1.9.prosedur Tetap Penanganan Produk [PDF]

Citation preview

PT.ARES PRATAMA MEDIKA PROSEDUR TETAP PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN Nomor : APM-005 ; Revisi 00



Pengesahan Disiapkan oleh: Wakil Manajemen



Miftakhul Khasanah Disahkan oleh: Direktur



Anastasia Angga Dewi DN



JL.S.Parman No.239 A-B, Kel. Purwokerto Kulon, KecPurwokerto Selatan, Kab.Banyumas TELP : 0281-641446



Disusun oleh ADMIN Tanggal 2018



Prosedur Tetap PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN Departemen Seksi LOGISTIC WERE HOUSE



Halaman 2 dari 6 Nomor APM-005 Tanggal berlaku 2018



Diperiksa oleh DIREKTUR. Tanggal ..........................................



Mengganti No Tanggal ..........................................



Disetujui oleh WAKIL DIREKTUR Tanggal ..........................................



1. Tujuan Memastikan proses penanganan produk kembalian yang diterima kembalk secara baik dan benar. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini meiiputi semua produk kembalian yang dikembalikan dari disributor Karena : -



Salah kirim Salah administrasi



-



Kadaluarsa atau sudah mendekati kadaluarsa Penarikan kembali di departemen Sebab Iainnya, antara lain tidak sampai ke disributor karena gangguan perjalanan. 3. Tanggung Jawab -



-



Kepala Depanemen LOGISTIC bertanggung jawab mengambi! keputusan akhir terhadap produk kembalian. Kepala Departemen LOGISTIC bertanggung jawab untuk melakukan dan rnemastikan penanganan produk kembalian sesuai dengan prsiap. - Kepaia Departemen LOGISTIC bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap produk kembalian yang berkaitan dengan kualitas produk untuk menentukan tindak lanjut yang tepat. - Kepala Departemen LOGISTIC menyiapkan dokumen produk kembalian -



daridisributor. Kepala Gudang bertanggung jawab menjalankan protap ini dengan benar.



4. Prosedur Prosedur Penanganan Produk Kembalian (Dokumen NoAPM-005) - Menunjuk saiah satu personil Departemen LOGISTIC yang bertanggung jawab untuk penanganan produk kembalian. -



Penempatan produk kembalian di gudang retur dan gudang retur harus dalam keadaan terkunci.



A. Produk Kembalian karena Salah Kirim dan Salah Administrasi NO



1



DIAGRAM KERJA Menerima produk kembalian



URAIAN KEGIATAN Menerima produk kembalian, kemudian dimasukkan ke dalam gudang retur



CATATAN



Disusun oleh ADMIN Tanggal 2018



Prosedur Tetap PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN Departemen Seksi LOGISTIC WERE HOUSE



Halaman 3 dari 6 Nomor APM-005 Tanggal berlaku 2018



Diperiksa oleh DIREKTUR. Tanggal ..........................................



Mengganti No Tanggal ..........................................



Disetujui oleh WAKIL DIREKTUR Tanggal ..........................................



Memeriksa dokumen terkait 2



Memeriksa dokumen terkait kesesuaian



kesesuaian antara nama produk, no bets, dan jumlah yang telah diterima dengan surat pengantar barang Memberi penandaan label



3



Memberi label KARANTINA



4



5



Melakukan pengecekan Ulang dan penilaian awal



Memberikan status produk kembalian



Melakukan tindak lanjut 6



KARANTINA oleh bagian gudang dan ditempatkan di gudang retur



Surat Pengantar Barang



Label Karantina



Melakukan pengecekan ulang dan penilaian awal Melakukan pengecekan ulang dokumen terkait kesesuaian, bentuk fisik dan jumlah yang diterima dengan surat pengantar barang dan penilaian awal Dari hasil pemeriksaan, Bagian ........... memberikan status terhadap produk kembalian - Dapat digunakan kembali - Dimusnahkan



Laporan Hasil Pemeriksaan



Bagian gudang melakukan salah satu dari hal berikut: - Masukkan sebagai stok gudang - Memindahkan produk ke gudang retur di area “ditolak” - Melakukan Pemusnahan



NO



1



B. Produk Kembalian karena Kadaluarsa atau Sudah Mendekati Kadaluarsa DIAGRAM KERJA URAIAN KEGIATAN CATATAN Menerima produk kembalian



Menerima produk Kembalian, kemudian dimasukkan ke dalam gudang retur.



Disusun oleh ADMIN Tanggal 2018



Prosedur Tetap PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN Departemen Seksi LOGISTIC WERE HOUSE



Halaman 4 dari 6 Nomor APM-005 Tanggal berlaku 2018



Diperiksa oleh DIREKTUR. Tanggal ..........................................



Mengganti No Tanggal ..........................................



Disetujui oleh WAKIL DIREKTUR Tanggal ..........................................



Memeriksa dokumen terkait



2



3



Memeriksa dokumen terkait kesesuaian dan Melakukan penilaian awal



kesesuaian Memeriksa dokumen terkait kesesuaian antara nama produk, no bets, dan jumlah yang telah diterima dengan surat pengantar barang dan melakukan penilaian awal terhadap kualitas produk kembalian tersebut



Memberi label DITOLAK



Memberi penandaan label DITOLAK oleh bagian gudang dan ditempatkan di gudang retur di area “DITOLAK”



Surat Pengantar Barang



Label Ditolak



- Laporan Melakukan pemusnahan 4



Melakukan pemusnahan sesuai dengan prosedur yang berlaku



penanganan produk Kembalian - Berita Acara Pemusnahan



C. Produk Kembalian karena Penarikan Kembali NO



1



DIAGRAM KERJA Menerima produk kembalian



URAIAN KEGIATAN



CATATAN



Menerima produk Kembalian, kemudian dimasukkan ke dalam gudang retur.



2



Memeriksa dokumen terkait kesesuaian dan Melakukan penilaian awal



Memeriksa dokumen terkait kesesuaian antara nama produk, no bets, dan jumlah yang telah diterima dengan surat pengantar barang dan melakukan penilaian awal terhadap kualitas produk kembalian tersebut



Surat Pengantar Barang



Disusun oleh ADMIN Tanggal 2018



3



4



Prosedur Tetap PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN Departemen Seksi LOGISTIC WERE HOUSE



Halaman 5 dari 6 Nomor APM-005 Tanggal berlaku 2018



Diperiksa oleh DIREKTUR. Tanggal ..........................................



Mengganti No Tanggal ..........................................



Memberi label DITOLAK



Pencatatan dan rekonsiliasi



Disetujui oleh WAKIL DIREKTUR Tanggal .......................................... Memberi penandaan label



DITOLAK oleh bagian gudang dan ditempatkan di gudang retur di area “DITOLAK” Bagian .......... melakukan pencatatan dan rekonsiliasi



Label Ditolak



-



sesuai prosedur



5



Melakukan pemusnahan sesuai Melakukan pemusnahan



dengan prosedur yang berlaku



- Laporan penanganan produk Kembalian - Berita Acara Pemusnahan



D. Produk Kembalian karena Sebab Lain NO



1



2



DIAGRAM KERJA Menerima produk kembalian



Memeriksa dokumen terkait kesesuaian



URAIAN KEGIATAN Menerima produk Kembalian, kemudian dimasukkan ke dalam gudang retur.



Memeriksa dokumen terkait kesesuaian antara nama produk, no bets, dan jumlah yang telah diterima dengan surat pengantar barang



3



Memberi label KARANTINA



CATATAN



Memberi penandaan label KARANTINA oleh bagian gudang dan ditempatkan di gudang retur



Surat Pengantar Barang



Label Karantina



Disusun oleh ADMIN Tanggal 2018



Prosedur Tetap PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN Departemen Seksi LOGISTIC WERE HOUSE



Halaman 6 dari 6 Nomor APM-005 Tanggal berlaku 2018



Diperiksa oleh DIREKTUR. Tanggal ..........................................



Mengganti No Tanggal ..........................................



Disetujui oleh WAKIL DIREKTUR Tanggal ..........................................



Melakukan pengecekan ulang Melakukan pengecekan Ulang dan penilaian awal



5



Memberikan status produk kembalian



dokumen terkait kesesuaian, bentuk fisik dan jumlah yang diterima dengan surat pengantar barang dan penilaian awal Dari hasil pemeriksaan, Bagian ........... memberikan status terhadap produk kembalian - Dapat digunakan kembali - Dimusnahkan Bagian gudang melakukan salah satu dari hal berikut:



6



Melakukan tindak lanjut



- Masukkan sebagai stok gudang - Memindahkan produk ke gudang retur di area “ditolak” - Melakukan Pemusnahan



Laporan Hasil Pemeriksaan



Laporan penanganan produk kembalian



5. Lampiran - Form Surat Pengantar Produk Kembaiian (Dokumen Nomor APM-005.A) - Form Daftar Produk Kembali (Dokumen Nomor APM-005.B) 6. Dokumen Rujukan - CDAKB - ISO 9001 : 2015, clause.... - Pedoman Mutu - ......................(dst) 7. Riwayat Perubahan Versi



No



Tanggal



Alasan



1



xxxx



dd mm yy



.....................................



2



yyyy



dd mm yy



.....................................



8. Distribusi Asli Kopi



: ...................... : ......................