakan bahwa pengorganisasian merupakan proses yang berlangkah jamak, yang terdiri dari lima tahap : a. Memerinci pekerjaan b. Membagi seluruh beban menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakn oleh perorangan atau perkelompok. c. Menggabungkan pekerjaan para anggota dengan cara rasional dan efisien. d. Menetapkan mekanisme kerja untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam suatu kesatuan yang harmonis. e. Melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas. Tiga langkah prosedur dalam pengorganisasian meliputi: a. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakn untuk mencapai tujuan orgnisasi. b. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. c. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. 3. Penggerakan ( Actuating)



Penggerakan (actuating) merupakan fungsi yang sangat fundamental dalam manajemen dimana tidak ada output konkrit yang dihasilkan tanpa ditindaklanjutui kegiatan untuk menggerakan anggota organisasi untuk melakukan tindakan.Pendapat para mengenai pengertian penggerakan (actuating). Penggerakan dapat didefinisikan sebagai kesulurahan usaha, cara, teknik, dan metode untukm mendorong para anggota agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektif, dan ekonomis ( Siagian, 1992 : 128). Sedangkan Terry (1990 : 313) menyatakan bahwa actuating merupakan usaha untuk menggerakan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi. Berkaitan denan perkembangan teori manajemen yang dikenal “Gerakan Human Relations”, diajukan konsep yang dikenal dengan isitilah the ten commandments of human relations, yang dapat dijadikan acuan dalam melaksanakan fungsi penggerakan. Isi dari prinsip tersebut adalah : a. Sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan anggota organisasi; b. Suasana kerja yang menyenangkan; c. Hubungan kerja yang serasiTidak memperlakukan bawahan sebagai mesin;



d. e. f. g. h. i.



Pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat maksimal; Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan; Pengakuan dan penghargaan atas prestasi kerja yang tinggi; Tersedianya saran dan prasaran yang memadai; Penempatan personil secara tepat; Imbalan yang sesuai dengan jasa yang diberikan.



Dalam penyajian yang lebih spesifik Siagian (1992 : 137), mengemukakan sepuluh prinsip pokok yang menggerakan anggota organisasi yang berbingkai “human relations) sebagai berikut : a. Anggota organisasi bersedia mengerahkan segala kemampuan, tenaga, keahlian, keterampilan, dan waktunya bagi kepentingan pencapaian tujuan organisasi. b. Mengusahajn setiap orang dalam organisasi menyadari, memahami secara tepat, dan menerima tujuan tersebut sebagai wahana terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi para anggota organisasi yang bersangkutan. c. Para manajer berhasil menyakinkan para bawahannya bahwa dalam mengemudikan organisasi, para manajer akan menggunakan gaya manajerial yang mencerminkan pengakuan atas harkat dan martabat para bawahannya sebagai insan politik, ekonomi, makhluk sosial dan sebagai individu dengan kekhasannya. d. Pimpinan organisasi perlu menjelaskan kebijaksanaan yang akan ditempuh dan berbagai sasaran organisasional untuk usaha pencapai tujuan dan memuaskan berbagai kebutuhan para bawahannya. e. Para manajer perlu menjelaskan bentuk pewadahan kegiatan yang dianggap paling tepat digunakan. f. Manajer mencari keseimbangan antara orientasi tugas dan orientasi manusia dalam menjalankan roda organisasi sesuai dengan tingkat kedewasaan dan kematangan teknik dan intelektual yang diharapkan anggotanya. g. Perlu penekanan pada pentingnya organisasi bergerak secara terkoordinasi dan sebagai satu kesatuan yang bulat. h. Para manajer memilih dan menerapkan teknik pemuasan yang paling tepat disesuaikan dengan berbagai jenis katagorisasi kebutuhan manusia berdasarkan toeri ilmiah dan menguasai siuasi dan kondisi yang berpengruh, i. Dalam penggunaan gaya manjerial tersebut, para manjer bertindakn secara rasional dan objektif berdasarkan kriteria dan takaran-takaran tertentu yang telah disepakati bersama. j. Para manajer harus selalu mempertimbangkan pandangan para bawahan tentang organisasi, kemampuan yang dimiliki oleh organisasi, kemampuan yang dimiliki oleh organisasi dan situasi lingkungan yang turut berpengaruh. 4. Pengawasan ( Controlling) a. Pengertian dan Proses Dasar Pengawasan



Pengawasan merupakan “Proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya”. Sebagai fungsi organic, pengawasan merupakan salah satu tugas yang mutlak diselenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajer, mulai dari manajer puncak hingga manajer rendah yang secara langsung mengendalikan kegiatan-kegiatan teknik yang diselenggarakan oleh semua petugas operasional. Proses dasar pengawasan terdiri atas tiga tahap, yaitu: 1. Penentuan standar hasil kerja



Standar hasil pekerjaan merupakan hal yang amat penting ditentukan karena terhadap standar itulah hasil pekerjaan dihadapkan dan di uji. Tanpa standar yang ditetapkan secara rasional dan obyektif manajer dan para pelaksana tidak akan mempunyai kriteria terhadap mana hasil pekerjaan dibandingkan sehingga dapat mengatakan bahwa hasil yang dicapai memenuhi tuntutan rencana atau tidak. Standar hasil itu dapat bersifat fisik, misalnya dalam arti kuantitas barang yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, jumlah jam kerja yang digunakan, kecepatan penyelesaian tugas, jumlah atau tingkat penolakan terhadap barang yang dihasilkan dan sebagainya. Dalam melakukan pengawasan, hal-hal yang bersifat keperilakuan pun harus diukur seperti kesetiaan, semangat kerja, disiplin, dan sebagainya. 2. Pengukuran Prestasi Kerja



Sering tidak mudah melakukan pengukuran hasil prestasi kerja para anggota organisasi secara tuntas dan final. Meskipun demikian, melalui pengawasan harus dapat dilakukan pengukuran atas prestasi kerja walaupun bersifat sementara. Pengukuran sementara penting karena ia akan memberi petunjuk tentang ada tidaknya gejala-gejala penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan. Pengukuran prestasi kerja terdiri dari dua jenis, yaitu yang relatif mudah dan yang sukar. Pengukuran relative biasanya berlaku bagi prestasi kerja yang hasilnya konkrit dan pekerjaan yang dilakukan pun biasanya bersifat teknis. Selanjutnya, pengukuran relative sukar dilakukan karena standar yang harus dipenuhi pun tidak selalu dapat dinyatakan secara konkrit. Misalnya, jumlah keputusan yang diambil seorang pengambil keputusan tidak identik dengan efektivitas kepemimpinan seseorang. 3. Koreksi terhadap penyimpangan



Tindakan korektif bersifat sementara, namun terhadap gejala penyimpangan, penyelewengan, dan pemborosan harus bisa diambil. Misalnya apabila menurut pengamatan selesainya proses produksi tertentu akan lebih lama dibandingka dengan jangka waktu yang telah ditetapkan dalam rencana, manajer penanggungjawab kegiatan tersebut harus dapat mengambil tindakan segera, umpamanya dengan menambah orang, memperbaiki mekanisme kerja dan tindakan lain yang sejenis. b. Pengawasan yang efektif



Pengawasan yang efektif harus melibatkan semua tingkat manajer dari tingkat atas sampai tingkat bawah, dan kelompok-kelompok kerja. Konsep pengawasan efektif mengacu kepada pengawasan mutu terpadu atau Total Quality Control (TQC). . Di dalam dunia pendidikan TQC akan dapat efektif jika pada setiap tingkatan pendidikan mempunyai keterpaduan, kerjasama yang baik antara kelompok kerja(guru) dan pimpinan dalam melakukan pengawasan mutu. Partisipasi mutu setiap tingkatan atau kelompok dalam melakukan pengawasan mutu biasanya disebut dengan Gugus Kendali Mutu (GKM). Prinsip yang digunakan adalah kontribusi setiap anggota dan ide diterima dipertimbangkan yang relevan dengan program dan nilai-nilai yang dimiliki. Tidak dikenal atasan bawahan, tetapi yang memiliki komitmen sama demi perbaikan mutu. Beberapa kondisi yang harus diperhatikan untuk mewujudkan pengawasan yang efektf, yaitu sebagai berikut: 1. Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan dan kriteria yang dipergunakan dalam system pendidikan, yaitu relevansi, efektifitas, efisiensi, dan produktifitas. Tujuan-tujuan pendidikan dalam berbagai tingkatan, mulai Tujuan Pendidikan Nasional (GBHN), Tujuan Institusional, Tujuan Kurikuler, Tujuan-tujuan Mata Pelajaran (TIU,TIK). 2. Sekalipun sulit tetapi standar yang masih dapat dicapai harus ditentukan. Ada dua tujuan pokok, yaitu: untuk memotivasi dan untuk dijadikan patokan guna membandingkan dengan prestasi. 3. Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi. Disini perlu diperhatikan pola dan tata organisasi, seperti susunan, peraturan, kewenangan, dan tugas-tugas yang telah digariskan dalam uraian tugas. 4. Frekuensi pengawasan harus dibatasi. Artinya, jika pengawasan terhadap karyawan terlampau sering ada kecenderungan mereka kehilangan otonominya dan dapat dipersepsi pengawasan itu sebagai pengekangan. 5. System pengawasan harus dikemudi (starting control). Tanda mengorbankan otonomi dan kehormatan manajerial, tetapi fleksibel, artinya sistem pengawasan menunjukan kapan dan dimana tindakan korektif harus diambil. Masalahnya



pengawasan mempunyai implikasi motivasional dan emosional yang berhubungan dengan konsekuensi fungsional dan disfungsional. 6. Pengawasan hendaknya mengacu pada prosedur pemecahan masalah, yaitu: menemukan masalah, menemukan penyebab, membuat rancangan penanggulangan, melakukan perbaikan, mengecek hasil perbaikan, dan mencegah timbulnya masalah yang serupa.