Spo Peminjaman DRM [PDF]

Citation preview

PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIK Nomor Dokumen RSUD dr.Abdoer Rahem



445/89.17/431.604/Akred.13.3/2015



STANDAR PROSEDUR



Tanggal terbit



OPERASIONAL



2 Januari 2015



PENGERTIAN



Nomor Revisi : 01



Jumlah Halaman Hal : 1/4



Ditetapkan oleh, Direktur



dr. TONY WAHYUDI, M. Kes. NIP 19630210 199011 1 001 Suatu proses peminjaman Rekam Medis pasien baik dari pihak internal ataupun eksternal untuk kepentingan tertentu dengan prosedur yang



TUJUAN



berlaku. 1. Menjaga kerahasiaan informasi / data pasien yang terkandung di dalam Rekam Medik. 2. Mengontrol peminjaman status rekam medik sehingga memudahkan pelacakan jika dibutuhkan. 3. Tidak mengganggu kinerja petugas rekam Medik dalam pelayanan



KEBIJAKAN



pasien. Peminjaman Dokumen Rekam medis hanya diperuntukan sebagai: 1. Penelitian tentang suatu kesehatan pasien (oleh dokter DPJP pasien dan Komite Medik) 2. Pendidikan (mendapat izin tertulis dari direktur) 3. Hukum (membawa bukti dari pengadilan dan mendapat izin tertulis dari direktur) ( Surat Keputusan Direktur RSUD dr. Abdoer Rahem Situbondo No. 445/89.2/431.605/Akred.13.1/2015



PROSEDUR



Tentang



Kebijakan



Pelayanan



Instalasi Rekam Medis) INTERNAL 1. Permintaan peminjaman Wajib datang di bagian Rekam Medis (lantai 2) 2. Peminjam Wajib mengisi buku register yang tersedia yang berisikan: -



Nama peminjam



-



Asal bagian/instalasi peminjam



-



Keperluan peminjaman



-



No. Rekam Medis



-



Tanggal peminjaman



-



Waktu / Jam peminjaman



-



Tanda tangan peminjam



3. Catat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal peminjaman, nama peminjam yang meminjam rekam medis di lembar yang digunakan sebagai tracer sesuai dengan yang tercatat di buku peminjaman rekam medis.



PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIK Nomor Dokumen RSUD dr.Abdoer Rahem



445/89.17/431.604/Akred.13.3/2015



Nomor Revisi : 01



Jumlah Halaman Hal : 2/4



4. Cari rekam medis pasien sesuai dengan tracer yang sudah disiapkan di rak penyimpanan yang di lakukan oleh Petugas Filling 5. Ganti dokumen rekam medis dengan tracer sebagai tanda kalau dokumen rekam medis keluar dari rak penyimpanan. 6. Serahkan rekam medis yang telah diambil kepada peminjam 7. Jika pasien datang berobat saat berkas rekam Mediknya dipinjam, maka petugas rekam Medik berhak meminta kembali berkas rekam Medik yang dipinjam saat itu juga via telepon kepada peminjam dan peminjam wajib mengembalikan saat itu juga tanpa ada alasan apapun. 8. Waktu peminjaman 1 x 24 jam, tidak boleh di fotocopy, kecuali untuk studi kasus atau penelitian yang diminta oleh dokter, tetapi harus tetap surat persetujuan dari direktur. 9. Ketentuan pengembalian dokumen rekam medis: Pengembalian dokumen rekam medis tidak boleh di wakilkan pada bagian/ instalasi lain selain perwakilan dari bagian/instalasi peminjam. -



Petugas Filling memastikan kebenaran dokumen rekam medis dengan mencocokan data yang ada pada buku register



-



Peminjam/perwakilan mengisi kelanjutan buku register setelah usai peminjaman yang berisikan nama, tanggal, waktu pengembalian dan tanda tangan peminjam/perwakilan yang menyatakan dokumen sudah di kembalikan.



EKSTERNAL I.



Petugas pengadilan dan pihak yang berwajib yang boleh



melakukan pinjaman eksternal dengan prosedur sebagai berikut : 1. Peminjam / Instansi terkait menyerahkan



permohonan



peminjaman rekam Medik secara tertulis yang ditujukan kepada Direktur RSUD dr. Abdoer Rahem Situbondo pada Ka.Sie Penunjang Non Medis dengan melampirkan surat persetujuan pasien (hidup) atau keluarga (pasien mati) guna pelepasan informasi. 2. Ka. Sie. Penunjang Non Medis meneruskan permohonan peminjaman dokumen rekam medis kepada Direktur RSUD dr. Abdoer Rahem situbondo. 3. Setelah mendapatkan surat peminjam/instansi



terkait



persetujuan Wajib



mengisi



dari buku



direktur register



PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIK Nomor Dokumen RSUD dr.Abdoer Rahem



445/89.17/431.604/Akred.13.3/2015



Nomor Revisi : 01



Jumlah Halaman Hal : 3/4



peminjaman yang berisikan: -



Nama Peminjam



-



Asal Instansi/lembaga



-



Tanggal peminjaman



-



Waktu/jam peminjaman



-



No. Rekam Medis



-



Keperluan Peminjaman



-



Tanda tangan peminjam



4. Catat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal peminjaman, nama dan instansi peminjam yang meminjam rekam medis di lembar yang digunakan sebagai tracer sesuai dengan yang tercatat di buku peminjaman rekam medis. 5. Cari rekam medis pasien sesuai dengan tracer yang sudah disiapkan di rak penyimpanan yang di lakukan oleh Petugas Filling 6. Ganti dokumen rekam medis dengan tracer sebagai tanda kalau dokumen rekam medis keluar dari rak penyimpanan. 7. Masukan dokumen rekam medis yang telah tersedia ke dalam map plastik guna terhindar dari kerusakan sebelum dokumen rekam medis keluar dari RSUD dr. Abdoer Rahemu. 8. Petugas Rekam Medik senior wajib ikut guna menjaga keutuhan rekam Medik yang digunakan selama proses pengadilan / proses yang dibutuhkan di pihak berwajib. 9. Petugas Rekam Medik harus membawa kembali status rekam Medik pasien ke RSUD dr. Abdoer Rahem saat selesai diperlukan kegunaannya di pengadilan / pihak berwajib. 10. Kepala Instalasi rekam medis wajib menyimpan dokumen rekam medis yang telah kembali ke dalam laci khusus dan menetapkan sebagai dokumen rekam medis dengan status berpotensi masalah. 11. Petugas filling mengganti tracer lama pada rak penyimpanan dengan tracer baru dengan keterangan tanggal keluar, DRM bermasalah dan nama kepala bagian begitu dokumen sudah di simpan oleh kepala bagian.



II. Rekam Medik yang dipinjam untuk keperluan lain, yaitu Penelitian Mahasiswa Kedokteran atau Mahasiswa Kesehatan lain, dengan ketentuan sebagai berikut :



PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIK Nomor Dokumen RSUD dr.Abdoer Rahem



445/89.17/431.604/Akred.13.3/2015



Nomor Revisi : 01



1. Mengajukan permohonan penelitian



Jumlah Halaman Hal : 4/4



rekam Medik



secara



tertulisyang ditujukan kepada Direktur RSUD dr. Abdoer Rahem



Situbondo



disertai



Surat



Keterangan dari pihak



Universitas pada bagian Diklat 2. bagian Diklat Rumah sakit meneruskan permohonan penelitian kepada kepala instalasi rekam medis untuk di teruskan dan



UNIT TERKAIT



mendapat persetujuan dari direktur. 3. Peneliti menunjukan surat keterangan persetujuan dari direktur RS. Semua Unit