Sop Penanganan Produk Kembalian Customer [PDF]

Citation preview

PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA



No. Dok Revisi Tgl Efektif Jlh. Halaman



PROSEDUR PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN CUSTOMER



SOP-GDG-05.01 0 01 Februari 2021 6



1. TUJUAN Memastikan proses penanganan produk kembalian yang diterima kembali secara baik dan benar. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi semua produk kembalian yang dikembalikan dari customer karena: -



Salah kirim



-



Salah administrasi



-



Kadaluarsa atau sudah mendekati kadaluarsa



-



Penarikan kembali dari customer



-



Sebab lainnya, antara lain tidak sampai ke customer karena gangguan perjalanan.



3. TANGGUNG JAWAB -



Kepala Cabang bertanggung jawab terhadap produk kembalian. Divisi Gudang bertanggung jawab untuk melakukan dan memastikan penanganan produk kembalian sesuai dengan protap.



-



Divisi Gudang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap produk kembalian yang berkaitan dengan kualitas produk untuk menentukan tindak lanjut yang tepat.



4.



-



Admin cabang menyiapkan dokumen untuk produk kembalian dari customer



-



Divisi Gudang bertanggung jawab menjalankan protap ini dengan benar.



PROSEDUR Proses penanganan produk kembalian A. Produk Kembalian Karena Salah Kirim dan Salah Administrasi



No. 1



Diagram Kerja Menerima Produk kembalian



2



Uraian Kegiatan Menerima produk kemudian



kembalian,



dimasukkan



kedalam



gudang retur



Memeriksa Memeriksa dokumen terkait ketidaksesuaian



Catatan



kesesuaian



dokumen antara



nama



terkait Surat produk,



nomor bets, dan jumlah yang telah diterima



dengan



surat



pengantar barang



pengantar



barang. Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen. Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara, Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977



PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA



No. Dok Revisi Tgl Efektif Jlh. Halaman



PROSEDUR PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN CUSTOMER



3



Memberi label karantina



Memberi



penandaan



SOP-GDG-05.01 0 01 Februari 2021 6



label Label



KARANTINA oleh bagian gudang Karantina dan ditempatkan di gudang retur Melakukan pengecekan ulang



4 Melakukan pengecekan ulang dan penilaian awal



dokumen terkait kesesuaian, bentuk fisik dan jumlah yang diterima dengan surat pengantar barang dan penialain awal Dari hasil pemeriksaan,



5 Memberikan status produk kembalian



6



bagian



Laporan



produk memberikan status terhadap Pemeriksaan produk kembalian: -



Dapat digunakan kembali



-



dimusnahkan



Bagian gudang melakukan salah satu Laporan dari hal berikut: Melakukan pengecekan ulang dan penilaian awal



-



penanganan



Memasukkan sebagai stok produk gudang



-



kembalian



Memindahkan produk ke gudang



retur



di



area



"DITOLAK" -



Melakukan pemusnahan



B. Produk kembalian karena kadaluarsa atau sudah mendekati kadaluarsa Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen. Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara, Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977



PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA



PROSEDUR PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN CUSTOMER



No. 1



Diagram Kerja Menerima Produk kembalian



2



Uraian Kegiatan Menerima produk kemudian



SOP-GDG-05.01 0 01 Februari 2021 6



Catatan kembalian,



dimasukkan



kedalam



gudang retur.



Memeriksa Memeriksa dokumen terkait ketidaksesuaian dan melakukan penilaian awal



No. Dok Revisi Tgl Efektif Jlh. Halaman



dokumen



terkait



kesesuaian antara nama produk,



Surat



pengantar



barang



nomor bets, dan jumlah yang telah diterima dengan surat pengantar barang dan melakukan penilaian awal



terhadap



kualitas



produk



kembalian tersebut. Memberi penandaan



3 Memberi label DITOLAK



Melakukan pengecekan ulang dan penilaian awal



Label Ditolak



DITOLAK oleh bagian gudang dan ditempatkan di gudang retur di area “DITOLAK”. Melakukan pemusnahan



4



label



sesuai



-



dengan prosedur yang berlaku.



Laporan penangan produk kembalian



-



Berita acara pemusnahan



C. Produk kembalian karena penarikan kembali No.



Diagram Kerja



Uraian Kegiatan



Catatan



Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen. Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara, Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977



PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA



PROSEDUR PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN CUSTOMER



1



Menerima Produk kembalian



2



Menerima kemudian



produk



SOP-GDG-05.01 0 01 Februari 2021 6



kembalian,



dimasukkan



kedalam



gudang retur.



Memeriksa Memeriksa dokumen terkait ketidaksesuaian dan melakukan penilaian awal



No. Dok Revisi Tgl Efektif Jlh. Halaman



dokumen



terkait



kesesuaian antara nama produk,



Surat



pengantar



barang



nomor bets, dan jumlah yang telah diterima dengan surat pengantar barang dan melakukan penilaian awal



terhadap



kualitas



produk



kembalian tersebut. Memberi penandaan



3 Member label DITOLAK



label



Label Ditolak



DITOLAK oleh bagian gudang dan ditempatkan di gudang retur di area “DITOLAK”.



4



Pencatatan dan rekonsiliasi.



Bagian



Pencatatan dan rekonsiliasi



melakukan



pencatatan dan rekonsiliasi sesuai prosedur. Melakukan



5



produk



pemusnahan



sesuai



-



dengan prosedur yang berlaku



Laporan penangan produk kembalian



-



Berita



acara



pemusnahan



D. Produk kembalian karena sebab lain No.



Diagram Kerja



Uraian Kegiatan



Catatan



Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen. Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara, Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977



PT. TIRTA MEDICAL INDONESIA



No. Dok Revisi Tgl Efektif Jlh. Halaman



PROSEDUR PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN CUSTOMER



1



Menerima Produk kembalian



2



produk



kemudian



Member label karantina



kembalian,



dimasukkan



kedalam



gudang retur.



Memeriksa Memeriksa dokumen terkait ketidaksesuaian



3



Menerima



SOP-GDG-05.01 0 01 Februari 2021 6



kesesuaian



dokumen antara



terkait Surat



nama



produk,



nomor bets, dan jumlah yang telah diterima



dengan



barang. Memberi



surat



pengantar barang



pengantar



penandaan



label Label



KARANTINA oleh bagian gudnag Karantina dan ditempatkan di gudang retur



Melakukan 4



Melakukan pengecekan ulang dan penilaian awal



pengecekan



ulang



dokumen terkait kesesuaian, bentuk fisik dan jumlah yang diterima dengan surat pengantar barang dan penilaian awal. Dari hasil pemeriksaan,



5 Memberikan status produk kembalian



bagian



Laporan hasil



produk memberikan status terhadap Pemeriksaan produk kembalian: -



Dapat digunakan kembali



-



dimusnahkan



Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen. Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara, Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977



Bagian gudang melakukan salah satu Melakukan tindak lanjut



6



dari hal berikut: -



Memasukkan sebagai stok Laporan gudang



-



penanganan



Memindahkan produk ke produk gudang



retur



di



area kembalian



"DITOLAK" -



Melakukan pemusnahan



5. Lampiran -



Form Surat Pengantar Produk Kembalian



-



Form Daftar Produk



6. Dokumen Rujukan -



CDAKB



-



ISO 9001 : 2015



-



Pedoman Mutu



7. Riwayat Perubahan Versi -



No -



Tanggal -



Alasan -



8. Distribusi Asli



: Wakil Manajemen



Kopi



: Kepala Divisi Gudang



Tanggal : Dibuat oleh :



Sukhaeri Kepala Divisi Gudang



Tanggal : Diperiksa oleh :



Andika Yolanda Pratama Wakil Manajemen



Tanggal : Disahkan Oleh :



Sherhan, SH.,MH Direktur



Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan dokumen rahasia PT. Tirta Medical Indonesia dan tidak bisa diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seizin tertulis dari manajemen. Jl. Setia Budi Psr. I, LK. VI, No. 212, Kel. Tanjung Sari, Kec. Medan Selayang, Kota Medan - Sumatera Utara, Phone : (061) 8219933, Fax : (061) 8219977