Standar Operational Procedure Security [PDF]

Citation preview

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) SATPAM PT. SHOU FONG LASTINDO No. 01/SFL/AUDIT/II/2019 I.



Umum



Satpam/security adalah suatu kelompok petugas yang dibentuk oleh instalasi/badan usaha untuk melaksanakan pengamanan fisik dalam rangka menyelenggarakan keamanan di lingkungan/kawasan kerjanya. Pengamanan fisik yaitu segala usaha dan kegiatan mencegah/mengatasi timbulnya ancaman dan gangguan keamanan dan ketertiban lingkungan instansi terkait secara fisik melalui kegiatan pengaturan, penjagaan dan perondaan serta kegiatan lain yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Pelaksanaan pengamanan dilakukan oleh satpam yang dikoordinir langsung oleh chief security (Kepala Satpam) selama 24 jam dengan kekuatan personil yang disusun dalam sistem jaga shift.



II. Tugas Pokok Satpam/Security Menyelenggarakan Keamanan dan ketertiban dilingkungan kerja Perusahaan khususnya pengamanan fisik (physical security).



III. Fungsi Satpam Segala usaha dan kegiatan melindungi dan mengamankan lingkungan kerja dan sekitarnya dari setiap gangguan keamanan dan ketertiban serta pelanggaran hukum (Preventive Role).



IV. Peranan Satpam Dalam rangka melaksanakan tugasnya satpam mempunyai peranan sebagai berikut : 1. Unsur membantu pimpinan perusahaan tempat dia bertugas dibidang keamanan lingkungan/kawasan kerja 2. Unsur membantu Polri dalam bidang keamanan dan ketertiban dibidang penegakan hukum dalam lingkungan kerja. V. Kegiatan Pokok Satpam 1. Mengadakan peraturan dengan maksud menegakkan tata tertib yang berlaku dilingkungan kerja ,khusus yang menyangkut keamanan dan



ketertiban atau tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan Perusahaan seperti : a. Pengaturan penerimaan Tamu b. Pengaturan parkir kendaraan c. Melaksanakan penjagaan dengan maksud mengawasi keadaan atau halhal yang mencurigakan disekitar lokasi kerja dan sekitar tempat tugasnya. d. Melakukan perondaan sekitar kawasan kerjanya menurut rute dan waktu yang ditentukan dengan maksud mengadakan penelitian dan pemeriksaan terhadap segala sesuatu yang tidak wajar dan tidak pada tempatnya yang dapat atau diperkirakan menimbulkan ancaman dan gangguan serta mengatur kelancaran lalu lintas diluar kawasan atau sekitar lingkungan Perusahaan. e. Mengadakan pengawalan uang/barang apabila diperlakukan. f. Mengambil langkah-langkah dan tindakan sementara bila terjadi tindak pidana, antara lain seperti: - Mengamankan tempat Kejadian Perkara (TKP) - Menangkap (apabila tertangkap basah) - Menolong korban. - Melaporkan/meminta bantuan POLRI setempat secepatnya. - Memberikan tanda-tanda bahaya atau keadaan darurat melalui alatalat alarm atau kejadian lain yang membahayakan jiwa,badan atau harta benda orang banyak di sekitar Perusahaan serta memberikan pertolongan dan bantuan penyelamatan. VI.



Tata Tertib dan Pelaksanaan Tugas Satpam /Security



Anggota Satpam diwajibkan memelihara kebersihan badan dan pakaian seperti: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Rambut harus dicukur rapi dan bersih Dilarang memelihara jenggot dan jambang Berpakaian rapi,bersih, Bertindak sopan, ramah, tetapi tegas, luhur, berani adil dan bijaksana Ulet, tabah, sabar dan percaya diri dalam menggemban tugasnya Memegang teguh rahasia yang dipercayakan padanya. Cepat tanggap (Responsive) dalam memberikan perlindungan dan pengamanan Mentaati peraturan dan menghormati norma yang berlaku di perusahaan Dilarang bersikap acuh tak acuh, tidak sopan kepada pegawai, tamu, penghuni maupun masyarakat sekitarnya 10. Dapat menciptakan suasana lingkungan kerja yang bersih, aman, nyaman dan tentram Tugas-Tugas Satpam : 1. Mengawasi dan mencatat nama-nama staf kantor yang keluar-masuk kantor. 2. Mencatat nomor dan nama kendaraan serta dokumen pengiriman yang dibawa. 3. Memeriksa barang/sisa angkutan yang masih terbawa oleh kendaraan.



4. Memeriksa dan menjaga keamanan barang di lingkungan perusahaan. 5. Melakukan tindakan darurat penggamanan apabila terjadi kerusakan alat mesin yang menyebabkan kebakaran. 6. Melarang orang-orang yang tidak berkepentingan mendekati tempat-tempat yang membahayakan/dilarang dimasuki kecuali petugas. 7. Membuka pintu gerbang pada saat ada karyawan kendaraan yang akan masuk atau keluar. 8. Memberikan buku tamu untuk diisi oleh tamu yang diteruskan pada yang dituju. 9. Melakukan body chek kepada semua tenaga kerja yang akan meninggalkan kantor dan conditioning plant kecuali pimpinan dan tamu penting. 10. Menegur mengingatkan dan melaporkan pengguna kendaraan (tenaga kerja dan staf kantor) yang tidak menggunakan peralatan keselamatan (helm untuk sepeda motor,sabuk pengaman untuk pengemudi dan penumpang depan di mobil) kecuali tamu kantor. 11. Melarang tenaga kerja keluar pada saat jam kerja kecuali ada izin dari supervisor. 12. Meminta dokumen pengiriman kepada semua kendaraan yang masuk dan keluar dari lokasi perusahaan untuk kemudian dicatat dan distempel yang kemudian diserahkan kepada bagian yang berkepentingan.



B. Tata Cara Serah Terima Tugas Penjagaan Setiap pergantian tugas dan penjagaan dari shif satu ke shif berikutnya diwajibkan adanya acara “serah terima” tugas penjagaan. Adapun tata cara penyerahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. 15 Menit sebelum acara serah terima dimulai harus sudah berada di tempat jaga 2. Tidak dibolehkan masuk ke dalam ruang jaga agar petugas jaga yang lama dapat menyelesaikan pekerjaanya dengan tertib 3. Petugas jaga yang lama wajib membersihkan ruang penjagaan sebelum serah terima dilakukan 4. Serah terima dilakukan tepat pada waktu yang telah ditentukan (jam pergantian shift) 5. Satu orang petugas jaga dari shif jaga lama dengan orang petugas jaga dari shif yang akan menggantikan melakukan: - Pemeriksaan buku-buku/register yang harus ada dipenjagaan apakah dalam keadaan lengkap dan telah ditandatangani oleh petugas jaga yang lama - Pemeriksaan barang-barang inventaris diruang penjagaan apakah telah sesuai dengan daftar yang ada (diserahterimakan) - Pemeriksaan apakah ada penggumuman/instruksi yang dilanjutkan 1. Setelah hal-hal tersebut dilakukan,segera diadakan “apel serah terima tugas”, yang dipimpin oleh seorang penjaga



2. Dalam apel serah terima tersebut,petugas jaga shif yang lama melaporkan kejadian-kejadian penting pada saat meriksa bertugas(apa bila ada ) dan menyerahkan tugas selanjutnya kepada petugas yang baru 3. Petugas jaga yang baru menyatakan menerima penyerahan tersebut C. Peraturan Tata Tertib Satpam/Security Semua anggota SATPAM/SECURITY diharap untuk : 1. Dilarang mengosongkan Pos SATPAM ,jika ada telepon atau radio panggil agar bisa diterima 2. Meminta surat jalan pada saat ada barang keluar atau masuk 3. Menegur dan menganjurkan pemakaian sabuk pengaman pengendara mobil dan helm bagi yang membawa sepeda motor 4. Dilarang tidur waktu tugas 5. Mengatur parkir 6. Melaksanakan serah terima penjagaan 7. Melaksanakan tugas sebagai pengaman dan penertib dilingkungan kerja 8. Melaksanakan kegiatan dan pelatihan PBB 9. Menindak lanjuti setiap laporan yang masuk 10. Siap siaga dalam melaksanakan tugas 11. Melaksanakan check lock absensi 12. Pelarangan dan lain-lain yang merupakan tindakan pertama pencegahan tindakan kriminal 13. Loyal pada pimpinan dan melaksanakan setiap tugas dengan sebaik-baiknya atas instruksi (Chief Security) serta melaksanakan semua peraturan yang berlaku di PT. Shou Fong Lastindo. Langkah-larangan security selama bertugas : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.



Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang Dilarang



merokok selama bertugas membuka seragam selama bertugas memakai baju bebas selama bertugas melepas sepatu dan memakai tugas selama bertugas meminum minuman keras dan obat terlarang selama bertugas main judi pakai uang maupun tidak selama bertugas main catur selama bertugas meninggalkan pos selama bertugas tanpa sepengetahuan memakai telepon selama bertugas tanpa sepengetahuan menggucapkan kata-kata makian meskipun dengan bahasa daerah bertindak tidak sopan berkelahi sesama rekan kerja menyebar isu sara



Janji Satuan Pengaman (Satpam/Security) : 1. SETIA DAN MENJUNJUNG TINGGI PANCASILA DAN UUD 1945 2. MEMEGANG TEGUH DISIPLIN,PATUH DAN TAAT KEPADA PEMIMPIN SERTA BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PELAKSANAAN TUGAS 3. MENJAGA KEHORMATAN DIRI DAN MENJUNJUNG TINGGI KEHORMATAN SATPAM 4. MEMELIHARA KESATUAN DAN PERSATUAN SATPAM SERTA APARAT KEAMANAN LAINYA 5. SENANTIASA MEMELIHARA DAN MENINGKATKAN KEWASPADAAN SERTA KEMAMPUAN TUGAS,DEMI TERCAPAINYA KEAMANAN LINGKUNGAN Prinsip-prinsip Penuntun Satuan Pengamanan (Satpam/Security) 1. KAMI ANGGOTA SATUAN PENGAMANAN PT. SHOU FONG LASTINDO YANG BERTUGAS DIPERUSAHAAN MEMEGANG TEGUH DISIPLIN,PATUH DAN TAAT PADA PIMPINAN ,JUJUR DAN BERTANGGUNG JAWAB 2. KAMI ANGGOTA SATUAN PENGAMANAN PT. SHOU FONG LASTINDO YANG BERTUGAS DI PERUSAHAAN SENANTIASA MENJAGA KEHORMATAN DIRI DAN MENJUNJUNG TINGGI KEHORMATAN SATUAN PENGAMANANA 3. KAMI ANGGOTA SATUAN PENGAMANAN PT. SHOU FONG LASTINDO YANG BERTUGAS DI PERUSAHAAN SENANTIASA WASPADA DALAM MELAKSANAKAN TUGAS SEBAGAI PENGAMANAN DAN PENERTIB DI LINGKUNGAN KERJA 4. KAMI ANGGOTA SATUAN PENGAMANAN PT. SHOU FONG LASTINDO YANG BERTUGAS DI PERUSAHAAN SENANTIASA BERSIKAP TERBUKA,TIDAK MENGANGGAP REMEH SESUATU YANG TERJADI DILINGKUNGAN KERJA 5. KAMI ANGGOTA SATUAN PENGAMANAN PT. SHOU FONG LASTINDO YANG BERTUGAS DI PERUSAHAAN SENANTIASA BERSIKAP ETHIS DALAM MENEGAKKAN PERATURAN



Satpam juga memiliki beberapa peraturan yang wajib dipatuhi, antara lain adalah: 1. Pengaturan Tanda Pengenal pegawai/karyawan. Sebagai unit yang bekerja dibawah naungan perusahaan penyedia jasa satpam atau security, maka diperlukanlan tanda pengenal sebagai identitas dari satpam itu sendiri di dalam lingkungan kerjanya. Tanda pengenal ini juga berguna agar karyawan lainnya dapat mengenal identitas satpam tersebut. Sehingga nantinya tidak ada orang asing yang mencurigakan memasuki kawasan perusahaan atau bahkan berpura-pura menjadi pihak security atau satpam. 2. Pengaturan penerimaan Tamu. Dalam menjaga keamanan dan ketertiban di kawasan kerjanya, maka seorang satpam juga harus melakukan standar yang berlaku dalam menerima tamu. Contohnya adalah dengan meminta KTP atau kartu identitas lainnya dari tamu. Sehingga satpam dapat memonitor profil dari tamu yang memasuki kawasan lingkungan kerja. Hal ini pun akan membuat semua pihak yang terkait akan merasa aman dan nyaman, baik dari karyawan perusahaan ataupun tamu yang datang.



3. Pengaturan parkir kendaraan. Melaksanakan penjagaan dengan maksud mengawasi keadaan atau hal-hal yang mencurigakan disekitar lokasi kerja dan sekitar tempat tugasnya.Seorang satpam juga harus berkeliling lingkungan atau kawasan kerjanya agar dapat memantau hal-hal yang terlihat mencurigakan dan berpotensi menimbulkan gangguan keamanan. 4. Melakukan perondaan sekitar kawasan kerjanya menurut rute dan waktu yang ditentukan dengan maksud mengadakan penelitian dan pemeriksaaan terhadap segala sesuatu yang tidak wajar dan tidak pada tempatnya yang dapat atau diperkirakan menimbulkan ancaman dan gangguan serta mengatur kelancaran lalu lintas diluar kawasan atau sekitar lingkungan Perusahaan. 5. Mengadakan pengawalan uang/barang apabila diperlukan.Seorang satpam juga dapat menjalankan tugas untuk melakukan mengawalan uang / barang. Hal ini dimaksudkan agar uang atau barang tersebut dapat sampai ke tujuan dengan selamat. 6. Mengambil langkah-langkah dan tindakan sementara bila terjadi tindak pidana, antara lain seperti : Mengamankan Tempat Kejadian Perkara (TKP). Menangkap dan memborgol pelakunya (apabila tertangkap basah). Menolong korban. Melaporkan/meminta bantuan POLRI setempat secepatnya. Memberikan tanda-tanda bahaya atau keadaan darurat melalui alat-alat alarm atau kejadian lain yang membahayakan jiwa, badan atau harta benda orang banyak disekitar Perusahaan serta memberikan pertolongan dan bantuan penyelamatan. Waktu Kerja dan Perlengkapan 1. Waktu kerja regu shift adalah sebagai berikut:  Shift pagi jam 06.00 s/d 14.00 WIB  Shift siang I jam 14.00 s/d 22.00 WIB  Shift siang II jam 15.00 s/d 23.00 WIB  Shift malam jam 23.00 s/d 07.00 WIB 2. Perlengkapan Satpam/Security:  Pakaian Satpam/Security 1. Pakaian dinas harian : baju putih (lengan pendek) dilengkapi dengan Pluit/Sempritan dengan talikurnya hitam,simbol satuan pengamanan POLRI, nama pengenal /identitas SATPAM ,celana biru panjang dilengkapi dengan ikat pinggang kecil hitam,ikat pinggang besar/kopel rem hitam,pentunganl,tutupkepala pet biru lengkap dengan symbol,sepatu rendah hitam 2. Pakaian dinas lapangan : baju biru (lengan panjang)dilengkapi dengan pluit/sempritan dengan talikurnya,simbol satuan pengamanan POLRI,nama pengenal/identitas SATPAM,celana biru panjang dilengkapi dengan ikat pinggang kecil putih,ikat pinggang besar/kopel rem putih,pentungan,tutup kepala pet/baret lengkap dengan symbol,sepatu tinggi hitam



Tugas Dan Tanggung Jawab Chief Security Chief Security : 1. Dalam keadaan jam kerja chief security menjadi komando pelaksana, mengkoordinasi team dari perusahaan 2. Membentuk organi sasi darurat dalam melaksanakan latihan pemadaman Api, P3K, dan lain-lain 3. Bertanggung jawab kepada Direktur PT. SHOU FONG LASTINDO dan kepala Operasional PT. SHOU FONG LASTINDO serta keamanan seluruh area yang meliputi personil dan material 4. Mengadakan apel anak buah sebelum dan sesudah pelaksanaan tugas 5. Membina anak buahnya 6. Mengawasi dan mengontrol tugas anak buahnya dilapangan dan memberikan arahan kalau ada hal-hal yang kurang sesuai /benar dalam pelaksanaan tugasnya 7. Mengecek kerapian dan kebersihan anak buahnya (pakaian, rambut, tidak memelihara jambang) Prosedur penjagaan Dalam keadaan normal : 1. Anggota bertanggung jawab kepada kepala security 2. Mengatur kelancaran lalu lintas Kendaraan yang masuk/keluar 3. Menjaga keamanan dan ketertiban pinu gerbang masuk maupun keluar dan daerah sekitarnya 4. Mengawasi orang-orang yang diperkirakan dapat menimbulkan gangguan keamanan dan ketertiban 5. Melarang orang lain yang tidak berkepentingan berada di pos 6. Bertanggung jawab terhadap kebersihan pos 7. Memberikan informasi apabila ada permasalahan kepada Kepala Security 8. Mengawasi para tamu yang keluar masuk area kalau ada yang mencurigakan segera memberitahu kepada Kepala Security 9. Selalu bekerja sama dengan petugas yang lainya 10. Selalu berpenampilan simpatik,sopan dan tegas serta siap memberikan informasi apabila diperlukan 11. Mengecek dan mencatat serta melaporkan semua yang ditemukan/diketahui ada kelainan selama pelaksanaan patrol 12. Mengawasi pabrik terhadap gejala-gejala pencurian kebakaran dan kerusakan lainya



Pada waktu terjadi kebakaran : 1. Menutup pintu masuk dan mematikan api serta melarang orang yang tidak berkepentingan masuk area.



2. Memberi izin masuk kendaraan Dinas pemadam kebakaran, ambulance, polisi, atau aparat lainya yang terkait atau berkepentingan 3. Beri kode kebakaran apabila darurat kebakaran telah selesai 4. Pos tidak boleh ditinggalkan dengan alasan apapun 5. Petugas patroli berubah menjadi tim pengaman dan pemadam Api PROSEDUR SATPAM DALAM PELAKSANAAN TUGAS 1. Prosedur Patroli Perusahaan a. Patroli dilaksanakan untuk memeriksa dan meyakinkan seluruh personil dan asset perusahaan serta area dalam keadaan aman dan memastikan bahwa ketertiban dapat dijaga b. Patroli atau tugas keliling harus dilaksanakan setiap saat secara terusmenerus (rutin) c. Pada malam hari patroli harus dilakukan minimal satu jam sekali (mulai pada pukul 20.00 s/d 06.00 WIB) d. Anggota yang melaksanakan patroli harus mempersiapkan peralatan yang menunjang pelaksanaan patroli (misal : Lampu Senter, Jas Hujan, Sepatu Boot, Tongkat Satpam, Sangkur, Watch Man Clock/Guard Tour/Touch Probe, dll) e. Waktu pelaksanaan patroli area dilaksanakan dengan system acak. f. Pelaksanaan patroli harus tercatat (Jam Keberangkatan, jam pulang, hasil penemuan, dsb). g. Patroli area dilaksanakan sesuai dengan arahan Komandan Regu, periksa semua pos, lakukan pemeriksaan kunci – kunci pintu, jendela, lampu – lampu, (Kalau dibutuhkan : genset, AC, Boiler, dll) dinding pembatas area perusahaan. h. Petugas Patroli area yang menemukan suatu kejanggalan atau kecurigaan diwajibkan langsung menghubungi Pos security untuk berkoordinasi dan / atau meminta bantuan. i. Patroli ke dalam area kantor/area produksi dilaksanakan apabila sudah ada izin/perintah dari user. j. Petugas patroli apabila menemukan karyawan yang melanggar tata tertib perusahaan, agar menegur karyawan ybs dan mencatat identitasnya, lalu melaporkan ke Kepala Bagian/Shift ybs atau melaporkannya ke HRD dengan melampirkan Berita Acara Kejadian. k. Petugas Patroli harus menanyakan kepentingan/keperluan orang – orang yang tidak dikenal yang berada dalam lingkungan areal patroli / areal kawasan. l. Pada waktu patroli petugas harus selalu waspada,mengerti,mengetahui dan menguasai keadaan daerah kerja/area lokasi,sehingga apabila terjadi halhal yang ganjil atau tidak beres akan diketahui sasaranya. m. Siapkan dan pastikan semua perlengkapan patroli sebelumnya antara lain : kunci control



n. Adapun tempat-tempat yang harus mendapatkan perhatian khusus (sementara waktu) untuk di patrol antara lain: Pintu depan/masuk dan keluar,pos satpam o. Dalam melakukan patroli agar tidak menggunakan rute yang tetap dan berhentilah pada tempat-tempat tertentu p. Pada saat salah seorang petugas jaga yang satu melakukan patroli,petugas jaga lain harus tetap waspada ditempat jaganya masing-masing(pos tidak boleh ditinggalkan dalam keadaan kosong dengan alasan apapun q. Setiap selesai melakukan patroli petugas jaga mencatat dalam buku monitoring keamanan mengenai keadaan /situasi pada saat patroli pada waktu itu r. Hal-hal ini mengenai area yang perlu dikontrol secara terus-menerus akan diperbaharui sambil menunggu petunjuk dari pihak managemen Perusahaan 2. Prosedur Pengontrolan Kunci-kunci Pokok : Penyimpanan semua kunci – kunci harus terpusat serta terdata, keluar masuk kunci – kunci dari tempat penyimpanan harus tercatat dan dilaporkan secara berkala. Prosedur : a. Semua kunci – kunci harus tersimpan dalam kotak kunci (Key Box) di Pos Security. b. Hanya Anggota Security yang berhak untuk mengambil dan menyimpan kunci–kunci tersebut. c. Setelah mempergunakan kunci – kunci, anggota security harus segera menyimpannya ke Kotak kunci agar tidak terjadi kelalaian, kunci terbawa – bawa oleh anggota. d. Kunci – kunci yang tersimpan harus terdata. e. Orang yang berhak mempergunakan kunci – kunci tersebut harus tercatat dan diketahui oleh petugas security. f. Pengambilan dan penyimpanan kunci – kunci harus sepengetahuan dan ditandatangani oleh Komandan Regu. g. Buku laporan (mutasi) keluar/masuk kunci – kunci harus terpisah peruntukannya. h. Security harus mengetahui apabila ada penggandaan kunci – kunci. i. Anak kunci yang tidak ada di dalam kotak penyimpanan dan tidak terdata keluar di dalam buku mutasi, harus segera dipertanggungjawabkan keberadaannya, berada dimana? oleh siapa? atas perintah dan/atau izin siapa? mengapa? Semuanya harus tercatat di dalam buku mutasi kunci dan ditandatangani oleh Danru Shift jaga yang bertugas saat kejadian. j. Apabila anak kunci dinyatakan hilang, maka harus dilakukan penyelidikan dan segera melaporkan ke user untuk pengajuan penggantian kunci / gembok yang anak kuncinya hilang. k. Pelanggaran terhadap prosedur ini akan dikenakan sanksi disiplin yang tegas.



3. Prosedur Penerimaan Tamu a. Berikan sapaan terlebih dahulu dengan sikap ramah,sopan santun simpatik, pada sikap berdiri dengan mengucapkan “Selamat pagi/siang/sore, ada yang bisa dibantu Pak/Bu”. b. Setelah tamu memberikan tujuan dan identitasnya, persilahkan tamu duduk di ruang yang telah disediakan. c. Segera menghubungi pertelepon orang yang dituju tersebut dengan mengucapkan “Salam, petugas jaga disini ada tamu yang ingin menemui Bapak/ibu...............dari……………..”. d. Apabila sudah ada konfirmasi orang yang dituju akan diterima diruang kerja, ruang tamu, atau masih disuruh menunggu segera konfirmasikan kepada tamu tersebut e. Antar/berilah petunjuk mengenai lokasi yang harus dituju tempat tamu diterima dan mintalah tamu untuk mengisi buku tamu dan berilah tanda visitor kepada tamu tersebut f. Dalam keadaan tertentu yang disebut oleh pimpinan, petugas jaga wajib mengantar/mengawal tamu sampai dengan resepsionis, misal: - Tamu tersebut adalah pejabat tinggi dari suatu instansi pemerintah - Tamu tersebut adalah karyawan yang mempunyai masalah kepegawaian g. Ucapan terima kasih saat tamu akan meninggalkan kantor dan mintalah kembali kartu visitor



4. Prosedur Pengisian Buku Buku Tamu (Visitor Book) - Buku untuk mencatat keluar masuknya tamu,yang berisi catatan-catatan: Tanggal,Nama Tamu,Alamat Tamu. - Nama orang yang akan ditemui, Alamat orang yang ditemui, Keperluan, Jam masuk, Jam keluar. Buku Patroli 1. Buku untuk mencatat setiap keadaan atau situasi pada saat mengadakan patroli pada gedung,yang berisi catatan-catatan : Hari Tanggal, Jam Patroli, Keterangan, Tanda tangan petugas 2. Buku untuk mencatat setiap keadaan detik demi detik diwilayah gedung yang berisi catatan-catatan: 1. Kolom I : Nama Petugas ,Tanggal jaga,Waktu jaga 2. Kolom II : Jam keterangan yang berisi kejadian-kejadian kendaraan/orang/tamu keluar masuk wilayah gedung 3. Kolom III : Acara serah terima



5. Karyawan Keluar Pada Jam Kerja Ketentuan Utama : Karyawan yang keluar area perusahaan pada saat jam kerja, harus memiliki izin keluar kantor dan ditandatangni oleh penjabat yang berwenang. Prosedur : 1. Setiap karyawan yang akan meninggalkan area pada saat jam kerja harus menunjukan surat/form izin tertulis yang ditandatangani oleh atasan yang berwenang. 2. Anggota security harus konfirmasi kepada penjabat yang berwenang apabila menemukan kejanggalan/tidak menemukan tanda tangan atasan yang berwenang pada Surat/Form izin meninggalkan tempat kerja. 3. Anggota Security wajib mendata nama, keperluan, jam keluar/masuk karyawan yang izin meninggalkan area kerja. 4. Petugas security tetap wajib melaksanakan body check terhadap karyawan yang meninggalkan area kerja sesuai dengan prosedur yang berlaku. 5. Karyawan yang meninggalkan area kerja wajib melakukan check clock pada kartu absensinya masing-masing. 6. Pada saat meninggalkan area kerja, karyawan harus tetap mengenakan ID Card-nya. 7. Pengecualian untuk peraturan ini adalah dalam kondisi darurat dan atas sepengetahuan / mendapat izin dari HRD / Kasatpam / Danru security. 6. Pelaksanaan Absensi (Finger Print, Book) Harus diawasi untuk menegakan tertib administrasi, menghindari penyalahgunaan absensi dan pencegahan terhadap sabotase (Perusakan mesin) yang mungkin terjadi. Prosedur : a. b. c. d. e. f.



Setiap karyawan yang keluar masuk wajib melakukan absensi sesuai dengan system yang berlaku di perusahaan. Absensi wajib dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan. Anggota security ditugaskan untuk mengingatkan karyawan yang lupa/ tidak melaksanakan pengabsenan. Security ditugaskan untuk melarang karyawan yang melakukan pengabsenan bagi karyawan lain (titip absen). Anggota security dapat mengatur jarum jam/memprogram penunjuk waktu mesin absensi apabila diperlukan dan ditugaskan oleh user. Pengecualian pelaksanaan prosedur ini berlaku sesuai dengan instruksi dari user/klien.



7. Body Check Pokok : Body Check dilaksanakan untuk mencegah dan meminimalisasi penguasaan asset–asset perusahan secara illegal. Prosedur :



1. Anggota security harus mengetahui tujuan dilaksanakannya body check. 2. Anggota security harus mengetahui secara pasti barang – barang yang tidak boleh dibawa keluar dari area perusahan. 3. Body check dilaksanakan di pintu body check. 4. Setiap karyawan yang keluar-masuk pintu wajib diperiksa. 5. Body check dimulai dari sekitar area lengan, samping pinggang, depan dan belakang pinggang menuju ke area paha luar dan paha dalam. 6. Apabila anggota security menemukan hal – hal yang mencurigakan, angota berhak untuk meminta karyawan menunjukan barang yang dibawanya. 7. Anggota security dapat menahan karyawan ybs apabila ternyata karyawan ybs tidak bisa menunjukan izin untuk membawa barang tersebut. 8. Anggota diwajibkan untuk melaksanakan pemeriksaan dan membuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai bahan laporan dan meminta petunjuk kepada user / klien. 9. Body check harus dilaksanaan secara beretika dan tegas serta mengedepankan prinsip kesopanan. 8. Pemeriksaan Barang Bawaan Pokok : Pemeriksaan barang bawaan dilaksanakan untuk menyaring dan menahan benda – benda yang dibawa masuk ke area perusahaan yang dapat mengganggu kinerja karyawan/membahayakan operasional perusahaan. Prosedur : 1. Anggota security harus mengetahui tujuan dilaksanakannya Pemeriksaan Barang Bawaan. 2. Anggota security harus mengetahui secara pasti barang – barang yang tidak boleh dibawa masuk ke area perusahan. 3. Pemeriksaan barang bawaan dilakukan dengan meminta karyawan untuk membuka tas atau barang bawaannya, security melakukan pemeriksaan visual ke dalam tas atau barang bawaan karyawan. 4. Anggota security tidak selalu harus melakukan contact fisik (memegang) tas atau barang bawaan karyawan. 5. Apabila anggota security menemukan hal – hal yang mencurigakan, anggota berhak untuk meminta karyawan mengeluarkan barang dari tas yang dibawanya. 6. Anggota security dapat menahan benda atau barang bawaan karyawan yang dilarang untuk dibawa masuk ke dalam area. 7. Anggota diwajibkan untuk mengamankan barang bawaan yang disita untuk dikembalikan kepada pemiliknya setelah jam kerja selesai. Dan membuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai bahan laporan untuk user / klien. 8. Pemeriksaan barang bawaan harus dilaksanaan secara sopan dan tegas serta mengedepankan prinsip kesopanan.



9. Aturan Kendaraan Barang Keluar Masuk Pabrik/Perusahaan Pokok : Setiap kendaraan yang akan masuk ke dalam area pabrik/perusahaan, wajib diperiksa untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Prosedur : 1. Kendaraan (truck, mobil, sepeda motor) yang akan masuk diwajibkan antri di depan pos akses masuk dan pintu gerbang harus selalu dalam keadaan tertutup. 2. Anggota security yang bertugas menghampiri kendaraan tersebut dan mengucapkan salam : “Selamat pagi / siang / sore / malam”. 3. Menanyakan keperluan pengemudi atau orang yang berada di dalam kendaraan untuk memasuki area perusahaan dan dengan mengucapkan : “Ada yang bisa saya bantu?” 4. Anggota memeriksa dokumen yang dibutuhkan. 5. Anggota konfirmasi ke staff/bagian yang dituju tentang kedatangan kendaraan. 6. Mengarahkan kendaraan ke tempat yang telah ditentukan. 10. Pemeriksaan Kendaraan Keluar Pokok : Setiap kendaraan yang keluar dipastikan membawa dokumen perjalanan yang telah ditentukan oleh perusahaan dan dipastikan tidak membawa barang – barang milik perusahaan tanpa izin. Prosedur : 1. Anggota menanyakan dan memeriksa Surat Jalan. 2. Memastikan bahwa Surat Jalan telah diverifikasi (ditandatangani) oleh otoritas yang berwenang. 3. Apabila menemukan kejanggalan/ kurang tandatangan / Cap perusahaan, kendaraan tidak diizinkan keluar dan anggota segera konfirmasi ke manajemen. 4. Anggota memeriksa bagian dalam (Ruang kaki pengemudi) dan memeriksa bak kendaraan. 5. Apabila menemukan barang yang mencurigakan agar memeriksa dan memastikan bahwa barang tersebut bukan milik perusahaan/sudah mendapat izin. 6. Untuk mencegah terjadinya hal-hal yang mengganggu keamanan dan ketertiban lingkungan Perusahaan maka perlu adanya peraturan kendaraan yang keluar masuk sebagai berikut : a. Semua kendaraan milik perusahaan dan pegawai dimohon untuk melaporkan jenis, warna dan nomor kendaraan kepada satuan pengamanan sebagai tindak preventive dan pemantauan keluar masuknya kendaraan di lokasi.



b.



c.



d.



11.



Petugas Keamanan berhak menggadakan pengecekan kepada kendaraan yang membawa barang keluar masuknya kendaraan dilokasi Setiap pegawai yang membawa barang keluar area perusahaan agar memberitahukan satpam dengan membawa bukti pengiriman/pengeluaran barang demi keamanan Petugas satpam juga harus mencatat keluar-masuknya kendaraan ke perusahaan dalam buku monitoring keamanan dan meminta dokumen pengiriman untuk selanjutnya akan diserahkan kebagian accounting.



Pemeriksaan Kendaraan Di Object Vital Pokok : Pemeriksaan kendaraan berkaitan dengan potensi ancaman bom dan untuk menerapkan proteksi dini. Pemeriksaan dilakukan secara visual untuk menjaga kenyamanan dan privasi penumpang dan dilakukan dengan sungguh – sungguh untuk mencari segala bentuk hal – hal yang tidak lazim/mencurigakan. Prosedur : 1. Anggota meminta izin untuk melakukan procedure pemeriksaan dengan ramah. 2. Pemeriksaan Kendaraan dimulai dari sisi kanan kendaraan 3. Anggota membuka pintu pengemudi dan melakukan pemeriksaan visual: a. Dashboard depan b. Perhatikan tempat dudukan kemudi, radio tape, dan laci-laci. Apabila semuanya tampak normal dan standar, maka dapat dinyatakan aman/bersih. c. Bagian kaki / Bawah kursi d. Perhatikan ruang kosong di bawah kemudi/dashboard, kabin kemudi, kabin penumpang. e. Perhatikan ruang kosong antara dek/lantai dengan kursi penumpang dan kemudi di bagian depan dan belakang. f. Dashboard belakang (sedan) g. Pemeriksaan pada ruang kosong antara sandaran jok belakang dengan kaca belakang. 4. Membuka pintu penumpang 5. Petugas mengamati bagian dalam kendaraan, bila didalam kendaraan ada penumpang, pemeriksa mengambil jarak sekitar 50cm untuk menghindari keberatan dari penumpang. Amati dengan seksama isi serta bentuk bagian dalam kendaraan. 6. Membuka pintu bagasi, perhatikan hal - hal berikut: a. Lapisan penutup: dinding samping bagasi, penutup ruang ban cadangan. b. Kotak peralatan dan benda lainnya.



7. Memeriksa dengan Inspection Mirror: a. Bagian bawah depan. b. Bagian bawah mesin. c. Bagian bawah belakang. d. Memutar ke depan lagi. 8. Khusus : a. Pemeriksaan meliputi perlengkapan yang terletak pada rangka (chasis) dan dek bawah yang tidak terlihat oleh mata. b. Perhatikan dengan teliti apakah ada hal yang mencurigakan dan janggal? Misalnya, kabel tambahan atau alat distributor listrik ganda. c. Pemeriksaan dengan metal detector hanya dilakukan apabila dalam pemeriksaan visual ditemukan benda ganjil / mencurigakan, mintalah dengan sopan kepada pengemudi/penumpang untuk menjelaskan. d. Dilarang untuk memeriksa dan membuka sendiri isi bungkusan yang mencurigakan. Mintalah dengan sopan kepada pembawa / pemilik barang untuk membuka sendiri dan menjelaskan kepada petugas. 12. Parkir Kendaraan Pokok : Membantu pengemudi dengan mengarahkan kendaraannya dan menerapkan safety first. Prosedur : 1. Mempergunakan alat pendukung yang ada kalau diperlukan (Lampu lalin, peluit, rompi lalin, perlengkapan PKD). 2. Mengarahkan kendaraan ke slot parkir yang telah ditentukan agar tidak semrawut 3. Mengarahkan kendaraan dengan posisi yang memudahkan untuk keluar. 4. Posisi Anggota di arah belakang, anggota berada di sisi kanan kendaraan agar terlihat dari kaca spion. 5. Mengarahkan dengan gerakan tangan dan dengan instruksi suara yang terdengar oleh pengemudi atau mempergunakan peluit. 6. Arahan untuk pengemudi harus jelas. 7. Untuk menghindari klaim sepihak, setelah kendaraan terparkir maka dilakukan pemeriksaan secara visual dan singkat : a. Kondisi fisik kendaraan (Cat body, bumper, ban) b. Kunci pintu. c. Jendela mobil. d. Barang – barang di dalam kendaraan. 8. Mengingatkan pengemudi apabila ditemukan pintu tdk terkunci, jendela yang terbuka atau ada barang berharga yang ditinggalkan di dalam kendaraan. 9. Meminta pengemudi untuk mempergunakan / tidak, rem tangan / posisi gear sesuai dengan keadaan. 10. Memberikan kartu parkir.



11.



12.



Kendaraan keluar : a. Mengambil kartu parkir. b. Melakukan pemeriksaan STNK apabila diharuskan. c. Menerapkan aturan Pengaturan Lalulintas standar Polri. d. Posisi Anggota menempati posisi yang paling strategis / maksimal untuk mengatur lalin. e. Menerapkan aturan safety first. f. Secara umum anggota dilarang menerima uang tip. Administrasi perparkiran : a. Mencatat jenis dan Nopol kendaraan. b. Mencatat jam keluar – masuk kendaraan.



13. Pengawasan Loading – Unloading Pokok : Memastikan barang yang loading – unloading sesuai dengan surat jalan dan membantu perusahaan dalam memenuhi standar (Buyer) untuk ekspor. Prosedur : 1. Mengarahkan kendaraan ke tempat penimbangan sebelum dan sesudah proses loading - unloading. 2. Mencatat hasil penimbangan kendaraan. 3. Area loading – unloading harus steril dari orang – orang yang tidak berkepentingan termasuk sopir dan kenek. 4. Nama dan photo petugas Loading – unloading harus tertera di area loading – unloading. 5. Anggota harus memastikan pelaksana loading – unloading adalah petugas yang telah ditunjuk oleh manajemen dan memakai ID card. 6. Petugas memeriksa kelengkapan administrasi / surat – surat. a. Jenis. b. Jumlah. c. Tanda tangan / Cap perusahaan. 7. Petugas memeriksa segel dan kunci (Gembok) box kendaraan. 8. Mendokumentasikan (Memfoto) segel dan kunci box kendaraan apabila diperlukan. 9. Mengawasi proses loading – unloading. 10. Melakukan penghitungan jumlah dan jenis barang yang loading – unloading apabila diperlukan. 11. Mengawasi pelaksanaan buka - kunci gembok dan segel.



14. Pengawasan Ruang Locker Karyawan Pokok : Memastikan keamanan barang – barang yang disimpan di locker dan memastikan karyawan untuk menyimpan barang – barang yang dilarang dibawa masuk ke ruang produksi (tempat kerja) di locker.



Prosedur : 1. Memastikan sign/tanda himbauan untuk tidak membawa barang – barang berharga ditempel di tempat yang mudah dilihat karyawan. 2. Memastikan pintu locker terkunci pada jam – jam setelah karyawan masuk dan setelah karyawan istirahat. 3. Mengamankan anak kunci locker yang tergantung / tertinggal. 4. Menginformasikan pintu locker yang tidak terkunci kepada karyawan yang bersangkutan apabila ditemukan locker tidak terkunci. 5. Mengawasi orang – orang yang memasuki area locker room. 6. Melarang orang yang tidak berkepentingan di luar jam istirahat, masuk / pulang berada di area locker room. 15. Pintu Gerbang Pokok : Area Pabrik / Industri, adalah area tertutup (Restricted Area). Prosedur : 1. Memastikan pintu gerbang selalu dalam keadaan tertutup dan terkunci. 2. Memastikan orang / kendaraan yang akan masuk sudah dikenali sebelum membuka pintu gerbang. 3. Memastikan slot sudah terkunci ketika mengarahkan kendaraan memasuki / keluar pintu gerbang. 4. Memastikan kendaraan yang akan masuk bisa memasuki gerbang tanpa masalah / mampu mengukur / memperkirakan ukuran kendaraan bisa melewati pintu gerbang (tinggi dan lebar nya) 5. Segera menutup pintu gerbang ketika kendaraan telah memasuki / keluar area dan segera mengunci kembali. 16. Pengawalan Pokok : Pengamanan dilaksanakan dengan standar yang ada berdasarkan penilaian nilai (value) objek pengawalan dan resiko pengawalan. Prosedur : 1. Pengawalan dilaksanakan atas sepengetahuan Chief Security atau Danru setelah ada permintaan pengawalan dari klien yang mengisi Escorting Request Form (ER Form). 2. Pelajari ER Form dengan teliti, kemudian lakukan persiapan pengawalan sesuai kebutuhan berupa pemilihan personil sesuai dengan kualifikasi, kendaraan, senjata, alat komunikasi, body protector, dll. 3. Kualifikasi dasar personil untuk melakukan pengawalan adalah sbb: a. Skill beladiri (tangan kososng dan alat). b. Skill penggunaan alat komunikasi. c. Skill mengemudikan R4 dan R2 untuk antisipasi apabila ada keadaan darurat. d. Menguasai rute perjalanan. 4. Pelajari rute perjalananan dengan teliti, apakah ada titik – titik kemacetan, dimana Pos Polisi terdekat. 5. Usulkan alternatif – alternatif perjalanan yang paling aman.



6. 7.



Semua kronologis pengawalan dicatat dalam Buku Laporan Pengawalan (Escorting Report) Pengawalan dilakukan dengan prinsip kehati-hatian dan kecurigaan / kewaspadaan.



17. Penggunaan Radio Komunikasi Pokok : Radio komunikasi merupakan sarana pelaporan dari pos jaga ke Pos Utama, penyebaran informasi dari Pos Utama ke seluruh pos jaga, sarana untuk meminta bantuan dalam keadaan darurat dan alat penunjang operasional security dalam satu area. Prosedur : 1.



Radio komunikasi tidak boleh digunakan untuk komunikasi pribadi (ngobrol, bercanda, dll) 2. Radio komunikasi di pos harus selalu dalam keadaan stand by. 3. Pelaporan dari area jaga harus dilaksanakan minimal 1 jam sekali. 4. Dilarang melakukan jamming (mengganggu frekuensi) dengan memasukan suara – suara lain, atau dengan menekan tombol PTT tanpa keperluan operasional. 5. Sebelum melakukan panggilan (berbicara) tekan tombol PTT selama 2 detik, baru berbicara. 6. Rawatlah HT seperti anda merawat HT milik sendiri 7. Dilarang untuk mengkotak-katik pesawat HT baik sengaja maupun tidak sengaja, apabila terjadi kerusakan pesawat segera laporkan ke Pos Utama. 8. Ketika pesawat sedang di charge, harus dalam keadaan mati (off). Menggunakan HT dalam keadaan di charge dapat menyebabkan kerusakan pesawat. 9. HT harus dibawa dengan menggunakan antena pendek ketika sedang melaksanakan patroli dengan cara digantung di samping badan. 10. Apabila jaringan sedang digunakan, yang lain harus sabar menunggu, dan apabila ada taruna yang mendesak, harus menggunakan kata “Intrap”. 11. Gunakanlah etika berkomunikasi yang baik. 12. Seluruh pelanggaran dari petunjuk teknis protap penggunaan radio komunikasi ini akan dikenakan sangsi. Peraturan ini diberlakukan semenjak ditetapkan. Bojonegoro, 2 Februari 2019 PT. SHOU FONG LASTINDO



WU CHUN HSIEN Direktur