Tugas Latsar Analisis Isu Smart Asn 2022 [PDF]

Citation preview

Analisis Isu Manajemen ASN dan Smart ASN



Oleh: Mulyan Syahfitra, A.Md. T.



19970225 202203 1 007



Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Krueng Aceh



A. Identifikasi Isu Aktual 1. Kurangnya Optimalisasi Website Website merupakan fasilitas internet yang menghubungkan dokumen dalam lingkup lokal mauun jarak jauh. Dokumen dalam website disebut dengan webpage dan link dalam website dapat digunakan oleh pengguna untuk beralih dari satu halaman ke halaman (hyertext) lain baik antar halam yang disimpan di server yang sama maupun dalam server yang ada di seluruh dunia. Halaman (page) dapat di akses atau di baca melalui browser seperti Google Chrome, Mozilla Firefox dan lain sebagainya. Di era digital saat ini, website merupakan salah satu sarana yang banyak digunakan untuk memudahkan pencarian informasi. Setiap orang dapat mengakses informasi terbaru dari manapun melalui website dengan menggunakan berbagai perangkat mulai smartphone, tablet, laptop hingga PC hanya dengan menggunakan koneksi internet. Penyebaran informasi yang cepat, dan efisien inilah yang menjadi alasan utama mengapa website akan selalu menjadi sarana penting untuk mendapatkan dan mengelola informasi. A) Implementasi dari Manajemen ASN dan Smart ASN -



Fungsi dan kemudahan informasi yang bisa didapat dari website tidak berjalan karena kurangnya optimalisasi website. Hal itu terjadi karena tidak ada satu orang pun yang tau username dan password hosting website tersebut, sehingga instansi belum memanfaatkan website sebagai media penyebar informasi dan juga media komunikasi dengan masyarakat.



-



Tidak berjalannya website di instansi menandakan juga bahwa implementasi digital tidak berjalan.



-



Pelayanan publik menjadi terganggu karena masyarakat yang mencoba mengakses informasi dengan website tidak mendapatkan



feedback. -



Salah satu sumber penyedia informasi dan komunikasi ke masyarakat tidak berjalan.



B) Data dan Fakta -



Tidak ada satu pun staf yang mengetahui username dan password hosting yang dibutuhkan untuk mengakses website.



-



Data yang tersedia di website merupakan data lama yang belum terupdate.



C) Dampak dan para pihak yang terkena dampak jika isu tersebut tidak diselesaikan -



Bagi instansi ini dapat menjadi review kinerja yang kurang baik karena apa yang dikerjakan oleh instansi tidak dapat dilihat masyarakat secara luas melalui website.



-



Instansi pusat dan masyarakat harus mencari sumber lain untuk dapat dapat memantau progress yang dikerjakan oleh instansi yang harusnya bisa tersedia dan bisa di akses di website.



-



Masyarakat kekurangan salah satu media komunikasinya dengan instansi.



2. Tidak Adanya Aplikasi Arsip Penomoran Surat Tata surat dan arsip di KLHK diatur sesuai dengan No. P/63/MenlhkSetjen/2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup



dan



komunikasi



Kehutanan. tulis



yang



Tata meliputi



naskah



dinas



pengaturan



adalah jenis,



penyelenggaraan



format,



penyiapan,



pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Kegiatan penomoran surat di BPDAS Krueng Aceh selama ini berjalan menggunakan Spreadsheet saja, hal itu di anggap kurang maksimal karena bisa menyebabkan data nomor surat pada Spreadsheet bisa hilang. A) Implementasi dari manajemen ASN dan Smart ASN -



Pilar literasi digital tidak berjalan dengan baik.



B) Data dan Fakta -



Kurang optimalnya dalam menyimpan arsip nomor surat



-



Arsip nomor surat pada Spreadsheet bisa terhapus/hilang.



C) Dampak dan para pihak yang terkena dampak jika Isu tersebut tidak diselesaikan -



Pengerjaan yang kurang efektif dan efisien



-



Kinerja instansi menjadi kurang baik karena kurang optimalnya arsip penomoran surat.



3.



Tidak adanya database untuk menyimpan file-file dalam bentuk digital. Sistem



digital



adalah



sebuah



teknologi



yang



menggunakan



sistem



komputerisasi untuk memastikan sebuah sistem operasi dapat berjalan secara otomatis. Manfaat adanya sistem digital adalah untuk membantu pekerjaan dalam membuat,



mengubah,



menyimpan,



menyampaikan



informasi



dan



menyebarluaskan informasi secara cepat dan berkualitas serta efisien. Jika kemudahan sistem dan teknologi digital bisa dioptimalkan untuk mengarsipkan file- file penting seperti rancangan teknis, peta, dokumentasi lapangan dan suratsurat secara teratur dan termanajemen dengan baik maka sistem dan teknologi digital ini sangat membantu untuk menjadikan kinerja instansi menjadi lebih baik. A) Implementasi dari manajemen ASN dan Smart ASN -



Manfaat dari sistem dan teknologi digital belum dioptimalkan untuk mengarsipkan file-file penting.



-



File tersebut dapat dengan mudah di cari dimanapun oleh maupun pimpinan yang membutuhkan dengan mengakses database.



-



Penerapan sistem database dalam penyimpanan data memberikan fleksibilitas yang sangat tinggi.



-



Pemakaian database dalam penyimpanan data merupakan investasi jangka Panjang dalam kemudahan bekerja.



B) Data dan Fakta -



File-file penting seperti rancangan teknis, peta, dokumentasi lapangan dan surat- surat masih tersimpan acak dan tidak tertata.



-



File susah di cari disaat mendadak dibutuhkan seperti pada agenda rapat dan semacamnya dengan staf lain.



-



Kurang efektif dan efesiennya waktu pekerjaan apabila data yang dibutuhkan harus dicari secara manual.



C) Dampak dan para pihak yang terkana dampak isu tersebut jika tidak diselesaikan -



Bagi instansi dapat memberikan citra negatif karena masih kurangnya dalam mengarsipkan data online..



-



Tidak terciptanya budaya kerja yang efektif dan efisien sehingga kinerja menjadi lambat.



B. Identifikasi Isu Aktual Teknis analisis yang digunakan untuk memprioritaskan isu yang akan ditindak lanjuti yaitu menggunakan metode APKL dengan cara menentukan tingkat Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layaknya suatu isu untuk segera diselesaikan. Metode APKL merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan aktualisasi. Metode APKL ini menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu.



Bobot nilai penerapan kriteria kualitas isu dengan metode APKL adalah



Bobot



Keterangan



5



Sangat Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak



4



Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak



3



Cukup Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak



2



Tidak Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak



1



Sangat tidak Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak



Aktutal berarti isu benar-benar terjadi dan hangat dibicarakan dalam lingkup instansi. Problematic artinya isu yang emmiliki dimensi masalah yang compels sehingga perlu dicarikan segara solusinya. Kekhalayakan artinya isu yang menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak artinya isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya. Penilaian secara APKL dilakukan menggunakan nilai dengan memberikan skor rentang 1 sampai 5, semakin tinggi nilai menunjukkan bahwa isu tersebut sangat mendesak dan serius untuk segera ditangani. Analisis isu dengan menggunakan metode analisis APKL



No



1



2



Isu



Kurangnya optimalisasi website



Tidak adanya aplikasi arsip penomoran



Penilaian Isu



Total



Rangking



A



P



K



L



2



4



3



4



13



II



2



4



3



4



13



III



5



4



3



4



16



I



surat 3



Tidak adanya database untuk menyimpan file file dalam bentuk digital



C. Teknik Analisis Isu Dalam menentukan sebuah isu, cukup penting bagi Anda untuk mengetahui apakah yang dimaksud dengan analisis SWOT. Secara umum, pengertian analisis SWOT adalah metode perencanaan dengan mengevaluasi 4 komponen, yaitu: S – Strengths Komponen SWOT yang pertama adalah strengths atau kekuatan. W – Weakness Dalam analisis SWOT, W adalah weakness yang artinya kelemahan. O – Opportunities Komponen SWOT berikutnya adalah opportunities yang berarti peluang. T – Threats Sedangkan, analisis SWOT yang berkaitan dengan ancaman adalah threats. Berdasarkan pengertian analisis SWOT tersebut, bisa dikatakan bahwa metode ini akan membantu para pemilik usaha dalam mengatur tingkut kekuatan, kelemahan, peluang, serta ancaman yang dimiliki secara sistematis. Analisis Strength (Kekuatan) -



Merapikan dan mengupload rancangan teknis, peta, dokumentasi lapangan dan surat- surat segera setelah selesai dikerjakan sehingga tidak menumpuk.



-



Dapat memberikan data yang detail dan update.



-



Dapat diakses dimana saja.



-



Dapat diakases kapan saja.



-



Dapat diakses oleh siapa saja yang diberikan ijin.



-



Dapat membackup dan merecovery data.



-



Kapasitas besar.



Analisis Weakness (kelemahan) -



Penyediaan alat yang memadai diperlukan anggaran yang memadai.



-



Mengkonsumsi listrik terus menerus.



-



Harus terus di maintenance.



Analisis Opportunities (Peluang) -



Kinerja dapat lebih efektif dan efisien.



-



Dapat menghemat waktu.



Analisis Threats (Ancaman) -



Dapat terjadi kegagalan sistem (kemungkinan terjadi sangat-sangat kecil).



-



Ancaman keamanan/hacker.



D. Gagasan Yang diberikan 1. Pembuatan database yang dapat menyimpan hingga ratusan Terra Byte sehingga dapat digunakan untuk menyimpan data dalam jumlah yang besar dan jangka waktu file yang disimpan belasan tahun kebelakang. 2. Setiap staf merapikan file dan dokumen penting yang diperlukan agar bisa diarsipkan segera. 3. Mengupdate setiap rancangan teknis, peta, dokumentasi lapangan dan surat-surat segera setelah diselesaikan. 4. Pembuatan database dapat dilakukan secara bertahap dan mengupgrade kapasitas sesuai kebutuhan.