Penanganan Produk Khusus [PDF]

Citation preview

PENANGANAN PRODUK KHUSUS 1. PENANGANAN PRODUK NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA Apoteker Penanggung Jawab (APJ) di KFTD Bandung bertanggung jawab atas keseluruhan proses penanganan produk narkotika dan psikotropika mencakup pengadaan, penyimpanan, penyaluran, serta pelaporan. Pengadaan narkotika dan psikotropika dilakukan langsung oleh APJ melalui Surat Pesanan Narkotika atau Psikotropika dengan ketentuan satu surat pesanan hanya boleh digunakan untuk memesan satu jenis obat dan ditandatangani langsung oleh APJ dan dibubuhi cap KFTD Bandung. Penerimaan narkotika akan melalui pengecekkan di transito in, kemudian pengecekkan oleh supervisor gudang, dan dicek oleh APJ. Jika APJ tidak ada di tempat, maka diserahkan kepada TTK dengan sepengetahuan kepala cabang KFTD. Narkotika dan Psikotropika disimpan di gudang khusus yang terpisah dari produk lain dan tidak boleh digunakan oleh menyimpan produk lain. Gudang tersebut hanya bisa diakses oleh APJ dan TTK sesuai izin dari APJ. Gudang penyimpanan dilengkapi pendingin udara serta alat pengontrol suhu dan kelembaban ruangan. Di dalam gudang narkotika, terdapat beberapa lemari dan rak penyimpanan barang sesuai jenis sediaannya, yakni sediaan tablet dan injeksi. Terdapat pula lemari untuk barang reject yang harus dimusnahkan saat lemari sudah penuh. Permintaan atas narkotika dan psikotropika harus diverifikasi oleh APJ KFTD terkait dan permintaan dapat disetujui atau ditolak dengan beberapa pertimbangan yaitu keabsahan surat pesanan, kelengkapan surat pesanan, ketersediaan barang, kerasionalan pesanan, dan pertimbangan APJ lainnya. Penyerahan narkotika kepada outlet harus dilakukan kepada Apoteker yang bertugas outlet terkait. Jika Apoteker tidak berada di tempat, maka narkotika diserahkan pada TTK dengan surat delegasi yang harus ditunjukkan saat penerimaan barang. Pelaporan penyaluran produk narkotika dan psikotropika dilakukan sebulan sekali pada tanggal 5 melalui sistem e-NAPZA kepada BPOM dan melalui e-Report NAPZA ke Dinas Kesehatan.



2. PRODUK RANTAI DINGIN ATAU COLD CHAIN PRODUCT (CCP) Produk CCP adalah produk yang harus ditangani pada suhu 2-8oC mulai dari tahap produksi hingga digunakan oleh konsumen. Produk CCP harus disimpan pada lingkungan yang memenuhi kondisi sebagai berikut: •



Suhu dipantau dan dicatat dengan baik.



•



Memiliki termometer yang terkalibrasi disertai bukti kalibrasinya.



•



Ada alarm peringatan jika terjadi penurunan dan peningkatan suhu secara kritis.



•



Dilengkapi dengan temperature chart yakni info secara periodik bahwa produk tidak memngalami suhu yang merusak mutu.



•



Memiliki generator otomatis selama 24 jika terjadi mati listrik.



Penyaluran produk CCP juga harus dikondisikan pada suhu 2-8oC dengan cara dimasukkan dalam icebox yang disertai icepack sehingga suhu penyimpanan tetap terjaga.



3. Penanganan Produk Retur Penjualan Produk retur penjualan adalah produk yang telah disalurkan yang dikembalikan karena adanya keluhan masalah kualitas atau atas permintaan dari institusi yang berwenang, penarikan kembali, atau karena hal lain. Outlet dapat meretur barang jika barang sudah mendekati ED minimal 3-6 bulan, lalu bisa dikarenakan barang rusak disebabkan atau berasal dari PBF, atau barang tidak sesuai pesanan outlet. Untuk alur dari penanganan produk retur penjualan, outlet yang terkait membuat surat penolakan, kemudian melampirkan copy faktur yang sesuai dengan fisik barang seperti ED, batch , dan nama barang, lalu bukti fisik dan dokumen diperiksa APJ/spv. logistik. Bila proses tersebut sudah disetujui, kemudian di lanjutkan dengan adanya persetujuan dari sales, spv. penjualan, spv. logistik, APJ lalu diretur lewat sistem dengan memasukkan stock barang yang bersangkutan ke stock sistem kembali dengan syarat



barang masih bisa



didistribusikan , jika tidak barang disimpan di gudang karantina untuk diproses selanjutnya.



Ada dua jenis product recall atau penarikan produk dari pasaran yaitu a. Penarikan Wajib (mandatory recall) adalah penarikan yang diperintahkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan, dengan pertimbangan keluhan dari pelanggan dan kualitas berdasarkan hasil temuan BPOM. b. Penarikan Sukarela (voluntary recall) adalah penarikan yang diprakarsai oleh Pemilik Izin Edar atau dalam ranah distribusi dilakukan oleh pihak distributor barang secara sukarela karena hasil temuan dari pihak internal distributor atau keluhan dari pelanggan terkait kualitas produk yang didistribusikan.



4. Penanganan Produk Retur Pembelian Apabila pada saat pengiriman barang terjadi penolakan (retur) atas barang yang dipesan, maka outlet harus mengisi Surat Penolakan Kiriman Barang/retur yang dilengkapi alasan penolakan, cap resmi dari outlet, penanggung jawab outlet, serta telah mendapatkan persetujuan dari salesman dan Formulir Permohonan Retur Barang. Formulir Penolakan yang telah sampai di KFTD Cabang Bandung akan diproses dan dibuatkan Nota Retur yang akan dijadikan arsip atau tanda bukti bahwa telah terjadi penolakan/retur barang dari pelanggan. Tahapan penanganan produk retur pembelian, karena berasal dari vendor/ prinsipal, maka harus ada persetujuan terlebih dahulu dari bagian marketing sebagai perwakilan dari vendor terkait. Biasanya APJ membuat surat pengajuan retur untuk produk terkait, lalu nama barang, batch, jumlah, alasan dilakukannya retur pada produk terkait setelah semuanya terpenuhi kemudian dilakukan persetujuan terlebih dahulu untuk selanjutnya di kirim ke UKL untuk barang dari pihak ketiga atau ULS untuk produk KF atas sepengetahuan spv. logistik, spv. TU, dan kepala cabang. Penerimaan obat kembalian harus sesuai dengan dokumen yang ada dan tertelusur agar produk yang dikembalikan benar berasal dari KFTD Cabang Bandung, dengan syarat bahwa waktu pengembalian selambat-lambatnya 3 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa produk yang akan diretur, dengan persetujuan dari team marketing.