Standard Operational Procedures SEPERDUA KOPI [PDF]

Citation preview

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES Seperdua kopi



KONTEN Introduction ..................................................... 3 1. GENERAL S/O/P ..................................... 4 2. BARISTA PROCEDURES ....................... 6 3. PEMBAGIAN STOCK CONDIMENT PERSHIFT ............................................................. 8 4. CASHIER SYSTEMS ............................... 9 5. WORK-FLOW AND server system......... 10 6. STANDARD STOCK RATIO Per-branch 11



ii



INTRODUCTION HALLO! Selamat datang di Seperdua, jika kamu lagi baca ini, tandanya kamu diberi ‘Greeting’ buat jadi salah satu orang yang dipercaya buat membangun dan memajukan SEPERDUA kedepannya, hope u guys enjoy! Sebelum lanjut ke halaman selanjutnya, Beberapa hal yang wajib banget kamu jadiin pondasi diantaranya • Bangun positives vibes buat diri kamu sendiri, orang lain (temen shift, customer, siapapun itu termasuk bapak-bapak yang bantuin kamu ngerapihin parkiran) • Wajib banget customer oriented dan menciptakan ‘EXPERIENCE’ ngopi yang baik buat siapa aja • -----GAUSAH MENDRAMATISIR HAL-HAL YANG GAPERLU------



GOOD LUCK !1!1!



3



SOP SEPERDUA KOPI



1. GENERAL S/O/P Disini akan dijelaskan prosedur standar operasional secara umum yang akan kamu lakukan, Prosedur umum • JAM MASUK-PULANG : Operasional ‘Shift’ berjalan selama 8 jam 30 menit termasuk untuk prepare dan split shift untuk koordinasi. 1. SHIFT 1 : 07.30 – 16.00 2. SHIFT MIDDLE : 11.30 – 20.00 3. SHIFT 2 : 15.00 – 23.30 4. Part-time Shift : 17.30 – 23.30 5. Overtime : ---------_Perubahan jadwal & jam kerja bisa bersifat fleksibel dan berubah sewaktu-waktu berdasar pemberitahuan sedini mungkin_ *JANGAN LUPA SELALU MENGISI PRESENSI* • JADWAL: Jadwal akan diupload dan dapat disimak melalui Google Spreadsheet 1. Diperbolehkan untuk request jadal saat memang ada kepentingan dengan syarat : a) Disertai alasan yang jelas dan masuk akal b) Minimal info 1 minggu / selambat-lambatnya 4 hari sebelum jadwal yang direquest c) Diperbolehkan untuk bertukar jadwal shift dengan teman yang lain berdasar persetujuan yang sama dan info konfirmasi yang jelas • Outfit Standard: WAJIB PAKAI WARNA GELAP sesuai ketentuan. • Behaviour and Greeting: WAJIB MENJAGA ATITTUDE, TREAT CUSTOMER SEBAIK MUNGKIN, MEMPERHATIKAN KENYAMANAN CUSTOMER SEDETAIL MUNGKIN, WAJIB EDUKATIF TERKAIT PRODUK, SISTEM, MAUPUN KETENTUAN YANG LAIN.



4



SOP SEPERDUA KOPI



• OPENING AND CLOSING PATTERN : “DISIPLIN ADALAH KEUTAMAAN” , terkait detail dijelaskan pada point di halaman selanjutnya. • PRODUCT STANDARD: “KONSISTENSI NOMOR 1”, terkait detail akan diberikan edukasi, trainning, dan pengawasan. DILARANG KERAS UNTUK MENGUBAH KETENTUAN STANDARD PRODUK TANPA ADA KOORDINASI TERLEBIH DAHULU. • ABOUT HYGINE AND CLEANING PROCCEDURES : KEBERSIHAN WAJIB DIJADIKAN ‘KARAKTER’ dan ‘KEPEKAAN’ SELURUH ANGGOTA SEPERDUA • TOOLS AND INVENTORY MAINTENANCE : Kondisi alat wajib dikontrol rutin berdasarkan KEPEKAAN. // Maintenance Control secara mendetail menggunakan Control Form dilakukan secara berkala, sesuai jadwal yang ditentukan dan dengan tanggung jawab oleh PIC yang dijadwalkan • OPNAME STOCK : Kontrol stock opname wajib dilakukan seminggu 2 kali (Senin dan Kamis) saat CLOSE ORDER atau saat STOCK SEDANG OPNAME • PLAYLIST RULES : Slow Beat / jazz / playlist yang sudah ditentukan



5



SOP SEPERDUA KOPI



2. BARISTA PROCEDURES Menjadi barista di SEPERDUA bukan hanya membuat minuman dan cuci gelas, beberapa hal berikut wajib kamu perhatikan saat jadi ‘BARISTA’ di SEPERDUA KOPI • TERKAIT JAM MASUK - PULANG: Wajib disiplin sesuai ketentuan waktu yang tertera pada jadwal shift di G-Spreadsheet. • JOBDESK SESUAI SHIFT : Shift akan dibagi minimal’ 2 Shift dalam sehari, berikut pembagian JOBDESK sesuai Shift yang dilaksanakan : 1. SHIFT 1 : 1. Tools and Cleaning prepare (termasuk memastikan tissue atau kebutuhan customer secara menyeluruh dan kebersihan toilet) 2. CASHIER PREPARATION 3. PASTRY PREPARATION 4. KALIBRASI : Kalibrasi dilakukan untuk cek, kontrol dan memastikan mutu serta kualitas espresso yang akan digunakan untuk operasional pada hari atau shift tersebut masih sesuai standard dan ketentuan yang sudah disepakati. N.B : Kapastias kalibrasi maksimal 2 kali shot untuk espresso, dan 1 kali Milkbased setiap shiftnya 5. Condiment Prepare : - Black tea, Syrup Based, Sliced Fruit, Garnish, dll. 6. STOCK SESUAI PEMBAGIAN ( Dijelaskan di halaman selanjutnya) 2. SHIFT 2 & MIDDLE : 1. Tools and Cleaning prepare (termasuk memastikan tissue atau kebutuhan customer secara menyeluruh dan kebersihan toilet) 2. KALIBRASI : Kalibrasi dilakukan untuk cek, kontrol dan memastikan mutu serta kualitas espresso yang akan digunakan untuk operasional pada hari atau shift tersebut masih sesuai standard dan ketentuan yang sudah disepakati.



6



SOP SEPERDUA KOPI



N.B : Kapastias kalibrasi maksimal 2 kali shot untuk espresso, dan 1 kali Milkbased setiap shiftnya 3. Condiment Prepare : - Black tea, Syrup Based, Sliced Fruit, Garnish, dll. 4. STOCK SESUAI PEMBAGIAN ( Dijelaskan di halaman selanjutnya) 5. CASHIER CLOSING 6. SAVE ALL PASTRY 7. LIST BARANG HABIS TERMASUK LAPORAN PASTRY YANG HABIS 8. CLOSING CLEANING (Tools and Inventory)



N.B : JOBDESK system dikoordinasi oleh CAPTAIN SHIFT dan bersifat WAJIB untuk ditaati, seluruh laporan wajib dibuat outputnya dan tanggung jawab seluruhnya ada pada CAPTAIN SHIFT yang disampaikan pada pihak yang bersangkutan (terkait refund, belanja, atau yang lain)



7



SOP SEPERDUA KOPI



3. PEMBAGIAN STOCK CONDIMENT PERSHIFT • SHIFT 1 : 1. CHOCOLATE, MATCHA, REDVELVET LIQUID BASE 2. CHEESE FOAM 3. DAILY LATTE 4. SYRUP BASE 5. FRUIT and GARNISH 6. EARL GREY MILK TEA 7. STOCK POWDER / CRUMB / BISCUIT • SHIFT 2 : 1. COLDBREW BASE ( Butterfly pea, etc.) 2. COMPOUTE 3. PALM SUGAR LIQUID 4. DAILY LATTE 5. ESPRESSO STOCK N.B : *SETIAP REFILL STOCK WADAH WAJIB DICUCI DULU *SETIAP STOCK WAJIB DIBERI TANGGAL, KETERANGAN STOCK, NAMA PEMBUAT



8



SOP SEPERDUA KOPI



4. CASHIER SYSTEMS • CASHIER YANG BERTANGGUNG JAWAB ADALAH CAPTAIN SETIAP SHIFT YANG SUDAH DITENTUKAN • CASHIER SETIAP SHIFT WAJIB PREPARE CASH MODAL AWAL SESUAI JUMLAH YANG SUDAH DITENTUKAN • SETIAP PEMASUKAN DAN PENGELUARAN TERMASUK REFUND ATAU KETERANGAN LAIN HARUS MEMILIKI DATA YANG JELAS • TERKAIT KETERANGAN APAPUN YANG BERHUBUNGAN DENGAN CASHIER, CAPTAIN SHIFT BERTANGGUNG JAWAB PENUH BERSAMA DENGAN ANGGOTA SHIFT PADA SAAT ITU • MEMASTIKAN AKTIVASI ONLINE ORDER (Grab-Food, Go-Food, etc.)



9



SOP SEPERDUA KOPI



5. WORK-FLOW AND SERVER SYSTEM Seluruh system WORK-FLOW bersifat koordinatif sesuai dengan ketentuan yang sudah disepakati sebelumnya dan berdasar pada koordinasi CAPTAIN SHIFT pada saat itu • Wajib melakukan Koordinasi dalam bekerja • Wajib menjaga attittude dalam keadaan apapun • SIAPAPUN BISA MENJADI SERVER JIKA MEMANG diperlukan sesuai dengan ARAHAN dan KOORDINASI dalam Shift yang berkaitan • Check kebersihan Toilet dan Seluruh Layout minimal setiap 1,5 jam sekali



N.B : Hal-hal yang belum dicantumkan akan diinformasikan sesuai Keperluan yang berkaitan



10



SOP SEPERDUA KOPI



6. STANDARD STOCK RATIO PER-BRANCH BRANCH : ITEM



QTY



KETERANGAN



CHOCOLATE BASED



BEST BEFORE :



RED VELVET BASED



BEST BEFORE :



KETERANGAN LAIN :



KETERANGAN LAIN :



MATCHA BASED



BEST BEFORE : KETERANGAN LAIN :



DAILY LATTE



BEST BEFORE : KETERANGAN LAIN :



CHEESE FOAM



BEST BEFORE : KETERANGAN LAIN :



PALM SUGAR LIQUID



BEST BEFORE :



ESPRESSO STOCK



BEST BEFORE :



KETERANGAN LAIN :



KETERANGAN LAIN :



COMPOUTE



BEST BEFORE : KETERANGAN LAIN :



BUTTERFLY PEA COLDBREWED



BEST BEFORE :



LOTUS CRUMB AND BISCUIT CONDIMENT



BEST BEFORE :



KETERANGAN LAIN :



KETERANGAN LAIN :



11