2.3.7.4 Sop Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas [PDF]

Citation preview

PENCATATAN DAN PELAPORAN DOKUMEN



SOP



No. Dokumen



: SOP/007/BAB-2/ PKM-MNW/2018



No. Revisi



: 00



Tanggal Terbit : 15-01-2018 Halaman



: 1-6 Kepala Puskesmas Perawatan Menawi



Pemerintah Kabupaten Kepulauan Yapen



PENGERTIAN



Marthen Sembai, S.Kep NIP. 196210311987031011



1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file komputer dan lain-lain disertai tulisan, grafik, gambar dan suara. 2. Pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan kegiatan pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik factor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat dinas.



TUJUAN



Sebagai acuan bagi petugas untuk mendapatkan data dan informasi secaraakurat,tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi



KEBIJAKAN



SK Kepala Puskesmas Perawatan Menawi Nomor : SK / 002 / AK / PKM-MNW / 2018 tentang Kebijakan Pengelolaan Puskesmas Perawatan Menawi



REFERENSI



1. Permenkes RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan 2. Permenkes RI Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pelayanan Kesehatna Puskesmas. 3. Permenkes RI



No



46 Tahun 2015



tentang Akreditasi



Puskesmas, Klinik Mandiri, Tempat Praktek Dokter Umum Mandiri, Tempat Praktik Dokter Gigi Mandiri.



PROSEDUR



1. PelaksanaanPencatatan Dan Pelaporan Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut 2 : a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang. b. Kartu Rawat Jalan Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medic pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke Puskesmas. c. Kartu Indeks Penyakit Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta serta 10 besar penyakit yang ada di Puskesmas. d. KMS Ibu Hamil Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak lanjut. e. Register Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung Puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.



2. Bentuk Pencatatan a. Bentuk Pencatatan Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu : 1) Catatan Individu (CatatanIbu, Bayi, Dan Balita); 2) Catatan Keluarga (Kesehatan KeluargaTertentu); 3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survey komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak balita). b. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu : 1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak; 2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB; 3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu; 4) Catatan Imunisasi; 5) Catatan Kunjungan Rumah / PHN 6) Catatan Persalinan; 7) Catatan KematianI bu Dan Bayi; Dan 8) Catatan Rujukan. c. Sementara



Bentuk



Catatan



Berdasarkan



Proses



Pelayanan, Yaitu : 1) Catatan Awal / Masuk; 2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan / Perkembangan Pelayanan; 3) Catatan Pindah; 4) Catatan Keluar. 3. Mekanisme Pencatatan Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang dilakukan dalam gedung Puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian.



b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan Puskesmas



harian



dikombinasi



masing-masing menjadi



laporan



progam terpadu



Puskesmas atau yang disebut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP inidikirim kedinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam 4. Pelaporan Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dar ibulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di Puskesmas. 5. Mekanisme Pelaporan a. Tingkat Puskesmas 1) Laporan dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di Puskesmas. 2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari Puskesmas pembantu dan bidan di desa. 3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.



4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan. b. Tingkat Kabupaten 1) Pengolahan Banyuwangi



data



SP2TP



menggunakan



di



Dinas



perangkat



Kesehatan lunak



yang



ditetapkan oleh Depkes. 2) Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Banyuwangi disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data. 3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke Puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program. DIAGRAM ALIR Pelaksana Program



Melakukan Kegiatan Program Puskesmas



Pelaksana Program Mencatat Kegiatan



Hasil Pencatatan Disampaikan Kepada Pemegang Program



Pemegang Program dan Pelaksana Program Membuat Laporan



Laporan Disampaikan Kepada Kepala Puskesmas



UNIT TERKAIT



Semua



komponen kegiatan



upaya



kesehatan



wajib



dan



pengembangan DOKUMEN



Laporan semua Program



TERKAIT



REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN Tanggal : NO.



YANG DIRUBAH



ISI PERUBAHAN



TANGGAL MULAI DIBERLAKUKAN