Tugas 2 Audit SDM [PDF]

Citation preview

TUGAS TUTORIAL KE-2 PROGRAM STUDI MANAJEMEN Nama Siswa NIM Nama Mata Kuliah Kode Mata Kuliah Jumlah sks



: : : : :



Anton Hidayat 042582991 Audit SDM EKMA4476 2 SKS



PT OGAH RUGI PT Ogah Rugi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi yang berpusat pada produk perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan untuk membudidayakan mutiara dan emas. Perusahaan menginvestasikan anggarannya untuk menerapkan teknologi maju dalam memproduksi perhiasan sebesar Rp 2 Triliun (investasi peranti keras) dan Rp 650 Milyar (Investasi penati lunak yang termasuk sistem informasi) Hasil laporan audit manajemen ini dilakukan untuk menurunkan tingkat kegagalan produksi yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, dan meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program pelatihan karyawan PT Ogah Rugi. Hasil audit ini hanya mencakup bidang SDM saja yang tujuannya untuk menilai keekonomisan, efisiensi dan efektivitas atas keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. Tujuan dilakukannya program pelatihan karyawan yaitu untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Selain itu, dalam program pelatihan kayawan tersebut memiliki kelemahan dalam melakukan pelaksanaannya yaitu: rencana pelatihan karyawan tidak dilakukan secara periodik; biaya program pelatihan karyawan kurang memadai dapat dilihat hanya dianggarkan sebesar 0.25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya; Tidak adanya catatan atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan. Hal ini dilakukan untuk melakukan evaluasi atas peningkatan kualitas produk yang dihasilkan oleh karyawan; dan waktu pelatihan yang diberikan sangat singkat. Selain itu, kondisi perusahaan mengalami penurunan produk gagal yang kurang signifikan. Pada tahun 2019 menunjukkan sebesar 19% dan pada tahun 2020 menunjukkan sebesar 22%. Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 3% selama satu tahun. Berdasarkan informasi yang diberikan oleh perusahaan, total biaya kegagalan produk sebesar Rp 925 Juta. buruknya kualitas produk yang dihasilkan menyebabkan banyak pelanggan yang melakukan pengembalian produk sebesar 8% dari total penjualan. Selain itu, hasil laporan audit juga menyebutkan penyebab dari lemahnya program pelatihan ini diantaranya karena perusahaan : - anggaran pengelolaan pelatihan karyawan, hanya menganggarkan sebesar 0,25% ; - ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, akibatnya karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di lapangan sesuai standar manual pelatihan yang di berikan;



- Dalam pelatihan terdapat waktu jeda yang cukup lama untuk mengidentifikasikan topik pelatihan yang dibutuhkan karena tidak disusun secara periodik; buruknya pencantuman pendokumentasian di dalam hasil penelitian karyawan, sehingga tidak adanya informasi sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan; - Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi sehingga volume atau output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan; - Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi pada industri yang sama yang lebih berhasil. Hasil audit PT Ogah Rugi diatas, menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen perusahaan di masa yang akan datang. Kelemahan ini diantaranya adalah kelemahan yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas pengoperasian mesin baru karena kurang memadainya anggaran yang diberikan dan kelemahan atas kurangnya evaluasi program pelatihan karyawan untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan. No



Tugas Tutorial



Dari paparan hasil audit PT Ogah Rugi diatas, Saudara diminta untuk : Memberikan beberapa rekomendasi dari hasil audit tersebut untuk langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen guna memperbaiki kelemahan tersebut



Jawaban :



Malang, 3 November 2022 No Lampiran Perihal



: 046/DRMC/X/2022 : 3 eksemplar : Laporan Hasil Audit Manajemen



Kepada Yth, Direktur PT Ogah Rugi Di Malang Kami Telah Melakukan audit atas Program Pelatihan Karyawan pada PT Ogah Rugi untuk periode tahun 2019/2020. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Personalia (Sumber Daya Manusia) yang dimiliki (terjadi pada) PT Ogah Rugi. Audit tersebut dimkasudkan untuk menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. Kami telah memberikan saran perbaikan atas kelemahan program pelatihan karyawan yang ditemukan selama audit , sehingga diharapkan di masa mendatang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil Audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi : Bab I Bab II



: Informasi Latar Belakang



: Kesimpulan Audit yang didukung temuan



Audit Bab III : Rekomendasi Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.



DR & Management Consultant



Anton Hidayat



BAB I Informasi Latar Belakang



PT Ogah Rugi (selanjutnya disebut “Perusahaan”) bergerak di bidang produksiperhiasan berbahan dasar mutiara dan emas,.  



Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan Emas diperoleh dari dalam negeri.



Keduanya memiliki desain produk yang sudah cukup dikenal di pasar. Desain produk tersebut merupakan hasil pengembangan bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya. Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp 2 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 650 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan.



Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk: 1. Menurunkan tingkat kegagalan produksi yang disebabkan oleh kurang terampilnyakaryawan dalam mengoperasikan mesin baru. 2. Menigkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program pelatihan karyawan. 3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan dari Program PelatihanKaryawan yang ditemukan oleh auditor.



1



BAB II Kesimpulan Audit Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang dilakukan , kami dapat menyimpulkan sebagai berikut : Kondisi : 1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan. 2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan. 3. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. 4. Pada tahun 2019 menunjukkan sebesar 19% dan pada tahun 2020 menunjukkan sebesar 22%. Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 3% selama satu tahun. 5. ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, akibatnya karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di lapangan sesuai standar manual pelatihan yang di berikan; 6. Dalam pelatihan terdapat waktu jeda yang cukup lama untuk mengidentifikasikan topik pelatihan yang dibutuhkan karena tidak disusun secara periodik; buruknya pencantuman pendokumentasian di dalam hasil penelitian karyawan, sehingga tidak adanya informasi sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan; 7. Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi sehingga volume atau output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan; 8. Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi pada industri yang sama yang lebih berhasil.



2



9. Total biaya kegagalan produk sebesar Rp 925 Juta. buruknya kualitas produk yang dihasilkan menyebabkan banyak pelanggan yang melakukan pengembalian produk sebesar 8% dari total penjualan. Kriteria: 1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk: a. meningkatkan keterampilan karyawan. b. menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%. c. menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya. d. menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya. 2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan. 3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi: a. penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan. b. melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat. c. melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya. d. melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan. 4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai. 5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan. Penyebab: 1. Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual), pa adahal seharusnya perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan agar mampu menggunakan sesuai dengan standar manual 2. Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan (tidak dilakukan periodik) tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan, tanpa melalui proses identifikasi pelatihan apa yang sebenarnya dibutuhkan. 3. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan. 4. Karyawan yang kurang terampil dalam mengoperasikan mesin baru membuat banyak produk yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan akhirnya mengembalikan produk.



3



Akibat: 1. Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir (praktik lapangan) yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. 2. Banyaknya produk gagal dalam proses produksi sehingga hasilnya menjadi lebih sedikit dan menjadikan harga pokok produksi semakin naik tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan. 3. Tidak ada informasi sebagai umpan balik dalam peningkatkan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan. 4. Banyaknya Produk yang harus dikerjakan ulang karena tidak sesuai dengan standar dan menigkatnya pengembalian barang, sehingga turunnya pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan perusahaan. 5. Banyak bahan terbuang karena rusak dalam proses produksi. Pejabat yang bertanggungjawab: 1. Direktur Produksi 2. Direktur Akuntansi dan Keuangana 3. Manajer SDM



4



DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT No



Kondisi



Kriteria



Penyebab



Akibat



1



Pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut.



Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai



Tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan



 Pengelolaan pelatihan karyawan tidak tuntas hingga tahap akhir (praktik lapangan)  Ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.



2



Tidak memiliki rencana pelatihan.



Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.



Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan (kondisional)



Ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.



3



Program pelatihan tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.



Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan.



Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan permintaan manajer lini pelatihan harus terealisasi dalam waktu singkat



Pelatihan tidak memberikan dampak efektif terhadap produksi persuahaan



4



Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25%



Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai



Pembuatan anggaran tidak bersamaan dengan pembuatan rencana Program Pelatihan yang seharusnya dilakukan periodik, sehingga anggaran ditetapkan



Pengelolaan pelatihan karyawan tidak tuntas hingga tahap akhir (praktik lapangan)



5



terlebih dahulu tanpa mengetahui kebutuhan pelatihan apa saja yang dibutuhkan serta kebutuhan biayan untuk melakukannya. 5



Pada tahun 2019 menunjukkan sebesar 19% dan pada tahun 2020 menunjukkan sebesar 22%. Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 3% selama satu tahun.



Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya



Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan



Tidak ada informasi sebagai umpan balik dalam peningkatkan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan yang berguna sebagai bahan evaluasi kedepan.



6



BAB III Rekomendasi Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua), yaitu : 1. Kelemahan yang terjadi karena kurangnya perencanaan (identifikasi kebutuhan) yang matang dalam perencanaan Program Pelatihan Karyawan. 2. Kelemahan yang terjadi karena Program Pelatihan Karyawan belum mampu meningkatkan keterampilan karyawan di dalam mengoperasikan mesin baru. 3. Kelemahan atas kurangnya evaluasi atas peningkatan hasil Program Pelatihan Karyawan guna kepentingan peningkatan kualitas produk yang dihasilkan Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang dapat diambil oleh manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Rekomendasi : 1. Penetapan anggaran yang memadai untuk program pelatihan karyawan, agar program terlaksana hingga tuntas sehingga keterampilan karyawan atas pengoperasian mesin baru meningkat sesuai dengan yang diharapkan. 2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan. 3. Perusahaan harus membuat penilaian keberhasilan yang formal dan terdokumentasi, atas Program Pelatihan Karyawan sebagai evaluasi bagi Perusahaan. 4. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi sebagai umpan balik atas peningkatan kualitas dan produk yang dihasilkan supaya terjadi penurunan yang signifikan atas kegagalan produk dan pengembalian produk oleh pelanggan Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Produksi Perusahaan di masa yang akan datang.



Terimakasih Sumber Referensi : EKMA4476-Audit SDM Modul 5



7



8