Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) [PDF]

Citation preview

EVALUASI PROGRAM PUSKESMAS SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP) DI PUSKESMAS KOTO KATIK KOTA PADANG PANJANG TAHUN 2018 Disusun oleh: Sarahlia Peigriwa Mang Blegur Elzabad Netanya Gultom



1865050045 1965050063



Pembimbing: dr. Ekarini, M.Kes KEPANITERAAN KLINIK ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA PERIODE 13 JULI – 08 AGUSTUS 2020 JAKARTA 2020



DAFTAR ISI



1. 2. 3. 4.



PENDAHULUAN TINJAUAN PUSTAKA EVALUASI PROGRAM PENUTUP



2



1. PENDAHULUAN



Latar Belakang



1



2



Puskesmas Koto Katik merupakan salah satu diantara Puskesmas yang digolongkan sebagai Puskesmas terbawah yang menjalankan program SP2TP dari aspek kelengkapan pelaporan. Berdasarkan alasan tersebut maka dilakukan penelitian dengan judul “Evaluasi Program Puskesmas Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Puskesmas Koto Katik Kota Padang Panjang Tahun 2018.



Tujuan Penulisan ●



●



Tujuan Umum ○ Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pelaporan terpadu di Puskesmas Koto Katik Kota Padang Panjang Tahun 2018. Tujuan Khusus ○ Mengetahui sistem pencatatan dan pelaporan terpadu di Puskesmas Koto Katik Kota Padang Panjang Tahun 2018. ○ Mengetahui permasalahan dalam kegiatan pencatatan dan pelaporan terpadu di Puskesmas Koto Katik Kota Padang Panjang Tahun 2018.



Profil Puskesmas Koto Katik Kota Padang Panjang 1. Data Geografi Puskesmas Koto Katik terletak di Jl. Syekh M. Jamil, Koto Katik, Kelurahan Koto Katiak, Kecamatan Padang Panjang Timur, Sumatera Barat, 27112. Luas wilayah kerja Puskesmas Koto Katik 4,65 Km2 yang terdiri dari 4 desa dengan jumlah penduduk 11.538. Jenis Puskesmas Koto Katik adalah Puskesmas non-rawat inap.



2. Luas Wilayah Kerja Puskesmas Koto Katik Luas Wilayah Kerja Puskesmas Koto Katik ± 4,65 Km2 yang terbagi dalam 4 kelurahan. Berikut distribusi wilayah kerja Puskesmas Koto Katik: a. Kelurahan Koto Katik b. Kelurahan Koto Panjang c. Kelurahan Tanah Pak Lambik d. Kelurahan Guguk Malintang



3. Kependudukan Kecamatan Koto Katik terdiri dari 3.042 Kepala Keluarga dengan jumlah penduduk sebanyak 11.538 jiwa, yang terdiri atas 5.838 laki-laki dan 5.700 perempuan. Berikut jumlah penduduk wilayah Kecamatan Koto Katik:



4. Kepegawaian Puskesmas Data komposisi pegawai Puskesmas Koto Katik dapat dilihat pada tabel berikut :



5. Sarana dan Prasarana Puskesmas



2. TINJAUAN PUSTAKA



Pengertian SP2TP



§Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu



Puskesmas (SP2TP) yang merupakan serangkaian kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang mengacu kepada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014. §SP2TP merupakan kegiatan pencatatan dan



pelaporan Puskesmas secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja Puskesmas.



Tujuan SP2TP §Tujuan Umum : Meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas secara berhasil guna dan berdaya guna melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain yang menunjang



§Tujuan Khusus : a. Sebagai dasar penyusunan perencanaan tingkat Puskesmas b. Sebagai dasar penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pokok Puskesmas lokakarya mini c. Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pokok Puskesmas d. Untuk mengatasi berbagai kegiatan hambatan pelaksanaan kegiatan.



Jenis Pencatatan 1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas 2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas



Jenis Pelaporan 1. Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit tertentu.



2. Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang ditanggulangi 3. Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin program. Laporan jenis ini ada 4 jenis yaitu: • LB1, berisi data kesakitan • LB2, berisi data kematian • LB3, berisi data program gizi, KIA, KB, dll • LB4, berisi data obat-obatan Bentuk Formulir Pelaporan: 1. Formulir LB: untuk data kesakitan dan obat dengan LPLPO 2. Formulir LT: untuk data kegiatan 3. Formulir LS: untuk data sarana, kegiatan dan kematian



4. LB1: laporan data kesakitan a. Kasus lama b. Kasus baru



e. Pengamatan Penyakit Menular, seperti: diare, malaria, DBD, TB Paru, Kusta, Filaria, ISPA, Rabies dan lainlain. 7. LB4



5. LB2: laporan data kematian (tidak dipakai) a. Kunjungan Puskesmas



a. Laporan obat-obatan (LPLPO) 6. LB3



b. Kesehatan Olahraga c. Kesehatan Sekolah



a. Gizi



d. Rawat Tinggal



b. KB



e. dll



c. Imunisasi d. KIA



8. LT: laporan kegiatan Puskesmas (tribulan) c. LT 3 (peralatan) a. LT 1 • Keadaan sarana Puskesmas • Dasar UKS • Kesehatan Lingkungan • Kesehatan Jiwa • Program Pendidikan dan Pelatihan • Program Pemberantasan Penyakit dan Gizi b. LT 2 (kepegawaian) • Tenaga PNS di Puskesmas



• Linen • Peralatan Laboratorium • Peralatan untuk Kesehatan Gigi



• Peralatan untuk Penyuluhan • Peralatan untuk Tindakan Medis dan Non Medis 9. Laporan data dasar Puskesmas



a. LSD1: data kependudukan, fasilitas pendidikan, kesehatan, lingkungan dan peran serta)



• Tenaga PTT di Puskesmas



b. LSD2: ketenagaan Puskesmas dan Puskesmas Pembantu



• Tenaga PNS di Puskesmas Pembantu



c. LSD3: peralatan Puskesmas dan Puskesmas Pembantu



Manfaat SP2TP 1. Bagi Departemen Pusat dapat dijadikan sebagai referensi dalam rangka penyusunan strategi dan kebijakan umum/nasional.



2. Bagi Dinas Kesehatan Dati I dapat dijadikan sebagai referensi dalam rangka penyusunan strategi dan kebijakan pengendalian/pengawasan mutu dan cakupan. 3. Bagi Dinas kesehatan Dati II dapat dijadikan sebagai referensi dalam rangka penyusunan strategi operasional dalam pencapaian tujuan. 4. Bagi Puskesmas dapat dijadikan sebagai bahan referensi dalam rangka Perencanaan (P1), Penggerakan Pelaksanaan (P2), serta untuk Pengawasan Pengendalian dan Penilaian (P3) tingkat Puskesmas.



Frekuensi Pelaporan SP2TP4



Frekuensi dan alur pengiriman dari laporan yang dibuat oleh Puskesmas adalah sebagai berikut: 1. Laporan Bulanan (LB) dikirim oleh Puskesmas ke Dinas Kesehatan Dati II paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya. Data tersebut akan diteruskan oleh Dinas Kesehatan Dati II ke Dinas Kesehatan Dati I dan kemudian diteruskan ke Departemen Kesehatan. Khusus LPLPO, 1 (satu) kopi dikirimkan ke GFK (Gudang Farmasi Kabupaten). 2. Laporan Bulanan Sentinentil (LB1S dan LB2S) dikirim oleh Puskesmas ke Dinas Kesehatan Dati II paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya. Data tersebut akan diteruskan oleh Dinas Kesehatan Dati II ke Dinas Kesehatan Dati I dan Pusat. LB1S akan dikirim ke Direktorat Jenderal PPM dan PLP. Sedangkan LB2S dikirim ke Direktorat Jenderal Binkesmas.



3. Laporan Tahunan (LT-1, LT2, LT-3) dikirim oleh Puskesmas paling lambat tanggal 31 Januari tahun berikutnya ke Dinas Kesehatan Dati II. Khusus untuk laporan LT-2 (data kepegawaian) hanya diisi bagi pegawai yang baru/belum pernah mengisi formulir data kepegawaian.



3. EVALUASI PROGRAM



HASIL



21



INPUT & PROSES



FEEDBACK



OUTPUT



INPUT ▹ SUMBER DAYA MANUSIA



▹ DANA



Sumber Daya Manusia yang bertanggung jawab dalam Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu di Puskesmas Koto Katik berjumlah satu orang sebagai Kepala Tata Usaha.



Sistem anggaran yang dipakai oleh Puskesmas Koto Katik berasal dari APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah) yang disalurkan melalui Dinas Kesehatan. Pendanaan program ini dikelola oleh bendahara pembantu pengeluaran.



22



INPUT ▹ MATERIAL ￭ Peralatan atau fasilitas yang digunakan untuk menunjang Program Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu yaitu sebagai berikut:



No.



Kriteria



1.



Ruang untuk pencatatan dan -



Kursi



pelaporan (SP2TP)



-



Meja



-



Lemari/rak untuk menyimpan materi



-



Alat tulis



-



Tersedia Formulir laporan ke suku dinas



2.



Dokumen di Puskesmas



Perlengkapan



kesehatan - Tersedia Buku laporan tahunan dan buku



laporan bulanan



23



INPUT ▹ METODE Kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan dari program sistem pelayanan dan pencatatan terpadu di Puskesmas Koto Katik adalah dengan melakukan pendataan pasien yang diperiksa atau meminta surat rujukan, pendataan penyakit yang diderita serta mengirimkannya dalam bentuk laporan.



24



PROSES



Petugas pelaksana SP2TP merencanakan program kegiatan yang akan dilakukan Pelaksana SP2TP mengumpulkan data-data dari program kegiatan yang ada di dalam Puskesmas Setelah terkumpul, data di rekapitulasi lalu dilakukan pencatatan Lalu data di input kedalam formulir SP2TP secara manual 25



Sebelum diberikan ke Dinas Kesehatan Kota, dilakukan pengawasan terlebih dahulu Setelah dilakukan pengawasan, ditandatangani oleh Kepala Puskesmas Kemudian data tersebut dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten dengan menggunakan mobil



“



▹ FEEDBACK Setelah diterima, Dinas Kesehatan akan memberi feedback kembali ke Puskesmas mengenai evaluasi SP2TP



OUTPUT 1)



Laporan bulanan, yang mencakup: Data Kesakitan (LB-1), Data Obat-Obatan (LB-2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB-3) serta Data Kegiatan Puskesmas (LB-4)



2)



Laporan Sentinel, yang mencakup: Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S)



3)



Laporan Tahunan, yang mencakup: Data dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3) Indikator pemantauan program No 1



Program



Indikator Pemantauan



Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan hasil kegiatan berupa Terpadu



buku laporan akhir tahun



4. PEMBAHASAN



PEMBAHASAN



29



INPUT & PROSES



FEEDBACK



OUTPUT



INPUT ▹ SUMBER DAYA MANUSIA ▹ Berdasarkan hasil evaluasi diketahui bahwa jumlah



tenaga dalam program SP2TP di Puskesmas Koto Katik hanya ada 1 (satu) orang yang dipegang oleh Kepala Tata Usaha dimana Sumber Daya Manusia pada program SP2TP idealnya terdiri dari 7 orang yaitu, Kepala Puskesmas, koordinator SP2TP dinas kesehatan, Kasubag TU Puskesmas, 1 orang bagian sistem dan informasi Puskesmas, 2 orang penanggung jawab program kegiatan Puskesmas, dan 1 orang pelaksana kegiatan di luar Puskesmas (petugas program di pustu dan puskeskel) yang berada di wilayah kerja Puskesmas. Sehingga, diperlukan tambahan sumber daya manusia agar program SP2TP ini berjalan semakin maksimal.



30



▹ SARANA ▹ Sarana di Puskesmas Koto Katik sudah tidak ada



kendala dari segi form pencatatan dan alat tulis untuk keperluan pencatatan laporan bulanan. Namun, tidak adanya ketersediaan komputer dan jaringan internet untuk program SP2TP di Puskesmas tersebut menyulitkan sistem pencatatan dan pelaporan. Dengan adanya komputer dan internet, proses pencatatan dan pelaporan bulanan akan sangat mudah dikirimkan melalui email. Puskesmas Koto Katik juga tidak memiliki buku panduan SP2TP.



31



INPUT ▹ DANA



▹ METODE



Pendanaan SP2TP telah sesuai dilakukan yaitu berasal dari APBD yang disalurkan melalui Dinas Kesehatan. Hasil evaluasi diketahui bahwa pendanaan dalam pengelolaan SP2TP di Puskesmas Koto Katik cukup. Dana tersebut bersumber dari dana APBD dan dikelola oleh bendahara pembantu pengeluaran.



Hasil evaluasi diketahui Kegiatan sudah cukup baik dengan melakukan pendataan pasien yang diperiksa atau meminta surat rujukan, pendataan penyakit yang diderita serta mengirimkannya dalam bentuk laporan.



32



PROSES ▹ Perencanaan & Pelaksanaan Di Puskesmas Koto Katik secara operasional telah ada petugas koordinator SP2TP yang ditunjuk namun untuk koordinator hanya 1 orang yang tugasnya merangkap sebagai penginput data laporan bulanan yang di dapat dari masing-masing program Puskesmas dan bertugas juga dalam pengiriman laporan bulanan ke tingkat Dinas Kesehatan. Diharapkan kepada Puskesmas untuk membagi tugas secara terstruktur sehingga ada pembagian tugas dalam pencatatan laporan sehingga tidak terfokus pada 1 orang.



33



PROSES ▹ Pencatatan Tahap pencatatan SP2TP di Puskesmas Koto Katik belum sepenuhnya lengkap. Terdapat beberapa data yang kosong untuk direkap. Kendala seperti ini yang membuat ketidaklengkapan pada pelaporan. Sebaiknya dari Puskesmas memberikan tenggang waktu pada penanggung jawab laporan bulanan dalam penyelesaian pencatatan.



34



PROSES ▹ Pelaporan ▹ Berdasarkan hasil evaluasi, setiap pelaksana kegiatan Puskesmas



baik di dalam maupun luar Puskesmas melaporkan hasil laporannya tiap bulan. Pelaporan yang disampaikan tiap bulannya disampaikan dalam bentuk format yang telah disediakan oleh dinas kesehatan dan sudah dibakukan. Pencatatan yang masih manual menyebabkan keterlambatan pada pelaporan tingkat Dinas Kesehatan Kota.



PROSES ▹ Pengawasan Berdasarkan hasil evaluasi, pada pencatatan dan pelaporan SP2TP perlu ada pengawasan yang bertujuan untuk meminimalkan kesalahan pada pencatatan dan pelaporan. Pengawasan yang dilakukan berupa pengawasan tertulis terhadap laporan yang akan dikirim ke Dinas Kesehatan. Kepala Puskesmas memeriksa kembali sebelum ditandatangani. Seharusnya pengawasan yang dilakukan bukan hanya tertulis saja tetapi juga perlu secara lisan dengan cara menanyakan langsung kepada yang berkepentingan.



36



OUTPUT ▹ Monitoring Evaluasi Dari hasil monitoring dan evaluasi, Monev yang dilakukan hanya fokus pada kegiatan program Puskesmas saja yang dilakukan setiap bulan melalui Lokmin bulanan. Sedangkan untuk evaluasi SP2TP sendiri belum pernah dilakukan. Seharusnya monev juga harus di fokuskan program SP2TP bukan hanya kegiatan Puskesmas saja, karena dengan melakukan evaluasi secara berkala dapat mempengaruhi hasil dari pelaporan laporan bulanan.



37



OUTPUT ▹ Kelengkapan dan ketepatan waktu Dari hasil evaluasi, kelengkapan dari laporan bulanan bisa dikatakan sudah lengkap. Walaupun dalam waktu 1 tahun masih ada juga laporan yang dikirim kurang lengkap tetapi itu tidak sering terjadi. Ketepatan waktu dalam pengiriman laporan SP2TP mulai dari jenjang administrasi yang terbawah sampai ke dinas kesehatan kabupaten sangatlah penting, karena informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Dari segi kelengkapan, data yang disampaikan harus lengkap. Suatu informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi dapat dikatakan berkualitas jika informasi yang dihasilkan bersifat lengkap.



38



Berdasarkan data dan informasi yang didapat dari Dinas Kesehatan Kota Padang Panjang, Puskesmas Koto Katik merupakan salah satu diantara Puskesmas yang digolongkan sebagai Puskesmas terbawah (29,16%) dibandingkan PuskesmasPuskesmas lain dalam menjalankan program SP2TP dari aspek kelengkapan pelaporan laporan bulanan baik LB-1,LB-2, LB-3 dan LB-4. Hal itu disebabkan karena Sumber Daya Manusia (SDM) yang masih sangat kurang yaitu hanya satu orang yang bertugas dalam Program SP2TP ini. Rendahnya sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas Koto Katik juga disebabkan karena sistem pencatatan yang masih manual. Kurangnya sarana seperti komputer dan jaringan internet di Puskesmas ini yang nyatanya sangat berguna dalam sistem pencatatan dan pelaporan yang tepat waktu. Pengawasan terhadap pencatatan dan pelaporan sebelum diberikan kepada Dinas Kesehatan Kota masih sangat kurang sehingga masih banyak Laporan Bulanan yang datanya kurang lengkap.



5. PENUTUP



Dari hasil evaluasi SP2TP di Puskesmas Koto Katik dapat disimpulkan bahwa: 1. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu di Puskesmas Koto Katik sudah cukup baik dalam hal pelaporan bulanan yang selalu dikirimkan ke Dinas Kesehtan Kota. Puskesmas Koto Katik juga menjalankan program SP2TP ini dengan tersedianya Sumber Daya Manusia, dana dari APBD, saran yang cukup serta dengan metode yang baik. Proses SP2TP di Puskesmas Koto Katik juga sudah cukup terlaksana dengan baik. Pengawasan dan monitoring evaluasi dilakukan pula dalam sistem pencatatan dan pelaporan oleh Puskesmas Koto Katik. 1.



Permasalahan yang ada dalam sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas Koto katik adalah Sumber Daya Manusia (SDM) yang masih sangat kurang yaitu hanya satu orang yang bertugas. Lalu, masih kurangnya sarana seperti komputer dan jaringan internet di Puskesmas ini yang menghambat sistem pencatatan dan pelaporan yang tepat waktu. Pengawasan yang masih sangat kurang juga berpengaruh terhadap ketidaklengkapan data yang dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota.



SARAN ▹



▹ ▹ ▹



Menambah Sumber Daya Manusia yang sudah terlatih untuk menjalani progam sistem pencatatan dan pelaporan terpadu di Puskesmas Koto Katik.



Disediakannya sarana seperti komputer, jaringan internet, dan buku pedoman SP2TP untuk memudahkan sistem pencatatan dan pelaporan yang tepat waktu. Mencegah keterlambatan dan ketidaklengkapan laporan serta dilakukan pengawasan yang ketat terhadap Pencatatan dan Pelaporan Terpadu di Puskesmas Koto Katik. Memperbaiki kesalahan-kesalahan atau ketidaklengkapan yang akan dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota karena akan berpengaruh terhadap feedback yang diberikan dari Dinas Kesehatan Kota.



42



1. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 63/Menkes/SK/II/1981 tentang Penetapan Berlakunya Penyelenggaraan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) 2. Barsasella, Diana. 2012. Sistem Informasi Kesehatan. Jakarta, Mitra Wacana. Medika 3. https://fadlianeukatjeh.wordpress.com/2012/01/23/sistem-pencatatan-dan-pelaporantingkat-puskesmas-sp2tp/ 4. Departemen Kesehatan RI, 1997b. Petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan Data SP2TP, Buku III, Jakarta 5. Departemen Kesehatan RI, 1997a. Pedoman Sistem Informasi Puskesmas, Buku I, Jakarta 6. Hasnita, Evi. 2019. Evaluasi Implementasi Program Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas. Bukittinggi: STIKes Fort De Kock Bukittinggi. 7. Darmawan, Ede Surya. dan Sjaaf, Amal Chalik. 2016. Administrasi Kesehatan Masyarakat. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. http://www.who.int/countries/idn/en/ Kemenkes RI. Tantangan e-kesehatan di Indonesia. Jakarta: 2016 8. Febriyanto. (2014). Studi tentang Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan PelaporanTerpadu Puskesmas di wilayah kerja Puskesmas Baluase Kabupaten Sigi tahun 2014. Skripsi Sekolah



Tinggi Ilmu Kesehatan Indonesia Jaya. Palu: Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Indonesia Jaya.



DAFTAR PUSTAKA



THANK YOU



44