Tugas 1 Komunikasi Bisnis [PDF]

Citation preview

TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS



Keberhasilan suatu bisnis mensyaratkan adanya komunikasi yang efektif. Misalnya pada saat pengambilan keputusan, di mana komunikasi yang efektif akan membantu dalam menentukan putusan bisnis. Bahkan, Chester Barnard (1968), mengungkapkan bahwa tugas dan fungsi eksekutif di antaranya memelihara dan mempertahankan fungsi komunikasi dalam organisasi dan bisnis.



1. Sebutkan dan jelaskan fungsi komunikasi dalam bisnis! Jawaban : Fungsi-fungsi dalam komunikasi bisnis, antara lain : a. Fungsi Informatif Dalam aktitivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekedar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal. Aktivitas ini dapat digunakan untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang tidak hanya digunakan untuk mengubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan tetapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan mengubah keadaan bisnis yang sedang anda lakukan begitupula dalam membuat keputusan. Dalam fungsi informatif, aktivitas komunikasi yang kita lakukan adalah memberi informasi tentang bisnis anda, pada saat yang bersamaan kita juga mungkin mencari informasi tentang siapa pesaing kita, bagaimana kondisi perusahaan dan dinamikanya pada pangsa pasar (market share). Fungsi informatif kegiatan komunikasi ini akan membawa perubahan pada ranah (domain) kognitif setiap pelaku komunikasi bisnis, baik dilingkungan internal maupun lingkungan eksternal. Dilihat secara lebih jauh, fungsi informasi bisa berkembang sesuai dengan bidang garapan yang disentuhnya. Namun, setidaknya yang utama adalah sebagai data dan fakta yang sanggup membuktikan adanya suatu kebenaran, sebagai penjelas hal-hal yang sebelumnya masih meragukan, sebagai prediksi untuk peristiwa-peristiwa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan dating. Nyatanya, informasi itu banyak fungsinya. Tidak terbatas pada salah satu bidang atau aspek saja, akan tetapi menyeluruh, hanya bobot dan manfaatnya saja yang berbeda karena disesuaikan dengan kondisi yang membutuhkannya. Fungsi informatif pun berperan utuk menyediakan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan mengubah keadaan. Misalnya jika anda berencana untuk membuka usaha bisnis menjual mobil bekas. Maka sebelum anda membeli mobil untuk dijual kembali, anda mencari informasi di surat kabar, majalah otomotif, melakukan observasi ke jalanan. Untuk mengetahui mobil merk apa yang paling laku dijual. Nah, informasi itu beragam, baik dalam jenis , tingkatan, maupun bentuknya. Dengan demikian, maka fungsinya pun beragam pula karena akan bergantung pada manfaatnya bagi setiap orang yang kebutuhannya berbeda-beda. Informasi intinya adalah rekaman kejadian atau fakta yang sudah diolah untuk disampaikan kepada para pemegang kepentingan. Kejadian adalah peristiwa yang terjadi pada suatu saat di suatu tempat. Tepatnya adalah pertemuan antara ruang dan waktu. b. Fungsi Persuasif Fungsi kedua adalah fungsi persuasive atau motivatif, dimana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi orang lain melalui rangsangan ataupun treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan. Dalam fungsi persuasif/motivasi ini, tujuan komunikasi diarahkan untuk memberikan pesan agar orang lain merubah sikap, pendapat dan perilakunya seperti yang diinginkan oleh komunikator. Dalam organisasi bisnis internal, fungsi ini dijalankan



1



TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS



untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap organisasi atau lembaga tempat ia bekerja, dari mulai manager hingga tukang sapu, sehingga visi, misi, strategi dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan sebelumnya. Cara yang paling umum biasanya melalui implementasi perencanaan, instruksi-instruksi, pendisiplinan, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, deskripsi tugas yang jelas, system penggajian, pelatihan-pelatihan dan sebagainya. Berikut ini prinsip-prinsip persuasi (Bettinghaus dan Cody, 1987 ; Littlejohn dan Jabusch, 1987 ; Smith, 1982 ). a. Prinsip pemaparan selektif, para pendengar akan mengikuti “hokum pemaparan selektif”, yang terdiri atas dua bagian, yaitu pendengar akan secara aktif; Mencari informasi ang mendukung opini, kepercayaan, nilai, keputusan, dan perilaku mereka. Menghindari informasi yang bertentangan dengan opini, kepercayaan, sikap, nilai, dan perilaku mereka sekarang. b. Prinsip partisipasi khalayak, persuasi akan berhasil bila khalayak berpartisipasi secara aktif dalam presentasi, misalnya dengan mengulang atau mengikhtisarkan apa yang disampaikan. c. Prinsip inokulasi, khalayak yang telah terinokulasi adalah khalayak yang telah mengetahui posisi pembicara dan telah menyiapkan argument-argumen untuk mementang pembicara. Jika berbicara didepan khalayak yang telah terinokulasi, strategi yang dilakukan adalah maju sedikit-sedikit. Untuk khalayak yang belum terinokulasi, akan lebih mudah dibujuk karena tidak perlu menembus tameng penolakan mereka. d. Prinsip besaran perubahan. Makin besar dan makin penting perubahan yang ingin dihasilkan atas para pendengar, makin sukar tugas pembicara. Manusia berubah secara berangsur. Persuasi paling efektif bila diarahkan untuk melakukan perubahan kecil dan dilakukan untuk periode waktu yang cukup lama. c. Fungsi Kontrol Fungsi ketiga adalah fungsi control, mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini, yakni dengan membuka feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis, baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis, yaitu umpan balik informative, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan. Tujuan dari fungsi control ini : (1) menjamin kontinuitas implementasi dari perencanaan, (2) membudayakan prosedur buku, (3) menghindari kemangkiran dan penyimpangan yang tak berarti. (4) membina disiplin kerja dan sekaligus berfungsi, (5) sebagai motivasi yang terarah. Fungsi ini dapat berjalan efektif bila : (1) informasi, yang disampaikan jelas, akurat, dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan. (2) komunikasi yang dilakukan sekaligus memperkaya skill bawahan; (3) bawahan mampu menggunakan informasi tersebut, (4) membuka saluran umpan balik (feed back loop) melalui umpan balik ini kita dapat mengetahui hasil dari penerapan control terhadap kinerja individu dalam organisasi bisnis. Fungsi control ini merupakan proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan dimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Misalnya dengan mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indicator yang telah ditetapkan, mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan dan melakukan berbagai alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.



1



TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS



d. Fungsi Emotif Fungsi terakhir aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi emotif. Siapapun yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tidak bisa tidak akan melibatkan emosi. Ungkapan emosi bisa disadari atau tidak disadari, hal ini dapat terlihat jelas dalam tahapan komunikasi antarpesona. Ekspresi wajah ataupun Bahasa tubuh, nada suara bahkan perilaku, dapat menunjukan suasana emosi anda ketika berkomunikasi. Kepekaan kita menangkap gejala tersebut membantu efektivitas komunikasi yang kita lakukan. Fungsi emotif misalnya, aspek-aspek afektif emosional, tingkah laku, gesture, ekspresi. Kita harus peka menangkap aspek ini. Terutama dalam komunikasi interpersonal, berkaitan dengan rasa suka, benci, puas, tidak puas. Fungsi emotif aatau ekspresif yang berorientasi pada sikap, status, dan keadaan emosi. Dalam rangka komunikasi bisnis fungsi emotif ini meningkatkan penerimaan (acceptance) isi pesan karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan atau tidak menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya. Dalam fungsi emotif dari komunikasi bisnis terkadang kedekatan emosional bisa dibangun oleh hubungan (relationship) yang dekat dan intim. Komunikasi berfungsi menyampaikan perasaan-perasaan (emosi) kita. Perasaan-perasaan tersebut terutama dikomunikasikan melalui pesan-pesan nonverbal. Perasaan sayang, perduli, rindu, simpati, gembira, sedih, takut, prihatin, marah, dan benci dapat disampaikan lewat kata-kata, namun bisa disampaikan secara lebih ekspresif lewat perilaku nonverbal. Erat kaitannya dengan komunikasi social adalah komunikasi emotif yang dapat dilakukan sendirian ataupun dalam kelompok. Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut instrument untuk menyampaikan perasaan-perasaan kita. Perasaan – perasaan tersebut disalurkan melalui pesan-pesan nonverbal. Perasaan sayang, peduli, rindu, benci, simpati, gembira, takut dan marah dapat disampaikan dengan kata-kata, namun terutama lewat perilaku dan nonverbal. Emosi juga dapat disalurkan lewat puisi, lagu, tarian, lukisan maupun pemberian bunga. e. Fungsi koordinasi Satu organisasi tentu saja memerlukan kesatuan dan kohesi, agar organisasi tersebut bisa beroperasi dengan baik. Biasanya melalui fungsi ini, satu organisasi secara kolektif merumuskan tujuan dan sasarannya, menetapkan jadwal kerja termasuk cara pencapaian tujuan dan sasaran, dan mengkomunikasikan penugasan dan menerima umpan balik. Pembagian tugas tidak melahirkan pencapaian tujuan hanya untuk masing-masing kelompok, unit atau bagian melainkan menjadi sarana untuk mecapai tujuan organisasi secara keseluruhan, untuk itu diperlukan koordinasi.



1



TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS



2. Berikan contoh yang menggambarkan salah satu dari fungsi komunikasi dalam bisnis. Jawaban :  Menginformasikan Karyawan tentang Fungsi Pekerjaan. Salah satu fungsi utama komunikasi di dalam dunia bisnis adalah untuk memberitahu karyawan tentang fungsi-fungsi pekerjaan atau tanggung jawab pekerjaan yang harus mereka kerjakan selama bekerja di dalam perusahaan tersebut.  Membujuk atau Mempengaruhi Klien dan Mitra Bisnis untuk Bekerjasama dengan Perusahaan Kita. Dalam bisnis, komunikasi sering digunakan untuk meyakinkan prospek, klien, dan mitra bisnis untuk melakukan deal atau kesepakatan dengan perusahaan kita, terutama dalam hal penjualan produk atau layanan jasa. Dengan kata lain, fungsi komunikasi ini membantu melancarkan usaha kita untuk bekerja sama dengan prospek.  Memotivasi Karyawan untuk Membuat Keputusan yang Lebih Baik. Komunikasi sering digunakan secara strategis dalam organisasi atau perusahaan untuk membantu karyawan dalam merancang keputusan yang lebih baik, terutama terkait pekerjaan sehari-hari mereka di kantor.  Bersosialisasi dengan Orang-Orang di dalam Organisasi. Fungsi komunikasi lain di dalam organisasi atau perusahaan adalah membantu kita dalam berkomunikasi dan bersosialisasi dengan karyawan, rekan kerja, pelanggan, klien, mitra bisnis bahkan dengan atasan kita (Manajer, CEO, Direktur, dan lain sebagainya).



1