Tubes Manpro [PDF]

Citation preview

1. Business Case Universitas Telkom, atau disingkat Tel-U, adalah sebuah perguruan tinggi swasta di Indonesia. Kampus utama Tel-U terletak di Kabupaten Bandung, Jawa Barat, tepatnya di Jalan Telekomunikasi - Terusan Buahbatu, di kawasan Bandung Technoplex. Di dalam Universitas Telkom terdapat beberapa Unit Kerja Mahasiswa (UKM) yang aktif pada bidangnya masing-masing. Salahsatu UKM yang masih aktif adalah UKM daerah Sukabumi yang bernama UNIVERS. UKM tersebut memiliki beberapa program kegiatan, salahsatu diantaranya yaitu program kegiatan Roadshow SMB Telkom University. Kegiatan tersebut dilakukan dalam rangka penyebaran informasi seleksi mahasiswa baru sekaligus mempromosikan Telkom University. Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara mendatangi berbagai sekolah menengah atas yang berada di daerah Sukabumi. Kegiatan tersebut nantinya akan dilaksanakan oleh seluruh anggota UNIVERS dengan cara mem-plotting sejumlah project team agar dapat mendatangi beberapa sekolah secara tersebar. Hal yang harus diperhatikan dalam proyek ini yaitu bagaimana project team dapat menyajikan dan menyampaikan materi dengan baik dan menarik, tetapi tetap tidak mengabaikan tujuan utama dari proyek ini, yaitu menyampaikan informasi mengenai Telkom University. 2. Stakeholder Register Daftar Stakeholder adalah dokumen proyek penting yang membantu untuk mengklasifikasikan, mengidentifikasi dan menilai para pemangku kepentingan proyek. Daftar pemangku kepentingan menjawab banyak pertanyaan terkait dengan para pemangku kepentingan. kepentingan terkait dengan proyek ini.



Berikut merupakan



pemangku



Table 1 Stakeholder Register No



Name



Project



Stakeholder



Role



Impact



Company



Main



Attitude



expectation



about the project



1



Pihak



Pemberi



Penentu



Sekolah



Mahasiswa



Sekolah



Izin



berjalannya



Menengah



menerima



proyek



Atas



informasi



Monitoring



sebagaimana mestinya



2



Rifaldi



Project



Bertanggung



Telkom



Proyek dapat



Monitoring



Manager



jawab atas



University



berjalan



dan



sebagaimana



Supporting



proyek



yang telah direncanakan



3



Taufik



Project



Membantu



Telkom



Menyelesaikan



Rahman



Team



jalannya



University



tugas sesuai arahan dengan



proyek



4



Muhammad



Project



Membantu



Naufal



Team



jalannya



baik



Telkom University



Nabilah



Project



Membantu



N.A.



Team



jalannya



Menyelesaikan



Supporting



tugas sesuai arahan dengan



proyek



5



Supporting



baik



Telkom University



Menyelesaikan tugas sesuai arahan dengan baik



Supporting



proyek



3. Project Scope Statements 3.1.



Project Scope Proyek ini dilakukan dengan cara mendatangi sekolah menengah atas daerah Sukabumi. Kegiatan ini ditujukan untuk siswa-siswi kelas 3 SMA/SMK.



3.2.



Product Scope Proyek Roadshow SMB Telkom University ini merupakan suatu event yang dilakukan dengan harapan dapat memberikan gambaran ataupun informasi mengenai perguruan tinggi sekaligus mempromosikan Telkom University kepada siswa-siswi sekolah menengah atas khususnya siswa kelas 12. Event tersebut dilaksanakan oleh seluruh project team dengan cara menyajikan informasi mengenai Telkom University melalui presentasi langsung, penyebaran brosur, serta mempromosikan banner di tempat yang terjangkau oleh kalangan siswa.



3.3.



Constraint Berikut merupakan beberapa batasan yang mungkin dapat mempengaruhi kelancaran proyek: 1) Tidak ada dukungan dari stakeholder terkait. 2) Keterbatasan fasilitas pendukung 3) Waktu pelaksanaan tergolong singkat 4) Biaya yang dibutuhkan tidak terpenuhi



3.4.



Acceptance Criteria



Berikut merupakan kriteria penerimaan dari proyek Roadshow SMB Telkom University: 1) Banyaknya antusias siswa untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang perguruan tinggi, khususnya TELKOM UNIVERSITY 2) Banyaknya sekolah yang dikunjungi untuk melakukan kegiatan sosialisasi 3.5.



Risk Estimasi risiko yang dapat muncul pada pelaksanaan proyek Roadshow SMB Telkom University dapat diketahui secara singkat sebagai berikut: 1) Tidak ada dukungan dari stakeholder terkait 2) Fasilitas pendukung tidak terpenuhi 3) Waktu pelaksanaan melebihi rencana, sehingga dapat menyebabkan terlewatnya beberapa sekolah untuk didatangi 4) Biaya yang dibutuhkan tidak terpenuhi



3.6.



Assumption Asumsi dari pelaksanaan pada proyek Roadshow SMB Telkom University yaitu sebagai berikut: 1) Mendapat dukungan dari SMB TELKOM UNIVERSITY 2) Seluruh project team terlibat aktif mulai dari tahap persiapan sampai evaluasi 3) Persiapan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat 4) Meminta persetujuan pihak sekolah yang akan dikunjungi 5) Kondisi lingkungan dalam keadaan aman. 6) Melakukan sosialisasi ke setiap kelas di seluruh sekolah SMA/SMK se-Sukabumi



4. Work Breakdown Structure (WBS)



Berikut merupakan WBS dari project “Roadshow SMB Telkom University” :



Figure 1 Work Breakdown Structure Project



5. WBS Dictionary Setelah Work Breakdown Structure disetujui, WBS Dictionary dapat dibuat. Berikut merupakan WBS Dictionary dari WBS di atas.



Table 2 WBS Dictionary



WBS 1. Persiapan 1.1. First Meet 1.2. Pleno 2. Sosialisasi 2.1. Menyiapkan Tempat dan Perlengkapan 2.2. Briefing 2.3. Acara Inti 3. Evaluasi 3.1. Rapat Evaluasi 3.2. Penutup



Jumlah



Start



Finish



Hari 26



20/12/2020



14/01/2021



1 11



20/12/2020 21/12/2020



20/12/2020 31/12/2020



5



1/01/2021



5/01/2021



1 7



6/01/2021 7/01/2021



6/01/2021 13/01/2021



1 1



14/01/2021 14/01/2021



14/01/2021 14/01/2021



6. Activity List 7. Gantt Chart Gantt chart merupakan salah satu metode dalam penjadwalan proyek. Metode ini menggunakan tampilan yang mirip seperti jadwal pada umumnya. Kegunaan dari gantt chart salahsatunya yaitu dapat menyediakan representasi grafis yang mudah dipahami. Berikut merupakan gantt chart untuk proyek Roadshow SMB Telkom University. Desember Minggu 3 4 First Meet     Pleno     Menyiapkan Tempat dan Perlengkapan     Briefing     Acara Inti     Rapat Evaluasi     Penutup     Table 3 Gantt Chart Project



Januari Minggu



Aktivitas



8. Project Cost



1              



2              



Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui life-cycle penuh proyek. Biaya proyek disini merupakan biaya yang dapat mendukung kelancaran berlangsungnya proyek. Berikut merupakan project cost dari proyek Roadshow SMB Telkom University. Table 4 Biaya peralatan & Perlengkapan No Peralatan & Perlengkapan 1. Cetak Banner 2. Cetak Brosur 3. Alat Tulis 4. Doorprize Sub Total (1)



Biaya Rp 300.000 Rp 400.000 Rp 100.000 Rp 200.000 Rp 1.000.000



Table 5 Project Cost Activity 1. Persiapan



Description



Responsible



Cost



Aktivitas ini ditujukan untuk menjelaskan tujuan 1.1. First Meet



dari project yang



Project Manager



akan dijalankan,



& Project Team



Rp 600.000



dan pembagian divisi pada anggota 1.2. Pleno



UNIVERS. Menyampaikan



Project Manager



progress yang telah & Project Team



Rp 200.000



dikerjakan. 2. Sosialisasi -Menyiapkan tempat untuk melakukan sosialisasi terhadap siswa kelas 3 SMA 2.1. Menyiapkan



se-Sukabumi pada



Tempat dan



acara inti.



Perlengkapan



-Memnyiapkan



Project Team



Rp 1.000.000



perlengkapan, seperti banner untuk promosi, dan yang diperlukan untuk inti acara. Memberikan 2.2. Briefing



jobdesk pada



Project Manager



masing-masing



& Project Team



Rp 200.000



pelaksana. Melakukan sosialisasi mengenai kampus 2.3. Acara Inti



Telkom University untuk menarik



Project Manager & Project Team



Rp 600.000



minat siswa kelas 3 SMA. 3. Evaluasi Mengevaluasi 3.1. Rapat Evaluasi



kekurangankekurangan dari acara yang sudah dilaksanakan.



Project Manager & Project Team



Rp 300.000



3.2. Penutup



Penutupan &



Project Manager



berdo’a. & Project Team Sub Total (2) Total (Sub Total 1 + Sub Total 2)



Rp 100.000 Rp 3.000.000 Rp 4.000.000



Berdasarkan tabel 4 & tabel 5 di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat biaya peralatan dan perlengkapan yang dimana berjumlah sebesar Rp 1.000.000, sedangkan untuk biaya proyek sebesar Rp 4.000.000, sehingga total dari biaya yang diperlukan untuk kelangsungan proyek yaitu sebesar Rp 5.000.000.