Sistem Penyelenggaraan Makanan Institusi Analisa Beban Kerja Di Rsud Cibabat [PDF]

Citation preview

SISTEM PENYELENGGARAAN MAKANAN INSTITUSI ANALISA BEBAN KERJA DI RSUD CIBABAT



OLEH:



MIKA ERLANITA SAMOSIR



PO.71.31.2.19.004



YULISTIA AVTINA



PO.71.31.2.19.012



POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES PALEMBANG PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN GIZI DAN DIETETIKA 2022



KATA PENGANTAR



DAFTAR ISI



HALAMAN JUDUL................................................................................................ i KATA PENGANTAR.............................................................................................. ii DAFTAR ISI............................................................................................................. iii BAB I PENDAHULUAN......................................................................................... 1 A. Latar Belakang.........................................................................................1 B. Rumusan Masalah....................................................................................3 C. Tujuan......................................................................................................3 BAB II PEMBAHASAN .........................................................................................4 A. B. C. D. E. F. G. H. I.



Pengertian Analisis Beban Kerja...................................................................4 Metode Analisis Beban Kerja........................................................................ Jenis-jenis Analisis Beban Kerja.................................................................... Peran Analisis Beban Kerja........................................................................... Tipe-tipe Analisis Beban Kerja...................................................................... Faktor-faktor Analisis Beban Kerja............................................................... Manfaat Analisis Beban Kerja....................................................................... Sistem Perhitungan Beban Kerja................................................................... Cara Mengitung Analisis Beban Kerja..........................................................



BAB III PENUTUP.................................................................................................. A. Kesimpulan.................................................................................................... B. Saran............................................................................................................... DAFTAR PUSTAKA



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Tujuan analisis beban kerja adalah untuk memperoleh seberapa besar beban kerja relative dari seseorang tenaga kerja, suatu jabatan (pekerjaan), suatu unit kerja (seksi, bagian, divisi, cabang, wilayah), bahkan suatu organisasi/perusahaan secara keseluruhan (Kurnia,2008) (Ridha et al., 2013). Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-rata satu orang, maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut. Atau akan memperoleh jumlah pega Menurut Menpan (1997) Pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentuwai yang dibutuhkan melalui jumlah jam kerja setiap pegawai tersebut. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau Teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumber daya manusia.



Metode beban kerja adalah teknik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek (short-term). Peramalan jangka pendek ini untuk waktu satu tahun dan selama-lamanya dua tahun. Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-rata satu orang, maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut. Atau akan memperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan melalui jumlah jam kerja setiap pegawai tersebut. Dalam manajemen kepegawaian, kegiatan penerimaaan dan penempatan pegawai mutlak harus dilakukan didalam satu unit organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Kegiatan manajemen kepegawaian adalah kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan penempatan pegawai yang pada awalnya dilakukan terlebih dahulu melalui analisis jabatan (job analysis), yang berarti suatu kegiatan untuk memberikan gambaran tentang syarat-syarat jabatan (job specification) yang diperlukan bagi setiap pegawai yang akan diterima dalam menduduki suatu jabatan didalam suatu organisasi. Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu, maupun kualitas. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan dan unit kerja. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang rumusan masalah tersebut maka dapat dirumuskan permasalahan yang akan diangkat pada penelitian ini antara lain sebagai berikut : “Bagaimana nilai beban kerja masing-masing setiap operator di RSUD CIBABAT KOTA CIMAHI ?” C. Tujuan Untuk memilih jumlah karyawan yang diperlukan untuk menanggulangi suatu pekerjaan dan memilih jumlah karyawan dalam beban kerja yang bisa diluapkan kepada seorang karyawan



BAB II PEMBAHASAN



A. Pengertian Analisis Beban Kerja Analisis Beban Kerja ialah prosedur untuk memastikan jumlah jam kerja tiap individu yang diperlukan untuk menjalani suatu pekerjaan dalam jangak periode yang spesifik. Analisis beban kerja adalah untuk menyediakan instrumen dalam proses penataan kelembagaan/SDM Sekretariat Daerah, melakukan penilaian beban kerja Unit Kerja, yang hasilnya akan dipergunakan sebagai bahan (input) bagi proses perencanaan penataan/penyempurnaan struktur organisasi dan kepegawaian Sekretariat Daerah. Beban kerja (workload) merupakan suatu perbedaan antara kapasitas atau kemampuan pekerja dengan tuntutan pekerjaan yang harus dihadapi. Mengingat kerja manusia bersifat mental dan fisik, maka masing-masing mempunyai tingkat pembebanan yang berbeda-beda. Kesesuaian beban kerja yang diatur oleh perusahaan terhadap kondisi pekerja perlu diperhatikan. Beban kerja yang berlebih dapat menimbulkan suasana kerja yang kurang nyaman bagi pekerja karena dapat memicu timbulnya stres kerja yang lebih cepat. Sebaliknya kekurangan beban kerja dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi. B. Metode Analisis Beban Kerja Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan ini dilakukan dengan 3 pendekatan yaitu : 1. Pendekatan Organisasi Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari jabatan-jabatan. Melalui pendekatan organisasi sebagai informasi, akan diperoleh informasi tentang : nama jabatan, struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap



pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratanpersyaratan seperti : fisik, mental, pendidikan, ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman. Berdasarkan pendekatan organisasi ini dapat dibuatkan prosedur kerja dalam pelaksanaan kerja yang menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang baik. Kegiatan dan hubungan antar unit organisasi perlu dibuatkan secara tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan tugasnya bagaimana cara melakukannya serta dengan siapa pegawai itu harus mengadakan hubungan kerja. Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban tugasnya. Hambatannya karena belum adanya ukuran beban tugas, hal ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang sejenis. Dengan demikian ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih. 2. Pendekatan analisis jabatan Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan fungsional, akan tetapi lebih diarahkan pada jabatan-jabatan non struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis (ingat kriteria jabatan baik aspek material maupun formal). Melalui pendekatan ini dapat diperoleh berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas jabatan, hasil kerja, dan beban kerja serta rincian tugas. Selanjutnya informasi hasil kerja dan rincian tugas dimanfaatkan sebagai bahan pengkajian beban kerja. Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis pada sub unit-sub unit dan sub unit terbagi habis dalam jabatanjabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan ini akan diperoleh suatu landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara lain : 



Sebagai landasan untuk melakukan mutase.







Sebagai landasan untuk melakukan promosi.







Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan (Diklat)







Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi







Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja







Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan sarana kerja



3. Pendekatan Administratif Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan dalam organisasi maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian. C. Jenis-jenis Beban Kerja Adapun dua jenis beban kerja yaitu beban kerja fisik dan beban kerja mental. Beban kerja yang ditimbulkan dari aktivitas mental antara lain disebabkan oleh : 1. Keharusan tetap dalam kewaspadaan tinggi dalam waktu yang lama. 2. Kebutuhan untuk mengambil keputusan yang melibatkan tanggung jawab besar. 3. Menurunnya konsentrasi akibat aktivitas yang monoton. 4. Kurangnya kontak dengan orang lain, terutama tempat kerja yang terisolasi (lepas pantai, perkebunan). D. Peran Analisis Beban Kerja Berikut ini adalah beberapa peran analisis beban kerja yaitu: 1. Dalam Perekrutan dan Seleksi Karyawan 2. Dalam Perancangan Karir 3. Dalam Pengembangan Karyawan 4. Dalam Perancangan Indikator Kinerja Utama 5. Dalam Perancangan Sistem Kompensasi dan Benefit Karyawan 6. Dalam Penentuan Kestabilan Keuangan Perusahaan terkait dengan beban gaji. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan kemampuan untuk menentukan hasil kerja utama karyawan/unit kerja, perhitungan waktu efektif,



perhitungan waktu kerja normal, perhitungan beban kerja sesuai dengan jabatan yang dipegang, dan pengalokasian tenaga kerja yang optimum sehingga tepat daya dan tepat guna sesuai dengan tujuan perusahaan. E. Tipe-tipe Analisis Beban Kerja Berikut ini adalah beberapa tipe-tipe analisis beban kerja yaitu : 1. Analisis Numerik Menghitung jumlah output (produk/jasa) yang dihasilkan pada waktu tertentu (cycle time). Banyak perusahaan menggunakan tipe analisis beban kerja seperti ini untuk jenis pekerja operator produksi di shop floor dengan sangat spesifik (jumlah langkah dan menit yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses pekerjaan) dengan perhitungan time motion study. 2. Analisis Proses Dalam analisis proses dengan menentukan langkah-langkah apa saja dalam pengerjaan suatu tugas untuk menghasilkan output terukur. Identifikasi hal- hal dibawah ini : 1. Output yang dibuat dan diukur 2. Titik awal dari tugas 3. Langkah – langkah yang khas dalam tugas 4. Titik akhir dari tugas. Identifikasi melalui analisis proses ini akan menuntut anda memahami faktor-faktor apa saja yang akan mempengaruhi kinerja dan mempertanyakan mengapa tindakan tertentu yang diambil. Analisis Proses juga menyediakan informasi apakah perlu kita mendisain ulang proses kerja atau melakukan down sizing terhadap jumlah SDM yang ada saat ini. F. Faktor-faktor Analisis Beban Kerja Berikut ini adalah beberapa faktor pengaruh analisis beban kerja yaitu : a) Faktor Eksternal Faktor eksternal adalah faktor yang memiliki pengaruh dari luar tubuh pekerja. Berikut ini merupakan contoh faktor eksternal adalah task



(tugas itu sendiri), organisasi dan lingkungan kerja. Ketiga aspek ini disebut stressor dalam fatique management. 1. Tugas Tugas dapat berupa fisik: stasiun kerja, sikap kerja, beban yang diangkut, peralatan, dan sarana informasi (visual management). Tugas dapat berupa mental: tingkat kesulitan pekerjaan, tanggung jawab terhadap pekerjaan. 2. Organisasi Organisasi disini contohnya berupa lama waktu kerja, waktu istirahat, kerja bergilir, kerja malam, model struktur organisasi, sistem pelimpahan tugas dan wewenang, jenjang karir. 3. Lingkungan Kerja 



Lingkungan kerja fisik: Intensitas penerangan, kebisingan, temperatur ruangan, getaran.







Lingkungan kerja kimia: Debu, Gas – gas pencemar udara, Uap logam.







Lingkungan kerja biologis: Bakteri, virus, jamur, binatang.







Lingkungan kerja psikososial: pemilihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan pekerja dengan pekerja, atasan dan bawahan.



b) Faktor Internal Faktor Internal adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh pekerja itu sendiri sebagai akibat adanya reaksi dari beban kerja eksternal. Reaksi tubuh tersebut dikenal sebagai strain. Berat ringannya strain dapat dinilai secara subjektif dan objektif. Penilaian secara subjektif berkaitan erat dengan harapan, keinginan dan kepuasaan yang dapat diukur dengan Indeks Employee Engagement (IEE). Penilaian secara objektif dinilai melalui perubahan fisiologis. Faktor internal meliputi faktor somatis dan faktor psikis (motivasi, persepsi, kepercayaan, kepuasan, keinginan). G. Manfaat Analisis Beban Kerja



Berikut ini adalah beberapa manfaat analisis beban kerja yaitu : 1. Memahami Peran Analisis Beban Kerja pada departemen/divisi kerja suatu perusahaan. 2. Memahami perhitungan jam efektif dan perhitungan waktu standar dalam sistem manajemen kualitas agar tercapai kondisi yang optimum. 3. Menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan dengan optimum agar terhindar dari 12 Jenis Pemborosan dalam Sistem Manajemen Kualitas. 4. Menghitung kebutuhan kalori pekerja dalam melakukan aktifitas pekerjaan dalam sistem kesehatan dan keselamatan kerja pekerja agar terhindar dari penyakit terkait kerja atau penyakit akibat kerja yang harus dilaporkan kepada disnaker setempat. H. Sistem Perhitungan Beban Kerja Analisis beban kerja dilaksanakan dengan cara menyamakan beban kerja dengan asas waktu dan kapasitas kerja. Tujuan beban kerja dijelaskan menurut strategi kerja ataupun tujuan yang harus diperoleh oleh tiap kedudukan. Berikut ini terdapat 2 sistem perhitungan dari beban kerja, yakni sebagai berikut : 1. Pengukuran Kerja untuk Beban Kerja Visioner Berikut ini terdapat beberapa pengukuran kerja untuk beban kerja visioner, antara lain: 1. Hamparan atau penjelasan tugas kedudukan 2. Saluran setiap tugas dalam dasar tugas Jumlah periode yang diperlukan setiap tugas 3. Periode penuntasan tugas sebagai multiplikasi beban kerja dengan asa waktu 4. Periode kerja yang efisien 2. Pengukuran Kerja untuk Beban Kerja Visibel Berikut ini terdapat beberapa pengukuran kerja untuk beban kerja visibel, antara lain :



1. Penjelasan tugas kedudukan 2. Dasar hasil kerja 3. Jumlah periode yang diperlukan setiap tugas 4. Tujuan periode kerja dalam dasar waktu 5. Kapasitas kerja ialah multiplikasi beban kerja dengan asas waktu 6. Periode kerja yang efisien I. Cara Menghitung Analisis Beban Kerja Sebelum menghitung analisis beban kerja, perusahaan harus mengetahui jam kerja efektif dari setiap karyawan. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016 yang di dalamnya menjelaskan bahwa jam kerja efektif dari setiap pekerja setiap harinya adalah adalah 6 jam 25 menit (6,416 jam). Jumlah jam efektif ini diperoleh dengan cara mengurangi waktu yang digunakan untuk kebutuhan karyawan lain, seperti istirahat makan dan waktu ke kamar mandi. Setelah itu, perusahaan harus menghitung isi kerja karyawan. Untuk melakukannya, pihak perusahaan bisa mengelola setiap data yang diperoleh dari unit pelaksana dengan menggunakan rumus berikut ini: Isi Kerja = Beban Kerja X Waktu. Bila sudah menghitung isi kerja, maka bisa dilanjutkan dengan menjumlahkannya agar bisa memperoleh isi kerja jabatan dan juga isi kerja unit dengan satuan orang jam atau yang biasa disebut dengan OJ. Terdapat setidaknya empat waktu kerja yang dinilai efektif, yakni perhari, perminggu, perbulan atau pertahun. Perhitungan waktu dari keempat waktu kerja efektif tersebut adalah sebagai berikut : Per hari = 1 hari x 6,416 jam =385 menit Per minggu = 5 hari x 6,416 jam =32,08 jam = 1.924,8 menit Per bulan = 20 hari x 6,416 jam =128,32 jam = 7.699,2 menit Per tahun = 240 hari x 6,416 jam =1.539,84 jam = 92.390,4 menit



BAB III PENUTUP



A. Kesimpulan Berdasarkan penjelasan lengkap diatas bisa kita simpulkan bahwa analisis beban kerja adalah suatu cara yang dilakukan agar bisa menghitung beban kerja dengan berdasarkan suatu posisi kerja agar bisa menentukan berapa orang pekerja yang memang dibutuhkan. Analisis tersebut mencakup berbagai proses perhitungan beban kerja yang berkaitan dengan waktu lamanya suatu pekerjaan bisa diselesaikan dalam posisi tertentu. Dasarnya adalah waktu kerja dan jumlah orang yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan cara yang optimal. Manfaat yang bisa diperoleh perusahaan dengan melakukan analisis beban kerja adalah bisa menentukan jumlah pekerja yang akan ditempatkan atau direkrut oleh tim HR, sebagai bahan pertimbangan dalam hal menambah atau mengurangi jumlah karyawan untuk suatu unit kerja, dan mendukung sempurnanya struktur organisasi perusahaan. Analisis ini bisa dilakukan secara mudah apabila perusahaan mempunyai sistem yang sudah terintegrasi, seperti dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online yang mampu membantu mengolah data perusahaan, khususnya dalam mencatat dan membuat laporan keuangan.



LAMPIRAN