SK Tim Pengendali Dokumen [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN LUWU TIMUR



DINAS KESEHATAN



UPTD PUSKESMAS TOMONI TIMUR KECAMATAN TOMONI TIMUR



Jln. Andi Hatta, Desa Pattengko, Kec. Tomoni Timur, Kab. Luwu Timur



SURAT KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TOMONI TIMUR NOMOR : 445/ /SK/PKM-TMT TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPTD PUSKESMAS TOMONI TIMUR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA UPTD PUSKESMAS TOMONI TIMUR, Menimbang



Mengingat



: a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan kegiatan /program dan pelayanan kesehatan Puskesmas perlu dibentuk sistem pengendalian dokumen di UPTD Puskesmas Tomoni Timur agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya. b. bahwa pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b perlu dibentuk suatu Tim Pengendali Dokumen dan dibuatkan surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Tomoni Timur. : 1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor144, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 5063); 2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan Puskesmas; 3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 57 Tahun 2007 Tentang Petunjuk Tehnik Penataan Organisasi Perangkat Daerah;



MEMUTUSKAN Menetapkan Kesatu



: KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS TOMONI TIMUR TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN : Pengendalian dokumen UPTD Puskesmas Tomoni Timur dengan menetapkan hal-hal tercantum dalam lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini.



Kedua



Ketiga



: Tim Pengendali Dokumen sebagaimana terlampir dalam keputusan ini bertugas mengumpulkan, mengelola, mengarsipkan dan mengendalikan dokumen internal dan dokumen eksternal UPTD Puskesmas Tomoni Timur dengan menggunakan sistem pengkodean dokumen. : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.



Ditetapkan di Tomoni Timur Pada tanggal 04 Januari 2023 KEPALA PUSKESMAS TOMONI TIMUR,



NI LUH GEDE SUMARDANI



LAMPIRAN I SURAT KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS TOMONI TIMUR NOMOR 445/ /SK/PKM-TMT TAHUN 2023 TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN



PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPTD PUSKESMAS TOMONI TIMUR Pengendalian Dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut : 1. Penyingkatan Dokumen



NO. 1 2 3 4 5 6 7



JENIS DOKUMEN



SINGKATAN



Surat Keputusan Standar Operasional Prosedur Kerangka Acuan Kerja Pedoman Eksternal Pedoman Internal Rencana Usulan Kegiatan Rencana Pelaksanaan Kegiatan



SK SOP KAK PE PI RUK RPK



2. Tata Cara Penomoran



NO. 1 2 3 4 5 6 7



JENIS DOKUMEN Surat Keputusan Standar Operasional Prosedur Kerangka Acuan Kerja Pedoman Eksternal Pedoman Internal Rencana Usulan Kegiatan Rencana Pelaksanaan Kegiatan



NO. SURAT 445/xxx/SK/PKM-TMT 445/xxx/SOP/PKM-TMT 445/xxx/KAK/PKM-TMT 445/xxx/PE/PKM-TMT 445/xxx/PI/PKM-TMT 445/xxx/RUK/PKM-TMT 445/xxx/RPK/PKM-TMT



3. Pengelolaan Surat Keluar Surat dikonsep oleh Kapus/TU/Pengelola Program dan diverifikasi oleh TU. TU mengetik konsep surat. Surat yang telah diprint, diberi nomor sesuai tata cara penomoran, ditandatangani oleh Kepala Puskesmas. Setelah ditandatangani, diperbanyak (difotocopy), hasil copy-an distempel basah sedangkan surat asli tanpa stempel disimpan sebagai arsip. 4. Pengarsipan surat masuk Segala surat yang ditujukan kepada Kepala Puskesmas, di register di buku surat masuk, disampaikan ke unit/pihak terkait dalam bentuk penyampaian secara langsung maupun tidak langsung (lewat sms, telepon, WA group). Surat masuk diarsipkan dibundel surat masuk. 5. Pemberian stempel terkendali, tidak terkendali dan kadaluarsa. a. Dokumen yang didistribusikan ke unit/pelaksana, terdaftar



dalam buku Dokumen



Terkendali dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi) diberi stempel “TERKENDALI”.



b. Dokumen yang dikeluarkan atas permintaan eksternal atau pihak diluar puskesmas untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan, teregister dalam buku Dokumen Tidak Terkendali dan dikeluarkan oleh Penanggung jawab Manajemen Mutu diberi stempel “TIDAK TERKENDALI’. c. Dokumen yang dinyatakan tidak berlaku lagi oleh karena mengalami perubahan/revisi sehingga



tidak



menjadi



acuan



dalam



melaksanakan



pekerjaan



diberi



stempel



“KADALUARSA”. 6. Penyimpanan Dokumen. a. Semua Dokumen Administrasi disimpan di ruang Administrasi Kantor b. Dokumen laporan Program disimpan di ruang program UKM c. Dokumen yang sudah lama disimpan di Bank Data.



Ditetapkan di Tomoni Timur Pada tanggal 04 Januari 2023 KEPALA PUSKESMAS TOMONI TIMUR,



NI LUH GEDE SUMARDANI



LAMPIRAN II SURAT KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS TOMONI TIMUR NOMOR 445/ /SK/PKM-TMT TAHUN 2023 TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN



TIM PENGENDALI DOKUMEN UPTD PUSKESMAS TOMONI TIMUR TAHUN 2023



Ketua



: Rizky Amalia, A.Md.kep



Anggota



: - Parjono, S.Kom - Tika Prafita Dewi, A.Md. Keb - Fitria Juwita, A.Md. Keb - Sugiwan, A.Md.Kep



Ditetapkan di Tomoni Timur Pada tanggal 04 Januari 2023 KEPALA PUSKESMAS TOMONI TIMUR,



NI LUH GEDE SUMARDANI