11 0 1 MB
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
1. IDENTIFIKASI PROYEK A. JUDUL Pengawasan Lingkungan dan Aset di Sekretariat Daerah Kota Tegal berbasis Teknologi Android,
B. DESKRIPSI Bagian Umum merupakan salah satu bagian di Sekretariat Daerah yang mempunyai beberapa tugas salah satunya adalah melayani pimpinan baik itu Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten, Staf Ahli maupun Kepala Bagian, termasuk pelayanan sarana dan prasarana serta keamanan aset. Salah satu Sub Bagian yang ada di Bagian Umum adalah Sub Bagian Rumah Tangga yang mempunyai tugas melayani rumah tangga Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah, adapun tugas tambahan yaitu pemeliharaan kendaraan baik roda dua maupun roda 4 dan sebagai koordinator keberadaan tenaga kebersihan (cleaning service) di Lingkungan Balaikota Tegal. Kendala yang masih terjadi dan menjadi tanggung jawab Sub Bagian Rumah Tangga adalah keamanan keberadaan aset baik berupa peralatan dan perlengkapan gedung kantor/ rumah dinas maupun kendaraan dinas roda 4 yang sering dipinjamkan ke pihak lain serta sulitnya memantau setiap saat kebersihan lingkungan Balaikota Tegal dan kinerja tenaga kebersihan yang dirasa semakin menurun. Untuk itu untuk diperlukan sistem yang bisa memantau situasi lingkungan Balaikota dan bisa memantau kendaraan yang sedang dipinjam dimanapun dan kapanpun melalui teknologi android.
1
2. LATAR BELAKANG Keberhasilan pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Sekretariat Daerah Kota Tegal merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan keberhasilan pembangunan di Wilayah Pemerintah Kota Tegal pada khususnya serta pembangunan regional dan nasional pada umumnya, yang diarahkan untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur, sejahtera, mandiri dan bermartabat. Keberhasilan Pemerintah Kota Tegal tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh aparatur pemeritahan yang memiliki kapasitas dan kapabilitas dalam bidangnya masing-masing. RENSTRA Sekretariat Daerah ini merupakan dokumen perencanaan pokok yang secara teknis operasional dapat dijabarkan lebih lanjut dengan lebih detil oleh masing-masing Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah. Program kerja dan kegiatan yang direncanakan secara rutin setiap tahun oleh masing-masing Bagian
berpedoman dan mengacu pada dokumen
RENSTRA ini. Keberhasilan pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Sekretariat Daerah Kota Tegal merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan keberhasilan pembangunan di Wilayah Pemerintah Kota Tegal pada khususnya serta pembangunan regional dan nasional pada umumnya, yang diarahkan untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur, sejahtera, mandiri dan bermartabat. Keberhasilan Pemerintah Kota Tegal tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh aparatur pemeritahan yang memiliki kapasitas dan kapabilitas dalam bidangnya masing-masing. “Menjadi
Sekretariat
Daerah
yang
Efektif
dalam
Koordinasi,
Profesional dalam Perumusan Kebijakan, serta Prima dalam Pelayanan dan Pembinaan Administrasi “ adalah visi dari Sekretariat Daerah Kota Tegal. Ada tiga frase makna dalam visi tersebut : 1. Menjadi Sekretariat Daerah yang efektif dalam koordinasi, dapat dipahami sebagai sebuah tekad yang kuat dalam melaksanakan fungsi koordinasi dilakukan dengan tujuan mencapai hasil yang maksimal, berdaya guna dan berhasil guna sesuai yang diharapkan.
2
2. Menjadi Sekretariat Daerah yang profesional dalam perumusan kebijakan dapat diartikan keinginan dan tekad yang kuat dalam melaksanakan perumusan kebijakan diselesaikan secara baik dan tuntas sesuai kompetensi 3. Menjadi Sekretariat Daerah yang Prima dalam pelayanan dan pembinaan administrasi artinya keinginan dan tekad untuk mewujudkan pelayanan dan pembinaan administrasi pemerintahan kepada seluruh satuan kerja perangkat daerah dengan penuh perhatian, berupaya untuk memberikan pelayanan yang terbaik, memuaskan, dan sesuai standar yang telah ditentukan Sebagai upaya untuk mencapai atau mewujudkan Visi perlu dijabarkan ke dalam Misi sebagai berikut : 1. Mewujudkan koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan tugas perangkat daerah sehingga
mencapai hasil yang maksimal, berdaya guna dan
berhasil guna. 2. Mewujudkan
penyusunan
kebijakan
pemerintah
daerah
secara
profesional sehingga menghasilkan kebijakan yang baik dan tuntas. 3. Mewujudkan pelayanan dan pembinaan administrasi yang terbaik, berorentasi kepada hasil yang memuaskan sesuai standar yang telah ditetapkan. 4. Mewujudkan
pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
pemerintah daerah yang berkualitas.
3
Gambar 1.
SUSUNAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH KOTA TEGAL
1
4
Bagian Umum merupak4n satuan kerja dalam lingkungan unit Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Tegal dibawah koordinasi Asisten Administrasi Umum. Pembentukan Organisasi Bagian Umum Setda Kota Tegal berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal. Sebagai suatu satuan kerja pada Unit Kerja Sekretariat Daerah, salah satu tugas pokok Bagian Umum yang sangat strategis adalah perencanaan, perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan dan fasilitasi,
pemantauan,
evaluasi
dan
pelaporan
pelaksanaan
kebijakan
pemerintah di bidang tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan. Untuk Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas penyiapan bahan perumusan, koordinasi, pelaksanaan kebijakan, pembinaan dan fasilitasi, pemantauan evaluasi dan pelaporan di bidang rumah tangga, meliputi : pengelolaan dan pelayanan kerumahtanggaan Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah, pengelolaan dan pelayanan administrasi, akomodasi dan transportasi Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris Daerah, pengelolaan dan pelayanan penerimaan, jamuan, administrasi, akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Subbagian Rumah Tangga mempunyai fungsi: 1. perencanaan perumusan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga; 2. penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga; 3. pengoordinasian pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga; 4. pembinaan dan fasilitasi kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga; 5. pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintah bidang rumah tangga; 6. pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan fungsinya Dalam menjalankan tupoksi tersebut di atas, secara umum Bagian Umum masih ada kendala-kendala antara lain : 5
o
Pemantauan lingkungan Rumah Dinas Walikota dan lingkungan Sekretariat Daerah masih sangat minim karena masih menggunakan
o
tenaga dari Satpol PP Masih kurangnya pengawasan
penggunaan
kendaraan
dinas
Operasional Jabatan dan Operasional Umum yang berjumlah 29 o o
kendaraan roda empat. Belum efektif, dan efisien administrasi penggunaan kendaraan dinas. Masih kurangnya pengawasan peminjaman aset aset Bagian Umum
o
oleh pihak intern maupun pihak luar. Keinginan Walikota Tegal untuk
o
pengawasan terhadap penggunaan kendaraan dinas. Terpantaunya kinerja tenaga kebersihan (Cleaning Service) yang selama
memperbaiki
pengelolaan
dan
ini dirasa belum maksimal Berkaitan dengan tupoksi Sub Bagian Rumah Tangga masih ada permasalahan yang harus dipecahkan yaitu minimnya pemantauan di lingkungan Rumah Dinas dan lingkungan Setda Kota Tegal mengakibatkan rawannya keberadaan perlengkapan dan peralatan gedung Sekretariat Daerah, sebagai gambaran beberapa gedung yang harus dipantau antara lain : 1.
Rumah Dinas Walikota
2.
Rumah Dinas Wakil Walikota
3.
Gedung Sekretariat Daerah
4.
Gedung Badan Keuangan Daerah
5.
Gedung Dinas PM&PTSP, BAPPEDA, DPPKB-PPPA
6.
Gedung Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
7.
Gedung BKPPD & Inspektorat
8.
Gedung DPKP
9.
Pendopo
10. Gedung Diskominfo 11. Musholla 12. Gedung Pertemuan Adipura
6
Adapun kendaraan yang perlu pengawasan antara lain : 1. Kendaraan Walikota
sejumlah 5 buah
2. Kendaraan Wakil Walikota
sejumlah 4 buah
3. Kendaraan Sekretaris Daerah
sejumlah 2 buah
4. Kendaraan Asisten I
sejumlah 1 buah
5. Kendaraan Asisten II
sejumlah 1 buah
6. Kendaraan Asisten III
sejumlah 1 buah
7. Kendaraan Kepala Bagian
sejumlah 8 buah
8. Kendaraan Pool : -
Kendaraan Besar
sejumlah 5 buah
-
Kendaraan Kecil
sejumlah 27 buah
(Sumber : Pengelola Barang Bagian Umum Setda Kota Tegal) Kendaraan kendaraan tersebut diatas sering dipakai untuk keperluan dinas dan keperluan lainnya termasuk urusan keluarga, terutama kendaraaan Pool yang diperbolehkan untuk dipinjam oleh pihak luar untuk kepentingan sosial. Tidak terpantaunya keberadaan kendaraan dinas yang telah dipinjam oleh pihak lain terkait kesesuaian antara alasan peminjaman dan keberadaan kendaraan dinas yang dipakai, selain itu lambatnya informasi dari Bagian Umum bila Walikota meminta informasi terkait penggunaan mobil dinas tertentu. Saat ini Bagian Umum Setda Kota Tegal mempunyai 54 pegawai yang terdiri dari Ajudan dan Staf Administrasi Walikota dan Wakil Walikota, Staf Rumah Tangga
dan Sopir Walikota dan Wakil Walikota, Staf
Administrasi Bagian Umum dan Sopir Pool Bagian Umum. Dari permasalahan diatas diperlukan suatu kondisi ideal yang dibutuhkan saat ini yaitu perlunya alat berupa aplikasi yang bisa digunakan secara mudah/praktis, cepat dan akurat sehingga informasi yang diinginkan pimpinan ota cepat tersaji dimanapun berada dan keberadaan aset di Sekretariat tetap bisa terpantau kapan dan dimanapun. Strategi Pemecahan Masalah dengan Leavitt’s model (1965) dengan memfokuskan 4 variabel dalam organisasi. Adapun 4 variabel tersebut adalah struktur, teknologi, SDM, dan task. 7
Structure
Technology
Task
People/SDM Gambar 2. Model Diagnostic Reading
Dengan memfokuskan 4 (empat) model variabel organisasi di atas untuk mendiagnosa kelemahan organisasi yang belum terlaksana dengan baik. Tabel 1 Leavitt’s Model KONDISI SETIAP
INDIKATOR
Technology
KOMPONEN
- Komputer tersedia
(Teknologi) -
KOMPONEN YANG PALING PERLU DIINTERVENSI
DAMPAK PERUBAHAN KOMPONEN YANG PALING PERLU DIINTERVENSI
Aset berupa
Pengawasan di
4 unit yang
kendaraan dinas
Lingkungan Setda
terintegrasi
dan peralatan lain
lebih terpantau
Aset berupa
sering dipinjam tidak menyeluruh,
kendaraan dinas dan
bisa terpantau oleh
dengan
peralatan lain sering
CCTV yang
terhubungnya
dipinjam tidak bisa
berjumlah 4 unit
CCTV dan GPS
terpantau oleh CCTV yang berjumlah 5 unit
dengan Telepon Genggam
8
Structure
- Masih tumpang
(Struktur
tindih pekerjaan
pembagian tugas
Organisasi,
Subag. Rumah
yang jelas
SOP)
Tangga dan Subag.
Terwujudnya
Perlengkapan - Cakupan pekerjaan yang masih rancu - Bekerja sama
Task
Lebih meringankan
(Tugas/
dalam setiap
tugas staf dalam
Pekerjaan)
kegiatan Bag.
melayani pimpinan
Umum. - Komunikasi staf dan pimpinan yang masih kurang - SDM yang
People (SDM)
Lebih bermanfaat
menguasai IT /
untuk
teknologi komputeri
meningkatkan
masih terbatas
SDM dan pengembangan IT
- Kurangnya ide dan
di masa depan
inovasi untuk efisiensi dan efektivitas
Dengan menggunakan alat analisis Pemecahan Masalah Leavitt’s model (1965) tersebut di atas maka masalah utamanya adalah pada faktor Teknologi yang dibutuhkan berupa sistem aplikasi yang terintegrasi sehingga
memudahkan dalam pengawasan lingkungan dan aset di
Sekretariat Daerah Kota Tegal. Begitu juga hasil Bench Marking saya di Kabupaten Badung yang telah mengelola sampah plastik dengan baik dengan berbagai inovasi yang telah
diterapkan
diantaranya
adalah
SIMOLEK
(Sistem
Informasi
Pengelolaan Sampah melalui Media Elektronik).
9
DKP pengelolaan
Kabupaten kebersihan
Badung dan
sebagai
pertamanan
lembaga
yang
memandang
menangani perlu
untuk
menggunakan media penyampai informasi sebagai mana yang telah disebutkan diatas. Media elektronik merupakan pilihan yang sangat tepat bagi DKP Kabupaten Badung untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat luas, karena media ini mampu menyampaikan informasi dengan sangat cepat, cakupan yang luas serta efektif dan efisien melalui aplikasi SIMOLEK. Nilai nilai best practise yang bisa diambil dari segi manajemen dan teknologi yaitu tersedianya petugas khusus yang menangani input data sampai informasi dihasilkan serta teknologi yang digunakan dapat digunakan dimanapun dan kapanpun sesuai proyek perubahan yang saya ajukan.
3. TUJUAN Dengan mendasari hasil analisis dari diagnosa di atas tersebut, maka proyek perubahan ini bertujuan untuk meminimalisir tindak kejahatan terhadap aset gedung di lingkungan Sekretariat Daerah dan meminimalisir penggunaan mobil dinas yang bukan peruntukannya.
4. MANFAAT Dengan adanya proyek perubahan inovasi Penerapan Aplikasi Pengawasan lingkungan dan Aset di Lingkungan Setda diharapkan adanya manfaat-manfaat sebagai berikut : a. Dalam mendukung reformasi birokrasi Memberi informasi/ data berbasis teknologi sesuai tuntutan Reformasi Birokrasi (roadmap Reformasi Birokrasi) yaitu meningkatkan efisiensi dan efektifitas tata laksana penyelenggaraan manajemen pemerintahan berbasis teknologi . b. Bagi stakeholders / seluruh Bagian di Sekretariat Pemerintah Daerah Kota Tegal Lebih memudahkan sehingga permintaan pimpinan cepat dipenuhi. c. Dalam mendukung kinerja unit Bagian Umum. Mempercepat unit kerja dalam menyajikan data. 10
d. Bagi Tim Penyusun : Lebih mudah dalam mengawasi lingkungan dan memantau sejumlah aset Sekretariat Daerah Kota Tegal dimanapun dan kapanpun untuk mempercepat pengambilan keputusan.
5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN Dalam proyek perubahan berupa Laporan visualisasi lingkungan Sekretariat Daerah Kota Tegal ini, aspek penting yang akan dikerjakan adalah pembentukan Tim Efektif yang akan melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya. Selanjutnya membuat konsep sistem aplikasi tersebut yang akan digunakan oleh seluruh pimpinan di Sekretariat Daerah Kota Tegal. Selanjutnya setelah diadakan ujicoba akan melaksanakan perbaikan aplikasi yang akan menyempurnakan aplikasi tersebut. Setelah dianggap cukup akan dilakukan sosialisasi pada pihak pihak yang berkepentingan. Aplikasi ini akan memudahkan stakeholder
di Pemerintah Kota Tegal
khususnya Sekretariat Daerah dalam menggunakan aplikasi tersebut untuk berbagai keperluan. Kemudian akan dilakukan Monitoring dan Evaluasi terhadap aplikasi ini sehingga menghasilkan kondisi yang dinginkan yaitu aplikasi ini akan berjalan lancar, optimal dan menghasilkan Data yang akurat. 6. MILESTONE/PENTAHAPAN Tabel 2 Milestone Proyek Perubahan No 1. 1.1
Tahapan Output Waktu Jangka Pendek : Pembangunan Aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android Pembentukan Tim Efektif Terbitnya SK Tim Mei (minggu ke 1) Proyek Perubahan
Efektif Proyek Perubahan
1.2 1.3 Penyusunan konsep aplikasi
Dokumen konsep
Mei (minggu ke 2)
aplikasi
11
1.4 Pemasangan Hardware GPS Pembuatan Aplikasi 1.5
Mei (Minggu ke 2)
pada 2 mobil Aplikasi Pengawasan
Mei (minggu ke 2)-
Lingkungan dan Aset
Juni (minggu ke 2)
Sekretariat Daerah
1.6
2
Terpasangnya GPS
Kota Tegal Berbasis Pelaksanaan Perbaikan
Teknologi Android Aplikasi yang lebih
Minggu ke 2
Aplikasi Monitoring dan Evaluasi
sempurna Terlaksananya
Juni (minggu ke 2-
pembuatan aplikasi
3)
Jangka Menengah : Pengenalan aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di 2.1
Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android Penambahan GPS Tersambungnya GPS Agustus 2017 tambahan ke Telpon
2.2 Penambahan CCTV
Genggam Tersambungnya CCTV
GPS
tambahan ke telepon genggam Sosialisasi Aplikasi
2.2 Pelaksanaan Sosialisasi 3
Jangka Panjang : Penerapan Aplikasi 3.1
Pengawasan
September 2017
Oktober 2017
Lingkungan
dan
Aset
Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android Penerapan Aplikasi Terlaksananya Aplikasi TA 2018 Pengawasan Lingkungan
berbasis teknologi
dan Aset Sekretariat
Android
Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android 7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari stakeholder internal dan stakeholder eksternal sebagai berikut : 7.1 Stakeholder Internal dan Eksternal a. Stakeholder Internal Tabel 3 Stakeholders Internal Pemerintah 12
di
NO 1
NAMA STAKEHOLDERS Walikota
2
Wakil Walikota
3
Sekretaris Daerah
4
Asisten Administrasi Umum
5
Asisten Pemerintahan
6
Asisten Perekonomian dan Kesra
7
Kepala Bagian Umum
8
Kabag. Keuangan
9
Kabag. Organisasi
10
Kabag. Ekbang
11
Kabag. Kesra
12
Kabag. Pemerintahan
13
Kabag. Hukum
14
Kabag. Humas
15
Ka Sub Bagian Tata Usaha
16
Ka Sub Bagian Perlengkapan
17
Staf Bagian Umum
b. Stakeholder Eksternal Pemerintah Tabel 4 Stakeholders Eksternal NO 1
NAMA STAKEHOLDERS Diskominfo
2
Satpol PP
3
Inspektorat
4
Staf OPD di sekitar Setda
c. Stakeholder Eksternal Non Pemerintah Tabel 5 Stakeholders Eksternal NO
NAMA STAKEHOLDERS
1
Masyarakat
7.2. Net Map 13
Untuk membangun proyek perubahan ini diperlukan gambaran hierarkhi dan koordinasi antara stakeholder seperti gambar berikut :
Sekretaris Daerah Ass. Perek & Kesra
Ass. Pemerinta han
Kabag. Keuangan
Walikota
Asisten Administra si Umum
Kabag. Umum Diskominfo
Masyarakat Kabag. Organisasi
ASN Balaikota
Project Leader
Kabag. Kesra
Inspektorat
Kabag. Ekbang Kabag. Hukum
Kabag. Pemerinta han
Keterangan :
SH Kunci
SH Primer
Satpol PP Kabag. Humas
Kasubag.TU
Kasubag. Perlengka pan
Staf Bag. Umum
SH Sekunder
.
Garis Hierarki
..
Garis Koordinasi
Gambar 3. NETMAP STAKEHOLDER
14
7.3. Jenis jenis Stakeholder Stakeholder yang terlibat : 1. Stakeholder Kunci Mereka yang bisa memiliki pengaruh posistif maupun negatif terhadap program pemerintah dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut Yang masuk dalam stakeholder kunci: a. Walikota b. Sekretaris Daerah c. Asisten Administrasi Umum d. Kepala Bagian Umum (mentor) e. Diskominfo 2. Stakeholder Primer Orang atau sekumpulan orang yang secara langsung dipengaruhi baik pengaruh positif maupun negative Yang termasuk stakeholder Primer: a. Asisten Pemerintahan b. Asisten Perekonomian dan Kesra c. Kabag. Keuangan d. Kabag. Organisasi e. Kabag. Kesra f. Kabag. Ekbang g. Kabag. Hukum h. Kabag. Pemerintahan i. Kabag. Humas j. Ka Sub Bag Tata Usaha k. Ka Sub.Bag Perlengkapan l. Staf Bagian Umum m. Satpol PP
3. Stakeholder sekunder Orang atau kumpulan orang yang secara tidak langsung dipengaruhi, baik positif maupun negatif Yang termasuk stakeholder sekunder: a. Masyarakat b. Inspektorat c. ASN di Lingkungan Balaikota 7.4. Analisis Stakeholder berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan
Tabel. 6. Analisis Stake Holder 15
No
Stake Holder
Pengaruh +
Kepentingan +
1
Walikota Sekretaris Daerah Asisten Administrasi
Arahan
Keteranga n Promoters
+
+
Arahan
Promoters
+
+
Arahan
Promoters
+
+
Arahan
Promoters
5
Pemerintahan Asisten
+
-
Latent
6
Perekonomian dan
-
-
Pengelola Aplikasi Pengguna
Apathetic
-
-
Pengguna
Apathetic
-
-
Pengguna
Apathetic
-
-
Pengguna
Apathetic
-
-
Pengguna
Apathetic
-
-
Pengguna
Apathetic
-
-
Pengguna
Apathetic
-
-
Pengguna
Apathetic
14
-
-
Pengguna
Apathetic
15
+
-
Pengguna
Latent
16
-
+
Pendukung
Defenders
17
-
+
Pendukung
Defenders
18
-
+
Pendukung
Defenders
2 3
4
7
Umum Kepala Bagian Umum (mentor) Diskominfo Asisten
Kesra Kabag. Keuangan Kabag. Organisasi Kabag. Kesra Kabag. Ekbang Kabag. Hukum
Peran
Kabag. Pemerintahan
8 9
Kabag. Humas Ka Sub Bag TU KaSubBag
12
Perlengkapan Staf Bagian Umum Satpol PP Masyarakat Inspektorat ASN di Lingkungan
13
Balaikota
10 11
16
19
-
-
Pengguna
Apathetic
20
-
+
Pengguna
Defenders
21
-
-
Pengguna
Apathetic
17
Dari analisis stakeholder berdasarkan kekuatan pengaruh dan kepentingan dapat digambarkan pada kuadran stakeholder dibawah ini :
Influence
LATENT Ka Sub Bag Tata Usaha Diskominfo
PROMOTERS Walikota Sekda Ass. Adm. Umum Kabag Umum Interest
Gambar 4. Kuadran Stakeholders DEFENDER
APATHETIC
Asisten Pemerintahan Asisten Perekonomian dan Kesra Kabag. Keuangan Kabag. Organisasi Kabag. Kesra Kabag. Ekbang Kabag. Hukum Kabag. Pemerintahan Kabag. Humas Masyarakat ASN Balaikota
Ka Sub.Bag Perlengkapan b. Staf Bagian Umum c. Satpol PP d. Inspektorat
18
7.5. Strategi Mempengaruhi Stakeholder Stakeholder pelaksanaan
proyek
dapat
memberikan
perubahan.
Pengaruh
pengaruh stakeholder
terhadap tersebut
berdasarkan kelompok. Upaya dalam mengelola Stakeholders pada Sub Bag Rumah Tangga di Bagian Umum Setda Kota Tegal adalah sebagai berikut : a. Promoters (Walikota, Sekda, Ass. Adm. Umum, Kabag. Umum). Upaya Melibatkan dalam proyek perubahan,melakukan kordinasi dan konsultasi baik secara formal maupun informal secara mantap guna kelancaran proyek perubahan b. Defenders (Kasubag. Perlengkapan, Staf Bag. Umum, Satpol PP, Inspektorat) Memberikan informasi berkaitan dengan kemanfaatan proyek perubahan agar kegiatan dapat berkelanjutan. c. Latens
(Staf Diskominfo)
Mensosialisasikan kegiatan dan meyakinkan kemanfaatannya bagi
organisasi
dan
melakukan
pendekatan
secara
personal/informal d. Apathetics ( Asisten Pemerintahan, Asisten Perekonomian dan Kesra, Kabag. Keuangan, Kabag.Organisasi, Kabag. Kesra, Kabag. Ekbang, Kabag. Hukum, Kabag. Pemerintahan, Kabag. Humas, Ka Sub Bag Tata Usaha, LSM, ASN Balaikota), Meyakinkan pentingnya kegiatan, memantau dan memonitor kepedulianya dalam kegiatan.
7.6.
Upaya memobilisasi Stakeholder Upaya yang diterapkan untuk menarik stakeholder ke dalam proyek perubahan dengan memobilisir/ menggerakkan masing – masing kuadran stakeholder melalui kegiatan sebagai berikut :
19
Tabel 7. Upaya Mobilisir terhadap Stakeholder No. 1.
Kuadran Stakeholder Promoters
Kegiatan yang dilakukan 1. Melakukan konsultasi 2. Melibatkan promoters dalam pengambilan keputusan 3. Memberikan informasi apapun, training, mentoring dan atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat 4. Melibatkan promoters dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan 5. Meminta bantuan dalam menyelesaikan persoalan, kendala dan hambatan yang terjadi 6. Jika diperlukan, meminta bantuan untuk berkomunikasi dengan stakeholder latens, defenders dan
2.
Latens
apathetics 1. Melakukan koordinasi program terkait dengan kompetensi yang dimilki 2. Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dijalankan 3. Melakukan komunikasi efektif dan efisien untuk meyakinkan mereka agar dapat terlibat dalam kegiatan 4. Meminta dukungan dalam
3.
Defenders
pelaksanaan proyek perubahan 1. Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dilakukan 2. Melibatkan mereka dalam tim kerja 20
sesuai keahlian dan kemampuannya 3. Melakukan komunikasi dan koordinasi dalam pelaksanaan 4.
Apatethics
proyek perubahan 1. Memberikan informasi adanya proyek perubahan dan manfaatnya secara efektif dan berkelanjutan 2. Melakukan koordinasi jika diperlukan
8. PEMBENTUKAN ORGANISASI PELAKSANAAN PROGRAM DAN TIM EFEKTIF Penjelasan tentang Tim yang akan aktif melaksanakan proyek perubahan yang dipilih dari hasil analisis stakeholder dimana kriteria utamanya adalah adanya kemampuan dan kemauan dari setiap anggota tim termasuk pendayagunaan sumber dayanya yang dipunyai. Penjelasan tentang pembagian tugas kelompok kerja beserta kewenangan yang menjadi tanggung jawab setiap kelompok kerja termasuk para anggotanya dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan. Perlu dijelaskan juga dalam organisasi pelaksanaannya adalah mekanisme kerja dan etika kerja dari tim efektif. Tata Kelola Proyek Perubahan pada Sub Bag Rumah Tangga di Bagian Umum Setda Kota Tegal adalah sebagai berikut : SPONSOR: 1. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan atas keseluruhan proyek perubahan; 2. Mengkoordinasikan kegiatan; 3. Membantu menyelesaikan hambatan; 21
4. Menerima laporan terhadap perkembangan proyek.
COACH : 1. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun rancangan proyek perubahan; 2. Memonitor kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan; 3. Membantu melakukan interverensi bila peserta mengalami permasalahan sebatas kewenangan coach; 4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taking Ownnership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan; 5. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai yang diharapkan PROJECT LEADER : 1. Memimpin
jalannya
mengkoordinasi,
proyek
membentuk
mulai tim
dari pelaksana,
merencanakan, menentukan
instrumen/dokumen, menjadwalkan, memonitor dan mengevaluasi dengan bimbingan mentor dan coach; 2. Melaksanakan dialog dengan mentor, coach dan menjalin komunikasi serta kesepakatan dengan stakeholders; 3. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang. 4. Menyusun laporan setiap progres proyek perubahan.
Pokja1 : Tim Administrasi 1. Pengadministrasian kegiatan 2. Penyiapan sarana pertemuan /rapat 3. Pengiriman surat-surat
Pokja 2 : Tim Penyusun Aplikasi 1. Menyusun sistem aplikasi. 2. Koneksi software dan hardware
22
Pokja 3 : Tim Uji Coba 1. Melakukan uji coba aplikasi
Tabel 8. STRUKTUR ORGANISASI No 1 2
Struktur Sponsor Project
Deskripsi Memberikan dukungan terhadap project leader Memimpin dan mengkoordinasikan projek
3
Leader Coach
perubahan Membimbing dan mengarahkan project leader
4 5
Pokja 1 Pokja 2
dalam menyusun project perubahan Melakukan administrasi project perubahan Melaksanakan project perubahan mulai menyusun aplikasi dan koneksi software dan
6
Pokja 3
hardware Melaksanakan uji coba aplikasi
23
Gambar 5. Struktur Organisasi Pelaksana Proyek Perubahan
HERU PRASETYA, S.STP Sponsor
Ir. DJOKO SUTRISNO, M.Si Coach
Pokja 1 Tim Administrasi
PRISMO BUDOYO Project Leader
Pokja 2 Tim Penyusun Aplikasi
Pokja 3 Tim Uji Coba
24
Etika dan Mekanisme Kerja Berpedoman pada jadwal yang telah disusun bersama. Rapat koordinasi Tim Kerja minimal satu minggu sekali atau sesuai kebutuhan untuk membahas progres proyek perubahan yang dilaksanakan Tim Kerja baik hambatan / kendala dan inovasi di lapangan. Laporan Progres Proyek Perubahan dibuat satu minggu sekali Tim Kerja saling berkoodinasi dan komunikasi sehingga terjalin keharmonisan dan sinergi antar Tim
25
9. IDENTIFIKASI MASALAH / KENDALA DAN SRATEGI MENGATASI KENDALA Pelaksanaan proyek perubahan berpotensi memiliki kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan (kemungkinan hambatan dalam pelaksanaan). Dalam rangka melaksanakan proyek perubahan, pendekatan dalam melaksanakan kegiatan ini dilakukan secara persuasif dan subordinatif Interpersonal, artinya pendekatan secara interpersonal dilakukan oleh Project Leader kepada stakeholders secara hirarki, khusunya stakeholders primer/ekternal. Kepada stakeholders yang level lebih tinggi juga dilakukan secara
komunikasi
persuasif
manakala
memungkinkan
(faktor
kedekatan/informal) guna tercapainya tujuan bersama. Sedangkan jika ada kendala, maka level atasan yang sesuai eselonnya yang akan melakukan koordinasi dan kominukasi. Pelaksanaan proyek perubahan Penyusunan Aplikasi Peningkatan pengawasan Lingkungan dan Aset di Balaikota ini berpotensi memiliki resiko yang harus diantisipasi (bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan). Pelaksanaan proyek perubahan Penyusunan Aplikasi Peningkatan pengawasan Lingkungan dan Aset di Balaikota diperlukan beberapa strategi untuk mengatasi kendala / masalah yang berpotensi muncul. 9. 1. Potensi Kendala dan Hambatan a. Keterbatasan waktu dari anggota tim dikarenakan banyaknya tugas yang harus diselesaikan pada saat yang sama. b. Keterbatasan dana dalam pelaksanaan proyek perubahan 9.2. Strategi Mengatasi Masalah 26
a. Membuat komitmen dengan seluruh anggota tim . b. Dukungan dana dalam pelaksanaan proyek perubahan 10. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN Keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya yaitu : a. Project leader tetap menjalankan komitmen dalam melaksanakan proyek perubahan. b. Komitmen dukungan dari stakeholders terhadap pelaksanaan proyek perubahan yang dilaksanakan project leader. c. Komunikasi dan koordinasi project leader dengan stakeholder terlaksana secara terus menerus dan berkesinambungan. d. Mengkoordinasikan penyelesaian permasalahan yang terjadi pada pelaksanaan proyek perubahan . e. Project leader melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan.
27
11.
RENCANA KEGIATAN DAN JADWAL PELAKSANAAN Agar pelaksanaan proyek perubahan dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan pentahapan / milestones proyek perubahan maka perlu disusun rencana kegiatan pelaksanaan proyek perubahan sebagai berikut : Tabel 9. Rencana Kegiatan No
1.
RENCANA KEGIATAN DAN SKEDUL PELAKSANAAN Kegiatan Penanggung Keluaran Waktu jawab Jangka Pendek : Penyusunan Aplikasi Peningkatan Pengawasan Lingkungan dan Aset di Lingkungan Sekretariat Daerah Berbasis Teknologi Android Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan a. Penyusunan draft SK Tim
Project leader, Pokja 1
Tersusunnya draft SK Tim Kerja/Pokja
Minggu ke 1 2017
Project leader, Pokja 1
Tersusunnya rumusan pembagian tugas Tim Kerja
Minggu ke 1 2017
c. Penyusunan jadwal
Project leader, Pokja 1
Tersusunnya jadwal kegiatan Tim Kerja
Minggu ke 1 2017
d. Penyusunan laporan ke mentor
Project leader
Tersusunnya laporan ke mentor
Minggu ke 2 2017
Tersusunnya konsep aplikasi
Minggu ke 2 2017
Hasil : konsep aplikasi yang akan dibuat Tersusunnya laporan ke mentor
Minggu ke 2 2017
Kerja /pokja b. Perumusan pembagian
tugas Tim Kerja
kegiatan Tim Kerja
2.
Terbentuknya SK Mei Minggu Tim Kerja/ Pokja 1-2 2017 1,2 dan Pokja 3
Penyusunan Konsep Aplikasi a. Rapat Penyusunan Aplikasi b. Penyusunan laporan ke mentor
Project leader, Pokja 1 Project leader
Minggu ke 2 2017
28
3.
4.
5.
6.
Pemasangan Hardware GPS
Project leader, Pokja 2
Penyusunan Aplikasi
Terpasangnya 2 GPS pada mobil dinas
Minggu ke 2 2017
Aplikasi
Mei Minggu ke 3 –Juni Minggu ke 3 2017
a. Rakor Persiapan
Project leader, Pokja 1
Terselenggaranya rakor persiapan
Mei Minggu ke 3 2017
b. Pembuatan Apilkasi
Pokja 2
Tersusunnya aplikasi
Mei Minggu ke 3-4 2017
c. Finalisasi Aplikasi (install)
Pokja 2
Terselesaikannya install aplikasi
Mei Minggu ke 4 2017
d. Uji coba aplikasi
Pokja 3
Terlaksananya Uji coba aplikasi
Juni Minggu ke 1 2017
e. Penyusunan Laporan ke mentor
Project leader
Tersusunnya laporan
Juni Minggu ke 2 2017
Terlaksananya perbaikan aplikasi
Juni Minggu ke 2-3 2017
Pelaksanaan Perbaikan Aplikasi a. Rapat Tindak Lanjut Perbaikan
Pokja 1,2,3
Terselenggaranya rapat tindak lanjut perbaikan
Juni Minggu ke 2 2017
b. Perumusan Hasil Rapat Perbaikan
Pokja 2 Pokja 3
Tersusunnya rumusan perbaikan
Juni Minggu ke 2 2017
c. Pembahasan Hasil Perbaikan Aplikasi
Project leader Pokja 2,3
Terselenggaranya hasil perbaikan aplikasi
Juni Minggu ke 2 2017
d. Penyusunan Laporan ke mentor
Project leader
Tersusunnya laporan
Juni Minggu ke 3 2017
Terlaksananya
Juni Minggu
Monitoring dan Evaluasi
29
a. Rapat evaluasi hasil penyusunan aplikasi b. Resume hasil evaluasi
c. Penyusunan Laporan ke mentor
pembuatan aplikasi
ke 3 2017
Project leader, Pokja 1 Project leader, Pokja 1
Terselenggaranya rapat evaluasi Tersusunnya resume hasil evaluasi
Juni Minggu ke 3 2017
Project leader
Tersusunnya laporan
Juni Minggu ke 3 2017
Juni Minggu ke 3 2017
Jangka Menengah : Pengenalan aplikasi dan penambahan titik pantau 7.
Penambahan CCTV
Project leader, Pokja 2
Terpantaunya 2 titik lokasi
Oktober 2017
8.
Penambahan GPS
Project leader, Pokja 2
Terpantaunya 2 mobil dinas
Oktober 2017
9.
Pelaksanaan Sosialisasi
Project leader
Terlaksananya Sosialisasi
November 2017
Project leader
Terlaksananya Penerapan Aplikasi
Tahun 2018
10.
Jangka Panjang : Penerapan Aplikasi Aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di Lingkungan Sekretariat Daerah Berbasis Teknologi Android
30
DAFTAR PUSTAKA
BUKU - BUKU Lily Herawati, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat IV : Merancang Proyek Perubahan, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. M. Fatwadi, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat IV : Membanngun Tim Efektif, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Setyabudi, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemmipinan Tingkat IV : Diacnostic Reading, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. PERATURAN DAN PERUNDANG-UNDANGAN Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014, tentang Aparatur Sipil Negara. Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal Kota Tegal.2016 Peraturan Walikota Tegal Nomor 24 Tahun 2016 Tentang Penjabaran Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal.
31